Printvoorzieningen SKVOB e.o. Beschrijvend document Europese aanbesteding volgens openbare procedure

Transcriptie

1 Printvoorzieningen SKVOB e.o. Beschrijvend document Europese aanbesteding volgens openbare procedure

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Inleiding SKVOB e.o Aanleiding, doel en gewenst resultaat Manier van aanbesteden 4 2. De opdracht Huidige situatie Gewenste situatie 5 3. Aanbestedingsprocedure Communicatie Planning Nota van inlichtingen Wijze van aanbieden 9 4. Beoordeling Uitgangspunten Gunningscriteria Wijze van beoordelen Testfase Gunning Rekenvoorbeeld Voorwaarden aan de inschrijving Programma van eisen Kwalitatieve vragen Functionele eisen 21 Versie: v1.0 Definitief 2

3 1. Inleiding 1.1 SKVOB e.o. SKVOB e.o. verzorgt voortgezet onderwijs in Breda en omgeving voor circa 7200 leerlingen verspreid over 11 scholen. Momenteel telt de SKVOB e.o. ruim 800 personeelsleden. Vanuit een open katholieke houding proberen onze scholen een hedendaagse invulling te geven aan de waarden die zij vooral belangrijk vinden: betrokkenheid, respect, solidariteit en vertrouwen. De scholen van de SKVOB e.o. hebben een lange en rijke traditie die geworteld is in hun katholieke oorsprong. De levensbeschouwelijke en ethische inspiratie die hieruit voortkomt, overtuigt ons ervan, dat scholen allereerst plaatsen zijn waar leerlingen en volwassenen in een stimulerende omgeving met elkaar leren en groeien. Dit gebeurt aan de hand van cultuurgoederen, levende tradities, prikkelende vakbekwaamheid, oefening en discipline en navolgenswaardige voorbeelden. De scholen zijn levende gemeenschappen van mensen in gesprek met elkaar over de mooie en minder mooie dingen die de maatschappelijke werkelijkheid van heden en verleden biedt. Het doel van ons onderwijs is dat leerlingen uitgroeien tot attente, kritische, verantwoordelijke en ruimhartige burgers, ontvankelijk voor zingevingsvragen. 1.2 Aanleiding, doel en gewenst resultaat SKVOB e.o. heeft deze aanbesteding geïnitieerd omdat de contracten met de huidige leveranciers op korte termijn expireren. De doelstelling is te komen tot significante verbetering van haar contracten en het verlagen van de directe- en indirecte kosten. Hierbij is het belangrijk dat de interne klanttevredenheid gewaarborgd is en de nieuwe situatie toekomstbestendig is om flexibel met voorziene en onvoorziene ontwikkelingen om te kunnen gaan. Dit dient bereikt te worden door: 1 contract voor de gehele invulling van printvoorzieningen af te sluiten met 1 geschikte leverancier Optimale invulling en beschikbaarheid van de juiste voorzieningen voor gebruikers Flexibiliteit in aanpassingen om aan de vraag voor vernieuwing op technisch- en functioneelen dienstverleningsvlak te kunnen voldoen. Het structureel verlagen en beheersen van directe en indirecte kosten. Het ondersteunen van leerlingen en medewerkers die gebruik maken van eigen apparatuur zoals laptop, notebook, tablet, etc. Het gewenste resultaat van het succesvol doorlopen van deze aanbestedingsprocedure is een flexibele kostenbesparende overeenkomst voor het all-in huren c.q. leasen van afdrukapparatuur en ondersteunende software welke voldoet aan alle gestelde eisen en waarin zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zich inspannen om de dienstverlening te verbeteren en de kosten structureel te verlagen en beheersen. Versie: v1.0 Definitief 3

4 1.3 Manier van aanbesteden Deze aanbesteding volgt de openbare procedure conform de aanbestedingswet. De gekozen procedure heeft als doel het hele project als één geheel uit te besteden aan één leverancier. Gelet op de omvang van de opdracht, het regionale karakter en de partijen die in de markt opereren acht SKVOB e.o. dit voldoende proportioneel. SKVOB e.o. heeft ervoor gekozen om deze aanbesteding volledig digitaal te laten verlopen via Tenderned. Bij deze procedure kunnen gegadigden naar aanleiding van de publicatie op tenderned.nl alle benodigde documenten downloaden, vragen stellen en inschrijven op de opdracht. Door deze aanbesteding volledig digitaal te laten verlopen streven wij voor alle betrokken partijen lastenvermindering na. Voor u als aanbieder betekent dit dat u zich vooraf moet aanmelden op Tenderned.nl. Wij verzoeken u dit tijdig te doen. Op Tenderned.nl kunt u uitgebreide instructies vinden over aanmelding en gebruik van de website. Versie: v1.0 Definitief 4

5 2. De opdracht De opdracht omvat het leveren, plaatsen en onderhouden van digitale afdrukapparatuur en ondersteunende software welke volledig voldoet aan het programma van eisen. 2.1 Huidige situatie Momenteel heeft SKVOB e.o. contracten met 3 verschillende leveranciers lopen, deze contracten kennen verschillende expiratiedata. Daarnaast zijn diverse laserprinters in gebruik welke zijn aangeschaft en niet in een onderhoudscontract opgenomen zijn. Locatie Leverancier contract apparatuur Expiratiedatum contractapparatuur Christoffel Canon De La Salle Veenman Juvenaat Ricoh Mencia de Mendoza Lyceum Canon Mencia Sandrode Ricoh Het Kompas Canon Markenhage Ricoh Michaelcollege Canon SKVOB Ricoh Onze Lieve VrouweLyceum Canon Tessenderlandt Canon Aantallen in de huidige situatie: Aantal multifunctionals : 38 stuks (Canon, Ricoh, Veenman) Aantal Repromachines : 2 stuks (1x z/w + 1x kleur) Aantal laserprinters : 142 stuks (Canon, Ricoh, HP) Afdrukvolume zwart/wit : per jaar Afdrukvolume kleur : per jaar 2.2 Gewenste situatie SKVOB e.o. wenst een goede balans tussen kosten en functionaliteit en verwacht van de te selecteren leverancier een proactieve houding ten aanzien van het realiseren van de gestelde kwalitatieve doelstellingen, alsmede met het aandragen van innovatieve oplossingen alsook in de uitvoering hiervan. In lijn met het afdrukbeleid van SKVOB e.o. is het streven zoveel mogelijk gebruik te maken van gestandaardiseerde en gecentraliseerde multifunctionals en het aantal laserprinters vergaand te reduceren. Enkel gebaseerd op vastgestelde criteria zoals loopafstand, speciale applicaties en bulkvolumes zal nog gekozen worden voor laserprinters. Dit altijd ter beoordeling van SKVOB e.o.. Tevens wenst SKVOB gebruik te gaan maken van een centrale follow-me oplossing voor werkplek en printer onafhankelijk printen. Belangrijkste speerpunten uit het afdrukbeleid zijn: Loopafstand tussen gebruiker en afdrukplek bedraagt maximaal 50 meter, back-up faciliteit binnen 100 meter beschikbaar Versie: v1.0 Definitief 5

6 Standaard wordt zwart/wit multifunctionele apparatuur geplaatst Kleur enkel op multifunctionals. Er is minimaal 1 kleurmultifunctional per locatie aanwezig Alle gebruikers printen op de multifunctionele apparatuur middels de follow-me functionaliteit op basis van pincode identificatie. Indien de printopdrachten rechtstreeks nodig zijn voor het werkproces en het apparaat niet onbeheerd en uit het zicht is geplaatst kan een gebruiker rechtstreeks toegang krijgen. Alle printopdrachten worden per gebruiker geregistreerd inclusief de aantallen pagina s Leerlingen krijgen een nader te bepalen aantal afdrukken beschikbaar gesteld aan het begin van het schooljaar. De follow-me software registreert het gebruik. Extra tegoeden kunnen centraal worden toegewezen aan individuele gebruikers of groepen gebruikers. Printen door leerlingen SKVOB e.o. heeft in haar beleid vastgesteld dat leerlingen niet hoeven te betalen voor hun prints. Deze keuze is gebaseerd op de directe en indirecte kosten die verband houden met het beheren van de geldstroom in relatie tot het aantal gemaakte afdrukken. Daarnaast vertrouwt SKVOB e.o. op de verantwoordelijkheid van haar leerlingen om niet onnodig veel afdrukken te maken. Leerlingen kunnen gebruik maken van de printfaciliteiten op basis van een vooraf toegewezen quotum. Er vindt dus geen afrekening per printopdracht plaats. Deze keuze zal gedurende de eerste 6 maanden van het contract gemonitord en eventueel bijgestuurd worden. Indien tijdens de evaluatie blijkt dat hier structureel misbruik van wordt gemaakt zal alsnog worden overgegaan tot afrekening per printopdracht. Cloudcomputing Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal SKVOB e.o. waarschijnlijk overstappen op Cloud Computing. Als gevolg daarvan zal in toenemende mate een Bring Your Own Device (BYOD) situatie ontstaan. Het moment waarop zal worden overgegaan is nog niet vastgesteld en de exacte wijze waarop hieraan invulling gegeven gaat worden is nog niet duidelijk. SKVOB e.o. is op dit moment alle opties aan het overwegen. De keuze voor Google Apps is een vrij zekere. Zeer waarschijnlijk zal de overgang geleidelijk aan plaatsvinden waardoor er een hybride situatie ontstaat waarmee de printapparatuur en software om dient te kunnen gaan. Van de te selecteren leverancier wordt verwacht dat deze hieraan invulling kan geven. Bij de start van de overeenkomst zal de ondersteunende software op lokale servers van het SKVOB e.o. geïnstalleerd dienen te worden, deze omgeving dient gemigreerd te kunnen worden naar een clouddienst. Er zijn momenteel 9 printservers in gebruik. Aantallen per locatie De verwachtte af te nemen aantallen apparaten per locatie zijn als volgt: Locatie Type A Type B Type C Type D Type E Type F Type G Christoffel 2 1 De La Salle Juvenaat Mencia de Mendoza Lyceum Mencia Sandrode Het Kompas 1 1 Markenhage Michaelcollege Newman College SKVOB 1 Onze Lieve VrouweLyceum Tessenderlandt Versie: v1.0 Definitief 6

7 Nieuwe overeenkomst De te sluiten overeenkomst kent een initiële looptijd van 44 maanden met de mogelijkheid om tweemaal met 12 maanden te verlengen. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2014 en de initiële looptijd eindigt derhalve op 31 augustus Er is gekozen voor 44 maanden i.v.m. de verschillende expiratiedata van de huidige overeenkomsten. Dit betekent dat de looptijd per machine verschilt. - De huidige Océ apparatuur dient per 01/01/2014 vervangen te zijn, de vervangende machines hebben een looptijd van 44 maanden - De huidige Ricoh en Veenman apparatuur dient per 01/09/2014 vervangen te zijn, de vervangende machines hebben een looptijd van 36 maanden Als gevolg van de gescheiden implementatie zal het totale afdrukvolume in de eerste 8 maanden van de overeenkomst lager liggen dan geprognotiseerd aangezien nog niet alle apparatuur op dat moment operationeel is. Op basis van de huidige aantallen verwachten wij dat op dit deel van de populatie ca afdrukken per maand gemaakt gaan worden. Het aandeel kleurafdrukken is niet te voorspellen. Ten behoeve van de beoordeling wordt er voor de gehele 44 maanden uitgegaan van het totale volume zoals genoemd onder 2.1. Versie: v1.0 Definitief 7

8 3. Aanbestedingsprocedure 3.1 Communicatie SKVOB e.o. heeft ervoor gekozen om deze aanbesteding in samenwerking met MaxxResult uit te voeren. Vragen met betrekking tot de aanbesteding dient u enkel te stellen via Voor overige vragen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure dient u contact op te nemen met: MaxxResult Print & Document Consulting T.a.v.: Dhr.D. Peijen Dimitrie.peijen@maxxresult.nl Het is gedurende de procedure niet toegestaan andere functionarissen te benaderen. Indien dit geconstateerd wordt leidt dit tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 3.2 Planning Datum Activiteit Publicatie Uiterste datum voor het stellen van vragen met betrekking tot deze aanbesteding publicatie nota van inlichtingen uur Uiterste datum en tijdstip van ontvangst inschrijvingen t/m 23 augustus Beoordeling inschrijvingen 23 augustus Bekendmaking met welke inschrijver de verificatie en test ingegaan zal worden tot Testperiode Versturen gunningsbeslissing Einddatum bezwaartermijn Ingangsdatum overeenkomst (nieuwe apparatuur en software is geïnstalleerd en naar tevredenheid van SKVOB e.o. opgeleverd. 3.3 Nota van inlichtingen Vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze aanbesteding kunnen alleen digitaal via Tenderned ingediend worden. Alleen vragen die tijdig zijn ontvangen worden geanonimiseerd meegenomen in de nota van inlichtingen. U kunt vanaf het moment van publicatie vragen stellen volgens een dynamisch systeem. De aanbestedende dienst zal zo snel als mogelijk reageren op de gestelde vragen zodat u sneller kunt starten met het opstellen van uw inschrijving. Daarnaast krijgt u direct inzicht in vragen van andere marktpartijen en het daarop gegeven antwoord. Versie: v1.0 Definitief 8

9 3.4 Wijze van aanbieden U dient uw inschrijving digitaal via tenderned.nl aan te bieden. Inschrijvingen welke op een andere wijze worden aangeboden zullen niet worden geaccepteerd. Uw inschrijving is voorzien van een begeleidende brief waarin een bevoegd functionaris de inschrijving autoriseert en de gestanddoeningstermijn bevestigt. Uw inschrijving dient op basis van de volgende voorschriften te zijn opgemaakt en te worden geupload naar Tenderned.nl: 1. Eigen verklaring 2. Ondertekende begeleidende brief 3. Management samenvatting incl. Contactgegevens aanspreekpunt 4. Beantwoording kwalitatieve vragen uit hoofdstuk 7. Word of PDF document per vraag, 5. Prijsinschrijving (op basis van Excel document Prijzenblad SKVOB ) Het openen van de inschrijvingen (c.q. de kluis ) is niet openbaar. Inschrijvers ontvangen automatisch een kopie van het proces verbaal van openen. Het openen van de kluis gebeurt volgens het vier ogen principe. Inschrijvingen welke niet aan bovenstaande voldoen zullen niet tot de verdere beoordelingsprocedure worden toegelaten. Versie: v1.0 Definitief 9

10 4. Beoordeling Alle geldige inschrijvingen zullen worden beoordeeld op basis van de in dit hoofdstuk beschreven gunningscriteria en methodiek. 4.1 Uitgangspunten De opdracht zal worden gegund op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). 4.2 Gunningscriteria De volgende gunningscriteria zijn van toepassing: Criterium Punten 1. - Prijs 60 2a - Kwalitatieve vraag b - Kwalitatieve vraag c - Kwalitatieve vraag d - Kwalitatieve vraag Wijze van beoordelen De inschrijvingen zullen als volgt worden beoordeeld: 1. Er wordt beoordeeld of aan alle gestelde geschiktheidseisen is voldaan, de geschiktheidseisen zijn: Onderwerp Eis Bewijsstuk Vakbekwaamheid Inschrijver dient zijn vakbekwaamheid aan te tonen middels 3 vergelijkbare referenties qua omvang. Word of PDF document met daarop de referenties. Deze dient direct bij de inschrijver toegevoegd te worden Economische- en financiële draagkracht Verzekering tegen aansprakelijkheidsrisico s. Het verzekerde bedrag dient minimal ,00 te zijn. Verzekeringscertificaat. Na gunning dient deze ter inzage gegeven te worden. 2. De beoordelingscommissie zal vervolgens de open vragen individueel beoordelen. Hierna zal er door de beoordelingscommissie gezamenlijk een score worden toegekend aan het antwoord volgens onderstaande verdeling: Score Toelichting 0 Geen of onvolledig antwoord. Niet concreet of toepasbaar. 6 Volledige beantwoording op vraag waarbij de beschreven oplossing toepasbaar is. 10 Concreet antwoord welke een innovatieve en toekomstbestendige oplossing beschrijft welke direct toepasbaar is en zal leiden tot een structurele verlaging van kosten. Versie: v1.0 Definitief 10

11 Er wordt geen tussenliggende score gegeven. 3. De prijs wordt beoordeeld op Total Cost of Ownership (TCO). De inschrijving met de laagste TCO zal het volledige aantal punten verkrijgen. De prijsscore van de andere inschrijvingen wordt als volgt berekend: (laagste TCO / TCO inschrijving) * maximale score op het item Prijs. 4. De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving zal worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek en een test waaruit moet blijken dat de aangeboden oplossing voldoet aan de gestelde eisen (zie beschrijving artikel 3.4). Aan alle inschrijvers wordt gelijktijdig per bekendgemaakt met welke inschrijver de testfase wordt ingegaan. Deze inschrijver kan alsnog afvallen indien in de Inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of wanneer uit de test blijkt dat de aangeboden oplossing niet voldoet aan de gestelde eisen. In dat geval zal de eerstvolgend hoogst geëindigde Inschrijver worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek. 4.4 Testfase Met het verzenden van de bekendmaking vangt tevens de testfase aan. Tijdens deze fase zal een acceptatietest worden uitgevoerd. De gegadigde dient ten behoeve van deze test van elk aangeboden model 1 apparaat ter beschikking te stellen. Daarnaast dient de aangeboden software in een proefopstelling geïnstalleerd te worden. De test zal op 2 verschillende scholen simultaan worden uitgevoerd waarbij per locatie verschillende modellen getest zullen worden. 4.5 Gunning Na succesvolle afronding van de testfase en nadat definitief is vastgesteld welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, worden alle inschrijvers op de hoogte gebracht van de voorlopige gunningsbeslissing. De afgewezen inschrijvers ontvangen een motivering van de reden van afwijzing en naam van de inschrijver aan wie de opdracht voorlopig is gegund. Tevens zal in deze brief de afspraak staan voor mondelinge toelichting. Deze afspraak zal uiterlijk 3 werkdagen na de voorlopige gunning plaatsvinden. De afgewezen inschrijvers kunnen binnen 20 kalenderdagen, gerekend vanaf de dag na datum van de voorlopige gunningsbeslissing, schriftelijk bezwaar maken tegen de beslissing door middel van het aanhangig maken van een kort geding procedure. Is er door de Inschrijver binnen deze termijn geen dagvaarding aan de aanbestedende dienst bekend, dan verliest de Inschrijver de mogelijkheid om rechtsmaatregelen te nemen tegen het gunningsbesluit. 4.6 Rekenvoorbeeld Per vraag kan een maximale score worden behaald van 10 punten. Het totaal maximaal aantal punten wat gehaald kan worden op kwaliteit bedraagt 40 punten. Rekenvoorbeeld: Inschrijver A Score vraag 1: 10 punten Score vraag 2: 6 punten Score vraag 3: 10 punten Inschrijver B Score vraag 1: 6 punten Score vraag 2: 6 punten Score vraag 3: 6 punten Versie: v1.0 Definitief 11

12 Score vraag 4: 6 punten Totaal kwaliteit:32 punten Score vraag 4: 6 punten Totaal kwaliteit:24 punten Inschrijver A schrijft in met een totale TCO van ,- Inschrijver B schrijft in met een totale TCO van ,- Hiermee heeft Inschrijver B de laagste TCO en ontvangt hiervoor 60 punten. Inschrijver A ontvangt ( ,- / ,-)x 60 punten: 54 punten. De totaalscore voor Inschrijver A bedraagt: = 86 punten. De totaalscore voor Inschrijver B bedraagt: = 84 punten. Hiermee is Inschrijver A de winnaar. Versie: v1.0 Definitief 12

13 5. Voorwaarden aan de inschrijving 1. Inschrijver heeft kennis genomen van alle informatie uit het beschrijvend document, het programma van eisen, alle aanvullende beschikbaar gestelde informatie en voorwaarden en baseert hierop zijn inschrijving. 2. Het doen van een inschrijving houdt in dat Inschrijver met de bepalingen in dit beschrijvend document instemt. 3. De kosten van de inschrijving zijn geheel voor rekening van de Inschrijver. Ingediende inschrijvingen worden niet geretourneerd en blijven eigendom van Opdrachtgever. Hierbij ontstaat het recht om de verstrekte informatie te verwerken. Daar waar sprake is van vertrouwelijke informatie die als zodanig door Inschrijver is aangemerkt zal Opdrachtgever dit respecteren. 4. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bij onvoorziene omstandigheden het gehele aanbestedingstraject te stoppen of tijdelijk op te schorten. In beide gevallen hebben Inschrijvers geen recht op schadevergoeding. 5. Het is niet toegestaan varianten in uw inschrijving op te nemen. 6. Gunning vindt nadrukkelijk plaats onder voorbehoud van een positieve formele besluitvorming door het College van bestuur van Opdrachtgever. 7. De inhoud van dit document is vertrouwelijk en van gegadigden wordt verwacht dat zij strikte vertrouwelijkheid in acht nemen. 8. Er is veel aandacht besteed aan het kwalificeren en kwantificeren van de behoefte van Opdrachtgever. Gezien het dynamische karakter van de omgeving waarop deze aanbesteding betrekking heeft kan de kwantificering aan verandering onderhevig zijn. Daarnaast kunnen ook onvoorziene technologische of organisatorische ontwikkelingen invloed uitoefenen op zowel de kwantificering als de kwalificering van de behoefte. De in deze Offerteaanvraag genoemde aantallen, capaciteiten, data en dergelijke zijn de beste inschattingen die Opdrachtgever op dit moment kan maken over de situatie bij aanvang van de overeenkomst. 9. Daar waar in dit document een merk- of fabricaat naam staat vermeld, dient daarbij de toelichting of daarmee gelijkwaardig gelezen te worden. 10. Uw inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. 11. Op deze aanbesteding en de daarna te sluiten overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 12. Na gunning dient er door Opdrachtnemer een overeenkomst te worden opgesteld waarbij de voorwaarden op basis van redelijkheid en billijkheid afgestemd zullen worden. 13. Gebruikersvoorwaarden van de door inschrijver aangeboden software toepassing(en) worden enkel geaccepteerd voor zover deze niet strijdig zijn met de gestelde eisen en voorwaarden. 14. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de beschreven aantallen afdrukken, de verwachtte hoeveelheid af te nemen apparaten, softwaretoepassingen en/of overige genoemde aantallen en hoeveelheden. 15. De documenten met betrekking tot deze aanbesteding zijn met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk kenbaar aan ons te maken door middel van het stellen van vragen via tenderned.nl 16. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in de documenten zitten en deze niet door inschrijver zijn gemeld, zal dit in het voordeel van de Opdrachtgever worden uitgelegd. Versie: v1.0 Definitief 13

14 6. Programma van eisen Nr. 1. Algemene Eisen 1.1. Door ondertekening van de begeleidende brief garandeert Opdrachtnemer dat aan alle eisen in de Offerteaanvraag is voldaan Het uitbrengen van uw inschrijving is voor Opdrachtgever geheel kosteloos en vrijblijvend 1.3. Het in behandeling nemen van de Offerteaanvraag houdt in dat u met de bepalingen uit het beschrijvend document instemt Onvolledige en/of onjuiste inschrijvingen worden door Opdrachtgever uitgesloten van Beoordeling Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, zonder opgaaf van reden, de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Opdrachtgever heeft geen verplichting tot gunning. U heeft in dergelijke situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins De looptijd van de overeenkomst bedraagt 44 maanden met de verlengingsoptie van 2 x 12 maanden. De overeenkomst kan niet stilzwijgend verlengd worden. Na afloop van de 44 maanden zal Opdrachtgever de overeenkomst conform de verlengingsoptie verlengen, zo niet dan wordt de overeenkomst automatisch beëindigd. Nr. 2. Financiële Eisen 2.1. Alle vermelde prijzen en tarieven zijn in Euro s exclusief BTW 2.2. De huurprijzen en afdrukprijzen dienen vast te zijn gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. Risico s voor stijging van loon- en materiaalkosten zijn voor rekening van leverancier. Er zal geen enkele indexering plaatsvinden De afdrukprijs omvat de kosten voor levering van verbruiksmaterialen, toner, milieuvriendelijke afvoer van gebruikte verbruiksmaterialen, preventief- en correctief onderhoud, vervanging van onderdelen, voorrijkosten en arbeidsloon en mogelijk andere kosten welke logischerwijs tot de dienstverlening behoren Papier en nietjes zijn niet inbegrepen in de huurprijs en/of afdrukprijs. De prijs voor nietjes dient ingevuld te worden in het prijzenblad 2.5. De huurprijs omvat de huur van de apparatuur, verzekering van de apparatuur en alle samenhangende kosten Er wordt geen prijs in rekening gebracht voor een scan De ingediende afdrukprijs dient onafhankelijk te zijn van het type apparaat Er zullen geen kosten in rekening worden gebracht voor transport, levering, installatie, instructie, milieuzorgbijdrage en retourname van apparatuur. Opdrachtnemer verzorgt de bekabeling van apparaat naar aansluitpunt (maximaal 5 meter per apparaat) en draagt zorg voor het kosteloos retour nemen van de emballage Bijplaatsing en uitbreiding van apparatuur en software gedurende de looptijd van het contract dient plaats te vinden onder dezelfde condities en prijzen en met dezelfde expiratiedatum als de overeenkomst. Huurbedragen worden niet naar rato berekend. Opdrachtnemer heeft het recht om na 24 maanden gereviseerde apparatuur in te zetten met inachtname van alle gestelde eisen en specificaties. Bijplaatsing is mogelijk tot 6 maanden voor expiratie van het laatste verlengingsjaar Er worden geen kosten geaccepteerd welke niet opgenomen zijn in het prijzenblad Genoemde aantallen en volumes (machines, software en afdrukken) zijn indicatief en er kunnen derhalve geen rechten aan worden ontleend. Wijzigingen in aantallen zullen geen enkele invloed hebben op de afgegeven prijzen. Nr. 3. Dienstverlening 3.1. Opdrachtnemer dient, na definitieve gunning, in overleg met de Opdrachtgever een SLA en een DAP op te stellen. Hierin wordt o.a. de procedure omtrent storingsmeldingen, terugkoppeling, communicatie, onderhoud, installatie en retournering van apparatuur, software updates/upgrades, molest vastgelegd 3.2. De hersteltijd in geval van storingen aan decentrale apparatuur bedraagt maximaal 10 werkuren na melding aan Opdrachtnemer De responsetijd in geval van storingen aan centrale repro apparatuur bedraagt maximaal 4 werkuren na melding. De hersteltijd in geval van storingen bij centrale repro apparatuur bedraagt 8 werkuren na melding aan Opdrachtnemer. Versie: v1.0 Definitief 14

15 3.4. De hersteltijd aan software bedraagt maximaal 4 werkuren. De werkzaamheden zullen zoveel als mogelijk op afstand worden uitgevoerd Opdrachtnemer garandeert een beschikbaarheid van 98% per machine op alle apparatuur, met uitzondering van de repro apparatuur 3.6. Opdrachtnemer garandeert een beschikbaarheid van 96% op de repro apparatuur Opdrachtnemer garandeert een beschikbaarheid van 99% op de software 3.8. De kantoortijden van Opdrachtgever zijn van toepassing voor de berekening van de beschikbaarheid. Deze zijn van maandag t/m vrijdag tot uur De Beschikbaarheid is een voortschrijdend gemiddelde, dat wordt gemeten over de laatste 3 maanden per apparaat en dat wordt uitgedrukt in een percentage. Voor de berekening van dit percentage wordt uitsluitend de Beschikbaarheid tijdens de kantooruren van de Opdrachtgever in rekening genomen. Gecumuleerd over een periode van 3 maanden wordt zo de maximale Beschikbaarheid (100%) afgerond en vastgelegd op 585 uur. Een apparaat is niet beschikbaar, als dit niet of niet goed functioneert, vanwege een Storing. De niet Beschikbaarheid is de tijd gemeten tussen het moment van ontvangst van storingsmelding door de Opdrachtnemer en het moment waarop de Apparatuur opnieuw beschikbaar is voor de Opdrachtgever. Voorbeeld per kwartaal: 585 (b1 + b2 -c) 100 x = Beschikbaarheid in % 570 b1 = De som van alle Responsetijden van het apparaat per kwartaal. b2 = De som van alle Werktijden van het apparaat per kwartaal. c = De som van alle tijden besteed aan preventief onderhoud op afspraak, interventies ten gevolge van gebruikersfouten en molest. 585 = Gemiddelde aantal kantooruren per kwartaal Indien Opdrachtnemer gedurende het kwartaal niet erin slaagt de afgesproken beschikbaarheid te realiseren dan heeft Opdrachtgever het recht een boete te claimen. Deze boete wordt als volgt berekend: Per apparaat wat minder dan 98% beschikbaar is geweest, voor repro apparatuur 96% en voor software 99%, zal Opdrachtnemer 50% van het huurbedrag over de periode crediteren aan Opdrachtgever Indien de beschikbaarheid van een apparaat gedurende de periode van 6 maanden onder het afgesproken percentage is zal het apparaat zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 3 weken, middels een technische conversie onvoorwaardelijk te worden vervangen door eenzelfde apparaat Opdrachtgever is gerechtigd 20% van de initieel geplaatste apparatuur gedurende de looptijd van de overeenkomst kosteloos te retourneren dan wel te converteren. In geval van retourgave worden er geen afkoopkosten of overige kosten in rekening gebracht. In geval van conversie komt het oude huurbedrag te vervallen en zal het nieuwe huurbedrag vanaf het moment van conversie in rekening worden gebracht Opdrachtnemer verstrekt Opdrachtgever op kwartaalbasis een rapportage waarin minimaal de volgende punten zijn opgenomen: Aantal en type machines Afdrukvolumes, huur en financiële gegevens waarbij de opbouw Opbouw dient exact gelijk te zijn aan de factuur zodat deze eenvoudig te controleren is Locaties, Eenheid en Afdeling (tbv. Evt doorbelasting) Advies voor betere prestaties Voorstel en advies tot betere invulling Wijzigingen t.o.v. vorige kwartaal Storingsmeldingen Storingsfrequentie per apparaat Beschikbaarheidspercentage Hersteltijden De Opdrachtnemer kan te allen tijde een actueel overzicht opleveren en heeft een administratief proces ingeregeld voor de registratie van wijzigingen in het park (o.a. als gevolg van verhuizingen). De rapportage zal op locatie van Opdrachtgever worden besproken met de contractbeheerder. Hierbij is het mogelijk dat er per school rapportages besproken worden in geval van onregelmatigheden. Versie: v1.0 Definitief 15

16 3.14. Verbruiksmaterialen worden binnen 24 uur (next business day) geleverd Opdrachtnemer treedt na gunning in overleg met Opdrachtgever om tot een eenvoudige bestelprocedure te komen voor het bijplaatsen van apparatuur en software welke aansluit bij het bestaande bestelproces van Opdrachtgever. Dit dient te geschieden middels een webbased bestelapplicatie Opdrachtnemer zal op verzoek van Opdrachtgever de harde schijven en andere geheugendragers van apparatuur schonen bij retourname en geeft hiervoor een certificaat af aan Opdrachtgever. Dit dient in de dienstverlening te zijn inbegrepen Exitbepalingen: na einde van de overeenkomst is Opdrachtnemer verplicht om voor een tijdelijke voortzetting van de dienstverlening te zorgen, gedurende de tijd die nodig is voor overgang naar nieuwe dienstverlener; hierbij zullen de huurbedragen komen te vervallen en zal Opdrachtnemer enkel de gemaakte afdrukken in rekening brengen. De overige condities dienen ongewijzigd te blijven. Nr. 4. Acceptatietest 4.1. Opdrachtnemer stelt samen met Opdrachtgever een plan op voor proefplaatsing van de decentraal te leveren apparatuur en softwarecomponenten om de afgesproken specificatie en functionaliteit te toetsen Opdrachtnemer levert en installeert binnen 1 week na voorlopige gunning de testapparatuur op locaties van opdrachtgever Opdrachtnemer is bereid om de aangeboden apparatuur gedurende ca. 2 weken in een proefopstelling te plaatsen bij Opdrachtgever. Doel van de proefopstelling is het vaststellen van de goede samenwerking van apparatuur en software met de technische infrastructuur en de door Opdrachtgever gebruikte applicaties. De proefopstelling geldt niet voor de repro apparatuur. Opdrachtgever is gerechtigd deze te beoordelen in de showroom van Opdrachtnemer Opdrachtnemer accepteert dat Opdrachtgever niet tot definitieve gunning overgaat in geval van negatieve resultaten tijdens de proefplaatsing De te maken kosten ten behoeve van de proefplaatsing komen geheel voor rekening van Opdrachtnemer 4.6. Indien tijdens de proefplaatsing geconstateerd wordt dat de apparatuur en/of software niet voldoet aan de gestelde eisen zal Opdrachtgever niet overgaan tot gunning en een vergoeding á 2.500,00 in rekening brengen bij Opdrachtnemer vanwege gemaakte kosten. Nr. 5. Implementatie 5.1. Opdrachtnemer levert na definitieve gunning een implementatieplan op met daarin minimaal de volgende informatie: Samenstelling projectteam Projectplan Tijdsplanning Communicatie Trainingen en instructies Het definitieve implementatieplan zal na vaststelling van de definitieve machinepopulatie en bijbehorende software worden opgesteld Binnen 3 weken na ondertekening van de overeenkomst zal de Opdrachtnemer het definitieve implementatieplan opleveren. Hierin dienen de exacte leverdata in zijn opgenomen Levering van zowel de startpopulatie als bijplaatsingen dient te geschieden binnen 4 weken na bestelling door Opdrachtgever. Het niet tijdig kunnen leveren, verwijtbaar aan opdrachtnemer, zal resulteren in een direct opeisbare boete ten bedrage van 50,- per apparaat per dag te late levering. Nr. 6. Apparatuur 6.1. Alle aangeboden apparatuur dient minimaal te voldoen aan de eisen gesteld in hoofdstuk 8 Functionele eisen 6.2. Alle aangeboden apparatuur functioneert probleemloos binnen de automatiseringsomgeving van Opdrachtgever Alle apparatuur dient fabrieksnieuw te zijn met een nog niet gebruikt serienummer Displays, driver en handleidingen dienen in de Nederlandse taal beschikbaar te zijn. Handleidingen worden digitaal beschikbaar gesteld Versie: v1.0 Definitief 16

17 6.5. Alle apparatuur werkt met één universele driver met uitzondering van de repro apparatuur 6.6. Alle multifunctionele apparatuur beschikt over uniforme touchscreen displays 6.7. Alle multifunctionele apparatuur is geschikt voor het gestructureerd scannen naar applicaties door middel van additionele software Alle multifunctionele apparatuur kan worden voorzien van een betaalautomaat voor betaald kopiëren. Opdrachtnemer accepteert zonder voorbehoud het gebruik van betaalautomaten van derden De in het prijzenblad genoemde aantallen per type zijn gebaseerd op de gewenste situatie en inschatting van Opdrachtgever. De definitieve startconfiguratie zal na gunning bepaald worden en kan afwijken van de inschatting. Wijziging van aantallen mag niet leiden tot tariefwijzigingen. Nr. 7. Software en functionaliteit 7.1. Alle aangeboden software functioneert probleemloos binnen de automatiseringsomgeving van Opdrachtgever Opdrachtnemer stelt kosteloos beheersoftware beschikbaar waarmee het mogelijk is om: Tellerstanden op afstand uit te lezen; Apparatuur op afstand te configureren; Batchgewijs te configureren; Storings- en tonermeldingen geautomatiseerd worden; 7.3. Opdrachtnemer verzorgt het complete tonerbeheer en leveringen op basis van geautomatiseerde meldingen vanuit haar beheersoftware en gebaseerd op geautomatiseerde bestellingen door de apparaten De apparaten melden zelf hun storingen bij Opdrachtnemer en Opdrachtnemer pakt deze problemen proactief op. Daarnaast wordt automatisch een melding aan de Helpdesk van Opdrachtgever verstuurd zodat deze de storingen kan monitoren. Opdrachtnemer dient na afhandeling van de storing een bericht te sturen aan Opdrachtgever met het tijdstip van afmelden en omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden De rapportage functionaliteit van Opdrachtnemer beschikt over meerdere rapportages rond print/scan/kopieer gebruik en dit gebruik is te relateren aan apparaat en gebruikers. Daarnaast is het mogelijk om op een eenvoudige manier (zonder specifieke kennis) persoonlijke rapportage aan te maken en te draaien Opdrachtnemer levert software die voorziet in follow-me functionaliteit. Follow-me houdt in dat: gebruik gemaakt wordt van één enkele printerdriver voor gebruikers. Deze printerdriver stuurt de printopdracht naar een centrale server waar de printopdracht wordt bewaard tot de gebruiker zichzelf identificeert bij een willekeurige apparaat en na het kiezen van de betreffende opdracht pas wordt afgedrukt. De printservers van de verschillende scholen worden centraal aangestuurd De centrale software hoeft niet perse op een fysieke server op locatie van het SKVOB te staan, belangrijk is wel dat de performance van de oplossing gewaarborgd is. De wijze waarop u de performance garandeert kunt u beschrijven bij de 1 e kwalitatieve vraag. Elke school zijn eigen Active Directory kan koppelen aan de follow-me software Een gebruiker kan na identificatie rechtstreeks naar zijn/haar eigen en/of folder scannen zonder extra handelingen. Identificatie vindt plaats door middel van pincodes. Tevens is toekomstig gebruik van een paslezer mogelijk. Het uitloggen vindt plaats door middel van een standaard uitlog knop De inlogtijd voor gebruikers die niet uitloggen is centraal in te stellen U dient bij de beantwoording van de kwalitatieve vragen aan te geven op welke wijze u invulling geeft aan de gestelde eisen aan de follow-me functionaliteit De oplossing dient gemigreerd te kunnen worden naar een cloudoplossing 7.7. De apparatuur is geschikt voor Google Cloud Print 7.8. De scan functionaliteit die geleverd wordt vanaf de MFP bevatten de volgende functionaliteit: -Scannen naar PDF / TIFF / JPEG -Scannen naar (single sign-on zoals vermeld in 7.6) Versie: v1.0 Definitief 17

18 -Scannen naar home-directory (m-schijf) 7.9. De scaninstellingen op de MFP (waaronder bestandstype en bestemming) worden vastgehouden zolang een gebruiker is ingelogd zodat bij meerdere scanopdrachten niet telkens opnieuw deze instellingen gemaakt hoeven te worden Beheer van kleur via centrale inrichting op active directory (gebruikers of groepen) Print profielen afdwingen op gebruikers en groepsniveau in combinatie met de standaard office toepassingen (bv alle outlook afdrukken dubbelzijdig zonder kleur) Beheer van aantallen afdrukken (quota s) via centrale inrichting op active directory (gebruikers of groepen) Opdrachtnemer verzorgt kosteloos trainingen t.b.v. van de beheer tools en de door haar geleverde softwarecomponenten. Nr. 8. Arbo en Milieu 8.1. De apparatuur dient aantoonbaar vrij te zijn van schadelijke stoffen voor mens en milieu en te voldoen aan de relevante NEN, c.q. DIN eisen en overige van kracht zijnde milieuspecificaties Opdrachtnemer garandeert kosteloze retourname van lege tonercartridges gedurende de looptijd van de overeenkomst en zorgt voor een milieuverantwoorde verwerking De apparatuur dient te voldoen aan de Arbo-eisen (onder meer MAC waarden en normen voor geluidemissie voor ruimten) 8.4. De apparatuur voldoet aan RoHS richtlijnen 8.5. De apparatuur is uitgevoerd met fijnstoffilters 8.6. De aangeboden oplossing voldoet aan criteria duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur opgesteld door Agentschap NL Nr. 9. Facturatie 9.1. Facturatie dient per kwartaal achteraf te geschieden, zowel huurbedragen als afdrukken. Opdrachtnemer verstuurt een verzamelfactuur met daarop de bedragen gespecificeerd per school. Facturen worden bij voorkeur digitaal ontvangen op: 9.2. Tellerstanden worden automatisch en op afstand door Opdrachtnemer verzameld en gebruikt voor facturatie Alle specificaties dienen tevens digitaal (Excel bestand) aan Opdrachtgever ter beschikking te worden gesteld In geval van plaatsing in de loop van een maand wordt de huurprijs vanaf de eerstvolgende hele maand in rekening gebracht Facturatie geschiedt op basis van werkelijk verbruik, er is geen minimum volume van toepassing. De aantallen genoemd zijn indicatief en daaraan kunnen geen rechten worden ontleend. Versie: v1.0 Definitief 18

19 7. Kwalitatieve vragen SKVOB e.o. is nadrukkelijk op zoek naar een leverancier die beschikt over ruime aantoonbare ervaring en duidelijke concepten waarmee SKVOB e.o. volledig wordt ondersteund in het realiseren van additionele doelstellingen. Het gedurende de looptijd kunnen realiseren van deze doelstellingen zorgt ervoor dat de kans aanzienlijk toeneemt dat SKVOB e.o. gebruik gaat maken van de verlengingsopties. Additionele doelstellingen zijn: Jaarlijkse structurele verlaging van de totale afdrukkosten Hogere graad van dienstverlening naar scholieren en medewerkers Duurzamer werken Afname kosten en beheer ICT Omgeving die flexibel is en meegroeit in ontwikkelingen zoals verregaande digitalisering. Op basis van onderstaande vragen zal worden beoordeeld hoe u scoort op de kwalitatieve wensen van SKVOB e.o.. Vraag 1 : Follow-me SKVOB e.o. beschikt momenteel nog niet over 1 centrale ICT dienst, de scholen hebben elk hun eigen ITC dienst en infrastructuur. SKVOB e.o. wil naar 1 centrale follow-me oplossing toe, waarbij de scholen zelf hun Active Directory / gebruikers kunnen koppelen. Inschrijver wordt verzocht om een duidelijke beschrijving te geven van de wijze waarop hieraan invulling wordt gegeven (maximaal 4 A4 pagina s), waarin minimaal naar voren komt: Systeemschets van de gehele oplossing; Hoe u de prestatie en beschikbaarheid van de oplossing waarborgt; De eisen die u stelt aan de printservers van de scholen De eisen die u stelt aan de centrale server (indien u kiest voor een server op locatie van SKVOB e.o.) Hoe printen vanaf mobiele en vreemde devices wordt ondersteund (BYOD) Wat zijn de voordelen én ook de nadelen van de gekozen oplossing Voor deze vraag geldt een maximale score van 10 punten. Vraag 2: Cloud printing Zoals aangegeven in de gewenste situatie zal SKVOB e.o. zeer waarschijnlijk gaan overstappen op Cloudcomputing gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst. Inschrijver wordt verzocht om in maximaal 4 A4 pagina s aan te geven op welke wijze zij kan ondersteunen in deze verandering. Hier wordt niet gevraagd om een visie, maar om een concreet toepasbaar plan. Minimaal dient het volgende te worden beschreven: Wat is de werking en ook de beperking van printen in een cloudcomputing omgeving; Op welke wijze zou u invulling geven aan cloud printing Hoe gaat er geprint worden vanaf de verschillende devices zoals smartphones, tablets, laptops en desktops. Wat zijn de voor én ook de nadelen Versie: v1.0 Definitief 19

20 Hoe borgt u de in deze aanbesteding geëiste functionaliteiten omtrent Follow-me, vertrouwelijkheid, registratie, quota toewijzing en rapportages Hoe wordt betaald printen en gastprinten ondersteund Hoe ziet u een eventuele rol van Google Cloud Print in uw cloud oplossing Welke kostenbesparing wordt bereikt Welke investering is noodzakelijk Voor deze vraag geldt een maximale score van 10 punten Vraag 3: Implementatie Zoals aangegeven in de beschrijving van de huidige situatie kennen de contracten met de huidige leveranciers verschillende expiratiedata. Hierdoor zal de implementatie in verschillende fasen moeten worden uitgevoerd. Inschrijver wordt verzocht om een duidelijk en concreet implementatieplan te overleggen, waarin minimaal naar voren komt: Hoe inschrijver tijdige levering en installatie van de software en apparatuur borgt; In welke fasen het project zal worden uitgevoerd. Hierbij dient nadrukkelijk naar voren te komen wanneer welke apparatuur zal worden vervangen; De concrete data behorende bij de genoemde fasen, rekening houdend met de gestelde eisen omtrent levertermijnen; Hoe het projectteam eruit ziet en welke functionarissen namens het SKVOB e.o. dienen deel te nemen; De verwachtingen van inschrijver aan SKVOB e.o.; Voor deze vraag geldt een maximale score van 10 punten Vraag 4: Visie op informatievoorziening in het onderwijs De informatievoorziening en communicatie binnen het onderwijs verandert. Ontwikkelingen waarbij er steeds minder gebruik gemaakt wordt van papier en waarbij digitalisering almaar belangrijker wordt in de informatieverstrekking en het lesgeven zich niet alleen meer afspeelt binnen de muren van het klaslokaal. De technologie die leerlingen gebruiken en de wijze waarop leerlingen informatie met elkaar uitwisselen wijkt af van de wijze waarop docenten en onderwijsinstellingen dit doen. SKVOB e.o. verneemt graag van Inschrijver welke trends in de wijze van informatieverstrekking binnen een onderwijsinstelling Inschrijver ziet en welke impact deze heeft op de onderwijs organisatie. Inschrijver wordt verzocht in maximaal 4 A4 pagina s de trends en de impact te beschrijven. Daarnaast vernemen wij graag uw visie en op welke wijze u SKVOB e.o. kan ondersteunen bij deze verandering. Voor deze vraag geldt een maximale score van 10 punten. Versie: v1.0 Definitief 20