_ Multifunctionele printer (MFP)

Transcriptie

1 SSC-ICT// _ Multifunctionele printer (MFP) Installatie en gebruik 15 maart 2016 Versie 1.2

2 _ Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Toevoegen van MFP op DWR PC of laptop 4 3. Printen 7 4. Scannen 9 5. Mogelijke problemen 9 Colofon 10 SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 2

3 Voor je ligt de handleiding multifunctionele printer (MFP). Hierin staat stap voor stap beschreven hoe je de printer kunt installeren en hoe je ermee kunt werken. De MFP en de Rijkspas De MFP maakt voor elke functionaliteit gebruik van de Rijkspas. Dit betekent dat je altijd je Rijkspas bij de hand moet hebben om te kunnen printen, scannen of kopiëren. Follow me Met Follow me printen st je een printopdracht naar een generieke printer. De print kan vervolgens bij elke willekeurige MFP in het gebouw worden opgehaald door je aan te melden met je Rijkspas en de printopdracht vrij te geven. Het is zelfs mogelijk de printopdracht op te halen op een andere locatie. De generieke printer server moet eenmalig op je PC worden aangemaakt. Zie daarvoor de instructies verderop in dit document. Beveiligd printen Je moet je aanmelden met je Rijkspas om te kunnen printen. Hierdoor is in veel gevallen geen reden meer om te kiezen voor de optie beveiligd printen via een pincode. Dit blijft echter nog wel mogelijk. Heb je vragen, neem dan contact op met de servicedesk van SSC-ICT: Ministerie van Algemene Zaken Openingstijden: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Openingstijden: Ministerie van Buitenlandse Zaken Openingstijden: 24/7 Ministerie van Financiën Openingstijden: Ministerie van Infrastruct en Milieu Openingstijden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Openingstijden: SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 3

4 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (keuze 2) Openingstijden: Ministerie van Veiligheid en Justitie Openingstijden: u SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 4

5 _ 2. Toevoegen van MFP op een DWR PC of laptop Ga via Start naar Apparaten en printers. Klik op Een printer toevoegen. Klik op Netwerkprinter, draadloze printer of Bluetooth printer toevoegen SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 5

6 Klik op De printer die ik wil gebruiken, staat niet in de lijst. Klik Selecteer de bovenste optie en klik op Volgende. SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 6

7 Type in het vakje naam: FollowMe en klik op Nu zoeken. In het onderste kader verschijnt de printer. Selecteer de printer en klik op OK. De printer wordt geïnstalleerd en verschijnt de melding dat de printer is toegevoegd, klik op Volgende en vervolgens op Voltooien. SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 7

8 _ 4. Printen Printerinstellingen De printer is standaard ingesteld op dubbelzijdig en zwart-wit afdrukken. Via de Eigenschappen van de printer (voor het afdrukken in de applicatie, bijv. Word) kun je dit aanpassen: Vink hiervoor in het tabblad Beeldopties de optie Xerox zwart/wit conversie uit. Via de Eigenschappen kunnen ook de opties voor het extra beveiligd afdrukken (pincode) en nieten of perforeren worden geselecteerd. Printen met de Rijkspas Om met je Rijkspas te kunnen afdrukken, moet je de pas eerst aanbieden aan de paslezer. Dit kan op een willekeurige MFP worden uitgevoerd. Bied je Rijkspas aan door deze op korte afstand rustig over de kaartlezer van de printer te halen. Wanneer de Rijkspas is geaccepteerd, verschijnt het startscherm. In het groene blok rechtsboven staat je naam als teken dat je bent ingelogd. Je kunt hierna de functies op de MFP gebruiken. SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 8

9 Indien je de printer langer dan 30 seconden niet gebruikt, wordt je automatisch uitgelogd. Je kunt ook zelf uitloggen door: je Rijkspas nogmaals bij de paslezer te houden, het lichtje zal dan rood worden of op de toets met de sleutel te drukken en te kiezen voor Afmelden. Rijkspas vergeten Heb je geen Rijkspas bij je? Dan is het ook mogelijk om je handmatig aan te melden op de printer. Druk op het display rechtsboven op Gast en kies vervolgens Andere aanmelding Voer bij gebruikersid je volledige adres in en druk op Invoeren. Vervolgens wordt om je wachtwoord gevraagd. Dit is het DWR wachtwoord dat je ook gebruikt om op je PC in te loggen. Voer het wachtwoord in en druk op Invoeren. Wannneer de gegevens zijn geaccepteerd, verschijnt het startscherm met in het groene blok rechtsboven je naam als teken dat je bent ingelogd. Indien je de printer langer dan 30 seconden niet gebruikt, wordt je automatisch uitgelogd. Je kunt ook zelf uitloggen door je Rijkspas nogmaals bij de paslezer te houden of op de toets met de sleutel te drukken en vervolgens te kiezen voor Afmelden. SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 8

10 _ 5. Scannen Scannen naar Meld je met je Rijkspas bij de printer aan. Selecteer op het aanraakscherm en. Laad de documenten in de automatische documentendoorvoer of leg de documenten op de glasplaat. Je adres zal automatisch in de velden Aan: en Van: verschijnen. Stel de gewenste opdrachtinstellingen in op de tabbladen op het aanraakscherm. Druk op Start om de opdracht te starten. Let op! Na het scannen van een document ontvang je geen duidelijke melding dat de scan succesvol is verzonden. De MFP logt uit en is klaar voor een nieuwe taak. Als het scannen echter fout is gegaan, zal de printer een fout rapport afdrukken. Je documenten zullen in je Postvak IN verschijnen. Op drukke momenten kan het tot wel 5 minuten duren voordat een scan bij de mailbox is aangekomen. Een gescand document mag maximaal 25Mb groot zijn. Is een document groter, scan deze dan in verschillende delen. _ 6. Mogelijke problemen Mijn Rijkspas wordt niet herkend Beweeg rustig je Rijkspas langs de kaartlezer. De paslezer heeft een LED: Rood constant brandend = je moet je aanmelden om een bepaalde actie (in dit geval kopiëren, scannen of printen) actie uit te voeren (en er is verbinding voor verificatie). Rood knipperend = Rijkspas kan niet gelezen worden, geen goede verbinding met server. Groen knipperend = Aanmelding wordt geverifieerd. Groen constant = Aangemeld (of geen aanmelding nodig om acties uit te voeren). Foutmelding : Geen toegang. Onbekende pas of foutieve aanmeldgegevens Tijdens het koppelen van de Rijkspas op de printer kan de volgende foutmelding verschijnen: Geen toegang. Onbekende pas of foutieve aanmeldgegevens. Controleer je adres en het wachtwoord van je DWR-account. Druk de toetsen één voor één in. De toets hoofdletter werkt als Caps Lock. Voor hoofdletters en speciale tekens: druk eerst op Shift en vervolgens op de letter. SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 9

11 _ Colofon SSC-ICT Afdeling Gebruikersondersteuning Koningskade 4 Postbus EX Den Haag SSC-ICT// Multifunctionele printer (MFP) 1