Leveringsafspraken HBH

Transcriptie

1 Leveringsafspraken HBH Correctie van typefouten, spelfouten en lay-out aanpassing worden door de gemeente nog doorgevoerd in dit document Algemeen 1. U gaat akkoord met het onderscheid in de werkzaamheden via de collectieve voorziening HBH en via de aanvullende maatwerkmodules. 2. U gaat akkoord met het gegeven dat in de collectieve voorziening sprake is van een vast aantal uren per jaar, ongeacht de (woon)situatie van de klant. 3. De werkzaamheden die vallen onder de collectieve voorziening en de maatwerkmodules zijn beschreven in de bijlage Werkzaamheden in de collectieve voorziening 4. U levert ondersteuning in de vorm van een collectieve voorziening. De aanbieder kan ook de maatwerkmodules leveren. Dit wordt opgenomen in de individuele afspraken met de aanbieder. 5. U gaat akkoord met de regierol van de klant bij het invullen van de werkzaamheden in de collectieve voorziening en indien relevant de maatwerkmodules. De klant prioriteert de werkzaamheden en bepaalt in overleg met de aanbieder, hoe de uren ingezet worden en met welke frequentie. 6. U gaat akkoord met de op u rustende verplichting om aanvullend aan de gemeentelijke opdracht aanvullende gemaksdiensten aan te bieden, die inwoners van Utrecht op eigen kosten kunnen afnemen. U zorgt er voor dat deze diensten makkelijk af te nemen zijn. Met gemaksdiensten worden de volgende activiteiten bedoeld: Alle extra uren, extra vormen van hulp bij het huishouden die de Wmo klant op eigen kosten wil afnemen Een grote variatie aan diensten waarvan de klant aangeeft daar behoefte aan te hebben. Bijvoorbeeld de hond uitlaten, winkelen of boodschappen halen, het maken van een praatje/gezelschap houden, grasmaaien, lamp vervangen, mee naar het ziekenhuis, etc. Deze diensten hebben een relatie met het voeren van een huishouden in de breedste zin van het woord. Hulp in het huishouden en de overige diensten die een niet Wmo klant af kan nemen 7. Dit contract staat open voor organisaties die als bedrijf georganiseerd staan bij de Kamer van Koophandel. ZZP ers kunnen alleen toetreden indien zij een formeel samenwerkingsverband hebben opgericht met minimaal 5 samenwerkende ZZP ers. 8. Alvorens een aanbieder deelnemer kan worden in het raamcontract voert de gemeente een toegangstoets uit. Allen bij een positieve uitkomst op alle onderdelen van de toegangstoets kan de aanbieder toetreden. De gemeente stelt hiertoe een vragenlijst op Deze toets bestaat uit de volgende onderdelen: a. Heeft de aanbieder het model van Utrecht begrepen en hoe geeft de aanbieder hier vorm aan, waaronder de inspanningsplicht laagdrempelig aanvullende diensten aan te bieden b. Past de uurprijs binnen de bandbreedte van de gemeente Utrecht c. Kan de aanbieder voldoen aan alle leveringsvoorwaarden Indeling van het werk 9. U komt samen met de klant tot een schriftelijk. De aanbieder is verantwoordelijk voor het tot stand komen van een. Dit omvat met welke frequentie u langs komt bij de klant en met welke frequentie concrete werkzaamheden uitgevoerd worden. Het is format vrij. 1

2 10. Het is opgesteld binnen 14 werkdagen nadat de klant aangemeld is bij de aanbieder 11. U houdt samen met de klant schriftelijk bij hoeveel van de maximaal aantal uren dat op jaarbasis beschikbaar is in de collectieve voorziening en de maatwerkvoorziening, benut is. 12. U mag uit efficiency overwegingen een ondergrens stellen aan het aantal uren dat per keer ingezet wordt. Het is aan de aanbieder om de ondergrens vast te stellen. De aanbieder maakt deze ondergrens voor ondertekening van het raamcontract bekend aan de gemeente. 13. De klant wordt bij het allereerste contact met de aanbieder op de hoogte gesteld van de gehanteerde ondergrens. 14. U mag waar nodig en mogelijk de werkzaamheden in de collectieve voorziening bundelen en structuren (collectief organiseren). 15. Deze bundeling/structurering mag geen onevenredige belasting van de klant op leveren. 16. Indien er sprake is van het overnemen van de regie op het huishouden is de aanbieder verantwoordelijk voor het tot stand komen van het (schoonmaak)plan en het uitvoeren van de werkzaamheden conform dit plan. De aanbieder is in deze situatie verantwoordelijk voor het te behalen resultaat. 17. Indien er sprake is van het overnemen van de regie op het huishouden wordt de klant zoveel mogelijk betrokken bij de te maken keuzes. Daarbij sluit u aan bij de capaciteiten, intellectuele vaardigheden en leervermogen van de klant. Signaleren 18. De door u in te zetten medewerkers beschikken over signalerend vermogen en maken tijdig melding van een veranderende of aanvullende zorgvraag. 19. U biedt u medewerkers de benodigde training t.b.v. het signalerende vermogen en ondersteuning bij het doen van relevante meldingen. Doelgroepen 20. U bent bereid en in staat HBH te verzorgen voor cliënten uit alle in de Wmo beschreven doelgroepen. Dit zijn cliënten met: Lichamelijke beperkingen; Verstandelijke beperkingen; Chronische psychische problemen; Psychosociale problemen. 21. U houdt bij het leveren van HBH rekening met de leeftijd, etniciteit, levensbeschouwelijke achtergrond en/of seksuele geaardheid van de cliënt. 22. U bent bereid zich te verdiepen in de benodigde verschillende specifieke vaardigheden en benodigde oplossingen die binnen uw organisatie en bij de uitvoerende medewerkers aanwezig moeten zijn om cliënten uit elke doelgroep van adequate HBH te voorzien. 23. De te sluiten overeenkomsten hebben enkel betrekking op inwoners van de gemeente Utrecht. Het uitvoeren van de gevraagde zorg zal alleen plaatsvinden binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Utrecht. Kwaliteit 24. Per klant werkt u zoveel mogelijk met een vaste schoonmaakhulp of een vaste poel van schoonmaakhulpen. 25. Indien u werkt met een vaste poel laat u de klant vooraf (telefonisch) weten wie komt schoonmaken. 26. Bij ziekte en vakantie zorgt u voor vervanging indien de klant dit wenst. U laat de klant vooraf (telefonisch) weten wie komt schoonmaken. 27. De vervangende medewerker is door u voor aanvang van de werkzaamheden op de hoogte gesteld van de afspraken met de betreffende cliënt. 28. U stelt de klant minimaal één week voor aanvang van het verlof van de vaste medewerker op de hoogte van het verlof en de wijze waarop u vervanging heeft geregeld. 2

3 29. De door u in te zetten medewerkers zijn bekwaam in het uitvoeren van huishoudelijke verzorging. 30. De door u in te zetten medewerkers beschikken over goede beheersing van de Nederlandse taal. 31. De door u in te zetten medewerkers hebben affiniteit met de doelgroep en kunnen omgaan met culturele, levensbeschouwelijke verschillen en verschillen in leeftijd, etniciteit en seksuele geaardheid. 32. U garandeert continuïteit bij het uitvoeren van de huishoudelijke werkzaamheden voor een cliënt. 33. U beschikt over een Verklaring Omtrent Gedrag van alle door u in te zetten medewerkers 34. De door u in te zetten medewerkers zijn of worden op afzienbare termijn aantoonbaar geschoold met betrekking tot een adequate bejegening van cliënten. Hieronder wordt minimaal verstaan dat de medewerker: a. de verantwoordelijkheid heeft voor een goede communicatie en dialoog met cliënten over hun ervaringen, wensen en voorkeuren; b. de eigen levensstijl van cliënten respecteert en daarover discretie betracht; c. niet ongevraagd tutoyeert; d. niet over de cliënt praat maar met de cliënt. 35. De door u in te zetten medewerkers beschikken over geldige verblijfsdocumenten. 36. De door u in te zetten medewerkers voldoen tenminste aan de kwaliteitseisen zoals opgenomen in het Kwaliteitsdocument voor verantwoorde Hulp bij het huishouden1. Voor het leveren van HBH2 beschikken uw medewerkers ten minste over: Organisatie van Huishouding: diploma helpende, kwalificatieniveau 2 (welzijn en zorg), OVDB-certificaat verzorgingshulp B, het diploma helpende OVDB (2 jaar), het certificaat medewerker Thuiszorg A of gelijkwaardige ervaring aangetoond door middel van een EVC certificaat waarbij de competenties behorende bij de functie van HBH2 zijn vastgesteld. 37. U voldoet aan de kwaliteitseisen zoals deze opgenomen zijn in de Wmo verordening U onderzoekt eenmaal per jaar de klanttevredenheid van uw dienstverlening en stelt de gemeente op de hoogte van de uitkomst. Indien de gemeente hierom verzoekt kunt u de landelijke vereisten aan het klanttevredenheidsonderzoek in uw eigen klanttevredenheidsonderzoek integreren. Leveringsgarantie 39. U bent bereid en in staat om bij door de gemeente Utrecht geïndiceerde cliënten de collectieve voorziening te leveren eventueel aangevuld met werkzaamheden in het kader van de maatwerkmodules HBH, op werkdagen tussen 8.00 uur en uur. U bent echter wel bereid en in staat om buiten deze uren zorg te leveren ('s avonds, in weekenden en bij spoedzorg) als de samenstelling van de leefeenheid en/ of de ervaren belemmeringen in de uitvoering van het huishouden dit noodzakelijk maken. 40. Indien u in opdracht van de gemeente Utrecht zorg levert buiten kantooruren en in weekenden, kunt u de onregelmatigheidstoeslag die in de geldende CAO-VVT is opgenomen separaat declareren bij de gemeente Utrecht 41. U bent bereid en in staat om uiterlijk 7 werkdagen na de schriftelijke dan wel elektronische opdracht tot het verlenen van zorg bij een voor u nieuwe cliënt van de gemeente Utrecht de werkzaamheden via de collectieve voorziening dan wel de maatwerkmodule te starten (indien de cliënt het wenst). 42. u stelt voor aanvang van de huishoudelijke ondersteuning de identiteit van de cliënt vast, aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. U legt de aard en het nummer van het document vast in uw administratie. 43. In het geval van spoedzorg (een indicatie waarbij sprake is van niet uitstelbare maaltijdverzorging of verzorging van kinderen, dit ter beoordeling van de gemeente Utrecht) bent u bereid en in staat om, indien de gemeente Utrecht daarom verzoekt, binnen 24 uur te starten met de zorg. Dit geldt ook buiten kantooruren en voor niet-werkdagen. 3

4 44. Weigeren / beëindigen van werkzaamheden bij een cliënt op uw aangeven kan alleen voorkomen in dringende omstandigheden (b.v. ongewenste intimiteiten). U gaat ermee akkoord dat bedrijfsvoeringredenen nimmer aanleiding kunnen zijn voor het weigeren dan wel beëindigen van de werkzaamheden bij een cliënt. 45. In het geval van dringende omstandigheden is de oplossing van de ontstane situatie uw verantwoordelijkheid (uiteraard in overleg met de cliënt). Indien dat noodzakelijk is kan de gemeente Utrecht een bemiddelende rol spelen. Sleutelprotocol 46. U treedt in overleg met de cliënt of zijn vertegenwoordiger om te bepalen of en op welke wijze de sleutel tot de woning van de cliënt aan de hulp beschikbaar wordt gesteld. 47. U stelt een protocol op waarin gewaarborgd wordt dat hulpverleners zorgvuldig om gaan met de huissleutels die cliënt hen toevertrouwt. 48. In dit door ur op te stellen sleutelprotocol wordt, zonder een uitputtende opsomming te geven, in ieder geval rekening gehouden met en uitvoering gegeven aan: Toepasselijk wet- en regelgeving; Wensen van cliënt en zijn vertegenwoordigers; Belasting van de cliënt, deze dient minimaal te zijn; Veiligheid; Aansprakelijkheid, met dien verstande dat indien de cliënt schade leidt als gevolg van het door u of de door u inschakelde vrijwilligers, personeel of derden niet correct naleven van het sleutelprotocol, u hiervoor aansprakelijk bent; Klachten Toewijzing 49. U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht bepaalt of de collectieve voorziening met of zonder maatwerkmodules wordt ingezet bij een cliënt. De gegevens met betrekking tot de indicatie en het aantal uren die opgenomen zijn of worden in het systeem van de gemeente Utrecht zijn leidend. U kunt in alle gevallen aan de vraag van de gemeente Utrecht voldoen. 50. U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht waarde hecht aan keuzemogelijkheden, keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid van de cliënt. De cliënt bepaalt bij welke van de te contracteren zorgaanbieders hij/zij de geïndiceerde uren HBH afneemt. De gemeente Utrecht zal ervoor zorgdragen dat alle geïndiceerde burgers van de gemeente Utrecht over de volledige lijst met gecontracteerde partijen kunnen beschikken. 51. De gemeente informeert de klant over de gecontracteerde aanbieders door deze een lijst met de aanbieders te sturen. De aanbieder levert ten behoeve van deze lijst de volgende gegevens: Naam, adres, telefoonnummer eventueel website Drie onderscheidende kenmerken ( maximaal 5 woorden per kenmerk) De gemeente ordent de lijst op prijs, met de goedkoopste bovenaan. Als twee aanbieders dezelfde prijs hebben geoffreerd wordt vervolgens op alfabet geordend 52. Indien een cliënt niet tot een keuze kan komen voor een bepaalde zorgaanbieder, wordt hij/zij door de Wmo-consulent geadviseerd bij het maken van een keuze. Uitgangspunt bij dit advies is de volgorde op basis van de geoffreerde prijs. Daarbij staat de goedkoopste van de gecontracteerde partijen als eerste in de volgorde. De Wmo-consulent zal de cliënt adviseren te kiezen voor de goedkoopste van de gecontracteerde partijen die nog capaciteit heeft. Communicatie met de cliënt en de gemeente Utrecht 53. U zorgt voor goede telefonische en digitale bereikbaarheid voor de cliënt én de gemeente Utrecht op werkdagen tussen 8.00 uur en uur. 54. U beschikt vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst over een telefoonnummer waarop de cliënt tegen maximaal standaard lokaal tarief contact met u op kan nemen over alles wat met de 4

5 Hulp bij het huishouden te maken heeft. U zorgt ervoor dat alle uw cliënten op de hoogte zijn van het nummer. Indien u gebruik maakt van een keuzemenu, dan zorgt u ervoor dat de cliënt altijd na maximaal 2 keuzes de juiste persoon aan de lijn heeft. 55. De medewerkers van de gemeente Utrecht beschikken na gunning over rechtstreekse doorkiesnummers (geen 0900-nummers) van de functionele contactpersonen van uw organisatie. 56. U bent bereid en in staat om de benodigde informatie van uw bedrijf en dienstverlening zowel digitaal als op papier ten behoeve van de dienstverlening kosteloos beschikbaar te stellen. Proces 57. U gaat ermee akkoord dat de gemeente tijdens de implementatie nader bepaalt welke documenten met welke inhoud (gemaakte afspraken met de cliënt, aard, omvang en duur van de te verlenen ondersteuning e.d.) door u moeten worden opgemaakt bij de start van een opdracht tot het verlenen van zorg. Bovendien wordt daarbij ook nader bepaald welke van die documenten moeten worden overgelegd aan de gemeente ter ondersteuning van de opdrachtverstrekking. Dit alles voor zover niet vastgelegd in de standaard iwmo. 58. Wijzigingen in de uitvoering van de werkzaamheden bij een cliënt kunnen alleen worden doorgevoerd indien de gemeente Utrecht hiervoor toestemming geeft. 59. Indien voor een bestaande cliënt na herindicatie blijkt dat de zorgvraag wijzigt, kan de cliënt, indien hij/zij dat wenst bij dezelfde zorgaanbieder blijven. Administratieve verwerking en rapportage en iwmo 60. Partijen maken voor de toewijzing van immateriële maatwerkvoorzieningen aan cliënten vanaf januari 2015 gebruik van elektronisch berichtenverkeer. 61. Partijen maken voor de declaratie van geleverde maatwerkvoorzieningen vanaf 1 januari 2015 gebruik van elektronisch berichtenverkeer. 62. Partijen maken voor updates over de status van de door de gemeente toegewezen maatwerkvoorzieningen vanaf 1 januari 2015 gebruik van elektronisch berichtenverkeer. 63. Berichten die gebruikt worden zullen nader bepaald worden. 64. Berichten moeten voldoen aan de geldende specificaties van de iwmo standaard 65. De elektronische berichten voor de toewijzing van maatwerkvoorzieningen aan cliënten voldoen aan de vigerende berichtspecificaties van het bericht Wmo-Toewijzing, zoals gepubliceerd door Zorginstituut Nederland. 66. De elektronische berichten voor de updates over de status van door de gemeente toegewezen maatwerkvoorzieningen voldoen aan de vigerende berichtspecificaties van de berichten Wmo- Aanvang Ondersteuning en Wmo-Beëindiging Ondersteuning, zoals gepubliceerd door Zorginstituut Nederland. 67. De elektronische berichten voor de declaratie van maatwerkvoorzieningen voldoen aan de vigerende berichtspecificaties van het bericht Wmo-Declaratie, zoals gepubliceerd door Vektis. 68. Partijen zullen elektronische retourberichten sturen als antwoord op ontvangen berichten. Deze retourberichten voldoen aan de berichtspecificaties zoals gepubliceerd door ZN/Vektis. 69. Bij een verschil van inzicht over de interpretatie van de iwmo berichtspecificaties, vragen partijen ZN of Vektis een richtinggevende uitspraak te doen. 70. Voor het berichtenverkeer wordt gebruikgemaakt van een beveiligde infrastructuur 71. De gemeente is aangesloten op het voor Wmo-berichtenverkeer geschikt gemaakte knooppunt (voor de beveiligde routering van elektronische berichten) voor gemeenten. 72. De aanbieder is aangesloten op het Vecozo Schakelpunt en is geautoriseerd voor Wmoberichtenverkeer. 73. De verzender van een bericht draagt er zorg voor dat de technische controle van het bericht door het Vecozo Schakelpunt, al dan niet na herstel, een positief resultaat oplevert. 74. De Wmo-berichten worden enkel verstuurd en ontvangen via de genoemde knooppunten. 5

6 75. De elektronische gegevensverwerking en uitwisseling door gemeente en aanbieder moeten voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Daaronder is begrepen dat partijen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de zorgvuldige verwerking van de ontvangen persoonsgegevens te waarborgen. 76. Partijen maken nadere afspraken over het gebruik van optionele velden in de Wmo-berichten. 77. Partijen maken nadere afspraken over de operationalisering van het berichtenverkeer en leggen dit vast in een werkdocument. Deze afspraken omvatten ten minste: a. de verwachte actie (processtap en termijnen) bij het ontvangen van een bericht; b. termijnen waarbinnen retourberichten moeten worden verzonden; c. een afspraak over het waarborgen van de procesgang bij storingen in het berichtenverkeer; d. een onderlinge test vóórdat de uitwisseling in productie gaat. Verantwoording 78. U registreert het aantal uren waar de cliënt recht op heeft (conform indicatie) en de feitelijk geleverde uren aansluitend en voor zover niet vastgelegd in de standaard iwmo 79. U levert gelijktijdig met de verantwoording aan de gemeente de benodigde gegevens aan het CAK (Centraal Administratiekantoor) inzake de berekening van de eigen bijdrage van de cliënt. 80. U bent bereid en in staat om de door u geleverde uren te verantwoorden op de wijze als in bijlage XX beschreven. 81. U levert het bestand met de verantwoording uiterlijk 28 dagen na afloop van de betreffende periode aan de contactpersoon van de gemeente Utrecht. Per periode is er slechts één verantwoordingsmoment mogelijk. 82. Voorbeeld: Verantwoording over periode 1 uiterlijk op de eerste dag van periode 3; Verantwoording over periode 2 uiterlijk op de eerste dag van periode 4; Enz. Voor zover niet vastgelegd in de standaard iwmo 83. Het aantal geleverde uren mag het maximaal aantal toegewezen uren per soort reultaat niet overschrijden. Bij overlevering wordt hoogstens het vastgestelde recht betaald. 84. U gaat ermee akkoord dat u voor de eindafrekening tegelijk met de verantwoording over periode 13 ook verantwoording aflegt over het gehele jaar. 85. De eindverantwoording inclusief controleverklaring dient vóór 1 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar bij de contactpersoon van de gemeente Utrecht binnen te zijn. Eisen aan accountantscontrole 86. Op het niveau van geleverde uren voor de collectieve voorziening en de maatwerkmodules stelt uw accountant met een betrouwbaarheid van 95% en een maximale fout van 1% vast dat: a. de verantwoording aan de gemeente overeenkomt met de verantwoording aan het CAK. b. het in de eindverantwoording opgenomen aantal geleverde uren daadwerkelijk is geleverd. c. (op cliëntniveau) het geleverde resultaat overeenkomt met het toegewezen resultaat. d. (op cliëntniveau) het aantal geleverde uren per soort resultaat het maximaal aantal toegewezen uren per soort resultaat niet overstijgt. e. (op cliëntniveau) het geleverde resultaat geleverd is door een daartoe bevoegd persoon. 87. Geconstateerde fouten en onzekerheden moeten worden vermeld en toegelicht in een rapport van bevindingen inclusief het financiële beslag. De gemeente Utrecht kan op basis van de eindverantwoording, indien van toepassing het rapport van bevindingen, en de controleverklaring overgaan tot verrekening.. Rapportage, managementinformatie en overleg 6

7 88. Na afloop van iedere kwartaal verstrekt u schriftelijk en per managementinformatie aan de Contractmanager HBH van de gemeente Utrecht. Dit volgens een tijdens de implementatiefase door de gemeente Utrecht te verstrekken format. Hierin zijn in ieder geval opgenomen: a. Gegevens van de zorgaanbieder; b. Geleverde aantal uren collectief en maatwerkmodules; c. Aantal cliënten in zorg; d. Levertijden (start van zorg na aanmelding gespecificeerd op cliëntniveau); e. Wachtlijstgegevens f. Registratie van klachten en signalen (inhoudelijke beschrijving. 89. Bij het opvragen leveren van managementinformatie hanteert de gemeente de volgende uitgangspunten: de aanbieder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de juiste managementinformatie. de gemeente streeft er naar om eerder geleverde informatie bij elkaar te voegen en onderzoekt in 2015 welke ICT mogelijkheden zij hiertoe heeft. In 2015 zal in overleg met de aanbieders de definitieve en beperkte set variabelen voor de managementinformatie vastgesteld worden. 90. De personen die optreden als centrale contactpersoon en diens plaatsvervanger zijn in dienst van uw organisatie, zij beschikken over voldoende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en over relevante, leidinggevende werkervaring. 91. Indien er wijzigingen zijn in de naam of adresgegevens van uw bedrijf of de contactpersonen voor de gemeente Utrecht, geeft u dit direct door aan de Contractmanager HBH. 92. Monitoring van de contracten zal plaats vinden via een gezamenlijke overlegtafel. De gemeente bepaalt de frequentie van de overlegtafel en kan daarbij onderscheid maken tussen organisatie die veel en weinig ondersteuningsuren leveren. 93. Tenminste één keer per jaar komen de overlegtafels bijeen voor een evaluatiegesprek. Tevens vindt er een evaluatiegesprek plaats 6 maanden voor de einddatum van de overeenkomst. 94. De gemeente stelt een document met spelregels op voor deze overlegtafel. Dit document wordt als bijlag toegevoegd aan het raamcontract. Implementatie van de opdracht 95. U bent bereid en in staat om direct na gunning voor eigen rekening een projectleider in te zetten voor de implementatie van de overeenkomst. 96. U bent bereid en in staat om u maximaal in te spannen om uw huidig werknemers voor zover mogelijk onder gelijkblijvende financiële voorwaarden in dienst te houden. 97. U bent bereid en in staat om u maximaal in te spannen overtollige medewerkers van die bedrijven die niet langer HBH leveren aan de gemeente Utrecht, over te nemen. 98. U bent er van op de hoogte dat alle bestaande klanten HBH1 tot 24 maart 2015 hun bestaande rechten houden. Op die datum gaan zij allemaal over naar de collectieve voorziening met in een enkel geval een aanvulling via een maatwerkmodule. Nieuwe klanten gaan direct per datum aanvraag over naar de collectieve voorziening. Uw organisatie is hierop toegerust. 99. U gaat akkoord met het gegeven dat cliënten kunnen beslissen een Persoonsgebonden budget (pgb) in te zetten. Uren HBH die via een pgb worden afgenomen vallen niet onder de overeenkomsten die middels deze aanbesteding worden afgesloten U gaat ermee akkoord dat cliënten van een zorgaanbieder die nu een overeenkomst heeft met de gemeente Utrecht en die ook weer een nieuwe overeenkomst gegund krijgt in principe bij die zorgaanbieder (of zijn onderaannemer) kunnen blijven, tenzij de cliënt zelf wil overstappen naar een andere partij. Randvoorwaarden, wettelijk kader en gemeentelijk beleid 101. Indien een cliënt geïndiceerd is voor een combinatie van HBH en Wlz en/of Zvw bent u bereid en in staat om deze cliënt zo min mogelijk nadelige gevolgen te laten ondervinden van het van 7

8 toepassing zijn van meerdere regimes en de ondersteuning waar nodig af te stemmen met de andere aanbieders 102. U bent en blijft op de hoogte van en conformeert zich aan de Wet maatschappelijke ondersteuning en alle relevante regelingen. U verplicht zich kennis te nemen van de laatste ontwikkelingen ten aanzien van bovenstaande wet en regelgeving. Hiermee wordt onder andere bedoeld dat u niet mag werken met alfahulpen en het door u in te zetten hulp verlenend personeel in loondienst moet zijn of qua salaris en arbeidsvoorwaarden daarmee gelijkwaardig Indien uw organisatie ZZP ers inzet gelden de volgende voorwaarden: a. De door u aan de ZZP ers uitbetaalde bruto uurprijs is voldoende om werkgeverslasten (sociale premies zoals pensioenopbouw, arbeidsongeschiktheid verzekering en aansprakelijkheidsverzekering en ziektekostenverzekering) van te kunnen betalen b. Het overblijvende netto uurloon van de hulpen is in elk geval conform de geldende CAO lonen 104. Uw dienstverlening aan de gemeente Utrecht voldoet aan de Kwaliteitswet Zorginstellingen en aan de kwaliteitseisen in de verordening Wmo voorzieningen U gaat ermee akkoord dat eventuele wijzigingen in de wet en/of regelgeving ook op de af te sluiten overeenkomst van toepassing zal zijn. U bent bereid om eventuele wijzigingen in de Wet en onderliggende regelingen per ingangsdatum van die wijziging te implementeren. Privacy 106. U treft adequate maatregelen om de geheimhouding te verzekeren ten aanzien van: (a) alle gegevens en informatie van de opdrachtgever dan wel de opdrachtgever betreffende met een geheim of vertrouwelijk karakter, of waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zijn een geheim of vertrouwelijk karakter bezitten, (b) op de privacy van de cliënten betrekking hebbende gegevens waar uzelf, uw personeel of gecontracteerde derden bij de uitvoering van de werkzaamheden kennis van nemen, een en ander met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens U garandeert dat uw personeel, alsmede (personeel van) door u gecontracteerde derden, zich verplicht om de in het voorgaande lid genoemde geheimhoudingsplicht na (te) leven U verplicht zich tot geheimhouding ten aanzien van al hetgeen u bekend wordt over de onderneming van de opdrachtgever, behoudens algemeen bekende en/of voor een ieder toegankelijke informatie en behoudens het bepaalde in de wet, meer in het bijzonder de Wet Openbaarheid Bestuur U beschikt over een protocol, waarin het genoemde in artikel 62 t/m 64 zijn opgenomen. Dit protocol voldoet aan de Wet bescherming persoonsgegevens. U overlegt het protocol op eerste verzoek aan de gemeente Utrecht. Nazorg, signalen en klachten 110. De gemeente Utrecht wil actief haar en uw dienstverlening aan cliënten op het gebied van HBH monitoren. Hierbij wordt gedacht aan: Het nabellen van elke nieuwe cliënt, bijvoorbeeld twee maanden na de start van de HBH; Het meesturen van een reactiekaartje bij elke indicatiestelling; Het (laten) uitvoeren van tevredenheidonderzoeken U bent bereid en in staat om (voor eigen rekening) actief mee te werken aan en het samenwerken bij het monitoren van de dienstverlening aan de cliënten U gaat ermee akkoord dat alle trends, signalen en klachten die uit het monitoren van de dienstverlening naar voren komen onderwerp van gesprek zullen zijn (zie artikel 82 en 85) U beschikt over een klachtenprocedure die voldoet aan de Wet klachtrecht cliënten zorgsector (WKCZ). U overlegt de procedure op eerste verzoek aan de gemeente Utrecht. Op verzoek van de gemeente Utrecht geeft u inzicht in de binnengekomen klachten en afhandeling ervan. 8

9 114. U zorgt ervoor dat u klanten vooraf op eenvoudige wijze informeert hoe deze signalen en klachten bij u gemeld kunnen worden. Bovendien informeert u klanten vooraf op welke laagdrempelige wijze u signalen en klachten afhandelt Signalen en klachten kunnen onderdeel zijn van het gesprek dat in het kader contractbeheer gevoerd worden met opdrachtgever. Toezicht 116. U verleent alle medewerking aan een onderzoek ingesteld door een toezicht houdende ambtenaar Indien een toezicht houdende ambtenaar een aanwijzing geeft, volgt u deze prompt op U stelt alles in het werk om door de toezicht houdende ambtenaar op te leggen (financiële) maatregelen, dwangmiddelen en/of boeten te voorkomen. De financiële gevolgen van de hiervoor genoemde (financiële) maatregelen, dwangmiddelen en/of boeten komen voor uw rekening en risico U licht de gemeente terstond in over door externe toezichthouders (Inspectie Jeugdzorg of Inspectie voor de Gezondheidszorg) genomen maatregen ten aanzien van uw organisatie, waaronder vallen verscherpt toezicht, tuchtprocedures ten aanzien van bij uw organisatie werkzame professionals, aanwijzingen, boetes en/of dwangmaatregelen. Duurzaamheid 120. U beschikt u over een mobiliteitsplan dat de door u in te zetten medewerkers stimuleert om gebruik te maken van de fiets of het openbaar vervoer om bij de cliënten te komen. Het mobiliteitsplan gaat ook in op het stimuleren van duurzame mobiliteit door leidinggevenden, kantoorpersoneel en management U instrueert uw medewerkers op regelmatige basis met betrekking het juist doseren van schoonmaakmiddelen en het bevorderen van het gebruiken van zo milieuvriendelijk mogelijke schoonmaakmiddelen bij de cliënten. Commercie 122. Uw inschrijving bevat het door u geoffreerde uurtarief HBH, dat niet lager is dan 20,47 voor HBH1 en 22,77 voor HBH Het door u geoffreerde uurtarief HBH is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, managementinformatie, foldermateriaal, reis- en andere kosten U heeft reistijd en reiskosten van de in te zetten medewerkers opgenomen in het door u geoffreerde uurtarief HBH. Het leveren van een klokuur HBH is bedoeld als daadwerkelijk een klokuur zorg leveren. Volume en budget 125. Indien het aantal door de gemeente gefinancierde uren HBH het beschikbare budget dreigt te overschrijden zoeken de gemeente en aanbieders gezamenlijk in redelijkheid naar een oplossing, waarbij het door de gemeente beschikbaar gestelde budget voor HBH een leidende factor is Aanpassingen zullen worden gedaan op basis van het totaal aantal door de gemeente gefinancierde uren HBH per jaar dat beschikbaar wordt gesteld 127. De Gemeente heeft het recht om vanaf 1 januari 2016 jaarlijks haar financiële kader voor HBH te herijken. Indexering 128. Uw uurtarief HBH is in ieder geval vast tot 1 januari

10 129. Ten hoogste één maal per jaar, indien het college besluit tot indexatie, kan het door u geoffreerde uurtarief HBH worden herzien. Dit kan voor het eerst op 1 januari Ook in het geval van een negatieve indexering moet de herziening van het uurtarief HBH worden doorgevoerd. Indexatie kan alleen plaats vinden indien het college van B&W dat toestaat Het te hanteren indexeringspercentage, bestaande uit twee decimalen, komt als volgt tot stand: (indexcijfer nieuw indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100 Indexcijfer oud: CBS prijzen / Dienstenprijzen / Dienstenprijzen; index 2010 = 100 / Onderwerpen: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal <kwartaal en jaar> / Dienstenprijsindex (DPI). Indexcijfer nieuw: CBS prijzen / Dienstenprijzen / Dienstenprijzen; index 2010 = 100 / Onderwerpen: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal <kwartaal en jaar +1> / Dienstenprijsindex (DPI). Indien de indexcijfers niet zijn vastgesteld, worden de laatste definitief gepubliceerde cijfers gehanteerd Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake 132. U dient uw voornemen voor indexering minimaal 6 weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan de Contractmanager HBH van de gemeente Utrecht. Het gewijzigd uurtarief HBH gaat pas in na toestemming van de gemeente Utrecht. Facturatie en betaling 133. U bent bereid en in staat om de facturen te specificeren volgens een format dat na gunning, tijdens de implementatiefase wordt overhandigd, voor zover niet vastgesteld in de standaard iwmo U stemt in met facturering op declaratiebasis, per 4 weken achteraf, na acceptatie van de factuur Uiterlijk 28 dagen na afloop van de betreffende CAK periode, verzendt u zowel digitaal als op papier de gespecificeerde factuur aan de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht streeft er naar dit zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen U vermeldt de volgende informatie op iedere factuur: De naam van de dienst, de businesscode en de afdeling die de bestelling plaatst; De kostenplaats en/of het WBS-element (projectnummer) waar de factuur op geboekt kan worden (op te geven door de besteller); De naam van de besteller; Indien opgegeven door de besteller: het verplichting- cq. opdrachtnummer U zendt iedere factuur op papier inclusief verantwoording aan: Gemeente Utrecht, Financiën, t.a.v. Werk en In komen Dienstverlening, Postbus 10080, 3505 AB Utrecht. Het referentienummer en verplichtingennummer zullen later worden gecommuniceerd. Tevens verzendt u de gegevens digitaal aan de contactpersoon van de gemeente Utrecht U stemt in met betaling per vier weken na ontvangst en acceptatie van de geleverde diensten Betaling zal plaatsvinden door Opdrachtgever binnen 30 dagen nadat de factuur bij Opdrachtgever is ontvangen en goedgekeurd. Juridisch 140. U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden (bijlage X bij deze offerteaanvraag). Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Utrecht kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. 10

11 142. U werkt volgens alle wettelijke eisen en voorwaarden. U betaalt belastingen en premies. U gaat ermee akkoord dat in de verificatiefase bewijsstukken van u worden gevraagd m.b.t.de belastingafdracht en de afdracht van premies in het kader van de sociale verzekeringen. Een en ander in het kader van de inlenersaansprakelijkheid en de Wet op de ketenaansprakelijkheid Alle door u in te zetten arbeidskrachten voldoen, waar nodig aan het gestelde in de Wet Arbeid Vreemdelingen U neemt afdoende maatregelen in het kader van de inlenersaansprakelijkheid en de Wet ketenaansprakelijkheid en vrijwaart de opdrachtgever hiervoor Opdrachtgever bedingt hierbij van opdrachtnemer het recht om, gedurende een looptijd van vier jaren (met vier opties tot verlenging) (nadere) opdrachten te verstrekken met betrekking tot overeenkomstige prestaties, onder de voorwaarden neergelegd in de door opdrachtgever met opdrachtnemer af te sluiten raamovereenkomst. U gaat ermee akkoord dat op de einddatum van de raamovereenkomst ook alle nadere opdrachten voor het leveren van hulp bij het huishouden bij individuele cliënten komen te vervallen. U bent bereid en in staat om tegen de einddatum van de raamovereenkomst alle gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede overdracht aan andere contractpartijen en de gemeente Utrecht te leveren. U bent bereid en in staat om goed over te dragen Partijen onderkennen dat de reductie van werkgelegenheid binnen het zorgdomein vraagt om een uitbreiding van de doelstellingen en de doelgroepen in het kader van SROI. De aanbieder neemt initiatief om tot innovatieve vormen van invulling SROI te komen die aansluit bij de specifieke situatie binnen het sociale domein waarbij ruimte is voor invulling d.m.v. opleiding, mobiliteit en instroom. De aanbieder wil verdringing van werkgelegenheid d.m.v. inzet van SROI tegengaan. De aanbieder maakt over de invulling van dit artikel concrete afspraken met het Werkgeversservicepunt van de gemeente Utrecht. 11

12 Bijlage: Beschrijving van de werkzaamheden in de collectieve voorziening Naam activiteit, taak of verantwoordelijkheid Afzuigkap reinigen Beddengoed verschonen Binnenzijde keukenkastje reinigen Deuren geheel nat afnemen Glasbewassing binnenzijde Gordijnen wassen Hoge randen en richels afnemen Keukenapparatuur geheel reinigen Keukenblok buitenzijde geheel Koelkast geheel reinigen Specificaties (genoemde aantallen gelden als richtlijn) 4 x per jaar of aantal x per jaar zoals. 26 x per jaar of aantal x per jaar zoals 2 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 4 x per jaar of aantal x per jaar zoals 1 x per jaar zoals overeengekomen met klant en 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 4 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12

13 Lamellen/luxaflex reinigen Radiatoren geheel reinigen Schrobben tegelvloeren Stoffen stoelen en banken stofzuigen Tegelwanden geheel reinigen Verticale vlakken nat afnemen Vriezer geheel reinigen Afwas Interieur (hoog) Interieur (midden) Interieur (laag) Stofzuigen/dweilen Natte cel/ toilet 1 x per jaar of aantal x per jaar zoals 6 x per jaar of aantal x per jaar zoals 2 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 6 x per jaar of aantal x per jaar zoals 12 x per jaar of aantal x per jaar zoals 1 x per jaar of aantal x per jaar zoals 13

14 Afval opruimen Was sorteren en in machine plaatsen Was uit machine ophangen Was afhalen/vouwen/opbergen Strijken Overige werkzaamheden ter keuze van de klant Overige werkzaamheden ter keuze van de klant 14