Praktijkinstructie Inkoopbeleid en -planning 4 (CLO03.4/CREBO:50152)

Transcriptie

1 instructie Inkoopbeleid en -planning 4 (CLO03.4/CREBO:50152)

2 pi.clo03.4.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Inkoopmanagement (eindterm 1, 13, 24, 25, 29, 30 en 31) 5 Taak 2 Onderzoek en analyse (eindterm 10, 11, 19 en 21) 8 Taak 3 Leverancierskeuze (eindterm 3, 4, 5, 6, 9 en 20) 10 Taak 4 Offertes en contracten (eindterm 7, 8, 12, 18, 26 en 27) 13 Taak 5 Inkoop en logistiek (eindterm 2, 14 en 15) 16 Taak 6 Bestellen en afroepen (eindterm 16, 17, 23, 28, 32 en 33) 19 Taak 7 Inkoop en milieu (eindterm 22) 21 Inkoopbeleid en -planning 4

4 Inkoopbeleid en -planning 4 Praktijk

5 Inleiding Voor de productie van eindproducten heeft een bedrijf grondstoffen en hulpmaterialen nodig. Er zijn nauwelijks bedrijven die hun grondstoffen zelf winnen, dus zullen deze, eventueel in de vorm van halffabrikaten, bij anderen moeten worden ingekocht. Waarom is de Inkoopfunctie zo belangrijk? De inkoopfunctie is niet alleen in productiebedrijven van belang. Ook in de handel (detailhandel en groothandel) heeft de inkoopafdeling vaak een zeer belangrijke functie. Een goede inkoopprijs voor een goed artikel is één van de succesfactoren van een bedrijf. Ook het inkopen van niet voor het primaire proces benodigde zaken wordt steeds belangrijker. Denk hierbij aan de opkomst van facilitaire bedrijven en afdelingen, die de verantwoordelijkheid dragen voor geschikte huisvesting, voldoende kantoorartikelen, restauratieve zaken etc. waarbij commercieel en kostenbewust te werk moet worden gegaan. De inkoopfunctie is bovendien niet meer alleen voor goederen van toepassing, maar kan ook betrekking hebben op het inkopen van diensten. Inhoud van de praktijkinstructie In deze praktijkinstructie wordt een zelfstandige houding van je gevraagd. Je moet niet alleen zaken kunnen uitvoeren, maar ook daadwerkelijk zelf kunnen ontwerpen. Je zult bestaande doelstellingen, procedures en methodes kritisch moeten beoordelen en van verbeteringsvoorstellen moeten voorzien. In taak 1 wordt ingegaan op het inkoopmanagement in het algemeen. In taak 2 wordt het verrichten van onderzoek naar de markt en het analyseren van gegevens behandeld. Taak 3 is gericht op het kiezen en beoordelen van leveranciers. In taak 4 zullen het beoordelen van offertes en het aangaan van contracten met leveranciers aan bod komen. In taak 5 worden de raakvlakken van inkoop met de logistiek uitgediept. Taak 6 behandelt het operationele gedeelte van het inkoopproces. Nadat beslissingen zijn genomen en raamcontracten zijn afgesloten, zul je de goederen namelijk ook daadwerkelijk moeten bestellen of afroepen. In taak 7 tenslotte, wordt aangegeven met welke punten op het gebied van het milieu een bedrijf rekening moet houden. Inkoopbeleid en -planning 4 3

6 Inkoopbeleid en -planning 4 4

7 Taak 1 Inkoopmanagement Het beleid van een onderneming omvat onder meer de maatregelen en methoden die een bedrijf op diverse functionele gebieden gebruikt om met succes te kunnen concurreren. De missie van de onderneming geeft antwoord op de vraag What business are we in? De voornaamste functie van de missie is richting te geven aan de activiteiten van de onderneming. De inkoopdoelstellingen moeten hiervan worden afgeleid. De manier waarop deze inkoopdoelen kunnen worden bereikt, wordt verwoord in de inkoopstrategie. De doelstellingen worden verder uitgewerkt in de inkoopplannen. Het kan hier gaan om plannen voor de korte en de lange termijn. Het uitvoeren van de plannen zal men zoveel mogelijk volgens vaste lijnen willen laten verlopen. Inkoopprocedures en werkmethodes kunnen hierbij ondersteunen. Het hebben en naleven van inkoopprocedures is vaak voorgeschreven in grote bedrijven en ISO- of anders gecertificeerde bedrijven. De jaarlijkse begroting geeft o.a. inzicht in de toekomstig te verrichten activiteiten. Op basis van toekomstplannen en het beleid van de organisatie kunnen diverse budgetten voor de inkoopafdeling worden opgesteld. Een budget geeft Inkoop mogelijkheden haar taken uit te voeren, maar tegelijk een verantwoordelijkheid. Inkoop zal de toegekende budgetten efficiënt en effectief moeten benutten. Hiermee heeft het management direct een norm in handen om de werkzaamheden van Inkoop te controleren. Door regelmatig te meten, kunnen doelgerichte verbeteringsacties worden opgestart. Hierdoor zal het prestatieniveau van Inkoop toenemen. In deze taak zal op deze algemene zaken betreffende het inkoopmanagement worden ingegaan. Doel Aan het eind van deze taak kun je: aangeven wat de doelstellingen van een onderneming op inkoopgebied kunnen zijn (eindterm 1) de inkoopstrategie bepalen (eindterm 13) inkoopplannen maken (eindterm 24) inkoopprocedures opstellen (eindterm 25) budgetten voor de inkoopafdeling maken (eindterm 31) prestatiemaatstaven voor de inkoop vaststellen (eindterm 29) de prestatie van de inkoop meten (eindterm 30) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de inkoopdoelstellingen van de onderneming. Stap 2 Bepaal de benodigde inkoopstrategie (of beoordeel de bestaande inkoopstrategie). Stap 3 Leid de inkoopplannen van de inkoopstrategie af. Stap 4 Beschrijf de procedures en budgetten waarbinnen de afdeling Inkoop moet opereren. Stap 5 Bepaal prestatiemaatstaven en beoordeel in hoeverre de inkoop hieraan voldoet. Taak 1 Inkoopbeleid en -planning 4 5

8 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe luiden de inkoopdoelstellingen van de onderneming? 2. Zijn de inkoopdoelstellingen in overeenstemming met de missie van de onderneming? 3. Hoe luidt de inkoopstrategie van de onderneming? 4. Welke inkoopplannen zijn nodig om de doelstellingen te realiseren? Voldoen de bestaande inkoopplannen? Verklaar je antwoord. 5. Zijn er procedures ten aanzien van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, het inkoopbeleid, het inkoopproces en de rapportage? Zo ja, vat ze in het kort samen. 6. Zijn deze procedures in overeenstemming met de doelstellingen van de totale organisatie? Verklaar je antwoord. 7. Zijn de procedures schriftelijk vastgelegd, bijvoorbeeld in een handboek? Verklaar je antwoord. 8. In hoeverre worden de vastgelegde procedures nageleefd? Wie controleert dit? 9. Hoe worden de inkoopbudgetten vastgesteld? 10. Hoe worden de inkoopbudgetten bewaakt? 11. Hoe worden inkoopactiviteiten binnen het bedrijf gemeten? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als het nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Inkoopdoelstellingen Verzamel bronnen die de missie van de onderneming verduidelijken. Zoek daarin naar aanknopingspunten om inkoopdoelstellingen te formuleren. Beoordeel de bestaande inkoopdoelstellingen en vat je commentaar samen. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider als voorbereiding voor opdracht Inkoopstrategie en inkoopplannen Verzamel informatie over de bestaande inkoopstrategie en de inkoopplannen voor de korte en lange termijn. Bekijk de bestaande inkoopplannen en doe eventueel suggesties voor aanvullingen/verbeteringen. Geef aan/verklaar of en hoe de inkoopstrategie in het bedrijf een bijdrage levert aan het realiseren van de inkoopdoelstellingen. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider als voorbereiding voor opdracht Inkoopprocedures Verzamel informatie over de inkoopprocedures. Doe eventueel een voorstel voor verbetering van deze procedures. Als deze procedures niet aanwezig zijn, doe dan een voorstel voor het opstellen van de procedures. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider als voorbereiding voor opdracht 6. Taak 1 Inkoopbeleid en -planning 4 6

9 4. Inkoopbudgetten Onderzoek of de afdeling Inkoop met budgetten werkt. Geef aan hoe deze (eventuele) budgetten tot stand komen en hoe hiermee wordt omgegaan. Als er niet met budgetten gewerkt wordt, geef dan aan hoe er binnen de afdeling met budgetten gewerkt zou kunnen worden. Verwerk in je voorstel het aantal personen, de activiteiten en de middelen. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider als voorbereiding voor opdracht Prestatiemeting Onderzoek of de afdeling Inkoop wordt getoetst op bepaalde prestaties. Zo ja, geef aan hoe dit plaatsvindt en welke informatie hiervoor wordt gebruikt. Geef als het nodig is aanvullingen op de bestaande maatstaven of formuleer een voorstel voor nieuw in te voeren prestatiemaatstaven. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider. 6. Rapportage Vat de resultaten van bovengenoemde opdrachten samen in een rapport. Bespreek het rapport met je praktijkopleider, stel het zo nodig bij en geef alle informatie door aan het management. Taak 1 Inkoopbeleid en -planning 4 7

10 Taak 2 Onderzoek en analyse Een inkoper moet goed op de hoogte zijn van de markt. Kennis over de markt kan hij verkrijgen door onderzoek te verrichten. Daarnaast zal hij ook de prestaties en kwaliteiten van de leveranciers moeten bewaken, niet alleen van de leverende leveranciers, maar ook van zijn concurrenten. Ook in geval van een maken/koopbeslissing is onderzoek en analyse nodig. Er kunnen verschillende typen onderzoek worden onderscheiden. Belangrijke onderzoeksmethoden voor de inkoper zijn: - desk research. Dit is het onderzoek- of analysewerk dat vanachter een bureau kan worden verricht - field research of wel veldonderzoek. Hierbij worden metingen in de praktijk verricht. De betrouwbaarheid van de uitkomsten van het onderzoek is uiteraard van groot belang. Het is dan ook verstandig om vooraf uitgangspunten voor het onderzoek vast te stellen. Ook moet voor een betrouwbaar tijdsbestek worden gekozen. Dit kan bijvoorbeeld een normale week, een piekmaand of juist een heel rustige periode zijn, afhankelijk van de doelstellingen van het onderzoek. Bij het analyseren van gegevens gaat het voornamelijk om het vaststellen van verschillen bijv. tussen leveranciers of tussen zelf maken of kopen en het verklaren van deze verschillen. Dit alles met het doel om verbeteringen aan te brengen. In deze taak wordt het doen van onderzoek en het analyseren van gegevens behandeld. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een bedrijfsonderzoek m.b.t. de kwaliteit van leveranciers verrichten (eindterm 10) een bedrijfsonderzoek m.b.t. de logistieke prestatie van de leveranciers verrichten (eindterm 11) adviseren in kwesties van maken of kopen (eindterm 19) concurrentieanalyses beoordelen (eindterm 21) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Breng de manier waarop binnen het bedrijf onderzoek wordt verricht naar de geleverde prestaties van leveranciers in kaart. - Onderzoek welke factoren belangrijk zijn bij de keuze van zelf maken of kopen. - Breng de manier waarop binnen het bedrijf concurrentieanalyses worden verricht in kaart. - Onderzoek welke factoren belangrijk zijn bij de beoordeling van concurrentieanalyses. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe wordt in het bedrijf onderzoek naar prestaties van leveranciers en concurrenten gedaan? Door wie worden in het bedrijf dergelijke onderzoeken gedaan/gecoördineerd? 2. Welke onderzoekspunten zijn van belang in het kader van de kwaliteit van de leverancier? Welke zijn van belang in het kader van de logistieke prestaties van de leverancier? 3. Hoe wordt de keuze gemaakt tussen kopen en zelf maken? Taak 2 Inkoopbeleid en -planning 4 8

11 4. Hoe komen in het bedrijf concurrentieanalyses tot stand? In welke vorm worden de onderzoeks-/analyseresultaten gepresenteerd? 5. Hoe worden concurrentieanalyses beoordeeld/geanalyseerd? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Onderzoek naar prestaties leveranciers Verzamel informatie over onderzoeken die zijn verricht naar de geleverde prestaties van leveranciers. Geef aan op welke aspecten de prestaties zijn onderzocht en waarom juist deze aspecten zijn onderzocht. Voer vervolgens zelf een onderzoek uit naar de prestaties van een leverancier en breng hierover verslag uit. 2. Concurrentieanalyses Verzamel informatie over concurrentieanalyses die binnen de organisatie zijn gemaakt. Ga na welke bronnen hiervoor zijn gebruikt, hoe de rapportages zijn opgebouwd, op welke punten een concurrent wordt beoordeeld en hoe de beoordeling plaatsvindt. Leg je bevindingen vast in een verslag. 3. Maken of kopen Verzamel informatie over aspecten die van belang zijn bij de keuze van maken of kopen. Geef een voorbeeld van een product dat ter discussie heeft gestaan of kan komen te staan. Geef voor dit product voor- en nadelen van maken en kopen. Probeer deze voor- en nadelen ook in geldbedragen uit te drukken (kosten/baten-analyse, break even point). Analyseer de manier waarop dergelijke keuzen worden onderzocht. 4. Geef commentaar op de resultaten Ga na welke conclusies uit de bovengenoemde onderzoeken zijn getrokken en waarom die conclusies getrokken zijn. Geef aan in hoeverre je het met deze conclusies eens bent. Ga na hoe en aan wie de resultaten zijn gepresenteerd en wat er vervolgens met de onderzoeksgegevens is gedaan. Taak 2 Inkoopbeleid en -planning 4 9

12 Taak 3 Leverancierskeuze Het kiezen van een leverancier is geen eenvoudige zaak, evenmin als het bewerkstelligen van prestatieverbeteringen bij bestaande leveranciers. Vendorrating of wel leveranciersbeoordeling kan hierbij een nuttig hulpmiddel zijn. Het is van groot belang inzicht te krijgen in hoe belangrijk artikelen van bepaalde leveranciers zijn voor de organisatie. Hiervoor kan bijvoorbeeld de ABC-analyse worden toegepast. Vaak zal de 80/20-regel opgaan. Dat wil zeggen dat 20% van de leveranciers verantwoordelijk is voor 80% van het inkoopvolume. In sommige bedrijven is niet alleen het product belangrijk, maar ook de dienstverlening eromheen. In hoeverre kan de leverancier meedenken in en tegemoet komen aan het logistieke proces bij de klant? Wat betekent dit voor de efficiency en effectiviteit van bedrijfsprocessen bij de klant en, belangrijker nog, wat betekent dit voor de integrale kosten en kwaliteit? Afhankelijk van factoren als afbreukrisico, economische en/of commerciële motieven en kwaliteit kan voor één leverancier (single sourcing) of meerdere leveranciers (dual/multiple sourcing) gekozen worden. In deze taak komt het kiezen en beoordelen van leveranciers aan de orde. Doel Aan het eind van deze taak kun je: adviseren bij de keuze van leveranciers (eindterm 3) de spreiding van inkoop over leveranciers bepalen (eindterm 6) adviseren over de mate van samenwerking op logistiek vlak met leveranciers (eindterm 5) adviseren m.b.t. de spreiding van leveranciers, rekening houdend met de logistieke consequenties (eindterm 4) adviseren inzake co-makership (eindterm 20) met behulp van verschillende vendorratingmethoden beoordelen of leveranciers voldoen aan de gestelde eisen (eindterm 9) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal de inkoopbehoefte. Stap 2 Inventariseer de logistieke en economisch/commerciële aspecten waarmee bij het inkopen rekening moet worden gehouden. Stap 3 Verdeel de inkoopbehoefte in groepen/categorieën, op basis van de verschillende aspecten, en sorteer de groepen op volgorde van ondernemingsbelang. Stap 4 Onderzoek de eisen waaraan de leveranciers moeten voldoen. Stap 5 Beoordeel de leveranciers op basis van de vastgestelde eisen en aspecten en adviseer het management. Taak 3 Inkoopbeleid en -planning 4 10

13 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Zijn er in het bedrijf beleidslijnen/uitgangspunten voor de rol van leveranciers, co-makership en spreiding over leveranciers? Zo ja, hoe luiden deze? 2. Zijn de producten in het bedrijf ingedeeld in categorieën? Zo ja, in welke en waarop zijn de categorieën gebaseerd? 3. Zijn er in het bedrijf waar je werkt inkoopvoorwaarden, leveringsvoorwaarden of andere beschrijvingen waarin eisen aan leveranciers vastliggen? Zo ja, hoe luiden deze? 4. Wat is de formele weg die de inkopen afleggen binnen het bedrijf? 5. Welke logistieke aspecten zijn van belang bij de aankoop van producten? 6. Welk soort relaties bestaan er in het bedrijf met leveranciers? Waarom zijn dergelijke relaties aangegaan? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bepalen van de inkoopbehoefte Ga na welke producten of groepen producten door de inkoopafdeling op korte of middellange termijn (zouden) moeten worden aangeschaft. 2. Logistieke en economisch/commerciële aspecten Ga na welke aspecten op het gebied van de logistiek voor de onderneming belangrijk zijn. Denk hierbij aan: aanlevermomenten, aanleverfrequenties, de manier van aanleveren, de mogelijkheden van ophalen, de geografische locatie van de leverancier/producent, de serviceverlening van de leverancier/producent. Maak hierbij gebruik van bestaande vendorratingsystemen. 3. Categorisering Deel producten in op basis van de belangrijkste logistieke aspecten. Een producent van vruchtensappen zal aan leveranciers van kantoorartikelen voor eigen gebruik andere eisen stellen dan aan de leveranciers van speciale verpakkingen voor sinaasappelsap. Welk afbreukrisico is aan de orde, hoe kan het bedrijf zich daartegen beschermen? Vraag dit aan verantwoordelijken in het bedrijf. Maak hierbij gebruik van 80/20- of ABC-analyses. 4. Eisen aan leveranciers Op grond van hierboven genoemde punten, kunnen een aantal eisen ofwel leveranciersvoorwaarden worden opgesteld. Bijvoorbeeld: Een leverancier van vloeibare gassen moet voldoen aan: tijdsafspraken, bepaalde prijzen, elektronische order-entry, kwaliteitskeuring XYZ etc. wil hij leverancier voor dit bedrijf zijn/worden. Stel een lijst van eisen op voor de leveranciers van het bedrijf waar je werkt. 5. Leveranciersbeoordeling Beoordeel op basis van de vastgestelde leveranciersvoorwaarden enkele huidige en potentiële leveranciers. Geef aan waarom deze leveranciers wel of niet goed scoren of in aanmerking komen. Taak 3 Inkoopbeleid en -planning 4 11

14 6. Rapportage Vat de resultaten van bovenstaande opdrachten samen in een rapport. Bespreek het rapport met je praktijkopleider, stel het zo nodig bij en geef alle relevante informatie door aan het management. Taak 3 Inkoopbeleid en -planning 4 12

15 Taak 4 Offertes en contracten Wanneer eenmaal bekend is welke producten of diensten nodig zijn, zullen door de inkoper offertes moeten worden aangevraagd. Ter voorbereiding daarvan moet in de specificatiefase vastgesteld worden waaraan de in te kopen goederen/diensten moeten voldoen. Afhankelijk van het soort product of type dienst kan men ervoor kiezen een ruime vraag te stellen aan de leverancier wat kunnen/maken jullie en wat kost het? of juist een specifieke en doelgerichte vraag. Als een leverancier zich verkoopt als een maatwerk-leverancier is het raadzaam hem vooraf van zoveel mogelijk relevante informatie te voorzien. Het beoordelen en vergelijken van offertes zal dan eenvoudiger kunnen plaatsvinden. Aandachtspunten bij het lezen/beoordelen van offertes zijn onder andere de afgesproken kwaliteit, afleverdata, geldigheidstermijnen, betalingsregelingen, specificaties, verwijzingen naar leveringsvoorwaarden etc. Als eenmaal voor een bepaalde leverancier gekozen is, moeten contracten worden opgesteld en afgesloten. Soms wordt een standaardcontract door de leverancier opgesteld, soms wordt de inhoud van het contract in een uitgebreid traject met afgevaardigden van diverse partijen/gebruikers, bediscussieerd en bepaald. Aandachtspunten bij het afsluiten van contracten zijn bijvoorbeeld de in de offerte genoemde zaken, eventueel aangevuld met aspecten als aansprakelijkheid, schade, wanprestaties, verzekeringen, garanties, onderhoud etc. Doel Aan het eind van deze taak kun je: offertes analyseren (eindterm 26) over leveringsvoorwaarden onderhandelen (eindterm 27) voorbereidende werkzaamheden t.b.v. het afsluiten van contracten uitvoeren (eindterm 7) criteria m.b.t. kwaliteitseisen opstellen (eindterm 18) contracten met leveranciers afsluiten (eindterm 8) claims bij leveranciers indienen (eindterm 12) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Specificeer de in te kopen goederen/diensten. Stap 2 Bepaal hoeveel offertes aangevraagd moeten worden en vraag ze aan. Stap 3 Beoordeel en verwerk de offertes en beoordeel de leveringsvoorwaarden. Stap 4 Ga na welke kwaliteitseisen aan leveranciers worden gesteld en ga na of de leveranciers hieraan voldoen. Stap 5 Bepaal de gang van zaken bij verschillen tussen de eisen van het bedrijf waar je werkt en de aanbiedingen van leveranciers. Stap 6 Stel conceptcontracten op. Stap 7 Stel zo nodig claims op. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Zijn er binnen het bedrijf richtlijnen voor het aanvragen en beoordelen van offertes? Zo ja, hoe luiden deze in het kort? 2. Welke inkoopvoorwaarden hanteert het bedrijf? 3. Welke leveringsvoorwaarden hanteert het bedrijf? Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 4 13

16 4. Wie zijn betrokken bij het afsluiten van contracten en welke afdeling/functionaris is verantwoordelijk voor de juridische aspecten bij het contracteren? 5. Hanteert het bedrijf een kwaliteitsvoorschrift? Zo ja, werkt dit volgens bepaalde kwaliteitsnormen bijvoorbeeld NEN, ISO of HACCP. Wat betekent dit voor de afdeling Inkoop? 6. Zijn er binnen het bedrijf richtlijnen voor het indienen van claims? Zo ja, hoe luiden deze in het kort? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/ de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Kwaliteitseisen Ga na of de op korte en middellange termijn in te kopen producten of diensten en daarmee ook de leverancier ervan aan bepaalde kwaliteitseisen moeten voldoen. Zo ja, geef aan hoe deze luiden en waarop ze gebaseerd zijn. 2. Offertes Overleg met je praktijkopleider bij welke leveranciers je offertes van de in opdracht 1 genoemde producten of diensten kunt aanvragen. Vraag de offertes aan en denk eraan een ontvangstbevestiging van de offerte te verzenden, waarin de datum van ontvangst is opgenomen. Stel een scorelijst (met criteria en wegingsfactoren) samen om de offertes te kunnen beoordelen. 3. Verwerk de offertes Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de scorelijst. Bekijk ook de leveringsvoorwaarden en beoordeel deze, eventueel aan de hand van de genoemde scorelijst. Leg je bevindingen voor aan je praktijkopleider. 4. Onderhandelen over verschillen Analyseer de eventuele verschillen tussen aanbiedingen van leveranciers en de eisen van het bedrijf. Ga na hoe de onderhandelingen over deze verschillen normaal gesproken verlopen. Overleg met je praktijkopleider met welke leverancier je onderhandelingen mag voeren. Voer de onderhandelingen, beschrijf je aanpak en analyseer de resultaten. 5. Contracten voorstellen Analyseer alle informatie. Geef aan wat zwakke en wat sterke punten zijn van de leveranciers. Doe één of meer contractvoorstellen en onderbouw je voorstellen. Doe ook een voorstel voor de opdrachtformulering waaruit blijkt welke (bijvoorbeeld) logistieke diensten je van de leverancier vraagt. Onderbouw de keuze voor één dan wel meerdere leveranciers. Bespreek je beargumenteerde en (liefst cijfermatig) onderbouwde voorstel met je praktijkopleider. Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 4 14

17 6. Claims Overleg, als dat voorkomt, met je praktijkopleider over een slecht presterende leverancier. Ga na wat de gebruikelijke gang van zaken hierbij is. Wat zeggen de inkoopvoorwaarden hierover? Raadpleeg een jurist of de juridische afdeling van het bedrijf en werk één of meerdere claimvoorstellen uit. 7. Rapportage Verwerk de informatie uit de bovenstaande opdrachten in een rapport. Bespreek het rapport met je praktijkopleider, stel het zo nodig bij en geef alle informatie door aan het management. Taak 4 Inkoopbeleid en -planning 4 15

18 Taak 5 Inkoop en logistiek Inkoop heeft diverse raakvlakken met logistiek. Denk bijvoorbeeld aan de manier van aanlevering van de goederen, de interne verwerking en de uitgaande goederenstroom. Inkoop zal er immers naar moeten streven om de benodigde goederen/diensten op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid op de juiste plek te krijgen. De material handling heeft betrekking op alle verplaatsingshandelingen binnen de goederenstroom, zoals de aanvoer, opslag, overslag en afvoer van de benodigde materialen van en naar de verschillende werkplekken en/of magazijnen. Het verkrijgen van de benodigde producten/grondstoffen kan worden ondersteund door een bevoorradingssysteem. Het bevoorraden kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op de verkopen (we hebben 10 auto s verkocht en dus weer 50 nieuwe banden nodig) of op maat gemaakte voorraadregels (wij houden altijd een voorraad van twee weken aan). De meest bekende bevoorradingssystemen zijn het push- en pull- systeem. Het push- of duwsysteem voor de uitgifte van materialen, betekent dat het fabricageprogramma nauwkeurig wordt gevolgd en het initiatief uitgaat van de materiaalverstrekkende afdeling. Het pullsysteem werkt juist andersom. Hierbij ligt het initiatief om materialen te verkrijgen bij de fabricageafdeling. In de detailhandel is dit in een uiterst ver geautomatiseerde vorm terug te vinden, denk maar aan de scankassa die direct de verkochte aantallen producten registreert en daarmee de leverancier aanzet tot het leveren van nieuwe voorraad. De term supply chain management (SCM) heeft al enige jaren geleden zijn intrede gedaan. SCM heeft tot doel: - het nauwkeurig vaststellen van de customer service-eisen van de eindgebruiker - het vaststellen van punten waar voorraden aangehouden moeten worden in de keten en hoe hoog de voorraad moet zijn in ieder voorraadpunt - het ontwikkelen van beleidslijnen en procedures voor het besturen van de gehele (logistieke) keten. Ook de verpakking van producten krijgt aandacht in deze taak; de verpakking heeft immers een aantal verschillende functies in het logistieke traject. In het material management heeft de verpakking de functie om een grondstof of een halffabrikaat efficiënt en onbeschadigd van de ene naar de andere machine of van de ene fabriek naar een andere fabriek te leiden. Aan verpakkingen zijn de laatste decennia ook steeds meer marketingaspecten verbonden. Als we over de verpakking in het fysieke distributietraject spreken, wordt meestal een onderscheid gemaakt tussen de consumentenverpakking en de distributieverpakking. Deze laatste wordt ook wel transport- of verzendverpakking genoemd. Het NVC (Nederland Verpakkings-centrum) stelt dat een verpakking: - de inhoud moet beschermen - de inhoud verhandelbaar en verplaatsbaar moet maken - informatie moet verstrekken over de inhoud - verwerkbaar en bruikbaar moet zijn. In deze taak wordt ingegaan op de hierboven beschreven raakvlakken tussen inkoop en logistiek. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 4 16

19 Doel Aan het eind van deze taak kun je: criteria m.b.t. material handling opstellen (eindterm 15) alternatieve bevoorradingsmogelijkheden beoordelen (eindterm 2) criteria voor verpakkingen opstellen (eindterm 14) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Onderzoek de logistieke activiteiten en de daarbij horende criteria voor de material handling in het bedrijf. Kijk daarbij bijvoorbeeld naar de aanleverwijze, de manier van opslaan, uit opslag halen, verwerken/verzamelen en de afleveringswijze. Stap 2 Inventariseer de voorraadpunten in het bedrijf. Stap 3 Ga na op welke manier de bevoorrading van de voorraadpunten plaatsvindt. Stap 4 Verdeel de goederen in categorieën. Bepaal per categorie de criteria die voor verpakkingen gelden. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe lopen de goederenstromen binnen het bedrijf? 2. Met welke hulpmiddelen worden de goederen in de logistieke stroom behandeld? 3. Welke criteria m.b.t. material handling bestaan er binnen het bedrijf? 4. Welke bevoorradingssystemen worden binnen het bedrijf gebruikt? Waarom is voor deze systemen gekozen? 5. Hoe werken de bevoorradingssystemen en hoe/door wie worden de systemen onderhouden? 6. Is er een relatie tussen de soorten producten en soorten bevoorradingssystemen? Zo ja, leg deze relatie uit. 7. Welke eisen stelt het bedrijf aan de verpakking van de artikelen/producten die worden ingekocht? 8. Welke criteria worden gehanteerd bij de keuze van verpakkingen? 9. Welke eisen stellen de ontvangende afdelingen (goederenontvangst/productie) aan de verpakking van artikelen/producten die worden ingekocht? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Criteria voor material handling Breng de logistieke activiteiten in kaart en houd rekening met de plaats van deze handelingen in de goederenstroom. Geef per activiteit de criteria voor material handling aan, waarmee rekening moet worden gehouden bij de inkoop/het bestellen van de producten. Overleg met je praktijkopleider wie je hiervoor binnen het bedrijf het beste kunt raadplegen. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 4 17

20 2. Voorraadpunten Onderzoek de mogelijkheden van bevoorrading. Ga na hoe de bevoorrading binnen het bedrijf geregeld is. Benoem de voorraadpunten, de soorten voorraden en de functie van de voorraden. 3. Bevoorradingssystemen Ga na hoe en op basis van welke gegevens de voorraden worden aangevuld. Geef zo nodig suggesties voor verbetering. Als de bevoorrading niet in procedures of systemen is vastgelegd, doe dan een voorstel hiervoor. 4. Verpakkingen Ga na welke criteria er zijn voor zowel ingaande als uitgaande verpakkingen en beoordeel ze. Onderzoek welke soorten verpakkingen er gebruikt worden en welke functie ze hebben. Doe zo nodig verbeteringsvoorstellen t.a.v. de geldende criteria. 5. Rapportage Verwerk je bevindingen uit bovenstaande opdrachten in een rapport. Bespreek het rapport met je praktijkopleider, stel het zo nodig bij en geef alle informatie door aan het management. Taak 5 Inkoopbeleid en -planning 4 18

21 Taak 6 Bestellen en afroepen Het bevoorradingssysteem waarvoor het bedrijf gekozen heeft, heeft invloed op hoe en hoeveel producten/grondstoffen worden besteld of afgeroepen. In grote organisaties zijn de raamcontracten vaak op een hoger organisatieniveau afgesloten en is een ander uit de organisatie belast met het tijdig afroepen van de artikelen. In raamcontracten staan vaak afspraken over prijzen. De afroeper/besteller onderhoudt de contacten met de leverancier, maakt afspraken over hoeveelheden en levertijden en bewaakt ook of deze worden nageleefd. Afhankelijk van de methoden en technieken die hij tot zijn beschikking heeft, is de afroeper ook verantwoordelijk voor de hoogte van de voorraad. Een bestelsysteem is een systeem dat aangeeft wanneer en hoeveel er besteld moet worden. Diverse kostenfactoren liggen hieraan ten grondslag. Bijvoorbeeld de kosten van ruimte, rente en risico, de kosten van het bestellen, de kosten van het ontvangen, wisselkoersen etc. Het bestelsysteem moet zijn afgestemd op het type bedrijf (productie, handel, dienstverlening). Ook het soort aankoop is van belang; bij nieuw in te kopen artikelen zal men anders te werk gaan dan bij herhalingsaankopen. Een goede afroeper is flexibel en houdt rekening met diverse factoren (het weer, seizoenen etc.). De afroeper zal ook de afhandeling ofwel de daadwerkelijke levering moeten bewaken. Een geautomatiseerd systeem kan hem in zijn taken ondersteunen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: parameters van verschillende bestelsystemen vaststellen (eindterm 23) de afhandeling van afroeporders bewaken (eindterm 32) criteria m.b.t. de afroep en levering van orders opstellen (eindterm 16) bevoorradings- en leveringsafspraken plannen (eindterm 28) de gevolgen van wijzigingen in de orderinformatie vaststellen (eindterm 33) een geautomatiseerd systeem voor de inkoop gebruiken (eindterm 17) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel informatie over het bestel-/afroepproces in het bedrijf (taken/bevoegdheden/(inkoop)kaders waarbinnen de besteller/afroeper zich dient te bewegen) en maak een schema van dit proces. Stap 2 Inventariseer voor elke stap in het proces de gegevens die je hierbij nodig hebt of gebruikt. Stap 3 Inventariseer de gebruikte methoden en systemen voor de uitvoering van dit proces. Stap 4 Bepaal hoe het proces bewaakt wordt of bewaakt zou kunnen worden. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie is/zijn binnen het bedrijf verantwoordelijk voor het bestellen/afroepen van artikelen of grondstoffen. Welke verantwoordelijkheden heeft een afroeper/besteller? 2. Waarop is een eventuele verdeling in productgroepen/artikelgroepen gebaseerd? 3. Is er een verschil in behandeling van een nieuw artikel en een herhalingsaankoop? Zo ja, welk? Taak 6 Inkoopbeleid en -planning 4 19

22 4. Over welke gegevens moet een afroeper beschikken en met welke onzekerheden krijgt een afroeper te maken? 5. Welke procedures zijn er voor het afroepproces en hoe is de communicatie met de andere afdelingen van het bedrijf geregeld? 6. Over welke hulpmiddelen beschikt de afroeper voor de bewaking van de leveranciersprestaties? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bestel-/afroepproces Ga na hoe in het bedrijf het bestel-/afroepproces werkt. Beschrijf alle stappen en benoem de verantwoordelijkheden van afdelingen of personen. Overleg met je praktijkopleider of je hiervoor alle artikelen, een groep artikelen of een enkel artikel onder de loep neemt. Geef de verschillen aan tussen eerste aankoop en herhalingsaankopen. 2. Teken het bestel-/afroepproces in een stroomschema. 3. Inventariseer benodigde gegevens/stuurmiddelen Ga na welke gegevens gebruikt worden bij het bepalen van het soort en het aantal te bestellen producten. Van welke uitgangspunten maakt men gebruik? Zijn er bijvoorbeeld verplichtingen in verband met normvoorraden of veiligheidsvoorraden? 4. Inventariseer methoden en systemen Ga na en beschrijf welke bestelsystemen gebruikt worden en hoe ze werken. In hoeverre wordt dit door automatiseringssystemen ondersteund? Wie is verantwoordelijk voor het instellen van parameters in het geautomatiseerde systeem? Ga na hoe dit systeem wordt onderhouden. 5. Bewaking van het bestel-/afroepproces Onderzoek hoe het bestellen wordt bewaakt. (Vergeet niet dat moet worden bewaakt dat wat met een leverancier is afgesproken ook daadwerkelijk op de juiste tijd in de juiste hoeveelheid wordt afgeleverd. Ook moeten bijvoorbeeld productieplanningen bewaakt worden. De afroeper moet continu op de hoogte zijn of worden gebracht van wijzigingen in producten en te produceren hoeveelheden of verwachte verkopen.) 6. Rapportage Vat alle informatie van de bovengenoemde opdrachten samen in een rapport. Geef hierin naast feiten en stroomschema s ook je eigen mening en doe voorstellen voor het invoeren van nieuwe of het verbeteren van bestaande procedures/methodieken. Bespreek het rapport met je praktijkopleider, stel het zo nodig bij en geef alle informatie door aan het management. Taak 6 Inkoopbeleid en -planning 4 20

23 Taak 7 Inkoop en milieu Een inkoper moet rekening houden met steeds meer wettelijke eisen op het gebied van milieu. Naast de prijs/kwaliteit-verhouding moet hij bijvoorbeeld letten op de samenstelling van producten (bv. cadmium- of pvc-bevattend), de verpakkingen en het energieverbruik. Daarnaast is de inkoper ook in de gelegenheid om zelf milieueisen te stellen aan leveranciers. Hij kan bijvoorbeeld aandringen op het weglaten van verpakkingen, op het zo licht en compact mogelijk verpakken en op het gebruik van verpakkingsmaterialen die uit gerecycleerde stoffen bestaan, of bijvoorbeeld de milieubelasting van het transport betrekken in zijn leverancierskeuze. Doel Aan het eind van deze taak kun je: regels opstellen ter naleving van de wettelijke eisen op milieugebied die verband houden met de inkoop (eindterm 22) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Beschrijf alle aspecten op het gebied van milieu die op de afdeling Inkoop aan de orde kunnen komen. Stap 2 Stel vast of het bedrijf een eigen milieubeleid heeft en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden daaruit voortvloeien voor de afdeling Inkoop. Stap 3 Inventariseer alle interne richtlijnen en procedures die betrekking hebben op de afdeling Inkoop en ga na welke richtlijnen te maken hebben met veiligheid, gezondheid en milieu. Stap 4 Inventariseer de bestaande wettelijke regelingen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu waarmee de afdeling Inkoop te maken heeft. Denk bijvoorbeeld aan de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval, het Besluit Aanwijzing gevaarlijk afval, het Cadmiumbesluit, de STIBAT-regeling en de AZO-regeling. Stap 5 Stel vast of de wettelijke voorschriften zijn vertaald in de procedures of richtlijnen voor de afdeling Inkoop. Doe voor de eventueel ontbrekende interne procedures/richtlijnen een voorstel. Stap 6 Bespreek je voorstel met je praktijkopleider en de betrokkenen in de organisatie. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Wie in de organisatie stuurt de afdeling Inkoop aan op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu? 2. Met welke voorschriften of richtlijnen op het gebied van milieu hebben de inkopers te maken? Waar zijn deze in de organisatie te vinden? 3. Wie controleert of de afdeling Inkoop zich aan die voorschriften en richtlijnen houdt? 4. Stelt de afdeling Inkoop zelf ook milieueisen aan leveranciers? Zo ja, welke eisen zijn dit? Taak 7 Inkoopbeleid en -planning 4 21

24 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Onderzoek of het bedrijf waar je werkt een milieuzorgsysteem heeft ingevoerd, of op een andere manier beleid voert op het gebied van milieu. Raadpleeg documenten zoals een milieuhandboek (bij het milieuzorgsysteem), afvalstroomnummers, het milieu-inkoopplan, het milieuactieplan en het milieujaarverslag. Informeer ook of milieu is geïntegreerd in plannen voor kwaliteit en/of Arbo. Maak een overzicht van de acties en procedures die betrekking hebben op de afdeling Inkoop. 2. Inventariseer de al bestaande richtlijnen en procedures die de afdeling Inkoop gebruikt met het oog op het milieu. Vat deze in het kort samen en let op eisen/richtlijnen voor transportverpakkingen (retourfust, kratten-/palletpool), consumentenverpakkingen, afvalscheiding, herverwerking (Grüne Punkt), HACCP-eisen voor voeding, milieukeurmerken, efficiëntie van het transport (modulaire maatvoering) en dergelijke. Als het bedrijf waar je werkt milieueisen stelt, hoe maakt ze deze eisen dan aan leveranciers kenbaar? 3. Informeer of het bedrijf valt onder de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval. Vraag eventueel het Convenant op bij de Stichting Verpakking en Milieu. Stel aan de hand van het Convenant vast welke soort maatregelen voor het bedrijf waar je werkt nodig zijn. Ga na of het bedrijf -in het kader van de Regeling Verpakking en Verpakkingsafval- verplicht is de hoeveelheid ingekochte en afgevoerde verpakkingen te volgen en daarover te rapporteren. 4. Ga na of de afdeling Inkoop zich bezig houdt met de inkoop van diensten voor afvalverwijdering. Als dat het geval is, maak dan een overzicht van de administratieve verplichtingen die hieruit voortvloeien voor het bedrijf. Ga na wie de transporteur(s) is/zijn en hoe het nakomen van deze verplichtingen wordt gewaarborgd. Geef ook aan wie de afvalstromen kwantitatief en financieel per periode in kaart brengt. 5. Onderzoek welke eisen de afdeling Inkoop kan stellen aan leveranciers om de milieubelasting van aan te kopen producten en/of diensten te verminderen. Ga na of een potentiële leverancier met een milieubelastend productieproces, maar een lage verkoopprijs toch welkom is in het bedrijf. 6. Onderzoek welke artikelen die nu worden ingekocht hoge afvalkosten met zich meebrengen. Stel voor die artikelen -in overleg met de interne gebruikersalternatieve producten voor die minder milieubelastend zijn en/of lagere afvalkosten opleveren. Taak 7 Inkoopbeleid en -planning 4 22