Boekhouder. contractuele werving contract onbepaalde duur

Transcriptie

1 Vacature In de 1000 scholen en voorzieningen van het GO!, het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, zijn we allemaal vip: unieke mensen met specifieke talenten, interesses en ambities. Met medewerkers realiseert het GO! voor meer dan leerlingen en cursisten kwaliteitsvol onderwijs, waarin het pedagogisch project centraal staat. Iedereen krijgt gelijke kansen om zich zo breed mogelijk te ontwikkelen. Samen leren samenleven en actieve burgers vormen is onze missie. De centrale administratie werkt beleidsvoorbereidend en dienstverlenend ten behoeve van de scholengroepen en scholen en wenst over te gaan tot de werving van volgende functie: Boekhouder Technische gegevens vacature Vacaturenummer : Aard : Niveau / graad : Standplaats : Afdeling : CBA18010 contractuele werving contract onbepaalde duur B1 Brussel Organisatieondersteuning Functieomschrijving Doel van de functie Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. Werkkader De afdeling Organisatieondersteuning is een horizontale afdeling en heeft als opdracht om op het vlak van personeel, organisatiecultuur, -structuur en ontwikkeling, financiën, ICT en Logistiek - Expertise op te bouwen en innovatie te stimuleren en die proactief en klantgericht ter beschikking te stellen van alle belanghebbenden - Een beleid te ontwikkelen en uit te voeren - Een efficiënte operationele dienstverlening te voorzien De functie situeert zich binnen het dienstverleningsdomein Financiën en Begroting centrale administratie, dewelke de interne boekhouding en begroting behartigt:

2 Interne boekhouding o Boekhoudkundige controle vast actief, crediteuren, debiteuren o Boekhoudkundige registratie vast actief, crediteuren, debiteuren o Opvolgen van het vast actief van de administratieve diensten, Zowel gebouwen, als niet gebouwen. o Opvolging debiteuren: openstaande posten, inningsproblemen o Opmaak van de jaarrekening en de semestriële staat. o Diverse rapporteringen naar zowel interne als externe bestuursorganen o Zorgen voor wettelijk verplichte aangiften (o.a. RPB, BTW, fiscale fiches 104 OD enz.) o Aanleveren van beleidsinformatie. o Aanleveren van financiële informatie ten behoeve van het toezicht door het Rekenhof en het college van accountants. o Participeren als deskundigen bij vergaderingen betreffende financiën en participeren in de begeleidingscommissie. o Voeren van thesauriebeheer, doorvoeren van beleggingen binnen bestaande wettelijk kader. o Verwerking rekeninguittreksels van diverse rekeningen van het GO! o Ondersteunen bij boekhoudkundige problemen. o Bijdragen tot het functioneel inrichten van het boekhoudpakket. o Beantwoorden parlementaire vragen. Interne begroting o Begrotingsopmaak en controle van de administratieve en pedagogische diensten voor verschillende beleidsniveaus o Rapportering over de uitvoering van de begroting van de administratieve en pedagogische diensten van het GO! Jobinhoud Volgende taken behoren onder meer tot het takenpakket: ondersteunen van de verantwoordelijke voor de boekhouding; Uitvoeren boekhoudkundige controles Boekhoudkundig en budgettair registreren bestelbonnen, vorderingen Verwerken inkomende facturen. Ondersteunen in opmaak jaarrekening, semestriële staat Ondersteunen in opmaak periodieke uitvoering begroting Instaan voor wettelijk verplichte aangiftes Aanleveren financiële informatie Opvolgen vast actief werken met CODA,

3 Beroepsprofiel Technische competenties Goede kennis van bedrijfseconomische boekhouding Goede kennis inzake boekhoudsoftware Kennis overheidsboekhouding Kennis rijkscompatibiliteit Sterk in cijferinterpretatie Goede kennis Office (Word, Excel, Outlook,) Kennis overheidsopdrachten of bereid deze kennis te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen : Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Analyseren : Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Zorgvuldigheid : Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Plannen en organiseren : Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Klantgerichtheid : Behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Deelnemingsvoorwaarden Om je kandidaat te stellen moet je uiterlijk op 13 mei 2018 aan de volgende voorwaarden voldoen: Je beschikt over een bachelordiploma boekhouden of accountancy-fiscaliteit Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen:

4 Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kennis van CODA is een pluspunt De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of fysieke beperking. Als je een fysieke beperking hebt, laat ons dat dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit volgende stappen : CV-screening: De cv-screening gebeurt op basis van het ingevulde standaard sollicitatieformulier waarbij de deelnemingsvoorwaarden worden afgetoetst. Enkel wie aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet wordt toegelaten tot het vervolg van de procedure. Pre-selectie: indien er meer dan 10 kandidaten geschikt zijn na CV selectie vindt een pre-selectie plaats via een standaardvragenlijst. Deze test is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op dit onderdeel en behoort tot de 6 hoogst scorenden, komt in aanmerking voor de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om verder deel te nemen. Persoonlijkheidsvragenlijst online in te vullen: online in te vullen. Het niet (tijdig) bezorgen van een ingevulde persoonlijkheidsvragenlijst leidt tot uitsluiting van de verdere procedure. Schriftelijke case en jurygesprek: Via gerichte vragen zal worden gepeild naar motivatie, de vaktechnische en persoonsgebonden competenties uit het functieprofiel alsook wordt gevraagd de schriftelijke case toe te lichten. De jury zal bestaan uit de financieel en facility manager, de coördinator interne boekhouding en de selectieverantwoordelijke. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere weerhouden kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking met een geldigheid van 2 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Vrijstelling en niet nodeloos hertesten Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe.

5 Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Sollicitatie Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met 13 mei 2018 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Deze kan ook opgevraagd worden via werving@g-o.be. Je stuurt je standaard cv, samen met een motivatie en een kopie van je diploma via mail naar werving@g-o.be. Noteer het vacaturenummer en de functietitel in het onderwerp van het mailbericht. Aanbod - voordelen - je wordt geworven in de graad van deskundige niveau B met bijhorende weddenschaal B111. Informatie over het beloningsbeleid bij de Vlaamse overheid kan je raadplegen via de website (o.a. salarissimulator). - je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft - je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen - je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: Telewerk is mogelijk. - je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed - je ontvangt maaltijdcheques Contactgegevens Wens je meer te weten over de inhoud van de functie? Dan kan je terecht bij : Carla Vanschoonwinkel coördinator interne boekhouding: carla.vanschoonwinkel@g-o.be Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met : Pris Brewee - adjunct van de directeur HRM: pris.brewee@g-o.be

6 Functiebeschrijving: OO FIN IBB boekhouder

7 1. Context van de functie 1.1. Waarden Als centrale diensten van het GO! hebben we de opdracht om ons GO! wendbaar en met daadkracht te positioneren als het onderwijs van én voor de Vlaamse Gemeenschap, samen met alle collega s over heel het net. We nemen onze opdracht op als geëngageerde professional met een open geest en met veel ondernemingszin. We handelen overeenkomstig het PPGO! en de kernwaarden: respect oprechtheid/eerlijkheid gelijkwaardigheid openheid engagement betrokkenheid We nemen de rol op om het PPGO! als ambassadeur uit te dragen. We werken actief mee aan samen leren samenleven Positionering Positionering in de organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Met welke functies werkt de functiehouder samen? Team FIN & FAC binnen de afdeling Organisatieondersteuning coördinator Interne Boekhouding en Begroting nvt 1.3. Kwantitatieve gegevens Financieel beheerder interne boekhouding, boekhoudkundig medewerker, indieners boekhoudpakket, budgetverantwoordelijken boekhoudpakket, scholengroepen Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: nvt 1.4. Werkkader - teamopdracht De afdeling Organisatieondersteuning is een horizontale afdeling en heeft als opdracht om op het 1

8 vlak van personeel, organisatiecultuur, -structuur en ontwikkeling, financiën, ICT en Logistiek - Expertise op te bouwen en innovatie te stimuleren en die proactief en klantgericht ter beschikking te stellen van alle belanghebbenden - Een beleid te ontwikkelen en uit te voeren - Een efficiënte operationele dienstverlening te voorzien De functie situeert zich binnen het dienstverleningsdomein Financiën en Begroting centrale administratie, dewelke de interne boekhouding en begroting behartigt: Interne boekhouding o Het inhoudelijk controleren van ontvangsten, dotaties, uitgaven, grote dossiers, intercompany verrichtingen. Inhoudelijke controle zit voor een groot deel bij de diensten zelf, als gevolg van de decentrale werking in CODA (zelf invoeren bestelbonnen en opmaken vorderingen). De controles spitsen zich nu hoofdzakelijk toe op het boekhoudtechnische aspect. o Het boekhoudkundig controleren van investeringen, uitgaven (o.m. reiskosten), ontvangsten, dotaties, intercompanyverrichtingen. o Boekhoudkundig controleren vastleggingen o Registreren boekhoudkundig en budgettair van vastleggingen, uitgaven (zowel facturen voor CVN, als voor PBD worden door de diensten zelf geregistreerd), ontvangsten. (KIW, GIW, FEU, lonen) en investeringen o Opmaak van de jaarrekening en de semestriële staat. o Rapportering naar zowel interne bestuursorganen als het kabinet onderwijs en begroting o Zorgen voor wettelijk verplichte aangiften (o.a. RPB, BTW, fiscale fiches 104 OD enz.) o Aanleveren van beleidsinformatie. o Aanleveren van financiële informatie van het toezicht door het Rekenhof en het college van accountants. o Participeren als deskundigen bij vergaderingen betreffende Financiën en participeren in de begeleidingscommissie. o Opvolgen van het vast actief van de administratieve diensten, hierover afstemmen met verschillende diensten. Zowel vast actief gebouwen, als niet gebouwen. o Voeren van thesauriebeheer, doorvoeren van beleggingen binnen bestaande wettelijk kader o Actualisering openstaande orders + af toetsing met de realiteit, waardoor op termijn een koppeling tussen encours en openstaande orders op basis van rapportering kan. Hiervoor is afstemming met verschillende interne diensten noodzakelijk o Opvolging debiteuren: : openstaande posten, inningsproblemen ( opstellen van procedure hier omtrent, af stemmen met betrokken diensten) o Collega s ondersteunen bij boekhoudkundige problemen. o Boekhoudpakket zodanig inrichten dat collega s met geen tot beperkte voorkennis op een eenvoudige wijze in het boekhoudpakket kunnen werken o Beantwoorden parlementaire vragen o Verwerking rekeninguittreksels van diverse rekeningen van het GO! o Interne begroting 2

9 o Begrotingsopmaak en controle (Pedagogische diensten en ADM) o Begrotingsopmaak intern, begrotingscontrole intern, dotaties: consolidatie van de begrotingsvoorstellen van de verschillende afdelingen om tot één begroting voor GO! centrale diensten te komen rekening houdend met het kader dat reeds bekend is vanuit de externe begroting o Begrotingsopmaak, begrotingsaanpassing voor F&B, kabinet, Rekenhof, Accountants o Rapportering over de begrotingen (zowel extern naar begroting, onderwijs als intern naar de Raad, DIRA, budgetverantwoordelijken, collega's, o Bilateraal overleg met hogere overheid betreffende de begrotingen 2. Doel van de functie Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. 3. Resultaatgebieden Resultaatsgebied Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, en procedures Voorbeelden van activiteiten Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van een behoefteanalyse Verzamelen, invoeren en verwerken van voornamelijk boekhoudkundige gegevens Ontwerpen van vakspecifieke producten Aanmaken van administratieve documenten, lijsten, statistieken, overzichten, Toezicht houden op en rapporteren over boekhoudkundige gegevens 3

10 Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Beheer van gegevens Analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare of gegevens. Informeren Informeren over diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Analyseren van data, bijvoorbeeld regelmatige analyse van uitvoeringscijfers Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data Uitvoeren van een eerstelijnscontrole Interpreteren van data, bijvoorbeeld door het opstellen van een uitvoering van de begroting waarbij aandachtspunten in de kijker worden gesteld Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen, bijvoorbeeld uitleg van de boekhoudkundige werking van het boekhoudpakket dat in gebruik is binnen het GO! Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Uitleg geven rond procedures, regelgeving,, Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied 4

11 Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Extra Resultaatsgebied Voorbeelden van activiteiten 5

12 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Analyseren Klantgerichtheid Zorgvuldigheid Plannen en organiseren 4.2. Vaktechnische competenties Goede kennis van bedrijfseconomische boekhouding Goede kennis Office (Word, Excel, Outlook,) Goede kennis inzake boekhoudsoftware Kennis overheidsopdrachten Kennis overheidsboekhouding Kennis rijkscompatibiliteit Sterk in cijferinterpretatie 5. Andere functierelevante informatie 6