TEN BEHOEVE VAN DE CO 2 PRESTATIELADDER SHANKS NEDERLAND BV

Transcriptie

1 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN TEN BEHOEVE VAN DE CO 2 PRESTATIELADDER SHANKS NEDERLAND BV V E R S I E M A A R T

2 3.C.2. plan TEN BEHOEVE VAN DE CO 2 PRESTATIELADDER Inleiding... 3 Oorsprong prestatieladder... 3 Doel prestatieladder... 3 Transparantie... 3 wijze Shanks NL... 4 Jaarverslag Shanks... 4 Nieuwsbrief CO 2 voetafdruk... 4 Organisatie... 4 plan... 5 Inhoud rapportage C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 2

3 INLEIDING OORSPRONG PRESTATIELADDER De CO 2 -Prestatieladder is een instrument om bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen te stimuleren tot CO 2 -bewust handelen in de eigen svoering en bij de uitvoering van projecten. Het gaat daarbij met name om energiebesparing, het efficiënt gebruik maken van materialen en het gebruik van duurzame energie. In eerste instantie is de CO 2 -prestatieladder door ProRail ontwikkeld en sinds 2009 gebruikt voor aanbestedingen in de spoorsector. Maar al snel bleek dat ook andere aanbesteders en andere sectoren in het sleven de mogelijkheden van de ladder zagen en is in maart 2011 het beheer en verdere ontwikkeling van de CO 2 -Prestatieladder ondergebracht bij de Stichting Klimaat-vriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO). DOEL PRESTATIELADDER Het doel van de ladder is (1) bedrijven te stimuleren om de eigen CO 2 -uitstoot - en die van hun leveranciers - te kennen en (2) permanent te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de uitstoot als gevolg van de eigen svoering en de eigen projecten terug te dringen. De ladder stimuleert bedrijven vervolgens om (3) die maatregelen daadwerkelijk uit te voeren en bovendien (4) de verworven kennis transparant te delen en (5) samen met collega s, kennisinstellingen, maatschappelijke partijen en overheden actief te zoeken naar mogelijkheden om de uitstoot gezamenlijk verder terug te dringen. TRANSPARANTIE Door het intern en extern communiceren van het beleid, reductiedoelstellingen en geboekte voortgang, alsook het aangaan van een dialoog met overheid en NGO s wordt geborgd dat aangekondigde acties worden nagekomen. Interne beoogt de betrokkenheid van alle medewerkers in de organisatie te vergroten, ten behoeve van draagvlak voor de uitvoering van beleid en om gebruik te kunnen blijven maken van hun ervaringen en ideeën. Externe levert kansen doordat andere partijen het kunnen benaderen met nieuwe input of voorstellen voor samenwerken. De CO 2 prestatieladder vereist een plan waarin wordt aangegeven hoe de interne en externe is vormgegeven. Bijgevoegd document geeft weer op welke wijze Shanks Nederland BV haar CO 2 voetafdruk, haar ambities en behaalde resultaten zal communiceren. 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 3

4 COMMUNICATIEWIJZE SHANKS NL JAARVERSLAG SHANKS Al jaren publiceert Shanks een jaarverslag waarin een overzicht wordt gegeven van de belangrijkste ontwikkelingen en prestaties in het achterliggende jaar. Sinds 2009 is de CO 2 -voetafdruk een vast onderdeel in dit verslag. De relevantie CO 2 -emissies vanwege de sactiviteiten van Shanks en haar dochterondernemingen en de bijdrage aan het vermijden van emissies in de keten wordt in het jaarverslag gepresenteerd en van uitleg voorzien. Het jaarverslag is daarmee het centrale middel van Shanks voor wat betreft het afleggen van verantwoording over activiteiten van het laatste jaar (transparantie). In het eerstkomende jaarverslag zal de CO 2 ambitie, de aangepaste rekenmethode centraal staan en vervolgens zal er jaarlijks een doorkijk worden gepresenteerd van de behaalde resultaten en een of meerdere opvallende activiteiten op het gebied van CO 2 van Shanks of een haar bedrijven worden behandeld. Het jaarverslag wordt verzonden aan relaties, brancheverenigingen, landelijke overheidsinstellingen en collega-afvalbedrijven. De Shanks bedrijven ontvangen ook elk een oplage die vervolgens wordt verspreid onder de regionale klanten, overheden en andere geïnteresseerden. De totale oplage van het jaarverslag van Shanks is ca exemplaren. NIEUWSBRIEF CO 2 VOETAFDRUK In het voorjaar van 2012 zal Shanks in starten met het uitbrengen van een nieuwsbrief waarin haar prestaties op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen nader worden toegelicht. De ambities en prestaties op het gebied van CO 2 maken daar uiteraard onderdeel van uit. In de eerste versie hiervan zal voor wat betreft CO 2 uitleg worden gegeven over de ambitie, de reductiedoelstellingen en aanpak van Shanks op hoofdlijnen. Vervolgens zal elk half jaar een update worden opgesteld en verzonden naar de belanghebbenden. Gelijktijdig met het tot stand komen van de eerste nieuwsbrief zal er via de website van Shanks een nadere onderbouwing worden gepubliceerd voor de CO 2 berekening. Hierin zullen onder andere de gemaakte aannamen, de gebruikte kengetallen en (externe) referenties worden vermeld. ORGANISATIE Bedrijven leveren minimaal halfjaarlijks de CO 2 data aan via de webbased CO 2 applicatie. Shanks zal de cijfers aggregeren en de CO 2 voetafdruk vaststellen. De country manager EHS is verantwoordelijk voor bepalen CO 2 voetafdruk. Het Shanks jaarverslag en de nieuwsbrief MVO (waar CO 2 onderdeel van uitmaakt) worden opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie van Shanks Nederland BV. De manager corporate heeft de leiding over het tot stand komen van de nieuwsbrief en het beheer van de verzendlijst van het jaarverslag en nieuwsbrief van Shanks. De bedrijven onderhouden hun eigen verzendlijst. Het lid van CO 2 werkgroep houdt overzicht bij van de wijze van de bedrijven en koppelt dit terug aan Shanks (bijvoorbeeld tijdens periodiek overleg CO 2 werkgroep). 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 4

5 De nieuwsbrief zal verschijnen in november (rond de bekendmaking van de halfjaarresultaten van Shanks Group) en april. Het jaarverslag verschijnt jaarlijks in september. COMMUNICATIEPLAN In het kader van het opstellen van een beleid voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) heeft Shanks in 2011 een overzicht gemaakt van de (externe) belanghebbenden, de interesse van elke groep op de diverse thema s van MVO en de wensen op het gebied van (transparantie). Voor het plan voor de CO 2 prestatieladder is gebruik gemaakt van dit overzicht en zijn vereisten vanuit de CO 2 prestatieladder hieraan toegevoegd. In onderstaand overzicht wordt aangegeven hoe Shanks de verschillende belanghebbenden zal informeren over de ambitie, doelstellingen en resultaten op het gebied van CO 2. Belanghebbenden Frequentie Werkwijze Verantwoordelijk NVT 1 x per half jaar Invoeren CO 2 data door bedrijven Personen toegang tot CO 2 applicatie 1 x per half jaar Controle CO 2 data met brondocumenten Controller Shanks 1 x per half jaar Vaststellen CO 2 voetafdruk Shanks EHS Country Manager Shanks 1 x per half jaar Opstellen nieuwsbrief / jaarverslag 1 x per half jaar Vaststellen nieuwsbrief / jaarverslag Directie Shanks NL Medewerkers 1 1x per half jaar Shanks stuurt nieuwsbrief naar bedrijven Klanten (overig) Klanten bouwsector onder medewerkers of verwerken gegevens in eigen richting medewerkers Shanks stuurt nieuwsbrief naar landelijke klanten onder eigen klanten Shanks stuurt nieuwsbrief naar landelijke klanten, onder eigen klanten Lid CO 2 werkgroep Lid CO 2 werkgroep Lid CO 2 werkgroep 1 Hiermee worden de medewerkers van de Shanks bedrijven in het algemeen bedoeld. De verantwoordelijke personen met taken op het gebied van CO 2 reductie of reductieplannen zijn betrokken bij het monitoren van verbruiken of de voortgang van projecten en vanuit dien hoofde geïnformeerd. Met betrekking tot informatie over ontwikkelingen Shanks breed worden zij op eenzelfde wijze geïnformeerd als alle overige medewerkers binnen de bedrijven 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 5

6 Belanghebbenden Frequentie Werkwijze Verantwoordelijk Overheid 1 x per jaar via jaar indien men zich aanmeldt voor nieuwsbrief Shanks Group 1 x per half jaar Shanks stuurt nieuwsbrief naar Shanks Group Omwonenden van Shanks bedrijven Milieuorganisaties (NGO) Branche organisaties Andere aanbieders recycling diensten 2 x per jaar indien men zich aanmeldt voor nieuwsbrief Relevante data (geproduceerde energie, vermeden emissies) worden meegenomen in rapportage financiële data aan Shanks Group Shanks stuurt nieuwsbrief naar bedrijven, naar omwonenden EHS Country Manager Lid CO2 werkgroep INHOUD RAPPORTAGE Ambitie & Reductiedoelstelling - De Shanks Ambitie & Reductiedoelstelling op het gebied van CO 2 zal in de eerste nieuwsbrief en het eerstvolgende jaarverslag worden behandeld - De Shanks CO 2 Reductiedoelstelling zal vervolgens in elk volgend moment worden gebruikt Voortgangsrapportage - Elk halfjaar zal in de nieuwsbrief de voortgang van geselecteerde CO 2 -projecten worden gegeven. Jaarverslag - In het jaarverslag zal de CO 2 voetafdruk over het jaar, de behaalde resultaten (reductie), en de voortgang van geselecteerde projecten worden gegeven. - Separaat wordt op internet de onderbouwing gegeven van de rekenwijze, de scope, definities, kengetallen en referenties. Indien er wijzigingen in 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 6

7 scope/definities of kengetallen worden doorgevoerd zal dit ook in het jaarverslag expliciet worden genoemd. - Het hoofdstuk over de CO 2 voetafdruk zal ook als nieuwsbrief worden gepubliceerd en aan iedereen worden verstuurd die zich op de website van Shanks heeft aangemeld 3.C.2 COMMUNICATIEPLAN SHANKS NL INZAKE CO2 PRESTATIELADDER 7