Verslag Algemene Ledenvergadering Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof 2018

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof 2018 Concept versie Datum: 12 maart 2018 Aanvang: 20:00 uur tot circa 22:00 (inclusief VVE parkeergarage) Locatie: ROC Midden Nederland, Vondellaan 174 Totaal aantal stemmen: Opening Bart van der Laag opent de vergadering en zal de vergadering leiden. Het inhoudelijke deel zal deels verzorgt worden door Jan Roest die in verband met privé-omstandigheden van Bart het voorzitterschap heeft waargenomen de afgelopen periode. Het bestuurt bestaat verder uit Elvira van Brekel (penningmeester), en Jan Roest (waarnemend voorzitter) en Bart van der Laag (voorzitter), de functie van secretaris is vacant. Er is een vraag over het vooraf stemmen. Iedereen kan van te voren het stemformulier inleveren, daarvoor hoef je niet bij de vergadering aanwezig te zijn. Maar vooraf inleveren hoeft niet. Het mag bij aanwezigheid ook na afloop van de bespreking van de agendapunten. Bedoeling van de formulieren is het bewoners makkelijk te maken mee te stemmen bij afwezigheid zodat er geen problemen ontstaan over de rechtmatigheid van de vergadering ivm behalen van het benodigde quorum. Alle vooraf schriftelijk uitgebrachte stemmen zijn ook in dit verslag verwerkt. De agenda wordt vastgesteld. Mogelijk zijn er vragen over de wateroverlast vragen en de bouwplannen op het naastgelegen terrein. Deels staan de wateroverlast op de agenda van de VVE parkeergarage. Na afloop kunnen we ook aandacht schenken aan de bouwplannen. 2. Vaststellen notulen van de vorige ALV ( ) Er zijn geen vragen. Stemming 1: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2017? o 159 stemmen voor, 0 stemmen tegen. 3. Verrichte taken in 2017 In het afgelopen jaar heeft de BBE in het kader van reguliere werkzaamheden onder andere de volgende taken verricht: Bestuurstaken zoals begroting en de jaarrekening; Aansturen administrateur van administratiekantoor; Beheren van contracten met onder andere: hovenier, sproei-installatie, rioolreinigingsbedrijf; Rondes doen met de hovenier. 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: Grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof. Bemesten en het verticuteren van het gras. o Het gras ziet er na verticuteren even een tijd niet uit, maar wordt er beter van. o Er zijn grondmonsters genomen voor schaduwplekken. Om deze plekken te verbeteren wordt bemest en gekozen voor planten die meer geschikt zijn voor deze grondsoort en licht etc. Nieuwe grond inbrengen gaf veel meer kosten en overlast. We gaan nu eerst dit proberen. Schoffelen en onkruid vrij houden van de tuin. Snoeien van struiken en planten. Bijplanten of scheuren van verschillende soorten planten, planten van bollen en siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was. 1

2 o Bomen die achterblijven in groei worden bemest en soms verplaatst of vervangen. Tijd nodig voor komen tot wasdom. Vraag: Sommige bomen doen er heel lang over. Zijn wel heel zwak. We zijn nu negen jaar bezig. Uitleg: het kantelpunt is inderdaad wel ongeveer bereikt. Afspraak: dit wordt met Miltenburg besproken. Acties zullen dit jaar plaatsvinden. Gladheidbestrijding onder meer door: zand strooien (mede op verzoek van bewoners). Het bestuur is terughoudend met meer agressieve middelen in verband met mogelijke schade aan de stenen. Egaliseren van bestrating. De hovenier doet dit bij problemen binnen uur. Een meer structurele aanpak wordt besproken. Ook in samenhang met wateroverlast. Actieve leden van de BBE hebben nog de volgende acties ondernomen: Waar nodig zijn kapotte lampen vervangen (Lex Bosman is aanwezig en wordt bedankt), reparatie aan een tuinmuur. Andere zaken: Er is een lantaarnpaal omver gereden door een verhuizer en ook een hek. Aanwezige bewoner: het hek is nu overigens alweer stuk. Verzoek om verhuizers te vragen zich te laten gidsen. En waar nodig de sleutels voor de paaltjes te gebruiken via de BBE. Dit voorkomen van schade is de verantwoordelijkheid bewoners. De lantaarnpaal wordt vervangen. De levertijd is lang. Wordt mei. De veroorzaker is bekend en is verzekerd. Vraag bewoners toren 11 en 12. Kan de beplanting bij die torens verbeterd worden? o Uitleg en afspraak: BBE zal samen met bewoners kijken. De drainage van de vochtige stukken (aannemer Heilijgers) is nu op orde. Die drainage moet nu weer worden gecontroleer. BBE zoekt nog een goede partij. Graven is waarschijnlijk niet meer nodig. Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij naar onze website 5. Resultaat en balans 2017 Deze zijn kort besproken en doorgenomen. - Vraag: is er teveel aan bijdragen ontvangen? Hoe kan dat? o Uitleg: in de begroting van 2017 stond een uitgave gepland voor extra onderhoud a 5000 euro wat nog niet heeft laats gevonden en zal doorgeschoven worden naar Kascie Voor de kascontrole voor het volgend jaar is Pim Cirkel bereid opnieuw zitting te nemen in de kascie. Er is nog een ander lid nodig. Daarom doet het bestuur van de BBE een dringende oproep voor nog een vrijwilliger. Stemming 2: Gaat u akkoord met de benoeming van Pim Cirkel als lid van de kascommissie? o 159 stemmen voor, 0 stemmen tegen. Stemming 3: Gaat u akkoord met de benoeming van vacaturen als lid van de kascommissie? (nb kandidaten kunnen zich voor of tijdens de vergadering melden bij het bestuur) o 155 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 2 x niet ingevuld (=4 stemmen). Er heeft zich nog geen kandidaat gemeld. Wel was een aanmelding voor een lid voor de parkeergarage. Mogelijk wil die ook voor de BBE? Bestuur zal dit nagaan. 7. Decharge bestuur Stemming 4: verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2017? o 159 stemmen voor, 0 stemmen tegen. 2

3 8. Begroting en bijdragen 2018 Het jaar 2017 is afgesloten met een positief financieel resultaat van 7826,45. Het bestuur stelt voor om dit bedrag in te zetten voor nog niet uitgevoerd extra onderhoud tuin, die wel voorzien was in De lavendel wordt in elk geval vervangen. Door de VVE parkeergarage is aangegeven dat men de MJOP gaat aanpassen en reservering opnemen voor vervanging dan wel toekomstige reparaties aan het (bitumen) dak. Het is goed om te weten dat binnen de BBE-begroting al langere tijd is gespaard en een reservering van jaarlijks is opgenomen voor het (gedeeltelijk) vervangen van de tuin, mocht het komen tot afgraven van de tuin in verband met werkzaamheden in de toekomst aan het dak van de parkeergarage. De reserveringen van de BBE en de parkeergarage sluiten dus op elkaar aan. Er is een nieuwe post op de begroting opgenomen: controle van het drainagesysteem. Jaarlijks moet die doorgespoten worden. Hedenochtend is een eerste offerte ontvangen. Die was twee keer zo hoog dan begroot. Gesprekken hierover gaan plaatsvinden. De contributie kan zo blijven. Het bestuur wil die de komende jaren houden tussen de 13 en 14 euro. Vraag: Het bestuur vindt in de ingevulde formulieren één tegenstem met als argument: graag beter onderbouwen kosten dakbedekking. Uitleg: het bestuur heeft de hovenier gevraagd om een stelpost voor de begroting voor de vervanging van de tuin. Althans het deel boven het dak. De per jaar. In het MJOP van de parkeergarage wordt rekening gehouden met de vervanging van het dak na ongeveer 30 jaar. Met deze stelpost jaarlijks zouden we het benodigde bedrag tijdig hebben. Overigens is er nog weinig ervaring met bitumen daken voor garages. 30 jaar is veilig. Sommigen zeggen dat een dak langer mee gaat als het niet blootgesteld aan wordt aan uv-stralen, maar niemand kan er nog uitspraken over doen. 3

4 4

5 Stemming 5: gaat u akkoord met de begroting en de bijdragen voor 2018? o 149 stemmen voor en 10 stemmen tegen. Opmerkingen bij tegenstemmen: - MOP graag beter, onderbouwen met vervangingsprognose "dakbedekking" (is te conservatief naar mijn mening (dak parkeergarage vloer tuin). Drie stemmen. - Geen verhoging van 2 euro (dat betreft de parkeergarage). Zeven stemmen. 9. Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: - Bart van der Laag; voorzitter (herbenoemd 2014 en niet herkiesbaar) - Elvira van den Brekel; penningmeester (herbenoemd 2015) - Secretaris is een vacature. De taken zijn verdeeld over de actieve leden. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. Op dit moment zijn de functies van voorzitter en secretaris binnen de BBE vacant. Voor de functie van 5

6 voorzitter is Jan Roest beschikbaar. Jan heeft de afgelopen periode als waarnemend voorzitter opgetreden. De functie van secretaris is nog steeds vacant. Stemming 6: gaat u akkoord met het: o 6A) Benoemen van Jan Roest (Eelderdiephof 128) tot voorzitter? 159 stemmen voor en 0 stemmen tegen. o 6B) Geven van een mandaat aan het bestuur van de BBE om de functie van secretaris tijdelijk in te vullen tot de volgende ALV? 159 stemmen voor en 0 stemmen tegen. Ter plekke wordt voorgesteld Maria van der Vegt, nieuwe bewoner Voorsterbeeklaan 65. Zij neemt de taken op zich tot benoeming volgende ALV. De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het Dagelijks Bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: - Marga Smit (toren 2) - Jan Roest (toren 10, waarnemend voorzitter sinds medio zomer 2016) - Sylvia van Wingerden (toren 2) Deze leden vergaderen enkele malen samen met het bestuur. - Lex Bosman (toren 9) voert technische klusjes uit. 10. Rondvraag en afsluiting Er zijn tegenwoordig vaak groepen kinderen die door de tuin rennen. Dat mag op de paden, maar ze rennen ook door de beplanting. De kinderen vernielen ook lampen. Verzoek de kinderen aan te spreken op hun gedrag en de poortjes dicht te houden. Toren 7: het zijn ook volwassenen en postbezorgers. Verzoek ook hen erop aan te spreken. In de greppel naast het pad worden hutten gebouw, maar treffen we ook ouderen en dronken jongeren aan. De grens van ons terrein ligt precies op de helling. Het bestuur maakt hierover momenteel afspraken met de gemeente en het Wijkbureau om ze er sneller weg te halen. Er zijn borden tegen hondenpoep weggehaald. Graag wil men een bord met een aangelijnde hond. Graag wil men dat honden aangelijnd worden en uitwerpselen in een zakje worden meegenomen. Kan er een afvalbak bij op de Eelderdiephof? Wie leegt dan de bakken? Er staat ook een bak van de gemeente aan de Heycopstraat. Afspraak: het bestuur zal de gemeente vragen prullenbakken bij te plaatsen en te beheren. Jan geeft Bart een bloemetje en een flesje als dank voor zijn voorzitterschap. En sluit de vergadering. Aanwezigen danken het bestuur voor verrichte diensten. Informatie na afloop over de bouwplannen Over de bouwplannen, wateroverlast en meerjarenonderhoudsplan garage zijn de voorzitters van alle vereniging en BBE in januari bij elkaar geweest in januari en vorige week. Over de wateroverlast en het meerjarenonderhoudsplan is toelichting gegeven in de ALV van de VVE van de parkeergarage. Over het bouwplan wordt het volgende gemeld. Intertaste gaat waarschijnlijk vertrekken. Aanwezigen melden dat ook Borent op1 april gaat vertrekken, dat was nog niet algemeen bekend. Intertaste heeft een intentieovereenkomst gesloten met een belegger (CBRE) en een bouwer ontwikkelaar (Plegt Vos). Er is een informatieavond geweest van de gemeente waar ook veel bewoners waren. Er komen ca 400 huureenheden. Dat past binnen het bestaande bestemmingsplan. De gemeente staat erachter. Vanuit onze verenigingen is er een klein werkgroepje gevormd om de ontwikkelingen te volgen. We kregen bericht van Bouwfonds het bericht dat zij niet meer als partij in de race zijn maar dat wel zouden willen. Zou voor ons een voordeel geven: mogelijkheden voor het vormen van een eenheid zijn dan groter. Er vindt nu een gesprek plaats over de juridische positie. Hoe zit het met Fase 1 en 2 en dan verder. 6

7 Er is ook een klankbordgroep georganiseerd door de gemeente, daar nemen ook deelnemers op persoonlijke titel aan deel. De voorzitters komen over 6 tot 8 weken nogmaals bij elkaar. Een en ander zal worden gedeeld met de achterban. De BBE zal zich informeren waar het gaat over het tuinbeheer. Alle andere zaken verlopen via het bovengenoemde spoor. Vanuit de BBE in afstemming met de werkgroep gaat een brief naar de gemeente. Tot nu toe stelt de gemeente zich nog niet actief naar ons toe op. NB Algemene opmerking op stemformulier voor het bestuur: Prachtige tuin, nog steeds! Is het mogelijk om aan de havenkant van de Eelderdiephof een duidelijk kruis op de grond te laten maken + toegang voor hulpdiensten dan zullen er minder vaak auto's geparkeerd staan die de toegang blokkeren. Belangrijk in geval van aanrijroute ambulance. 7