Bedrijfsplan Vastgoed Afdeling Grondzaken / Team Vastgoed Dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer Gemeente Helmond

Transcriptie

1 Bedrijfsplan Vastgoed Afdeling Grondzaken / Team Vastgoed Dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer Gemeente Helmond Helmond, november 2008

2 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding en samenvatting..3 Hoofdstuk 2 Evaluatie bedrijfsplan Organisatie Eigenarenonderhoud Omvang vastgoedportefeuille Financiële resultaten Onderhoudsbeheer en capaciteitsaanpassingen onderwijsgebouwen Marktconforme huren Bouwprojectmanagement en advieswerkzaamheden..8 Hoofdstuk 3 Doelstellingen en Kernactiviteiten Doelstellingen Vastgoed Kernactiviteiten Zorg eigendomstoestand van de gebouwen Projectleiding (ver)nieuwbouwplannen en sloop Coördinatie en sturing van de exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen Advisering.. 11 Hoofdstuk 4 Interne organisatie en Bedrijfsvoering Algemeen Interne organisatiestructuur Bedrijfsvoering Exploitatie Huren, in- en extern Onderhoud Kapitaallasten Verzekering en belasting Beheerkosten Projecten en advies Algemene advisering Begeleiding realisatie projecten 18 Hoofdstuk 5 Financieel perspectief Exploitatie uitkomsten Weerstandsvermogen Voorziening onderhoud gemeentegebouwen Uitgangspunten exploitatie beheer gemeentelijke gebouwen Algemeen Kapitaallasten Onderhoud Begeleiding Vastgoed Verzekeringen en OZB Kosten beheer in het kader van de exploitatie Diversen Huur derden en interne huren Uitgangspunt bij bouwprojectmanagement en advieswerkzaamheden Overzicht te verwachten financiële resultaten Bijlage I : Overzicht Vastgoed objecten. 23 Bijlage II : Overzicht objecten van derden 27 Bijlage III : Overzicht onderhanden werk per oktober

3 Hoofdstuk 1 Inleiding en samenvatting Voor u ligt het derde bedrijfsplan van Vastgoed dat nu voor de periode 2009 tot en met 2012 is opgesteld. Vastgoed is een team van de afdeling Grondzaken van de Dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer en functioneert als een profit-centre. Vastgoed heeft bijna m2 eigen gebouwen in beheer, verdeeld over ca. 100 objecten. Die gebouwen worden zo goed mogelijk geëxploiteerd. Naast de organisatie van het eigenarenonderhoud verricht Vastgoed taken op het gebied van bouwmanagement en -advies. Er werken 10 mensen in vaste dienst. Daarnaast wordt zonodig capaciteit ingehuurd. Het bedrijfsplan begint in hoofdstuk 2 met een evaluatie van een aantal belangrijke aspecten die in het bedrijfsplan aan de orde zijn gesteld. De doelstellingen van Vastgoed en de kernactiviteiten die daaruit voortvloeien worden in hoofdstuk 3 besproken. Hoofdstuk 4 gaat in op de interne organisatie en de bedrijfsvoering. De behaalde financiële resultaten over de periode komen in hoofdstuk 5 aan de orde. Daarin wordt tevens inzicht gegeven in het financiële perspectief voor de jaren Verder treft u een aantal bijlagen aan. Samenvatting Vanuit de doelstellingen (zie hoofdstuk 3) functioneert Vastgoed als een profit-centre binnen de gemeentelijke organisatie. Door al het vastgoed onder te brengen in één organisatorische eenheid is een belangrijke vooruitgang geboekt in het operationeel en strategisch beheren van de vastgoedportefeuille van de gemeente Helmond. Er is bovendien een specialisme gegroeid, dat er voorheen als het ware bij werd gedaan. Verder zijn door de centralisatie schaalvoordelen ontstaan, waardoor het vastgoedmanagement rendabel in eigen beheer kan worden uitgevoerd. De doelstellingen zijn ruimschoots bereikt, zoals mag blijken uit de evaluatie in het tweede hoofdstuk. In de periode zijn de bedrijfsresultaten van Vastgoed aanzienlijk verbeterd. De exploitatie heeft zich positief ontwikkeld. Door de besluitvorming in 2005 is de financiële ruimte geboden om de onderhoudsplannen van de gemeentelijke gebouwen nagenoeg geheel te gaan uitvoeren. De onderhoudstoestand is op een objectief hoger niveau komen te liggen, bouwkundig en installatietechnisch, maar zeker ook qua veiligheid. Ook de door het concern opgelegde jaarlijkse taakstellingen voor een totaalbedrag van ruim 6,1 miljoen zijn gerealiseerd. Daarenboven kon in de afgelopen 4 jaar een extra afdracht aan het concern gedaan worden van meer dan 4,5 miljoen. Voor de periode kunnen de taakstellingen worden gecontinueerd en mag op grond van het meerjarenperspectief (zie hoofdstuk 5) worden verwacht dat exploitatieresultaten zich gunstig blijven ontwikkelen. De afdrachten zijn overigens ook nodig om hogere huren te compenseren. Vastgoed heeft, wat de dekking van de eigen bedrijfskosten betreft, in de afgelopen 4 jaar, als gevolg van efficiencyverbetering en schaalvergroting, tegen lagere tarieven gewerkt dan in de periode daarvoor. Er is jaarlijks sprake geweest van een klein overschot op de bedrijfskosten. Deze bedragen zijn toegevoegd aan de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen. De Vastgoedtarieven voor adviesdiensten en begeleiding van onderhouds- en bouwprojecten kunnen de vergelijking met die van externe bureaus zeker doorstaan. Ze leiden er althans niet toe dat Vastgoed in dit opzicht wordt gepasseerd. Integendeel: de opdrachtenportefeuille van Vastgoed blijft zo hard groeien, dat de eigen personele capaciteit tot 2011 volledig is bezet. Het blijft daarom nodig om ook personeel in te huren. Vastgoed werkt ook voor aan de gemeente gelieerde instellingen als scholen. Pagina 3 van 30

4 Hoofdstuk 2 Evaluatie bedrijfsplan Vooropgesteld wordt dat het bedrijfsplan 2005 een goede basis is geweest om de ingezette lijn tot verdere professionalisering uit te bouwen. De destijds door de Raad geaccordeerde beslispunten en de belangrijkste overige aspecten uit dat bedrijfsplan worden hieronder besproken Organisatie In de evaluatieperiode zijn de vastgoedactiviteiten volledig geïntegreerd in de overige werkzaamheden van de afdeling Grondzaken. Zo verzorgt Vastgoed het dagelijkse beheer van de panden van het Grondbedrijf en wordt intensief samengewerkt met de eenheid Transacties & Beheer van de afdeling Grondzaken als het gaat om de verhuur en verkoop van gebouwen. De inbreng van de juridische expertise binnen de afdeling heeft ertoe geleid dat de standaard in Vastgoedcontracten, overeenkomsten e.d. in belangrijke mate is verbeterd. Overigens, ook de samenwerking met andere afdelingen binnen de gemeente verloopt prima. Daarmee zijn intensieve werkrelaties gegroeid. Het aantal vaste medewerkers bij Vastgoed is gestegen tot 9,6. Regelmatig wordt extra capaciteit ingehuurd, omdat de taakstellingen niet alleen met het eigen personeel kunnen worden gerealiseerd. Binnen de in het vorige bedrijfsplan vastgestelde kaders heeft Vastgoed de eigen bedrijfskosten steeds weten te dekken Eigenarenonderhoud Op basis van de besluitvorming in de Raad is in de evaluatieperiode het onderhoudsbudget op het noodzakelijk geachte niveau gekomen. In 2008 bedraagt het budget ruim 2,2 miljoen voor de uitvoering van het eigenarenonderhoud. De middelen zijn o.m. gegenereerd door een zich steeds verbeterende exploitatie. Vanaf 2006 is er een begin gemaakt met het inlopen van tot dan toe uitgestelde onderhoudswerkzaamheden. Enkele voorbeelden daarvan zijn de renovaties van het Kasteel en Markt 213. Het Poortgebouw in de Kasteeltuin wordt in de periode 2008/2009 onder handen genomen. Ook andere monumentale panden zijn grondig gerenoveerd, zoals t Badhuis en Stadshobbycentrum t Baken. Ingrijpend, conserverend en esthetisch onderhoud, dat in het verleden vanwege het ontbreken van voldoende financiële middelen steeds moest worden uitgesteld, heeft plaatsgevonden aan bijv. het Stadskantoor, parkeergarage Doorneind en voormalig Aksent. Ook hier is een inhaalslag gemaakt. Zonder een beroep te doen op extra investeringsmiddelen is belangrijke vooruitgang geboekt m.b.t. de veiligheidsaspecten van vastgoedpanden: - het legionellaprogramma is uitgevoerd; - alle noodzakelijke maatregelen tegen instortingsgevaar van platte daken als gevolg van wateraccumulatie zijn genomen; - alle afkeurpunten van de Brandweer (die zij in haar continue controlerondes in het kader van de verlening van gebruiksvergunningen vaststelt) zijn verholpen in de gemeentelijke gebouwen; - liften, brandblusmiddelen, cv-ketels, sporttoestellen etc. worden periodiek gekeurd. In de komende jaren wordt het volledige programma uitgevoerd om alle elektrische installaties te laten voldoen aan de van toepassing zijnde NEN-normen. Daarmee is reeds een aanvang genomen. Vooruitlopend op dwingende, verscherpte regelgeving worden in overleg met de Brandweer nieuwe brandmeldinstallaties geplaatst in wijkhuizen. Veiligheidsaspecten in de gemeentelijke panden hebben de hoogste prioriteit. Het eigenarenonderhoud wordt georganiseerd door eigen mensen, die in belangrijke mate hebben bijgedragen aan de kwaliteit van de geleverde producten. De uitvoering zelf is geheel uitbesteed aan aannemers. Pagina 4 van 30

5 Op basis van technische inspecties zijn voor alle gebouwen meerjarenonderhoudsplanningen opgesteld waarvan de onderliggende gegevens zijn vastgelegd in een geautomatiseerd gebouwenbeheersysteem. Mede op basis van dit systeem worden prioriteiten gesteld en wordt het onderhoud planmatig aangepakt. Omdat de eigen onderhoudsmedewerkers steeds weer, ook op andere taakvelden moeten worden ingezet (en in de onderhoudswerkzaamheden fasering en herprioritering nu eenmaal wat makkelijker kan plaatsvinden) is er in het herinspecteren van de panden een achterstand ontstaan. Dat heeft gevolgen voor de actualiteit van de meerjarenonderhoudsplanningen. Door uitbreiding van de personele capaciteit zal de achterstand in de loop van 2009 worden ingelopen, om zodoende ook de begrotingscijfers op het meest actuele niveau te brengen Omvang Vastgoedportefeuille De kwantiteit en kwaliteit van het gemeentelijke gebouwenbezit worden in beginsel bepaald door de beleidsafdelingen en -doelstellingen van de gemeente. Vastgoed treedt hierbij, voor wat betreft de gebouwelijke aspecten, op als een belangrijk adviseur. Het huurdersbestand en het gebouwenareaal veranderen voortdurend. Als huren worden opgezegd, komen de leegstandrisico s voor rekening van Vastgoed, maar als het enigszins mogelijk is, worden de leegstaande panden weer zo snel mogelijk opnieuw bestemd en verhuurd. In een aantal gevallen is het echter verstandiger gebleken om panden te verkopen. De volgende areaalaanpassingen hebben de afgelopen jaren plaatsgehad. Onttrokken aan de Vastgoedexploitatie vm AZC Christus Koning a/d Deurneseweg verkocht vm IPZ a/d Zuid-Koninginnewal verkocht de Heipoort a/d Heistraat gesloopt de Bakkerij a/d Heistraat verkocht/ daarna gesloopt t Huukske a/h Willem Beringsplein verkocht Boerderij Kuijpers Binderen verkocht Centrum Buitenlanders a/d Molenstraat verkocht de Leonarduspastorie a/d Wethouder Ebbenlaan verkocht t Meyhuis a/d Parkweg gesloopt Gymzaal t Nieuwveld ontmanteld na brand De Maasvissers a/d Tamboerijnstraat verkocht vm Hubertusschool a/d Hindestraat verkocht/daarna gesloopt Woonwagenlocaties diverse locaties Exploitatie overgedragen aan corporaties Toegevoegd aan de Vastgoedexploitatie Sportaccommodatie Swift Sportaccommodatie Oranje Zwart Wijkhuis Brede School De Fonkel Kunstencentrum MFC de Veste Brandweerkazerne Brandevoort De Uilenburcht Stadshobbycentrum Con Brio Gemeentewerf Beemdweg Gymzaal Mariaschool Scouting Paulus bedrijfsplan 2005/overdracht MOeD bedrijfsplan 2005/overdracht MOeD verhuurde nieuwbouwaccommodatie verhuurde nieuwbouwaccommodatie verhuurde nieuwbouwaccommodatie nieuwbouw gekocht/gerenoveerd/verhuurd gekocht/gerenoveerd/verhuurd gekocht/verhuurd overdracht afd. MOeD (Onderwijs) verhuurde nieuwbouwaccommodatie Per saldo heeft Vastgoed ultimo 2008 ca.100 objecten in eigendom, exploitatie en beheer. Het aantal beheerde m2 brutovloeroppervlak (bvo) bedraagt bijna Voor het meest actuele overzicht wordt verwezen naar bijlage I Overzicht Vastgoed Objecten per 1 januari Daarnaast beheert Vastgoed panden van het Grondbedrijf, zie bijlage II. Pagina 5 van 30

6 2.4. Financiële resultaten In het vorige bedrijfsplan is afgesproken dat Vastgoed in de periode jaarlijks ca ,- aan het concern van de gemeente afdraagt. Deze taakstelling is ruimschoots gerealiseerd. Daarboven is het mogelijk gebleken extra afdrachten te doen. Exploitatieresultaten Vastgoed Jaar Taakstellingen Exploitatiesaldo incl. incidentele baten Totale afdracht aan concern Totaal Ook over het lopende boekjaar 2008 wordt een positief exploitatieresultaat verwacht. Als belangrijkste oorzaken van deze goede financiële ontwikkeling kunnen worden genoemd: het afstoten van incourante panden, betere bezettingsgraden, verbeterde huurinkomsten en reële exploitatieopzetten bij areaalvernieuwingen. De resultaten van al deze veranderingen in de verhuur en de samenstelling van het areaal hebben hun directe weerslag op de exploitatiesaldi van Vastgoed. Die zijn, zoals uit bovenstaande tabel blijkt, nog elk jaar positief geweest (zie ook hoofdstuk 5). Bij ongewijzigd beleid zullen deze positieve financiële resultaten blijven: in mindere mate door de invloed van incidentele baten vanwege de verkoop van panden, maar meer als uitkomst van de gesaneerde, gezonde eigen huishouding. Hoofdstuk 5 geeft het cijfermatige inzicht in de te verwachten exploitatieresultaten voor de periode Het weerstandsvermogen, noodzakelijk voor de opvang van onvoorziene risico s, is in de evaluatieperiode op het niveau van ,- gebleven. In relatie tot het aantal beheerde m2 brutovloeroppervlak (bvo) en de gestegen bouwkosten in de afgelopen jaren, is de hoogte relatief beperkt als er zich een meer omvangrijke calamiteit voordoet Onderhoudsbeheer en capaciteitsaanpassingen onderwijsgebouwen Met de vaststelling van het bedrijfsplan 2005 is besloten dat er initiatieven genomen worden die er toe leiden dat het onderhoudsbeheer en het projectmanagement voor verbouwingen en nieuwbouw van onderwijsgebouwen aan Vastgoed worden overgedragen. Gezien de onderwijswetgeving was en blijft het een nadrukkelijke voorwaarde dat overleg met en instemming van de betreffende schoolbesturen nodig zijn. Na een proefjaar heeft de Stichting Openbare Basisscholen Helmond aan Vastgoed de opdracht verleend om het volledige onderhoudsbeheer van de openbare basisscholen in Helmond te verzorgen. De stichting lift op deze wijze mee met de bouwkundige expertise van de gemeente en deelt in de synergie die het laten uitvoeren van werkzaamheden in grotere clusters met zich meebrengt. Het gaat hierbij om zes schoolgebouwen. Voor deze stichting verzorgt Vastgoed ook het projectmanagement voor de uitbreiding van enkele scholen vanaf de planontwikkeling tot en met de oplevering. Vastgoed ontvangt voor haar werkzaamheden een marktconform honorarium, waarover BTW wordt berekend. Via het concern is ook de beroepsaansprakelijkheid adequaat verzekerd. Voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel geldt een vrijstelling. Andere basisscholen zijn op de hoogte van deze dienstverlening door Vastgoed, maar maken daar nog geen of slechts beperkt gebruik van. Met de Stichting Katholiek Primair Onderwijs Helmond (14 scholen) vindt overleg plaats om op dezelfde manier als met de openbare basisscholen samen te gaan werken. De SKPOH moet daarover nog besluiten, maar kan ook voor andere partners kiezen of de huidige situatie ongewijzigd laten. De relatie is vooralsnog beperkt gebleven tot de volledige organisatie door de gemeente van het onderhoudsbeheer van basisschool de Fonkel. Pagina 6 van 30

7 Vastgoed heeft voor alle Helmondse basisscholen een collectief onderhoudscontract afgesloten voor de BORG-gecerticifeerde inbraak- en brandmeldinstallaties. Voor het Jan van Brabant College zijn provinciale subsidie-aanvragen verzorgd en is de uitbreiding van de school aan de Deltaweg vanuit de gemeente georganiseerd. Op ambtelijk niveau werkt Vastgoed intensief samen met de onderwijstak van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling en Dienstverlening, bijv. als het gaat om het beoordelen van de onderhoudsaanvragen van de diverse schoolbesturen en het toetsen van de bouwplannen van de scholen op de afgegeven beschikkingen. Eén van de Vastgoedmedewerkers is tijdelijk voor een aantal uren per week op de afdeling MOeD gedetacheerd om de werkdruk op dit terrein op te vangen en specifieke expertise in te brengen. Vastgoed zal in opdracht van deze afdeling ook het bouwmanagement van de nieuwe semi-permanente school in Brandevoort gaan verzorgen en dit gebouw vervolgens in beheer nemen Marktconforme huren In de besluitvorming van het voorgaande bedrijfsplan is bepaald dat Vastgoed zoveel als mogelijk marktconforme of kostprijsdekkende huren zou gaan hanteren. De toepassing daarvan is de afgelopen jaren het consequente uitgangspunt geweest in elke nieuwe verhuursituatie. In de bestaande verhuringen, zowel in- als extern, is het (contractueel) niet altijd mogelijk gebleken om de huren naar een meer marktconform tarief te tillen. Een ander aspect dat ook in het vorige bedrijfsplan aan de orde is gesteld, is dat de nieuw toegepaste huurtarieven meer eenduidig zijn geworden. Vergelijkbare objecten hadden in het verleden grote verschillen in de huuropbrengst, omdat de tarieven bijv. werden gebaseerd op de huurcapaciteit van de huurders of de toevallige lage boekwaarde van een pand, terwijl de marktwaarde van het betreffende object een hogere huur rechtvaardigde. Nu gelden de marktprijs (op basis van een makelaarstaxatie) en/of de bouwkosten van een nieuw of vervangend gebouw als basis voor de vaststelling van de huurprijs. Ook is in de totaliteit van de huuropbrengsten belangrijke vooruitgang geboekt. Volgens de begroting 2009 bedraagt deze bijna ,- De gemiddelde huuropbrengst (intern en extern) van een door Vastgoed verhuurde m2 brutovloeroppervlak is nu becijferd op ca. 75,- tegen een bedrag van ca. 55,- per m2 in De beoogde effecten worden dus gerealiseerd: geleidelijk verdwijnt door toepassing van het nieuwe verhuurbeleid de niet inzichtelijke, verborgen subsidiëring van organisaties via de huisvesting en worden de kosten zuiverder toebedeeld. Het huisvestingskostenbewustzijn van de huurders is er eveneens door bevorderd. Daar waar gesubsidieerde instellingen en organisaties niet in staat zijn geweest de hogere huren te betalen, zijn zij gecompenseerd via de subsidieprogramma s. Hierover heeft transparante politieke besluitvorming plaatsgevonden, wat eveneens één van de doelstellingen was. In het vorige bedrijfsplan is geconstateerd dat er nog steeds een aantal huurcontracten en huurafspraken waren, waarbij geen indexverhoging is geregeld. Hoewel de hierover opgestelde lijst substantieel is ingekort, geldt dat nog steeds voor een beperkt aantal wijkhuizen en een enkele peuterspeelzaal. Er resteren nog 6 gebouwen, waarvoor huurindexafspraken moeten worden gemaakt. Aanvankelijk betrof dat circa 30 verhuursituaties. In overleg met de huurders, de betreffende beleidsafdelingen en concernfinanciën zal Vastgoed in de loop van 2009 deze situatie volledig proberen recht te trekken. Uiteraard is daar de medewerking van de hurende organisaties voor nodig. Het spreekt voor zich dat de afgelopen tien jaar bij nieuwe verhuurovereenkomsten uitsluitend contracten met index-clausules zijn afgesloten. Pagina 7 van 30

8 2.7. Bouwprojectmanagement en advieswerkzaamheden Niet alleen de werkzaamheden in het kader van het eigenarenbeheer zijn uitgebreid, maar ook op het gebied van bouwprojectmanagement en advies en het organiseren van sloopprojecten is de taakomvang gegroeid. Hierbij werkt Vastgoed in strikte opdrachtgevers- en opdrachtnemersverhoudingen. Opdrachten en opdrachtgevers zijn zeer divers: dat varieert van het vervangen van de hekwerken van dierenpark De Warande in opdracht van de afdeling Beheer Openbare Ruimte van de dienst Stedelijke & Beheer, tot het schrijven van een technisch programma van eisen voor de nieuwe Brede School in Helmond Noord in opdracht van het schoolbestuur en het volledige project- en bouwkostenmanagement van de nieuwbouw Bibliotheek in opdracht van de Dienst Samenleving & Economie. Voor een meer uitgebreid inzicht wordt verwezen naar bijlage III Overzicht onderhanden werk, waarin - als momentopname- de belangrijkste actuele werkzaamheden in opdracht van derden zijn vermeld. Voor deze werkzaamheden ontvangt Vastgoed een vergoeding, waaruit de bedrijfskosten worden gedekt. Pagina 8 van 30

9 Hoofdstuk 3 Doelstellingen en Kernactiviteiten 3.1. Doelstellingen Vastgoed De doelstellingen van Vastgoed zijn t.o.v. het vorige bedrijfsplan onveranderd dezelfde gebleven: - het bewerkstelligen van een zo optimaal mogelijke exploitatie, waardoor extra financiële middelen worden gegenereerd die toegevoegd worden aan de algemene middelen; - de zorg voor het waardebehoud van de gemeentelijke gebouwen; - zorgen voor tevreden huurders, die naar behoren kunnen functioneren in de gemeentelijke gebouwen; - het managen van bouwprocessen binnen de kaders van tijd, kwaliteit en geld; - het leveren van adequate bouwkundige advisering aan opdrachtgevers. Vooral de realisatie van de exploitatiedoelen vraagt om een slagvaardige bedrijfsvoering en zakelijk beheer. Om die reden functioneert Vastgoed als een afzonderlijk profit-centre van de gemeente. De bestuurlijke en ambtelijke aansturing vindt plaats via een taakstellende begroting. Over de bereikte resultaten legt Vastgoed, zowel tussentijds als bij de jaarcijfers, verantwoording af. Vastgoed draagt voor de realisatie van de taakstelling een eigen verantwoordelijkheid, waar bij de uitvoering gebruik wordt gemaakt van een zekere vrijheid in handelen die past binnen de algemene beleidskaders van de gemeente. Het functioneren van Vastgoed wordt beoordeeld op basis van de behaalde resultaten en gerelateerd aan de doelstellingen Kernactiviteiten De realisatie van de doelstellingen vindt plaats via de uitvoering van de volgende kernactiviteiten: - het zorgen voor de eigendomstoestand van de gebouwen; - de projectleiding bij de realisatie van verbouwingen, nieuwbouw en sloop; - de coördinatie en sturing van de exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen; - advisering in algemene zin en het opstellen van diverse rapportages (taxaties, kostenramingen), programma s van eisen, haalbaarheidsonderzoeken, exploitatieberekeningen etc Zorg eigendomstoestand van de gebouwen De zorg van Vastgoed voor de eigendomstoestand van de gebouwen bestaat voornamelijk uit het eigenarenbeheer. Dit betreft: - het uitvoeren van het klachtenonderhoud; - het opstellen van de planning (in activiteiten, tijd en geld) van het eigenarenonderhoud op basis van herinspecties van panden (inclusief de optimalisering van het onderhoud en de vervanging van gebouwgebonden installaties); - het beheer van terreinen (hekwerken, bestrating, etc.); - de coördinatie, de voorbereiding (het besteksgereedmaken), de begeleiding en de budgetbewaking van het eigenarenonderhoud in de uitvoeringsfase; - het onderhoudsbeheer van sporttechnische voorzieningen in de binnensportaccommodaties en het bouwkundige onderhoud van de binnenzijde van een aantal panden; - het opstellen van globale richtlijnen vanuit het eigenarenbeheer met betrekking tot gebruikersonderhoud en schoonmaken; - het optimaliseren van het energiebeheer. Het uitvoeren van het eigenarenonderhoud geschiedt op basis van een meerjarenonderhoudsbegroting die door Vastgoed voor elk gebouw is opgesteld. Hierin is vastgelegd met welke activiteiten de gewenste kwaliteit van het gebouw gerealiseerd en/of gehandhaafd wordt. Naast het opstellen van meerjarenonderhoudsbegrotingen zorgt Vastgoed voor de besteksvoorbereiding en de opdrachtverstrekking van de onderhoudswerkzaamheden aan derden en houdt zij toezicht op de uitvoering daarvan. Vastgoed zorgt voor het eigenarenbeheer van alle gemeentelijke gebouwen met uitzondering van de gebouwen voor bijzonder onderwijs. Pagina 9 van 30

10 Projectleiding (ver)nieuwbouwplannen en sloop Wanneer panden worden verbouwd of nieuwbouw wordt gerealiseerd werkt Vastgoed op basis van geformaliseerde opdrachten voor interne of externe opdrachtgevers. In de opdrachtformulering worden afspraken gemaakt over taken, budgetten, fasering, planning, projectorganisatie, communicatie, honorarium etc. In de initiatieffase van een bouwproject treedt Vastgoed vooral op als adviseur en daarbij gaat het dan doorgaans om: - het opstellen van het functionele en technische programma van eisen; - het opstellen van kostenramingen en exploitatie-opzetten; - het toetsen van de haalbaarheid van bouwplannen. Bij de realisatie van bouwprojecten treedt Vastgoed in nagenoeg alle gevallen op als projectleider of projectcoördinator. Daarbij bewaakt zij de belangen van de opdrachtgever, tijdens zowel de planontwikkeling als de uitvoering van het project. Bij sloopplannen zorgt Vastgoed voor de voorbereiding, de opdracht tot sloop, het toezicht en de directievoering Coördinatie en sturing van de exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen Bij deze werkzaamheden gaat het vooral om het feitelijke beheer (de exploitatie) van de gemeentelijke gebouwen. Vanuit de doelstelling van Vastgoed wordt hierbij gestreefd naar een zo rendabel mogelijke exploitatie. De zorg voor het onderhoud van de gebouwen is zojuist al beschreven. De overige voor het beheer van belang zijnde aspecten zijn vooral: - verhuur/juridisch beheer; - aan- en verkoop panden; - financieel beheer. In het kader van de verhuur is Vastgoed verantwoordelijk voor de huurprijsvoorstellen en het (laten) opstellen van de noodzakelijke huurcontracten. Vastgoed bepaalt in overleg met de potentiële huurder (particulier, instelling of organisatie) en de betreffende bemiddelende vakdienst/afdeling de precieze huisvestingswens. Zij gaat na of binnen de eigen panden of die van het Grondbedrijf huurmogelijkheden aanwezig zijn. In voorkomende gevallen wordt nagegaan of via bouwkundige aanpassingen ruimten geschikt kunnen worden gemaakt. Alle condities en afspraken worden nauwkeurig in de huurovereenkomsten vastgelegd. De bestuurlijke advisering en verdere uitvoering m.b.t. het aan- en verkopen van panden voor de huisvesting van gemeentelijke of aan de gemeente gelieerde instellingen behoort eveneens tot de verantwoordelijkheden van Vastgoed. Deze taak moet echter niet verward worden met de aankopen die het Grondbedrijf in het kader van de grondexploitatie doet. Vastgoed maakt in die gevallen wel gebruik van de aanwezige kennis bij het Grondbedrijf en volgt de daar gebruikelijke procedures. Voor verkoop komen alleen die gebouwen in aanmerking die niet (meer) noodzakelijk zijn voor de huisvesting van organisaties, waarvoor de gemeente vanuit haar maatschappelijke achtergrond een zekere huisvestingsverplichting heeft en die daarnaast niet bijdragen aan een optimale exploitatie. Er kunnen echter strategische redenen zijn om panden juist niet te verkopen. In geval van verkoop van panden is altijd een punt van overweging of de herontwikkeling die daaruit voortvloeit, past binnen de gemeentelijke beleidsuitgangspunten. Het financiële beheer komt via de begroting tot uitdrukking. Hierin worden de rechten en verplichtingen van Vastgoed inzichtelijk gemaakt. De begroting vormt gedurende het jaar de basis waarop het financiële beheer van Vastgoed zich richt. Het gaat daarbij vooral om het tijdig in rekening brengen van vorderingen, de zorg dat deze vorderingen ook juist worden afgewikkeld en het erop toezien dat verplichtingen rechtmatig worden aangegaan. Bij de uitvoering van het financiële beheer vervult de afdeling Ondersteuning & Control van de dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer een belangrijke rol. Het vorenstaande betreft vooral de exploitatie van Vastgoed. Pagina 10 van 30

11 De rechten en verplichtingen met betrekking tot de projecten komen in de bijbehorende kredieten en budgetten tot uitdrukking. Ook deze worden door voornoemde afdeling O&C vastgelegd en bewaakt Advisering Vastgoed wordt door zowel het gemeentebestuur als de vakafdelingen regelmatig betrokken bij de bestuurlijke en beleidsmatige advisering aangaande allerhande huisvestingaangelegenheden. Dat betreft zeker niet alleen het leveren van de bouwkundige-technische expertise, als er bijv. een pand wordt aangekocht, maar vooral ook: - het opstellen van programma s van eisen (functioneel en technisch) bij verbouwingen en nieuwbouwprojecten; - bouwkostenadvisering; - het aanleveren van investeringsramingen voor verbouwingen, nieuwbouw en het onderhoud van gebouwen; - het maken van exploitatie-opzetten in het kader van de nieuwbouw, verhuur of aankoop van gebouwen; - de bemiddeling in huisvestingsverzoeken van organisaties; - het bezien van herontwikkelingsmogelijkheden van panden; - het verrichten van taxaties voor verzekeringsschades (dienst Middelen & Ondersteuning); - het energiebeheer; - het beoordelen van investeringsaanvragen van derden. E.e.a. krijgt doorgaans zijn beslag in de vorm van haalbaarheidsonderzoeken. In toenemende mate neemt Vastgoed deel in breder samengestelde ambtelijke projectgroepen. Pagina 11 van 30

12 Hoofdstuk 4 Interne organisatie en Bedrijfsvoering 4.1. Algemeen Voor het realiseren van de doelstellingen van Vastgoed is het belangrijk dat de werkzaamheden worden verricht vanuit de filosofie van een profit-centre. Dit betekent dat een zakelijke en bedrijfsmatige handelwijze voorop staat. Een dergelijke handelwijze stelt zekere eisen aan de organisatie van Vastgoed en vraagt ook om een bedrijfsvoering die daarop is afgestemd. De maatschappelijke achtergrond waartegen Vastgoed in een aantal gevallen moet functioneren veroorzaakt beperkingen in de uitvoering van bedoelde zakelijke en bedrijfsmatige aanpak. De resultaten met betrekking tot de verhuringen van gebouwen aan instellingen, waarbij de gemeente een zekere huisvestingsverplichting heeft, staan hierbij het meest onder druk Interne organisatiestructuur Vastgoed functioneert als een zelfstandig team van de afdeling Grondzaken van de dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer. De interne organisatiestructuur van Vastgoed volgt rechtstreeks uit de in hoofdstuk 3 weergegeven activiteiten. Onderstaand schema moet niet zozeer worden gezien als het weergeven van afzonderlijke sub-afdelingen, maar meer als een groepering van de te onderscheiden activiteiten. Feitelijk worden hier de taakvelden van Vastgoed aangegeven. Om de verantwoordelijkheid per taakveld duidelijk te kunnen stellen wordt er naar gestreefd om voor de betreffende werkzaamheden vaste medewerkers of een vast team van medewerkers aan te wijzen. Afdeling OC/AC Administratief/economische ondersteuning en control Financieel beheer Teammanager Vastgoed Eerstverantwoordelijke Dagelijkse leiding Coördinatie werkzaamheden Aansturing projecten Exploitatie Juridisch/ financieel beheer/verhuur Zorg voor rendabele exploitatie-uitkomsten Verwerven/vervreemden Beheer & Onderhoud Eigenarenonderhoud Beheerplannen Klachtenonderhoud Meerjarenonderhoudsplanningen Uitvoeringsprogramma s Voorbereiding / realisatie Energiebeheer Projecten en Advies Advisering Projectleiding Projectcoördinatie Voorbereiding/ realisatie Slopen Deelname projectgroepen Werken derden Pagina 12 van 30

13 Vastgoed kent de volgende vaste formatie: Teammanager Vastgoed 1,0 fte Technisch medewerker Vastgoed 2,0 fte Administratief medewerker Vastgoed 1,6 fte Senior medewerker Vastgoed/onderhoud 1,0 fte Projectleider Vastgoed 4,0 fte Totaal 9,6 fte Om te voorkomen dat er personele overcapaciteit ontstaat, wordt de vaste formatie zo beperkt mogelijk gehouden, totdat blijkt dat het werkvolume een structureel karakter heeft. Indien het werkaanbod daarom vraagt, wordt eerst het wat lager gekwalificeerde werk (zoals toezichthoudende capaciteit) ingehuurd, zodat vooral projectcoördinatie- en leiding door de eigen, vaste medewerkers gedaan kan blijven worden. Op basis van het onderhanden werk is de huidige, eigen formatie overigens t/m het jaar 2011 volledig bezet. Er wordt nu 1,4 fte ingehuurd. De in het schema onderscheiden administratieve/economische ondersteuning van Vastgoed wordt verzorgd door de afdeling Ondersteuning & Control van de dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer. Het gaat hierbij om de administratievoering, het bijhouden van termijnkalenders, budgetvotering- en bewaking, financieel-economische advisering in brede zin, het samenstellen van de begroting en de jaarrekening op dienstniveau, advisering van Vastgoed in het kader van organisatie en ontwikkeling, etc Bedrijfsvoering In het schema hierboven worden de drie belangrijkste taakvelden van Vastgoed onderscheiden: - exploitatie - beheer & onderhoud - projecten en advies Omdat het beheer & onderhoud in feite een afgeleide, maar wel een heel belangrijke taak vanuit de exploitatie is, wordt deze hieronder ook als één van de onderdelen in het kader van de exploitatie besproken Exploitatie De hier bedoelde exploitatie heeft betrekking op de zuivere beheertaak van Vastgoed. De volgende aspecten, die ook in de begroting van Vastgoed als zodanig worden onderscheiden, spelen voor de uitkomst van de exploitatie een belangrijke rol: - huren in- en extern; - onderhoud; - kapitaallasten; - verzekering en belasting; - beheerkosten Huren, in- en extern Uit de begroting van Vastgoed blijkt dat de huuropbrengsten de belangrijkste inkomstenbron voor Vastgoed zijn. Vastgoed kan huren zowel intern bij de vak- of beleidsafdelingen als extern bij de gehuisveste organisaties in rekening brengen. Ook combinaties zijn mogelijk. Gebouwen ten behoeve van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie of onderdelen daarvan (zoals het stadskantoor) of objecten met een zeer specifieke bestemming, zoals parkeergarages, worden belast met alleen een interne huur. Slechts enkele gebouwen kennen een volledige externe, door de gehuisveste organisatie, betaalde huur. De meeste gebouwen, in het bijzonder de panden die bestemd zijn voor de huisvesting van maatschappelijke en sociaal/culturele instellingen, worden belast met een interne huur (ten laste van de vakdienst waaronder de gehuisveste instelling resorteert) in combinatie met een externe huur die rechtstreeks bij de huurder in rekening wordt gebracht. Pagina 13 van 30

14 De achtergrond hiervan is de volgende. Bij het onderbrengen van alle gebouwen bij Vastgoed heeft de budgettaire neutraliteit voor de gemeente in de Vastgoedexploitatie voorop gestaan. Dat werd bewerkstelligd door de bestaande huurafspraken te respecteren en daaraan te verbinden dat de aanwezige nadelige saldi door de betreffende vakdienst aan Vastgoed werden vergoed. Omgekeerd werden (enkele) voordelige saldi aan de vakdiensten uitgekeerd. De op deze wijze verrekende bedragen worden als interne huren verantwoord en jaarlijks geïndexeerd. Jaarlijkse indexeringen van zowel de feitelijke huurbedragen als van de bedragen die bij de inbreng als exploitatietekort zijn aangemerkt, alsook de gedaalde kapitaallasten van Vastgoedpanden door de lineair toegepaste afschrijvingsmethodiek, zijn er de oorzaak van dat inmiddels voor de meeste gebouwen baten zijn ontstaan die de daar tegenoverstaande lasten overtreffen. Het jaarlijks indexeren van het met de gemeentelijke diensten te verrekenen bedrag zal ook in de komende periode worden voortgezet. Dit geldt ook voor de huren die rechtstreeks bij de maatschappelijke en sociaal/culturele instellingen in rekening worden gebracht, tenzij de bestaande contracten zich daar tegen verzetten. Dat betreft nog enkele verhuursituaties, zoals hiervoor is gemeld. Ten aanzien van de hoogte van de huur zal zoveel mogelijk een kostprijsdekkende of marktconforme huur worden gehanteerd. Door een te lage huurstelling is in een aantal gevallen sprake van een niet inzichtelijke, verborgen subsidiëring via de huisvesting en ontbreekt het aan een zuivere toedeling van kosten, die goede besluitvorming bemoeilijkt. In het vorige bedrijfsplan is hier uitvoerig bij stilgestaan. In de afgelopen jaren is deze situatie in een aantal gevallen rechtgetrokken zodra zich daarvoor de mogelijkheden aandienden. Een aantal organisaties is, via volledig transparante besluitvorming, voor de gestegen huurkosten gecompenseerd middels een directe subsidie. Bij de inbreng in Vastgoed van nieuwe gebouwen zal steeds het criterium van budgettaire neutraliteit voor de Vastgoedexploitatie worden gehanteerd. Dat betekent dat indien de exploitatielasten niet kunnen worden gedekt uit de daar tegenoverstaande huuropbrengsten de vakdienst die belang heeft bij deze inbreng het aanwezige tekort aan Vastgoed vergoedt. Dit geldt ook voor eventuele bouwkundige aanpassingen en/of het treffen van technische voorzieningen in de investeringssfeer. Deze voorzieningen worden alleen door Vastgoed uitgevoerd als daar volledige kostendekking tegenover staat Onderhoud Deze paragraaf zal zich beperken tot het eigenarenonderhoud, waarbij de volgende onderdelen behandeld worden: - kwaliteitsniveau; - beheerplan; - onderhoudsplannen. Kwaliteitsniveau Eén van de doelstellingen van Vastgoed is het waardebehoud van de gemeentelijke gebouwen. In dat kader is onderhoud een belangrijk aspect waarop Vastgoed zijn bedrijfsvoering richt. Het onderhoud dat door Vastgoed wordt uitgevoerd is gericht op: - onuitstelbaarheid; - het voorkomen van gevolgschade; - continuïteit van de verhuur; - esthetische uitstraling van de gebouwen die daarvoor in aanmerking komen. Met deze criteria is ook het waardebehoud van de gebouwen gediend. Feitelijk gaat het dus om het in goede staat houden van de gemeentelijke gebouwen. Pagina 14 van 30

15 Beheerplan Het onderhoud aan de gebouwen wordt uitgevoerd op basis van een beheerplan. Daartoe zijn voor alle panden meerjarenonderhoudsplanningen opgesteld. De uitvoeringsprogramma s worden zoveel mogelijk aan deze planningen ontleend. Concretisering van de onderhoudswerkzaamheden vindt plaats op basis van een (her)inspectie van de betreffende gebouwen. De uit te voeren onderhoudswerkzaamheden worden met bijbehorende kostenraming in een uitvoeringsplan vastgelegd. Uitgangspunt is dat de uitvoeringsplannen vóór 1 maart van elk jaar worden vastgesteld en dat de huurders over de uitvoering worden geïnformeerd. Onderhoudsplannen Voor de planning van het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen wordt gebruik gemaakt van het geautomatiseerde gebouwenbeheersysteem Homerun for Windows. In dit systeem is een aantal specifieke gebouwgegevens vastgelegd: unieke gebouwcodes, adresgegevens, cartotheek-gegevens (hoeveelheden per gebouwonderdeel), meerjarenonderhoudsactiviteiten voor een tijdpad van vijftig jaar, contractgegevens, klachtenregistraties, uitgevoerd planmatig onderhoud en kostenregistraties. Alle gebouwen zijn geïnspecteerd en beoordeeld op de actuele onderhoudstoestand. De inspectiegegevens zijn opgenomen in voornoemd systeem. Gemiddeld komen de onderhoudskosten uit op ca. 2,3 miljoen per jaar (prijspeil 2009, niet geïndexeerd). De onderhoudsactiviteiten zijn in het geautomatiseerde systeem gerubriceerd naar de volgende vijf urgenties: onderhoud niet uitstelbaar, planmatig noodzakelijk onderhoud, onderhoud 1-3 jaar uitstelbaar, esthetisch onderhoud en aanpassingsonderhoud. Als de onderhoudsbudgetten het noodzakelijk maken dat onderhoudsactiviteiten worden doorgeschoven komen daarvoor het esthetisch onderhoud en aanpassingsonderhoud het eerst in aanmerking, omdat uitstel van deze werkzaamheden niet direct leidt tot gevolgschade. Doorschuiven kan echter niet onbeperkt plaatsvinden. Voor het registreren van het klachtenonderhoud wordt eveneens gebruik gemaakt van het geautomatiseerde systeem Homerun. Mede op basis van het klachtenpatroon van een gebouw wordt bepaald of de eerder opgestelde onderhoudsplanning moet worden aangepast. Voor een aantal bijzondere onderhoudswerkzaamheden (werktuigbouwkundige installaties, liftinstallaties, brandblusmiddelen, automatische deuren, elektrotechnische installaties) zijn in het verleden mantelcontracten afgesloten. In 2009 zullen deze contracten opnieuw worden aanbesteed. Daarbij zullen de vervangingen van onderdelen van de installaties, het klachtenonderhoud (storingen) en de normale onderhoudsbeurten zoveel mogelijk worden gecombineerd. Verwacht wordt dat door deze gecombineerde afspraken het aantal klachten zal afnemen, de service naar de huurders zal verbeteren en dat financieel voordeel zal ontstaan. Samenvattend kan worden gesteld dat via het geautomatiseerde gebouwenbeheerssysteem Homerun for Windows de onderhoudswerkzaamheden aan de gemeentelijke gebouwen goed gepland en beheerd kunnen worden. De voorbereiding en het toezicht op de uitvoering van het onderhoud worden uitgevoerd met eigen personeel. Pagina 15 van 30

16 Kapitaallasten De kapitaallasten bestaan uit rente en afschrijving. De rentelasten houden verband met de financiering van de gemeentegebouwen. Vanwege de centrale financiering binnen de gemeente is de exploitatie van Vastgoed met betrekking tot de financieringsrente afhankelijk van het percentage dat het concern berekent. Vanaf 2004 wordt gerekend met een rente van 4,25% per jaar. De afschrijvingen van de Vastgoedinvesteringen zijn met ingang van het exploitatiejaar 2000 aangepast aan het algemene afschrijvingsbeleid van de gemeente. Daarbij worden de volgende afschrijvingstermijnen gehanteerd: Nieuwbouwpanden Bestaande panden Aanpassing gebouwen Installaties Parkeergarages 40 jaar 30 jaar 30 jaar (maximaal) 20 jaar 40 jaar Over grondkosten wordt niet afgeschreven. De afschrijvingen van de Vastgoedinvesteringen worden in alle gevallen lineair berekend. Dat betekent dat afhankelijk van de levensduur voor afschrijving jaarlijks per investering eenzelfde bedrag wordt aangehouden. Dit houdt ook in dat jaarlijks de rentelast die met die investering verband houdt, afneemt Verzekering en belasting De gemeentelijke gebouwen zijn verzekerd voor brand- en stormschade en komen als zodanig voor op de collectieve polis van de gemeente. De verzekerde bedragen zijn geïndexeerd. Ter beoordeling van de toereikendheid van de verzekerde bedragen dienen de gemeentelijke gebouwen in overleg met de verzekeringsmaatschappij eens per vijf jaar te worden getaxeerd. Omdat een dergelijke taxatie al geruime tijd geleden heeft plaatsgevonden zal eind 2008 een nieuwe taxatie worden uitgevoerd. In de collectieve polis is overigens een bepaling opgenomen die voorziet in de gevolgen van onderverzekering bij partiële schade. De afdeling Belastingen & Verzekeringen onderhoudt de contacten met de verzekeringsmaatschappij en zorgt voor het afsluiten van de verzekeringspolissen. De ten laste van de exploitatie komende belasting heeft betrekking op de gemeentelijke onroerende zaakbelasting (eigenarendeel) en de waterschapslasten. Pagina 16 van 30

17 Beheerkosten Uitgaande van de bestaande personele bezetting kunnen de te verwachten beheerkosten van Vastgoed voor 2009 als volgt worden weergegeven. In de presentatie worden deze kosten in de onderdelen exploitatie, onderhoud en projecten onderscheiden. De verdeling van de kosten over onderhoud en projecten is gebaseerd op een inschatting van de tijdsbesteding. Personele kosten Vastgoed: Totaal Onderhoud Exploitatie Projecten Management (directe kosten) Overige medewerkers Vastgoed Administratieve ondersteuning Inhuur en overige bedrijfskosten Totale kosten Dekking van deze kosten wordt verkregen door: Advisering college van B&W & taxaties Advisering dienst S&E Onderhoudsprojecten Exploitatie Projecten derden Grondbedrijf Totale dekking Onderhoudskosten 2009 volgens begroting : (excl. BTW) Benodigd dekkingspercentage onderhoud : 17,9% De bedrijfskosten voor de organisatie van het eigenarenonderhoud bedragen ongewijzigd 18% (afgerond) van de externe kosten voor onderhoud (exclusief de BTW). De kosten van de werkzaamheden in het kader van exploitatie komen ten laste van het resultaat van Vastgoed. De dekkingswijze van de begeleidingskosten voor nieuwbouwrealisaties, verbouwings- en sloopprojecten zijn hierna in paragraaf aangegeven Projecten en advies Algemene advisering Op verzoek van gemeentelijke diensten, vakafdelingen en externe opdrachtgevers levert Vastgoed adviesdiensten. In paragraaf zijn deze nader aangeduid. De adviseringen vormen de basis voor het nemen van investeringsbesluiten en betreffen meestal (onderdelen van) haalbaarheidsstudies aangaande eventueel op te starten nieuwe projecten. Vastgoed treedt hierbij op als een extern adviesbureau. Het komt ook regelmatig voor dat Vastgoedmedewerkers specifieke regie-werkzaamheden verrichten, zoals het beoordelen van onderhoudsaanvragen of het deelnemen in projectgroepen vanuit de specialistische bouwkundige expertise. De kosten die hiermee samenhangen worden op uurbasis met de opdrachtgever verrekend. Het uurtarief is afhankelijk van de functionaris die bij de uitwerking van het advies betrokken is of voor een bepaalde taak wordt ingeschakeld. De uurtarieven (inclusief overhead) worden jaarlijks bij het vaststellen van de begroting van de dienst Stedelijke ontwikkeling & Beheer bepaald. Pagina 17 van 30

18 Begeleiding realisatie projecten Naast de advisering ondersteunt en begeleidt Vastgoed ook de realisatie van projecten. Deze ondersteuning en begeleiding strekken zich uit van de start van de planontwikkeling tot en met de ingebruikname van het project. Nadat vanuit de initiatieffase tot daadwerkelijk planontwikkeling wordt besloten, neemt Vastgoed de gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de realisatie over. Het gaat hierbij om: - de algehele coördinatie van een project; - de selectie van eventuele externe adviseurs; - de (aansturing van de) planontwikkeling van de (ver)nieuwbouwplannen; - het aanleveren van kostencalculaties; - het (laten) opstellen van bestekken en werkomschrijvingen; - de verzorging van de aanbesteding; - de directievoering en het toezicht op de uitvoering; - de oplevering van het project. Feitelijk vervult Vastgoed in naam van de interne opdrachtgever de vertegenwoordigende c.q. opdrachtgevende rol van de gemeente naar derden, waaronder architecten, aannemers, etc. Vastgoed neemt overigens geen opdrachten voor realisatie van projecten van derden aan, tenzij het gaat om huurders en/of gebruikers van gemeentelijke gebouwen die daarin zelfstandige aanpassingen wensen. Belangrijke voorwaarde daarbij is dat de financiële risico s voor Vastgoed voldoende zijn afgedekt. Ter bevordering van een heldere rolverdeling en afbakening van verantwoordelijkheden verricht Vastgoed haar werkzaamheden in een expliciete opdrachtgever- / opdrachtnemerverhouding. De opdrachtgever (beleidsafdeling) behoudt de kredietverantwoordelijkheid. Vastgoed draagt ook zorg voor de voorbereiding, het toezicht en de directievoering van nagenoeg alle gemeentelijke sloopprojecten. Voor een indicatie van de omvang van deze werkzaamheden wordt vermeld dat in de periode 2000 t/m 2007 ongeveer 125 van dergelijke projecten (van het schuurtje tot aan het vm. Hatema-complex) zijn georganiseerd. De totale opdrachtsom bedroeg ca. 6 miljoen. Voor de werkzaamheden zoals hiervoor bedoeld wordt een honorarium berekend dat gebaseerd is op een percentage van de externe kosten exclusief BTW. Gezien de ervaringscijfers van de afgelopen jaren zijn de maximumpercentages te handhaven op de in 2005 vastgestelde niveaus. Hiervan wordt het volgende overzicht gegeven: Sloopproject De opbouw van het maximumpercentage is als volgt: Werkzaamheden aangaande Nieuwbouw en Onderhoud Sloopproject Advies verbouwingen en Algehele coördinatie 3,5 % 6 % ¹ 3 % Variabel Voorbereiding tot en met 3,5 % 4 % 3 % tarief per uur ontwerp ,- Bestek tot en met aanbesteding 3,5 % 4 % 3 % Toezicht en directievoering 3,5 % 4 % 3 % Totaal 14 % 18 % 12 % Deze percentages worden berekend over de externe kosten exclusief de BTW. ¹) inclusief klachtenonderhoud en volledige organisatie eigenarenbeheer. Pagina 18 van 30

19 Hoofdstuk 5 Financieel perspectief 5.1. Exploitatie-uitkomsten Voor een schets van het perspectief worden eerst de in het verleden behaalde financiële resultaten van Vastgoed over de periode 2004 tot en met 2007 weergegeven. Zij vormen echter geen garantie voor de toekomst. Exploitatieresultaten Vastgoed Jaar Taakstellingen Exploitatiesaldo incl. incidentele baten Totale afdracht aan concern Totaal Ook over het lopende boekjaar 2008 wordt een positief exploitatieresultaat verwacht Weerstandsvermogen Per 1 januari 2008 beschikt Vastgoed over een weerstandsvermogen van ,-. Het aanwezige bedrag dient voor de opvang van onvoorziene risico s. De hoogte is door de gemeenteraad vastgesteld. Het is sinds 2004 niet aangepast aan de prijsontwikkelingen en de groei van het areaal. Tot op heden hoefde nog geen beroep op het weerstandsvermogen te worden gedaan Voorziening onderhoud gemeentegebouwen Door toevoegingen en onttrekkingen is de voorziening onderhoud gebouwen per 1 januari 2008 uitgekomen op een bedrag van ,-. Hierop liggen de volgende claims: Renovatie Poortgebouw Aanpassing elektrische installaties aan NEN-3140 norm PM Deze projecten zijn reeds in uitvoering. De omvang van de totale kosten van de NEN-3140-projecten is pas meer nauwkeurig vast te stellen als van alle gemeentelijke panden de betreffende NENinspectierapporten door externe adviseurs zijn opgesteld en de voorcalculaties van de werkzaamheden zijn gemaakt. Op basis van het reeds uitgevoerde werk, wordt ervan uitgegaan dat na aftrek van de renovatiekosten van het Poortgebouw het volledig resterende bedrag in de onderhoudsvoorziening voor de NEN-werkzaamheden moet worden aangewend, die in 2009 en 2010 zullen worden afgerond. Pagina 19 van 30

20 5.4. Uitgangspunten exploitatie beheer gemeentelijke gebouwen Algemeen Bij het doorrekenen van de exploitatieresultaten voor 2009 tot en met 2012 is voor het beheer van de gemeentelijke gebouwen uitgegaan van de begrote cijfers voor In de begroting 2009 zijn de financiële taakstellingen die in het verleden door het concern van de gemeente aan Vastgoed zijn opgelegd als afzonderlijke lasten opgenomen. Het gaat hierbij om de volgende posten: Voordeel kapitaallasten Voordeel renteomslag Voordeel afschrijvingssysteem Voordeel op inhuur en inkooptaakstelling Nadeel i.v.m. extra verzekeringspremie Per saldo af te dragen aan het concern Voor het juiste inzicht in het exploitatieresultaat is deze financiële taakstelling ook in het meerjarenperspectief van Vastgoed opgenomen. Bij de beoordeling van de gepresenteerde exploitatieresultaten kan er dus rekening mee worden gehouden dat daaruit de jaarlijkse afdracht aan het concern van ,- is betaald. De uitgangspunten waarmee de onderscheiden exploitatieposten in het meerjarenperspectief zijn geplaatst, zijn als volgt: Kapitaallasten De afschrijvingen zijn lineair berekend op basis van de looptijden die in paragraaf van het bedrijfsplan zijn aangegeven. De rentelasten zijn berekend over de boekwaarde per begin van het jaar tegen 4,25%. Door de jaarlijkse afschrijvingen daalt de boekwaarde waarover de rente wordt berekend en daarmee ook de rentelast Onderhoud De opgenomen onderhoudskosten voor de onderscheiden jaren zijn ontleend aan de gegevens uit het geautomatiseerde gebouwbeheerssysteem Homerun for Windows waarin de onderhoudsplanning van de gemeentelijke gebouwen is vastgelegd. Voor zover de BTW niet voor verrekening of compensatie in aanmerking komt maakt deze deel uit van de opgenomen onderhoudskosten. De bedragen zijn verhoogd met een aangenomen inflatiecorrectie van 2% Begeleiding Vastgoed De kosten van de organisatie en toezicht op het onderhoud bestaan uit 18% van de in de begroting 2009 opgenomen onderhoudskosten, exclusief BTW. Uitgedrukt in een percentage van de opgenomen onderhoudskosten komen de begeleidingskosten uit op 17,9%. In het kader van dit bedrijfsplan is er dan ook van uitgegaan om het dekkingspercentage te handhaven op Verzekeringen en OZB De bedragen voor verzekering, onroerend zaakbelasting en waterschapslasten zijn ontleend aan de begroting 2009 van Vastgoed. De bedragen voor 2010 tot en met 2012 zijn geïndexeerd met 2% per jaar. Pagina 20 van 30