AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Nummer: Datum vergadering: Onderwerp: Administratieve organisatie zwembaden de Waterwijck en Vollenhove Conceptbesluit: Samenvatting: Bijlagen: 1.De administratie van het zwembad Vollenhove ingaande 1 januari 2009 uitbesteden aan de nog te vormen nieuwe stichting zwembaden Steenwijkerland c.q. stichting de Waterwijck; 2. In te stemmen met het voornemen om de administratieve organisatie van de zwembaden de Waterwijck en Vollenhove onder te brengen bij Sportfondsen Nederland NV conform de ingediende offertes van Sportfondsen Nederland NV en SYX; 3..De raad voor te stellen de incidentele kosten ad ten laste te brengen van de algemene reserve vrij besteedbaar; 4.de frictiekosten voor het jaar 2009 bepalen op 6.000; voor 2010 op 4000 en Momenteel wordt voor de Waterwijck de administratie en accountancy uitgevoerd door het kantoor Doornbos Accountant en Belastingadviseurs te Steenwijk. De gemeente voert nog steeds de administratie van het zwembad te Vollenhove. Er bestaat steeds meer behoefte aan inzicht in de bedrijfsvoering. Op dit moment ontbreekt de mogelijkheid om het bestuur van de Waterwijck en de gemeente te voorzien van kengetallen. Die kengetallen zijn essentieel voor de bedrijfsvoering. Er bestaat behoefte tot verdere professionalisering, o.a. van de administratie. De huidge systematiek voorziet daarin in onvoldoende mate. Offertes van Sportfondsen Nederland nv en Syx Bestuurlijk traject: College Raadscommissie Raad advies B Overlegd met: Henk Schuitemaker en Erik van der Kamp van de afdeling Middelen Bestuur zwembad de Waterwijck Communicatie: Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? ja - Persbericht Programma: Zwembaden Parafen: Medewerker Gijs van der Meer Afdeling MO Afdelingshoofd Concernstaf Secretaris Portefeuillehouder weth. Van der Terp

2 Besluit B&W: 2

3 Collegeadvies: Voorstel 1. De administratie van het zwembad Vollenhove ingaande 1 januari 2009 uitbesteden aan de nog te vormen nieuwe stichting zwembaden Steenwijkerland c.q. stichting de Waterwijck; 2. In te stemmen met het voornemen om de administratieve organisatie van de zwembaden de Waterwijck en Vollenhove onder te brengen bij Sportfondsen Nederland NV conform de ingediende offertes van Sportfondsen Nederland NV en SYX 3. De raad voor te stellen de incidentele kosten voor de aanschaf van hard- en sofware ca. ad ten laste te brengen van de algemene reserve vrij besteedbaar; 4. De frictiekosten voor het jaar 2009 vaststellen op 6.000, voor het jaar 2010 op en voor het jaar 2011 op Inleiding Momenteel wordt voor het zwembad de Waterwijck de administratie en accountancy uitgevoerd door het kantoor Doornbos Accountant en belastingadviseurs te Steenwijk. Ook de betalingen van de salarissen van het personeel te Vollenhove en Steenwijk en de facturen van de Waterwijck gebeuren door dit kantoor. KPMG verzorgt de accountantscontrole voor de Waterwijck. De gemeente voert nog steeds de administratie van het zwembad te Vollenhove en zorgt voor de betaling van de nota s Vandaag de dag is het bijhouden van de administratie sec niet meer voldoende. Er bestaat steeds meer behoefte aan inzicht in de bedrijfsvoering. In de huidige systematiek is het niet mogelijk om de bedrijfsvoering te toetsen aan andere baden (benchmark). Specialisatie is noodzakelijk. Momenteel ontbreekt de mogelijkheid om het bestuur van de Waterwijck en eveneens de gemeente te voorzien van kengetallen. Kengetallen zijn essentieel om na te gaan hoe de bezettingsgraad van een bepaalde activiteit is, zoals bijv. de gemiddelde personeelskosten per uur en het verbruik van het aantal m3 gas per bezoeker, enz. Door het ontbreken van die essentiële gegevens zijn de gemeente en het stichtingsbestuur niet in staat om verantwoorde beslissingen met betrekking tot de exploitatie te nemen. Gelet op bovenstaande argumenten is het wenselijk over te stappen naar een andere vorm van administratie en accountancy. Visienota. Zeker nu de intentie bestaat beide zwembaden onder de verantwoordelijkheid van één bestuur te brengen is een goede administratie van groot belang. Er bestaat zowel bij de gemeente als bij het stichtingsbestuur behoefte aan het maken van een professionaliseringslag. In dat verband heeft onlangs een eerste brainstormsessie van het bestuur van de Waterwijck en de gemeente plaatsgevonden over de toekomst van de zwembaden de Waterwijck en Vollenhove. In januari aanstaande is een tweede sessie gepland en de uitkomsten zullen moeten resulteren in een visienota. De visienota zal eveneens duidelijk moeten maken of een taakstelling realiseerbaar is, en zo ja tot welk bedrag. De visienota zal een kader moeten bieden voor een nieuw stichtingsbestuur en de gemeente. Op basis van de visienota zullen meerjarenafspraken kunnen worden gemaakt. Het stichtingsbestuur en de gemeente streven ernaar om de visienota omstreeks mei gereed te hebben. Het automatiseren van de administratie en snel inzicht hebben in de cijfers is een belangrijk aspect van de professionaliseringsgedachte. Offertes Sportfondsen Nederland NV en SYX. Een bureau dat over veel expertise beschikt met betrekking tot de zwembaden is Sportfondsen Nederland NV. Dat is niet verwonderlijk, omdat veel zwembaden zijn aangesloten bij Sportfondsen Nederland N.V. c.q. door Sportfondsen Nederland NV worden geëxploiteerd. Sportfondsen Nederland NV is volledig toegerust om te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte van de ondernemingen in de sport -en recreatiebranche. 3

4 Financiën. Bij de beoordeling van de offertes moet onderscheid worden gemaakt in incidentele kosten en structurele lasten. a. incidentele kosten. Hardware Waterwijck Hardware Vollenhove Software Installatie Opleiding Tot dusverre wordt bij de verdeling tussen de baden Vollenhove en de Waterwijck de verdeelsleutel aangehouden. Het is ook wenselijk in de toekomst voor beide baden de inkomsten en uitgaven afzonderlijk te administreren. De offerte van Sportfondsen Nederland NV. is daarop ook gebaseerd. Uiteraard is er ook sprake van een geconsolideerde begroting. Uitgaande van de bestaande verdeling ontstaat het volgend beeld: Hardware de Waterwijck Software Waterwijck en opleiding Hardware Vollenhove Software Vollenhove en opleiding Het opzeggen van het huidige contract van de Waterwijck met de firma de Haan brengt een extra kostenpost met zich mee van 1400,- In toltaal is derhalve sprake van een investering van b. Structurele lasten per jaar. De structurele lasten zullen in de exploitatiebegrotingen van beide zwembaden worden verwerkt. Zoals vermeld wordt op dit moment hard gewerkt aan het opstellen van de visienota. alle aspecten, dus ook de gevolgen van de investering met betrekking tot de administratieve organisatie zullen daarin worden verwerkt. Nieuw Stichtingsbestuur: Zoals reeds is vermeld, zal met ingang van 1 januari een nieuw stichtingsbestuur beide baden aansturen. Daardoor vervalt de naam stichtingsbestuur de Waterwijck. De nieuwe stichting zal voorlopig de naam dragen Stichting zwembaden Steenwijkerland. Ondanks een poging daartoe is het nog niet gelukt om bestuursleden buiten de stad Steenwijk te vinden. Voorlopig zal het bestuur dan ook worden gevormd door de huidige bestuursleden van de Waterwijck. De gemeente zal als gesprekspartner met het nieuwe stichtingsbestuur blijven fungeren. Immers de beleidsontwikkeling zoals die zal worden vertaald in de genoemde visienota zal periodiek op de agenda blijven staan. Ook zal de gemeente met betrekking tot de tarifering en toegankelijkheid van het zwembad een vinger in de pap houden. Frictiekosten. De gemeente wordt echter wel ontlast van zijn administratieve taken. In de gemeentebegroting is ten behoeve van de zwembaden een doorbelasting opgenomen van in totaal Een gedeelte van dat bedrag bestaat uit administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden worden geraamd op plm. 25% van het totaal. Derhalve is het redelijk om voor de administratieve 4

5 werkzaamheden een bedrag van aan te houden. Bij de overheveling van de gemeentelijke administratieve taken naar de stichting vervalt voor een gedeelte de grond voor de toerekening van de kosten van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Tot dusverre is de beleidslijn voorbeelden IGSD en Bestuur op Afstand Onderwijs - om deze frictiekosten binnen de beleidsbegroting af te bouwen in een periode van drie jaar (ritme 100%, 66% en 33%). Na deze drie jaar wordt de afdeling geacht de frictiekosten (in de vorm van een taakstelling) volledig te hebben opgelost. De frictiekosten worden meegenomen in het saldo van de Voorjaarsnota. Dekking. Zoals vermeld bedragen de incidentele kosten exclusief BTW. te vermeerderen met een bedrag van 1400 in verband met het opzeggen van het huidige contract. In de reguliere begrotingen van de gemeente en de zwembaden is daarvoor geen geld opgenomen. Voorgesteld wordt deze kosten ten laste te brengen van de algemene reserve vrij besteedbaar. Conclusie: Om de professionaliseringsslag op een juiste wijze te maken is de inrichting van een nieuwe administratieve organisatie een noodzaak. Inkoop-en aanbestedingsprocedure In afwijking van het gemeentelijk beleid de opdracht voor het uitbesteden van de administratieve voor het zwembad Vollenhove middels een enkelvoudige uitnodiging te gunnen aan de nieuw te vormen stichting zwembaden Steenwijkerland c.q. aan de stichting de Waterwijck. Bijlagen/concepten 1. Offerte van Sportfondsen Nederland NV 2. Offerte van Syx 5