MEDEDELING AAN DE VLAAMSE REGERING. Positionering en werking van het voorzitterscollege

Transcriptie

1 DE MINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING EN DE VLAAMSE MINISTER VAN BINNENLANDS BESTUUR, INBURGERING, WONEN, GELIJKE KANSEN EN ARMOEDEBESTRIJDING MEDEDELING AAN DE VLAAMSE REGERING Betreft: Positionering en werking van het voorzitterscollege Inspelen op actuele maatschappelijke uitdagingen en de evolutie naar een netwerkmaatschappij vergt een netwerkoverheid die kiest voor netwerksturing. Netwerksturing vraagt een sterke interactie en afstemming, zowel binnen de administratie, tussen politiek en administratie als met de maatschappelijke actoren. Het Voorzitterscollege heeft een strategische positie om deze opdracht op overkoepelend ambtelijk niveau op te nemen. Bij de oprichting van het Voorzitterscollege werd zijn taak en opdracht conform het Regeerakkoord als volgt omschreven: De rol van het Voorzitterscollege bestaat erin de samenwerking tussen de administratie en de regering verder uit te bouwen en te dynamiseren. Het zal met andere woorden een brugfunctie vervullen tussen de regering en het topmanagement. Verder krijgt het college de verantwoordelijkheid om op overkoepelend niveau de samenwerking tussen de overheidsdiensten onderling te ondersteunen en er mee zorg voor te dragen dat de verkokering tegengegaan wordt en de Vlaamse overheid met één stem spreekt. Het college zal ook organisatorische beslissingen kunnen nemen binnen de gegeven delegatie. Het Voorzitterscollege en de Vlaamse Regering (VR DOC.0068/1) gaven aan dat de taak van het Voorzitterscollege erin bestaat: 1. bruggen te bouwen, zowel met het politieke niveau als intern; 2. mee de strategische lijnen van de organisatie en de werking van de overheid uit te tekenen; 3. het beleid inhoudelijk af te stemmen of te coördineren om verkokering tegen te gaan; 4. de rol van spreekbuis van en voor de administratie te vervullen; 5. beleidsdomeinoverschrijdende en interbestuurlijke samenwerking, netwerking en kennisdeling te versterken. Het Voorzitterscollege past zijn werking aan om op die terreinen het verschil te kunnen maken. Het stelt zich daarbij de volgende vragen: Hoe kunnen we flexibel en verbindend inspelen op maatschappelijke uitdagingen zodat we die meer resultaat- en klantgericht kunnen opnemen?, Hoe kunnen we ons beter organiseren om met één stem te spreken?, Welk soort leiderschap is daarvoor nodig? Het Voorzitterscollege heeft een toekomsttraject opgezet dat past in dit brede kader. Pagina 1 van 5

2 Verschillende lopende initiatieven sluiten hierop aan en zetten in op een vernieuwende Vlaamse overheid : - Het groenboek bestuur geeft diverse voorzetten voor de rol en het functioneren van de overheid (in relatie tot de samenleving, andere overheidsniveaus enzovoort). Vooral de voorstellen over een geïntegreerde en wendbare overheid sluiten daarbij aan. Naast de noodzaak om organisatorisch sneller te kunnen inspelen op verandering evolueert de overheid naar een netwerkspeler die uitdagingen interactief aanpakt, waarbij alle spelers een bijdrage kunnen leveren (zowel intern en extern als interbestuurlijk). - De transitiesporen in de Visienota 2050 focussen op uitdagingen in disrupties en visievorming op lange termijn. - Er wordt een managementgroep samengesteld om netwerkleiderschap te faciliteren, zoals onder meer aangegeven in de beleidsbrief bestuurszaken. 1. Toekomsttraject van het Voorzitterscollege Uit een zelfevaluatie van de werking van het Voorzitterscollege kwam naar voren dat de klassieke werkwijze en opstelling van het Voorzitterscollege niet voldoen aan de actuele behoeften. Het Voorzitterscollege werkte te veel als een formeel besluitvormend orgaan en te weinig op het strategische niveau. Het had te weinig oog voor procesverloop en voor een gedeelde agendasetting. De focus lag op interne, organisatiegerichte aangelegenheden en operationele kwesties. Daardoor had het Voorzitterscollege een beperkte impact. Het Voorzitterscollege had dus een andere opstelling en aanpak nodig om zijn legitimiteit te versterken. Om performanter te werken en de strategische visievorming en inhoudelijke beleidsafstemming meer aan bod te laten komen, werd gekozen voor een vernieuwingstraject. Het vernieuwingstraject moest in eerste instantie een antwoord bieden op de volgende vragen: Wat moet of kan er op de agenda van het Voorzitterscollege komen?, Hoe kunnen we de taakstelling resultaatgericht invullen?, Hoe vullen we de relatie van het Voorzitterscollege tot het politieke niveau in?, Hoe willen we intern in de brede Vlaamse administratie staan?, Hoe brengen we de blik van buiten naar binnen en vice versa? Het traject werd begeleid door prof. dr. Patrick Kenis, academisch expert organisatieontwerp en samenwerkingsverbanden van de Tilburg University. 2. Het afsprakenkader Het toekomsttraject gaf aan dat het Voorzitterscollege de diverse uitdagingen kan aangaan op voorwaarde dat duidelijk afgebakend is in welk kader het kan functioneren. Het Voorzitterscollege hanteert nu een afsprakenkader om zijn sturing en werking te oriënteren. Het Voorzitterscollege zet in op drie pijlers: 1. visievorming en aanpak van complexe beleidsuitdagingen; 2. interne organisatorische aangelegenheden op strategisch niveau, bijvoorbeeld HR, ICT en financiën, internationalisering; 3. kennisdeling en verbinding. Pagina 2 van 5

3 Iedere pijler vraagt een eigen invulling en aanpak. Met de eerste pijler heeft het Voorzitterscollege de ambitie om over de grenzen van beleidsdomeinen en bestuursniveaus heen onderlinge samenwerking en afstemming te ondersteunen. Zo wil het Voorzitterscollege in dialoog met de transitiemanagers de onderlinge samenhang bepalen tussen de transitieprioriteiten en tussen andere lopende en geplande initiatieven in de Vlaamse overheid. Het Voorzitterscollege wil de blik van buiten naar binnen brengen en samenwerking tussen relevante interne en externe partijen in netwerkorganisaties stimuleren. Het Voorzitterscollege houdt het overzicht over lopende organisatienetwerken om die zo mogelijk te ondersteunen en te faciliteren. In de tweede pijler (interne aangelegenheden) focust het Voorzitterscollege op visievorming op strategisch niveau: Waar willen we naartoe?, Welke strategische keuzes moeten we maken?, Wat zijn de krachtlijnen? Voor de interne aangelegenheden heeft het Voorzitterscollege de ambitie om ook collectieve beslissingen te nemen en strategische lijnen te adviseren. Een voorbeeld daarvan zijn de strategische opties van het Voorzitterscollege voor het vernieuwde loopbaan- en beloningsbeleid. De operationele invulling ervan zal zo veel mogelijk opgenomen worden door organisatienetwerken zoals het Strategisch HR-platform en de Vlimpers-stuurgroep; deze staan het Voorzitterscollege bij. Het Voorzitterscollege wil voeling houden met wat er leeft in de netwerken, en zoekt de gepaste governancestructuur daarvoor. De derde pijler gaat over kennisdeling en verbinding. Het Voorzitterscollege initieert en stimuleert netwerkinitiatieven die een bijdrage leveren aan kennisdeling en ervaringsuitwisseling, bijvoorbeeld het seminarie voor het topmanagement van midden mei. Het college stemt daarover af met de bestaande kanalen zoals MOVI. Onder deze pijler vallen ook contacten met relevante strategische partners en overheden, zoals het overleg met Nordrhein-Westfalen en Nederlandse SG s. Deze opstelling en de aanpak van de drie pijlers impliceert dat het Voorzitterscollege gaandeweg meer de rol zal opnemen van strategisch knooppunt in een netwerkorganisatie en meer een regiefunctie dan een hiërarchische rol zal vervullen. Het Voorzitterscollege volgt nu een aantal belangrijke trajecten die de beleidsdomeinen overstijgen, om te zien of ze qua aanpak en governance gefaciliteerd en versterkt kunnen worden: Is er duidelijkheid over de doelstelling en verantwoordelijkheden?, Hoe loopt het proces?, Worden de juiste partners erbij betrokken? Het Voorzitterscollege wil de methodiek van de trajecten en de afstemming ertussen ondersteunen in samenspraak met de initiatiefnemers. Om die rol als knooppunt daadwerkelijk op te nemen, volstaat het niet dat het Voorzitterscollege de lopende of nieuwe initiatieven maandelijks overloopt. De voorzitter, de leden en het secretariaat van het Voorzitterscollege moeten die rol doorlopend vervullen. Zo zullen de leden van het Voorzitterscollege en ook andere leidend ambtenaren rechtstreeks participeren in organisatienetwerken. Ze koppelen daarover op regelmatige basis terug aan de collega s. Dat laat toe om de regie- en integratorrol flexibel in te vullen en op het juiste tijdstip thema s voor bespreking voor te leggen aan het Voorzitterscollege. Zo kan het Voorzitterscollege zorgen voor draagvlak, sturing en facilitering, zonder dat het zich strikt hiërarchisch gaat verhouden ten aanzien van die initiatieven. Pagina 3 van 5

4 Het afsprakenkader is een groeitraject om performanter te werken en op structurele wijze samenwerking en verbinding te stimuleren. Het Voorzitterscollege wil engagement en collectief leiderschap bevorderen door vertrouwen en ruimte te geven om te zoeken naar goede oplossingen. Het Voorzitterscollege zet erop in om rond de strategische lijnen en keuzes, samen met de collega s in de managementcomités, een organisatiebreed draagvlak tot stand te brengen. Het politieke niveau is in die netwerkbenadering een cruciale partner. Het Voorzitterscollege stelt de volgende werkvormen voor om de politiek-ambtelijke samenwerking en dialoog te versterken: - De agendaplanning van het Voorzitterscollege wordt in interactie met het politieke niveau opgemaakt. De kabinetten worden uitgenodigd om voorstellen voor mogelijke strategische thema's voor de werkplanning te signaleren. - Het afsprakenkader impliceert dat de politiek-ambtelijke samenwerking deel uitmaakt van de dagelijkse werking. Door operationeel samen te werken in concrete dossiers kunnen het politieke en ambtelijke niveau samen groeien in het opnemen van taakstellingen, en leren ze elkaars rol en meerwaarde erkennen. Zowel informele als formele dialogen zijn belangrijk, ook als er geen nota s opgesteld worden. - Eén à twee keer per jaar overlegt het Voorzitterscollege met de kernministers. Dat overleg gaat minder over concrete inhoudelijke dossiers en focust meer op de dialoog over strategische aansturing, agendasetting en procesopvolging. - De standpunten van het Voorzitterscollege over concrete inhoudelijke dossiers kunnen met het politieke niveau worden besproken tijdens ad-hoc-vergaderingen als dat noodzakelijk is. Zo verloopt de politiek-ambtelijke dialoog interactiever en vlotter, waardoor we kunnen komen tot een gezamenlijk politiek-ambtelijk standpunt. - Het Voorzitterscollege werkt in een open samenwerkingsrelatie met directe rapportering aan de kabinetschefs. Na elke vergadering van het Voorzitterscollege bezorgt de voorzitter de kabinetschefs een heel korte samenvatting van de besproken punten en de gemaakte afspraken zonder bijlagen. De leden van het Voorzitterscollege krijgen een kopie daarvan. Pagina 4 van 5

5 Het Voorzitterscollege zal zijn werking verder volgens deze principes vorm geven. Om de politiekambtelijke dialoog te versterken zullen de bovenvermelde werkvormen verder uitgewerkt worden. De Minister-president van de Vlaamse Regering Geert BOURGEOIS De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding Liesbeth HOMANS Bijlage : afsprakenkader voor de sturing en de werking van het voorzitterscollege Pagina 5 van 5