Technische. Infrastructuur. Ecaris 3.1. Kantoorautomatisering. Applicatiebeheer. Implementatie R-EPD. Intranet en extranet.

Transcriptie

1 november 2014 Nieuwsbrief 10 Rijndam ICT-Programma Revalidatie EPD in gebruik genomen! Na een voorbereiding van meer dan een jaar wordt vanaf oktober 2014 binnen Rijndam door twee teams gewerkt met het Revalidatie EPD. Het behandteam aan de Roerdomplaan en de afdeling Kind (Pijn/Kind) aan de Westersingel zijn gestart met het Revalidatie EPD. Dit heeft nog het karakter van een pilot omdat het een toets is of alles voldoende geschikt is om mee te werken. Dit betreft zowel de inhoud van het Revalidatie EPD, als de techniek van de nieuwe hardware maar ook de gewijzigde procedures. Alles wordt in deze pilot geëvalueerd om de uitrol van het Revalidatie EPD vanaf begin 2015 in de hele organisatie zo goed mogelijk te laten verlopen. Felicitaties aan de projectgroep Revalidatie EPD en de diverse werkgroepen, voor al het werk dat is verzet in de voorbereiding. Veel succes Overzicht 26 projecten voor beiden behandelteams in het opdoen van ervaring met het Revalidatie EPD. We hopen op een mooi resultaat. Hieronder vind je een overzicht van alle 26 projecten die onderdeel uitmaken van het ICT-Programma Thema Technische Projecten Projectleider 1. Optimaliseren infrastructuur 2. Verbindingen 3. Werkplekken Ecaris Migratie Ecaris 3.x Gerrit Niestijl Kantoorautomatisering 5. Upgrade en opleiden Infrastructuur 6. Papierloos werken 7. Documentbeheersysteem 8. Facilitair management systeem Applicatiebeheer 9. Borging applicatiebeheer Implementatie R-EPD 10. Analyseren R-EPD 11. Inrichten R-EPD 12. Randvoorwaarden R-EPD 13. Uitrol en borging R-EPD Intranet en extranet 14. Website Rijndam 15. Intranet medewerkers 16. Extranet klanten Upgrade e-hr 17. Optimaliseren HRM-systeem Menno Westland Update ICT-Programma 18. Borging HR-applicaties Jan den Biggelaar Het ICT-Programma kent 26 projecten. Met deze nieuwsbrief willen we iedereen weer kort en bondig bijpraten over de stand van zaken van alle projecten. Er is veel gebeurd sinds de laatste nieuwsbrief in de zomer. Als je meer informatie wenst dan deze beknopte nieuwsbrief geeft, kijk dan op intranet of leg je vraag voor aan de betreffende projectleider. Managementinformatie 19. Implementatie LMS Beveiligingsbeleid Proeftuin e-health Gerrit Niestijl 21. Digitaal beveiligingsbeleid 22. TeleNu 24. Breath-controlled apps Aanvullend Machteld Straatemeier 20. Gewenste managementinformatie 23. Zorgportaal Rijnmond 25. Upgrade Exact Fabian Boedhoe 26. Implementatie poliklinisch EVS Project is geëvalueerd en afgerond en teruggelegd in de lijnorganisatie. Project heeft tussenresultaat opgeleverd en gaat verder.

2 Project 1, 2, 3 Technische Infrastructuur Project 4 Upgrade Ecaris 3.1 De drie projecten gericht op de optimalisatie van de technische infrastructuur zijn in juni 2014 geëvalueerd. De evaluatie heeft geleid tot vijf pittige hoofdconclusies: 1. De voorbereiding op de optimalisatie van de technische infrastructuur is niet afdoende geweest en het RVEmanagement is hierbij onvoldoende betrokken. 2. De afstemming, communicatie en uitleg over de aanstaande verandering was te beperkt waardoor onvoldoende verwachtingsmanagement heeft plaatsgevonden. 3. De planning van de uitrol is te heilig geweest en had vooraf én tijdens de uitrol moeten worden bijgesteld. 4. Er is onvoldoende extra personele inzet georganiseerd waardoor gebruikers niet goed zijn ondersteund en medewerkers van de afdeling ICT zijn overvraagd. 5. De wijze waarop ICT issues worden gemeld, beheerd, opgevolgd en afgehandeld is niet goed georganiseerd. Er is enorm hard gewerkt door de afdeling ICT om de optimalisatie van de infrastructuur voor elkaar te krijgen, maar helaas met onvoldoende bevredigend resultaat. Al voordat de evaluatie had plaatsgevonden en ook de periode daarna zijn diverse verbeteracties op touw gezet vanuit de projectleiding. Een aantal problemen zijn hardnekkig, zoals de niet stabiele performance van het Rijndam-netwerk, maar het merendeel van de overige zaken zijn inmiddels beter onder controle. Uiteraard gaat men door tot alles stabiel is en adequaat werkt. Binnenkort zal vanuit de afdeling ICT een rapportage worden opgesteld waarmee wordt aangegeven waar de projecten nu staan en of de gebruikers inmiddels minder last en meer profijt ervaren van de geoptimaliseerde technische infrastructuur. Dit project was al eerder afgerond. Inmiddels is alweer de volgende update van Ecaris aan de orde maar deze vindt plaats vanuit de reguliere lijnorganisatie eind november Project 5 Update kantoorautomatisering De update van MS-office is afgerond, inclusief de opleiding van medewerkers. Hiervoor heeft inmiddels ook een evaluatie plaatsgevonden en de resultaten zijn teruggelegd in de lijnorganisatie. De update is goed gegaan, evenals het opleiden van medewerkers. Voor dit laatste is gebruik gemaakt van Ontuitieve dat als ondersteuningsoptie in de office-programma s is ingebouwd. Er staan nog een aantal punten open wat betreft de oplevering van DOT-office sjablonen voor de secretariaten van ziekenhuislocaties. Dit zal snel worden afgerond. Project 6 Stimuleren papierloos werken Er is een visie beschreven over het papierloos werken in Rijndam. Op basis daarvan dient een functioneel ontwerp te worden opgesteld voor een programma waarmee documenten kunnen worden aangemaakt, gedeeld en beheerd. De huidige projectleiding zal hiertoe een aanzet doen en het vervolg van het stimuleren van papierloos werken overdragen aan een nieuw aan te stellen informatiemanager binnen de lijnorganisatie.

3 Project 7 Documentbeheersysteem Project 10, 11, 12, 13 Implementatie R-EPD Het verbeteren van het documentbeheersysteem van Rijndam is gekoppeld aan de aanschaf van het programma van Infoland. Infoland is aangeschaft voor het verbeterregister (kwaliteitsmanagementsysteem), het melden van incidenten (MIP/MIM), het patiënttevredenheidsonderzoek en het plannen en rapporteren van interne audits. Een onderdeel van het programma van Infoland is de module I-doc. Dit is een compleet documentbeheersysteem met veel extra functionaliteit ten opzichte van het huidige systeem dat Rijndam gebruikt. De inrichting en omzetting van het documentbeheersysteem vraagt veel tijd en wordt in de loop van 2015 opgepakt vanuit de afdeling Research & Development. Hiermee is dit onderdeel voor het ICT-Programma afgerond. Project 8 Facilitair management systeem Op basis van een programma van eisen is een leveranciersselectie gedaan. Na instemming door de Stuurgroep ICT zal een implementatieplan worden gemaakt in het 4e kwartaal 2014 en wordt vanaf januari 2015 gestart met een gefaseerde implementatie van het nieuwe systeem. Waarschijnlijk loopt dit door tot medio 2015 voordat de implementatie is voltooid. Project 9 Borging applicatiebeheer Het applicatielandschap is in kaart gebracht. Voor de verdere inrichting van het beheer en de onderlinge relaties tussen alle applicaties is deskundigheid nodig die Rijndam momenteel niet in huis heeft. Daarom wordt momenteel nagedacht over het aantrekken van een informatiemanager. Een dergelijke functionaris zou vanuit de lijnorganisatie het vervolg van dit project kunnen oppakken. Voor het ICT-Programma wordt het project hiermee beëindigd. De implementatie van het Revalidatie EPD is inmiddels gestart met een pilot bij twee behandelteams. Deze pilot zal worden geëvalueerd en de uitkomsten worden meegenomen in de gehele uitrol van het R-EPD binnen Rijndam. Naar verwachting zal hiermee worden gestart in het eerste kwartaal van 2015, mits de resultaten van de pilot dat toelaten. Vooralsnog zijn er geen indicaties dat dit niet het geval zal zijn. Dit betekent dat hoogst waarschijnlijk de andere behandelteams van Rijndam in 2015 allemaal zullen gaan werken met het Revalidatie EPD. Project 14 Website De website van Rijndam is vernieuwd. Met een resultaat om trots op te zijn. Het project is geëvalueerd en het beheer is belegd in de lijnorganisatie, bij de afdeling communicatie. Mooi resultaat is de nominatie voor Website van het jaar. Tot 7 november kan er nog gestemd worden via Dus breng je stem uit. Project 15 Intranet Het project intranet is een tijd lang on hold gezet omdat de uitwerking van het applicatielandschap hiervoor nodig was. Inmiddels is dit onderdeel opgeleverd en kan de ontwikkeling van een nieuw intranet verder. Op onderdelen zal externe deskundigheid nodig zijn in het uiteenzetten van de plussen en minnen van de verschillende mogelijkheden. Project 16 Extranet De ervaringen met het ouderportaal voor de kindergroepen zijn heel positief. Verdere uitrol van het ouderportaal is gebeurd waar dat mogelijk was zonder aanschaf van extra hardware. Op plaatsen waar dit wel nodig was geldt dat dit aansluitend op de uitrol van het R-EPD zal plaatsvinden.

4 Project 17 Optimaliseren HR-systeem Er wordt hard gewerkt om het AFAS-systeem in te richten. De werking van het systeem wordt vooraf goed getest op verschillende momenten met een grote groep. Vanaf januari 2015 zal het beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Dan zullen ook lunchbijeenkomsten plaatsvinden om een toelichting te geven. Het project verloopt volgens planning en alle werkgroepen werken hard om alles tijdig gereed te krijgen. Project 20 Managementinformatie Dit project heeft een tijdje on hold gestaan na het vertrek van de controller. Inmiddels is er gewerkt aan het opstellen van een programma van eisen en aan een selectie van potentiele leveranciers. Daarna zal een advies aan de Stuurgroep ICT worden voorgelegd en het vervolg worden opgepakt. De projectgroep denkt nog dit jaar met een eerste resultaat te kunnen komen. Project 18 Borging HR-applicaties Project 21 Beveiligingsbeleid Dit project is al eerder afgerond. Project 19 Implementatie LMS Het nieuwe leerplein van Rijndam is op 14 oktober online gegaan. Met een mooi resultaat. In beginsel is het gevuld met bestaande e-learningtrajecten voor bestaande gebruikers. Elke week zal er een leertraject worden toegevoegd zodat alle bestaande e-learning trajecten eind dit jaar beschikbaar zijn via het vernieuwde leerplein. Daarna zal het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe leerstof van start gaan. Hiermee worden ook de gebruikersgroepen uitgebreid. Op termijn zullen vrijwel alle medewerkers van Rijndam te maken krijgen met e-learningtrajecten via het leerplein. Een belangrijke eerste stap is gezet op 14 oktober. Complimenten aan de projectgroep! Een eerste projectdocument is onlangs opgesteld en wordt voorgelegd aan de Stuurgroep ICT. Een gedragscode en gebruikersovereenkomst maken hiervan onderdeel uit. Het verder inrichten en uitrollen van het beveiligingsbeleid zal vermoedelijk worden overgedragen aan de nog aan te trekken informatiemanager en daarmee op termijn worden belegd in de lijnorganisatie. Zover is het nog niet dus de huidige projectleider zal een aanzet doen voor de verdere uitwerking van het beveiligingsbeleid. Project 22 TeleNU Het landelijke project TeleNU is afgerond. Het gebruik van Facetalk, een beveiligde beeldcommunicatie, is door technische problemen bij alle deelnemers niet goed uit de verf gekomen. Het plan is om in de toekomst het gebruik van beeldcommunicatie voor de zorg met een andere methode een meer permanente plaats binnen Rijndam te geven.

5 x Project 23 Zorgportaal Rijnmond Het Zorgportaal Rijnmond is stevig in ontwikkeling. Rijndam is daarbij betrokken en zoekt waar mogelijk naar interessante aansluitingen met de revalidatiezorg. Project 24 Breath controlled apps Het project Breath controlled apps is succesvol afgerond. Er zijn 3 nieuwe apps ontwikkeld, te gebruiken via de Groovetube, die kunnen worden ingezet in de kinderrevalidatie. Project 26 Implementatie poliklinisch EVS Voor dit aanvullend project is in een korte tijd een projectplan geschreven dat na goedkeuring door de stuurgroep in uitvoering is genomen. Inmiddels heeft de projectgroep geadviseerd om ziekenhuislocaties te laten aanhaken op het elektronisch voorschrijf systeem (EVS) van het ziekenhuis, en voor de andere Rijndam-poliklinieken Medicator te gebruiken. Na afstemming met het RVE-management wordt de realisatie hiervan ter hand genomen. Project 25 Upgrade Exact De oorspronkelijke projectopdracht is uitgebreid met toevoeging van het inkoopproces. Er is inmiddels met meerdere leveranciers gesproken maar de juiste leverancier is nog niet gevonden. Ook zijn er nog wat onduidelijkheden over de gewenste inrichting van het inkoop- en facturatieproces. Daarover zal de projectgroep overeenstemming gaan bereiken en een advies voorleggen aan de Stuurgroep ICT. Naar verwachting worden de openstaande punten komende maand helder en zal tot eind 1e kwartaal 2015 nodig zijn om dit project volledig door te lopen. Evaluatie ICT-Programma Het ICT-Programma is gestart voor een periode van 2 jaar. Het lukt niet om alle lopende projecten geheel binnen deze termijn af te ronden maar dat is geen probleem. Nog lopende projecten kunnen hun borging vinden in de lijnorganisatie en van daaruit toewerken naar een afronding. Het ICT-programma zal in de eerste helft van 2015 met een eindevaluatie worden beëindigd. De aanbevelingen en restpunten zullen ook een plaatsje gaan krijgen in de lijnorganisatie. Uiteraard wordt de uitkomsten van de eindevaluatie aan de organisatie bekend gemaakt, onder andere met een laatste nieuwsbrief. Voor tussentijdse voortgang zal de Flits worden gebruikt en vinden nog lunchbijeenkomsten plaats, onder andere in januari 2015 over de ingebruikname van het nieuwe AFAS-systeem. Colofon Rijndam revalidatiecentrum Westersingel LJ Rotterdam Telefoon E info@rijndam.nl I Tekst en redactie Robert van Schijndel, Projectleiders Coördinatie en eindredactie Robert van Schijndel Fotografie Shutterstock Vormgeving John Dupuis