Praktijkinstructie Inkoopbeleid en -planning 3 (CLO03.3/CREBO:50155)

Transcriptie

1 instructie Inkoopbeleid en -planning 3 (CLO03.3/CREBO:50155)

2 pi.clo03.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Inkoopstrategie (eindterm 1, 7, 14 en 15) 5 Taak 2 Leverancierskeuze (eindterm 2 t/m 5 en 16) 7 Taak 3 Inkoopplannen (eindterm 18 en 19) 10 Taak 4 Inkoopproces (eindterm 8 t/m 13 en 20 t/m 22) 12 Taak 5 Prestatiemeting (eindterm 6 en 23) 15 Taak 6 Inkoop en milieu (eindterm 17) 18 Inkoopbeleid en -planning 3

4 Inkoopbeleid en -planning 3 Praktijk

5 Inleiding Een van de taken van een afdeling inkoop is het aandragen van gegevens die nodig zijn voor het bepalen van een inkoopstrategie, bijvoorbeeld zelf doen of uitbesteden. In taak 1 wordt hierop ingegaan. Ook kiest de afdeling inkoop voor bepaalde leveranciers. Vergelijking en selectie van leveranciers is ook van belang bij het afsluiten van erg grote contracten. Voor zulke meerjaren- en raamcontracten is vooral de uitkomst van de analyse van offertes en gehanteerde verkoopvoorwaarden erg belangrijk. Deze zaken komen in taak 2 aan de orde. Taak 3 handelt over het opstellen van een inkoopplan. Inkoop van producten gebeurt namelijk dikwijls volgens een vooropgezet plan. Voor het opstellen van zo'n inkoopplan per product (of per productgroep) moet de toekomstige materiaalbehoefte voor het product worden vastgesteld. Taak 4 gaat in op de beoordeling en eventuele verbetering van het inkoopproces zoals het in je bedrijf werkt. In taak 5 wordt behandeld hoe de prestaties van de inkoopafdeling en de prestaties van de verschillende leveranciers gemeten kunnen worden. Tenslotte wordt er in taak 6 ingegaan op de relatie tussen de inkoop en het milieu. Inkoopbeleid en -planning 3 3

6 Inkoopbeleid en -planning 3 4

7 Taak 1 Inkoopstrategie Alle bedrijven willen winst maken en hun voortbestaan verzekeren door op de lange termijn succesvol te zijn. Daarvoor worden onder andere strategische beslissingen genomen, ook op inkoopgebied. De strategische inkoopbeslissingen staan niet op zichzelf maar worden gebaseerd op de grote beleidslijnen (businessplannen, jaarplannen, doelstelling ) van het bedrijf. Als de inkoopdoelstellingen bekend zijn, worden deze omgezet naar een inkoopstrategie. Deze inkoopstrategie beschrijft langs welke weg de geformuleerde inkoopdoelstellingen gerealiseerd gaan worden. Enkele keuzes die daarbij aan de orde (kunnen) komen zijn bijvoorbeeld: - raamcontracten of losse orders? - duurzame relaties met leveranciers op basis van wederzijds belang of shoppen? - zelf doen of uitbesteden: make or buy? Doel Aan het eind van deze taak kan je: aangeven wat de doelstellingen van een onderneming op inkoopgebied kunnen zijn (eindterm 1) adviseren m.b.t. de inkoopstrategie (eindterm 7) aangeven welke factoren bepalend zijn voor de keuze maken of kopen (eindterm 14) aangeven welke factoren een rol spelen bij de keuze t.a.v. co-makership (eindterm 15) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel informatie over de beleidslijnen (businessplan, doelstelling) van de onderneming. Stap 2 Verzamel informatie over de inkoopdoelstelling(en) van de onderneming. Beredeneer/analyseer hoe deze inkoopdoelstelling(en) een bijdrage leveren aan de ondernemingsdoelstelling. Stap 3 Inventariseer wat de inkoopstrategie (op hoofdlijnen) van de onderneming is. Stap 4 Rapporteer je bevindingen aan het management of de verantwoordelijke functionaris. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wat is de missie van de onderneming en hoe is deze missie vertaald in de inkoopdoelstelling(en)? 2. Langs welke weg wil de onderneming de inkoopdoelstelling(en) bereiken? (Hoe luidt de inkoopstrategie?) 3. Zijn er specifieke zaken in de inkoopstrategie opgenomen t.a.v. make or buy? Denk bijvoorbeeld aan uitbestedingscriteria. 4. Beperken de huidige leveranciers zich uitsluitend tot het leveren van goederen en/of diensten of gaat dit (bij enkelen van hen) verder? Denk bijvoorbeeld aan co-partnership, co-makership, meedenken, adviseren, warehousing activiteiten. Taak 1 Inkoopbeleid en -planning 3 5

8 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Verzamel bronnen die de missie van de onderneming verduidelijken (jaarplannen, businessplannen, jaarverslagen). Zoek daarin naar punten die nodig zijn om de inkoopdoelstelling(en) te formuleren. Vat de (geformuleerde) inkoopdoelstelling(en) samen. 2. Verzamel informatie over de plannen die gemaakt zijn om de inkoopdoelstelling(en) te realiseren. Lees de plannen en besteed daarbij extra aandacht aan de leveringsrelaties (duurzaam of eenmalig, alleen maar leveren of ook toegevoegde waarde bieden etc.). 3. Vat de bevindingen uit bovenstaande opdrachten samen in een helder rapport. Geef behalve beschrijvingen ook je eigen mening/keuzen/voorstellen weer. Bespreek het rapport met je praktijkopleider en geef alle informatie door aan het management. Taak 1 Inkoopbeleid en -planning 3 6

9 Taak 2 Leverancierskeuze Voor een bedrijf kan het aantrekkelijk en/of noodzakelijk zijn om voor bepaalde producten/diensten meerjaren- of raamcontracten af te sluiten, om zo in de toekomst verzekerd te zijn van probleemloze levering voor een gunstige prijs. De selectie van de betreffende leverancier moet natuurlijk zeer zorgvuldig te gebeuren. Offertes, verkoopvoorwaarden en monsters zijn hiervoor de belangrijkste hulpmiddelen. In deze taak wordt behandeld hoe dit soort offertes aangevraagd, beoordeeld en geanalyseerd kunnen worden om zo te komen tot een goede keuze voor een bepaalde leverancier. Je leert ook informatie aan te dragen voor de opstelling van zo'n meerjaren- en/of raamcontract. Contracten kunnen voor de verschillende productcategorieën (gebruiks- of verbruiksgoederen, investeringsgoederen, grondstoffen voor de productie, etc.) en de verschillende inkoopsituaties zeer verschillend uitpakken. Afhankelijk van de afbreukrisico s, schaalvoordelen, logistieke kosten en het wel of niet aan de orde zijn van leverproblemen, kan in het ene geval voor zo min mogelijk leveranciers worden gekozen en in het andere geval voor een bewuste spreiding over een aantal leveranciers. Doel Aan het eind van deze taak kan je: voorbereidende werkzaamheden uitvoeren over leverancierskeuze (eindterm 2) adviseren over de spreiding van leveranciers, rekening houdend met de logistieke consequenties (eindterm 3) adviseren over de mate van samenwerking op logistiek gebied met leveranciers (eindterm 4) adviseren bij de spreiding van inkoop over leveranciers (eindterm 5) voorbereidende werkzaamheden over het afsluiten van contracten uitvoeren (eindterm 16) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel de inkoopbehoefte vast. Kijk daarbij niet alleen naar de in te kopen goederen en/of diensten, maar ook naar de leveringswijze(n) en andere logistieke zaken. Stap 2 Bepaal -bijvoorbeeld a.d.h.v. de in de inleiding genoemde productcategorieënof de inkoopbehoefte bij één of juist bij meerdere leveranciers ondergebracht moet worden. Stap 3 Vraag -rekening houdend met de uitkomsten van stap 1 en 2- offertes aan volgens de geldende procedure. Stap 4 Verwerk de binnengekomen offertes volgens de geldende procedure. Beoordeel de offertes en betrek daarbij ook de voorwaarden (inkoop- danwel verkoopvoorwaarden). Overleg met een jurist of een ervaren inkoper als er grote verschillen zitten tussen de inkoopvoorwaarden van de eigen onderneming en de voorwaarden waaronder de leveranciers willen leveren. Doe een voorstel met welke leverancier(s) je een contract zou willen afsluiten. Stap 5 Stel op basis van bovenstaande stappen één of meerdere conceptcontracten op. Geef alle informatie door aan het management. Taak 2 Inkoopbeleid en -planning 3 7

10 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Zijn er in het bedrijf beleidslijnen/uitgangspunten voor leveranciersspreiding en de rol van leveranciers (alleen maar leveren of ook installeren, opleiden, logistiek, adviseren, meedenken, mee ontwikkelen etc.)? Zo ja, hoe luiden deze? 2. Is er in het bedrijf een offerte-aanvraagformulier in gebruik, inclusief voorbedrukte inkoopvoorwaarden? Zo ja, welke rubrieken heeft dit formulier? 3. Welke procedure gebruikt het bedrijf voor het aanvragen van offertes? 4. Op basis van welke punten moeten offertes worden beoordeeld? 5. Welke inkoopvoorwaarden gebruikt het bedrijf? 6. Welke afdeling/functionaris(sen) is (zijn) verantwoordelijk voor de juridische zaken bij het afsluiten van een contract? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Bepalen van de manier onderzoeken van de inkoop Kies samen met je praktijkopleider het inkooptraject wat je wilt onderzoeken en de manier waarop. Doe dit aan de hand van onderstaande vragen: - is leveranciersspreiding gewenst? - vragen we van (een) leverancier(s) alleen levering of als het kan ook andere soorten service zoals distributie, voorraadbeheer etc.? - gaat het om een eenmalige opdracht of proberen we voor langere tijd de juiste inkoopcondities te krijgen? 2. Aanvragen offertes Kies samen met je praktijkopleider bij welke leveranciers (huidige leveranciers kunnen hiervoor ook in aanmerking komen) voor een artikel of dienst offertes worden aangevraagd. Stel de offerte-aanvragen op en verzend ze. Vraag in de aanvraag meteen naar de verkoopvoorwaarden (tenzij het beleid van het bedrijf is dat altijd onder eigen inkoopvoorwaarden wordt ingekocht) en, als het nodig is, naar monsters. Stel een scorelijst (met criteria en wegingsfactoren) samen (eventueel in overleg met je praktijkopleider) om de offertes te kunnen beoordelen. Berg de aanvragen op datum van verzending op. Verstuur na ontvangst van de offertes een ontvangstbevestiging. 3. Analyseren van offertes Beoordeel de binnengekomen offertes aan de hand van de scorelijst. Laat eventuele monsters testen en vraag hiervan als het nodig is een verslag. Schrijf ook alle informatie die je hoort van derden over de financiële betrouwbaarheid, het imago en eventuele bijzondere positieve en negatieve ervaringen met de leverancier op. Betrek hierbij niet alleen de productkwaliteit, maar ook de leverwijze, leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en aanvullende dienstverlening, flexibiliteit etc. Vergelijk de inkoop- en verkoopvoorwaarden. Overleg bij grote verschillen met een jurist of een ervaren inkoper. Reken eventuele buitenlandse valuta om naar de eigen munteenheid. Taak 2 Inkoopbeleid en -planning 3 8

11 Schrijf je uitkomsten op en bespreek deze met je praktijkopleider. 4. Voorstel opstellen voor verdere onderhandelingen Analyseer alle informatie. Geef aan wat zwakke en wat sterke punten zijn van de leveranciers. Maak een voorstel voor de verdere onderhandelingen. Doe één (of meer) contractvoorstel(len) en onderbouw je voorstel(len). Doe ook een voorstel voor de opdrachtformulering waaruit blijkt welke (bijvoorbeeld logistieke) diensten je ook van de leverancier vraagt. Onderbouw ook waarom je voor één of meer leverancier(s) kiest. Bespreek je (liefst cijfermatig) onderbouwde voorstel met je praktijkopleider. Geef tenslotte alle informatie door aan het management. Taak 2 Inkoopbeleid en -planning 3 9

12 Taak 3 Inkoopplannen Natuurlijk is het van belang dat de inkoop van producten plaatsvindt op een manier die kwalitatief en kwantitatief verantwoord is. Er zal voor de inkoop van veel producten daarom planmatig te werk gegaan worden: er wordt een inkoopplan voor opgesteld. Zo'n inkoopplan is vaak gebaseerd op de doelstellingen uit het er boven staande (hoofd)productieplan of masterplan. In deze taak leer je gegevens te selecteren voor het opstellen van een inkoopplan, waarbij rekening gehouden wordt met het eventuele (hoofd)productieplan, maar ook met belangrijke gegevens over levering, prijs en dergelijke. Ook leer je er voor te zorgen dat na het vaststellen van de toekomstige materiaalbehoefte de informatie op tijd bij de verantwoordelijke personen terecht komt. Doel Aan het eind van deze taak kan je: parameters van verschillende bestelsystemen vaststellen (eindterm 18) gegevens voor inkoopplannen aanleveren (eindterm 19) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Selecteer de gegevens uit het masterplan of (hoofd)productieplan die gelden voor het (de) product(en) waarvoor een inkoopplan moet worden opgesteld of bijgesteld. Stap 2 Overleg met de verantwoordelijke persoon of de plannen uit het masterplan gerealiseerd kunnen worden. Zo nee, overleg met betrokkenen welke aanpassingen of maatregelen nodig zijn. Stap 3 Bepaal de toekomstige materiaalbehoefte voor het product met behulp van de in het bedrijf gebruikte planningsmethodiek. Stap 4 Geef deze informatie door aan de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen of bijstellen van het inkoopplan. Stap 5 Geef wijzigingen en bijstellingen van de gegevens uit het masterplan door aan de persoon die verantwoordelijk is voor het samenstellen van het masterplan. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Maakt het bedrijf bij het maken van inkoopplannen gebruik van een masterplan/(hoofd)productieplan? Zo nee, waar kan je dan de informatie vandaan halen om inkoopplannen op te stellen? Zo ja, waar liggen de gegevens van het masterplan en wie is er verantwoordelijk voor? 2. Voor welke producten of diensten heeft het bedrijf inkoopplannen opgesteld? 3. Voor welk(e) product(en) of dienst(en) moet een inkoopplan worden opgesteld of bijgesteld? 4. Welke bestelsystemen ken je? Hoe worden de verschillende parameters bij deze systemen berekend? Taak 3 Inkoopbeleid en -planning 3 10

13 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit 1. Selectie uit masterplan/(hoofd)productieplan Kies samen met je praktijkopleider een product waarvoor een inkoopplan moet worden opgesteld of bijgesteld. Bespreek met hem welke gegevens uit het masterplan belangrijk zijn bij het opstellen van een inkoopplan. Schrijf deze gegevens op. 2. Inventarisatie ten behoeve van het inkoopplan Bespreek met de verantwoordelijke personen of de behoeften aan materialen/grondstoffen/halffabrikaten en de doelen uit het masterplan gerealiseerd kunnen worden. Stel bijvoorbeeld vast of de personele bezetting voldoende is en de capaciteiten aanwezig zijn om de doelen te halen. Zo nee, overleg dan met betrokkenen welke aanpassingen of maatregelen genomen moeten worden. Klopt het masterplan wel, verzamel dan alle gegevens die belangrijk zijn, zoals over de prijs, levertijden, leveringscondities en afroepdata. Leg alles vast volgens de procedure die hiervoor geldt. 3. Bepalen materiaalbehoefte Bepaal aan de hand van de gegevens uit de vorige opdracht de toekomstige materiaalbehoefte voor het product volgens de manier van plannen die in het bedrijf waar je werkt gebruikt wordt. 4. Doorgeven informatie Geef alle gegevens door aan de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen of bijstellen van het inkoopplan. Zorg ook dat alle bijgestelde gegevens doorgegeven worden aan de persoon die (mede) verantwoordelijk is voor het samenstellen van het masterplan. 5. Bepalen veiligheidsvoorraad, bestelniveau en bestelserie. Kies een artikel waarvan gegevens over de voorraad beschikbaar zijn en bepaal de veiligheidsvoorraad van dit artikel. Bepaal het bestelniveau en de bestelserie a.d.h.v. in de theorie gebruikte formules bij de bestelmethoden (BQ, sq, ss en BS). Als er hiervoor in het bedrijf onvoldoende gegevens aanwezig zijn, neem dan de in het bedrijf gebruikte methode voor het bepalen van het bestelniveau en de bestelservice. Laat de uitkomsten controleren door de praktijkopleider. Taak 3 Inkoopbeleid en -planning 3 11

14 Taak 4 Inkoopproces Elk inkoopproces is te herleiden tot het onderstaande proces: Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Elk bedrijf doet dit inkoopproces op zijn eigen manier. Het inkoopproces moet namelijk aansluiten bij de bedrijfseigen onderdelen van de organisatie (handelsmaatschappij, industrie, dienstverlening). Bij elk van deze 5 stappen (specificeren t/m bewaken) spelen verschillende parameters een rol. - Bij het specificeren is het van belang goed vast te leggen wat, van welke kwaliteit, wanneer nodig is. - Bij selecteren draait het om marktkennis, de offerteprocedure, selectiecriteria en wegingsfactoren. - Bij contracteren zijn leverings-/inkoopvoorwaarden, onderhandelingen en juridische zaken van zeer groot belang. - Bij bestellen gaat het om een efficiënte bestelprocedure (bijvoorbeeld geautomatiseerd), goede werkafspraken m.b.t. (deel)leveringen en praktische zaken zoals verpakkingseenheden, verpakkingswijze etc. - Bij bewaken komt het aan op levertijdbewaking, een goede ontvangstprocedure en controle en vragen over voorraad en material handling. Met behulp van deze taak krijg je inzicht in het inkoopproces van het bedrijf waar je werkt. Doel Aan het eind van deze taak kan je: criteria voor verpakkingen toepassen (eindterm 8) criteria m.b.t. material handling toepassen (eindterm 9) criteria m.b.t. afroep en levering van orders toepassen (eindterm 10) de afhandeling van afroeporders bewaken (eindterm 11) een geautomatiseerd systeem voor de inkoop gebruiken (eindterm 12) criteria m.b.t. kwaliteitseisen toepassen (eindterm 13) de leveringsvoorwaarden omschrijven (eindterm 21) inkoopprocedures toepassen (eindterm 20) bevoorradings- en leverafspraken plannen (eindterm 22) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel informatie (procesbeschrijvingen, organisatierapporten, stroomschema s (flow charts) e.d.) over het inkoopproces bij het bedrijf waar je werkt. Stap 2 Breng met de verzamelde informatie het inkoopproces op je eigen manier in beeld (dat kan en mag nauwkeuriger zijn dat het voorbeeld in de inleiding!). Stap 3 Onderzoek d.m.v. interviews met inkopers en met het inkoopmanagement naar welke onderdelen de aandacht vooral uitgaat bij de verschillende stappen uit het proces (met andere woorden: waarop wordt gestuurd?). Vraag daarbij in ieder geval naar: - hoe kwaliteitscriteria toegepast worden, vanaf de specificatiefase tot en met de bewaking van de levering - het gebruik van het (geautomatiseerd) inkoopsysteem - de werkwijze bij het afroepen van bestellingen - de inkoop- dan wel leveringsvoorwaarden die gebruikt worden - hoe de lever- en bevoorradingsafspraken worden gepland. Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 3 12

15 Stap 4 Beschrijf op basis van de verzamelde informatie (de stappen in) het inkoopproces en de inkoopprocedure voor een herhalingsaankoop en voor een new task. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Waar/bij wie is informatie over het inkoopproces beschikbaar? 2. Welke procedures worden bij het doen van bestellingen toegepast? Beschrijf deze. 3. Welke leveringsvoorwaarden worden in je bedrijf toegepast? Beschrijf deze. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit Je gaat één of meer artikelen inkopen. Voer onderstaande opdrachten uit. 1. Ga na welke eisen de productieafdeling of de verkoop-/marketingafdeling stelt aan de verpakking van een artikel dat je gaat inkopen. Denk daarbij aan technische punten zoals afmetingen, technische bescherming, stapelbaarheid, gewicht en milieuaspecten. 2. Ga ook na welke uiterlijke factoren een rol spelen bij het artikel dat je gaat inkopen (bedrukking, soort materiaal, uniformiteit, huisstijl) en welke tekst op de verpakking voor de afnemer nodig is en of deze voldoet aan de wettelijke voorschriften. 3. Ga bij de afdeling Goederenontvangst na, welke eisen zij stelt aan de aanlevering (bijvoorbeeld op pallets, in rolcontainers, maximale stapelhoogte, maximaal gewicht, geen bonte pallets.) 4. Ga na welke eisen er aan goederen worden gesteld door het magazijn. 5. Vraag bij de leverancier naar zijn manier van aanlevering en pas, als dat nodig is en na overleg met je praktijkopleider de inkoopvoorwaarden en/of eventuele afspraken over bevoorrading en de levering daarop, aan. 6. Overleg met de afdeling Logistiek naar het meest efficiënte afleverschema en onderzoek of een afroeporder zinvol is en zo ja, wie een dergelijk afroepsysteem dan kan/moet bewaken. 7. Ga na welke overige kwaliteitseisen je organisatie stelt aan de leveringen (bijvoorbeeld levertijd, wijze van aanvoer, singleverpakkingen, pakbonnen, facturering, certificering, nazorg etc.). 8. Ga na of het geautomatiseerde inkoopsysteem of het systeem waarvan je organisatie gebruik maakt, mogelijkheden heeft voor afroeporders, automatische leveringen, planning van (deel)zendingen etc. en maak daar, als dat nodig is, gebruik van. Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 3 13

16 9. Controleer, voordat je een inkoopopdracht uitgeeft, of je de gehele inkoopprocedure volgens de interne regels hebt doorlopen en overleg met je leidinggevende of met alle punten rekening is gehouden. Pas, als dat nodig is, de uitgaande opdracht alsnog aan. Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 3 14

17 Taak 5 Prestatiemeting Voor een bedrijf is het erg belangrijk om te weten of de genomen beslissingen van de afdeling Inkoop juist zijn. Daarom worden de prestaties van de afdeling Inkoop gemeten. Deze meting gebeurt aan de hand van een aantal prestatie-indicatoren. In deze taak leer je hoe je de prestaties van de afdeling Inkoop kunt meten en kunt vergelijken met de normen (activiteitenlijst 1). Behalve de prestaties van de afdeling Inkoop is het ook belangrijk de prestaties van de leveranciers te meten. De afdeling Inkoop heeft immers gekozen voor die leveranciers en is verantwoordelijk voor die keuze. Door prestaties van leveranciers te meten kan worden nagegaan of de leveranciers aan de verwachtingen voldoen. Kritiek kan leveranciers helpen om hun activiteiten op bepaalde punten bij te stellen. In deze taak leer je daarom ook om de prestaties van de leveranciers te meten. Dit noemen we ook wel vendor rating (activiteitenlijst 2). Doel Aan het eind van deze taak kan je: volgens verschillende vendor rating methoden beoordelen of leveranciers voldoen aan de gestelde eisen (eindterm 6) de prestaties van de afdeling inkoop meten (eindterm 23) Activiteitenlijst 1 Hieronder volgen de activiteiten die je kunt uitvoeren bij de beoordeling van interne inkoopprestaties. - Bepaal welke indicatoren nodig zijn om de prestaties van de afdeling Inkoop te kunnen beoordelen en schrijf deze indicatoren op. - Maak een formulier waarop de indicatoren en de bijbehorende gegevens kunnen worden opgeschreven. - Bereken de prestaties van de afdeling Inkoop aan de hand van de indicatoren en vul de uitkomsten in op het formulier. - Maak eventueel een voorstel ter verbetering van de inkoopprestaties. - Bespreek het voorstel met de verantwoordelijke personen. Activiteitenlijst 2 Hieronder volgen de activiteiten die je kunt uitvoeren bij vendor rating. - Bepaal aan de hand van de kwantitatieve en financiële afname per leverancier van welke leveranciers de prestaties moeten worden onderzocht en schrijf dit op. - Bepaal welke indicatoren nodig zijn om de prestaties van de leveranciers te kunnen beoordelen en schrijf deze indicatoren op. - Maak een formulier waarop de indicatoren en de bijbehorende gegevens kunnen worden opgeschreven. - Bereken de prestaties aan de hand van de indicatoren en vul de uitkomsten in op het formulier. - Vergelijk en beoordeel de prestaties met de gestelde normen. - Bespreek de uitkomsten van het onderzoek met de verantwoordelijke personen. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 3 15

18 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke prestatie-indicatoren worden in je organisatie gebruikt bij een onderzoek naar de prestaties van de inkoopafdeling? 2. Hoeveel leveranciers leveren artikelen aan de organisatie? 3a. Zijn er door je bedrijf ondergrenzen gesteld aan het leveranciersgedrag? b. Zo ja, wie heeft die grenzen bepaald en welke consequenties zijn daar voor de leverancier aan verbonden? 4. Wat doet je bedrijf met de vendor rating gegevens van de leveranciers? 5. Wat zijn de verschillen tussen de volgende vendor rating methoden: - het categoriaal systeem - de methode van het gewogen puntenplan - het kostenratiosysteem? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van activiteitenlijsten. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijsten moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijsten, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit 1. Maak een standaard-interviewlijst met vragen die belangrijk zijn om de kwantitatieve/kwalitatieve prestaties van de afdeling Inkoop te onderzoeken. Verwerk hierin bijvoorbeeld de volgende factoren: - aantal offerte-aanvragen - aantal omzettingen in bestellingen - aantal klachten - aantal misgrijpen - de doorlooptijd van de orders - de kosten van de afdeling per persoon of per order - het aantal gerealiseerde contracten. Neem de interviews af bij betrokken personen. 2. Verwerk de verzamelde informatie uit opdracht 1 in een verslag of overzicht. Geef de sterke en zwakke punten van de afdeling aan. Maak eventueel een voorstel om de zwakke punten van de afdeling te verbeteren. Geef deze informatie in overleg met je praktijkopleider door aan het hoofd Inkoop en/of andere verantwoordelijke personen. 3. Onderzoek naar belangrijkheid leveranciers - Stel samen met je praktijkopleider de periode vast waarover het onderzoek moet plaatsvinden. - Zoek uit welke leveranciers in die periode geleverd hebben. - Noteer de aantallen en de grootte van de orders per leverancier. - Verwerk deze gegevens in een overzicht waaruit blijkt bij welke leverancier(s) de meeste en de grootste orders zijn geplaatst in deze periode. De grootste order kan zowel financieel als kwantitatief groot zijn. Kwantitatief grote orders kunnen in deelleveringen geleverd zijn. Houd hier rekening mee. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 3 16

19 4. Onderzoek leveranciersprestaties Maak een vragenlijst/beoordelingsformulier om de prestaties van de leveranciers te beoordelen of maak gebruik van een bestaande lijst. Laat de afdelingen Inkoop, Goederenontvangst en Productie helpen bij het samenstellen van de lijst. Neem de lijst met je praktijkopleider door op volledigheid. Verwerk bijvoorbeeld de volgende criteria: - leveringsbetrouwbaarheid - prijs - naleveringen/deelleveringen - aantal afkeuringen - assortiment en aantallen nee-verkopen - gevraagde en werkelijke levertijd. 5. Bereken de prestaties van de leveranciers die uit het onderzoek van opdracht 3 als de belangrijkste leveranciers naar voren zijn gekomen. Vul de vragenlijst/het beoordelingsformulier leveranciersprestaties in. Vergelijk en beoordeel de prestaties met de normen. Verwerk alle gegevens van opdracht 3 en 4 in een verslag of overzicht. Bespreek dit verslag of overzicht met de verantwoordelijke persoon. Stel vast of de belangrijkste leveranciers aan de verwachtingen hebben voldaan. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 3 17

20 Taak 6 Inkoop en milieu Een inkoper moet rekening houden met steeds meer wettelijke eisen op het gebied van milieu. Naast de prijs/kwaliteit verhouding moet hij bijvoorbeeld letten op de samenstelling van producten (bv. cadmium- of pvc-bevattend), de verpakkingen en het energieverbruik. Daarnaast is de inkoper ook in de gelegenheid om zelf milieueisen te stellen aan leveranciers. Hij kan bijvoorbeeld aandringen op het weglaten van verpakkingen, op het zo licht en compact mogelijk verpakken en op het gebruik van verpakkingsmaterialen die uit gerecycleerde stoffen bestaan, of bijvoorbeeld de milieubelasting van het transport betrekken in zijn leverancierskeuze. Doel Aan het eind van deze taak kan je: regels toepassen ter naleving van de wettelijke eisen op milieugebied die verband houden met de inkoop (eindterm 17) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Beschrijf alle punten op het gebied van milieu die op de afdeling Inkoop aan de orde kunnen komen. Stap 2 Stel vast of de organisatie een eigen milieubeleid heeft en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden daaruit voortvloeien voor de afdeling Inkoop. Stap 3 Inventariseer alle interne richtlijnen en procedures die betrekking hebben op de afdeling Inkoop en ga na welke te maken hebben met veiligheid, gezondheid en milieu. Stap 4 Inventariseer de bestaande wettelijke regelingen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu waarmee de afdeling Inkoop van je organisatie te maken heeft. Denk bijvoorbeeld aan de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval, het Besluit Aanwijzing gevaarlijk afval, het Cadmiumbesluit, de STIBATregeling en de AZO-regeling. Stap 5 Stel vast of de wettelijke voorschriften in de procedures of richtlijnen van de afdeling Inkoop zijn overgenomen. Doe voor de eventueel ontbrekende procedures/richtlijnen een voorstel. Stap 6 Bespreek je voorstel met je praktijkopleider en de betrokkenen in de organisatie. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie in de organisatie stuurt de afdeling Inkoop aan op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu? 2. Met welke voorschriften of richtlijnen op het gebied van milieu hebben de inkopers te maken? Waar zijn deze in de organisatie te vinden? 3. Wie controleert of de inkoopafdeling zich aan die voorschriften en richtlijnen houdt? 4. Stelt de afdeling Inkoop zelf ook milieueisen aan leveranciers? Zo ja, welke eisen zijn dit? En hoe maakt de afdeling deze eisen aan de leveranciers bekend? Taak 6 Inkoopbeleid en -planning 3 18

21 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit 1. Onderzoek of je organisatie een milieuzorgsysteem heeft ingevoerd, of op een andere manier beleid voert op het gebied van milieu. Raadpleeg documenten zoals een milieuhandboek (bij het milieuzorgsysteem), afvalstroomnummers, het milieu-inkoop-plan, het milieuactieplan en het milieujaarverslag. Informeer ook of milieu een onderdeel is van de plannen voor kwaliteit en/of Arbo. Maak een overzicht van de acties en procedures die te maken hebben met de afdeling Inkoop. 2. Inventariseer de al bestaande richtlijnen en procedures die de afdeling Inkoop gebruikt met het oog op het milieu. Vat deze in het kort samen en let op eisen/richtlijnen voor transportverpakkingen (retourfust, kratten-/palletpool), consumentenverpakkingen, en verder alle zaken die met verpakkingen te maken hebben. 3. Informeer of je organisatie valt onder de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval. Vraag eventueel het Convenant op bij de Stichting Verpakking en Milieu. Stel aan de hand van het Convenant vast welke soort maatregelen voor je organisatie nodig zijn. Ga na of de organisatie -in het kader van de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval- verplicht is de hoeveelheid ingekochte en afgevoerde verpakkingen te volgen en daarover te rapporteren. 4. Ga na of de afdeling Inkoop zich bezig houdt met de inkoop van diensten voor afvalverwijdering. Is dat het geval, maak dan een overzicht van de administratieve verplichtingen die hieruit voortvloeien voor je organisatie. Ga daarna na wie de transporteur(s) is/zijn (en hoe het nakomen van de administratieve verplichtingen wordt gewaarborgd.) Geef ook aan wie de afvalstromen kwantitatief en financieel per periode in kaart brengt. 5. Onderzoek welke eisen de afdeling Inkoop aan leveranciers kan stellen om de milieubelasting van aan te kopen producten en/of diensten te verminderen. Ga na of een toekomstige leverancier met een milieubelastend productieproces, maar een lage verkoopprijs toch welkom is in het bedrijf waar je werkt. 6. Onderzoek welke artikelen die nu worden ingekocht hoge afvalkosten met zich meebrengen. Stel voor die artikelen -in overleg met de interne gebruikers- alternatieve producten voor die minder milieubelastend zijn en/of lagere afvalkosten opleveren. Taak 6 Inkoopbeleid en -planning 3 19