Boekjes zijn te verkrijgen bij de P-adviseurs van iedere faculteit, het kantoor van PromoVE of het Bureau Promoties en Plechtigheden:

Transcriptie

1 Promoveren? 1

2 2

3 Voorwoord Dit informatieboekje is bestemd voor vierjarige promovendi verbonden aan de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en voor diegenen die overwegen promovendus te worden. Het is een uitgave van de Promovendi Vereniging Eindhoven (PromoVE) en de Dienst Personeel en Organisatie (DPO) van de Technische Universiteit Eindhoven. Boekjes zijn te verkrijgen bij de P-adviseurs van iedere faculteit, het kantoor van PromoVE of het Bureau Promoties en Plechtigheden: PromoVE Hoofdgebouw 0.24, postvak 30 Postbus MB Eindhoven Telefoon: Website: Bureau voor Promoties en Plechtigheden Hoofdgebouw 0.13 Postbus MB Eindhoven Telefoon: /5520 Telefax: tue.nl Voor opmerkingen over de inhoud graag wenden tot de Promovendi Vereniging Eindhoven, adres Deze tekst is ook te vinden op internet via de homepage van PromoVE ( Tekstverzorging: Karin Gradussen en Ellen Verheijen, november Herziening: Anneloes Meijnders, Niels Noordhoek en Jeroen Jonkers, november Tweede herziening: Niels Noordhoek en Martijn Klabbers, oktober Derde herziening: Dirk-Jan Voorn en Dié Gijsbers, november

4 Inhoudsopgave I. Algemene informatie over het promovendi-stelsel 1. Wat is een promovendus 4 2. Wat zijn de taken van de promovendus? 5 3. Status en positie van de promovendus/oio 5 II. Fasen die je als promovendus doorloopt 4. Een fictief voorbeeld 7 III. De keuze voor een promotieplaats 5. Wie is er geschikt voor een promotie? 8 6. Waarom kies je voor een promotie? 8 IV. 4 Planning en begeleiding 7. Het Opleidings- en BegeleidingsPlan 9 8. De onderzoeksopzet / het onderzoeksplan 9 9. De begeleiding Het volgen van onderwijs Het Studenten Service Centrum (STU) 10 V. De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden 12. Dienstverband Beoordeling Salaris Vergoeding van reis- en verhuiskosten Verhuisplicht Ziektekosten Pensioen Verlenging Werkloosheidsuitkering Problemen en geschillen 15 VI. VII. Procedures en regels rond het promoveren 22. Het drukken van het proefschrift Het ISBN-nummer en de TU/e-CIP-gegevens De Promotie 16 Financiën rond het promoveren 25. Onderzoekskosten Reisbeurzen Promotiekosten 19 VIII. Op zoek naar een baan 28. Het Studenten Service Centrum (STU) EUFLEX Ingenieurs Uitzend Combinatie (IUC) 21 IX. Diversen 31. De mentor/vertrouwenspersoon Sport Ouder- en zwangerschapsverlof 24

5 34. Woonruimte Bestuurswerk 24 X. Promovendi-organisaties 36. Over het Promovendi Netwerk Nederland (PNN) Over de Promovendi Vereniging Eindhoven (PromoVE) 25 XI. Bijlagen 38. Waar kan ik wat vinden? Onderzoeksscholen Opleidings- en BegeleidingsPlan Procedures rond de werkloosheidsuitkering 29 XII. Referenties 5

6 I. Algemene informatie over het promovendi-stelsel 1. Wat is een promovendus De promovendus is als functiebenaming voortgekomen uit de universitaire functieordening (UFO) van Voorheen werden de promovendi AiO s genoemd, wat staat voor Assistent in Opleiding. In het oude stelsel waren er twee soorten AiO s: de tweejarige AiO s en vierjarige AiO s. De tweejarige AiO verbonden aan de Technische Universiteit Eindhoven zal verder niet behandeld worden in dit informatieboekje. Meer informatie hierover is te vinden bij het Stan Ackermans instituut. De vierjarige promovendi worden opgeleid tot zelfstandig onderzoeker. Zij ronden hun onderzoek na vier jaar af met een promotie. Er bestaat de mogelijkheid om part time te promoveren: met een vierdaagse werkweek kun je in vijf jaar promoveren. Een variant op de vierjarige promovendus is de OiO: de Onderzoeker in Opleiding. OiO s zijn promovendi die worden gefinancierd via de zogenaamde tweede geldstroom, door niet-commerciële stichtingen zoals NWO (Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek). NWO heeft een aantal stichtingen onder zich die elk een vakgebied omvatten, zoals FOM (Stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie), STW (Stichting voor de Technische Wetenschappen), SMC (Stichting Mathematisch Centrum) of het NIOZ (Nederlands Instituut voor Onderzoek der Zee). OiO s zijn meestal formeel in dienst van een dergelijke stichting, maar worden aangenomen door een universiteit (zij worden niet benoemd door de stichting maar door de Technische Universiteit Eindhoven). Net als de promovendi werken zij bij een vakgroep. Het aantal OiO s is over de loop van de jaren sterk gedaald omdat de arbeidscontracten veelal bij de Technische Universiteit Eindhoven ondergebracht worden, waardoor het verschil tussen OiO s en promovendi in de praktijk is verdwenen. Het promotie-stelsel vloeit voort uit de twee-fasenstructuur. Wie de Bachelor-Master (BA-MA) heeft doorlopen, heeft een afgeronde academische opleiding en mag zich naast drs, ir of mr ook Master of Science noemen (M.Sc.). Voor de zogenaamde tweede fase zou eerst een apart stelsel worden opgezet, dat een meer wetenschappelijke verdieping van de studie zou moeten bieden. Uiteindelijk is besloten om de tweede fase te combineren met de oude promotieplaatsen van de Wetenschappelijke Assistenten. Na de universitaire functie ordening (UFO) van 2003, is de functie van promovendus ontstaan. Gevolg hiervan is dat de promovendus een tijdelijk dienstverband van vier jaar aan de universiteit krijgt als westenschappelijk medewerker. Omdat de promovendus deels in opleiding blijft is vastgelegd dat binnen 3 maanden na de aanstelling aan de instelling een opleidings- en begeleidingsplan (OBP) gemaakt dient te worden. Hierin geven de promotor en de promovendus een opleidingstraject aan dat gedurende het promotietraject gevolgd gaat worden. Regels rond de aanstelling als promovendus zijn te vinden in de CAO Nederlandse Universiteiten (1 jan aug. 2004) met name artikelen 4.3, 4.4 en onder vermelding van Bijzondere bepalingen voor assistenten in opleiding. In deze brochure wordt alleen over vierjarige promovendi gesproken, tenzij anders vermeld. 6

7 2. Wat zijn de taken van de promovendus? Een promovendus houdt zich met drie dingen bezig: 1. het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en communiceren van kennis (bijv. op congressen of in wetenschappelijke tijdschriften). Het onderzoek behoort uit te monden in een proefschrift; 2. het geven van onderwijs (of het verrichten van andere werkzaamheden, zoals commissies of bestuurswerk, zie 35); 3. het volgen van opleiding/cursussen. Onderzoek Van deze drie taken is de eerste de belangrijkste; deze geeft de nodige ervaring die een zelfstandig onderzoeker nodig heeft. Invulling van deze taak is afhankelijk van het vakgebied. Als je wilt weten wat het inhoudt om in een bepaald vakgebied werkzaam te zijn, vraag dat dan aan medewerkers in dat specifieke vakgebied. Onderwijs Voor de tweede taak is een bij CAO gesteld maximum van per jaar 25% van het dienstverband, dus een totale duur van een jaar. De faculteiten van de TU/e hanteren echter een minimum van 10 %. Behalve het geven van onderwijs, kan dit ook inhouden dat de promovendus stagiaires of afstudeerders begeleidt. Voor OiO s is een wettelijk maximum 10% van het dienstverband, maar zij worden in veel gevallen vrijgesteld van het geven van onderwijs. Opleiding Het volgen van onderwijs is niet alleen een verplichting, maar ook een recht. Daarnaast is mogelijk dat een deel van het onderwijs binnen het kader van een onderzoeksschool gevolgd wordt. De te volgen opleidingen kunnen zowel binnen als buiten het onderwerp van de promotie vallen. In het OBP kunnen de gewenste opleidingen aangegeven worden. Vraag bij de sollicitatie altijd naar het cursusprogramma en naar wat er van je wordt verwacht op dit punt. In de praktijk zal het zwaartepunt van het volgen van onderwijs in de eerste twee jaar van het promotietraject liggen en die van het geven van onderwijs in het derde en, in mindere mate, het laatste jaar. 3. Status en positie van de promovendus/oio De promovendus behoort tot het wetenschappelijk personeel van de universiteit en heeft als zodanig dezelfde rechten en plichten als het andere tijdelijk wetenschappelijk personeel. Deze rechten en plichten komen in grote lijnen overeen met die van de stichting waaraan de OiO is verbonden. Zo is bijvoorbeeld de regeling voor werkloosheidskering gelijk, maar er zijn ook verschillen. Naast genoemde verschillen tussen promovendi en OiO s in 1 zijn er nog drie verschillen t.a.v. de formele status. OiO s die in dienst zijn van NWO zijn ambtenaar, maar OiO s die in dienst zijn van andere stichtingen niet. Het feit dat OiO s geen dienstverband hebben met de TU/e 7

8 betekent dat op OiO s niet automatisch allerlei universitaire regelingen van toepassing zijn, met name waar het gaat om vergoeding van onderzoekskosten en promotiekosten. Hiervoor zijn ze aangewezen op de stichting, waar ze in dienst zijn. Het tweede verschil is vooral van belang voor de verzekering van ziektekosten. Promovendi moeten zich particulier verzekeren, terwijl OiO s niet in dienst van NWO gebruik kunnen maken van het ziekenfonds. Voor meer informatie over ziektekosten, zie 17. Het derde verschil betreft het geven van onderwijs. OiO s worden vaak vrijgesteld van het geven van onderwijs. Welke regeling wel en welke niet van toepassing is op de OiO is belangrijk om vooraf uit te zoeken, omdat het niet altijd duidelijk is wie er voor iets verantwoordelijk is: de TU/e of de stichting. Gevolg kan zijn dat de OiO tussen wal en schip belandt. 8

9 II. Fasen die je als promovendus doorloopt 4. Een fictief voorbeeld Om je een idee te geven, welke fasen je als promovendus doorloopt, volgt nu een fictief voorbeeld. Dit voorbeeld is gebaseerd op ervaringen van promovendi. Mijn naam is Lara Varant en ik ben in Augustus 2004 gepromoveerd na vier jaar lang promovendus geweest te zijn. Ik wilde mijn specialisme in een bepaald vakgebied wat verder uitdiepen en daarom koos ik voor promoveren. In vier jaar is er heel wat gebeurd. De eerste maanden waren ingrijpend. Opeens werkte ik vijf dagen in de week en kreeg ik te maken met allemaal nieuwe mensen op een faculteit. O ja, ik moest natuurlijk eerst worden aangenomen. Ik had weliswaar niet veel concurrentie, maar de eisen die gesteld werden waren hoog. Uiteindelijk was ik zeer blij dat ik het toch geworden was. Ik moest eerst de TU/e leren kennen, want ik kwam uit Delft. Het terrein van de TU/e leek eerst wel een doolhof, maar na een paar weken kon ik de gebouwen redelijk goed van elkaar onderscheiden. Niet dat ik die gebouwen ook van binnen heb bekeken, want ik bracht veel tijd door in de onderzoeksruimte bij de faculteit Elektrotechniek. Aan het feit dat ik vier jaar lang met hetzelfde bezig zou zijn, moest ik eerst wel even wennen, maar het onderwerp van mijn onderzoek was dermate boeiend, dat ik daar snel overheen was. De buitenlandse conferenties (en bijbehorende vakanties) hielpen daar zeker bij. Bovendien heb je veel vrijheid in het werk en het gaf me een goed gevoel om met mijn eigen onderzoek bezig te zijn. Om het onderzoek in goede banen te leiden en er voor te zorgen dat de voortgang werd bewaakt, werd er in het begin van mijn dienstverband een Opleidings- en BegeleidingsPlan (OBP) opgesteld. Dit plan kreeg later nadere invulling en werd per jaar, waar nodig, bijgesteld. Na ongeveer een jaar was er een formele beoordeling. Ik vond het op zich prettig dat er samen met mij gekeken werd hoe de zaken er voor stonden en om zo te weten dat ik op de goede weg zat. Na het tweede jaar had ik even een inzinking, ik zag het onderzoek niet meer zo zitten en zat vast. De vrijheid in het project werd me op dat moment teveel. Ik hoorde van andere promovendi dat zij ook een moment van vertwijfeling hebben gehad. Ik ben toen met mijn begeleider gaan praten en samen zijn we er gelukkig uitgekomen. In deze periode heb ik veel gehad aan andere promovendi bij de TU/e, gewoon voor een stukje steun en herkenning. Later begreep ik dat ik toen meer eigen verantwoordelijkheid ben gaan nemen. Wat ik ook lastig vond, was de verdeling van onderzoek doen, les geven en onderwijs volgen. Ik moest dit echt in de gaten houden anders ging het onderwijs volgen ten koste van mijn onderzoek. Na het derde jaar begon ik uit te kijken naar het einde van mijn promotie. Het viel me op dat er een hoop regeltjes waren, die ik toen moest volgen om er voor te zorgen, dat ik op tijd kon promoveren: een datum een half jaar voor je promotie vaststellen, geld regelen etc. Ik heb deze vier jaar ervaren als een investering in mezelf en ben er trots op dat ik de proeve van bekwaamheid voor zelfstandig onderzoeker heb doorstaan en nu ben gepromoveerd. 9

10 III. De keuze voor een promotieplaats 5. Wie is er geschikt voor een promotie? Een succesvol afgeronde studie aan een universiteit is één van de voorwaarden om te gaan promoveren. Dit betekent meestal dat je moet solliciteren naar een dienstverband als promovendus. Als je hiervoor kiest, moet je je afvragen of jij met je capaciteiten en beperkingen wel geschikt bent voor de functie van promovendus. De volgende beschrijving past wellicht goed bij een geschikte kandidaat. In de voorafgaande studiejaren heb je meer dan gemiddelde studieresultaten behaald. Je bent vooral nieuwsgierig naar de ontwikkeling van theorie en je wilt daaraan bijdragen. Je bent niet gauw tevreden met een antwoord en bent meer gericht op resultaten op langere termijn dan op snelle antwoorden. Je bent in staat jouw werk goed te overzien en te organiseren. Ook door de haast onvermijdelijke eenzame en saaie perioden van het onderzoek laat je je dankzij je doorzettingsvermogen niet uit het veld slaan. Een onderzoeksbaan is geen baan van negen tot vijf. Er zijn promotieplaatsen waar het onderzoek kan worden uitgevoerd met een gemiddelde inzet van 40 uur per week, maar ook dan moet je bereid zijn in bepaalde perioden over te werken. De financiële beloning is zeker in het begin van je promotietraject iets lager dan in het bedrijfsleven en dat kan voor sommigen een bezwaar zijn. Het is ook de vraag of promotiewerk te combineren is met het krijgen en verzorgen van kinderen. Op zich biedt een promotieplaats erg veel vrijheid, maar binnen het ene onderzoek zal dat gemakkelijker te regelen zijn, dan binnen het andere. Promoveren is een veeleisende baan en kost dus veel tijd en energie. 6. Waarom kies je voor een promotie? Er zijn verschillende redenen waarom iemand promovendus wil worden. Na je promotie kan je meer kansen hebben op de arbeidsmarkt omdat je over een bredere theoretische basis beschikt en al over enige ervaring beschikt. Of misschien wil je je nog niet helemaal binden aan een werkgever. Daar staat tegenover dat je vier tot vijf jaar ouder bent en sommige bedrijven willen juist jonge academici. Wanneer je aan een universiteit wilt werken is de opleiding tot zelfstandig onderzoeker in de vorm van een promotie onontbeerlijk. Belangrijk is in ieder geval dat je interesse hebt in het doen van onderzoek en het verdiepen in een specialisatie. 10

11 IV. Planning en begeleiding Een heikel punt in het promovendusschap is de planning en begeleiding. Het onderzoek is weliswaar een proces dat veel vrijheid vraagt, maar dat hoeft niet te betekenen dat je lange tijd stuurloos moet ploeteren. Om wat meer houvast te geven aan het onderzoek zijn er een aantal voorzieningen ingesteld. 7. Het Opleidings- en BegeleidingsPlan Een belangrijk document voor iedere promovendus is het Opleidings- en BegeleidingsPlan (OBP). Dit dient binnen drie maanden na het ingaan van het dienstverband te zijn opgesteld. In een OBP worden de voornaamste zaken rond de werkzaamheden vastgelegd. Het betreft met name: de onderzoeksopzet, afspraken over de begeleiding en het te volgen onderwijs. Mochten er in de loop van het dienstverband problemen ontstaan, dan geeft het OBP houvast. Het is daarom van groot belang om duidelijke afspraken te maken en die in het OBP vast te leggen. Het opstellen van dit plan is een cruciaal moment. Een uitwerking van de onderdelen van het OBP vind je in 40. Drie onderdelen uit de globale taakomschrijving van het OBP komen in de volgende paragrafen aan de orde. 8. De onderzoeksopzet / het onderzoeksplan Het onderwerp voor een promotieplaats wordt doorgaans vooraf vastgesteld en pas nadat dat is gebeurd kunnen kandidaten naar de promotieplaats solliciteren. Je solliciteert dus niet alleen naar een plaats, maar ook naar een onderwerp. Het is dan altijd afwachten of er onderwerpen voorhanden zijn die je interesseren en waar je ook voldoende in thuis bent of kunt raken. Deze werkwijze is allereerst bedoeld om zeker te zijn van aansluiting bij lopend onderzoek en dus deskundigheid bij de begeleiding. Bovendien bespaart het de promovendus tijd, omdat hij/zij niet zelf een onderzoek op poten moet zetten. Dit voordeel blijkt in de praktijk beperkt, omdat de promovendus zich immers toch moet inwerken in het onderwerp en niet altijd de kans krijgt om een onderwerp te kiezen waar hij/zij al enigszins vertrouwd mee is. Bovendien kan de opzet in de uiteindelijke uitvoering sterk veranderen. Het is belangrijk om de onderzoeksopzet vooraf kritisch door te nemen en eventueel aan onafhankelijke derden voor te leggen. Waar de opzet erg globaal of tegenstrijdig is kan het zeer nuttig zijn om de bedoeling van de opstellers en/of de promotor te achterhalen en tijd te nemen voor het nader uitwerken van het onderwerp. In een klein aantal gevallen wordt men bij advertentie uitgenodigd om met een eigen onderzoeksopzet te komen. Het is in zulke gevallen handig om aansluiting te zoeken bij de onderzoeksprogrammas of zwaartepunten van de betreffende vakgroep en om een onderwerp uit te kiezen waar je al vertrouwd mee bent, bijvoorbeeld omdat je afgestudeerd bent op dat onderwerp. 11

12 9. De begeleiding Begeleiding tijdens het promotieonderzoek is belangrijk. Een promovendus heeft zelfs recht op begeleiding. Het is belangrijk om met een vaste frequentie contact te hebben met de begeleider en een bepaalde frequentie van begeleidingsgesprekken vast te leggen in het OBP. Dat geeft iets om op terug te vallen. Bovendien kan het nuttig zijn vooraf te informeren hoeveel promovendi de toekomstige promotor al heeft. Is dit aantal erg groot dan kan de omvang en kwaliteit van de begeleiding in gevaar komen. Ook kan het goed zijn om te gaan praten met mensen die bij je toekomstige promotor promoveren of zijn gepromoveerd, om in te schatten hoe jouw begeleiding in de praktijk zal uitpakken. Om te voorkomen dat de kwaliteit van de begeleiding in gevaar komt, wordt er meestal een tweede begeleider aangesteld: de co-promotor. Zo n begeleider is vaak een universitair (hoofd)docent, die vermoedelijk iets beter beschikbaar en bereikbaar zal zijn. Wanneer de promotor het onderwerp van het proefschrift niet zo sterk beheerst is een aparte begeleider, die beter in het onderwerp thuis is, onontbeerlijk. Afspraken over een aparte begeleider en over omvang en vorm van de door hem of haar te verschaffen begeleiding, kunnen het beste al in het OBP worden vastgelegd. 10. Het volgen van onderwijs Als promovendus besteed je een deel van de tijd aan het volgen van cursussen. Dit kan als belastend ervaren worden, maar geeft je ook de ruimte om je te specialiseren in bepaalde vakken. Voor meer informatie over het onderwijs zie 2. De meeste onderzoeksgroepen of faculteiten zijn aangesloten bij netwerken of onderzoeksscholen, die het tweede fase onderwijs verzorgen. Zorg dat je daar in het begin van je promovendusschap informatie over opvraagt bij andere promovendi, die aangesteld zijn bij de onderzoeksgroep of faculteit. Voor een aantal algemene cursussen kun je informatie opvragen bij het STU (zie 11). 11. Het Studenten Service Centrum (STU) Studenten, promovendi en TwAiO s kunnen bij het STU terecht met uiteenlopende vragen, vanaf het moment van eerste inschrijving tot 1 jaar na afstuderen c.q. promoveren. Het STU beschikt over een servicedesk en een infotheek en is gevestigd in het hoofdgebouw (HG 0.72). Bij de servicedesk kun je terecht met vragen over alle diensten die het STU biedt. Al naar gelang je vraag word je door de medewerkers van de servicedesk direct geholpen of wordt er een afspraak gemaakt met één van de adviseurs van het STU. Je kunt bij het STU terecht met vragen op het gebied van: Studentenadministratie (in-/ uitschrijving, diploma) Trainingen en individuele ondersteuning op het gebied van studievaardigheden, communicatieve, sociale, groeps- en presentatievaardigheden en solliciteren Individuele begeleiding van studenten, promovendi en TwAiO s in geval van studieproblemen, persoonlijke problemen en handicap (bijv. dyslexie) 12

13 Coördinatie Algemene Introductiedagen Toelating studenten (HBO, buitenlandse studenten) OWinfo, w.o. de studievoortgangs, aanmelden tentamens, adreswijzigingen, e.d. Studiefinanciëring en beurzen Klachtregistratie en afhandeling Opleidingsrelevante trainingen International Relations Office In de infotheek van het STU is documentatie aanwezig over diverse studies en beroepen alsmede vacaturekranten en een vacaturewand. Daarnaast worden elk half jaar nieuwe activiteiten georganiseerd omtrent loopbaanadvisering en begeleiding, zoals oefensollicitatiegesprekken met een recruiter, sollicitatietrainingen, zelfassessment trainingen, de workshop assessment center enz. Meer informatie hierover en voor het aanmelden voor een van de trainingen zie de website van STU ( Naast verschillende trainingen op het gebied van studievaardigheden, communicatieve, sociale, groeps- en presentatievaardigheden en solliciteren biedt het STU ook de mogelijkheid voor individuele begeleiding bij verschillende vragen. De studentenadviseurs van het STU werken kortdurend en oplossingsgericht, waarbij het streven is een maximum aantal gesprekken van 5 per persoon (per vraag) te hanteren. Heb je interesse maak dan een afspraak met één van de studentenadviseurs via de servicedesk van het STU. Dit kun je doen door langs te komen of te bellen. De openingstijden van de servicedesk zijn op werkdagen van , ook tijdens de vakantieperiodes. Studenten Service Centrum, Hoofdgebouw 0.72, Tel , Internet: 13

14 V. De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden De op promovendi betrekking hebbende regelingen kunnen in het bestek van deze brochure slechts in hoofdlijnen worden beschreven. Meer informatie is verkrijgbaar bij de personeelsadviseur van je faculteit. 12. Dienstverband Een promovendus krijgt formeel een dienstverband voor vier jaar. Een dienstverband in deeltijd is ook mogelijk, zolang de totale tijd niet de 5 jaar overschrijdt. Verlenging van het dienstverband van vier jaar is mogelijk in gevallen waarbij daartoe naar het oordeel van de werkgever redelijkerwijs aanleiding bestaat. Verlenging geschiedt voor ten hoogste één jaar. Het salaris gedurende de verlenging is gelijk aan dat in het vierde jaar. Het is aan te raden verlenging aan te vragen, als je denkt je proefschrift niet op tijd af te hebben, anders moet je een werkloosheidsuitkering aanvragen. Je ontvangt overigens ook werkloosheidsuitkering als je niet aansluitend op je promotie een baan hebt. 13. Beoordeling Het wordt door de CAO voorgeschreven (art lid 3 van de CAO) dat de promovendus na het eerste jaar wordt beoordeeld. De faculteiten zijn echter vrij om vaker te beoordelen. Daarbij wordt, aan de hand van het verrichte werk in het verstreken jaar, bekeken of het waarschijnlijk is dat de promovendus binnen de gestelde tijd zal promoveren. Dit bepaalt of de promovendus door mag gaan met het onderzoek. Een positieve beoordeling brengt voor de vakgroep de inspannings-verplichting met zich mee om de promovendus tot promotie te brengen. Deze in de CAO vastgelegde inspanningsverplichting houdt in dat de vakgroep een duidelijke verantwoordelijkheid op zich neemt met betrekking tot de begeleiding, de financiële middelen en de andere omstandigheden die bepalend zijn voor het slagen van de promotie binnen de gestelde tijd. De beoordelings-procedure is nauwkeurig omschreven en garandeert dat de promovendus de kans heeft om zijn standpunt naar voren te brengen. Het is belangrijk om te weten dat de promovendus niet zelf bij het opmaken van de beoordeling aanwezig is. Er wordt over hem gesproken door de personeelsadviseur van de faculteit en de directe begeleider. Tijdens dit gesprek wordt een beoordelingsformulier ingevuld. Vervolgens wordt de beoordeling door de begeleiders met de promovendus besproken. Als hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud van de beoordeling, dan kan het beoordelingsformulier getekend worden. Als de promovendus het met de beoordeling oneens is, kan hij/zij tegen de beoordeling schriftelijk bedenkingen indienen, dit moet echter wel binnen twee weken na het beoordelingsgesprek gebeuren. Zo niet dan wordt de beoordeling definitief vastgesteld. Een volledige beschrijving van de beoordelingsprocedure is te verkrijgen bij de personeelsadviseur van de faculteit. In de praktijk wordt deze procedure niet altijd gevolgd; er zijn faculteiten die alleen een formele beoordeling houden als de promovendus niet goed functioneert. Het is 14

15 echter belangrijk om een gemotiveerd oordeel op papier vastgelegd te hebben, zoals de procedure eigenlijk wil, ook wanneer de beoordeling gunstig uitvalt. Bij latere moeilijkheden is er dan iets om op terug te vallen. Bij beëindiging van het dienstverband, eventueel bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband, wordt een getuigschrift aan de promovendus uitgereikt. Hierin staat in elk geval een kort overzicht van het verrichte onderzoek en een opgave van de publicaties, een overzicht van het gevolgde onderwijs en een overzicht van de bijdragen die de promovendus aan het wetenschappelijk onderwijs heeft geleverd. Naast beoordelingen zijn faculteiten jaarlijks verplicht functioneringsgesprekken te houden. De functioneringsgesprekken zijn tweerichtingsverkeer en geven je naast inzicht in je eigen kwaliteiten de mogelijkheid eigen inzichten over de organisatie in te brengen. Deze gesprekken worden vaak geregeld door de personeelsadviseur of door je promotor. Mocht dat niet gebeuren, dan kun je zelf een functioneringsgesprek aanvragen. 14. Salaris In de nieuwere CAO s hebben promovendi een eigen salarisschaal toegewezen gekregen (zie CAO Nederlandse Universiteiten). Tabel 4: Ontwikkeling promovendus salarisschaal Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling van de tredes in de promovendus salarisschaal. Let wel: de schaalbedragen in de kolommen 1/9/2004 en 1/9/2005 kunnen door salarisafspraken in navolgende CAO s in de toekomst nog wijzigingen ondergaan. P 1/9/2003 1/3/2004 1/9/2004 1/9/ Vergoeding van reis- en verhuiskosten Voor vergoeding van reiskosten (woon-werkverkeer) geldt voor promovendi een regeling gelijk aan die van andere medewerkers. Verhuis je binnen een jaar van een woning buiten een straal van 30 km naar een woning binnen een straal van 30 km rond de TU/e dan kom je in aanmerking voor een verhuisvergoeding. Deze vergoeding bestaat uit een tegemoetkoming in de transport- en herinrichtingskosten en bedraagt maximaal Euro 2268,90. Deze vergoeding is onafhankelijk van of je verhuisplichtig bent. Er geldt ook de vergoeding kosten woon-werk verkeer. Deze bedraagt indien je op een reisafstand van meer dan 10 km woont 50% van de NS-kilometertarieven van een jaartrajectkaart 2e klasse. Indien je aantoonbaar gebruik maakt van het openbaar vervoer wordt deze vergoeding zelfs 75%. Deze vergoeding wordt verleend over 15

16 maximaal 30 km. Ben je echter verhuisplichtig dan ontvang je deze vergoeding gedurende maximaal een jaar over de gehele reisafstand. 16. Verhuisplicht De meeste medewerkers, en promovendi dus ook, hebben geen verhuisplicht. Als het echter in het belang van je werk is, kan deze worden opgelegd. Dit dient dan schriftelijk te worden afgehandeld. 17. Ziektekosten Promovendi in dienst van de TU/e moeten zelf voor een ziektekostenverzekering zorgen. Je kunt in principe verzekeren waar je wilt, maar de TU/e heeft voor haar personeel een collectieve ziektekostenverzekering met de VGZ gesloten. Dat betekent dat iedereen die in dienst van de TU/e treedt een ziektekostenverzekering bij de VGZ kan afsluiten. Voorwaarde hiervoor is dat dit gebeurt per eerste gelegenheid van opzegging van en aansluitend aan een vorige ziektekostenverzekering. Voor de VGZ-verzekering wordt iedere promovendus na aanvang dienstverband verwezen naar de Dienst Personeel en Organisatie (DPO). Je kunt je verzekeren voor de wettelijk geregelde basiszorgverzekering. Daar bovenop kun je je bijverzekeren voor allerlei zaken waaronder de tandarts. De partner van een promovendus kan onder dezelfde voorwaarden meeverzekerd worden. Voor een vergoedingenoverzicht kun je terecht op de website van VGZ ( Als je tussen de 18 en 27 jaar bent, kun je een speciale voordelige aanvullende jongerenverzekering afsluiten, de JXV. Meer informatie over de collectieve ziektekostenverzekering en de premies van VGZ kun je vinden via de website van DPO. ( collectieve_verzekering_vgz/) 18. Pensioen Promovendi zijn onmiddellijk na indiensttreding deelnemer van de stichting ABP (Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds). Dit betekent dat ze premie betalen met het oog op het opbouwen van pensioenrechten en een uitkering in geval van invaliditeit. Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk de opgebouwde pensioenrechten mee te nemen naar een volgende werkgever. Voor meer pensioeninformatie: Verlenging Er zijn maar weinig regels die expliciet recht geven op verlenging van je dienstverband. Een van die regels is bijvoorbeeld als je zitting hebt gehad in Universiteitsraad. Ook als je onderzoek vertraagd is door externe of interne redenen (ziekte, vertraging bij dataverzameling, etc) kun je in samenspraak met je promotor een aanvraag indienen bij de directeur bedrijfsvoering van je faculteit. Het is verstandig om bij deze 16

17 aanvraag helder aan te geven welke vertragende factoren mee hebben gespeeld en aan te geven dat je je proefschrift in deze verlengingsperiode kunt afronden. 20. Werkloosheidsuitkering Als je dienstverband als promovendus bijna ten einde is en er is geen betaald werk in het vooruitzicht, moet je je als werkzoekende in laten schrijven bij het Centrum Werk en Inkomen (CWI) bij jou in de buurt. Doe dat uiterlijk één dag nadat je werkloos bent geworden. Bij het CWI vraag je ook een WW-uitkering aan. De Uitvoeringsinstelling WerknemersVerzekeringen (UWV) beoordeelt vervolgens of je hiervoor in aanmerking komt. Indien je geen verlenging hebt aangevraagd, krijg je tegen het einde van het dienstverband een brief van de dienst P&O, waaraan je voorzien wordt van informatie omtrent de aanvraag van de uitkering. Als je wel een verlenging hebt gehad kan het zijn dat je deze informatie zelf bij de dienst P&O moet ophalen. In 41 kun je lezen hoe de procedure vervolgens verloopt. Het kan zijn dat je een verlenging van je contract moet aanvragen om in aanmerking te komen voor een werkloosheidsuitkering. Voor promovendi van buiten de EU geldt: je hebt in principe een werk- en verblijfsvergunning voor de duur van je dienstverband bij de TU/e. Dit betekent dat met het beëindigen van je dienstverband ook je werk- en verblijfsvergunning in Nederland vervalt en daarmee het recht op ( het aanvragen van) een werkloosheidsuitkering. Voor meer informatie: en Problemen en geschillen Het kan zijn dat er tijdens het onderzoek problemen ontstaan in de samenwerking met je begeleider of met je promotor. De makkelijkste manier is natuurlijk om deze zo snel mogelijk bespreekbaar te maken en binnen de begeleidingsgroep op te lossen. Is dat echter niet mogelijk dan kun je je problemen voorleggen aan andere promovendi of contactpersonen van PromoVE. Tegelijkertijd is het raadzaam om je problemen en communicatie met je begeleiders te documenteren voor zover je dat al niet deed. Dit is belangrijk om later beslissingen ook voor anderen inzichtelijk te maken indien dit noodzakelijk mocht blijken. Blijken de problemen onoverkomelijk geworden dan kun je altijd gebruik maken van de geschillenregeling van het promotiereglement. ( 17

18 VI. Procedures en regels rond het promoveren 22. Het drukken van het proefschrift De TU/e kan aan de promovendus een vergoeding (75 euro) voor de drukkosten van het proefschrift verstrekken. De vergoeding wordt door de faculteit verstrekt. Voor het verkrijgen van deze vergoeding moet aan twee voorwaarden zijn voldaan. Ten eerste dient de promovendus aan de bibliotheek van de TU/e 15 exemplaren van het proefschrift te leveren. Deze worden vooral gebruikt voor ruil tegen proefschriften van andere universiteiten. Ten tweede dient de promovendus de TU/e toestemming te geven om een digitale versie van het proefschrift op de openbare Website van de TU/e te plaatsen. Alleen als aan beide bovengenoemde voorwaarden is voldaan zal de Bibliotheek aan de promovendus een schriftelijke verklaring hiervan geven. Hiermee kan de promovendus bij de faculteit de vergoeding aanvragen. Een promovendus die aantoonbaar een handelseditie uitbrengt bij een uitgever en daarbij de auteursrechten overdraagt aan de uitgever en daardoor niet aan de tweede voorwaarde kan voldoen, is wel verplicht aan de eerste voorwaarde te voldoen. In dit geval ontvang je hiervoor een vergoeding van 75 euro van de Bibliotheek. Meer informatie kun je vinden op de algemene paginas aangaande promoveren op de website van de TU/e ( 23. Het ISBN-nummer en de TU/e-CIP-gegevens Voor je proefschrift dien je een ISBN-nummer en de TU/e-CIP-gegevens te regelen via je faculteitsbilbiotheek. Het ISBN-nummer is bedoeld om volgens een internationale standaard uitgaven op het spoor te komen. Ieder ISBN-nummer is een uniek nummer. De aanvraagkosten van een ISBN-nummer bedragen 7,50 en komen ten laste van de vakgroep/dienst of worden contant betaald. De TU/e-CIP-gegevens vormen een officiële titelbeschrijving, die door de auteur of de drukker van het boek bij voorkeur geplaatst dient te worden op de achterzijde van de titelpagina, in de regel op de onderste paginahelft. Zo wordt een uniforme citeerpraktijk en catalogusbeschrijving bereikt. Meer informatie kun je vinden op de website van de TU/e bibliotheek onder publicaties en specifiek onder Proefschriften TU/e. 24. De Promotie Promoties aan de TU/e worden administratief begeleid door het Bureau voor Promoties en Plechtigheden. Je dient tussen zes en negen maanden voor je promotiedatum contact op te nemen met dit bureau waarna gezamenlijk een actieprogramma voor het afsluitende promotietraject wordt opgesteld. Voor de promotie zelf bestaat er een Promotiereglement TU/e. Hierin staat uitgebreid de gehele promotieprocedure beschreven ( Het is van belang dat het in het reglement beschreven tijdspad nauwgezet wordt 18

19 gevolgd. Dit tijdspad beslaat de laatste zes tot negen maanden van de promotie. Verder bevat het reglement informatie over de eisen waaraan de promotiecommissie en de promovendus moeten voldoen. Ook wordt het protocol van de plechtigheid beschreven. 19

20 VII. Financiën rond het promoveren 25. Onderzoekskosten Een onderzoek brengt kosten met zich mee: er moet apparatuur worden aangeschaft, zoals computers, en er moeten vaak reizen worden ondernomen om materiaal te verzamelen of om congressen te bezoeken. De kosten kunnen hoog oplopen. Van een promovendus kan niet worden verlangd dat hij/zij die kosten uit eigen zak betaalt. In de praktijk zijn maar zelden vooraf bepaalde bedragen gereserveerd, met als gevolg dat de promovendus moet meedingen met andere medewerkers naar de beschikbare fondsen en potjes. Die zijn vaak ontoereikend, of zijn in de loop van het jaar al op. Het is het beste om vooraf bedragen te laten reserveren, met de mogelijkheid om het geld dat in een bepaald jaar niet is gebruikt, over te hevelen naar een volgend jaar. Is dit niet mogelijk, vanwege begrotingsrichtlijnen van de faculteit, of zijn de bedragen die men daarvoor beschikbaar wil stellen duidelijk onvoldoende, dan is het verstandig om in ieder geval duidelijk te maken om wat voor bedragen het gaat. Omdat je vaak in het begin nog geen idee hebt van hoeveel geld je per jaar nodig hebt, is het handig om elk jaar een eigen begroting op te stellen en deze in te dienen bij de vakgroep, voordat de vakgroepsbegroting voor het nieuwe jaar wordt vastgesteld. 26. Reisbeurzen Op de TU/e zijn verschillende mogelijkheden om geld voor een buitenlandse reis te verkrijgen. Allereerst heeft je eigen faculteit een budget waar je aanspraak op kunt maken. Verder is er nog de mogelijkheid een beurs te regelen via het STU (Studenten Service Centrum). Het STU verzorgt ook de communicatie met verschillende financierende instanties. Hierbij is het belangrijk je te realiseren dat je niet alleen als staf maar ook als student gefinancierd kan worden. Hierbij kunnen ook organisaties als NUFFIC, Socrates/Erasmus, IAESTE, AEGEE-Eindhoven, BEST, etc. uitkomst bieden. Buiten de TU/e zijn er ook enkele instituten en bedrijven die extra financiering kunnen verzorgen. Zo vallen er onder de beurzen die NWO uitreikt verschillende typen reis- en verblijfsbeurzen. Als je wilt weten hoe je een beurs bij NWO aan moet vragen, dan kun je bij de beleidsmedewerker onderzoek van de faculteit informatie opvragen of bij NWO te rade gaan (bij programma s en subsidies op internet-pagina: Mocht de financiering niet voor 100% lukken dan is er nog altijd de mogelijkheid extra kosten van reizen en stages van de belasting af te trekken. Hiervoor geldt een standaard dagvergoeding volgens een tarieflijst die bij de financiële administratie van je faculteit te verkrijgen is. Deze regeling heet de kostenaftrek inzake forfaitaire vergoeding Wetenschappelijk Onderzoek Buitenland (omschrijving Ministerie van Financien van 9 mei 1968, nr B68/5339). 20