Praktijkinstructie Coördineren en leidinggeven 4 (CID05.4/CREBO:52703)

Transcriptie

1 instructie Coördineren en leidinggeven 4 (CID05.4/CREBO:52703)

2 pi.cid05.4.v1 ECABO, 1 juli 1999 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden (eindterm 1 t/m 4 en 12) 5 Taak 2 Uw eigen functie, uw taken en de organisatievorm (eindterm 5, 6 en 7) 10 Taak 3 Management binnen uw organisatie (eindterm 9 en 10) 14 Taak 4 Organiseren van dagelijkse werkzaamheden en aanleveren van afdelingsgegevens (eindterm 13, 15 en 16) 16 Taak 5 Het organiseren van projecten (eindterm 14) 22 Coördineren en leidinggeven 4

4 Coördineren en leidinggeven 4 Praktijk

5 Inleiding Wanneer u een nieuwe werkplek krijgt of wanneer u net gestart bent op een nieuwe werkplek zult u aan veel zaken moeten wennen. Nieuwe mensen om u heen, een ander gebouw, nieuwe werkzaamheden, nieuwe regels en afspraken. Het is daarom belangrijk dat u zich snel thuis voelt in de nieuwe organisatie en op uw afdeling. Sommige dingen ontdekt u gemakkelijk zelf, maar er zijn ook zaken waar niet zo eenvoudig achter te komen is. Daarvoor moet u gericht op zoek gaan naar informatie. In deze praktijkinstructie leert u hoe u dat kunt aanpakken. U leert wat een arbeidsorganisatie is, hoe een organisatie in elkaar zit, wat er gebeurt op de afdeling waar u werkt of gaat werken en welke taken en verantwoordelijkheden u krijgt. U krijgt tevens inzicht in de taken die andere afdelingen, waarmee u te maken krijgt, moeten uitvoeren. Aspecten van management komen ook aan de orde. U maakt kennis met managementtechnieken en de verschillende stijlen van leidinggeven. Daarnaast krijgt u in deze praktijkinstructie te maken met het coördineren van en leidinggeven aan dagelijkse werkprocessen. Daarbij gaat het om het organiseren van de dagelijkse werkzaamheden van een afdeling zoals de zorg voor de afstemming van de werkzaamheden van de verschillende medewerkers, het instrueren van invalkrachten, stagiaires etc. maar ook om het verzorgen van het dagelijks beheer van het gebouw, in concreto dus om de zorg voor opening en afsluiting van het gebouw, het signaleren van storingen etc. Bij het leidinggeven aan de dagelijkse processen hoort ook het organiseren van werkoverleg en het adviseren t.a.v. personeelsaangelegenheden zoals bij functiewijzigingen, personeelsbeoordelingen en vacatures. Tevens worden het verzorgen van managementinformatie ten behoeve van beleidsplannen, activiteitenplan, begroting en jaarrekening en het bewaken van budgetten gerekend tot de werkzaamheden op het terrein van coördineren en leidinggeven. Als laatste wordt aandacht besteed aan het plannen en uitvoeren van projecten. Dit kunnen regelmatig terugkerende activiteiten zijn zoals bijvoorbeeld klassenbezoeken, maar ook meer incidentele projecten zoals de jaarlijks terugkerende boekenweek en kinderboekenweek. Coördineren en leidinggeven 4 3

6 Coördineren en leidinggeven 4 4

7 Taak 1 De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden Elke organisatie heeft eigen doelstellingen. Deze doelstellingen kunnen zeer verschillend zijn. Overheidsorganisaties, zoals bijvoorbeeld gemeenten, proberen een bepaalde vorm van dienstverlening aan burgers te realiseren. Particuliere bedrijven maken hun producten en willen zoveel mogelijk winst maken. Om de doelen te bereiken, zijn de taken over personen en/of afdelingen verdeeld. Ook u werkt in een organisatie die taken stelt aan haar werknemers. Deze taken volgen uit uw benoeming of uw stage in een bepaalde functie. Daarom zullen uw taken steeds aan uw functie gerelateerd zijn. In een organisatie werken mensen met elkaar samen. Dit samenwerken gebeurt op basis van afspraken. Ook organisaties kunnen onderling afspreken om samen te werken. Dit is dikwijls van groot belang voor hun voortbestaan. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de begrippen organisatie, arbeidsorganisatie, bedrijf, onderneming, profitorganisatie en notforprofit organisatie omschrijven (eindterm 1) een beschrijving geven van het beleid van een organisatie inzake productontwikkeling, financiering en expansie (eindterm 2) de goederen, diensten, informatie en/of geldstroomketen in de organisatie schematisch weergeven (eindterm 3) de kenmerkende verschillen tussen particuliere en overheidsorganisaties omschrijven (eindterm 4) de verschillende beleidsterreinen van een openbare bibliotheekorganisatie noemen (eindterm 12) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Verzamel informatie over:. de soort organisatie. de doelstellingen van de organisatie. de producten c.q. diensten van de organisatie. de weg die de producten en/of diensten en/of informatie binnen de organisatie afleggen. Verzamel informatie over:. alle afdelingen. de taken van alle afdelingen. de contacten tussen alle afdelingen. Ga na of er in uw organisatie beleid vastgesteld is met betrekking tot product (of dienst)ontwikkeling, financiering, expansie en sociaal beleid. Ga na of en zo ja in welke documenten dit beleid is beschreven. Geef een beschrijving van het beleid op de genoemde terreinen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Bij wat voor soort organisatie bent u werkzaam? Taak 1 Coördineren en leidinggeven 4 5

8 2. Welke verschillen zijn er tussen particuliere en overheidsorganisaties? 3. Wat is het verschil tussen een profit en een notforprofit organisatie? 4. Dient uw organisatie een maatschappelijk belang? Zo ja, welk? 5. Wat wordt in het algemeen onder een stroomketen verstaan? 6. Is er in uw organisatie sprake van een goederen, geld, diensten en/of informatiestroom? Motiveer uw antwoord. 7. Welke ondernemingsvorm heeft uw organisatie? 8. Wie is (zijn) de eigenaar(s) van uw organisatie? 9. Op welke wijze komt het beleid op de verschillende beleidsterreinen (beleid t.a.v. dienstverlening, bibliotheektechnisch, sociaal en financieel beleid) tot stand? 10. Welke interne en externe partijen hebben invloed op het beleid? Geef dit voor de verschillende beleidsterreinen aan. 11. Probeert het management nieuwe producten of diensten te ontwikkelen? Op welke wijze(n) doet men dit? (Denk bijvoorbeeld aan innovatieve activiteiten, marktonderzoek e.d.) Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. De afdelingen Neem in schema 1 in de linkerkolom alle afdelingen (inclusief uw eigen afdeling) op. Schrijf daarna in de rechterkolom wie het hoofd van de afdeling is. Schema 1 De afdelingen Afdelingen Naam hoofd van de afdeling Taak 1 Coördineren en leidinggeven 4 6

9 2. Contacten met andere afdelingen Uw afdeling heeft natuurlijk ook te maken met andere afdelingen binnen de organisatie. Iedere afdeling heeft haar eigen taken. Met sommige afdelingen heeft u meer te maken dan met andere. Geef in schema 2 aan met welke afdelingen uw afdeling regelmatig contacten heeft. Geef in de rechterkolom aan waarom uw afdeling met die afdelingen contacten heeft. Schema 2 Afdeling Contacten met andere afdelingen Reden van contact 3. Overleg In iedere organisatie vindt overleg plaats. Geef in schema 3 aan welke vergaderingen regelmatig plaatsvinden en welke afdelingen daarbij betrokken zijn. Schema 3 Overleg Vergadering Betrokken afdeling(en) Taak 1 Coördineren en leidinggeven 4 7

10 4. Producten en/of diensten Organisaties leveren producten en/of diensten. Een voorbeeld van een organisatie die zowel producten als diensten levert is een autobedrijf dat tevens optreedt als leasemaatschappij. Het bedrijf koopt en verkoopt auto s, maar least (verhuurt) ze ook, dus verleent ook diensten. Vat in schema 4 samen welke producten en/of diensten uw organisatie levert. Schema 4 Producten en/of diensten van de organisatie Producten Diensten 5. Stroomschema s Goederen stromen van producent naar consument. Ook geld stroomt! Tevens hebben we in een organisatie te maken met een informatiestroom. Stroomschema s kan men het beste schetsen in een bedrijfskolom. Teken in onderstaande bedrijfskolom (schema 5) hoe de dienstenstroom, de geldstroom en de informatiestroom lopen. Schema 5 Schrijver Uitgever Boekhandel Bibliotheek Lener Taak 1 Coördineren en leidinggeven 4 8

11 6. In het algemeen kennen wij particuliere en overheidsorganisaties. a. Beschrijf in het kort wat wordt verstaan onder een particuliere organisatie. b. Beschrijf in het kort wat wordt verstaan onder een overheidsorganisatie. c. Beschrijf en motiveer waarom er de laatste decennia zoveel overheidsorganisaties geprivatiseerd zijn. d. U hebt reeds beschreven wat er wordt verstaan onder een particuliere organisatie en een overheidsorganisatie. Geef in het onderstaande schema aan de hand van de genoemde aspecten aan wat de belangrijkste verschillen tussen de twee zijn. Schema 6 Aspect: Soort organisatie: particuliere organisatie overheidsorganisatie 1. De oprichting 2. De doelstelling 3. De financiering 4. Het bestuur 7. Soms is het nodig om ondernemingen te laten fuseren. Probeert u zich voor te stellen dat dit in uw organisatie zou moeten gebeuren (denk bijv. aan een fusie als gevolg van een gemeentelijke herindeling). a. Wat verstaat u onder een fusie? b. Is een fusie hetzelfde als een jointventure? c. Met welke organisatie zou uw organisatie het beste kunnen fuseren? d. Hoe zullen dan de werknemersbelangen het beste worden gediend? e. Bespreek en beschrijf samen met uw praktijkopleider eventuele vooren/of nadelen van zo n fusie. Doe dit aan de hand van de volgende trefwoorden: winst, concurrentie, werkgelegenheid, kosten, fiscaal voor of nadeel. Taak 1 Coördineren en leidinggeven 4 9

12 Taak 2 Uw eigen functie, uw taken en de organisatievorm Op deze afdeling zult u in de komende periode werken. Het is daarom erg belangrijk dat u zich hier snel thuis voelt. Nadat u kennis hebt gemaakt met uw nieuwe collega's, gaat u zich meer verdiepen in uw eigen functie en taken. Binnen uw organisatie bestaan bepaalde werkprocedures die belangrijk zijn voor u zelf, maar ook voor uw collega's binnen de totale organisatiestructuur. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: het doel van een functieomschrijving aangeven (eindterm 5) de belangrijkste organisatiestructuren omschrijven (eindterm 6) organisatieschema s hanteren (eindterm 7) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Vraag uw praktijkopleider waar u informatie over de afdeling kunt vinden. Verzamel zoveel mogelijk informatie over:. de eigen functie, taken en werkzaamheden. de taken en functies van uw collega s. de belangrijkste ordeningsprincipes binnen uw organisatie. Maak een planning van uw werkzaamheden op basis van uw takenpakket. Maak een organisatieschema van de organisatie. Omschrijf de structuur van uw eigen organisatie. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Op welke afdeling bent u werkzaam? 2. Welke doelstelling(en) heeft deze afdeling? 3. Welke werkzaamheden worden er op de afdeling verricht? 4. Welke werkzaamheden verricht u zelf? 5. Wie controleert deze werkzaamheden? 6. Worden de werkzaamheden ook gepland? Zo ja, door wie? 7. Welke functie vervult u? 8. Wat is het verschil tussen een functie en een taak? 9. Maakt uw organisatie gebruik van vrijwilligers, oproepkrachten en/of medewerkers via werkgelegenheidsprojecten? Zo ja, voor welke werkzaamheden worden zij ingezet? 10. Wat is een organisatieschema? 11. Is uw organisatie een lijn, een lijn/staf of een matrixorganisatie? Motiveer uw antwoord. Taak 2 Coördineren en leidinggeven 4 10

13 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. De eigen taken en werkzaamheden op de afdeling. Als werkne(e)m(st)er zet u zich natuurlijk, net zoals uw collega s, volledig in voor de organisatie waarvoor u werkt. Om een organisatie goed te laten functioneren is het belangrijk dat iedere werkne(e)m(st)er precies weet wat zijn/haar taken zijn en vooral waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Ook u heeft taken en werkzaamheden binnen de onderneming. U moet ook weten wat u wel en niet mag doen. Bespreek deze zaken met uw praktijkopleider of uw collega( s) en noteer uw taken en verantwoordelijkheden in schema 1. Schema 1 Taken De eigen taken op de afdeling Verantwoordelijk voor: 2. Planning van de werkzaamheden Het is voor het management (zie taak 3) erg belangrijk dat al uw werkzaamheden, voor zover mogelijk, van te voren worden gepland. Werkzaamheden die tot uw taken behoren moet u plannen. Beschrijf in het kort: a. hoe u uw werkzaamheden gaat plannen b. voor welke periode u gaat plannen c. welke werkzaamheden u gaat plannen d. wanneer deze werkzaamheden klaar moeten zijn. Bespreek dit met uw praktijkopleider. Gebruik schema 2. Taak 2 Coördineren en leidinggeven 4 11

14 Schema 2 Planning van de werkzaamheden Periode van tot Werkzaamheden Planning 3. Zoek uit welke voorwaarden gelden voor de vrijwilligers en/of oproepkrachten die in uw organisatie werken. Besteed onder meer aandacht aan het aantal uren dat zij maximaal inzetbaar zijn, eventuele beperkingen die gesteld zijn t.a.v. werkzaamheden waarvoor zij ingeschakeld mogen worden, vergoedingen en verzekeringen. 4. Alle organisatiestructuren zijn gebaseerd op ordeningsprincipes. Wij onderscheiden daarbij functionele, product, markt en geografische principes. Bespreek met uw praktijkopleider welk(e) principe(s) er voor uw organisatie geldt(en). 5. Een organogram is een schematische voorstelling van de functies binnen een organisatie. Hieronder staat een voorbeeld van een organogram. directiesecretaresse directeur adjunctdirecteur personeelschef receptionist(e) buitendienst binnendienst verkoper A verkoper B magazijn administratie inkoop Teken een soortgelijk organogram van uw organisatie en vermeld daarin ook Taak 2 Coördineren en leidinggeven 4 12

15 duidelijk uw eigen functie. 6. Informatiestromen verbinden de werkzaamheden van velen met elkaar en maken het mogelijk processen te besturen. Maak aannemelijk dat, als er bij een bouwmarkt een systeem is ingevoerd waardoor met behulp van de streepjescode een directe koppeling tussen de cassière en de magazijnbeheerder gelegd kan worden, er een verschuiving komt in de manier waarop de coördinatie in dit bedrijf plaatsvindt (vond). Geef een voorbeeld uit de praktijk van de openbare bibliotheek dat hiermee vergelijkbaar is (denk bijvoorbeeld aan de relatie tussen besteladministratie en boekhouding). Taak 2 Coördineren en leidinggeven 4 13

16 Taak 3 Management binnen uw organisatie Management is het geheel van maatregelen om een organisatie effectief te beheren, te leiden en te sturen. Hij/zij die deze functie vervult (de manager), moet over voldoende capaciteiten beschikken om adequaat kennis en inzicht te combineren. In deze taak wordt aandacht besteed aan managementtechnieken en stijlen zoals u die in uw organisatie tegen kunt komen. De taak vormt een voorbereiding op de werkzaamheden rond het organiseren van en leidinggeven aan dagelijkse werkprocessen die in taak 4 aan de orde zullen komen. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de belangrijkste managementtechnieken omschrijven (eindterm 9) verklaren welke managementtechniek en stijl in een bepaalde situatie het meest adequaat is (eindterm 10) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Omschrijf de belangrijkste managementtechnieken die gehanteerd worden in uw organisatie. Omschrijf de verschillende managementstijlen in het algemeen. Omschrijf en bespreek welke managementstijl in uw organisatie gehanteerd wordt. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Wat zijn de vijf belangrijkste managementtechnieken? Wat zijn hun belangrijkste kenmerken? 2. Welke middelen gebruikt het management in uw organisatie om de voortgang van activiteiten, projecten of processen te bewaken? 3. Wat verstaat men onder logistiek management, financieel management en personeelsmanagement? Opdrachten Taak 3 De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. In deze taak staat het onderwerp management centraal. a. Omschrijf in ongeveer tien zinnen, wat volgens u een goed manager is en over welke eigenschappen hij/zij moet beschikken. b. Omschrijf de eigenschappen die een manager binnen een bibliotheekorganisatie moet hebben. Ga daarbij ook in op de volgende vragen: Mag een manager domineren? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet? Moet een manager tot de directie behoren? Zo ja, waarom en zo Coördineren en leidinggeven 4 14

17 nee, waarom niet? 2. Eén van de managementfuncties (= technieken) bestaat uit coördineren. Omschrijf, aan de hand van een concrete situatie, hoe in uw organisatie deze techniek wordt toegepast. Geef ook aan welke resultaten ermee bereikt worden. Bespreek uw bevindingen uitvoerig met uw praktijkopleider. 3. Vroeger werd de vraag gesteld: Wie is een goed leider? Nu gaat het in het moderne management meer om de vraag welk gedrag nodig is om een goed leider te zijn. Het gaat nu dus om de stijl van leidinggeven, m.a.w. de managementstijl. Hierbij kunnen we te maken hebben met: a. de directieve stijl b. de participatieve stijl. Soms maakt men ook wel de indeling: a. de taakgerichte stijl b. de mensgerichte stijl. Bespreek met uw praktijkopleider deze vier stijlen en probeer een situatie te bedenken waarin deze stijlen in uw organisatie gehanteerd worden/werden (of zouden kunnen worden). Ga na welke stijl u het meest aanspreekt. Motiveer uw antwoord. 4. Geef voor een zelf te bedenken werksituatie of een werksituatie die u hebt meegemaakt aan wat de optimale managementstijl zou zijn en motiveer waarom bij deze managementstijl zowel de organisatie als de mens in die organisatie tot hun recht komen. Taak 3 Coördineren en leidinggeven 4 15

18 Taak 4 Organiseren van dagelijkse werkzaamheden en aanleveren van afdelingsgegevens In taak 2 hebt u uitgezocht of en zo ja door wie, uw werkzaamheden gecontroleerd en gepland worden en in taak 3 hebt u zich verdiept in (mogelijke) managementstijlen en technieken. In deze taak gaat u, in het kader van het coördineren van werkzaamheden en het leidinggeven aan medewerkers, deze activiteiten zelf uitvoeren. De inventarisatie van werkzaamheden van uw afdeling en van uw collega s uit taak 2 en de planning van uw eigen werkzaamheden kunnen u behulpzaam zijn bij het uitvoeren van deze taak. Tot de werkzaamheden in deze taak behoort ook het organiseren van en voorzitten van het werkoverleg van de afdeling. Werkoverleg is een regelmatige vorm van overleg tussen een leidinggevende en zijn medewerkers. Tijdens het overleg komen zowel zaken aan de orde die uitsluitend de eigen afdeling betreffen als onderwerpen die de hele organisatie aangaan. Daarbij is van belang dat een goede uitwisseling van informatie plaatsvindt. Deelnemers moeten tijdig op de hoogte zijn van zaken waarover in het overleg gesproken wordt zodat zij zich vooraf een mening kunnen vormen. Bovendien moet helder zijn wat de bevoegdheden zijn van het overleg en op welke wijze de informatie uit het overleg doorgespeeld wordt naar andere niveaus in de organisatie. Een duidelijke agenda en een helder verslag kunnen een belangrijke rol spelen. Het aanleveren van afdelingsgegevens ten behoeve van het beleids en activiteitenplan, de begroting en de jaarrekening van de organisatie behoort ook tot deze taak. Vaak zal het gegevens betreffen die via verschillende systemen (bijvoorbeeld het management informatie systeem (MIS)) verzameld worden, ten behoeve van de verschillende plannen en/of beleidsnota s. Deze gegevens moeten uitgewerkt en toegelicht worden. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: t.a.v. een afgerond taakgebied in een openbare bibliotheek leidinggeven aan de dagelijkse werkprocessen (eindterm 13) afdelingsgegevens aanleveren ten behoeve van het beleidsplan en het activiteitenplan (eindterm 15) afdelingsgegevens aanleveren ten behoeve van de begroting en de jaarrekening en het toegewezen budget bewaken (eindterm 16) Activiteitenlijst 1 Organiseren van de dagelijkse werkzaamheden Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Verdeel de werkzaamheden over de verschillende medewerkers en zorg daarbij voor afstemming. Instrueer invalkrachten, stagiaires etc. Zie toe op een adequate personeelsbezetting en neem zonodig maatregelen om tekorten op te vangen. Verzorg het dagelijkse beheer van het gebouw:. draag zorg voor opening en afsluiting van het gebouw, inclusief de beveiliging ervan. signaleer storingen en noodzakelijke reparaties Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 16

19 . schakel zo nodig derden in. Adviseer t.a.v. personeelsaangelegenheden van de afdeling:. geef bijvoorbeeld aan of een vacature vervuld dient te worden of dat de vrijgekomen uren op een andere wijze ingevuld kunnen worden. geef bij functiewijzigingen of veranderingen in de taakverdeling binnen de afdeling aan hoe de taken verdeeld kunnen worden over de verschillende medewerkers, welke consequenties dit eventueel heeft voor de werkroosters en de bezetting van de afdeling. geef bij langdurige ziekte aan of de werkzaamheden van de betreffende medewerker overgenomen kunnen worden of op welke wijze vervanging geregeld zou kunnen worden. adviseer t.a.v. de reïntegratie van zieke medewerkers over een eventueel aangepast takenpakket of werkrooster. bespreek met de leidinggevende het functioneren van medewerkers waarmee een functioneringsgesprek gaat plaatsvinden en/of neem deel aan functioneringsgesprekken die de leidinggevende met medewerkers voert. adviseer t.a.v. eventueel noodzakelijke bijscholing van medewerkers. Werkplan Organiseren van werkoverleg Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel de datum en het tijdstip van het overleg vast (voor zover niet met een vast vergaderschema wordt gewerkt). Stap 2 Stel vast welke agendapunten aan de orde moeten komen. Stap 3 Stel vast of t.b.v. de agendapunten schriftelijke informatie toegevoegd moet worden aan de agenda en voeg deze zo nodig toe. Stap 4 Informeer de deelnemers aan het werkoverleg over het tijdstip en de agenda van het overleg. Stap 5 Bereid het overleg voor. Draag zorg voor verslaglegging van het werkoverleg. Spreek af wie het verslag maakt en in welke vorm het verslag gemaakt zal worden (met/zonder actiepuntenlijst, besluitenlijst etc.). Stap 6 Leid het overleg: zorg dat alle agendapunten aan de orde komen bewaak de tijdsplanning zie erop toe dat alle deelnemers aan het overleg de gelegenheid krijgen een bijdrage te leveren. Stap 7 Meld relevante punten uit het overleg aan de leidinggevende(n). Stap 8 Controleer het verslag en corrigeer zo nodig onjuistheden. Laat het verslag verspreiden. Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 17

20 Activiteitenlijst 2 Gegevens aanleveren en budgetbewaking Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Lever gegevens aan t.b.v. beleidsplan, activiteitenplan, jaarrekening en begroting:. inventariseer welke gegevens relevant zijn. bepaal waar de betreffende gegevens te vinden zijn. verzamel de gewenste gegevens, wees attent op de actualiteit van de gegevens. informeer op welke wijze de gegevens gepresenteerd dienen te worden of bepaal op welke manier de gegevens op de meest overzichtelijke manier gepresenteerd kunnen worden. voorzie de gegevens van een toelichting. voorzie de gegevens zo nodig van statistische berekeningen. let op privacygevoelige gegevens. Bewaak het budget waar u budgethouder van bent:. inventariseer het budgetdoel. stel de nog resterende budgetruimte vast. maak een prognose van de te verwachten kosten. bepaal of deze kosten ten laste van het budget mogen komen. neem maatregelen bij (te verwachten) overbestedingen en eventueel bij (te verwachten) onderbestedingen (i.c. bepaal waar bespaard moet worden dan wel zoek een goede bestemming voor resterende budgetgelden). kaart zo nodig het budgettekort aan en onderhandel over verhoging van het budget. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Op welke wijze worden problemen in de bezetting door ziekte en vakantie in uw organisatie opgevangen? Kan een beroep gedaan worden op andere afdelingen en/of andere vestigingen? Welke procedure geldt daarvoor? 2. Welke maatregelen worden genomen bij langdurige afwezigheid van vaste medewerkers bv. door ziekte of zwangerschapsverlof? 3. Hoe worden vacatures in uw organisatie opgevuld: is er bijvoorbeeld sprake van gelijktijdig intern en extern werven? Worden collega s betrokken bij de sollicitatieprocedure en zo ja, op welke wijze? 4. Worden er in uw organisatie functioneringsgesprekken gehouden? Zo ja, met welke frequentie en volgens welke systematiek? 5. Welke afspraken zijn er t.a.v. het beheer van het gebouw in geval van dringende reparaties (uitval van elektriciteit, gebroken ramen etc.)? 6. Heeft uw organisatie wel eens te maken met overlast van zgn. lastige jongeren, zwervers, junks etc.? Zo ja, welke afspraken zijn er m.b.t. het optreden tegen de overlast? Zijn er afspraken met de politie of een beveiligingsdienst/bedrijf? 7. Welke afspraken zijn er bij uitval van de computerapparatuur tijdens de openingsuren van de bibliotheek? 8. Welke afspraken gelden er in uw organisatie t.a.v. werkoverleg: Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 18

21 nemen alle medewerkers deel? zijn er vaste agendapunten? Zo ja welke? wordt gewerkt met een vast vergaderschema? Zo ja, hoe ziet dit schema eruit? wie leidt het overleg? wordt er een verslag gemaakt? wie is daarvoor verantwoordelijk? wie ontvangt behalve de deelnemers het verslag? hoe komt de agenda voor het werkoverleg tot stand? 9. Hoe bepaalt u of bepaalde kosten ten laste van een budget gemaakt mogen worden? Met andere woorden: welke criteria hanteert u? 10. Wat doet u als een medewerker zonder toestemming te vragen kosten heeft gemaakt en deze ten laste van het budget wil laten komen terwijl u het daar niet mee eens bent? 11. Welke gegevens worden in uw organisatie standaard verzameld t.b.v. het beleidsplan en/of het activiteitenplan? 12. Gebruikt uw organisatie een managementinformatiesysteem? Zo ja, welke informatie wordt daar in opgenomen en wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de betreffende informatie? 13. Welke gegevens worden vanuit uw afdeling aangeleverd t.b.v. de jaarrekening en de begroting? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijsten en het werkplan. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijsten en/of het werkplan moeten worden aangepast. Pas de activiteitenlijsten en/of het werkplan, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. Organisatie dagelijkse werkzaamheden 1. Bekijk de inventarisatie van werkzaamheden van de afdeling en de verdeling van de werkzaamheden over de verschillende medewerkers (gebruik hierbij zo mogelijk het overzicht uit taak 2). Ga na of de verschillende werkprocessen logisch op elkaar aansluiten en in hoeverre medewerkers werkzaamheden van elkaar kunnen overnemen. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 2. Inventariseer welke afspraken er dagelijks of wekelijks gemaakt moeten worden om de werkzaamheden soepel te laten verlopen. Denk hierbij m.n. aan afspraken over: de bezetting gedurende de openingstijden van de bibliotheek de bezetting van de inlichtingenbalie de inzet van invalkrachten. Bespreek de inventarisatie met uw praktijkopleider. 3. Organiseer gedurende enkele dagen de dagelijkse werkzaamheden, rekening houdend met de inventarisatie uit de vorige opdracht. Bespreek de te maken afspraken zo mogelijk vooraf met uw praktijkopleider. 4. Loop gedurende een aantal dagen mee met degene die in uw organisatie Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 19

22 verantwoordelijk is voor het openen (t.b.v. bezoekers) en het afsluiten van het gebouw. Wees met name alert op eventuele afspraken of regels rond de beveiliging van het gebouw of van bepaalde ruimtes. 5. Vraag uw praktijkopleider waar u informatie kunt vinden over afspraken over hoe te handelen bij storingen en noodzakelijke reparaties. Maak zo nodig een overzicht waarin u aangeeft welke actie door wie ondernomen moet worden. Denk hierbij m.n. aan storingen die de voortgang van de dienstverlening belemmeren (uitvallen van de computer t.b.v. uitlening etc.). 6. Selecteer in overleg met uw praktijkopleider een functie binnen de afdeling: neem aan dat (een van) de medewerker(s) in die functie ontslag neemt/nemen. Stel een advies op waarin u aangeeft of en zo ja hoe de ontstane vacature vervuld dient te worden. Geef aan of u mogelijkheden ziet te bezuinigen op het aantal uren, bv. door taken toe te voegen aan andere functies, of dat het aantal uren uitgebreid moet worden. Geef ook aan welke eisen gesteld worden aan een evt. nieuwe medewerker voor wat betreft opleiding en/of ervaring etc. Bespreek uw advies met uw praktijkopleider. 7. Maak een overzicht van de punten waarvan u vindt dat ze tijdens een functioneringsgesprek aan de orde moeten komen en bespreek dit met uw praktijkopleider. 8. Adviseer in voorkomende of fictieve gevallen m.b.t. de reïntegratie van zieke medewerkers. Geef aan hoe het takenpakket en/of rooster van de betreffende medewerkers aangepast kan worden en welke consequenties dit heeft voor de overige medewerkers van de afdeling. Bespreek uw advies met uw praktijkopleider. 9. Adviseer in voorkomende gevallen t.a.v. bijscholing van medewerkers. Geef in geval van nieuwe medewerkers of functiewijzigingen aan welke (bij) scholing de betreffende medewerker dient te volgen. Motiveer uw advies en bespreek dit met uw praktijkopleider. Organiseren van werkoverleg 10. Organiseer een werkoverleg: stel datum en tijdstip vast voor zover niet met een vast rooster gewerkt wordt. Houd rekening met de vaste werkroosters van de verschillende medewerkers die bij het werkoverleg betrokken zijn. Stel in overleg met uw praktijkopleider de agenda op en verzorg eventueel schriftelijke informatie ter voorbereiding op het werkoverleg. 11. Bereid een werkoverleg voor. Neem de agendapunten door en bepaal het doel van de verschillende punten. Gaat het om het verstrekken van informatie, wordt verwacht dat de medewerkers gezamenlijk een standpunt innemen c.q. besluit nemen of betreft het een praktisch punt t.a.v. de dagelijkse werkzaamheden op de afdeling waarvoor een oplossing gezocht moet worden. Bepaal voor ieder agendapunt wat van u als voorzitter van het overleg verwacht wordt. Bepaal voor ieder agendapunt hoeveel tijd beschikbaar is en welk doel u zou willen bereiken: een oplossing, een standpunt van de Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 20

23 vergadering etc. Bespreek dit met uw praktijkopleider. 12. Leid een werkoverleg. Zorg dat alle agendapunten aan bod komen en let op de beschikbare tijd. Geef alle deelnemers aan het overleg gelegenheid een bijdrage te leveren. Vat zo mogelijk aan het eind van elk agendapunt de gemaakte afspraken samen. 13. Draag zorg voor verslaglegging van het werkoverleg. Bespreek met degene die het verslag maakt welk soort verslag u verwacht: een besluitenlijst, een actiepuntenlijst etc. en op welke termijn het verslag af moet zijn. Controleer het verslag en geef eventuele correcties aan. Leg het gecorrigeerde verslag voordat u het verspreidt voor aan uw praktijkopleider. Laat na diens goedkeuring het verslag verspreiden. Gegevens aanleveren en budgetbewaking 14. Lever afdelingsgegevens aan: maak in overleg met uw praktijkopleider een overzicht van de gegevens die opgenomen moeten worden in het jaarplan, het activiteitenplan, de jaarrekening en/of de begroting. Maak hierbij zo mogelijk gebruik van eerder opgestelde plannen stel vast waar de gewenste gegevens te vinden zijn en verzamel de gegevens. Bespreek met uw praktijkopleider op welke wijze de gegevens gepresenteerd dienen te worden verwerk de gegevens in de gewenste layout en voorzie de gegevens van een toelichting en zo nodig van statistische berekeningen. Let op: wees alert op de regels voor de bescherming van de privacy. 15. Maak de stand van zaken op met betrekking tot het budget dat u moet gaan bewaken: ga na tot wanneer het budget nog loopt en welke uitgaven er tot nu toe voor welke posten zijn gedaan maak een prognose van de te verwachten kosten en bepaal of het budget deze kan dragen (zo niet, kijk dan op welke uitgaven bezuinigd kan worden). Handel periodiek de lopende zaken m.b.t. het budget af of laat dit doen: beoordeel declaraties treed, na overleg met uw praktijkopleider, op bij ongeoorloofde uitgaven. Stel de actuele budgetruimte op gezette tijden vast. Taak 4 Coördineren en leidinggeven 4 21

24 Taak 5 Het organiseren van projecten Het plannen en organiseren van projecten zoals de (kinder)boekenweek, een serie klassebezoeken of lezingen vraagt de nodige voorbereiding. Voordat een vastomlijnd plan op papier staat moet er heel wat denkwerk worden verricht. De voorbereidingstijd voor een eenvoudig kleinschalig project zal geringer zijn dan de tijd die nodig is voor bijvoorbeeld de organisatie van een manifestatie met veel bijdragen van buiten de eigen organisatie. Soms wordt er een speciale projectgroep geformeerd om ervoor te zorgen dat alle taken naar behoren worden uitgevoerd, maar het is ook mogelijk dat u het project samen met een collega organiseert of alleen. In deze taak leert u hoe u projecten organiseert. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: een projectplanning opstellen en uitvoeren (eindterm 14) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. De activiteiten vallen onder de volgende rubrieken: 1. Activiteiten m.b.t. de voorbereiding: formeer een projectgroep, als dat nodig is verdeel de taken maak afspraken over frequentie en duur van de projectgroepvergaderingen. 2. Activiteiten m.b.t. het budget: informeer welk bedrag beschikbaar is voor het project stel een begroting/kostenoverzicht/voorcalculatie op bespreek indien nodig hoe dit budget over de verschillende activiteiten verdeeld wordt spreek af wie het budget bewaakt. 3. Activiteiten m.b.t. de inhoud en de uitvoering van het voor te bereiden project: bepaal de aard van de bijeenkomst (bijvoorbeeld een lezing of informatiemarkt in het kader van een (kinder)boekenweek) bepaal de doelgroep inventariseer de wensen met betrekking tot het programma bepaal de inhoud van het programma bepaal waar en wanneer de bijeenkomst plaatsvindt bepaal de personele consequenties/benodigde personele inzet bepaal welke faciliteiten gewenst zijn (technische hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld geluidsapparatuur en audiovisuele middelen, catering enz.) bepaal wie uitgenodigd moeten worden en/of hoe de bijeenkomst aangekondigd moet worden c.q. de promotie van de activiteit moet plaatsvinden bepaal hoe het project geëvalueerd zal worden en stel zo nodig vragenlijsten/evaluatieformulieren op voor betrokkenen en/of deelnemers. Taak 5 Coördineren en leidinggeven 4 22

25 4. Activiteiten m.b.t. de planning van het project: bepaal welke producten/diensten ontwikkeld moeten worden t.b.v. het project stel een planning op maak eventueel een draaiboek dat de werkzaamheden van de projectgroep ondersteunt maak eventueel een draaiboek voor de dag/dagen van de bijeenkomst bewaak de planning en stuur deze bij als dat nodig is. 5. Activiteiten m.b.t. de informatievoorziening, voorafgaand aan de bijeenkomst: bepaal welke informatie over de bijeenkomst verstrekt wordt en aan wie (lijst deelnemers, programmaonderdelen, routebeschrijving enz.) bepaal hoe de informatie verstrekt moet worden stel de te verzenden informatie op verstuur de informatie. 6. Activiteiten m.b.t. de dag/dagen van de bijeenkomst: controleer of de accommodatie in orde is, maak daarbij eventueel gebruik van het draaiboek en/of een checklist zorg ervoor dat tijdens grote bijeenkomsten extra personen aanwezig zijn bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen. 7. Activiteiten m.b.t. de afhandeling van de bijeenkomst: handel declaraties van bijv. sprekers af handel de financiële zaken af (nagekomen rekeningen etc.). Controleer de gemaakte kosten en zet deze af tegen het budget evalueer de bijeenkomst vergelijk de oorspronkelijke planning en het draaiboek met de uitvoering. Ga na waardoor eventuele belangrijke afwijkingen zijn ontstaan. Stel op grond van de ervaringen de planning en het draaiboek bij voor evt. toekomstige projecten maak een verslag van de evaluatie. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Hoe wordt in uw organisatie bepaald welke projecten uitgevoerd worden? Is er bijv. sprake van een specifiek activiteitenplan of beleidsplan? Zo ja, hoe komt dit tot stand? 2. Welke kleine of middelgrote projecten worden er door uw organisatie georganiseerd? Welke afdeling is verantwoordelijk voor deze projecten? 3. Is er bij de organisatie van projecten sprake van aspecten waarmee men rekening dient te houden (bijvoorbeeld culturele achtergronden van de doelgroep of persoonlijke voorkeuren)? 4. Wordt de organisatie bij projecten van grote omvang wel eens uitbesteed? Zo ja, aan welk bureau? Voor welke taken blijft uw organisatie in dat geval verantwoordelijk? 5. Maakt men in uw organisatie gebruik van een draaiboek of een checklist bij het organiseren van projecten? Zo ja, welke onderdelen bevat het draaiboek of de Taak 5 Coördineren en leidinggeven 4 23

26 checklist? Zo nee, welk vervangingsmiddel hanteert men? 6. Voor welk soort projecten wordt in uw organisatie een voorcalculatie gemaakt? Wat is het doel van zo n voorcalculatie? 7. Welke factoren bepalen in uw organisatie of er een budget beschikbaar wordt gesteld voor een project? Bij welke afdeling berust meestal de bewaking van het budget van een project? 8. Kunt u beschikken over een lijst met bedrijven waarmee uw organisatie regelmatig samenwerkt bij de organisatie van kleine of middelgrote projecten (scholen, GAB, zalen of conferentiecentra, hotels, cateringbedrijven, drukkerijen enz.)? Zo ja, welke afdeling zorgt ervoor dat de lijst actueel blijft? Zo nee, ga na of het zinvol is zo n lijst samen te stellen. 9. Welke afdeling en/of medewerker onderhoudt de contacten met deze bedrijven? 10. Hoe worden de wensen van de deelnemers aan een bijeenkomst geïnventariseerd? 11. Evalueert men in uw organisatie een project na afloop? Zo ja, op welke manier doet men dat? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Assisteer een collega bij de voorbereiding en uitvoering van een klein of middelgroot project. Maak duidelijke afspraken over taken en deadlines en overleg over de voortgang van het project met uw collega. Als het in uw organisatie niet de gewoonte is een draaiboek te gebruiken, stel dan voor dit toch te doen of maak een schematisch overzicht van de activiteiten die in het kader van het project uitgevoerd moeten worden. Bespreek uw werk met uw collega en met uw praktijkopleider. 2. Bereid een klein of middelgroot project voor en zorg voor een goede uitvoering. Stel het programma op. Leg dit voor aan uw praktijkopleider. Regel evt. de locatie en de benodigde faciliteiten: leg afspraken zonodig schriftelijk vast. Verzorg uitnodigingen en draag zorg voor evt. te verzenden informatie. Denk aan evaluatieformulieren als u deelnemers bij de evaluatie wilt betrekken. Gebruik eventueel de activiteitenlijst als checklist als er geen draaiboek of checklist beschikbaar is in uw organisatie. Evalueer de uitvoering van het project. Maak zo mogelijk gebruik van evaluatieformulieren. Bespreek de resultaten met uw praktijkopleider. Taak 5 Coördineren en leidinggeven 4 24