Ondernemingsplan 2013

Transcriptie

1 Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel Tel.: Fax: overheidspersoneel@vlaanderen.be Ondernemingsplan 2013 Ontwerp Versie 3 21 februari 2013 Geert Bourgeois Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand Frans Cornelis Administrateur-generaal Agentschap voor Overheidspersoneel

2 INHOUDSTAFEL Managementsamenvatting 1. Inleiding 2. Personeelsbestand 3. Invulling strategische beleids- en organisatiedoelstellingen/principes beheersovereenkomst 3.1. Mee beleidsimpact genereren naar 2014 toe : vanuit onze rol doen we dit in de eerste plaats door a) stapsgewijze te groeien als gemeenschappelijk dienstencentrum b) P&O-synergieën helpen tot stand te brengen c) bij te dragen aan grote beleidsmatige projecten (Modern HR-beleid, staatshervorming, bijdrage regeerprogramma) 3.2. Met vast ondersteuningsaanbod ook meewerken aan beleidseffecten E&E, O&I, D&MO (zie voor concretisering aanbod onder 4 en 5) 3.3. De maturiteits- en efficiëntie- en diversiteitsontwikkeling van de eigen AgOorganisatie 4. Verder aanbod Advies- en Dienstverlening Personeels- & Organisatieontwikkeling 4.1. Leren en Ontwikkelen (programma D&MO) 4.2. Adviesverlening P&O op maat (programma E&E) 4.3. Bevragingsinstrumenten voor belanghebbendenmanagement (programma O&I) 4.4. Andere vaste diensten (programma D&MO) 5. Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers naar meerjarenprogramma voor verhoogde performantie (programma E&E) 5.1. De basis voor optimale samenwerking en co-creatie met de gebruikers verstevigen door een gemeenschappelijk Meerjarenprogramma (MJP) 5.2. Verder zetten van de inspanningen om bijkomende gebruikersorganisaties te integreren in Vlimpers 5.3. Doelen voor GVDC in 2013 (AgO Ondernemingsplan) het waarschijnlijke omgevingsscenario waar we vanuit gaan op dit moment 2

3 Bijlagen Bijlage 1 (a-e): Detail prestatienormen gekoppeld aan personele en financiële middelen per ondersteunings/dienstenpakket en link met beleidsbrief BZ Bijlage 2: Detail actie rond verdere groei eigen organisatiematuriteit, efficiëntie (inclusief groei naar volwaardig gemeenschappelijk dienstencentrum) Bijlage 3: Toelichting: Vlimpers in meerjarenperspectief Bijlage 4: Bril Ondernemingsplan AgO in opvolgingssysteem MODO Bijlage 5: Diversiteitsplan 2013 Bijlage 6: Personeelsinvulling Bijlage 7: Advies KAgO Bijlage 8: Advies departement BZ (met reacties van AgO) 3

4 Managementsamenvatting 2013 is het laatste volledige jaar van de lopende regeerperiode. De inhoudelijke klemtonen voor het ondernemingsplan 2013 vinden hun oorsprong in de beleidsbrief 2013, de verdere uitvoering van de beheersovereenkomst inzonderheid m.b.t. de groei naar een volwaardig Gemeenschappelijk Dienstencentrum, het sleutelproject Modern HR beleid, de staatshervorming en de voorbereiding van de komende regeerperiode/beheersovereenkomst. Kern-AgO (d.w.z. AgO zonder het personeel dat inhoudelijk aangestuurd wordt door de raad van bestuur van de vzw Sociale Dienst), beschikt hiervoor over een personeelsbestand van 62,55 VTE. Naast de kernactiviteiten zetten we in 2013 ook verder in op de verbetering van de eigen organisatieontwikkeling en de verdere maturiteits-, efficiëntie- en kwalitatieve groei. De inhoudelijke krachtlijnen en samenhangende actiepunten (die verder in het ondernemingsplan geduid worden en waarvan de detailuitwerking als bijlage bij het ondernemingsplan gaat) willen we samenvatten in 9 speerpunten: 1. Verdere stapsgewijze groei naar het fungeren als een volwaardig Gemeenschappelijk Dienstencentrum a. Verbetering van het klantenrelatie- en communicatiemanagement, onder meer via de organisatie in de loop van het eerste semester 2013 van een klantenonderzoek als basis om het aanbod in de periode beter te laten aansluiten op de behoeften van de diverse entiteiten. het op een duidelijker en meer toegankelijke manier beschikbaar stellen van de dienstverleningscatalogus. Hiervoor zal de website ook vernieuwd worden, waarbij afgestemd wordt met het overkoepelend platform b. Bijkomende stap inzake de verfijning van de uitgangspunten en principes per dienstenpakket over de financiering van onze activiteiten: welke basis- of standaard dienstverlening dekt de dotatie (in hoofde van de entiteiten dus niet-betalende dienstverlening) en welke aanvullende dienstverlening leidt tot betalende dienstverlening (met toepassing van het principe van co-creatie en co-financiering), welke is de impact in beide gevallen op de dienstverleningsafspraken, de tevredenheidsmeting, enz. c. Een verdere verhoging van de betrokkenheid en sturende rol van het Klantenforum van AgO (het KAgO) op de hoofdlijnen van de dienstverlening, de kwaliteits- en dienstverleningsvereisten en de financiering. Het KAgO zal tevens een rol opnemen m.b.t. het meerjarenprogramma van Vlimpers. 2. P&O Synergie stimuleren binnen de Vlaamse Overheid a. Inzetten van een pool van 10 tot 15 gecertificeerde interne coaches als uitvloeisel van de masterclass coaching die elk 20 % van hun tijd daarvoor beschikbaar zijn. Daarnaast zal AgO, in samenwerking met deze coaches, 1

5 onderzoeken hoe we zowel individuele als teamcoachingtrajecten kunnen verankeren, o.a. ook in het kader van de nazorg BUE. b. Binnen het project tijdelijke mobiliteit (onderdeel van het modern HR beleid) meewerken aan het opzetten en onderhouden van de marktplaats om vraag en aanbod op mekaar af te stemmen en het inzetten op professionalisering van procesbegeleiders voor innovatieve initiatieven. c. Ter uitvoering van het transitietraject Leren en Ontwikkelen het opzetten van een specifieke netwerk met vormingsverantwoordelijken om op die manier het aanbod van de diverse opleidingsaanbieders binnen de Vlaamse overheid af te lijnen, op mekaar af te stemmen, een trendwatcherrol op te nemen en het aanbod digitaal op één plaats toegankelijk te maken. 3. Leren & ontwikkelen: verder bouwen op de inzichten van en conclusies m.b.t. transitie Leren van 2012 a. Regierol m.b.t. het onder 2.c vermelde netwerk b. Het open vormingsaanbod van AgO focussen op ontwikkelen van leidinggeven en gedragscompetenties. Inzake informatica-opleiding een verdere verschuiving van eigen aanbod naar e-learning en het open-kalender aanbod van de firma ECT. c. Als expertentiteit vorming aanbieden m.b.t. het HR-instrumentarium (PLOEG, functiefamilies, enz.) en de professionalisering van de P&O medewerkers binnen de Vlaamse Overheid d. Versterken van de ondersteuning (advies) m.b.t. het ontwikkelbeleidsplan van de entiteiten (het opzetten, implementeren en evalueren van een gerichte leer- en ontwikkelstrategie op maat van de entiteit) e. De expert-entiteiten verder ondersteunen in hun aanpak van kennisontsluiting (hoe benader je best je doelgroep, via welke leervorm en hoe pak je dat concreet aan) al dan niet in combinatie met de praktische organisatie van het vormingsaanbod. 4. Een verscherpte focus voor de adviesverlening a. Prioritair inzetten op entiteit(soverschrijdende) projecten m.b.t.: natrajecten personeelspeiling, uitbouw van innovatieve arbeidsorganisatie, verandermanagement b. Meer inzetten op het aanbieden van toolboxen en ad hoc advies (minder dan 5 dagen) ifv het verhogen van de zelfredzaamheid van de entiteiten c. Optimalisatie van het afsluiten, gebruiken en ontsluiten van raamcontracten (in bijzonder tussen de entiteiten van BZ en m.b.t. de mogelijkheden om als onderhandelingscentrale op te treden voor de lokale besturen). 5. Instrumentarium belanghebbendenmanagement (BHM) Actualiseren van het generieke VO-brede aanbod rond klantenbevragingen, vertrekken vanuit een onderzoek naar de oorzaken voor de dalende trend in de afname. Organisatie van een netwerkevent rond BHM op 19 maart

6 6. Vlimpers verder uitbouwen binnen een lange-termijn denken a. Verder verhogen van de kwaliteit van het aanbod op het vlak van inzonderheid de zachte HR en de bruikbaarheid voor een brede groep. b. De kostprijs in hoofde van de entiteiten optimaliseren en zo de rendabiliteit van het systeem verhogen, via een tariefdaling in 2013 vertrekkende vanuit de aanrekening van de marginale kosten en het toewerken naar een eenvoudige(r) tariefstructuur vanaf c. Het opzetten van een meerjarenprogramma ism de MOD s en het lijnmanagement. d. Een tiental verbeterdoelstellingen pakken we projectmatig aan: (1) Optimalisatie verloning (2) Optimalisatie DMFA-aangiftes (3) Integratie contractbeheer ziektecontrole (4) Optimalisatie releasebeheer (5) Uitrol Vlimpers Talent (6) Uitrol Vlimpers Tijd (7) Optimalisatie toegangsbeheer (8) Rapportering (in partnerschap met DBZ team VO Rapportering) (9) Portaalsite (10) DAB / Fonds Vlimpers 7. Modern HR beleid mee ondersteunen en uitvoeren Naast deelname aan de stuurgroep zet AgO ongeveer 600 mensdagen (3 VTE) in voor ondersteuning van projecten en klankbordfunctie, met een nadruk voor leiderschapsontwikkeling en deelprojecten inzake mobiliteit en project retentiebeleid. Daarnaast werkt AgO ook vanuit zijn generieke werking mee aan een Modern HR-beleid; vanuit die optiek is de personeelsinzet veel ruimer. In het kader van leiderschapsontwikkeling plannen we in 2013 o.a. een tweedaags seminarie voor het middenkader. 8. Mee de uitvoering van de 6e staatshervorming voorbereiden Via deelname aan de diverse projectgroepen (als lid of voorzitter van een deelproject) inzake aangelegenheden bestuurszaken en voorbereiding van het ondersteuningsaanbod inzake P&O voor de entiteiten die bij de staatshervorming betrokken zijn. Daarnaast zal AgO in 2013 verder aftoetsen welke ondersteuning wenselijk is op groeps- en individueel niveau. 9. De continuïteit in vaste dienstverleningspakketten verzekeren a. Verder uitvoeren van het verandertraject inzake vakantieopvang b. Tweedelijnsondersteuning inzake het nieuwe werken/anders werken/telewerken (inclusief het op punt zetten van de structurele samenwerkingsverbanden met AFM, eib en DBZ in voorbereiding van en bij operationalisering van grote (her)huisvestingsprojecten) en integriteitsbeleid. 3

7 c. Vernieuwing raamcontract hospitalisatieverzekering (m.i.v. 1/10/13) en traumazorg en het integreren van het beheer van het contract ziektecontrole binnen de sociale secretariaatstaken van Vlimpers. d. Bemiddelen van stage- en leerwerkplaatsen voor schoolgaande (doelgroep) jongeren. Naast deze 9 speerpunten zal AgO in het kader van haar beleidsvoorbereidende opdracht ook op een actieve wijze meewerken aan de bijdrage van de Vlaamse Administratie aan het Regeerakkoord van de volgende Vlaamse Regering. * * * 4

8 1. Inleiding Het ondernemingsplan beschrijft wat het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) in 2013 wil realiseren. Voor het bepalen van de activiteiten vertrekt AgO: - van de engagementen die zijn opgenomen in de beheersovereenkomst. Het gaat om de invulling van de indicatoren die mee toewerken naar beleidseffecten en de invulling van de criteria om tegen 2014 uit te groeien tot volwaardig gemeenschappelijk dienstencentrum. Ook zijn er engagementen vastgelegd m.b.t. de interne werking (groei in maturiteit, efficiëntie en diversiteit van het agentschap). - van de engagementen die AgO aangaat in het kader van de beleidsnota en beleidsbrief BZ en het Sleutelproject Modern HR-beleid. Verder bepaalt AgO als ondersteuner van het lijnmanagement flexibel organisatieprioriteiten. Daarbij worden de belanghebbenden (beleid en klanten-entiteiten) betrokken: - De afdeling advies- en dienstverlening organiseerde ter voorbereiding van het ondernemingsplan op 4 september 2012 een interactieve denksessie met het departement BZ. Het departement gaf op 30 november ook een eerste reactie en feedback op de voorlopig ontwerp dat er toen was. - Op 13 december 2012 vroeg AgO ook advies aan het Klantenforum AgO. De adviezen van KAgO en departement BZ zijn in dit ondernemingsplan verwerkt (ook toegevoegd in de bijlagen 7 en 8). In dit ondernemingsplan zijn volgende activiteiten die aan AgO toegevoegd zijn, maar geen onderdeel van de beheersovereenkomst, niet vervat: - De activiteiten van de afdeling Personeel Sociale Dienst. - De activiteiten van GSD-V, de vzw Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen, waar AgO moederagentschap is voor 5 personeelsleden, maar geen inhoudelijke opdracht heeft naar de activiteiten van die sociale dienst. - De activiteiten van het N-project Coaching (met uitzondering van het uitvloeisel inzake P&O synergie na masterclass coaching) - De activiteiten van de functie gevolmachtigd onderhandelaar; sociaal bemiddelaar Vlaamse overheid. * * * 5

9 2. Personeelsbestand Kern-AgO beschikt voor de activiteiten vermeld in het ondernemingsplan in 2013 over een personeelsbestand van 62,55 VTE. Deze VTE zullen voor de realisatie van dit ondernemingsplan zoals hieronder vermeld worden verdeeld over de hierna vermelde organisatieonderdelen. Een VTE komt overeen met 200 te besteden mensdagen. In de bijlagen worden tabel proces-personeelsplan en diversiteitsplan toegevoegd. Organisatieonderdeel VTE = MD Administrateur-Generaal 1, Afdeling Advies- en Dienstverlening P&O Adviesverlening Projectsecretariaat Belanghebbendenmanagement Leren en Ontwikkelen Andere dienstverlening Communicatie Afdelingshoofd Bureau Algemene Organisatieactiviteiten (BAO) Cel Financiën ICT-cel Secretariaat Interne coördinator Afdeling Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers (GVDC) e-hrm diensten Relatiebeheer Sociale Secretariaatsdiensten Afdelingshoofd 31, , , Stafdiensten 5, Totaal voor Kern-AgO 62, De MOF-functies van AgO tellen 5,1 VTE. Deze functies ondersteunen zowel AgO (62,55 VTE) als de Afdeling Personeel Sociale Dienst (24,0 VTE) zodat ze 5,9 % van de personeelsbezetting van 86,55 VTE uitmaken. AgO blijft zoeken naar mogelijkheden om de MOF verder af te bouwen zodat meer middelen kunnen ingezet worden op de primaire dienstverlening. 6

10 De andere functies van het BAO en de Stafdiensten die geen MOF-functies zijn omvatten 5,6 VTE. Deze omvatten o.a. het secretariaat en de ondersteuning van de leidend ambtenaar en de gevolmachtigd onderhandelaar, beheer hospitalisatieverzekering, veranderingsmanagement vakantieopvang, contractbeheer dienstverlening. Kern-AgO mag volgens de VTE-norm die de Vlaamse Regering oplegt over 63,6 VTE beschikken. Met een geraamd VTE van 62,55 blijft kern-ago binnen de afgesproken norm. Dit genereert op zich geen ruimte voor andere dan vervangingswervingen voor sleutelfuncties, omdat deze norm moet samen gelezen worden met de koppen -norm. AgO moet in dit kader t.o.v. juni 2011 een vermindering met 9 koppen doorvoeren. Op 1 januari 2013 zullen we structureel een vermindering met 4 koppen gerealiseerd hebben. Het uitvoeringsplan naar 2014 toe geeft aan dat we de nog te resteren vermindering zullen halen. Er is nog geen rekening gehouden met het effect van het aandeel van AgO in de bijkomende besparing van 100 miljoen op de personeelsgerelateerde uitgaven die de Vlaamse Regering besliste voor Na de BC13 zal er duidelijkheid zijn over de manier waarop deze besparing zal geventileerd worden en zullen indien nodig aanpassingen aan het OP13 doorgevoerd worden. Hoewel AgO zich loyaal inschrijft in de besparingsdoelstelling van de Vlaamse Regering, willen we toch wijzen op het feit dat, inzonderheid voor Vlimpers, de koppen - norm tot problemen aanleiding geeft: - Conform de beheersovereenkomst wil AgO hier meer entiteiten overtuigen om toe te treden en wil AgO de aangeboden diensten ook verder uitbreiden. - De agentschappen met rechtspersoonlijkheid die toetreden betalen voor de Vlimpers-dienstverlening en zijn ook bereid om, wanneer de noodzaak wordt aangetoond, voor de bijkomende personeelskost bij te dragen. Decretaal is dit ook mogelijk gemaakt. Maar, tenzij thans onvoorziene uitstroom van niet-sleutelfuncties, kunnen die middelen niet effectief aangewend worden. - Dit heeft ook een effect op de snelheid waarmee we entiteiten kunnen aanspreken, aanmoedigen, overtuigen om toe te treden en om, bij akkoord, hen ook effectief te integreren. Aangezien het hier vanuit AgO-standpunt eigenlijk om een vorm van externe financiering gaat, zouden dergelijke wervingen eigenlijk moeten kunnen geneutraliseerd worden voor de koppen -norm. * * * 7

11 3. Invulling geven aan strategische beleids- en organisatiedoelstellingen/principes beheersovereenkomst AgO wil gericht invulling geven aan de strategische beleids- en organisatiedoelstellingen/principes uit de beheersovereenkomst door: 3.1. Mee beleidsimpact te genereren naar 2014 toe: vanuit onze rol doen we dit in de eerste plaats door a) stapsgewijze te groeien als gemeenschappelijk dienstencentrum en b) P&O-synergieën helpen tot stand te brengen c) bij te dragen aan grote beleidsmatige projecten (Modern HR Beleid, staatshervorming, bijdrage regeerprogramma) a) Stapsgewijze groei als gemeenschappelijk dienstencentrum In zijn groei naar Gemeenschappelijk Dienstcentrum zoals vastgelegd in de beheersovereenkomst wil AgO niet alleen zelf bepalen welk aanbod het biedt, maar dit zoveel mogelijk doen in samenspraak met belanghebbenden. Het transitietraject rond Leren en Ontwikkelen uit 2012 zien we als een leerstap op een verder pad. AgO zal in het eerste semester 2013 een gedetailleerde klantenbevraging doen met oog op noden peilen binnen de administratie, en dit als eerste insteek voor een verder traject in omtrent het verder vorm geven van het meest gewenste totaalaanbod. AgO zet daarvoor in 2013 een verder vervolgtraject uit. We doen in 2013 oefening om tot verdere inzichten te komen voor strategische discussie over aanbod, (directiecomité AgO, klantenforum-cag, beleid). Uiteindelijk willen we komen tot uitgangspunten en principes per dienstenpakket omtrent betalende, niet-betalende, standaard en optionele dienstverlening per pakket. Dit betekent ook: op organisatievlak steeds verder doorgedreven (inhoudelijke) keuzes maken, het voorzien van structurele behoeftenbevragingen, tevredenheidsmetingen, het maken van dienstverleningsafspraken, enz.. Met oog op verbeterde communicatie van het aanbod zal AgO in 2013 ook de website (inclusief catalogus) vernieuwen. Er heeft al een eerste overleg plaatsgevonden om ons plan voor nieuwe website af te stemmen op het overkoepelend platform Om ook op een dieper niveau verder tot afstemming te komen, worden de overlegverbanden met P&O-verantwoordelijken, om samen behoeften en expertise te bespreken, ervaringen uit te wisselen (kennisdraaischijf) en over concreet aanbod en noden te spreken ook geïntensifieerd en verder uitgewerkt. Dit sluit ook aan bij het strategisch opzet om P&O-synergieën helpen tot stand te brengen en zo tot meer organisatie-overkoepelende efficiëntie te komen (zie verder). Voor Het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers is het specifiek ook de bedoeling een meerjarenprogramma op te zetten dat niet alleen betrekking heeft op het systeem zelf, maar ook de link legt naar de managementondersteunende diensten. 8

12 Met oog daarop wordt een strategisch seminarie op 21 februari 2013 voorbereid, om dit meerjarenprogramma te lanceren. Het opzet is om ook topmanagement te betrekken in dit traject. Zowel de invalshoek van de MOD s, als de noden van het management zijn immers belangrijk. b) P&O-synergieën trachten tot stand te brengen Zoals is opgenomen in de beheersovereenkomst streeft AgO er in meerjarenperspectief naar om flexibel P&O-capaciteit te capteren en elders in te zetten binnen de Vlaamse overheid synergiën te ontwikkelen. Samen met partners doen we ook aan kennisopbouw en kennisontwikkeling. Alle dienstverleningspakketten voorzien hiervoor verdere initiatieven. P&O Synergie in de meest zuivere vorm gaat over het kunnen opzetten van een virtuele organisatie. Een mooi voorbeeld hiervan vloeit voort uit de lopende masterclass Coaching. In april 2012 werd vanuit het N-project Coaching en AgO een oproep gelanceerd bij alle 240 collega s die de vierdaagse basistraining coachende vaardigheden hebben gevolgd, om deel te nemen aan een vervolgtraining die leidt tot het verwerven van certificaat van volwaardige coach. Er werden eerder strenge selectievoorwaarden geformuleerd. Naast de motivatie van de deelnemer is ook het mandaat van de leidinggevenden om zich nadien 20 procent van de tijd te kunnen vrijmaken voor coaching cruciaal. De training voor 15 kandidaten startte in september 2012 en loopt tot februari De certificeringen zijn voorzien voor april-mei AgO zal na de opleiding zelf ook 2 adviseurs elk voor 20 procent van de tijd gaan inzetten als coach. Het nieuwe afdelingshoofd dat voor advies- en dienstverlening bij AgO aan de slag gaat, volgt ook deze training. Daarnaast zal AgO, in samenwerking met deze coaches, onderzoeken hoe zowel individuele als teamcoachingtrajecten veranderd worden, o.a. ook in het kader van de nazorg BUE. De AgO-activiteiten proberen grotendeels te stimuleren om tot verdere P&Osynergieën te komen. Daarvoor worden deels nieuwe activiteiten opgezet en deels beroep gedaan op de bestaande netwerkformules (HR-netwerk, Klachtennetwerk). Een aantal acties die in 2013 ook op stapel staan omtrent P&O-synergie: - Binnen het project Tijdelijke mobiliteit als onderdeel van het sleutelproject Modern HR-beleid, wil men een VO-breed ondersteunend platform voor tijdelijke mobiliteit creëren, lanceren en beheren. Het zal een marktplaats zijn waarin aanbieders van talenten en vragers van talenten op elkaar worden afgestemd. AgO werkt binnen het project mee aan het opzetten van dit ondersteunend platform. AgO draagt ook bij aan het actief laten werken van de marktplaats. Verder zet AgO in op het professionaliseren van de aanbieders van talenten, met een focus op procesbegeleiders die kunnen worden ingezet bij het opzetten van innovatieve initiatieven. 9

13 - In het kader van de uitrol van het project transitie Leren : het verder opzetten van een netwerk van lokale P&O en vormingsverantwoordelijken i.f.v. aflijnen van een aanbod rond Leren & Ontwikkelen, ervaringen uitwisselen rond het thema, kwaliteitsopvolging van de dienstverlening. Qua opzet en werking staat dit netwerk naast het HR-netwerk. - Verder ook leernetwerken opzetten: o Op 19 maart organiseert AgO (clusters adviesverlening en BHM) een studiedag rond stakeholdermanagement met als doel goede praktijken met mekaar te delen. Het event zelf komt tot stand i.s.m. met de deelnemende entiteiten. De bedoeling is om ook verder bouwend op het event een soort van leernetwerk op te starten met mensen die in de praktijk bezig zijn met belanghebbendenmanagement (BHM), verder te leren uit mekaars ervaringen en goede voorbeelden blijven verspreiden. o Een adviseur van AgO is projectleider voor het project Retentiebeleid van het Modern HR-beleid. Binnen dit kader is ook een inspirerend lerend netwerk gelanceerd: het Zin?Ja!-netwerk, van, voor en door ervaren werknemers (geen leeftijdsgrens, alle niveaus, alle functies) in de Vlaamse overheid, die zin hebben in zinvol werk en die zich zinvol willen inzetten gedurende hun hele loopbaan. Het netwerk heeft als doel kennis, ervaring en goede praktijken te delen i.v.m. motivatie en inzetbaarheid tot het einde van de loopbaan. c) Bij te dragen aan grote beleidsmatige projecten Modern HR-beleid Naast deelname van de leidend ambtenaar aan de stuurgroep modern HR, zet AgO plusminus 600 MD (3 VTE) in voor de projectwerking. AgO ondersteunt het project Modern HR-beleid ook door het eigen aanbod en de accenten die het daarin legt. De inzet van VTE is dan ook veel ruimer te beschouwen. Een overzicht van de projecten is opgenomen in de Mededeling aan de Vlaamse regering van 11 januari We initiëren of werken sterk mee aan voornamelijk volgende projecten : o Proefproject uitwisseling ambtenaren met de Nederlandse overheid o Marktplatform tijdelijke mobiliteit/talentendatabank o Lerend netwerk talent, inclusief proeftuinprojecten o Lerend netwerk zinvol langer aan het werk blijven (Zin? Ja!Netwerk) o Instrumentenbox voor ervaren werknemers o Sensibiliseringssessies loopbaandenken o Digitalisering e-vto en e-ploeg o Functiefamilie middenkader in functieniveaumatrix o Ontwikkeling nieuw beloningsgebouw + pilootprojecten als voorbereiding bijdrage regeerakkoord o Mobiele pool procesbegeleiders innovatieve arbeidsorganisatie o Mobiele pool coaches 10

14 o Aangepaste competentieprofielen leidinggevenden (alle niveaus) o Aangepast competentiewoordenboek Vlaamse overheid Er zijn volgende specifieke activiteiten in deze projectwerking: - deelname/ondersteuning in stuurgroep en voor het programmamanagement (klankbord) - projectleiderschap voor het project Retentiebeleid, inclusief het Zin?Ja!-kernteam en het begeleiden van de P&O-werkgroep loopbaandenken. - projectleiderschap van het deelproject Trajecten voor leiderschapsontwikkeling en potentieeldetectie leidinggevenden als onderdeel van het project Leiderschap 2020, kaderend binnen sleutelproject Modern HR beleid; - projectleiderschap van het deelproject Competenties leiderschap 2020 als onderdeel van het project Leiderschap 2020, kaderend binnen sleutelproject Modern HR beleid; - deelname aan de projectgroep Stimuleren van tijdelijke mobiliteit, kaderend binnen sleutelproject Modern HR beleid. - deelname aan het project loopbaanbeleid Vanuit de AgO-werking wordt ook aansluitende advies- en dienstverlening voorzien: - We bieden vanuit het team adviesverlening advies rond organisatieontwikkeling en vandaaruit nemen we rol op als ad hoc adviseur (project- en procesbegeleiding) en klankbord voor verschillende projecten van Modern HR beleid. Momenteel geven we deze ondersteuning o.a. via projecten: Loopbaanbeleid, Beloningsbeleid, Mobiliteit en Innovatieve Arbeidsorganisatie(IAO). -Onrechtstreeks is er bijvoorbeeld ook de vraag om de Personeelspeiling 2012 als nulmeting te gebruiken voor de projecten Modern HR-beleid. -Leiderschap(s)ontwikkeling ondersteunen we sterk. In het Klantenforum AgO kwam in het bijzonder de vraag dat AgO centraal mee een aanbod rond leiderschap en leidinggeven zou vormgeven. AgO zal in 2013 concrete ontwikkelinitiatieven (bijeenkomsten/fora) voorzien naar het top- en middenkader toe. Er wordt ook verder bekeken hoe AgO rond stafplanning top- en middenkader in 2013 verder initiatief kan ontwikkelen. Vb. beginnende kaders extra ondersteuning bieden binnen een voldoende veilige omgeving o.a. door intervisie en coaching. We plannen ook een tweedaags seminarie voor het middenkader. AgO voorziet o.a ook om ontwikkelinitiatieven rond leidinggeven in 2013 aan te bieden met korting op de reële kostprijs, vanuit de redenering dat we hierbij inspelen op (1) de beleidsaccenten van de minister, (2) de aandachtspunten vanuit de opeenvolgende personeelspeilingen en (3) de klemtonen van het project Modern HR-beleid. 11

15 Staatshervorming ondersteunen Rekening houdend met overkoepelende voorbereidingen en de uitwerking van een globaal programma zal de ondersteuningsvraag wellicht in 2013 nog niet zo groot zijn. Dep. DAR en Dep. BZ staan in voor de programma-aanpak en dit moet uitmonden in een Groenbroek tegen de zomer AgO neemt alvast deel aan het luik BZ als voorzitter van een deelprojectgroep P&O en als lid van andere projectgroepen. AgO zal in 2013 verder aftoetsen welke ondersteuning wenselijk is, op groeps- en individueel niveau. Bijdrage Regeerakkoord Rekening houdend met de overkoepelende bijdrage: De rol van AgO moet ook verder bepaald worden in functie van de programma-aanpak van het SG-forum, het CAG en DBZ (CAG-nota 14/11/2012). Concrete behoeften en aanpak terzake worden gevraagd aan secretaris-generaal DBZ. De omvang van de tijdsbesteding moet verder bekeken worden in functie van effectieve programma-aanpak waarbij het luik BZ mede afgeleid wordt vanuit een globale business-aanpak over de verschillende beleidsdomeinen heen. Binnen dit kader: P&O ook op beleidsniveau positioneren al strategische partner Met vast ondersteuningsaanbod meewerken aan beleidseffecten E&E, O&I, D&MO AgO werkt volgens de beheersovereenkomst vanuit drie strategische organisatieprogramma s waar het in deze regeerperiode vanuit de kernopdracht als ondersteunende partner voor het lijnmanagement m.b.t. personeel en organisatie (P&O) ook mee toewerkt naar beleidseffecten op het vlak van: - een efficiënte en effectieve overheid (E&E) - een open en innovatieve overheid (O&I) - een duurzame en maatschappelijk verantwoord ondernemende overheid (D&MO) AgO stelt in de beheersovereenkomst voorop om uit te groeien tot volwaardig gemeenschappelijk dienstencentrum waarbij de vraag van de klant centraal staat, dit past steeds binnen het beleid dat door de minister van BZ is uitgezet. Bij de toelichting over het concrete aanbod onder 4 en 5 geven we aan onder welke van deze programma s het aanbod grotendeels gesitueerd is. 12

16 3.3. In de verdere maturiteits-,efficiëntie-, diversiteits- en welzijn ontwikkeling van onze eigen AgO-organisatie focussen we in 2013 in het bijzonder op onderstaande: a) Maturiteit We zetten in 2013 prioritair verder in op de thema s van de Leidraad Organisatiebeheersing waar we bij de validatie-audit eind 2011 maturiteit 2 haalden: cultuur, communicatie, hrm, facility, ict-inclusief bcm, waar we voor diverse zaken ondertussen ook al aanbevelingen van IAVA voltooid hebben, maar waar we zelf ook verdere focus willen met de bedoeling ons te verzekeren van een stabiele maturiteit 3 voor de gehele organisatie. Het detail per thema van de Leidraad Organisatiebeheersing wordt weergegeven in bijlage 2. Een aantal accenten: - De organisatiestructuur voor de afdeling Advies- en Dienstverlening wordt geëvalueerd i.f.v. de inhoudelijke ontwikkeling van de afdeling, het tot stand brengen van de nodige kruisverbanden tussen de invalshoeken organisatieontwikkeling, personeelsontwikkeling en belanghebbendenmanagement en de managementaanpak van het nieuwe afdelingshoofd. Verdere aftoetsing met het beleid is ook belangrijk. - In het bijzonder zullen we aandacht besteden aan organisatiecultuur/integriteit via de evaluatie van de actieplannen , mede op basis van de resultaten van de Personeelspeiling 2012, en waar nodig vervolgacties voorzien. - We voorzien in de implementatie en verfijning van HR beleidsplan. - De uitwerking van een veiligheidsstappenplan, verdere uitwerking businesscontinuïteitsmanagement (bcm) en waar mogelijk uittesten basisversie i.s.m. andere betrokken entiteiten. - AgO sluit inzake het komen tot risicobeheer op procesniveau aan bij het traject dat IAVA VO-breed uitstippelt. Voor de afdeling Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers wordt ingezet op risicomanagement m.b.t. omgaan met persoonsgegevens verloningsproces. - De uitvoering van transitieplan voor het PEP 2014 met bijzondere aandacht voor ontwikkelnoden, uitvoering wervings- en bevorderingsplan. Gebeurlijk herwerken en aanpassen proces- en personeelsplan i.f.v. de concrete effecten van de gekozen maatregelen in het kader van het aandeel van AgO in de bijkomende besparing 2013 t.b.v. 100 miljoen euro op personeelsgerelateerde uitgaven. - We volgen in het bijzonder ook nog lopende aanbevelingen van IAVA op. Deze hebben betrekking op de thema s hrm (sluitstuk P&O-beleidsplan), financiën (tweede fase analytische boekhouding), risicomanagement op procesniveau. 13

17 b) Efficiëntie Via onze werking/aanbod trachten we mee te werken aan beleidseffecten rond meer efficiëntie in de Vlaamse overheid. Zie hiervoor doorheen dit ondernemingsplan (in het bijzonder m.b.t. programma E&E). De efficiëntie in ons eigen agentschap trachten we ook te verhogen door een hoger maturiteitsstreven (zie hiervoor). c) Actieplannen diversiteit/welzijn-preventie AgO maakt een jaarlijks diversiteitsplan op (bijlage 5). Op basis van actuele registratiecijfers eind 2012 (nog te ontvangen vanuit rapportering BZ) bekijken we dit nog verder voor verfijning. AgO stimuleert ook sterk diversiteit binnen de Vlaamse overheid via de bemiddeling voor stage- en leerwerkplaatsen (schoolstagiaires). In tijden van verminderde mogelijkheden om te werven, biedt dit kansen om doelgroepjongeren een kans te bieden binnen de Vlaamse overheid. AgO heeft een preventieplan dat verbeteracties bevat op 7 domeinen: arbeidsveiligheid, bescherming van de gezondheid van de werknemers op het werk, psychosociale belasting, ergonomie, arbeidshygiëne, verfraaiing van de arbeidsplaatsen en milieu. Er is een globaal preventieplan voor en een jaaractieplan 2013; het jaar 2012 werd geëvalueerd. Jaarlijks wordt het globaal plan bijgestuurd en een jaaractieplan opgemaakt. Het actieplan 2013 is goedgekeurd op het EOC van 4 februari * * * 14

18 4. Verder aanbod Advies- en Dienstverlening rond Personeels- & Organisatieontwikkeling Via ons ondersteuningsaanbod naar de managementklant toe trachten we ook mee te werken aan een meer efficiënte en effectieve overheid (E&E), open en innovatieve overheid (O&I) en duurzame en maatschappelijk verantwoord ondernemende overheid (D&MO). Hier geven we op grote lijnen het aanbod weer het verdere detail is weergegeven in bijlagen Leren, vorming en opleiding (programma D&MO) Het Agentschap voor Overheidspersoneel heeft in 2012 haar aanbod rond Leren en ontwikkelen onder de loep genomen. Onze partners en belanghebbenden werden hierbij betrokken. Het AgO open opleidingsaanbod voor 2013 legt het accent op kwaliteitsvol leidinggeven professionaliseren van P&O werken aan overheidsspecifieke expertise ontwikkelen van gedragscompetenties Naast het zelf organiseren van klassikale opleidingen zet AgO meer en meer in op andere leervormen, zoals e-learning, het stimuleren van leernetwerken en de ondersteuning van expertentiteiten die zelf hun kennis willen ontsluiten. De bedoeling is om verder aansluitend op het transitietraject van 2012 een meer doorgedreven regiefunctie op te nemen, verdere partnerschappen en P&O synergieen ook op te zetten. Inhoudelijk zetten we dus sterk in op ondersteuning van leidinggevenden: leiderschap o.a. via een tweedaags seminarie voor het middenkader en ook door te investeren in de natrajecten BUE. De instrumenten fufa en competentiewoordenboek zijn voor ons inderdaad zeer belangrijk. Als expertentiteit bieden we vorming aan m.b.t. het HR-instrumentarium (PLOEG, functiefamilies, enz.) en de professionalisering van de P&O medewerkers binnen de Vlaamse Overheid. AgO trekt ook het project "competentieprofielen leidinggevenden" - binnen project Leiderschap We versterken verder ook de ondersteuning (advies) m.b.t. het ontwikkelbeleidsplan van de entiteiten (het opzetten, implementeren en evalueren van een gerichte leeren ontwikkelstrategie op maat van de entiteit). Voor detail jaarplanning (doelstellingen/acties en koppeling aan de beleidsbrief): zie bijlage 1c excel leren. 15

19 4.2. Adviesverlening (programma E&E) - Entiteiten en enititeitsoverschrijdende initiatieven kunnen zoals de voorbije jaren ook weer rekenen op projectmatig advies. Volgende thema s krijgen prioritair aandacht natrajecten Personeelspeiling uitbouw van een innovatieve arbeidsorganisatie verandermanagement ontwikkelbeleidsplannen/ontwikkelstrategie op maat van de entiteit (zie hiervoor, vanuit transitietraject leren) - Er zal ook meer ingezet worden op ad hoc advies (minder dan 5 dagen). Er zullen daarvoor meer toolboxen worden gemaakt, die moeten helpen om entiteiten meer zelfredzaam te maken. - Adviesverlening en BHM werken samen om klanten te overtuigen van de mogelijkheden van een dienstverleningscharter als instrument voor verwachtingenmanagement in het kader van een kwaliteitsvolle dienstverlening. - I.v.m. raamcontracten ook: Verder op punt zetten wat AgO als essentiële onderdelen van een overeenkomst beschouwt: gebruik van raamcontracten met inbreng van AgO - consultants voor minstens de intake en kwaliteitsbewaking op het einde. Nagaan wanneer facturering via AgO al dan niet meerwaarde heeft. Overzicht van alle lopende raamcontracten van AgO maken en publiceren. Nagaan waar de opname van de figuur van de onderhandelingscentrale een meerwaarde kan betekenen t.a.v. de lokale besturen. Voor zelfde onderwerp geen gelijktijdige raamcontracten AGO-DBZ-Jobpunt tenzij aangetoonde meerwaarde: verdere afspraken hierover over maken in 2013, verbeterde ontsluiting. - Specifiek voor adviesverlening zeker te bekijken: een opvolgingstool waarbij zichtbaar gemaakt wordt voor welke projecten en ad hoc opdrachten adviseurs worden ingezet en wat er nog aan mensdagen beschikbaar is - versie intern voor intakeoverleg en versie extern om aan te geven in welke mate vragen al dan niet op korte termijn kunnen aangepakt worden. Voor detail jaarplanning (doelstellingen/acties en koppeling aan de beleidsbrief): zie bijlage 1a excel adviesverlening Bevragingsinstrumenten voor Belanghebbendenmanagement (extern belanghebbendenmanagement, Personeelspeiling, Bue) (programma O&I) - BUE inzetten als instrument voor kwaliteitsvol leidinggeven aansluitend bij Modern HR beleid. - Vanuit de resultaten van de Personeelspeiling verdere ondersteuning bieden aan de entiteiten bij interpretatie van resultaten en eerste stappen zetten. - Vanuit de evaluatie van de Personeelspeiling 2012, opstarten naar 2014 toe. Het afsprakenkader met het departement BZ wordt binnen dit kader ook bekeken. 16

20 - Aanbieden van instrumenten (toolbox/contracten) en daarin begeleiden van projecten gericht op consultaten van belanghebbenden. - Begeleiden entiteiten binnen bestaande raamcontracten Klantenbevragingen. Evalueren ook van het bestaande aanbod, met oog op mogelijke bijsturing. - Wat klantenbevragingen betreft: CAG vraagt aan AgO (18/10/2012) ontsluiting van benchmarkdata uit tevredenheidsonderzoeken uitgevoerd via het raamcontract met Dimarso zodat iedere entiteit de klantentevredenheid kan positioneren t.o.v. andere onderzoeken. - Klachtennetwerk organiseren en verder afstemmen met het beleid hieromtrent. Voor detail jaarplanning (doelstellingen/acties en koppeling aan de beleidsbrief): zie bijlage 1b excel bhm. 4.4.Vaste diensten (programma D&MO) AgO zet ook nog in op deze vaste dienstenpakketten die voornamelijk kaderen in duurzaam werkgeverschap: Vakantieopvang tijdens schoolvakanties - In elk VAC en in Brussel is er in elke vakantie een opvangaanbod met een externe partner. - In 2013 realiseren we opvangdagen. - Er staat een kortingenaanbod voor vakantieopvang op het agoweb. - De agentschappen met rechtspersoonlijkheid die nog geen klant zijn worden aangesproken en we verwerven minstens 1 nieuwe klant. - AgO start de voorbereidingen zodat in 2014 vakantieopvang kan opgestart worden in Mechelen (overname behouden aanbod OVAM +verbreden). - Er is een business case voor een aanbod in regionale steden. Wanneer er hiervoor financiering is kunnen concrete projecten opgestart worden. Beheer gemeenschappelijke raamcontracten welzijn: hospitalisatieverzekering, ziektecontrole, traumazorg Afsluiten van nieuwe contracten hospitalisatieverzekering (ingangsdatum 1/10/13) en traumazorg. Bemiddeling 20 bezoldigde leerwerkplaatsen en minstens 50 onbezoldigde stages voor doelgroepjongeren Dit vloeit voort uit een maatschappelijk engagement die de Vlaamse overheid biedt aan schoolstagiaires om de kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Tweedelijnsondersteuning rond Integriteit en Anders Werken/Telewerken Wat integriteit betreft zorgen we voor een continu ondersteuningsaanbod: instrumentendozen, dilemmatrainingen, maatopleidingen, ad hoc advies 17

21 Het nieuwe werken/anders werken/telewerken, inclusief het mee verder op punt van de structurele samenwerkingsverbanden met AFM, DBZ en eib in voorbereiding van en bij operationalisering van grote (her) huisvestingsoperaties. Project sociale bemiddeling De uitvoering van het project is momenteel opgeschort in afwachting van de resultaten van de aanvullende onderhandelingen m.b.t. het project sociale bemiddeling binnen de Vlaamse overheid. De voorzitters van ACOD en het FCSOD hebben immers m.b.t. de in het Sectorcomité XVIII gemaakte afspraken bezwaren geopperd tijdens een vergadering van Comité A. Momenteel lopen er besprekingen om dit project terug vlot te krijgen. * * * 18

22 5. Dienstverlening personeelsbeheerssysteem Vlimpers naar meerjarenprogramma voor verhoogde performantie (programma E&E) In de besparingscontext van 2013 én binnen een lange termijn perspectief willen we de aandacht concentreren op de totale performantie van de ondersteunende diensten met behulp van de Vlimpers instrumenten. Dit past ook in ons streven om mee te werken aan een efficiënte en effectieve overheid (E&E). Daarom wordt in 2013 werk gemaakt van een gezamenlijk meerjarenprogramma met de managementondersteunende diensten (MOD s) en het lijnmanagement, dat erop gericht is de synergie tussen systeembeheerder en systeemgebruikers te optimaliseren. Daarnaast zijn er uiteraard ook specifieke doelstellingen die exclusief of overwegend de verantwoordelijkheid zijn van de systeembeheerder in AgO/GVDC. De eerste zichtbare stap in het MJP wordt gezet met een strategisch seminarie op 21 februari De doelstelling is om tegen midden 2013 het MJP opstart klaar te hebben De basis voor optimale samenwerking en co-creatie met de gebruikers verstevigen door een gemeenschappelijk Meerjarenprogramma (MJP) Met de uitwerking van een Meerjarenprogramma Vlimpers tot 2015 wil AgO/GVDC samen met de MOD s een koers uitzetten die resulteert in een evenwichtig en coherent geheel van inspanningen in de recurrente werking en in de projectmatige werking. De scope is gericht op de totale performantie van de entiteiten die verantwoordelijk zijn voor het goede beheer en het goede gebruik van het Vlimpers systeem. Dit is ook het belangrijkste verschil met eerdere meerjarenprogramma s die beperkt waren tot het systeem zelf en het beheer. Een Meerjarenprogramma kan beschouwd worden als een actieplan dat zonder meer toepasbaar is voor de komende jaren in het scenario dat er geen belangrijke Vlaamse overheidsbrede organisatorische beslissingen genomen worden. Het garandeert dan dat er gewerkt wordt aan optimalisatie, samenwerking, alignering en kostenbewustzijn. Het verhoogt op die manier de kansen op een voldoende draagvlak voor eventuele verdere structurele beslissingen. Of het maakt aantoonbaar structurele beslissingen (deels) overbodig. Ook in scenario s waarbij er wel op korte termijn bredere structurele organisatiebeslissingen worden genomen m.b.t. MOF-rationalisatie e.d.m., is het denkwerk rond het Meerjarenprogramma nuttig en grotendeels recupereerbaar. Het Meerjarenprogramma moet ook de noodzakelijke aanvulling bieden voor de algemene besturing (governance) van het Vlimpers Personeelssysteem in een context waarin de huidige instrumenten (CAG, KAgO, Concept Dienstencentrum, financieel instrumentarium binnen klassieke begrotingscyclus, etc.. ) onvoldoende duidelijke of eenduidige antwoorden bieden voor Vlimpers. 19

23 Vooral de wijze waarop de klantensturing op dit ogenblik gebeurt is nog niet bevredigend. Het Meerjarenprogramma moet een oplossing bieden voor de Vlimpersklantensturing op grote lijnen en bij de fundamentele keuzes. AgO zal er bij de uitwerking van het Meerjarenprogramma zorg voor dragen dat er ruimte blijft om, zodra daar voldoende draagvlak voor is, het Vlimpers Meerjarenprogramma af te stemmen op of te integreren met een wenselijk Meerjarenprogramma voor de Gemeenschappelijke Systemen. Met oog op draagvlak zullen behalve MOD s ook leidend ambtenaren betrokken worden, zodat de noden van beiden kunnen worden meegenomen. Het is ook de bedoeling dat het Klantenforum van AgO (KAgO) kan toezien op een goede afstemming van dit Meerjarenprogramma op de ambities van de MOFrationalisatie en van het Modern HR beleid. Personeelsinzet Dit meerjarenprogramma in de steigers zetten en beheren zal van AgO heel wat energie vergen in Dit zal neerkomen op minimaal 1 VTE in totaal, maar zou, eens op de sporen, moeten renderen door een sterk verhoogde effectiviteit van (kwantitatief afgebouwd) overleg met de gebruikers en het relatiebeheer. Budget Behalve de kosten voor twee of drie (eendaagse) seminaries en/of studiedagen wordt niet voorzien dat er meerkosten (zoals door externe consultancy) zijn aan het MJP Vlimpers Verder zetten van de inspanningen om bijkomende gebruikersorganisaties te integreren in Vlimpers Het mikpunt dat volgens de beheersovereenkomst in 2014 moet bereikt worden, zal nog erg moeilijk te halen zijn. De weg naar de dekkingsgraad van 16 van de 31 betrokken rechtspersonen of personeelsleden van de is nog lang. Enkel de VRM, de VREG, Toerisme Vlaanderen en het Gemeenschapsonderwijs (en de meeste Strategische Adviesraden) zijn reeds aangesloten bij Vlimpers. In totaal zijn op 1 november (meestal kleinere) entiteiten met rechtspersoonlijkheid aangesloten en worden op 1 november 2012 de gegevens van personeelsleden beheerd. Enkel met een agressieve aanpak is er nog een kleine kans om het vooropgestelde doel te bereiken. Wat we daarvoor al zeker nodig achten: In een eerste stap, met ingang van 1 januari 2013, worden de tarieven om Vlimpers te gebruiken sterk gereduceerd. Aan de instapkost kan niet zoveel gedaan worden zonder in te teren op de eigen begroting omdat er externe kosten (licenties e.d.) moeten doorgerekend worden. Maar de recurrente gebruikskost zou drastisch kunnen verminderd worden tot op of onder het niveau van de concurrerende aanbieders. Dit is haalbaar door deze tarieven niet volledig kostendelend te zetten, maar te vertrekken van de marginale meerkost bij een bijkomende aansluiting. 20

24 Daarnaast is het belangrijk dat er vanuit het Vlimperssysteem verbeterde managementrapportering kan worden aangeboden. Dit zou dan ook dringend moeten gaan opgezet worden, in samenwerking met het departement BZ. Het team binnen DBZ focust nu enkel op de beleidsrelevante rapportering, en vertrekt vanuit beleidsmatige prioriteiten. De prioriteiten van de huidige en zeker de toekomstige klanten van Vlimpers worden hieraan ondergeschikt gemaakt. Deze zou immers vaak moeten afstappen van een bestaande dienstverlening waar ze wel een of andere vorm van managementrapportering hebben. AgO kan op deze manier ook moeilijk een gebruiksvriendelijk uniek loket voor de Vlaamse overheid aanbieden en promoten waar het Vlimpers gebruikend management terecht kan. Het agressieve scenario zou inhouden: een intensieve en actieve prospectie en op basis daarvan de haalbaarheid van een voldoende aantal aansluitingen inschatten. Als blijkt dat een aantal organisaties ernstig overweegt om op 1 januari 2014 de overstap te doen is het ook belangrijk dat vervolgens een plan kan worden uitgerold om de nodige menskracht te mobiliseren. Het gaat vooral over projectleiders, die op basis van gedegen projectervaring en ondersteund door een reeds uitgewerkte blauwdruk van integratieprojectplan organisaties integreren. Hoe één en ander haalbaar is binnen de VTE en koppen beperkingen die ook aan AgO werden opgelegd, is zeker nog niet duidelijk; dit moet verder uitgeklaard worden. Wel is duidelijk dat een dergelijke aanpak niet werkbaar is als er niet voluit kan worden gegaan. Dit alles moet zich immers afspelen in de eerste 3 à 4 maanden van 2013, gezien de vrij lange doorlooptijd die voor een kwaliteitsvol integratietraject nodig is. Wij gaan ervan uit dat alle maatregelen en randvoorwaarden voor een dergelijke agressieve aanpak niet op zo n korte termijn kunnen gerealiseerd worden. Daarom geven we de voorkeur aan een aanpak waarin het zwaartepunt een jaar later gelegd wordt. De integratie van een belangrijk aantal nieuwe gebruikers heeft dan plaats in 2014, om op 1 januari 2015 operationeel te zijn. In 2013 wordt aan de kwalitatieve verbeteringen en aan de randvoorwaarden gewerkt. Maar ook in dit meer realistische scenario is het noodzakelijk om de tarieven vanaf 1 januari 2013 betekenisvol te reduceren, vanuit een kostprijsbepaling op basis van marginale meerkost. Verdere tariefverlagingen kunnen dan vanaf 2014 in het vooruitzicht gesteld worden, mits bijkomende aansluitingen gerealiseerd worden. Dit alles zal de aandacht trekken van potentiële toekomstige gebruikers, die hun business case zullen moeten herbekijken. In een eerste beweging willen we de tarieven per loonrun (waarvan er 14 per jaar zijn) voor de huidige betalende klanten terugbrengen van de huidige 14 naar 9,5. Dit tarief laat nog steeds toe om de kost van een bijkomend personeelslid (gefinancierd door inkomsten op de DAB) en de onderhoudskost ten belope van de 570 betalende dossiers te dekken. 21

25 5.3. Doelen voor GVDC in 2013 (AgO Ondernemingsplan) het waarschijnlijke omgevingsscenario waar we vanuit gaan op dit moment Om voor 2013, ondanks de onzekerheden over de toekomstige omgeving en toekomstige beslissingen, toch een min of meer eenduidige planning te kunnen opmaken willen we vooraf expliciteren vanuit welk naar ons gevoel meest waarschijnlijke omgevingsscenario we vertrekken. Wij gaan op dit moment zelf uit van het volgend overkoepelend scenario: - Er zijn geen echt grote wijzigingen in het globale landschap van de management ondersteunende diensten. Het GVDC werkt vanuit AgO als centrale dienstverlener verder samen met de personeelsdiensten van de Ministeries en een aantal betalende klanten. De samenwerking wordt wel intenser, wellicht worden de personeelsdiensten wat kleiner in aantal, en worden ze globaal kwalitatief sterker. - Onze inspanningen om een betekenisvol aantal nieuwe gebruikersorganisaties te overhalen tot Vlimpers toe te treden volstaan niet om op 1 januari 2014 het kwantitatieve mikpunt van de beheersovereenkomst te bereiken. We gaan er van uit dat we toch 1 nieuwe entiteit kunnen aansluiten en de sterke interesse van een aantal anderen wekken die zouden kunnen toetreden in De voorliggende planning voor 2013 is zoals eerder aangegeven ook bruikbaar voor andere mogelijke VO-overheid-organisatiescenario s waarvoor op eerder korte termijn zou kunnen geopteerd worden (vb. een versnelling in de MOF-hergroepering, een globale optimalisatie van de dienstverlening vanuit een model van co-existentie van een beperkt aantal systemen, een sterkere druk om toe te treden door de expliciete toepassing van het volg of verklaar principe..) maar moet uiteraard desgevallend bijgestuurd worden. In geval van erg afwijkende scenario s, zoals een beslissing tot volledige hergroepering van de personeelsdiensten, of een verschuiving naar externe dienstverleners, wordt de waarde van het jaarplan veel relatiever, maar toch kunnen bepaalde onderdelen zeker nog hergebruikt worden voor de andere koers. In de mate dat besluitvorming over de financiering van de gemeenschappelijke systemen resulteert in formules die erg afwijken van de huidige, zal uiteraard ook de planning moeten bijgestuurd worden. Voor het Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum (GVDC) zelf stellen we een beperkt aantal verbeterdoelstellingen voor 2013 voorop. Deze achten wij realiseerbaar in een context die beschreven werd in de hoger vermelde aannames over de omgeving en mits de in het personeelsplan van AgO voorziene kwantitatieve en kwalitatieve personeels aangroei voor het GVDC reeds voor een groot gedeelte in 2013 kan gerealiseerd worden (wat betekent dat het GVDC over 18 VTE kan beschikken in 2013). 22