Technische Infrastructuur. Ecaris 3.1. Kantoorautomatisering. Applicatiebeheer. Implementatie R-EPD. Intranet en extranet.

Transcriptie

1 oktober 2013 Nieuwsbrief 6 Rijndam ICT-Programma Goed bezig! Elke maand komt het ICT-Programma een flinke stap verder. Enkele projecten zijn inmiddels afgerond, andere projecten naderen hun oplevering, een aantal projecten hebben een breed gedragen advies uitgewerkt voor de Stuurgroep ICT, weer andere projecten zitten midden in de fase van onderzoek en ontwikkeling en tenslotte zijn een aantal projecten onlangs gestart met hun eerste meters. Een gevarieerd programma van 25 projecten die volop in beweging zijn. De eerste resultaten zijn inmiddels zichtbaar voor medewerkers en er zullen er nog velen volgen. Lees snel deze 6e nieuwsbrief om jezelf te informeren over de laatste stand van zaken. Werkgroepen R-EPD geïnstalleerd De 4 werkgroepen voor de implementatie van het R-EPD zijn van start gegaan. We stellen verderop in deze nieuwsbrief de leden van de werkgroepen aan jullie voor. Deze medewerkers hebben een belangrijke taak ten behoeve van de hele organisatie. Vanuit hun ervaring en deskundigheid zullen zij de inrichting van het R-EPD zo geschikt mogelijk maken voor Rijndam. Daarin zullen regelmatig keuzes worden gemaakt en knopen worden doorgehakt. De Stuurgroep ICT geeft de werkgroepleden hiertoe graag het mandaat en wenst hen veel succes bij de uitvoering van hun werkzaamheden voor de implementatie van het R-EPD. Overzicht 25 projecten Hiernaast vind je een overzicht van alle 25 projecten die onderdeel uitmaken van het ICT-Programma In deze nieuwsbrief gaan we wat dieper in op de projecten 5 en 19 en beschrijven we van de overige projecten de stand van zaken. Thema Projecten Projectleider Technische 1. Optimaliseren infrastructuur Infrastructuur 2. Verbindingen 3. Werkplekken 4. Migratie Ecaris 3.x Gerrit Niestijl 5. Upgrade en opleiden 6. Papierloos werken 7. Documentbeheersysteem 8. Facilitair management systeem 9. Borging applicatiebeheer Ecaris 3.1 Kantoorautomatisering Applicatiebeheer Implementatie R-EPD 10. Analyseren R-EPD 11. Inrichten R-EPD 12. Randvoorwaarden R-EPD 13. Uitrol en borging R-EPD Intranet en extranet 14. Website Rijndam Kelly Schultink 15. Intranet medewerkers Kelly Schultink 16. Extranet klanten Kelly Schultink Upgrade e-hr 17. Optimaliseren HRM-systeem Menno Westland 18. Borging HR-applicaties Jan den Biggelaar 19. Implementatie LMS Machteld Straatemeier 20. Gewenste managementinformatie Gerrit Niestijl 21. Digitaal beveiligingsbeleid Proeftuin e-health 22. TeleNu Peter van Bragt (opdrachtnemer) 23. Zorgportaal Rijnmond Peter van Bragt (opdrachtnemer) 24. Breath-controlled apps Peter van Bragt (opdrachtnemer) Aanvullend 25. Upgrade Exact Anke Keijmel Managementinformatie Beveiligingsbeleid

2 Nieuwe versie van Windows en Office Binnenkort zal de uitrol van de nieuwe apparatuur plaatsvinden met daarop Windows 7 en Office Zoals eerder gemeld zal dit gepaard gaan met een opleiding voor de medewerkers om te leren werken met deze nieuwe versies van de bekende software. Vervolgens kun je het onderwerp stapsgewijs lezen, gedetailleerd lezen of een oefening maken. Ook kun je ervoor kiezen om de helptekst mee te nemen naar je document, om het daar te lezen, terwijl je in het document werkt. De opleiding vindt onder andere plaats in de vorm van embedded learning. Dit houdt in dat de opleiding in de Office-programma s zelf wordt ingebouwd. Hieronder staan een aantal screenshots om te laten zien hoe dat eruit gaat zien. In elk programma van Office 2010 (Word, Excel, Powerpoint, e.d.) zit na de uitrol rechts bovenin een tap genaamd LearningGuide. Als je hierop klikt dan wordt de opleiding gestart. Op het volgende scherm kun je vervolgens links bovenin zoeken naar dat onderdeel waarover je een vraag hebt of wat je zou willen leren. Daarnaast kun je kiezen in welk Office-programma je dit wilt zoeken. Als start van de opleiding zullen er per locatie inloopsessies worden georganiseerd waaraan iedereen kan deelnemen. Deze sessies zullen vrijwel tegelijk worden gepland met de uitrol van de nieuwe apparatuur met daarop de nieuwe programma s. Tijdens de inloopsessies worden de belangrijkste veranderingen van Office 2010 en Windows 7 toegelicht. Ook wordt het gebruik van het embedded learning uitgelegd door middel van het demonstreren van de LearningGuide die hierboven is beschreven. Ook worden er klassikale opleidingen aangeboden voor medewerkers die nog niet zo bedreven zijn in het werken met bijvoorbeeld Outlook of Word. Zodat ook deze medewerkers hun kennis kunnen vergroten en met deze programma s kunnen werken zoals verwacht wordt binnen Rijndam. In overleg met het management zal worden bekeken wie voor de klassieke opleidingen in aanmerking komt. Wij gaan ervan uit dat met dit gevarieerd aanbod aan opleidingen iedereen snel vertrouwd raakt met het werken met Windows 7 en de programma s van Office 2010.

3 Bouwen aan een eigen leeromgeving Hoe zijn we begonnen? Om leren en ontwikkelen dichter bij medewerkers te brengen en efficiënter op te zetten is Rijndam begin 2012 op kleine schaal begonnen met de introductie van e-learning. De reanimatietraining was de eerste cursus, waarbij een e-learningmodule naast de praktijkoefening werd ingezet. Inmiddels maken verpleegkundigen, verzorgenden, revalidatiegroepsleidsters, aiossen en bhv-ers gebruik van e-learningmodules. Maar met het aanbieden van deze e-learningmodules zijn we er zeker nog niet: is nog niet voor iedereen zichtbaar, er is geen catalogus met een overzicht van alle e-learingmodules en cursussen, je kunt je niet zelf inschrijven voor een e-learningmodule of cursus, je krijgt nog niet automatisch een seintje, als je certificaat verloopt, managers hebben nog geen overzicht van de voortgang van cursussen. Rijndam beschikt dus nog niet over de gewenste voorzieningen om het leren van medewerkers goed te ondersteunen. Met het inrichten van een leermanagementsysteem (LMS) willen we daarin verandering brengen. Wat is een LMS? Een LMS is een geïntegreerd leerplatform dat allerlei mogelijkheden in huis heeft voor medewerkers, management en HR om leren en ontwikkelen, aan te bieden, inzichtelijk te maken, te ondersteunen en om het ontwikkelen van eigen leermateriaal mogelijk te maken. Hierdoor kun je bijvoorbeeld meer dan nu het geval is je eigen verantwoordelijkheid oppakken voor het onderhouden en uitbreiden van je eigen deskundigheid en kun je samen met collega s meebouwen aan een body of knowledge op je eigen vakgebied. In de basis ondersteunt een LMS een drietal functies: 1. Ontsluiten van e-learningmateriaal en ondersteunen bij het ontwikkelen van leermaterialen. 2. Informatie voor de individuele medewerker en het management, zoals de voortgang van het leerproces, rapportages en stuurinformatie waardoor er continu zicht is op de stand van zaken op het gebied van opleiding en ontwikkeling. 3. Administratieve ondersteuning bij het inschrijven, beheren en distributie van toetsen en modules, certificaten, planning van trainingen e.d. Hoe kiezen we het geschikte LMS voor Rijndam? De projectgroep LMS heeft van de Stuurgroep ICT de opdracht gekregen om te komen met een advies voor een geschikt LMS met daaraan gekoppeld een voorstel voor een implementatieplan. Om deze opdracht uit te werken is een projectgroep samengesteld met leden van verschillende onderdelen van de organisatie. Op deze wijze wordt het perspectief van de medewerkers, het perspectief van het management en het perspectief van HR meegenomen om tot een afgewogen advies te komen. De uiteindelijke keuze voor het LMS zal door de Stuurgroep ICT genomen worden. De projectgroep is enthousiast aan de slag gegaan en is inmiddels bij stap 5 van de 7 stappen om tot een ingericht LMS te komen: 1. Opstellen van criteria waaraan het LMS dient te voldoen (programma van eisen). 2. Oriëntatie naar geschikte LMS systemen. 3. Offertetraject uitzetten bij drie leveranciers. 4. Beoordelen van drie systemen en komen tot een keuze. 5. Opstellen van een advies voor Stuurgroep ICT. 6. Communicatie en voorlichting. Bij een positief besluit van de Stuurgroep ICT wordt in stap 7 een implementatieplan in detail uitgewerkt en wordt het gekozen LMS ingericht. De projectgroep LMS heeft zich de afgelopen periode laten informeren, leden zijn op bezoek geweest bij instellingen waar met succes een LMS is geïmplementeerd, er zijn referenties nagetrokken en op dit moment schrijft de projectgroep haar advies aan de Stuurgroep ICT. De projectgroep hoopt dat het nieuwe Rijndamleerplein begin 2014 beschikbaar is en dat medewerkers er snel en goed hun weg in zullen vinden.

4 Installatie van werkgroepen Implementatie R-EPD Zoals op het voorblad aangekondigd stellen we hierbij graag de 4 werkgroepen voor de implementatie van het R-EPD aan jullie voor. Deze medewerkers hebben het vertrouwen en mandaat gekregen om het R-EPD zo geschikt mogelijk te maken voor Rijndam. Wij wensen ze daarbij alle succes. 1. Werkgroep Inrichting REPD 3. Werkgroep Techniek Trudy Hagg (ET), Alida de Groot (verpleegkundig manager), Trienke Modderman (MW), Sofie Steenbergen (LG), Dorien Spijkerman (RA, Marina Folkers (PSY), Dik de Groot (applicatiebeheerder), Karlijn van Beek (voorzitter, RA), Teele Westerhuis (FT). Niet op de foto: Anne-Marie Visser (sec.), Nicolien Schuring (physician assistant), Azaad Zahebdin (VPK) Peter de Klerk (systeembeheerder), Marianne Kellerhuis (FT), Sandhya Raghoenath (functioneel coördinator), Simone de Lange (verpleegkundigmanager), (voorzitter, manager ICT) 2. Werkgroep Werkprocessen 4. Werkgroep Randvoorwaarden (voorzitter, applicatiebeheerder REPD), Cynthia Vos (functioneel coördinator ), Ad Wolterbeek, RVE manager en Francien Timmer (beleidsmedewerker R&D). Niet op de foto: Sandra Totzke (ergotherapeut) Erica Engels (voorzitter, beleidsmedewerker RD), Saskia Karreman (communicatieadviseur), ( manager ICT). Niet op de foto: Marieke Jacobs (beleidsmedewerker) en Dik de Groot (applicatiebeheerder EPD)

5 Voortgang overige projecten Optimaliseren infrastructuur De afgelopen weken zijn er weer flinke vorderingen gemaakt voor het optimaliseren van de technische infrastructuur. WiFi Op de locaties Sitterstraat en Roerdomplaan is de installatie van de WiFi-netwerken afgerond. De installatie op de locatie Ringdijk staat gepland op 12 oktober. Voor de ziekenhuislocaties wordt in overleg met de technische dienst en de externe installateurs de planning verder geconcretiseerd. Koppeling Erasmus MC De koppeling met het Medicator-netwerk van het Erasmus MC is met succes afgerond. In de nieuwe netwerkomgeving zijn gebruikers van het elektronisch voorschrijfsysteem Medicator niet meer gebonden aan hun eigen computer om het programma te kunnen gebruiken. Zij kunnen straks op elk willekeurige computer inloggen in Medicator. ThinClient In de nieuwsbrieven en tijdens de lunchbijeenkomsten is de ThinClient al vaker genoemd. Dit is de nieuwe computer waarmee de meeste werkplekken zullen worden uitgerust. Het grote voordeel van een ThinClient is dat je overal kunt inloggen en altijd dezelfde instellingen en programma s tot je beschikking hebt. Daarnaast neemt het apparaat een stuk minder ruimte in. Er is gekozen voor onderstaand model: de ThinClient van Igel, type UD9. Dit is eigenlijk een monitor met ingebouwde computer, waardoor er maar één apparaat op het bureau staat. Op de werkplekken waar met specifieke, veelal therapeutische, software wordt gewerkt zal er een gewone computer worden geplaatst. Ingebruikname nieuwe netwerk Het testen van de informatiesystemen en softwarepakketten op het nieuwe netwerk is afgerond. De nieuwe hardware voor de werkplekken wordt besteld. In november 2013 zal gestart worden met de gefaseerde uitrol. De uitrol is technisch gezien behoorlijk complex. Naast het vervangen van de aanwezige hardware moet er ook worden gezorgd dat alle applicaties blijven werken en dat na de migratie de data weer bereikbaar is. Migratie Ecaris In het kader van nazorg rondom de invoering van Ecaris 3 is er op 1 oktober een terugkomdag geweest voor planners en secretaresses die met het planbord werken. In de ochtend is er een herhalingscursus gegeven voor 13 deelnemers en in de middag zijn enkele vragen beantwoord op de locatie Ringdijk. Er zijn nog regelmatig performance problemen. Dit speelt ook bij een flink aantal andere revalidatiecentra. Onderzoek naar de oorzaak heeft nog onvoldoende resultaat opgeleverd. We proberen samen met andere centra de druk op de VIR op te voeren om dit probleem opgelost te krijgen. De facturatie van Spoor II DBC s is op gang aan het komen. Er wordt nu, onder andere door de revalidatieartsen, hard gewerkt om registratieachterstanden weg te werken. Voor de registratie van de zorgvraagindex (ZVI) wordt gewerkt aan een nieuwe werkwijze die de artsen zoveel mogelijk ontziet. Tweede helft oktober zijn hiervan de nodige technische aanpassingen gereed en zullen nieuwe instructies verspreid worden. Op 24 oktober a.s. vindt de evaluatie van dit project plaats om zoveel mogelijk te leren van de opgedane ervaringen. De resultaten worden verwerkt in een eindrapport, waarmee het project zal worden afgesloten. Upgrade kantoorautomatisering Kantoorautomatisering De upgrade naar Windows 7 en Office 2010 is in zicht. Dit hangt samen met de uitrol van de nieuwe hardware. Dit staat gepland vanaf november De nieuwe kantoorautomatisering is direct beschikbaar op de nieuwe hardware. Stimuleren papierloos werken De werkgroep Stimuleren papierloos werken heeft zich laten informeren over systemen die er bestaan om documenten, in de breedste zin, te delen en op te slaan. De werkgroep zal een advies uitbrengen aan de Stuurgroep ICT. Facilitair management systeem Om te komen tot een nieuw facilitair management systeem, die de huidige Producten- en Dienstengids zal vervangen, is de werkgroep onlangs voor de eerste maal bijeen gekomen. Er zal een programma van eisen worden opgesteld en er wordt bij andere instellingen gekeken naar welke pakketten zoal gebruikt worden. Op basis daarvan wordt een advies opgesteld voor de Stuurgroep ICT over het meest geschikte systeem voor Rijndam. Hierover worden jullie via deze nieuwsbrief op de hoogte gehouden.

6 Borging applicaties Om het applicatielandschap goed in beeld te krijgen zullen alle gebruikte applicaties en hun onderlinge samenhang beschreven worden. Ook wordt per applicatie beschreven wat de applicatie doet, wie het beheer heeft, wie de leverancier is, welke medewerkers de applicatie gebruiken, etc. Daarnaast zal ook gekeken worden naar welke informatie op welke plek wordt vastgelegd. Hiertoe zullen stamtabellen van applicaties bekeken worden en wordt gekeken of het datamodel van een applicatie bekend is. We hopen dat op die manier duidelijk wordt welke informatie waar wordt vastgelegd, of er plekken zijn waar informatie dubbel wordt vastgelegd en welke informatie van het ene systeem in een ander systeem wordt gebruikt. Revalidatie EPD Op 9 september hebben Robert van Schijndel en op uitnodiging van de medische staf de implementatie van het R-EPD toegelicht aan de medische staf. De medische staf toont met dit initiatief een grote betrokkenheid en laat zien dat ze bereid is kritisch en proactief mee te denken. Daar is de projectgroep blij mee. Bijeenkomst werkgroepen R-EPD. Bovenste rij van links naar rechts: Sandhya Raghoenath (functioneel coördinator), Peter de Klerk (systeembeheerder), Cynthia Vos (functioneel coördinator ), Saskia Karreman (communicatieadviseur), Anne-Marie Visser (medisch secretaresse), (manager ICT), Marika Louws (verpleegkundig manager), Dik de Groot (applicatiebeheerder REPD), Francien Timmer (beleidsmedewerker R&D), Marieke Jacobs (beleidsmedewerker), Marianne Kellerhuis (FT), Ralph Jacobs (consultant VIR), Trienke Modderman (MW), Simone de Lange (verpleegkundigmanager) en Teele Westerhuis (FT). Onderste rij van links naar rechts: (projectleider REPD), Sandra Totzke (ergotherapeut), Erica Engels (beleidsmedewerker RD), Alina de Groot (verpleegkundig manager), Marina Folkers (PSY) en Jesper Brons (projectleider VIR). De leden van alle R-EPD werkgroepen zijn op 19 september jl. bij elkaar gekomen voor een demonstratie van het Revalidatie EPD. Dit was een informatieve bijeenkomst, met gelegenheid tot het stellen van vragen, discussie, etc., maar bovenal een geschikt moment voor alle werkgroepleden en voorzitters om elkaar beter te leren kennen. Inmiddels zit het project in fase 2: de beoordelingsfase. De werkgroepen zijn gestart met de beoordeling van het R-EPD versie 2.3, onderzoeken van de impact op de werkprocessen, de benodigde randvoorwaarden en de impact op de ICT infrastructuur. Dit is een spannende en zeer intensieve periode voor de werkgroepen, met één duidelijk doel: de invoering van het R-EPD zorgvuldig voor te bereiden én de overgang van papier naar digitaal soepel te laten verlopen. Alles is erop gericht om de uitkomsten in december 2013 gereed te hebben en voor te leggen aan de Stuurgroep ICT. Intranet en extranet Intranet Het projectplan Intranet is in concept klaar en wordt voorgelegd aan de Stuurgroep ICT. Vooruitlopend hierop hebben er reeds enkele interviews met medewerkers in de organisatie plaatsgevonden. Ook zullen in de komende periode verschillende andere organisaties worden geraadpleegd. Op basis hiervan zal het programma van eisen verder worden vormgegeven. Extranet Voor het extranet voor de kinderrevalidatie zijn de functionele eisen geïnventariseerd. De volgende stap is om te kijken hoe een en ander binnen de administratieve bedrijfsvoering past en welke technische eisen en voorwaarden er zijn. Deze informatie

7 zal in samenhang voorgelegd worden aan de Stuurgroep ICT in de vorm van een programma van eisen. Optimaliseren HR-systeem De laatste gesprekken met de leveranciers zijn gevoerd, de aangescherpte offertes zijn binnen en de projectgroep is eruit wat het opti- male HR-systeem moet worden voor de toekomst. We houden voor jullie de spanning er nog heel even in, omdat we in afwachting zijn van de reactie van de Stuurgroep ICT. Bij een positieve reactie en besluitvorming maken we zo snel mogelijk aan de organisatie bekend welk HR-systeem is gekozen en starten we als projectgroep met de voorbereidingen voor de implementatie. Nieuwsgierig? Houd deze nieuwsbrief en het intranet in de gaten! Upgrade Exact E-health FaceTalk FaceTalk is een toepassing die met behulp van een beeldscherm communicatie mogelijk maakt tussen zorgpro- fessionals onderling en tussen professionals en patiënten. Ondanks aanhoudende technische problemen (ipad, Firewall e.d.) heeft een eerste consult op afstand door de revalidatiearts (Dorien Spijkerman) plaatsgevonden. Zowel arts als patiënt hebben dit als zeer positief ervaren. Dus dit biedt perspectief. Binnenkort zullen er nog andere experimenten plaatsvinden. Telerevalidatie Telerevalidatie is een modulair opgebouwde toepassing gericht op het op afstand ondersteunen van patiënten bij fysieke reconditionering en functioneren. Dit is uitgeprobeerd door twee fysiotherapeuten bij hun behandeling van patiënten met chronische pijn. Patiënten en behandelaars zijn gematigd positief (goed om deze manier thuis te oefenen) maar er zijn ook de nodig kanttekeningen (bijv. keuze uit oefeningen is nogal beperkt). We zijn bezig om het programma ook met andere diagnosegroepen uit te proberen. Zorgportaal Rijnmond Zorgportaal Rijnmond is een beveiligde website waar verschillende E-health diensten worden aangeboden voor zorgvragers en zorgverleners uit de regio. Er is een project gestart om ZorginfoTV ook te benutten voor aanbod van het afasieteam. Andere mogelijkheden van Zorgportaal worden nog bekeken. Breath-controlled-apps Dit betreft de ontwikkeling van nieuwe apps op de Ipad die door kinderen kunnen worden bestuurd via hun ademhaling (blazen, zuigen, e.d.). De spelletjes zijn ontworpen om het revalidatieproces van de kinderen te ondersteunen. Dit project ligt goed op koers. Twee nieuw ontwikkelde apps worden in pilot-vorm toegepast door behandelaars van de RVE Feedback wordt meegenomen in het ontwerp van komende app(s). Er wordt nog gewerkt aan het projectplan voor de upgrade van Exact. Zodra het projectplan is vastgesteld door de Stuurgroep ICT zal de upgrade van start gaan. Dit project wordt verdeeld in 3 fasen, waarvan de eerste fase in 2013 zal plaatsvinden. Meer weten? Heb je naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen of wil je meer weten over het ICT-Programma bij Rijndam? Stuur dan een naar ictprogramma@rijndam.nl. Via dit adres kun je ook zaken melden die je wilt meegeven aan de projectleiders. Documenten op Intranet Alle documenten die in het kader van het ICT-programma worden gemaakt en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Stuurgroep ICT, verschijnen na vaststelling ook op intranet. Daar kun je vrijwel alles over het ICT-Programma terugvinden. Kijk er gerust eens rond. Mochten er vragen zijn dan horen we het graag. Je ontvangt iedere maand deze nieuwsbrief. Houd ook het intranet in de gaten voor meer informatie over het ICT-Programma. Colofon Rijndam revalidatiecentrum Westersingel LJ Rotterdam Telefoon E info@rijndam.nl I Tekst en redactie Robert van Schijndel, Projectleiders Coördinatie en eindredactie Robert van Schijndel Fotografie Shutterstock Vormgeving John Dupuis