Notulen Algemene ledenvergadering van de Oudervereniging van de Michaelschool 26 september 2018 Michaël School Kerklaan 33 De Bilt

Transcriptie

1 Notulen Algemene ledenvergadering van de Oudervereniging van de Michaelschool 26 september 2018 Michaël School Kerklaan 33 De Bilt 1. Opening De voorzitter opent om uur de vergadering. De aanwezigen zijn: Leonie Radder Jan-Willem Meiburg Bart Leeflang Rozemarijn Spijk Fried Hoeben Floor Peeters Anne van Rouwendaal de Jong Henriette van Amerongen (directeur school, geen stemrecht) Er zijn meerdere machtigingen verstrekt: Patricia Geursen Munniks de Jongh Luchsinger heeft Bart Leeflang gemachtigd om te stemmen Jetty de Vries heeft Leonie Radder gemachtigd om te stemmen Marlies Tousain heeft Jan-Willem Meiburg gemachtigd om te stemmen Bart Koppes heeft Jan-Willem Meiburg gemachtigd om te stemmen Simone Verbeek heeft Jan-Willem Meiburg gemachtigd om te stemmen Het aantal stemmen komt daarmee op 15 in deze vergadering. Bijeenkomst van 13 juni 2018 is als informatiebijeenkomst beschouwd en niet meer als ALV, daarom zijn er ook geen ALV notulen van deze bijeenkomst gemaakt. Wel is er een verslag gemaakt, waarin alle behandelde vragen zijn uitgewerkt. Dit verslag is eerder via de weekinfo verstrekt aan alle ouders. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Vaststellen notulen vorige ALV van oktober 2017 De ALV stelt de notulen met 14 stemmen VOOR en 1 ONTHOUDING vast. 4. Presentatie van het jaarverslag Het bestuur geeft een korte presentatie over de activiteiten van het afgelopen jaar. Het bestuur geeft daarnaast aan dat er afgelopen jaar 3 bijzondere projecten waren: de investeringen in materialen (zie ook de afrekening), AVG en de voorbereidingen van het Ondersteuningsfonds. Schooladres: Kerklaan EE- De Bilt Pagina 1 van 5

2 5. Accorderen jaarrekening Het bestuur geeft een toelichting op de staat van inkomsten en uitgaven en daarnaast van de balans per einde verenigingsjaar. Het bestuur koppelt de bevindingen van de kascontrolecommissie terug. De kascontrole is dit jaar uitgevoerd door Sander de Vries. Na enkele vragen en opmerkingen geeft hij aan geen onregelmatigheden te zien in de jaarrekening. Het valt op dat de incidentele uitgaven niet zijn opgenomen in de begroting, maar wel in de uitgaven. Deze incidentele uitgaven zijn wel geaccordeerd door de ALV in 2017, maar niet expliciet verwerkt in de begroting en daardoor niet zichtbaar in de kolom begroting. In de toekomst zullen we deze post ook expliciet in de begroting vermelden. De ALV keurt met 15 stemmen VOOR de jaarrekening goed en verleent met 15 stemmen VOOR decharge aan het bestuur voor het boekjaar Verkiezing bestuur oudervereniging De leden van de ouderraad zijn bekend bij de aanwezige leden, waardoor er direct overgegaan wordt tot stemming. De ALV stemt met 15 stemmen VOOR in met de samenstelling van de nieuwe ouderraad (bestuur van de vereniging), die als volgt is: Leonie Radder - voorzitter Erwin Hebels secretaris Floor Peeters - penningmeester Karin Bink Jan-Willem Meiburg Anne van Rouwendaal Roos Spijk Marlies Tousain Jetty de Vries De ALV verleent met 15 stemmen VOOR decharge aan de oud-leden van het bestuur, zijnde Bart Leeflang, Paul Schoon, Meike Uijterwijk, Simone Verbeek. 7. Accorderen activiteitenplan en begroting Het bestuur geeft een korte toelichting op het activiteitenplan , aangezien deze vergelijkbaar is met het afgelopen jaar. Daarna wordt de begroting voor besproken. Op aangeven van de ALV worden in de begroting 2 posten gewijzigd, aangezien deze in de afrekening van het vorige boekjaar duidelijk anders waren dan nu begroot: De rente inkomsten worden begroot op 0,-- (i.p.v. de aangegeven 100,--) De bank- en administratiekosten liggen jaarlijks hoger, deze post wordt verhoogd naar 200,-- (i.p.v. de aangegeven 100,--) Schooladres: Kerklaan EE- De Bilt Pagina 2 van 5

3 Daarmee komt het saldo voor het boekjaar op op -/ ,-- De ALV stelt met 15 stemmen VOOR de ouderbijdrage voor vast op 70,-- per leerling. De ALV accordeert met 15 stemmen VOOR het activiteitenplan en de begroting , waarbij de 2 benoemde aanpassingen (rente inkomsten en bank / administratiekosten) worden aangepast naar respectievelijk 0,-- en 200,--. Met deze aanpassingen komst het saldo van de staat van inkomsten en uitgaven op -/ Toelichting initiatief oudervereniging voor oprichting van een Ondersteuningsfonds Alle aanwezige leden zijn bekend met het fonds en/of zijn aanwezig geweest bij de informatiebijeenkomst van 13 juni In de toelichting wordt daarom met name ingegaan op de aanpassingen in de opzet die sinds die bijeenkomst zijn gedaan. De volgende aanpassingen zijn gedaan op basis van de zorgen die in deze bijeenkomst zijn geuit: 1. Moet het fonds wel onderwijsvernieuwing ondersteunen? Dit is voor de OR het kerndoel. Wel is aangevuld dat de aanvraag moet passen binnen het meerjarenplan van school. 2. Er is zorg dat ouders invloed uitoefenen op de onderwijsvernieuwing. Stichting beoordeelt alleen of de aanvraag binnen het doel van de stichting valt en niet op de aanvraag zelf (dat is keuze school); MR is gevraagd een advies mee te geven (inhoudelijk toetsen) en daarbij te toetsen of de aanvraag past binnen het meerjarenplan van school. 3. Hoe vrijwillig is de bijdrage? Er komt geen vast bedrag per jaar. Jaarlijks wordt een doel vastgesteld (wat wil school aanschaffen) en daar wordt een indicatief bedrag bij bepaald voor de ouders (met het uitgangspunt dat ongeveer 60% mee wil betalen). Reminder zal insteek krijgen van terugkoppeling hoeveel geld we al bij elkaar hebben. Er wordt gevraagd hoe hoog de administratieve lasten van de stichting zijn. Voor de oprichting is sponsoring geregeld, waardoor de notariskosten niet door de stichting betaald hoeven te worden. Voor de stichting blijven dan de inschrijving KvK en de bankkosten over, dit zal rond de 150,-- per jaar liggen. Deze kosten wegen op tegen de bezwaren tegen andere opties. De overwegingen om het fonds als aparte stichting te positioneren i.p.v. binnen de oudervereniging of rechtstreeks binnen school worden besproken. Belangrijkste redenen zijn: Invloed van ouders op de keuzes beperkt houden, als fonds onderdeel is van vereniging is er rechtstreekse invloed op de keuzes (onwenselijk gezien de zorgen in de bijeenkomst van 13 juni); Ouderbijdrage voor Ouderraad apart houden van de schenking aan het fonds; Fonds als vrijblijvender kunnen zien Gelden gescheiden houden; Geen mogelijkheid om tekorten van vereniging aan te vullen met gelden van het fonds en vice versa Aanspraken van derden gescheiden houden; Schooladres: Kerklaan EE- De Bilt Pagina 3 van 5

4 School wil dit niet via eigen rekening laten verlopen, hierbij gelden ook bovenstaande argumenten. Na de toelichting door het bestuur geeft Henriette aan welke aanvraag zij dit schooljaar wil doen. School wil graag een versnelling maken met het invoeren van Engels in meer groepen dan alleen in groep 7 en 8. School is bij de vervanging van methodes gebonden aan een afschrijvingstermijn van 8 jaar. De huidige methode Engels voldoet niet, maar mag pas over 3 jaar worden vervangen. Deze vervanging is ook onderdeel van het meerjarenplan van school. School wil het ondersteuningsfonds dus vragen om het versneld kunnen vervangen van de huidige methode Engels, waarbij deze methode dan ook van groep 3 t/m groep 8 ingezet gaat worden. 9. Accorderen statuten en huishoudelijk reglement voor Stichting Ondersteuningsfonds Basisschool St. Michael. Het bestuur geeft een korte toelichting op zowel de statuten als het huishoudelijk reglement, dit levert geen vragen op van de ALV. De ALV keurt de statuten voor Stichting Ondersteuningsfonds Basisschool St. Michael met 15 stemmen VOOR goed, waarbij is besloten om artikel 5.1. aan te passen naar een termijn van 2 jaar, waarbij bestuursleden wel hernoembaar zijn voor één termijn. De ALV keurt het huishoudelijk reglement voor Stichting Ondersteuningsfonds Basisschool St. Michael met 15 stemmen VOOR goed. De ALV stemt met 15 stemmen VOOR in met de benoeming van de volgende leden als de Raad van Toezicht van de stichting: Leonie Radder (voorzitter) Jan-Willem Meiburg (secretaris) Jetty de Vries Karin Bink Erwin Hebels Floor Peeters Anne van Rouwendaal Roos Spijk Marlies Tousain Henriette van Amerongen De ALV stemt met 15 stemmen VOOR in met de benoeming van de volgende leden als het bestuur van de stichting: Bart Leeflang (voorzitter) Paul Schoon (secretaris) Simone Verbeek (penningmeester) Schooladres: Kerklaan EE- De Bilt Pagina 4 van 5

5 Hiermee is besloten om de stichting op te richten. Daarvoor zal zo spoedig gezorgd worden voor passage van de akte van oprichting bij de notaris. 10. Wijziging huishoudelijk reglement Oudervereniging Basisschool St. Michael Het bestuur geeft een korte toelichting op de toevoeging van artikel 5 aan het huishoudelijk reglement. De ALV keurt de toevoeging van artikel 5 aan het huishoudelijk reglement voor Oudervereniging Basisschool St. Michael met 15 stemmen VOOR goed. 11. Startkapitaal stichting De ALV geeft met 15 stemmen VOOR akkoord op het schenken van 500,-- startkapitaal aan de Stichting Ondersteuningsfonds Basisschool St. Michael en laat dit ten laste gaan van de algemene reserve van de vereniging. 12. Rondvraag Er zijn geen vragen. 13. Sluiting Om uur sluit de voorzitter de vergadering. Schooladres: Kerklaan EE- De Bilt Pagina 5 van 5