COMMUNICATIEPLAN WAARDEN IN ACTIE VLM

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN WAARDEN IN ACTIE VLM NIEUWE WAARDEN VLM

2 Communicatieplan Waarden in Actie 1. Inleiding De Vlaamse overheid heeft vier nieuwe waarden (openheid, daadkracht, vertrouwen en wendbaarheid) geïntroduceerd. De VLM heeft die nieuwe waarden in haar missie geïntegreerd en geconcretiseerd. In dit communicatieplan worden acties beschreven om de waarden bij het personeel bekend te maken en om de personeelsleden de kans te geven zich de waarden eigen te maken. 2. Doel Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. De waarden zijn zichtbaar in de dagelijkse werking en samenwerking. Iedereen bij de Vlaamse overheid wordt uitgenodigd om de waarden te vertalen in zijn eigen woorden. Het project waarden in actie van de Vlaamse overheid heeft 5 doelstellingen: 1. Er is draagvlak voor de waarden bij de leidend ambtenaren. De leidinggevenden stralen de waarden uit in hun leiderschap. 2. Alle entiteiten van de Vlaamse overheid nemen de waarden op. Elke leidinggevende vertaalt de waarden naar het beleid van zijn organisatie. Zo worden de waarden ingezet als criterium en toetssteen bij het nemen van beslissingen. 3. Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. Elke medewerker vindt de waarden ook iets van zichzelf. De waarden zijn zichtbaar in de dagelijkse werking en samenwerking. Medewerkers spreken elkaar aan op de waarden. 4. De politieke verantwoordelijken en beleidsmakers staan achter de waarden en dragen ze mee uit. 5. De waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners. De burger (h)erkent de Vlaamse overheid als een waardengedreven organisatie: open, wendbaar, betrouwbaar en daadkrachtig. De gedragscode voor de medewerkers van de Mestbank, die sinds juni 2016 in voege is, is geënt op de vier waarden. 1

3 3. Strategieën Een cultuuromslag gebeurt top-down, bottom-up en horizontaal. Vandaar dat de Vlaamse overheid verschillende strategieën hanteert om de waarden te integreren in de organisatie. Het project waarden in actie wil: 1. Alle personeelsleden van de Vlaamse overheid informeren en sensibiliseren, zodat ze de vier waarden kennen en toepassen. 2. Experimenteren met andere kanalen, zoals kunst, om de waarden te doen (be)leven. 3. Doen door entiteiten en afdelingen te stimuleren om aan de slag te gaan met de waarden en door de waarden te integreren in overheidsbrede projecten. 4. Monitoren hoe de Vlaamse overheid werkt rond waarden, via instrumenten zoals de personeelspeiling. 4. Interne communicatie 4.1. Voor de leidinggevenden Dag van de leidinggevenden 2016 Op de dag van de leidinggevenden (10 oktober 2016) met als thema Verbindend leiderschap lanceren we de nieuwe waarden voor de leidinggevenden. We bieden in de namiddag een workshop interactief theater aan. Ook een infostandje tijdens de middagpauze behoort tot de mogelijkheden. Budget: max. xxx - De leidinggevenden stralen de waarden uit in hun leiderschap (verbindend leiderschap). - Elke leidinggevende vertaalt de waarden naar het beleid van zijn organisatie Voor alle personeelsleden Intranet Gedurende de hele projectperiode ( ) zullen er in totaal 10 berichten op het intranet verschijnen over de nieuwe waarden. Een deel van de berichten kan een multimediatoets hebben of roept op om zelf iets te doen. - Startverklaring is gepubliceerd in juni Oproep om voorbeelden te geven van hoe we de waarden concreet maken. - Ev. een poll: Hoe vind ik dat de VLM scoort op de vier waarden? (soort nulmeting) en Hoe waardegedreven ben ik zelf al? (m.a.w. in hoeverre 2

4 match ik zelf al met de VLM-waarden?) (cfr. de company match test bij Schoenen Torfs). - Oproep om foto s in te sturen of acties op te zetten rond de 4 waarden (zie 4.2.4). - Aankondiging Waardendag zie Bericht over de gedragscode voor Mestbankmedewerkers, die geënt is op de vier waarden. - Goede voorbeelden, berichten waar telkens één waarde centraal staat. - Verwijzing naar nieuwjaarsspeech 2017 van de gedelegeerd bestuurder met een passage over de waarden (zie 4.2.2). Zo mogelijk wordt nieuws van het Waarden in Actie-project van de Vlaamse overheid overgenomen of geïntegreerd in de intranetberichten. Verantwoordelijken: xxx, xxx, xxx Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen Nieuwjaarsspeech 2017 We reiken voor de nieuwjaarsspeech 2017 van de gedelegeerd bestuurder een passage aan over de nieuwe waarden. Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen Planningsgesprek Elke leidinggevende licht de waarden heel kort toe tijdens het planningsgesprek. In onderling overleg met de werknemer wordt beslist of in 2017 bijzondere aandacht wordt besteed aan één van de vier waarden. Hier kan eventueel een ontwikkelingsdoelstelling (vormingsbehoefte/persoonlijke werkpunt) aan gekoppeld worden. Opmerking: we moeten vroeg genoeg beginnen met het organiseren van deze actie; planningsgesprekken starten in november/december). Indien gewenst, worden de waarden en de bijhorende aanpassingen in de plannings- en evaluatieprocedure toegelicht in de AR. 3

5 - Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. - De waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners Oproep persoonlijke of groepsacties i.v.m. de nieuwe waarden: doe iets of toon iets We doen een oproep aan het personeel om op eigen houtje of in groep(cel, dienst, themanetwerk, procesdriehoek of willekeurige groep) een actie rond de nieuwe waarden te bedenken en uit te voeren. Bv. Hoe kan je in jouw project of in het themanetwerk of in de procesdriehoek meer openheid en daadkracht krijgen? Op de Waardendag kan men over die actie vertellen of er de neerslag van laten zien (bijv. via kengetallen, foto s, visual harvesting, ). Verantwoordelijken: xxx, xxx - Specifieke doelstelling: Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. Personeelsleden die dit wensen kunnen op deze manier creatief de waarden integreren en zo ervaren hoe de waarden binnen VLM beleefd kunnen worden Berichtje in 13 (e-magazine van de Vlaamse overheid) Een berichtje over onze waardendag in 13, het e-magazine van de Vlaams overheid. de waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners Themadag/Waardendag We organiseren een themadag voor alle werknemers op 24, 25 of 27 april 2017 in Brussel. Deelname is niet verplicht en kan ook per half dagdeel. Tijdens deze dag kunnen de personeelsleden door activiteiten en workshops meer voeling krijgen met de nieuwe waarden. De activiteiten zijn creatief en gericht op interactie (met elkaar in dialoog gaan, van elkaar leren). We kijken naar binnen en naar buiten (Hoe zien onze belanghebbenden ons op het vlak van de waarden?). s Morgens beginnen we met een spreker die een TED-talk/inspirerende lezing geeft (eventueel Stefaan van Muylders van Agentschap Jongerenwelzijn en peter van het project; of de bedrijfsleider van Torfs of JBC, organisaties in de profitsector die sterk waardengedreven werken) en zijn er keuzeactiviteiten. Voorbeelden voor keuzeactiviteiten zijn: 4

6 Handicaps-spel: de groep van ca. 10 personen krijgt een samenwerkingsopdracht. De hele groep moet zich verplaatsen naar een andere zaal, binnen de 30 minuten. Eén persoon kan niet zien, een andere kan niet horen, iemand kan niet spreken, iemand mag zijn armen niet gebruiken, nog iemand anders kan zijn benen niet gebruiken, enz. Nadien krijgt elk lid van de groep voor zichzelf de vragen: Hoe heb ik vertrouwen, openheid, daadkracht en wendbaarheid gegeven, gekregen en/of gemerkt? Wat maakte het mij moeilijk? Wat heeft mij geholpen? Eventueel kunnen de begeleiders, nadat dit alles in de groep besproken is, ook hun persoonlijke observaties geven. (duurtijd 1 uur) Mini-coachsessies: zijn mogelijk rond de vier thema s, de hele dag door. (duurtijd 1 uur). Je moet een min of meer concrete coachvraag hebben. Sessie yoga: met aandacht voor de vier thema s (duurtijd 1 uur) 5 minuten spreektijd (= speaker s corner) Discussies over de waarden in kleine groepen: open gesprekken of getuigenissen van eigen medewerkers (bv. wat betekent openheid voor jou?) Babbelbox Externen: hoe zien zij ons met die waarden? Verwijzen naar poll op intranet(soort terugkoppeling over resultaten kan ook visueel en hoeft niet noodzakelijk als workshop) Innovatieve markt/weergave van de individuele of groepsacties rond de waarden (zie 4.2.4) Fotowand (zie 4.2.4) Doe-sessies/ateliers: telkens wordt via één kunstvorm stilgestaan bij een of meer waarden: o Dans o Schilderij/beeldend werk o Improvisatietheater o Eventueel performance art. Je wordt bijv. uitgenodigd om door een wit vel papier te springen en daar je bevindingen bij te vertellen (cfr. vertrouwen). Interactieve sessies (in samenwerking met de vertrouwenspersonen/netwerk integriteit/.)over: o Participatie (openheid) o Mindmapping (daadkracht) o Neen zeggen (daadkracht, openheid, vertrouwen) o Aanspreken en aangesproken worden (openheid, vertrouwen, daadkracht, wendbaarheid) o.. De VLM zoekt voor deze dag, indien mogelijk, naar gratis zalen van de Vlaamse overheid, zoals bij Kind en Gezin of het Paleis der Academiën. 5

7 Budget: xxx - Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. - De waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners. Capaciteit: Er wordt een werkgroepje gevormd met de medewerkers die de themadag samen vorm geven. Werkgroep: 5 dagen. Max. 200 mandagen voor de aanwezigen (1 dag per deelnemer) Netwerkcafé Eind 2017 wordt een netwerkcafé georganiseerd in de CD, Regio West en Regio Oost ter afsluiting van het project Waarden in Actie. Dat wordt later nog concreet ingevuld. Mogelijke opties: resultaten tonen, invulling halen uit het gelopen traject, verhalen laten vertellen, filmpjes van Waardendag tonen, Budget: xxx - Elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. - De waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners Campagnebeeld We ontwikkelen een campagnebeeld/foto dat bij alle interne communicatie over de nieuwe waarden wordt gebruikt. Het visueel accent ondersteunt de invoering van de nieuwe waarden. Het beeld incorporeert de vier reeds ontwikkelde icoontjes van het project Waarden in Actie van de Vlaamse overheid. Het geeft aan hoe wij de waarden in de VLM toepassen. Het campagnebeeld bevat VLM-specifieke beelden die tonen wat de waarden voor ons betekenen. elk personeelslid kent de vier waarden, kan ze uitleggen en toepassen. 6

8 5. Externe communicatie 5.1. VLM-website Op de website van de VLM staan de waarden vermeld in de misse. Bezoekers kunnen hierop verder doorklikken om meer uitleg te krijgen over de waarden, elk afzonderlijk. We voegen nog het nieuw te ontwerpen campagnebeeld toe (cfr ). Capaciteit: 0 (staat al op de website) - Alle entiteiten van de Vlaamse overheid nemen de waarden op. - De waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners Sociale media De VLM zal de sociale media (Twitter, Facebook en LinkedIn) inschakelen om de nieuwe waarden bekend te maken. Dat kan een zeer kort berichtje zijn: De VLM heeft sinds korte vier nieuwe waarden: openheid, draagkracht, wendbaarheid en vertrouwen. (ev. met een korte illustratie of voorbeeld. Capaciteit: te verwaarlozen de waarden zijn zichtbaar in interactie met klanten en partners. 7