Kengetallen activiteiten

Transcriptie

1 Kengetallen activiteiten 1. Organisatieprogramma 1 Efficiënte en Effectieve overheid 1.1 Vast dienstenaanbod Personeelsbeheer (Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers GVDC) Kengetallen Vlimpers Dienstencentrum 60 departementen, Iva s, Eva s, strategische adviesraden en andere Vlaamse overheidsorganisaties maakten gebruik van het Vlimperssysteem en de Vlimpersdienstverlening Meer dan personeelsdossiers 3 releases en 8 tussen-releases 3969 vragen en verzoeken behandeld via de Vlimpershelpdesk Meer dan 1700 vragen en verzoeken i.v.m. badges opgenomen DMFA en bedrijfsvoorheffing verzorgt voor de ministeries van de Vlaamse overheid en 14 Vlaamse overheidsorganisaties met een eigen rechtspersoon Mijlpalen In januari gingen GO! en Toerisme Vlaanderen van start met Vlimpers In januari werd Vlimpers Planning, de module voor planning en tijdsbeheer voor continudiensten, uitgerold bij Gemeenschapsinstelling De Kempen In april werd de kinderbijslag overgeheveld naar de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers. In april werd Vlimpers Planning uitgerold bij twee Gemeenschapsinstellingen: De Zande en De Grubbe In april werd Vlimpers toegankelijk via internet Lancering van Vlimpers Tijd: de module die Vlimpers koppelt met de prikklok en manuele regularisaties overbodig maakt In oktober werd de Vlimpers component Capelo gelanceerd, die het pensioendossier digitaliseert en de doorstroom van loopbaangegevens naar de Pensioendienst voor de Overheidssector vergemakkelijkt Instrumentendozen, train-de-trainer, toolkits Bij AgO is er niet voldoende personeelscapaciteit om zelf alles aan te pakken. AgO heeft daarom onder andere ook een programma train-de-trainer : wij leren anderen in de Vlaamse overheid om zelf projecten te begeleiden. Het delen van kennis via het aanbieden van instrumentendozen is een ander handig hulpmiddel om tweedelijnsondersteuning te bieden rond een aantal P&O-thema s. Onder meer voor Anders Werken en telewerken en ook voor het thema integriteit gebruiken we deze manier van werken. Zo trachten we verdere synergie op gang te brengen binnen de Vlaamse overheid. Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 1

2 1.2 Adviesverlening P&O op maat Projectmatige ondersteuning In 2011 hebben AgO-consultants in totaal 34 consultancyprojecten uitgevoerd binnen de Vlaamse overheid. De uitvoering gebeurde door eigen AgO-adviseurs of in een partnerschap van AgO met externe specialisten. De diensten van de AgO-adviseurs zijn momenteel gratis. Externe adviseurs worden ingeschakeld tegen marktprijzen. Hiervoor sluit AgO contracten af. Spreidingsgraad adviesprojecten over de beleidsdomeinen Spreidingsgraad projectadvies AgO in de Vlaamse overheid: Aantal projecten Beleidsdomein overschrijdend 3 Beleidsdomein BZ 2 Beleidsdomein CJSM 2 Beleidsdomein DAR 4 Beleidsdomein EWI 2 Beleidsdomein FB 0 Beleidsdomein IV 3 Beleidsdomein LNE 1 Beleidsdomein LV 2 Beleidsdomein MOW 2 Beleidsdomein OND 4 Beleidsdomein RWO 2 Beleidsdomein WVG 6 Beleidsdomein WSE 1 Totaal 34 Verdeling adviesprojecten over de domeinen van Organisatieontwikkeling Verdeling projectvragen over de domeinen van Aantal projecten Organisatieontwikkeling: Arbeidsklimaat 1 HR beleidsplan 1 Processen uittekenen/ optimaliseren 4 Processen uittekenen/ optimaliseren & 1 verandermanagement Personeelsplanning 5 Personeelsplanning & loopbaanpaden 1 Personeelsplanning & verandermanagement 1 Missie visie 2 Strategische doelstellingen 1 Risicomanagement 1 Organisatiecultuur 2 Belanghebbendenmanagement 6 Verandermanagement 1 Reorganisatie 3 (SLA) Dienstverleningscontract 1 Strategisch competentiemanagement 2 Loopbaanpaden 1 Totaal 34 Meest voorkomende vragen voor projectadvies (de top 5) Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 2

3 Personeelsplanning (7) Belanghebbendenmanagement (6) Processen uittekenen/ optimaliseren (5) Verandermangement (3) Reorganisatie (3) Klantenheid over projectadvies organisatieontwikkeling in 2011 Klantenevaluatie van in 2011 voltooide projecten uiterst Performantie-indicator opgenomen in OP 2011: 82% van de klanten is tot uiterst zeer niet echt helemaal niet 7,69 % 46,15 % 46,15 % 0,00 % 0,00 % 100,00 % 0 % Ter vergelijking: de resultaten voor ,00 52,00 16,00 4,00 0,00 96,00 % 4 % Synthese inhoudelijke feedback klantenevaluaties over projectadvies Vooral beeldvorming van een klant die de meerwaarde van de ondersteuning door AgO ziet en wil terugkeren als de nood wordt gevoeld. Klant ziet op basis van de begeleide projecten verschillende bijdragen, rollen van interne AgO adviseurs die voor de klant meerwaarde betekenen: o kennis van en voeling met de Vlaamse overheid, o projectopvolging van nabij, o leverancier van raamcontracten. o expertise in methoden, o ervaring uit projecten in andere organisaties delen (men vraagt om dit in de toekomst explicieter te doen), o bemiddelingsrol in organisaties, De meest kritische uitlatingen & grootste zorg van klanten gaan over de bijdrage van / het samenspel met de externe partner Netwerken organiseren Er hebben in netwerkactiviteiten Organisatiebeheersing plaatsgevonden. De deelnemersfeedback was positief. De opkomst was gemiddeld 70 deelnemers. 2. Organisatieprogramma 2 Open en Innovatieve overheid 2.1 Vast dienstenaanbod Bevragingsinstrumenten voor belanghebbendenmanagement (relatie opbouwen met klanten, burgers en personeel) AgO biedt via raamcontracten met externe firma s instrumenten en ondersteuning voor het consulteren van interne en externe belanghebbenden. Naar het bevragen van het personeel van de Vlaamse overheid toe gebeurde in 2011 het volgende: Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 3

4 BUE: 39 deelnemende entiteiten. Er waren in totaal 9037 feedbackgevers (responsgraad 66 %) voor 731 leidinggevenden. Rapporten werden inhoudelijk herzien en werden meer actiegericht ingevuld. Een ondersteunende workshop voor P&O-ers om leidinggevenden te ondersteunen telde 22 deelnemers. De tweejaarlijkse Personeelspeiling ging niet door in Tijdens de voorbereiding van editie 2012 werd de vragenlijst aangepast waardoor betrokkenheid van personeelsleden sterker uit de verf komt. Voor de editie 2012 zijn 58 entiteiten uit heel de Vlaamse overheid ingeschreven (plus Vlaams Parlement). Externe belanghebbenden: Het raamcontract Gebruikersbevragingen werd in mei 2011 operationeel. Vanaf dat moment werden in klantenbevragingen opgestart samen met de externe partner TNS Dimarso. 5 onderzoeken werden nog volledig uitgevoerd in AgO begeleidde 1 entiteit bij het gebruik van de Synthetron-tool voor een interactieve online discussie met strategische belanghebbenden. 2.2 Adviesverlening P&O op maat Netwerken organiseren In 2011 werd het netwerk klachtenmanagement heropgestart in samenwerking met de Vlaamse ombudsdienst. Er gingen 3 bijeenkomsten door met een gemiddeld aantal van 70 deelnemers. AgO nam in 2011 ook de administratieve en logistieke ondersteuning voor het P&Onetwerk voor zijn rekening. Daarnaast nam het ook samen met MOVI ( het netwerk voor management in de Vlaamse overheid) de coördinatie op van dit netwerk op zich. Het P&O netwerk ging in keer door en had een gemiddelde van 65 deelnemers. 64 leden van het middenkader namen in 2011 deel aan een van de sessies van 3D - het nieuwe netwerkinitiatief voor middenkader. Doelstelling van dit initiatief is, om afdelingshoofden 4 maal per jaar samen te brengen, In een netwerk, waar zij elkaar ontmoeten, denken over thema s die N-1 aanbelangen, kennis delen en daar effectief iets mee doen. Volgende thema s kwamen aan bod, in een mix van externe sprekers en getuigenissen van collega s: Social media Innovatie Leiding geven Social media: de praktijk Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 4

5 3. Organisatieprogramma 3 Duurzame en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemende overheid 3.1 Vast dienstenaanbod Leren/Vorming In 2011 kende het open vormingsaanbod deelnemers, waarvan deelnemers intekenden voor een klassikale leervorm (34 %) en deelnemers kozen voor een andere leervorm (66 %). De historische evolutie van het aantal deelnemers aan het klassikale open aanbod is als volgt: in 2011, in 2010, in 2009, in 2008, in Na de betrekkelijke piekjaren 2008 en 2009 volgde in 2010 en 2011 een stelselmatige terugloop (van in 2009 naar in 2010 en in 2011). Tegelijk was er in 2011 een piek in het aantal deelnemers aan andere leervormen (5.968 deelnemers). Deze deelnemers vallen uiteen in 2 groepen: (of 84%) ervan maakten gebruik van de digitale leeromgeving gecreëerd voor de generieke selectieproeven. Het gaat hier om een eenmalige piek verbonden aan de generieke proeven. De 16 % resterende procent van deze deelnemersgroep heeft betrekking op verschillende vormen van netwerking & leernetwerking (met het netwerk organisatiebeheersing, het P&O netwerk en het 3D netwerk voor het middenkader als uitschieters). Uitgedrukt in aantal gebruiksuren, komen we voor 2011 uit op uren klassikaal leren in open aanbod en of 10,64 % aantal uren andere leervormen in open aanbod (NB: dit is een grote onderwaardering van het aantal uren andere leervormen, omdat door de aard van de zelfsturende andere leervorm (bij voorbeeld E-learning), het aantal gebruiksuren van deelnemers in andere leervormen onbekend en onbecijferbaar is). In het open aanbod werden in producten aangeboden. Het totaal aantal vraaggestuurde producten in open aanbod komt neer op 110 of 88 %. Het totaal aantal innovatiegestuurde producten in open aanbod betreft 15, of 12 % van het totaal. In 2011 werden, in het kader van kennisontsluiting door de expert-entiteiten, 68 opleidingssessies georganiseerd met betrekking tot de overdracht van overheidsspecifieke expertise. Van de 68 sessies, werden er 38 of 56 % gegeven door externe trainers en 30 of 56 % door interne trainers Vakantieopvang AgO organiseert tijdens de schoolvakanties vakantieopvang voor kinderen van het personeel van de Vlaamse overheid in de eigen kantoorgebouwen. Daarmee zorgt het mee voor een duurzaam evenwicht tussen werk en privéleven. De vakantieopvang werd in elke schoolvakantie georganiseerd in Brussel en in de 5 provinciehoofdplaatsen. In 2011 zijn er kinddagen gerealiseerd. Dit is een stijging van 14% t.o.v (11941 kinddagen). Het gemiddeld aantal kinderen per dag lag in 2011 op 30. Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 5

6 De vraag naar verdere uitbreiding leeft sterk. Op sommige plaatsen is er een vraag naar verhoging van de capaciteit (bijvoorbeeld in Ellips), sommige VAC s vragen een uitbreiding naar de volledige zomervakantie en ook vanuit Aalst is er vraag naar vakantieopvang. De vakantieopvang wordt geconfronteerd met financiële en kwalitatieve problemen (m.b.t. het pedagogisch kader en de accommodatie) en heeft het moeilijk om soepel in te spelen op de groeiende behoeften. Daarom werd in 2011 het piloottraject in Leuven opgestart, waarbij de vakantieopvang werd gerealiseerd met een extern gespecialiseerde partner, Top Vakantie. Voor- en naopvang was mogelijk in het VAC, gedurende de dag gingen de kinderen naar een locatie met voldoende binnen- en buitenspeelruimte. De evaluatie na de zomer van dit piloottraject werd als positief ervaren, en zal daarbij verder worden uitgerold in 2012 en cijfers Brussel Brussel Brussel Brussel Antwerpen Brugge Gent Hasselt Leuven Totaal Boudewijn Conscience - Ellips Pantalone Kerst Krokus Pasen Zomer Herfst Aantal opvangdagen Aantal opvangdagen Aantal kinderen Aantal ouders 796 Gemiddeld aantal kinderen per dag Bemiddeling voor stage en leerwerkplaatsen voor schoolgaande jongeren AgO bemiddelde voor 30 leerwerkers (jongeren die 3 dagen werken en 2 dagen school lopen), binnen de Vlaamse overheid in AgO streeft ernaar om het beschikbare centrale budget voor de leerwerkers maximaal te gebruiken. Aangezien niet alle leerwerkers een heel jaar door werken, is het mogelijk om meer dan 20 leerwerkers (het aantal waarvoor een budget beschikbaar is mocht men een heel jaar door werken) een kans bieden. AgO bemiddelde voor 68 schoolstagiairs, die zo een stageplaats vonden binnen de Vlaams Overheid. In deze groep waren er 13 jongeren met een arbeidshandicap, 32 jonge allochtonen: alle jongeren waarvoor bemiddeld zijn kortgeschoold. Er waren in 2011 ook 2 personen met een arbeidshandicap tewerkgesteld in het systeem van alternerend leren Beheer gemeenschappelijke contracten Welzijn AgO beheert de gemeenschappelijke contracten hospitalisatieverzekering, ziektecontrole en traumazorg Generieke testen Slaagdrempels en slaagpercentages Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 6

7 Het slaagpercentage wordt per test vastgelegd volgens een inhoudelijk criterium. Dit betekent dat het slaagpercentage niet vastligt maar varieert van test tot test. De slaagdrempel wordt vastgelegd door de minimumverwachting naar kandidaten toe te formuleren. Deze formule legt een verband met de antwoorden van de experten. Zo wordt vastgelegd bij hoeveel procent van de testvragen men verwacht dat de kandidaat het antwoord geeft dat overeenkomt met het meest gekozen antwoord door experten. Bij het overige deel van de vragen moet de kandidaat niet noodzakelijk het beste antwoord geven om geslaagd te zijn, maar volstaat het om het tweede beste antwoord te geven (dit is het antwoord dat op 1 antwoord na het meest gekozen is door experten). Op die manier ontstaan verschillende formules: 1/2-1/2: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 1/2 van de vragen het beste antwoord geven en op de andere 1/2 van de vragen het 2e beste antwoord. 2/3-1/3: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 2/3 van de vragen het beste antwoord geven en op het andere derde van de vragen het 2e beste antwoord. 3/4-1/4: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 3/4 van de vragen het beste antwoord geven en op het andere vierde van de vragen het 2e beste antwoord. Deze verschillende opties werden per test onderzocht en door de stuurgroep besproken. TEST 1 eau A eau B eau C eau D 2/3-1/3 73 % 2/3-1/3 74 % 1/2-1/2 61,5 % 3/4-1/4 82,5 % TEST 2 eau A eau B eau C eau D 2/3-1/3 82,8 % 2/3-1/3 89,7 % 2/3-1/3 67 % 2/3-1/3 74 % Aantal deelnemers Hieronder vindt u een overzicht van het aantal deelnemers aan elke test. Mensen kregen de mogelijkheid om aan te geven waar ze momenteel werkzaam waren. Het invullen van deze vraag was niet verplicht. Van degenen die deze vraag beantwoord hebben, kan u zien hoeveel mensen er aangegeven hebben werkzaam te zijn binnen de Vlaamse Overheid. TEST 1 TEST 2 Aantal Aantal deelnemers respondente aan de test n enquête % Vlaamse Aantal % Vlaamse Overheid (van deelnemers Overheid de aan de test (van de respondenten) respondent en) eau A % % eau B % % eau C % % eau D % % Aantal herkansers bij de tweede test voor elk niveau: eau A 375 (16,2 %) eau B 402 (22,7 %) eau C 634 (18,8 %) eau D 210 (10,19 %) % Vlaamse Overheid Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 7

8 Agentschap voor Overheidspersoneel Hoe hebben de deelnemers de test ervaren? Na elke test kregen deelnemers enkele vragen over hun beleving van de test. Het invullen van deze vragen was niett verplicht. Toch vuldee het merendeel van de kandidaten deze vragen in. Denkt u dat de tekstuelee vragen van deze testt aspecten meet die belangrijk zijn in een functie op dit niveau bij de Vlaamse Gemeenschap? (in % van de respondenten) : A test 1 A test 2 B test 1 B test 2 C test 1 Helemaal H niet Eerder niet Eerder wel Heel H zeker wel C test 2 Denkt u dat de multimedia vragen van deze test aspecten meet die belangrijk zijn in een functie op dit niveau bij de Vlaamse Gemeenschap? (in % van dee respondenten) : A test 1 A test 2 B test 1 B test 2 C test 1 C test 2 D test 1 D test 2 Helemaal H niet Eerder niet Eerder wel Heel H zeker wel 3.2 Ondersteuning van het beleid Gevolmachtigd onderhandelaar sociale bemiddelingsopdrachtenn De leidend ambtenaarr van AgO heeft ook de bijzondere opdracht als gevolmachtigd onderhandelaar personeelszaken en als sociaal bemiddelaar. Binnen dit kader wordt o.a. ook werk gemaakt binnen AgO voor de uitwerking van een Sociale Barometer en een project om te komen tot een poule van sociale bemiddelaars binnen de Vlaamse overheid. Jaarverslag 2011: Kengetallen Activiteiten 8