Wat is nieuw in Legal Eagle

Transcriptie

1 Wat is nieuw in Legal Eagle Sdu uitgevers Sdu Uitgevers november

2 Inhoud Legal Eagle Bug fix in buildnummer Nieuwe soorten en codes voor toevoegingszaken Soorten Codes Handleidingen Nieuwe velden XML-modellen Consistentie-check herzien Vooraf Consistentie-check uitvoeren Het consistentiescherm Vcard-aanpassing Automatisch back-up databestanden Legal Eagle Vooraf Back-up Schoonmaken Nieuwe melding bij schoonmaken Rapporten uren op rapport Declaratievoorstel Nieuw rapport Zaken tarieven Nieuwe velden vrije rapporten Facturen opslaan per dossier Algemeen Samenvoeg-macro Instellingen voor opslaan per document Facturen maken Kolom 'Incl. Btw' op historie tabblad Vermelding relatienummer scherm openstaande posten Legal Eagle Kostenplaats voor licentienemer in export naar externe boekhouding Vooraf Sdu Uitgevers november

3 Instellen kostenplaats Rapport verschotten Uitleg selectie en filters Voorbeeld rapport Bellen via Skype (VOIP) Vooraf Instellingen voor gebruik Skype Skype op de relatiekaart Het starten van een Skypesessie Performance test Vooraf De test uitvoeren Export relatie naar vcard IBAN rekeningnummer per fee-earner Soort organisatie opgenomen in Codesysteem Het codesysteem Het zoekvenster Cardec Credit Check Vooraf Cardec Instellingen Relatiekaart Cardec scherm Export naar MijnRvR fase Vooraf Tabblad MijnRvR Sub-tabbladen: Client(e), Leefsituatie, Partner en Adres Sub-tabblad: Zaak Sub-tabblad: Zaak Sub-tabblad: Bijzonderheden Goed om te weten Filter voor fee-earners op het historie tabblad Vooraf Sdu Uitgevers november

4 De nieuwe filtermogelijkheid Versnellen samenvoegen LeXmlModel Vooraf Performanceverbetering Referentie- en Telefoonveld voor factuur partij Extra velden samenvoegbestand Percentage van de uurtarieven vast opgeven Vooraf Een standaardpercentage opgeven voor een bepaalde actiecode Gebruik van het standaardpercentage voor een bepaalde actiecode Extra kolom initialen advocaat bij openstaande posten Openstaande posten Zaakkaart sortering documenten Een zoekveld op het storneren scherm BTW grootboek per fee-earner Grootboekschema met totaal (saldi) bedragen Saldi tonen in rapport Grootboekschema Voorbeeld rapport Rapport relaties per soort - selectie uitbreiden Toegevoegde selectiemogelijkheden: Instellen pad voor Legal Eagle modellen Schoonmaken voortgang tonen Vooraf Schoonmaken uren in combinatie met toevoegingen Vooraf Alleen bedragen met 0% Opties kantoorinstellingen Postadres gelijk aan huisadres Vooraf Toegevoegde controle Nieuwe dialoogvensters Veranderingen in de archieven Sdu Uitgevers november

5 Bijwerken Naam archief zichtbaar Aanmaken dossier in archief Nieuwe samenvoegvelden Samenvoegveld voor Soort toevoeging Samenvoegvelden Samenvoegveld voor zaak documenten folder Samenvoegbestand bij openen Outlook Cliëntnummering Overzicht Aanpassen veldlengte Naamgeving administratie in de boekhouding Controleren bestanden ReIndex Kenmerk Alleen Lezen handmatig verwijderen Bug fixes Beeldfilter Kopie zaak veld manen Fee-earners niet beschikbaar bij schrijven of bewerken uren Lettertype zakenoverzicht veranderd spontaan Relatiescherm LASTBET melding Openstaande posten kopie factuur Rapport openstaande posten Dubbele declaraties na het storneren Aan te manen scherm paste datum setting aan Dossier zonder dossiernummer Koppeling met AlimentatieRekenDisk Legal Eagle Export naar mijn RvR Overzicht Verplichte velden Invoeren toevoeging Maken export bestand per zaak Sdu Uitgevers november

6 Maken export bestand per advocaat Uploaden Mijn RvR Foutmeldingen Nieuw veld Tel. Mobiel relatiekaart Overzicht Tel. mobiel Legal Eagle (tussen release) Storneren, opnieuw aanmaken declaratie en verwerken betaling Openstaande posten -> kopie factuur Clieop bestanden Legal Eagle SEPA Rabobank Aanpassen bedragen bij losse factuur Legal Eagle IBAN Conversie rekeningnummer naar BIC/IBAN Relatiescherm Export naar externe boekhouding (Legal Eagle met integratie module) Dagboek beheerscherm (Legal Eagle met boekhoud module) Automatische betalingen vervangen Clieop03 door SEPA (Legal Eagle met boekhoud module) Verwerken bankafschriften MT940 (Legal Eagle met integratie module) Inlezen betalingen (MT940) in bankboek (Legal Eagle met boekhoud module) Samenvoegbestanden Mailing aan cliënten en andere relaties Alle facturen maken Samenvoegvelden Tegen BTW code voor BTW verlegd aanpassen Instantie opnemen in samenvoegbestanden Toevoegingsnummer Informatie bij telefoonnummers Wettelijke rente Overzicht gemaakte facturen per periode Nieuwe zoekvelden Sdu Uitgevers november

7 Verbreding velden en 93 Beeldfilter Geparkeerde zaken Zakenoverzicht en relatieoverzicht op knoppenbalk Zaakhistorie saldo zonder voorschot Archiefnummer heropende zaken die afgelegd worden Verificatie datum Toevoeging Uren bewerkscherm / te declareren regels Juiste BTW code weergeven bij inkoopdagboek (Legal Eagle met boekhoud module) Rapportages Periodebereik 'Winst en Verlies' en 'Balans' (Legal Eagle met boekhoud module) Legal Eagle Aan te manen declaraties samenvoeg bestanden Aanmaning per factuur (bestand: aanmaning.xml) Aanmaning per dossier (bestand: aanmaning per dossier.xml) Aanmaning per debiteur (bestand: Aanmaning per debiteur.xml) Relatiekaart tabblad Diversen Afgeboekte bedragen Verwijderen voorbeeld zaken Samenvoegvelden voorschot Rapportage 0 uren (inclusief afgeboekte uren) Schoonmaak functie herzien Historie op zaak- en relatiekaart Boekingenscherm Journaal afdrukken Boekjaar vermelden op rapportages (Boekhouding) Toevoegingstekst corr. Eigen bijdrage (Boekhouding) Geschreven uren op dossier zichtbaar op zaakkaart tabblad algemeen Voorschot saldo op vrije rapporten Nummering (dossier, archief en cliënt) Archiveren Rapportage uren per zaak met 0-uren Partner gegevens in XML samenvoegbestanden Samenvoegen derde Openstaande posten Sdu Uitgevers november

8 Alle facturen maken Aanmaken nieuwe administratie (Boekhouding) Landen tabel aangepast Legal Eagle Archiefnummer zichtbaar in zakenoverzicht (eigen zaken) Nieuwe RvR modellen (barcodes) Belangrijk Update postcode tabel Uren tegen 0% (nul-uren) op declaratie Legal Eagle Ontbrekende declaratieregels in boekhouding Voorbeeld Update Corrigeren ontbrekende declaratieregels Legal Eagle Legal Eagle en de btw-wijziging per 1 oktober Wat betekent dit voor Legal Eagle? Vooraf Belangrijk Voorschotten verrekenen en omzetten naar 21% btw % btw vanaf 1 oktober met een voorschot verrekenen: Legal Eagle (samenvatting) Algemeen Integratie Boekhouding Rapportages Legal Eagle Algemeen (Standaard, Integratie en Boekhouding) Btw-code omgezet naar het nieuwe codesysteem Periodieke bedragen (o.a. voor abonnementen/vast bedrag per maand) Kilometervergoeding (standaardtarieven en reisafstanden) Voor afgelegde zaken nog te declareren bedragen afboeken Meerdere declaraties selecteren (dezelfde betaaldatum als betaald boeken) Sdu Uitgevers november

9 Mogelijkheid om bij declareren (losse factuur) soort bedragen te selecteren Aan te manen scherm heeft nu een mogelijkheid om op cliënt te zoeken Op rol bewerkscherm alfakey-cliënt en alfakey-wederpartij opgenomen RVR-codes Z251 en Z252 opgenomen Gestorneerde declaratienummers kunnen opnieuw gebruikt worden Mogelijkheid om laatste aanmaning te verwijderen Nieuwe velden in opgenomen in XML-samenvoegbestanden Het scherm aan te manen bewaart laatst toegepaste filter voor iedere gebruiker Het veld verificatie op de zaakkaart is vervallen Voorkomen verspringen zaakkaart naar een ander (bepaalde situaties) Aanmaken einddeclaratie bij het afleggen van dossiers Aanmaken einddeclaratie Alle openstaande bedragen afboeken Ongedaan maken Voor zaken met status afgelegd of einddeclaratie geen bedragen in te boeken Mogelijkheid om uren tegen 0% (nul-uren) op te nemen op declaratie Factuurbedrag opgenomen in het scherm openstaande facturen Op de zaakkaart tabblad Documenten aangemaakt Velden op zoekschermen kunnen door applicatiebeheerder aangepast worden Voor dossiers zonder cliënt kunnen geen declaraties aangemaakt worden Afrondingsverschillen op scherm losse factuur maken zijn verholpen Uren- en bewerkscherm aangepast (dossier boven aan het scherm) Archiefzaken komen niet meer voor op het dossier zoekscherm Op het declaratiescherm toevoegingen decimalen opgegeven Velden en www (relatiekaart) zijn nu beschikbaar bij vrije rapporten Het scherm verwijderen voorbeeldzaken is aangepast Tabblad Tabblad Fee-earnertarief soms niet correct na wijziging van fee-earner Telefoon- en faxnummersvelden Landcodes Curaçao en St. Maarten opgenomen Open Word gemaximeerd Integratie Sdu Uitgevers november

10 Importeren van verschotten (o.a. vanuit AccountView en Multivers) Exporteren dossiergegevens (inboeken verschotten op dossiers) Boekhouding Standaardboekingen (repositorium) Administratiewizard (aanmaken nieuw grootboekrekening o.a. resultaat vorig jaar) Nieuwe bladzijden van het dagboeksoort verkopen Probleem opgelost rekeningnummers met voorloop-nul inlezen MT940-bestanden Kolom saldering voor V&W en balans opgenomen Rapportages Nieuw rapport openstaande Kantoorkosten op omzet Nieuw rapport met cliënten waarvoor gegevens ontbreken Aanpassing refoca-rapport Geschreven minuten op voorstel te declareren rapport opgenomen Nieuw rapport zaken van relaties Derdegeld heeft nieuwe optie saldo niet nul (detaillering) Selectiemogelijkheid voor automatische betalingen Nieuw rapport Crediteurboekingen voor boekhouding Uitvoer naar PDF is nu mogelijk Declaratievoorstel voorzien van een t/m-filter Btw-rapport voorzien van sneldatumselectie per maand (alleen beschikbaar voor boekhouding) 147 Legal Eagle Algemeen (alle versies) Integratie Boekhouding Legal Eagle Algemeen (alle versies) Vrije Rapporten, Zaak fase Nieuw XML acceptgiro samenvoegvelden Integratiemodule Updaten van integratiemodule Export optie integratiemodule Legal Eagle Sdu Uitgevers november

11 Relaties Zaakkaart Lay Out Zaak Status wijzigingen historie Zaak BTW Zaak Status Geparkeerd Zaken Beeld filter Integratie module Bugfixes / Kleine verbeteringen Facturen Handleidingen LeXMLModel Brieven Bankboek Kantoor instellingen Telefonie onzichtbaar Rapporten Nieuw rapport: Zaken per fase Rol agenda Ingenomen zaken Zaken per status Vrije rapport filter Boekhoudmodule Wizard overgang boekjaar Afrondingsproblemen in de boekhouding Valutaprobleem Verschotten Sdu Uitgevers november

12 Legal Eagle Nieuw in versie : o Aantal codes en velden voor de koppeling met MijnRvR zijn uitgebreid. o Nieuwe velden toegevoegd voor XML-modellen. o Consistentie-check herzien. o Back-up Legal Eagle databestanden. o Rapporten: Declaratievoorstel nu met 0 uren; Nieuw rapport Zaken tarieven. o Facturen opslaan per dossier bij maken alle facturen. Diverse functionele verbeteringen. Diverse Kleine bug fixes. In de nieuwe release van Legal Eagle zijn diverse nieuwe functies en verbetering opgenomen. Bug fix in buildnummer Deze bug fix treft alleen de boekhoudversie van Legal Eagle. Vanaf versienummer met buildnummer is een fout verholpen in de administratie (niet boekhouding) waar declaraties met een negatief bedrag (creditnota s of correctienota s) ná herstel boekhouding op onbetaald werden gezet op het historie tabblad en bij de declaraties het betaalde bedrag op 0 zet. Deze fout trad ook op na het overnemen van het beginbalans. Na herstel boekhouding of overname beginbalans blijven de negatieve bedragen correct vermeld staan in de administratie van Legal Eagle (historie en declaratie tabblad op de zaakkaart). Deze fout betrof alleen de administratie van Legal Eagle in de boekhouding zelf werden de bedragen correct afgehandeld. Nieuwe soorten en codes voor toevoegingszaken. Soorten Bij het invullen van de toevoegingszaken zijn nieuwe soorten toevoegingen in gebruik genomen welke gebruikt kunnen worden in de export voor MijnRvR. De soorten zijn: 1. Vervolgaanvraag Asiel 2. Vervolgaanvraag Vreemdelingen Codes Tevens zijn er door de Raad van Rechtsbijstand nieuwe codes toegevoegd. Deze zijn overgenomen en te gebruiken in Legal Eagle. De nieuwe codes RvR zijn: Sdu Uitgevers november

13 1. Asiel- en vreemdelingenrecht: Code V070 t/m V078 Code V080 t/m V088 Code Z140 en Z Bestuursrecht Code B Strafrechtelijke zaken - Niet verdachten Code Z011 en Z250 Op de site van de Raad van de Rechtsbijstand vindt u de volledige zaakcodelijst met omschrijvingen van de gebruikte codes. Handleidingen Omdat handleidingen regelmatig aangepast worden is besloten de handleidingen van Legal Eagle online te zetten. Deze kunnen dan on-the-fly aangepast worden zodat u te allen tijde de juiste documenten beschikbaar heeft. De site waar de handleidingen staan is te bereiken vanuit Legal Eagle via het menu Help => Overige handleidingen, U wordt dan doorgelinkt naar de site: De handleidingen in de LE submap PDF worden automatisch verwijderd. Uw eigen bestanden geplaatst in de map PDF blijven uiteraard bestaan. Tevens blijft de handleiding Wat is er nieuw (versie x.xx.x) behouden in de map PDF. Nieuwe velden XML-modellen Toegevoegde velden voor de XML-modellen (LeXmlModellen) zijn: <ZaakMemo> <ClientMemo> Deze velden bestaan ook in de modellen (LeModellen) met de zogenaamde <f > velden (resp. <f81> en <f189>). De velden zijn overeenkomstig met de gegevens op het tabblad Notities op de zaakkaart (<ZaakMemo>) en de gegevens op het tabblad Notities op de cliëntkaart (<ClientMemo>). Deze velden kwamen nog niet voor in de XML-modellen. Sdu Uitgevers november

14 Consistentie-check herzien Vooraf Om probleemloos te kunnen werken in Legal Eagle is er een consistentie-check meegeleverd. Deze check controleert of de database van Legal Eagle op belangrijke punten geen ontbrekende of dubbele gegevens bevat. Deze check is altijd al een onderdeel geweest van Legal Eagle, echter heeft de Legal Eagle consistentie-check in versie een andere opzet gekregen en is nog gebruikersvriendelijker geworden. Om de consistentie-check vanuit Legal Eagle te kunnen uitvoeren dient u minimaal over het Legal Eagle recht Eigen beheer te beschikken. Consistentie-check uitvoeren Nieuw is dat de consistentie-check vanuit Legal Eagle gestart kan worden. Kies hiervoor menu Extra => Consistentie. Voordeel van het starten vanuit Legal Eagle is dat de overige gebruikers normaal verder kunnen werken. De consistentie-check kan ook nog steeds vanuit de Legal Eagle programmamap gestart worden. Het uitvoerbaar bestand is daar nog steeds aanwezig en kan gestart worden ongeacht of er gebruikers Legal Eagle open hebben staan. Het consistentiescherm Na het starten van de consistentie-check verschijnt het onderstaand scherm. Controleer of de datamap de correcte map is waar de Legal Eagle data zich bevinden. Klik Sdu Uitgevers november

15 eventueel op de knop om de juiste datamap te selecteren. LEDATA\ is de standaard ingestelde data map van Legal Eagle. Druk op de knop om de check te starten. In het bovenste gedeelte van het scherm worden de resultaten van de diverse schermen weergegeven. De kolom Scherm geeft het hoofdscherm uit Legal Eagle weer waar de items uit de kolom Controle zich bevinden. Kolom Aantal geeft het aantal gevonden misstanden weer. In het hoofdscherm Zaken is bij de Advocaat wederpartij 2 misstanden gevonden. Om de opmerkingen de beschrijvingen) van de problemen te kunnen controleren, selecteert u een regel door erop te klikken. In het onderste venster Opmerking verschijnt de beschrijving van de problemen. De opmerkingen zijn onderverdeeld in lopende en afgelegde zaken. (NB De dossierstatus Geparkeerd en Einddeclaratie verzonden vallen onder Lopende zaken.) In het venster Opmerkingen wordt aangegeven dat voor zaaknummer de advocaat van wederpartij (Relatienummer van de aan de zaak gekoppelde relatie.) niet gevonden is. Aan de hand van deze informatie kunt u dit in Legal Eagle eventueel corrigeren. Om Legal Eagle direct te kunnen controleren/verbeteren met de resultaten uit de consistentie-check: Open de logfile welke door de consistentie check gemaakt wordt, u kunt dan beide schermen naast elkaar gebruiken. De logfile (consistentie jjjj-mm-ddtuu-mmss.log) vindt u in de programmamap van Legal Eagle. Sdu Uitgevers november

16 Vcard-aanpassing Vanuit de relatiekaart is het mogelijke Vcard te exporteren door middel van de knop het veld Siteid. Het exportbestand is op de volgende punten veranderd: naast Het veld Telefoon 1 van de relatiekaart uit Legal Eagle wordt op de volgende wijze geëxporteerd: o Indien het Relatietype een Persoon is als telefoonnummer Thuis *. o Indien het Relatietype een Organisatie is als telefoonnummer Werk *. Het veld Fax: van de relatiekaart in Legal Eagle wordt nu geëxporteerd als Fax op werk *. De velden Thuis, Werk en Fax op werk zijn velden uit Microsoft Outlook en kunnen per programma verschillen. Automatisch back-up databestanden Legal Eagle Vooraf Legal Eagle maakt automatisch een back-up van de Legal Eagle databestanden. Deze back-up is ingebouwd voor onderhoud aan Legal Eagle. Als er problemen ontstaan, vraagt onze helpdesk vaak om uw databestanden te mogen overhalen om de situatie te onderzoeken. Met deze backup bestanden kan een situatie in het verleden worden bekeken. Deze back-up vervangt niet uw veiligheidsback-up. U wordt aangeraden dagelijks een back-up te maken van al uw databestanden inclusief de bestanden en mappen van Legal Eagle. Hiervoor kunt u terecht bij uw systeembeheerder. Back-up Als gebruiker hoeft u niets te doen voor deze back-up. Er is voor deze optie geen instelling opgenomen in Legal Eagle, deze wordt automatisch op de achtergrond uitgevoerd. De gebruikers van Legal Eagle merken hier niets van. De bestanden van de back-up worden bewaard in de Legal Eagle programmamap. De automatisch back-up start om de 7 dagen en er worden maximaal 5 back-up bestanden bewaard. Schoonmaken Nieuwe melding bij schoonmaken Voor het schoonmaken wordt er nog een extra controle uitgevoerd op het in gebruik zijn van de bestanden van Legal Eagle. Na het kiezen voor de optie Schoonmaken vanuit het menu Extra kan de onderstaande melding verschijnen. Sdu Uitgevers november

17 Vóór.DBF staat in de melding de naam van een van de databestanden van Legal Eagle. Als u deze melding krijgt heeft een van de gebruikers van Legal Eagle nog een koppeling met het genoemde databestand open. Vraag een ieder Legal Eagle en/of de koppelingen naar Legal Eagle te sluiten. Hierna kunt u opnieuw de schoonmaakactie opnieuw starten. Rapporten 0 uren op rapport Declaratievoorstel Menu Rapporten => Financieel => Te declareren voorstel => Per dossiereigenaar en Per feeearner zijn aangepast. De rapporten Te declareren voorstel per dossiereigenaar en per feeearner toont nu declaratie regels naar gelang de instelling bij de Kantoorinstellingen, Neem 0 regels op in declaraties en Alleen bedragen met 0%. Sdu Uitgevers november

18 Voorheen werd in beide rapporten alleen de regels met bedragen ongelijk aan 0 (nul) als te declareren voorstel getoond. Nu zijn de rapporten zo aangepast dat deze rekening houden met de Kantoorinstelling tabblad Financieel. De situaties gekoppeld met de diverse kantoorinstellingen zijn als onderstaand: Als de kantoorinstelling Neem 0 regels op in declaratie uit staat, worden alleen de declaratieregels met een bedrag ongelijk aan 0 (nul) weergegeven in het rapport. Als de kantoorinstelling Neem 0 regels op in declaratie aan staat en de instelling Alleen bedragen met 0% uit staat, worden alle regels (dus ook de regels met bedrag 0 (nul) en percentage 0%) weergegeven in het rapport. Als de kantoorinstelling Neem 0 regels op in declaratie aan staat en de instelling Alleen bedragen met 0% ook aan staat, worden alle regels met bedragen ongelijk aan 0 (nul) en de regels met een percentage van 0% meegenomen in het overzicht (regels met een bedrag 0 (nul) worden genegeerd). Nieuw rapport Zaken tarieven Door onze gebruikers is de wens geuit om een rapport te kunnen genereren waarin de afwijkende uurtarieven van fee-earners in wordt weergegeven. Dit rapport is nieuw en te benaderen via Rapporten => Zaken => Zaken tarieven. Het rapport geeft een overzicht van de lopende of alle zaken van één of alle fee-earners waar een tarief ingesteld is dat afwijkt van het standaard tarief dat is ingesteld bij de fee-earner. Sdu Uitgevers november

19 Gefilterd kan worden op: één of alle fee-earners één of alle statussen van een dossier een ingesteld datumbereik. De uitvoer is, zoals standaard ingesteld op de rapporten, rechtstreeks naar de [Printer] of naar een [print Voorbeeld] zodat de uitvoer eerst gecontroleerd kan worden. Met de knop [Uitvoer] kan een afwijkende uitvoermethode en een bestandslocatie gekozen worden. Nieuwe velden vrije rapporten Voor het creëren van eigen rapporten kan gebruik gemaakt worden van de optie vrije rapporten. Voor deze vrije rapporten (Rapporten => Vrije rapporten) zijn 8 nieuwe velden beschikbaar gekomen. De onderstaande velden zijn toegevoegd. Veld in vrije rapporten Advo. Wederpar. Pl.naam huisad Advo. Wederpar. Pl.naam postad Cliënt plaatsnaam huisadres Cliënt plaatsnaam postadres Wederpartij pl.naam huisadres Wederpartij pl.naam postadres Toevoeging soort Toevoeging code Veld op de kaart Plaatsnaam van het huisadres van de advocaat van de wederpartij. Plaatsnaam van het postadres van de advocaat van de wederpartij. Plaatsnaam van het huisadres van de cliënt. Plaatsnaam van het postadres van de cliënt. Plaatsnaam van het huisadres van de wederpartij. Plaatsnaam van het postadres van de wederpartij. Soort toevoeging (zaakkaart vak Toevoeging). Code horende bij de soort toevoeging (zaakkaart vak Toevoeging). Facturen opslaan per dossier Algemeen Bij het maken van alle facturen (Financieel => Alle Facturen maken) was in de vorige versies van Legal Eagle de uitvoer altijd in één Word document. In het document zijn alle facturen achter elkaar geplaatst en diende u altijd zelf de afzonderlijke facturen te splitsen. Deze handeling, het splitsen, kan nu automatisch gebeuren tijdens het maken van het document, de afzonderlijke documenten worden in de documentenmap (dit is de sub map die gelijk is aan het zaaknummer) opgeslagen. Deze optie is alleen te gebruiken en in te stellen als u gebruik maakt van documentbeheer. Sdu Uitgevers november

20 De mogelijkheid facturen separaat op te slaan is alleen mogelijk met de LeXmlModellen. De oude Lemodellen (de modellen met de <f > samenvoegvelden) worden niet meer onderhouden door Sdu. Samenvoeg-macro Het maken van een model gebeurt door middel van een macro welke in de opstartmap van Word geplaatst is. Deze macro dient u vooraf eenmalig te vervangen. Vraag eventueel uw systeembeheerder om deze macro voor u te plaatsen. In de installatiemap van Legal Eagle staat de sub-map lexmlmodel, hierin bevindt zich het bestand LeXmlModel.dot. Dit bestand dient u in de opstartmap van Word te plaatsen. De opstartmap van Word kunt u openen door in Word te kiezen voor achtereenvolgens Opties => Geavanceerd => in dit venster scrolt u naar beneden naar het onderwerp Algemeen. Klik hier op de knop [Bestandslocaties ]. Dubbelklik op de regel Opstarten : Er opent zich een leeg venster. Sleep vanuit de Windows verkenner het bestand LeXmlModel.dot naar het lege venster, overschrijf het bestaande bestand (het venster blijft leeg). U kunt controleren of het juiste bestand geplaatst is door in Word te kiezen voor het tabblad Invoegtoepassingen. De invoegtoepassing voor xml-modellen dient te voorzien zijn van versienummer v Fragment van het tabblad Invoegtoepassingen in Word. Instellingen voor opslaan per document Allereerst dient u ervoor zorg te dragen dat Documentbeheer in Legal Eagle aanstaat. Kies voor menu Extra => Kantoorinstellingen. Hier zet u documentbeheer aan door een vinkje te zetten bij Documentbeheer (1). Er moet een map opgegeven zijn waar de documenten geplaatst worden. U kunt deze map handmatig invullen of gebruik maken van de knop locatie via de verkenner aan te wijzen (2). om de juiste Als u al gebruik maakt van documentbeheer kunt u de instellingen ongemoeid laten. Sdu Uitgevers november

21 Pas als de instellingen voor Documentbeheer gemaakt zijn verschijnt er op het tabblad Financieel de mogelijkheid om de instelling Facturen opslaan per dossier aan te zetten. Documentbeheer staat aan. (fragment van het tabblad Financieel ) Als Documentbeheer bij kantoorinstellingen niet aanstaat, is op tabblad Financieel de optie Facturen opslaan per dossier niet zichtbaar. Documentbeheer staat uit. (fragment van het tabblad Financieel ) Sdu Uitgevers november

22 Zet het vinkje bij Facturen opslaan per dossier (3) om de facturen ook separaat op te slaan. De documenten worden opgeslagen in de ingestelde locatie bij documentbeheer (2) in een submap waarvan de naam gelijk is aan het dossiernummer. Klik op de knop [Opslaan]. Facturen maken Maak in Legal Eagle de facturen of concept-facturen zoals u gewent bent via menu Financieel => Alle Facturen maken. Open Word om de facturen in te lezen in het model wat u gewoonlijk hiervoor gebruikt door middel van Invoegtoepassingen => Document maken (v ). U krijgt tijdens het maken van de facturen de voortgang te zien. Als een dossierfolder niet bestaat verschijnt onderstaande vraag. Als u deze beantwoord met Nee, wordt de factuur voor die folder (dossier) niet separaat opgeslagen. Sdu Uitgevers november

23 Na het samenvoegen van alle (concept) facturen verschijnt de verzamelfactuur zoals u gewent bent. Deze verzamelfactuur kunt u gebruiken om alle gemaakte facturen in een keer uit te printen. De apart opgeslagen (concept) facturen staan in de dossiermap in de, bij de kantoorinstellingen ingestelde, documentenmap. De facturen worden opgeslagen als Factuur_####.docx (#### staat voor het declaratienummer). De conceptfacturen worden opgeslagen als Factuur_CONCEPT.docx. Het bestand Factuur_CONCEPT wordt elke keer bij het maken van conceptfacturen voor hetzelfde dossier overschreven. Als u een conceptfactuur wilt bewaren dient u deze eerst zelf te hernoemen. Kolom 'Incl. Btw' op historie tabblad Op het Historie tabblad van de zaakkaart en relatiekaart werd de kolom 'Incl. Btw' pas daadwerkelijk met een btw-bedrag gevuld als er een (concept) declaratie gemaakt was. Dit is nu veranderd. De kolom incl Btw wordt direct na het schrijven van een nieuwe betaalregel gevuld met het bedrag inclusief btw. Fragment van het tabblad Historie van de zaakkaart Vermelding relatienummer scherm openstaande posten Sdu Uitgevers november

24 Op het scherm van de openstaande posten was behoefte aan het relatienummer. De koptekst van het scherm is daarvoor aangepast. In de koptekst is nu het relatienummer opgenomen daarbij is de indeling in zijn geheel aangepast en overzichtelijker gemaakt. Bij het selecteren van een opeenstaande post wordt in de koptekst de items dossiernummer, dossiernaam, relatie, datum en dus nu ook het relatienummer vermeld. Linkerkant van de koptekst van het openstaande postenscherm Rechterkant van de koptekst van het openstaande postenscherm Sdu Uitgevers november

25 Legal Eagle Nieuw in versie : o Kostenplaats voor licentienemers in export externe boekhouding. o Rapport gefactureerde/nog te factureren verschotten. o Skype integratie. o Performance test. o Export vcard van een relatie. o IBAN rekeningnummer per fee-eaner. Diverse functionele verbeteringen. Diverse Kleine bug fixes. In de nieuwe release van Legal Eagle zijn diverse nieuwe functies en verbetering opgenomen. Zo is het samenvoegen van alle facturen versneld en zijn er in samenspraak met onze gebruikers meerdere verbeteringspunten doorgevoerd. Daarnaast is de export naar MijnRvR nu volledig waardoor het overnemen van deze gegevens naar MijnRvR nu geheel automatisch gaat. Kostenplaats voor licentienemer in export naar externe boekhouding Vooraf In de versie Legal Eagle met integratiemodule is er een mogelijkheid om een kostenplaats op te geven. Deze kostenplaats is opgenomen voor de export. Indien u aangeeft dat u de kostenplaats wilt exporteren wordt de kostenplaats alleen voor nieuwe declaraties geëxporteerd. (Dit betreft dus alleen de declaraties gemaakt nádat de functie kostenplaats is aangezet). Bij de export wordt de kostenplaats opgenomen in het bestand EXPORTDEC_jjjjmmdd_inc_deb.xml (uitgaand van de standaard naamgeving). In andere uitvoerbestanden wordt de kostenplaats niet meegenomen. De kostenplaats wordt opgenomen voor de bladzijde en declaratieregel. De kostenplaats van de bladzijde (veld <blz_kstplaats> in het exportbestand) is de opgegeven kostenplaats van de dossiereigenaar. Voor de geschreven declaratieregel (veld <reg_kstplaats> in het exportbestand) is de opgegeven kostenplaats die van de licentienemer die is opgegeven bij de declaratieregel. Let op! U dient de juiste rechten te hebben binnen Legal Eagle om deze wijzigingen te mogen uitvoeren. Log in met een gebruiker welke systeembeheerrechten bezit in Legal Eagle. Voor het aanbrengen van de veranderingen dient iedereen behalve u Legal Eagle te hebben afgesloten. Als er bij kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen], of bij licentienemers, menu [Extra Licentienemers], instellingen gewijzigd worden, dient u na deze veranderingen altijd te kiezen voor de optie Schoonmaken, menu [Extra Schoonmaken], om deze veranderingen door te voeren. Sdu Uitgevers november

26 Instellen kostenplaats Om de kostenplaats mee te nemen in het exportbestand, dient u dit op 2 plaatsen in te stellen. Bij de kantoorinstellingen geeft u aan om met de kostenplaats te werken (u zet deze voor iedereen aan of uit). Op de detailpagina van de licentienemer kunt u de naam opgeven van de kostenplaats, deze naam kan voor elke licentienemer uniek zijn. Om de kostenplaats mee te nemen in de export, dient deze aan gezet te worden op het tabblad Integratie van de kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen]. De naam van de kostenplaats dient u op te geven op het tabblad Boekhouding bij de Details van de licentienemer, menu [Extra Licentienemers]. De naam kan maximaal 15 posities bevatten. Sdu Uitgevers november

27 Rapport verschotten Nieuw is het financiële rapport Verschotten, menu [Rapporten Financieel Verschotten]. Met dit rapport kunt u een overzicht maken van alle gefactureerde en nog te factureren verschotten. Het rapport bevat diverse selecties en filters, welke hieronder besproken worden, zodat een nauwkeurig rapport gemaakt kan worden. Sdu Uitgevers november

28 Uitleg selectie en filters Met de filters van het rapport Verschotten kunt u de volgende instellingen bewerkstelligen. Datumbereik: Wie: Het filter Datumbereik kent de volgende mogelijkheden; Het datumbereik heeft een begindatum in het veld Van: en een Tot en met: datum. Als deze velden ingevuld zijn worden alleen de verschotten meegenomen in dit datumbereik. Als beide velden leeg zijn worden alle verschotten meegenomen. Het filter Wie kent 2 opties te weten; 1. Eén: Alleen de verschotten ingeboekt voor de geselecteerde fee-earner worden meegenomen. 2. Alle: Alle verschotten worden meegenomen. Zaaksoort Het filter Zaaksoort kent 2 opties te weten; 1. Leeg [ Geen selectie ]: Alle zaken worden meegenomen. 2. Selectie: Zaken met de geselecteerde zaaksoort (veld Soort op zaakkaart) worden meegenomen. Betaaltype Cliënt Zaak Het filter Betaaltype kent 2 opties te weten; 1. Leeg [ Geen selectie ]: Alle zaken worden meegenomen. 2. Selectie: Zaken met het geselecteerde betaaltype (veld Fin op zaakkaart) worden meegenomen. Het filter Cliënt kent 2 opties te weten; 1. Leeg [ Geen selectie ]: Alle zaken worden meegenomen. 2. Selectie: Alleen zaken voor selecteerde cliënt worden meegenomen. Het filter Zaak kent 2 opties te weten; 1. Leeg [ Geen selectie ]: Alle zaken worden meegenomen. 2. Selectie: Alleen de geselecteerde zaak wordt meegenomen. Sdu Uitgevers november

29 BTW Het filter BTW bevat de bij u in Legal Eagle aanwezige BTW codes met als soort: Betalen, zoals bij het CodeSysteem ingevoerd. In deze lijst kunt u aangeven welke verschotten met een specifieke BTW code worden meegenomen in het rapport. De BTW code kunt u bij het inboeken van het verschot opgeven. Bedragen Titel Het filter Cliënt kent 3 opties te weten; 1. Alle: Alle verschotten worden meegenomen. 2. Te declareren: Alleen de te declareren verschotten worden meegenomen. 3. Gedeclareerde: Alleen de Gedeclareerde verschotten worden meegenomen. Subtitel Bij Titel kunt u een titel van het rapport opgeven. Standaard is: Verschotten Bij subtitel kunt u een subtitel opgeven. Standaard is een overzicht van de gemaakte selectie. Voorbeeld rapport Hieronder een voorbeeld van de uitkomst van het rapport Verschotten. Sdu Uitgevers november

30 Bellen via Skype (VOIP) Vooraf Het is mogelijk gemaakt om voor een geselecteerde relatie vanaf de relatiekaart direct een Skypesessie te starten. Deze functionaliteit zit alleen ingebouwd in Legal Eagle met integratie en Legal Eagle met boekhouding. Voordat u met Skype kunt werken dient de functie aangezet te worden. Hierna kunt u per Legal Eagle gebruiker toestemming verlenen om van deze functionaliteit gebruik te maken. Let op! Op de PC/server waarop Legal Eagle uitgevoerd wordt, moet Skype geïnstalleerd staan. Deze installatie dient u zelf of uw systeembeheerder uit te voeren. Skype kunt u downloaden vanaf Als Skype niet geïnstalleerd of niet benaderbaar is op uw systeem krijgt u, als u Skype probeert te starten vanaf de relatiekaart, de volgende melding. Als u deze melding krijgt controleer of Skype bij en/of te benaderen is vanaf uw machine. Raadpleeg eventueel uw systeembeheerder. Instellingen voor gebruik Skype Om van Skype gebruik te kunnen maken dient u twee afzonderlijke instellingen te maken. Eén op kantoorniveau en één op gebruikersniveau. Om Skype voor het gehele kantoor beschikbaar te maken dient u de volgende instelling uit te voeren in het menu Kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen] tabblad Integratie. Zet het vinkje aan bij Skype gebruiken, om in beginsel het gebruik van Skype toe te staan. Sdu Uitgevers november

31 Naast de instelling op kantoorniveau dient u de gebruikers persoonlijk toestemming te geven om Skype te mogen gebruiken. Bij menu [Extra Persoonlijke instellingen] tabblad Overige, dient u het vinkje te zetten bij Skype gebruiken. De instelling Skype gebruiken wordt automatisch uitgezet als Skype op kantoorniveau, bij kantoorinstellingen, uitgezet wordt. Sdu Uitgevers november

32 Skype op de relatiekaart Op de relatiekaart is een nieuw vak Skype toegevoegd met het veld Skype met:. Note. Het vak Skype is alleen zichtbaar als de gebruiker daartoe binnen Legal Eagle het recht heeft. Legal Eagle controleert niet of Skype is geïnstalleerd. Zie onder vooraf van dit item. Het veld Skype met: dient een naam te bevatten waaronder de relatie een Skype-account heeft aangemaakt, dit is een unieke gebruikersnaam waarmee de relatie zich aanmeldt bij Skype. Dit kan een zelfgekozen naam zijn of een Microsoft Account, in dat laatste geval staat er in dit veld een adres. Meer informatie over welke soorten accountnamen voor Skype er zijn en het gebruik van deze kunt u vinden op: De Skype-accountnaam van de relatie kunt u net als de andere relatiegegevens invoeren, opslaan en bewerken. Sdu Uitgevers november

33 Het starten van een Skypesessie Om een Skype sessie te starten klikt u op de Skypebutton naast het veld Skype met:. Na het klikken op de button krijgt u het dialoogvenster Skypesessie starten te zien. De accountnaam kan in dit venster voor de te starten Skypesessie eventueel nog aangepast worden. Hiermee wordt niet de Skypenaam op de relatiekaart gewijzigd. (Dit kunt u gebruiken om incidenteel een ander account te bellen.) In dit venster kunt u ook kiezen om de camera voor deze sessie aan te zetten door de checkbox aan te vinken, deze staat standaard nooit aangevinkt. Door op te klikken wordt de Skypesessie gestart, met de knop wordt het opzetten van de sessie afgebroken. Sdu Uitgevers november

34 Performance test Vooraf Het kan voorkomen dat vertragingen op het netwerk de werking van Legal Eagle kan vertragen of soms zelfs verstoren. In Legal Eagle is nu een tool aanwezig om de snelheid op uw netwerk te meten. Dit is om een indicatie te kunnen krijgen van de snelheid van het verkeer op uw netwerk. De performance test opent, schrijft en leest een bestand op de locatie waar de Legal Eagle data staat en geeft een resultaat weer. Dit resultaat is afhankelijk van meerdere factoren in uw netwerk en de verrichtingen daarop. De resultaten kunnen voor zowel uw systeembeheerder als voor Sdu helpdesk een indicatie zijn. Het is daarom ook niet meer dan een hulpmiddel. De test uitvoeren De ingebouwde performance test kunt u vinden onder menu [Extra Performance]. Op bovenstaand scherm kunt u aangeven: 1. Bij Bestandslocatie ; Wat de bestandslocatie is van de Legal Eagle data folder. Standaard staat de locatie ingevuld zoals in het instellingen scherm van de gebruiker staat. Als de ingevulde locatie niet de juiste locatie is waar uw data staat, kunt u deze veranderen met de knop. Browse naar de LEDATA map van Legal Eagle en klik op OK. 2. Bij Openen en sluiten zaaktabel en Schrijven bestand ; Hier vult u een aantal in wat u wilt meten. Ons advies is om deze gegeven niet aan te passen. 3. Klik op om de test te beginnen. Sdu Uitgevers november

35 Rechts onderin uw scherm wordt een voortgang van de performance test getoond. Na het uitvoeren van de test worden de resultaten in het onderste venster zichtbaar: Op een lokale machine (stand alone/laptop) zonder netwerk, zullen de resultaten in de orde van grote zijn zoals onderstaande afbeelding. Fragment van het Performance venster Op een machine welke gebruik maakt van een netwerk zullen de resultaten beduidend lager zijn. Een niet al te snel netwerk zou de volgende resultaten kunnen geven. Fragment van het Performance venster Denkt u te twijfelen aan de snelheid van uw netwerk dan kunt u uw systeembeheerder vragen deze te testen, de performancetest kan daarbij behulpzaam zijn. Sdu Uitgevers november

36 Export relatie naar vcard vcard is een bestandstype en standaard voor de uitwisseling van persoonsgegevens, voornamelijk voor elektronische visitekaartjes. Het is in Legal Eagle nu mogelijk om de relatiegegevens van een relatiekaart te exporteren naar het formaat vcard. Het exportbestand kunt u dan bijvoorbeeld in Outlook contacten importeren. U kunt de gegevens exporten door gebruik te maken van de nieuwe button op de relatiekaart: Fragment van de basisgegevens op de Relatiekaart Nadat u op de button heeft geklikt krijgt u de mogelijkheid om de locatie van het vcard bestand te selecteren, als standaard wordt de Export folder (indien aanwezig) onder de Legal Eagle programmamap gebruikt. Nadat het bestand is aangemaakt krijg u een bevestiging inclusief bestandsnaam (de bestandsnaam is altijd gelijk aan het veld Alfabetisch van de relatiekaart). U kunt nu met de verkenner naar de opslaglocatie browsen en hoeft alleen maar op het aangemaakte bestand te dubbel klikken. (de naam DAM is de naam van de relatie en zal dus altijd verschillend zijn). Indien uw standaard programma het inlezen van vcards ondersteund, zal deze een scherm openen om de vcard te importeren. Sdu Uitgevers november

37 IBAN rekeningnummer per fee-earner Vanuit onze gebruikersgroep kwam de wens om per licentienemer een bankrekeningnummer op te nemen zodat deze gegevens gebruikt kunnen worden in de XML Modellen. Zo kunt U het IBAN/bankrekening opnemen in uw declaratie model indien voor elke licentienemer een eigen bankrekening wordt gebruikt. Het IBAN banknummer kunt u opgeven bij de algemene gegevens van de licentiehouder op het licentienemer scherm, menu [Extra Licentienemers] knop Details. Tevens wordt de BIC bankcode toegevoegd. Fragment van het Licentienemer scherm De volgende samenvoegvelden in de XML uitvoerbestanden zijn hiervoor gereserveerd: Onderdeel Veld Inhoud veld ZAAK <AdvoBIC> BIC code van de bank ZAAK <AdvoIBAN> IBAN Deze velden zijn alleen beschikbaar voor de LeXmlModellen, niet voor de LeModellen. Note: Als u nog gebruik maakt van de oude modellen, de modellen met de f-codes, kunt u geen gebruik maken van uitbreidingen die plaats vinden in de samenvoegvelden. Het aantal te gebruiken velden in de oude modellen is beperkt en zijn allemaal in gebruik. Wij adviseren u uw modellen over te zetten naar de nieuwe XML modellen als u gebruik wilt maken van deze en toekomstige uitbreidingen van velden in de modellen. Sdu Uitgevers november

38 Soort organisatie opgenomen in Codesysteem Het codesysteem Nieuw is de tabel organisatiesoorten in het Codesysteem waarin uzelf organisaties kunt bijhouden. Om in de behoefte te kunnen voorzien om bij relaties ook andere organisatiesoorten op te kunnen slaan, zoals bijvoorbeeld Kerkgenootschap, zijn de codes en omschrijvingen voor Soort organisatie nu door de gebruiker te beheren in het nieuwe Codesysteem. Via menu [Extra Codesysteem], komt men bij het beheervenster: Selecteer de regel ORG (Organisatiesoorten) en klik op het tabblad Codes. Sdu Uitgevers november

39 Oorspronkelijk staan daar de volgende items: De codes zijn via deze tab te beheren. U kunt zelf naar behoefte nieuwe codes toevoegen, wijzigen of verwijderen. Note. Als een organisatiecode eenmaal op een relatiekaart is gebruikt kunt u deze code niet zonder meer verwijderen, daarvoor dienen eerst bij de relaties met die relatiecode een andere code toegekend te worden. Sdu Uitgevers november

40 Het zoekvenster In het zoekvenster voor relaties, welke u via een relatieknop op tabblad Relaties van de zaakkaart oproept, is ook een lijst toegevoegd waarmee op soort organisatie gezocht kan worden. De organisatiecode en de omschrijving daarvan kunnen ook worden gebruikt als samenvoegveld in de LeXmlModellen. Hiervoor geld het volgende. Voor de Omschrijving van de organisatie is het veld <ClientOrg> gebruikt. Dit veld was al aanwezig in het samenvoegbestand en blijft onveranderd. Nieuw is het samenvoegveld <ClientOrgCode> hierin staat de Code van de tabel ORG Fragment van het tabblad Codes van het Codesysteem Sdu Uitgevers november

41 Behalve de organisatiecode van de cliënt kan ook de organisatiecode van een wederpartij, derde, partner of instantie in een document worden opgenomen. Voor de omschrijving van deze codes bestaan ook al de veldcodes: <WpOrg>, <DerdeOrg>, <PartnerOrg> en <InstOrg>. Voor de organisatiecodes zijn nieuwe, corresponderende velden aangemaakt in het uitvoerbestand. Dit zijn: <ClientOrgCode>, <WpOrgCode>, <DerdeOrgCode>, <PartnerOrgCode> en <InstOrgCode>. Deze samenvoegvelden zijn alleen beschikbaar voor de LeXmlModelen, en niet voor LeModelen. Onderdeel Veld Inhoud veld ZAAK <ClientOrgCode> Organisatiecode Cliënt ZAAK <WpOrgCode> Organisatiecode Wederpartij ZAAK <DerdeOrgCode> Organisatiecode Derde ZAAK <PartnerOrgCode> Organisatiecode Partner ZAAK <InstOrgCode> Organisatiecode Instantie ZAAK <ClientOrg> Omschrijving code Cliënt ZAAK <WpOrg> Omschrijving code Wederpartij ZAAK <DerdeOrg> Omschrijving code Derde ZAAK <PartnerOrg> Omschrijving code Partner ZAAK <InstOrg> Omschrijving code Instantie Note: Als u nog gebruik maakt van de oude modellen, de modellen met de f-codes, kunt u geen gebruik maken van uitbreidingen die plaats vinden in de samenvoegvelden. Het aantal te gebruiken velden in de oude modellen is beperkt en zijn allemaal in gebruik. Wij adviseren u uw modellen over te zetten naar de nieuwe XML modellen als u gebruik wilt maken van deze en toekomstige uitbreidingen van velden in de modellen. Sdu Uitgevers november

42 Cardec Credit Check Vooraf Vanaf versie is het mogelijk om in de modules Legal Eagle met Integratie en Legal Eagle met Boekhouding een Credit Check te doen voor natuurlijke personen. Dit gaat door middel van een koppeling vanaf de relatiekaart met Cardec. Met één druk op de knop kunt u de verwachte betalingen van uw cliënt controleren. Cardec is een externe partij en valt niet binnen de verantwoording van Sdu. U dient derhalve eerst een abonnement bij Cardec af te sluiten. Cardec Facturen die niet of die te laat betaald worden waardoor u een financieel risico loopt, herkenbaar? Om een goede inschatting te maken van de risico's die u loopt is een grondige toetsing van de kredietwaardigheid van groot belang. Cardec biedt u bedrijfsrapporten met zeer uitgebreide bedrijfsinformatie zoals informatie over de bestuurders, rechtszaken, informatie over de kredietscore en informatie over verwachte betalingen. Zo bent u al in de beginfase op de hoogte van de kredietwaardigheid van uw klant en kunt u een goede, weloverwogen beslissing nemen ten aanzien van de aanname van deze nieuwe klant. Mogelijke risico's voor uw liquiditeitspositie kunt u daardoor vermijden. Voor meer informatie over Cardec Credit Check kunt u vinden op: Instellingen Bij kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen] tabblad Integratie, kunt u aangeven dat u de Cardec koppeling wilt gebruiken. De volgende velden dient u in te vullen om de koppeling te kunnen gebruiken. (Deze instelling kunt u te allen tijde maken ook zonder abonnement bij Cardec echter ontvangt u geen resultaat.) Sdu Uitgevers november

43 Server: Hier geeft u de URL op naar de web service van Cardec. Normaal gesproken geeft u hier op. Dit staat standaard ingesteld. Indien u deze URL aanpast dient u dit in overleg met Cardec te doen. APIKey: Hier vult u de APIKey in die u ontvangt van Cardec. Test APIKey: Deze key wordt gebruikt om de aanroep naar Cardec te testen. Druk op de knop Test om te controleren of er een resultaat verschijnt. Relatiekaart Op de relatiekaart kunt u het Cardec scherm openen door op de knop naast het veld Siteid te drukken. Deze knop is alleen beschikbaar als de Relatie type een persoon betreft. Fragment van de Basisgegevens van de Relatiekaart Cardec scherm Op onderstaande scherm kunt u eventueel de persoonsgegevens aanpassen voor wie u een Credit Check wilt doen. De velden gemarkeerd met een * zijn verplichte velden. Sdu Uitgevers november

44 Met de knop kunt u controleren of er een koppeling is met Cardec. Om daadwerkelijk de check uit te voeren kiest u voor de knop verlopen is krijgt u de volgende melding:. Als de Check correct Het resultaat van de Credit Check kunt u onder Resultaat direct bekijken. Fragment Resultaat van het Cardec scherm De betekenis van de gegevens, welke door Cardec verstrekt en in het resultaatvenster verschijnen worden door Cardec zelf toegelicht. Al de resultaten van een cliënt worden door Legal Eagle voor u opgeslagen. Dit houdt in dat als u meerdere keren voor een cliënt een check gedaan heeft u deze kunt nazien. Sdu Uitgevers november

45 Op het tabblad Alle kunt u alle resultaten van de Credit Check voor de geselecteerde relatie bekijken. In de lijst wordt bijgehouden wanneer er een check gedaan is en de resultaat-code. Als u een regel selecteert worden de score weergegeven. Sdu Uitgevers november

46 Export naar MijnRvR fase 2 Vooraf Vanaf de vorige release, versie , is het mogelijk om toevoegingen te exporteren naar in deze versie (2.22.0) is deze functionaliteit nu verder uitgebreid. In de release notes van versie staat bij Export naar MijnRvR uitvoerig beschreven hoe u een export kan maken en deze uploaden naar MijnRvR. Het maken en uploaden is niet veranderd, de velden welke overgenomen wordt naar MijnRvR is nu weergegeven en te beheren op een apart tabblad. Hieronder staan de aanvullingen daarop beschreven. Let op! Het is van belang dat de gegevens welke nodig zijn voor een aanvraag bij MijnRvR, op de zaakkaart en op de relatiekaart volledig ingevuld zijn. Op de hieronder besproken tabbladen kunnen alleen gegevens ingevoerd worden welke niet specifiek op de zaak- of relatiekaart voorkomen. Tabblad MijnRvR Op de zaakkaart is een tabblad MijnRvR beschikbaar. Het tabblad is alleen te benaderen als een dossier de financiële afhandeling, Op toevoeging heeft staan in het vak Financieel. Fragment van het tabblad Algemeen van de zaakkaart Het tabblad MijnRvR bevat alleen dan gegevens als er minimaal een Soort toevoeging is ingevuld in het vak Toevoeging op het tabblad Algemeen. Fragment van het tabblad Algemeen van de zaakkaart Sdu Uitgevers november

47 Het bovenste gedeelte van het tabblad MijnRvR bevat een kopie van het raster Toevoeging zoals deze ook te zien is op het tabblad Algemeen van de zaakkaart. Fragment van het tabblad MijnRvR van de zaakkaart Het onderste gedeelte van het tabblad MijnRvR bestaat uit 7 sub-tabbladen waarop de gegevens ingevuld zijn en/of ingevuld dienen te worden om de aanvraag compleet te maken. Sub-tabbladen: Client(e), Leefsituatie, Partner en Adres Op deze sub-tabbladen staan de gegevens omtrent Cliënt(e), Leefsituatie, Partner en Adres. Deze gegevens kunnen hier niet aangepast worden omdat er dan een dubbele registratie van gegevens zou ontstaan binnen Legal Eagle. Eventueel afwijkende gegevens ten opzichte van de gegevens in Legal Eagle kunnen op de site van MijnRvR aangepast worden, zodat de gegevens in Legal Eagle niet veranderen. Fragment van het tabblad MijnRvR van de zaakkaart De gegevens op deze 4 tabbladen worden direct overgenomen van de relatiekaart. De gegevens op deze tabbladen kunt u hier dus niet aanpassen. Indien u de gegevens wilt wijzigen dient u dit op de relatiekaart aan te passen. Om de gegevens op de relatiekaart aan te passen kunt u gebruik maken van de knop De bijbehorende kaart wordt geopend. U kunt de gegevens op de relatiekaart wijzigen op de manier zoals u gewend bent. Na het opslaan en sluiten van de relatiekaart worden de gegevens automatisch overgenomen op het betreffende sub-tabblad van MijnRvR. Sdu Uitgevers november

48 Sub-tabblad: Zaak1 De gegevens op sub-tabblad Zaak1 komen gedeeltelijk vanuit het dossier en een klein gedeelte (rood omkaderd) kunt u hier zelf invullen. Fragment van het tabblad MijnRvR van de zaakkaart Velden welke overgenomen worden van het dossier staan gekenmerkt met *(zie..). Deze velden kunt u alleen op de aangegeven plaats corrigeren, dus niet op dit tabblad. Voor het veranderen van de overige gegevens, klikt u op de knop Wijzig. Na het invullen van de ontbrekende gegevens sluit u dit tabblad af met Opslaan. Sub-tabblad: Zaak2 Op het sub-tabblad Zaak2 kunt u op 2 regels na (blauw omkaderd) alle gegevens hier invullen. Fragment van het tabblad MijnRvR van de zaakkaart Klik op de knop Wijzigen om de ontbrekende gegevens in te vullen en sluit af met Opslaan. Ook hier geldt dat de gegevens welke vanuit het dossier overgenomen worden gekenmerkt zijn met *(zie.). Sdu Uitgevers november

49 Sub-tabblad: Bijzonderheden Op het sub-tabblad Bijzonderheden kunt u alle gegevens naar behoefte hier invullen. Fragment van het tabblad MijnRvR van de zaakkaart Om de gegevens te wijzigen klikt u op de knop Wijzigen. Zet de vinkjes welke betrekking hebben op deze zaak en sluit af met de knop Opslaan. Goed om te weten Alle gegevens op de 7 sub-tabbladen komen overeen met de gegevens zoals deze ingevoerd dienen te worden op de site MijnRvR. De velden welke zichtbaar zijn op de tabbladen is afhankelijk van het soort toevoeging (civiel, straf, asiel of vreemdeling). Als u velden in gaat vullen op de laatste sub-tabbladen (Zaak1, Zaak2 en Bijzonderheden) kunt u op de knop Wijzigen klikken en zonder op te slaan tussen deze tabbladen switchen. Als u alle velden op deze tabbladen ingevuld heeft klikt u op Opslaan. Sdu Uitgevers november

50 Filter voor fee-earners op het historie tabblad Vooraf Op de zaakkaart én de relatiekaart is een filter toegevoegd om te kunnen filteren op de geschreven regels van één fee-earner. Op de zaak- en relatiekaart staat op het tabblad Historie, een lijst met transacties van alle feeearners welke aan deze zaak werken. Op deze lijst kan gefilterd worden op de soort transacties die in de lijst worden getoond. Nieuw is een filter op de fee-earner. Hiermee kan een fee-earner controleren hoeveel tijd er in het dossier gewerkt/geschreven is. Dit is o.a. van belang om bijvoorbeeld een uitbetaling van de raad als omzet aan verschillende fee-earners toe te wijzen. De nieuwe filtermogelijkheid Tot nu toe kon er op het historie tabblad alleen gefilterd worden op Alle, Openstaand, Voldaan of Te declareren regels via keuzerondjes. Fragment van het tabblad Historie (situatie tot versie ) Deze filter mogelijkheid is vervangen door een venster welke op te roepen is via de knop Naast de knop Filter staat vermeld welk filter ingesteld is. Sdu Uitgevers november

51 Door op de knop te drukken wordt een dialoogvenster opgeroepen waarmee het filter ingesteld kan worden. Behalve de bestaande opties is hier ook de nieuwe optie te vinden namelijk Fee-earner. Bij selecteren van de optie Fee-earner wordt een lijst zichtbaar waarin alleen de initialen voorkomen van fee-earners die ook in de lijst van transacties terug te vinden zijn. De lijst met feeearners varieert dus van kaart tot kaart. Na de selectie van een fee-earner klikt u op de knop OK om dit te bevestigen. Het venster wordt gesloten, en het filter wordt op de lijst toegepast. Tevens wordt het opschrift naast de Filter-knop aangepast aan de gekozen filterinstelling: Sdu Uitgevers november

52 Bij het oproepen van de relatie- of de zaakkaart is de filterinstelling altijd standaard: Alle. De door u gewijzigde filterinstelling blijft bewaard zolang de kaart open blijft, dus bij navigeren tussen de tabbladen maar ook bij het selecteren van een andere relatie of zaak. Note. Als u in het historie tabblad filtert op één fee-earner en u selecteert een andere zaak waar deze fee-earner geen regels geschreven heeft, dan wordt er niets in de lijst getoond. Pas het filter aan of sluit en open de kaart zodat het filter op Alle gezet wordt en alle geschreven regels zichtbaar. Sdu Uitgevers november

53 Versnellen samenvoegen LeXmlModel Vooraf Het samenvoegen van meerdere documenten in Microsoft Word kan lang duren als het om veel documenten gelijktijdig gaat, denk hierbij aan de optie Alle facturen maken. Dit is in de nieuwe versie van Legal Eagle enorm verbeterd. Let op! In deze release is een nieuw LeXmlModel.dot bestand meegeleverd in de map \LE\lexmlmodel. Om van deze verbetering gebruik te kunnen maken dient dit bestand in de opstartmap (STARTUP) van Microsoft Word komen te staan. Hoe u dit bestand kunt plaatsen in de opstartmap staat beschreven in de handleiding LegalEagle(XML)Model_Installatie_in_3_stappen.pdf. Na het plaatsen van het nieuwe LeXmlModel.dot bestand dient bij het samenvoegen in Microsoft Word de knop Document maken bij het menu Invoegtoepassingen te zijn veranderd in Document maken (v ), dit geld alleen voor de LeXmlModellen. Fragment van Microsoft Word menu Invoegtoepassingen Hebt u in Word de tekst Document maken (v ) staan dan beschikt u over de nieuwe samenvoegfunctionaliteit. Is dit niet zo dan is de plaatsing van het bestand LeXmlModel.dot niet correct gegaan. Voer de plaatsing nog een keer uit of vraag uw systeembeheerder dit te doen. Performanceverbetering Het samenvoegen van bijvoorbeeld declaraties ging langzaam indien er veel declaraties werden aangemaakt. De macro die dit samenvoegen uitvoert, is efficiënter gemaakt waardoor het samenvoegen nu veel sneller verloopt. Bovendien wordt er tijdens het samenvoegen een venster getoond waarin de voortgang van het samenvoegen gevolgd kan worden. Door de manier waarop Microsoft Word het samenvoegen afhandelt zal het ook nu nog onvermijdelijk zijn dat het samenvoegproces voor Legal Eagle documenten vooral voor grotere aantallen documenten op den duur enigszins vertraagt, wat dan ook is te merken aan het tempo waarin de teller in voortgangsvenster oploopt. Hier is helaas weinig aan te verbeteren. Sdu Uitgevers november

54 Referentie- en Telefoonveld voor factuur partij Toegevoegd is op het tabblad Relaties van de zaakkaart een veld Referenties en een veld Telefoonnummer voor een te factureren partij. Extra velden samenvoegbestand De velden Referentie en telefoonnummer voor de Factuur partij zij ook opgenomen in het samenvoegbestand. Dit geld alleen voor de LeXmlModellen. In het samenvoegbestand zijn voor deze toegevoegde velden twee veldcodes gemaakt: <FakRef> voor de referentie en <ZaakFakTel> voor het telefoonnummer. Tevens is geconstateerd dat de samenvoegvelden voor de telefoonnummers van Cliënt en Wederpartij van het tabblad Relaties ontbraken in het samenvoegbestand, hiervoor zijn veldcodes: <ZaakClientTel> en <ZaakWpTel> toegevoegd. Deze samenvoegvelden zijn alleen beschikbaar voor LeXmlModel, en niet voor LeModel. Note: Als u nog gebruik maakt van de oude modellen, de modellen met de f-codes, kunt u geen gebruik maken van uitbreidingen die plaats vinden in de samenvoegvelden. Het aantal te gebruiken velden in de oude modellen is beperkt en zijn allemaal in gebruik. Wij adviseren u uw modellen over te zetten naar de nieuwe XML modellen als u gebruik wilt maken van deze en toekomstige uitbreidingen van velden in de modellen. Sdu Uitgevers november

55 Percentage van de uurtarieven vast opgeven Vooraf Door veel gebruikers wordt de reistijd zo goed als altijd voor een lager percentage dan 100% doorbelast bij het declareren. Hetzelfde geld voor bijvoorbeeld dossierstudie. Het is nu mogelijk gemaakt om bij actiecodes een standaardpercentage van het uurtarief op te geven, dat bij die actie in rekening wordt gebracht. Op deze manier hoeft niet steeds handmatig een percentage te worden aangepast bij het invoeren van uren voor bijvoorbeeld reistijd en dossierstudie. Een standaardpercentage opgeven voor een bepaalde actiecode Het door te berekenen standaardpercentage is nu voor iedere actiecode in te stellen via het scherm Codes bijwerken, menu [Extra Codes]. Bij keuzeknop Actie wordt de lijst met actie zichtbaar waarin nu een kolom Standaard % is toegevoegd. Als u op de knop Toevoegen klikt om een nieuwe actieregel toe te voegen, wordt een lege regel met een percentage van 100 aangemaakt. U kunt de Omschrijving maar ook het percentage aanpassen. Het is niet mogelijk in de kolom percentage een waarde kleiner dan 0 of groter dan 100 in te voeren. Bij een poging daartoe krijgt u een Systeemmelding: Sdu Uitgevers november

56 Het percentage van bestaande acties kunt u in de kolom Standaard % eventueel ook veranderen. Houd daarbij rekening dat reeds geschreven uren met de aangepaste actie, niet mee veranderd worden naar de nieuwe waarde. Als het percentage op eerder geschreven uren veranderd dient te worden kunt u dit handmatig aanpassen in het uren bewerk scherm, menu [Uren Bewerken]. Gebruik van het standaardpercentage voor een bepaalde actiecode Het gebruik van de standaardpercentage voor een bepaalde actiecode vindt op 2 plaatsen zijn toepassing, in het venster Uren schrijven, menu [Uren Schrijven]. en Uren bewerken, menu [Uren Bewerken]. In het venster Uren schrijven bevind zich in de bovenste tabel de percentagekolom (%). Wanneer in de kolom Code een actiekeuze wordt gemaakt, wordt de percentage kolom meteen aangepast in het percentage behorende bij deze actie, zoals ingesteld in de codetabel. Het percentage in deze tabel kan altijd nog per individuele regel handmatig worden aangepast. Het is niet mogelijk voor het percentage een waarde kleiner dan 0 of groter dan 100 in te voeren, bij een poging daartoe krijgt de gebruiker eenzelfde melding welke bij het overschrijden van de percentages in de codetabel verschijnt. (zie bij Systeemmelding.) Sdu Uitgevers november

57 Als u voor een andere actiecode kiest in de kolom Code wordt het percentage meteen, stilzwijgend, aangepast aan het percentage behorende bij die code. Legal Eagle gaat er vanuit dat u als regel het standaardpercentage wil gebruiken. Echter, als u het percentage van de regel handmatig veranderd heeft en dus het percentage niet meer gelijk is aan de standaard, in de codetabel opgegeven waarde, verschijnt er bij het veranderen van de actiecode een melding: Als u voor Ja kiest wordt het standaard percentage behorende bij de ingevulde code op die regel gehanteerd. Kiest u Nee dan wordt het reeds ingevulde percentage aangehouden. Als u bij het schrijven van uren gebruik maakt van de pijltjestoets ( ) om een nieuwe regel toe te voegen, houdt u er dan rekening mee dat in dat geval altijd het percentage van de vorige regel overgenomen wordt. U kunt dit voorkomen door gebruik te maken van de knop Toevoegen. Sdu Uitgevers november

58 Extra kolom initialen advocaat bij openstaande posten Het venster Openstaande posten in Legal Eagle met boekhouding is uitgebreid met een kolom Wie waarin de initialen van de advocaat staat. De initialen worden ook weergegeven in het overzicht. Openstaande posten Het venster Openstaande posten kan, nadat u een boekhoudadministratie geopend heeft, worden opgeroepen met de knop. Note. Het gaat hier niet over het venster dat via het menu [Financieel Openstaande posten] wordt opgeroepen, deze beschikte reeds eerder over een kolom met de initialen van de advocaat. Het betreft hier het venster openstaande posten van de boekhouding. Aan de lijst met openstaande posten is nu een extra kolom Wie toegevoegd, waarin de initialen van de advocaat staan opgenomen. Bij klikken op de knop Klembord of de knop Overzicht worden deze gegevens eveneens overgenomen. Sdu Uitgevers november

59 Zaakkaart sortering documenten Op het tabblad Documenten op de zaakkaart zijn de volgende veranderingen doorgevoerd. Let op! Het tabblad Documenten is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van Documentbeheer, menu [Extra Kantoorinstellingen] tabblad Algemeen. Fragment van het tabblad Documenten van de zaakkaart 1. De bestandsnamen zijn nu identiek aan de naam in de folder, voorheen werden alle namen omgezet in hoofdletters. 2. De sortering van de documenten kan aangepast worden door op de titelbalk Bestandsnaam te klikken (Weer op de balk klikken, zorgt voor een omgekeerde sorteer volgorde). Sdu Uitgevers november

60 Een zoekveld op het storneren scherm Het scherm storneren bevatte geen enkel veld om een dossier- of declaratienummer te zoeken. De lijst met declaraties kan heel lang zijn, waardoor het zoeken van een factuur lastig wordt. Daarom is nu in het venster storneren, menu [Financieel Storneren], twee zoekvelden, te weten Declaratienummer en Dossiernummer toegevoegd bovenaan het venster. In deze zoekvelden kunt u een nummer of een gedeelte ervan invoeren. Bij klikken op de zoekknop wordt de lijst bijgewerkt met alleen de facturen waarin het opgegeven nummer voorkomt. Met de wisknop kunt u ingevoerde zoekcriteria wissen en krijgt u de volledige lijst. Sdu Uitgevers november

61 BTW grootboek per fee-earner In de versie Legal Eagle met boekhoudmodule was mogelijk om in het CodeSysteem venster, menu [Extra CodeSysteem], bij de BTW code, per licentienemer een grootboekrekening op te geven. De journaalpost werd echter op één grootboekrekening gedaan. Het CodeSysteem beheerscherm is zodanig aangepast dat het niet meer mogelijk is om verschillende grootboekrekeningen op te geven. Indien u in het beheerscherm verschillende grootboekrekeningen op wilt geven of al opgegeven heeft, krijgt u de melding U heeft meerdere grootboekrekeningen opgegeven. U kunt 1 grootboek per BTW code opgeven (wie = '@@'), alle overige rijen worden verwijderd. Sdu Uitgevers november

62 Grootboekschema met totaal (saldi) bedragen In de versie Legal Eagle met boekhoudmodule is het rapport Grootboekschema uitgebreid met de mogelijkheid een kolom met (totaal)saldi in het rapport op te nemen. Saldi tonen in rapport Grootboekschema Het rapport Grootboekschema kunt u opgeroepen via menu [Rapporten Integratie Grootboek] vervolgens wordt het venster Grootboekschema geopend. Hierin is een checkbox Toon saldi toegevoegd. Fragment van het scherm Rapport Grootboekschema Na aanvinken van deze checkbox wordt geheel rechts op het rapport een extra kolom met saldo opgenomen. Voorbeeld rapport Sdu Uitgevers november

63 Rapport relaties per soort - selectie uitbreiden Het rapport Relaties per soort, menu [Rapporten Relaties Relaties per soort], is uitgebreid met 4 selectiemogelijkheden (Financiële afhandeling; Rechtsgebied; Status; Relatietype). Toegevoegde selectiemogelijkheden: Er zijn 4 selectiemogelijkheden toegevoegd, te weten: Financiële afhandeling, Rechtsgebied, Status en Relatietype. Men kan kiezen voor Eén of Alle. Alle staat standaard geselecteerd, wat inhoud dat indien u deze keuze niet wijzigt, het venster verder werkt zoals voorheen. Door nu bij een of meer van deze selectiemogelijkheden te kiezen voor Eén kan men de gewenste lijst van relaties inperken, er verschijnt dan een lijst waaruit de gebruiker een keuze dient te maken. Sdu Uitgevers november

64 1. Financiële afhandeling: kies voor relaties waarbij zaken zijn ingevoerd met een bepaalde financiële afhandeling. 2. Rechtsgebied: kies voor relaties waarbij zaken zijn ingevoerd met een bepaald rechtsgebied. 3. Status: kies voor relaties waarbij de zaken in een bepaalde status verkeerd. 4. Relatietype: kies voor relaties van een bepaald type. Indien bij meer dan één optie is gekozen voor de keuze Eén, dan worden alleen relaties geselecteerd die aan alle gekozen voorwaarden voldoen. Sdu Uitgevers november

65 Instellen pad voor Legal Eagle modellen Het pad naar de Legal Eagle modellen (LEModel en LEXMLModel) werd door Legal Eagle zelf geregeld, echter hebben de gebruikers van Legal Eagle aangegeven dat het wenselijk is om de paden van de modellen zelf te kunnen beheren. Op het gebruikersscherm menu [Extra Gebruikers], zijn op het tabblad Instellingen twee velden opgenomen om deze paden op te geven. Het pad opgegeven bij het veld LEModel pad is het pad voor de oudere modellen en het pad opgegeven in het veld LEXMLModel pad is voor de XML modellen. Deze paden worden gebruikt door de Word samenvoegfunctionaliteit. De locaties opgegeven in dit venster worden ook in de gebruikers registry van Windows geplaatst (oude situatie). Met de knop kunt u een pad selecteren. Door op de knop bij dit veld. te klikken krijgt elke gebruiker dezelfde gegevens ingevuld De eerste keer dat een gebruiker, na het updaten, inlogt wordt het in gebruik zijnde pad vanuit de registry (het pad waarmee gewerkt wordt) automatisch overgenomen in de velden LEModel pad en LEXMLModel pad. Wanneer u de locatie aanpast in het gebruikersscherm zal de registry automatisch mee aangepast worden. Een andere Legal Eagle gebruiker die op uw machine en met hetzelfde Windows account werkt, krijgt automatisch de instellingen zoals deze het laatst door u zijn aangepast. Als de instellingen door u of uw systeembeheerder in de registry aanpast worden, wordt deze automatisch overschreven met het door u opgegeven pad in Legal Eagle. Sdu Uitgevers november

66 Schoonmaken voortgang tonen Vooraf De optie schoonmaken, menu [Extra Schoonmaken], is op twee punten aangepast. Omdat het regelmatig voorkomt dat schoonmaken vroegtijdig afgebroken wordt is er een voortgangsscherm toegevoegd. Om te voorkomen dat data verloren raakt tijdens het schoonmaken (na ongewild stoppen van het proces) wordt vooraf een back-up van de belangrijkste data gemaakt. Het schoonmaakproces is hierdoor helaas wel vertraagt maar heeft veel voordelen indien u dient terug te vallen op een backup. Schoonmaken Schoonmaken zorg ervoor dat de database optimaal blijft en dat alle veranderingen (denk aan verwijderde records e.d.) definitief doorgevoerd wordt. Veel fouten worden hiermee voorkomen en verholpen. Voor u gaat schoonmaken zorgt u ervoor dat iedereen, behalve u, Legal Eagle heeft afgesloten, dit is te controleren bij menu [Extra Wie is ingelogd]. Start het schoonmaken bij menu [Extra Schoonmaken]. U kunt het proces rechtsonder in uw scherm volgen. Eerst start de back-up. Afhankelijk van de infrastructuur (denk aan netwerk snelheid) en database omvang kan dit proces enige tijd duren. Direct gevolgd door het optimaliseren van de bestanden. Zoals in de voortgangsmeter vermeldt dient u het schoonmaak proces nooit af te breken! De back-up die Legal Eagle maakt van alle data wordt opgeslagen in de Legal Eagle programmamap. Om te voorkomen dat er veel back-up bestanden ontstaan, zorgt Legal Eagle ervoor dat er maximaal 5 back-up bestanden zijn, de oudste bestanden worden automatisch verwijderd. De back-up is een zip-bestand. De naam van het back-up bestand wordt opgebouwd uit een naam, het jaar, maand, dag en volgnummer, ldatdbf_le_[jaar]-[maand]-[dag]_[volgnummer].zip. Voorbeeld: ldatdbf_le_ _1.zip Let op! Deze back-ups vervangen niet uw standaard dagelijkse back-up procedure. Sdu Uitgevers november

67 0 uren in combinatie met toevoegingen Vooraf Vanaf Legal Eagle versie is het mogelijk om nul-uren regels (regels geschreven met een percentage van 0%) mee te nemen op de declaratie. Indien de optie Neem 0 regels op in de declaraties bij kantoorinstellingen aan staat, kwamen alle ingevoerde uren bij toevoegingszaken óók op de declaratie. Deze regels hebben normaal gesproken een percentage van 100% en een bedrag van 0 euro. Omdat toevoegingszaken ook voorkomen op de te declareren lijst bij Alle facturen maken, kunnen hier onbedoelde facturen tussen zitten. De praktijk wijst uit dat het voor toevoegingszaken niet altijd gewenst is om deze uren op de declaraties op te nemen. Alleen bedragen met 0% Vanaf Legal Eagle versie is er bij kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen] tabblad Financieel, een nieuwe optie gekomen waarmee u kunt aangeven dat alleen bedragen met een percentage van 0% meegenomen dienen te worden. Door deze optie aan te zetten komen alleen bedragen met een percentage van 0% op de declaratie. Aangezien de ingeboekte uren voor toevoegingszaken normaal gesproken een percentage van 100% hebben worden deze regels met deze instelling niet meegenomen op de declaraties. Opties kantoorinstellingen Er is nu dus een tweede optie te vinden bij de kantoorinstellingen, menu [Extra Sdu Uitgevers november

68 Kantoorinstellingen]. Naast de optie Neem 0 regels op in declaratie is er nu ook de optie Alleen bedragen met 0%. Echter, de optie Alleen bedragen met 0% is alleen dan zichtbaar en effectief als de optie Neem 0 regels op in declaraties is aangezet. De opties bij kantoorinstellingen zijn: 1. Neem 0 regels op in declaraties 2. Alleen bedragen met 0% De resultaten zijn: Fragmenten van het tabblad Financieel van het venster Kantoorinstellingen a) Indien 1 uit staat (2 staat dan altijd uit) worden alleen regels (uren en bedragen) met een bedrag ongelijk aan 0 (nul) meegenomen bij het factureren. b) Indien 1 aan staat en 2 uit worden ALLE regels (uren en bedragen) met een bedrag gelijk aan 0 (nul) ook meegenomen bij het factureren. Bedragen ongelijk aan nul worden natuurlijk ook meegenomen. c) Indien 1 aan staat en 2 aan staat worden ALLE regels (uren en bedragen) met een bedrag gelijk aan 0 (nul) EN een percentage van 0% ook meegenomen bij het factureren. Bedragen ongelijk aan nul worden natuurlijk ook meegenomen. Note: Deze instellingen voor dezen bij de kantoorinstellingen zijn na het updaten naar identiek aan uw huidige instellingen. Dus of situatie a. of situatie b. staat bij u ingesteld. Sdu Uitgevers november

69 Postadres gelijk aan huisadres Vooraf Het postadres op de relatiekaart is een veel gebruikt item in de samenvoegbestanden en dus op de modellen. Om te voorkomen dat deze leeg blijft, vaak wordt alleen het huisadres ingevuld, wordt als op een relatiekaart een huisadres is ingevoerd nu een controle uitgevoerd of het postadres leeg is en gevraagd of dit gewenst is. Toegevoegde controle Vanwege het belang van een ingevuld postadres is bij het opslaan van de relatiekaart een controle toegevoegd op het niet ingevuld zijn van het postadres, en krijgt de gebruiker een melding als dat het geval is, met de mogelijkheid alsnog het postadres gelijk te maken aan het huisadres: Als u Ja kiest wordt het postadres gelijk gemaakt aan het huisadres en de kaart opgeslagen. Als het postadres afwijkt van het huisadres kiest u voor Nee. U kunt dan zelf het postadres invullen. Nieuwe dialoogvensters Voorheen werden de velden van het huisadres zonder meer overgenomen in het postadres als deze werd geselecteerd. Nu verschijnt een dialoogvenster zodat u kunt kiezen hiervoor: Sdu Uitgevers november

70 Als u in het dialoogvenster voor Nee kiest, krijgt u de volgende vraag: Als u deze vraag met Nee beantwoord, voorkomt u dat tijdens de gegevensinvoer van de betreffende relatiekaart, tijdens het selecteren van een veld in het postadres, wederom de vraag krijgt of u dit adres gelijk wilt maken aan het huisadres. De vraag van het dialoogvenster Invoer relatiegegevens (hierboven) is gerelateerd aan een relatiekaart. Bij invoer van een volgende relatiekaart kan men de vraag weer opnieuw te zien krijgen als dat van toepassing is. Sdu Uitgevers november

71 Veranderingen in de archieven Bijwerken In de nieuwe versie van Legal Eagle (2.22.0) zijn nieuwe kolommen toegevoegd in de databasefiles. Deze databasefiles worden bij het eerste openen van Legal Eagle aangepast. Deze aanpassingen dient u ook op de databasebestanden van de archieven toe te passen. Als u gebruik maakt van archieven dient u deze eenmalig te openen om de databasebestanden bij te werken. Als u gebruik maakt van archieven welke voor versie gemaakt zijn, kunt u deze benaderen door met een speciaal aangemaakte archiefgebruiker het archief te openen. Maakt u gebruik van archieven aangemaakt/geconverteerd naar de nieuwe stijl (na versie ) dan kunt u met een gebruiker met archiefrechten het archief openen vanuit het inlogscherm. Na het openen van een archiefbestand wordt deze bijgewerkt en afgesloten. Uw archief is nu bijgewerkt. Naam archief zichtbaar Om te verduidelijken dat er met een archief gewerkt wordt is na het openen van een archief de naam van het archief zichtbaar in de titelbalk van Legal Eagle: Fragment van het archiefscherm Aanmaken dossier in archief In de nieuwe archiefbestanden kunt u nagenoeg dezelfde handelingen uitvoeren als in de reguliere database, ook een nieuw dossier aanmaken. Indien u nu een nieuw dossier of relatie aanmaakt in een archief komt er een vraag om te controleren of u echt een dossier of relatie wilt aanmaken in het archief. Sdu Uitgevers november

72 Als u het aanmaken van een nieuw dossier en/of een relatie wilt blokkeren in een archief, kunt u het archiefrecht Nieuw uitzetten. Dit kunt u niet doen in een archief database, dit kunt u alleen doen in de reguliere database in het scherm Gebruikersrecht per archief, menu [Extra Overige archieffuncties Archiefrechten]. Selecteer het archief en de gebruiker, klik op Wijzigen en haal het vinkje weg bij het recht Nieuw en klik op de knop Bewaren. Sdu Uitgevers november

73 Nieuwe samenvoegvelden Samenvoegveld voor Soort toevoeging Voor een zaakkaart kan het veld Soort toevoeging op de zaakkaart worden opgeslagen. Dit veld kon echter niet als samenvoegveld gebruikt worden voor het XML model. Dat is nu verholpen. Verder is de in Legal Eagle gebruikte codering bij de toevoegingen ook beschikbaar gemaakt als samenvoegveld. Samenvoegvelden In een XML-model kan nu behalve samenvoegveld <ToevSoort>, ook het samenvoegveld <ToevSoortCode> gebruikt worden. Met het nieuwe samenvoegveld <ToevSoortCode> wordt de bij toevoegingssoort behorende code opgehaald (AS, BO, CV Enz.). Het reeds bestaande samenvoegveld <ToevSoort> bevat de omschrijving van de code (Asiel, Bijzondere Opname Psychiatrische Ziekenhuizen, Civiel Enz.). Deze samenvoegvelden zijn alleen beschikbaar voor LeXmlModel, en niet voor LeModel. In de tabel toevoegingssoorten, menu [Extra Codesysteem] tabel TVS-Toevoegingssoorten. staan de soorten toevoegingen gebruikt in Legal Eagle: Samenvoegveld voor zaak documenten folder Er is een veld <DocsPath> aangemaakt in de XML samenvoegbestanden, dit veld bevat het pad Sdu Uitgevers november

74 van de folder naar de zaakdocumenten. Op het tabblad Algemeen van de kantoorinstellingen, menu [Extra Kantoorinstellingen], geeft u de Map voor tekstbestanden op en zet u Documentbeheer aan. Fragment van het tabblad Algemeen bij Kantoorinstellingen Als deze optie aanstaat, en u dus gebruik maakt van documentbeheer, krijgt het samenvoegveld <DocsPath> de waarde van het veld Map voor tekstbestanden + dossiernummer. voorbeeld: C:\LE\Docs\ Dit samenvoegveld is alleen beschikbaar voor LeXmlModel, en niet voor LeModel. Samenvoegbestand bij openen Outlook Wanneer u Outlook via de toolbar van Legal Eagle opstart maakt Legal Eagle nu gelijktijdig een XML samenvoegbestand aan. (NU.XML vanuit de zaakkaart of RELATIE.XML vanuit de relatiekaart.) Dit samenvoegbestand kunt u gebruiken om een Word document (LEXMLModel) of standaard Outlook berichten te maken. (Deze laatste functionaliteit wordt aangeboden door een Legal Eagle partner.) Note: Als u nog gebruik maakt van de oude modellen, de modellen met de f-codes, kunt u geen gebruik maken van uitbreidingen die plaats vinden in de samenvoegvelden. Het aantal te gebruiken velden in de oude modellen is beperkt en zijn allemaal in gebruik. Wij adviseren u uw modellen over te zetten naar de nieuwe XML modellen als u gebruik wilt maken van deze en toekomstige uitbreidingen van velden in de modellen. Sdu Uitgevers november

75 Cliëntnummering Overzicht In het scherm Nummering, menu [Extra Nummering], kon het Cliëntnummer niet meer dan 5 posities bevatten, dit is aangepast naar maximaal 10 posities. De lengte van het veld is altijd afhankelijk van de lengte die is opgegeven als veldlengte in het velden scherm, menu [Extra Velden]. Op het overzichtsscherm van de relaties, menu [Beeld Alle relaties], wordt dit nummer weergegeven in de kolom Relnummer. Deze kolom staat standaard ingesteld op het weergeven van 5 posities en dient, als het relatienummer langer is, aangepast te worden. Fragment van het overzichtsscherm Relaties Aanpassen veldlengte Om een juiste veldlengte bij Cliëntnummer en een juiste weergave te realiseren in het overzichtsscherm voor het relatienummer dient u de veldlengte aan te passen van het veld Relnummer. Via het scherm Velden, menu [Extra Velden], kunt u de veldlengte een waarde geven. Sdu Uitgevers november

76 Na het openen van het scherm scrolt u naar beneden. Kies uit het bestand Relaties het Relatienummer en verander de breedte in de waarde gelijk of groter dan de lengte van het door u gebruikte relatienummer. Sluit het scherm af. De ingestelde breedte van het veld wordt zichtbaar na het vernieuwen van het scherm met de knop vernieuwen. Fragment van het Relatiescherm Sdu Uitgevers november

77 Naamgeving administratie in de boekhouding Bij het aanmaken van een nieuwe administratie (nieuw boekjaar) in Legal Eagle met boekhouding dient u een directory/foldernaam op te geven. Het was mogelijk om hier een volledig pad op te geven terwijl dit veld alleen de sub-foldernaam in de Legal Eagle folder aangeeft. De invoer van het veld Administratiedirectory is aangepast. U kunt hier maximaal 8 tekens opgeven. Ongeldige tekens (/\:*?<>. en spatie) zullen automatisch verwijderd worden. Sdu Uitgevers november

78 Controleren bestanden Voor een correcte werking van Legal Eagle dienen alle bestanden lees- en schrijfrechten te hebben. Het kan voorkomen dat file-servers, applicaties van derde, systeembeheerders Legal Eagle bestanden alleen leesrechten geven. Tijdens het opstarten controleert Legal Eagle of alle data bestanden lees- en schrijfrechten hebben en past deze rechten indien nodig/mogelijk aan. Indien Legal Eagle de lees- en schrijfrechten voor één of meerdere bestanden niet kan aanpassen komt er een melding en wordt Legal Eagle afgesloten. In dit geval dient u contact op te nemen met uw systeembeheerder (het beheren van uw netwerk valt buiten de taken van de Legal Eagle helpdesk). ReIndex ReIndex is een tool om de indexen van de databasefiles, welke door Legal Eagle gebruikt worden, opnieuw aan te maken. Ook deze tool controleert of er bestanden het kenmerk Alleen Lezen (Read-Only) hebben. Als dit zo is wordt het kenmerk Alleen Lezen verwijderd. Kenmerk Alleen Lezen handmatig verwijderen Om zeker te zijn van een probleemloze werking van Legal Eagle kunt u eventueel handmatig alle bestanden in de map LE (programmamap van Legal Eagle) en de sub-mappen van deze map, ontdoen van het recht Alleen Lezen. Ga met de Windows verkenner naar de Legal Eagle programmamap en selecteer daarin alle bestanden en mappen door middel van de toetscombinatie Ctrl-A. Klik met de rechter muisknop op een van de bestanden en kies voor Eigenschappen uit het contextmenu. Zorg dat het keuzevakje bij Alleen-lezen geheel leeg is en klik op OK. Kies in het volgende venster voor de standaard gemarkeerde tekst Wijzigingen op de geselecteerde item, onderliggende mappen en bestanden toepassen en klik op OK Let op! Bij het handmatig verwijderen van het kenmerk Alleen Lezen worden alle bestanden ontdaan van het kenmerk, ook bestanden die dit kenmerk juist bewust gekregen hebben. Houdt u hier rekening mee en vraag eventueel uw systeembeheerder om dit uit te voeren. Sdu Uitgevers november

79 Bug fixes Beeldfilter In sommige gevallen werkten de beeldfilters niet. Dit kwam voor bij bepaalde netwerk omgevingen. Het beeldfilter werd opgeslagen in de registry, in versie worden de filters opgeslagen in de database. Kopie zaak veld manen In vorige versies werd bij het kopiëren van een zaakkaart de opgegeven waarde bij Manen (vlak financieel op de zaakkaart) niet altijd overgenomen. Fragment van het tabblad algemeen van de zaakkaart De functionaliteit is aangepast zodat de waarde bij Manen correct wordt overgenomen op de kopie kaart. Fee-earners niet beschikbaar bij schrijven of bewerken uren In de vorige versies kon in het venster Uren schrijven, menu [Uren Schrijven]. en Uren bewerken, menu [Uren Bewerken], het voorkomen dat een dossiereigenaar als fee-earner niet beschikbaar was in het keuzeveld Wie, dit is verholpen. Ook het probleem met het niet correct vermelden van het tarief in dezelfde kolom is hiermee opgelost. Lettertype zakenoverzicht veranderd spontaan Na het openen van venster Vrije rapporten, en vervolgens weer sluiten blijkt het lettertype van het zakenoverzicht venster veranderd te zijn. Dit ongewenste effect is verholpen. Relatiescherm LASTBET melding In sommige gevallen kwam er na het openen van de relatiekaart een melding dat LASTDAT niet bestaat. Dit probleem is verholpen. Openstaande posten kopie factuur Het kwam soms voor dat de knop Kopie factuur op het openstaande postenscherm, menu [Financieel Openstaande posten], bij het afdrukken een andere factuur liet zien. Dit probleem is verholpen. Sdu Uitgevers november

80 Rapport openstaande posten In het rapport openstaande posten, menu [Rapporten Financieel Openstaande posten], werd voorheen in het exportbestand de cliëntnaam afgekapt op 9 tekens, dit is aangepast. Dubbele declaraties na het storneren Na het storneren van een gemaakte declaratie en het opnieuw aanmaken van de declaratie met hetzelfde declaratie/factuurnummer, kwam de declaratie in sommige gevallen dubbel voor in de openstaande postenlijst. Het verwerken van de betaling kon dan negatieve bedragen geven. Dit probleem is opgelost. Indien onverhoopt dubbele declaraties voorkomen worden deze automatisch verwijderd. Aan te manen scherm paste datum setting aan Het venster Manen, menu [Financieel Aan te manen], bevat twee datumkolommen waarin een verkorte datumnotatie weergegeven wordt. (dd-mm-jj). Het openen van dit venster zorgde in sommige gevallen ervoor dat de verkorte datumnotatie ook doorgevoerd werd in de uitvoerbestanden en dus een verkeerde datumnotatie in de modellen weergaf. Dit effect treedt nu niet meer op. Dossier zonder dossiernummer Bij het aanmaken van een nieuw dossiers was het mogelijk om het veld nummer leeg te maken. Aangezien het dossiernummer verplicht is moet dit veld een waarde hebben. Dit is aangepast. Indien u het veld leeg maakt en het dossier opslaat krijgt u onderstaande melding: Koppeling met AlimentatieRekenDisk De export van de wederpartij vanuit Legal Eagle naar de AlimentatieRekenDisk werkt nu in alle gevallen correct. (Deze koppeling is alleen zichtbaar als u ook een versie van de Alimentatie rekendisk geïnstalleerd heeft. De AlimentatieRekenDisk is een apart aan te schaffen tool bij Sdu.) Sdu Uitgevers november

81 Legal Eagle Nieuw: Export naar Mijn RvR. Nieuw: Veld Tel. Mobiel relatiekaart. Diverse kleine bug fixes. Export naar mijn RvR Overzicht Nieuw is de export mogelijkheid voor Mijn RvR. De raad heeft de mogelijkheid geboden om toevoegingen elektronisch aan te vragen zodat deze automatisch in Mijn RvR geïmporteerd kunnen worden. De export van toevoegingen kan op 2 manieren plaatsvinden, per advocaat (er kunnen meerdere toevoegingen in een keer geëxporteerd worden) of per zaak (1 toevoeging per export). De export mogelijkheid is nog niet uitontwikkeld. Momenteel is er slechts een beperkt aantal velden in Legal Eagle aanwezig voor de export. Dit zal op termijn aangepast worden zodat elke toevoeging (bijna) volledig in Legal Eagle ingevoerd kan worden. Belangrijk! De bestandsnaam van het exportbestand begint met de barcode van de advocaat van deze zaak of zaken. Als u met exportbestanden van meerdere advocaten werkt is het van belang dat u in Mijn RvR het juiste bestand voor de juiste advocaat upload. Verplichte velden Om een correcte, elektronische, aanvraag in dienen dient u rekening te houden met de volgende, verplichte velden binnen Legal Eagle. De velden naam en geboortedatum zijn verplicht voor een juiste aanvraag via Mijn RvR. Beide velden komen in Legal Eagle voor op de dossierkaart van de cliënt. Het veld naam is binnen Legal Eagle ook een verplicht veld, geboortedatum is geen verplicht veld in Legal Eagle hier zult u zelf dienen te controleren of deze ingevuld is. Invoeren toevoeging Op dit moment kunnen er drie verschillende vormen van toevoeging gebruikt worden voor de export (beperking RvR) te weten: Asiel Civiel Straf Het invoeren van een toevoegingszaak is in eerste instantie niet veranderd. Er dient minimaal een Sdu Uitgevers november

82 Soort toevoeging vermeld te zijn. De overige velden mogen leeg zijn. Als het veld Aanvraag een waarde bevat kan er geen toevoeging voor deze zaak meer aangevraagd worden. Er wordt dan vanuit gegaan dat er al een aanvraag ingediend is. Maken export bestand per zaak In het toevoegingscherm is een Export button geplaatst om rechtstreeks vanuit dit scherm een exportbestand te maken. Het exportbestand kan ook gemaakt worden via de menu optie Toevoegingen > Aanvraag toevoegingen MijnRvR per zaak Als u voor meerdere zaken van dezelfde advocaat toevoegingen in wilt dienen dient u te kiezen voor Aanvraag toevoegingen MijnRvR per advocaat vanuit de menuoptie Toevoegingen. Als de export button niet benaderbaar is, kan het zijn dat u niet de juiste Soort ingevoerd heeft (Asiel/Civiel/Straf) of dat de zaakkaart nog in de modus wijzigen staat. In het laatste geval dient u eerst voor de knop te kiezen. Druk op de button of kies menu Aanvraag toevoegingen MijnRvR per zaak vanuit de menuoptie Toevoegingen. Het volgende scherm verschijnt. De controle velden zijn automatisch ingevuld. Het bovenste gedeelte zijn velden rechtstreeks overgenomen van het dossier. Als deze niet de juiste gegevens bevatten controleert u of u de export voor de juiste zaak maakt. Eventueel dient u de gegevens te controleren op de zaak- of cliëntkaart. Sdu Uitgevers november

83 Mocht het niet het juiste dossier zijn waarvan de gegevens op het exportscherm worden weergegeven kan met het onderste veld Nummer naar de juiste zaak gezocht worden. Vul hier het dossiernummer in en klik op de knop of toets Enter. Bij Locatie staat de locatie waar het exportbestand wordt opgeslagen. Als u de locatie waar het exportbestand wordt opgeslagen wilt veranderen klikt u op juiste uitvoerlocatie. en selecteert u in het venster de Het veld Bestand is niet aan te passen. Er wordt een standaard bestandsnaam gegenereerd welke voldoet aan de eisen van de Raad. Belangrijk! Het exportbestand is gelinkt aan de advocaat en de zaak, aanpassen van de bestandsnaam kan de oorzaak zijn dat het verzoek niet correct afgehandeld wordt. Wij raden u aan de bestandsnaam ongemoeid te laten. Als u de optie Aanvraag datum vullen met datum van vandaag aangevinkt laat staan, wordt op de zaakkaart, na het maken van het export bestand, automatisch het veld Aanvraag ingevuld met de datum van het maken van dit exportbestand. Deze datum kan te allen tijde handmatig aangepast worden. Als er een datum ingevuld is kan de toevoeging verder verwerkt worden zoals u gewend bent met Legal Eagle. Als u de optie uitvinkt wordt het veld Aanvraag niet ingevuld op de zaakkaart. Druk op de knop om het exportbestand te maken. Als het export correct gemaakt is krijgt u een melding dat het bestand is aangemaakt. Als er al eerder een exportbestand gemaakt is voor deze zaak en u wilt dit opnieuw doen, kunt u de export opnieuw maken door de datum bij het veld Aanvraag op de zaakkaart leeg te maken. Bij het maken van een export krijgt u dan eerst de melding dat er al een exportbestand bestaan met dezelfde naam. Vergewist u ervan dat het bestand overschreven mag worden. Als u een export wilt maken van een zaak waarvan het veld Aanvraag ingevuld is, krijgt u een melding dat het dossier al een aanvraag datum heeft. Deze melding krijgt u alleen als u de export wilt maken vanuit het menu. Op de zaakkaart is het onmogelijk een export te maken omdat de knop export niet toegankelijk is als er een datum ingevuld is bij het veld Aanvraag. Sdu Uitgevers november

84 Maken export bestand per advocaat Wordt bij het maken van een Export per zaak een exportbestand gemaakt voor 1 zaak, bij het maken van een exportbestand per advocaat kan een exportbestand gemaakt worden over meerdere zaken van één advocaat. Het maken van een exportbestand voor één advocaat kan alleen via de menuoptie Toevoeging kies hier voor Aanvraag toevoegingen MijnRvR per advocaat Het venster wat geopend wordt is vooralsnog leeg. Om de toevoegingszaken weer te geven dient eerst de initialen van een advocaat opgegeven te worden bij het veld Wie. Na het invullen van het veld, verschijnen in het venster de zaken van de betreffende advocaat welke in aanmerking komen voor export. Dat zijn toevoegingszaken welke geen datum aanvraag hebben en in de juiste soort (Asiel/Civiel/Straf) vallen. In de meest rechter kolom staan alle zaken aangevinkt om geëxporteerd te worden. Vink de zaken uit welke nog niet meegenomen mogen worden in het exportbestand. Sdu Uitgevers november

85 Bij Locatie staat de locatie waar het exportbestand wordt opgeslagen. Als u de locatie waar het exportbestand wordt opgeslagen wilt veranderen klikt u op juiste uitvoerlocatie. en selecteert u in het venster de Het veld Bestand is niet aan te passen. Er wordt een standaard bestandsnaam gegenereerd welke voldoet aan de eisen van de Raad. Belangrijk! Het exportbestand is gelinkt aan de advocaat en de zaken, aanpassen van de bestandsnaam kan de oorzaak zijn dat het verzoek niet correct afgehandeld wordt. Wij raden u aan de bestandsnaam ongemoeid te laten. Als u de optie Aanvraag datum vullen met datum van vandaag aangevinkt laat staan, wordt op de zaakkaarten welke worden geëxporteerd, na het maken van het export bestand, automatisch het veld Aanvraag ingevuld met de datum van het maken van dit exportbestand. Deze datum kan te allen tijde handmatig aangepast worden. Als er een datum ingevuld is kan de toevoeging verder verwerkt worden zoals u gewend bent met Legal Eagle. Als u de optie uitvinkt wordt het veld Aanvraag niet ingevuld op geen van de zaakkaarten. Uploaden Mijn RvR U kunt het gemaakte exportbestand uploaden naar Mijn RvR. Volg de instructies op de site van Mijn RvR. Foutmeldingen Als er een foutmelding verschijnt tijdens het maken van een exportbestand is dat omdat er gegevens ontbreken of niet op de juiste manier ingevuld zijn. Omdat de foutmeldingen van een controlebestand van de raad komen zijn dit afwijkende meldingen. Vaak kan de oorzaak van de fout uit de melding gehaald worden. Echter soms zijn de meldingen helaas niet helemaal duidelijk. In onderstaande melding wordt bij foutmelding aangegeven dat element Achternaam niet correct is, maar bij Wordt verwacht: staat geslacht, geboortedatum. Controleer altijd eerst of de verplichte velden ingevuld zijn en de juiste soort toevoeging! Sdu Uitgevers november

86 Als de export om welke andere reden niet gemaakt kan worden kunt u contact opnemen met de helpdesk van Sdu: help.advocatensupport@sdu.nl. Als het exportbestand correct gemaakt is en weggeschreven staat op de opgegeven locatie, kunt u starten met het uploaden naar MijnRvR. Als daarbij fouten ontstaan dient u contact op te nemen met de Raad van de Rechtsbijstand. Nieuw veld Tel. Mobiel relatiekaart. Overzicht Op de relatiekaart is op het tabblad Algemeen een nieuw veld bijgekomen voor het mobiel telefoonnummer. Dit veld is speciaal gemaakt voor het exportbestand wat gemaakt wordt voor Mijn RvR. Naast de velden Telefoon1 en Telefoon2 is er nu een veld voor Tel. mobiel. Veel gebruikers hebben in een van de twee telefoonvelden waarschijnlijk al een mobiel nummer gezet, dit hoeft niet noodzakelijk verplaatst te worden naar het veld Tel. Mobiel. Bij het maken van de export wordt getracht, als het veld Tel. mobiel leeg is, in een van de andere twee velden een mobiel nummer te ontdekken. Als een mobiel nummer in een van de twee telefoonvelden niet ontdekt wordt heeft u een invoermethode gebruikt welke niet herkend wordt door de software. U dient dan zelf het nummer van de mobiele telefoon opnieuw in te voeren. Bij het opnieuw invoeren van een mobiel nummer of bij het aanmaken van een nieuwe relatiekaart wordt aangeraden het mobiele telefoonnummer in het nieuwe, daarvoor bedoelde veld Tel. Mobiel, te plaatsen. Tel. mobiel Op de relatiekaart tabblad Algemeen is het veld Tel. mobiel toegevoegd. Zoals elk ander veld voor telefoonnummers bestaat het veld Tel. mobiel uit twee los van elkaar staande velden. Het eerste gedeelte is waar het nummer ingevuld wordt, dit gedeelte kan alleen maar bestaan uit cijfers aangevuld met de tekens ( ) - +. In het gedeelte ernaast kan eventueel commentaar bij dat nummer ingegeven worden. Dit veld is vrij van invullen. Voor gebruikers die een dialer geïnstalleerd hebben staat naast het telefoonveld het waarmee de dialer geactiveerd kan worden. icoon Sdu Uitgevers november

87 Legal Eagle (tussen release) Storneren, opnieuw aanmaken declaratie en verwerken betaling Een gestorneerde factuur kan met hetzelfde factuurnummer opnieuw aangemaakt worden. In bepaalde situaties kon het betalen van deze factuur resulteren in een dubbele betaling op het historietabblad op de zaakkaart. De tussenrelease zorgt er voor dat de betaling correct verwerkt wordt. Openstaande posten -> kopie factuur De knop Kopie factuur op het openstaande posten maakte geen kopie factuur aan voor de geselecteerde factuur. Dit probleem is verholpen. Clieop bestanden Wegens het uitstellen van IBAN worden clieop betaal bestanden ook na 31 januari 2014 aangemaakt. Sdu Uitgevers november

88 Legal Eagle SEPA Rabobank De SEPA bestanden die Legal Eagle kan aanmaken zijn geoptimaliseerd oa. voor de Rabobank. Aanpassen bedragen bij losse factuur In gevallen waar het in losse-factuurscherm bedragregels handmatig werden aangepast en waarbij verschillende BTW-percentages van toepassing waren, kon in uitzonderlijke gevallen een verkeerd BTW-percentage worden toegepast. Deze situatie is met deze release hersteld, waardoor bij aanpassing van bedragregels in de losse-factuurschermen de BTW-percentages in elke situatie correct worden aangepast. Sdu Uitgevers november

89 Legal Eagle IBAN Legal Eagle Versie 2.21 bevat voornamelijk aanpassingen mbt IBAN en de omzetting van oude banknummers naar IBAN. Conversie rekeningnummer naar BIC/IBAN Legal Eagle versie 2.21 heeft nieuwe IBAN en BIC velden. De oude bankrekeningen kunnen omgezet worden naar IBAN, deze omzetting kunt u automatisch doen of u kunt individuele bankrekeningen met de hand aanpassen. In de handleidingen Automatische conversie bankrekeningen naar het IBAN formaat en Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat staat beschreven hoe u de bestaande banknummers kunt opzetten naar IBAN. Relatiescherm Op het relatiescherm zijn nieuwe IBAN en BIC velden opgenomen. Indien er nog geen conversie heeft plaatsgevonden kan er gewisseld worden tussen weergave van het oude banknummer en de weergave van de invoervelden IBAN en BIC. Dit kan met de toets. Als het oude Nederlandse banknummer is ingevuld kan dit ter plekke geconverteerd worden naar het IBAN formaat. Dit kunt u doen met de toets. Het BIC veld wordt hierbij automatisch gevuld. Zie handleiding Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat Export naar externe boekhouding (Legal Eagle met integratie module) Binnen versie 2.21 van Legal Eagle zit een wijziging van het debiteuren export bestand. Veld/attribuut Reknum is langer geworden omdat dit veld ook IBAN gegevens kan bevatten. Het veld kan nu maximaal 34 posities lang zijn. Deze aanpassing zou geen gevolgen mogen hebben voor de applicaties die Legal Eagle export bestanden importeren. Indien het importeren toch beïnvloed wordt door deze aanpassing dient u contact op te nemen met de leverancier van de import. Dagboek beheerscherm (Legal Eagle met boekhoud module) Het dagboekbeheerscherm voor dagboeken van het type Bank is gereed gemaakt voor de IBAN bankrekeningen. Indien u geen automatisch IBAN conversie gebruikt kunt u het IBAN en BIC op dit scherm opgeven. Automatische betalingen vervangen Clieop03 door SEPA (Legal Eagle met boekhoud module) De ClieOp3 bestanden voor het verrichten van automatische betalingen zullen per 1 februari 2014 niet langer gebruikt kunnen worden. In het scherm Automatische betalingen wordt nu de opvolger van de ClieOp3 bestanden aangemaakt. Dat is een XML bestand volgens het SEPA formaat. Verwerken bankafschriften MT940 (Legal Eagle met integratie module) Binnen de integratiemodule kunt u via Bestand -> Integratie -> Betalingen inlezen -> Via bank muaties (MT940) bankafschriften inlezen om de betalingen te administreren. Deze functionaliteit Sdu Uitgevers november

90 is aangepast zodat deze met IBAN overweg kan. Inlezen betalingen (MT940) in bankboek (Legal Eagle met boekhoud module) Binnen een bankboek nieuwe stijl kunt u bankafschriften inlezen (button importeren bankmutaties ). Deze functionaliteit is aangepast zodat deze met IBAN overweg kan. Samenvoegbestanden De onderdelen Cliënt, Wederpartij, Advocaat, Procesgemachtigde, Procesgemachtigde wederpartij, Derde, Partner en Instantie hebben een veld RekNr voor het bankrekeningnummer (ClientRekNr, WpRekNr, etc). Als er nog geen conversie van bankrekeningnummers naar IBAN heeft plaatsgevonden, bevat dit veld het oude formaat bankrekeningnummer. Na de IBAN conversie bevat dit veld voortaan het IBAN formaat banknummer. Alle Onderdelen hebben ook een nieuw veld Bic gekregen (ClientBic, WpBic, etc.) voor de bijbehorende Bank Identification Code. Dit veld heeft alleen inhoud na de IBAN conversie van het bankrekeningnummer. Cliënten worden geadviseerd een BIC code alleen in een briefmodel op te nemen als het echt nodig is. De BIC code zal op termijn verdwijnen als de bankwereld geheel klaar is met de invoering van het IBAN formaat. ONDERDEEL IBAN bankrekeningnummer BIC code Cliënt ClientRekNr ClientBic Wederpartij WpRekNr WpBic Advocaat wederpartij AdvoWpRekNr AdvoWpBic Procesgemachtigde ProcRekNr ProcBic Procesgemachtigde ProcWpRekNr ProcWpBic wederpartij Derde DerdeRekNr DerdeBic Partner PartnerRekNr PartnerBic Instantie InstantieRekNr InstantieBic Mailing aan cliënten en andere relaties Bij Rapporten > Relaties is de rapportoptie 'Relaties per soort' van een uitvoermogelijkheid voorzien om samenvoegbestanden Nuall.xml en Nuall.txt te maken. Er is een kleine handleiding bijgesloten: 'Samenvoegbestand maken voor mailings aan clienten.docx'. Zie ook handleiding Samenvoegbestand maken voor mailings.pdf. Alle facturen maken Op het scherm Financieel > Alle facturen maken kan een datumbereik worden opgegeven. Standaard wordt de Tot en met datum nog steeds gevuld met de datum van vandaag en de Vanaf datum is leeg. Zonder opgave van een Vanaf datum werkt het scherm hetzelfde als in LE Sdu Uitgevers november

91 Samenvoegvelden Er is een veld WpBtwNr aangemaakt in het samenvoegbestand NU.xml, met het BTW nummer van de wederpartij. Dit veld kan alleen gebruikt worden in de LeXmlModellen. Tegen BTW code voor BTW verlegd aanpassen De BTW codes verlegd worden programmatisch van de juiste tegen BTW codes voorzien. BTW Tarief BTW verlegd Nul BTW verlegd inkoop hoog te betalen BTW verlegd inkoop laag te betalen BTW verlegd inkoop hoog te vorderen BTW verlegd inkoop laag te vorderen Tegen BTW tarief BTW nul-tarief te betalen BTW hoog te betalen BTW laag te betalen BTW hoog te vorderen BTW laag te vorderen Instantie opnemen in samenvoegbestanden Het veld <Instantie> is opgenomen in NU.XML Er kan nu in de XmlModellen één Instantie weergegeven worden. Bij de overige partijen: op het relatie tabblad van de zaakkaart kan een toegevoegde instantie op het model weergegeven worden. Let op! indien er meerdere instanties zijn opgegeven wordt de hoofd instantie gebruikt. (Een hoofd instantie wordt aangegeven door een vinkje te plaatsen in de kolom H.) Indien er geen hoofd instantie is opgegeven zal de eerste instantie in de lijst gebruikt worden. Een aantal velden zoals het KVK nummer zijn niet relevant voor Instanties. Daarom zijn niet alle velden opgenomen die voorkomen bij relaties als de Wederpartij en Partner. Toevoegingsnummer In versie 2.19 en 2.20 is het mogelijk om toevoegingsnummers met maximaal 10 posities op te geven. In versies vóór 2.19 was dit maximaal 25 karakters. In versie 2.21 Is het aantal posities teruggebracht naar maximaal 25 posities. Informatie bij telefoonnummers Op het relatiescherm is voor elk telefoonnummer een extra veld opgenomen waarin u een opmerking kunt zetten. In dit veld kunt u bijvoorbeeld aangeven als het telefoonnummer behoord aan een ander persoon dan de relatie. Sdu Uitgevers november

92 Wettelijke rente Het is nu mogelijk om de wettelijke rentes aan te passen terwijl andere gebruikers met Legal Eagle werken (menu Extra -> wettelijke rente ). De berekening (menu Financieel -> Calculaties -> wettelijke rente ) maakt gebruik van de aangepaste rente, u hoeft Legal Eagle hiervoor niet opnieuw op te starten! Overzicht gemaakte facturen per periode Er is behoefte aan een overzicht van de gemaakte facturen in een bepaalde periode. In versie 2.21 is hiervoor een rapport gemaakt, via menu Rapporten -> financieel -> Overzicht facturen per periode kunt u het rapport scherm openen. Nieuwe zoekvelden In het relatieoverzicht zijn 2 nieuwe zoekvelden opgenomen. Zoeken op geboortedatum (relatieoverzicht en zoeken relatie). Zoeken op telefoonnummers (relatieoverzicht en zoeken relatie). Via kantoorinstellingen tabblad Zoeken kunt u de nieuwe velden zichtbaar maken. Sdu Uitgevers november

93 Verbreding velden en WWW Het aantal te gebruiken posities bij de velden en WWW op de relatiekaart zijn uitgebreid van 40 naar 254 tekens. Beeldfilter Geparkeerde zaken Bij het zakenoverzicht is een beeld filter voor geparkeerde zaken aangemaakt. Met dit filter zijn alleen geparkeerde zaken zichtbaar in het zakenoverzicht. Zakenoverzicht en relatieoverzicht op knoppenbalk Op de knoppenbalk zijn twee nieuwe buttons opgenomen voor het openen van het zakenoverzicht en relatieoverzicht scherm. Zakenoverzicht / Relatieoverzicht Zaakhistorie saldo zonder voorschot Op het kantoorinstellingen scherm is een optie Dossiersaldo inclusief voorschot gekomen. Met deze optie kunt u aangeven of het saldo op het historietabblad (zaakkaart en relatiekaart) inclusief voorschot bedragen is. De nieuwe optie staat standaard aan zodat de werking gelijk is aan vorige versies. Sdu Uitgevers november

94 Archiefnummer heropende zaken die afgelegd worden Bij het heropenen van een afgelegd dossier wordt het archiefnummer in het veld Archno oud opgeslagen. Bij het opnieuw afleggen van het dossier heeft u een keuze om het oude archiefnummer opnieuw te gebruiken of een nieuw archiefnummer toe te wijzen. Verificatie datum Toevoeging In vorige versies was dit veld Verif: alleen zichtbaar indien er een datum was opgegeven (dit veld was niet op te geven voor nieuwe toevoegingen). Op verzoek is dit veld weer zichtbaar gemaakt voor alle toevoegingen. Uren bewerkscherm / te declareren regels Op het Uren bewerkscherm (menu optie Uren -> Bewerken ) is een extra filter Toon gefactureerde en verwijderde regels opgenomen. Dit filter staat standaard aan (werking is dan gelijk aan voorgaande versies), door het filter uit te zetten kunt u alleen de te declareren regels zichtbaar maken. Na aanpassing van het filter dient u op Maak lijst te drukken om de lijst te verversen. Juiste BTW code weergeven bij inkoopdagboek (Legal Eagle met boekhoud module) In dagboeken van het type Verkoop worden nu alleen BTW tarieven van het soort te Betalen en Verlegd te Betalen aangeboden. In dagboeken van het type Inkoop worden nu alleen BTW tarieven va het soort te Vorderen en Verlegd te Vorderen aangeboden. In overige dagboeken blijven alle BTW tarieven beschikbaar. Sdu Uitgevers november

95 Rapportages Periodebereik 'Winst en Verlies' en 'Balans' (Legal Eagle met boekhoud module) Voor de rapporten Rapporten ->Boekhouding -> V&W en Rapporten ->Boekhouding ->Balans is er naast de opgave van een periodebereik, het nu mogelijk een datumbereik op te geven. Vul de velden van datum en t/m in voor het juiste datumbereik. Sdu Uitgevers november

96 Legal Eagle Aan te manen declaraties samenvoeg bestanden Er is behoefte om bij het aanmanen een opsomming van de (openstaande) declaraties een zaaknummer en het betaalde bedrag toegevoegd te zien. Deze aanvulling vindt alleen plaats in de XML modellen. De drie soorten XML uitvoerbestanden die te maken hebben met aan te manen declaraties zijn aangepast (Aanmaning per debiteur.xml, Aanmaning per dossier.xml en Aanmaning.xml). Deze bestanden zijn als onderstaand schema aangevuld met de detailregels voorzien van de velden dos, voor dossier en bet, voor betaald. Aanmaning per factuur (bestand: aanmaning.xml) Dit bevat naast de gewone dossiervelden: VELD OMSCHRIJVING atotaal Totaal abetaald Reeds betaald anogtebet Nog te betalen afacdat Factuurdatum alaatstebetdat Laatste datum van betalen adeclnr Declaratienummer amaan aantal malen gemaand avaluta Valuta (altijd EUR) akosten Kosten awetrent Wettelijke rente atevoldoen Te voldoen De aanmaningsregels: VELD Dat Dos Adv Dec Val Bdr Bet Maan OMSCHRIJVING Datum Dossiernummer Advocaat Declaratienummer Valuta (altijd EUR) Bedrag Betaald Aantal malen gemaand Sdu Uitgevers november

97 Aanmaning per dossier (bestand: aanmaning per dossier.xml) Dit bevat naast de gewone dossiervelden: VELD OMSCHRIJVING abehandelaar Naam van degene die de aanmaningen heeft gemaakt aadvocaat Dossiereigenaar anogtebet Totaal nog te betalen abetaald Totaal reeds betaald De aanmaningsregels: VELD Dat Dos Adv Dec Val Bdr Bet Maan OMSCHRIJVING Datum Dossiernummer Advocaat Declaratienummer Valuta (altijd EUR) Bedrag Betaald Aantal malen gemaand Aanmaning per debiteur (bestand: Aanmaning per debiteur.xml) Er worden relatievelden (van de debiteur) uitgevoerd en onderstaande velden: VELD OMSCHRIJVING abehandelaar Naam van degene die de aanmaningen heeft gemaakt aadvocaat Dossiereigenaar anogtebet Nog te betalen abetaald Betaald adebiteur Naam debiteur aclientno Clientnummer van debiteur aalfakey Alfakey van de debiteur Aanmaningsregels: VELD Dat Dos Adv Dec Val Bdr Bet Maan OMSCHRIJVING Datum Dossiernummer Advocaat Declaratienummer Valuta (altijd EUR) Bedrag Betaald Aantal malen gemaand Sdu Uitgevers november

98 Relatiekaart tabblad Diversen In bepaalde situaties kwam het voor dat er op het tabblad Diversen van de Relatiekaart de vrije velden gevuld waren met de waarde.f., dit is verholpen. Afgeboekte bedragen Als een dossier afgelegd wordt waarop nog open bedragen staan dan dient er of een einddeclaratie gemaakt te worden of de bedragen worden afgeboekt. In het laatste geval is dit nu terug te zien op het historie tabblad op de zaakkaart. Afgeboekte regels krijgen een specifieke kleur, op de detail regel is ook te zien dat het bedrag afgeboekt is (kolom Afgeb. krijgt een vinkje). Op de detail regel is ook te zien dat het bedrag afgeboekt is (kolom Afgeb. heeft een vinkje). Verwijderen voorbeeld zaken Deze functionaliteit is uitgebreid zodat voorbeeld relaties die niet bij een voorbeeld dossier horen ook verwijderd worden. Samenvoegvelden voorschot De samenvoegvelden met het saldo voorschot zijn aangepast en bevatten nu het saldo zoals deze op het historie tabblad en losse facturen scherm te zien is. Voor de LeModellen zijn dit de velden F225 en F226. voor LeXmlModellen zijn dit de velden <VoorschotIncl> en <VoorschotSaldo>. Op een (concept)declaratie hebben deze velden de waarde van het nieuwe voorschot saldo (vorig saldo minus de verrekening van het voorschot van de betreffende (concept)declaratie). Sdu Uitgevers november

99 Rapportage 0 uren (inclusief afgeboekte uren) Na de introductie van het declareren van 0 uren en afboeken van bedragen was er behoefte aan een rapport om deze bedragen zichtbaar te maken. Naar aanleiding van deze wens is er een nieuw rapport Overzicht 0 uren gemaakt. Het nieuwe rapport kunt u oproepen via menu Rapporten -> Financieel -> Overzicht 0 uren. Op het rapport scherm zijn de volgende opties beschikbaar: 1. Datumbereik voor selectie van de regels waarvoor de schrijfdatum in het opgegeven bereik vallen. U geeft hier zoals gebruikelijk een datumbereik op in de vakken Van en Tot en met. 2. Rapport voor het type rapportage aan te aanpassen. De volgende types zijn beschikbaar: Beknopt In het beknopte rapport worden de dossiers, eigenaar, cliënt en de tijd tegen nultarief of afgeboekt per regel weergegeven. Sdu Uitgevers november

100 Gedetailleerd De gedetailleerde weergaven geeft de regels geschreven per dossier in de regels weer. Natuurlijk de bijhorende datum en tevens ook het declaratienummer (indien aanwezig). Gedetailleerd, sommatie per dossier Gedetailleerd, sommatie per dossier Geeft dezelfde weergave als de gedetailleerde weergave, echter wordt per dossier een subtotaal berekend en het aantal omgerekend in uren. Sdu Uitgevers november

101 Gedetailleerd, sommatie per dossier en fee-eaner. Dit rapport geeft hetzelfde resultaat als boven aangevuld met de totalen van de fee-earners. Schoonmaak functie herzien De schoonmaakfunctie is herzien zodat deze nog beter, nog sneller werkt. Schoonmaken zorgt er voor dat de data verschoond blijft van oneffenheden die fouten kunnen veroorzaken in berekeningen of weergave. Wij raden u aan regelmatig (1 x per/dag) schoon te maken. Let wel op dat als u gaat schoonmaken alle andere gebruikers Legal Eagle verlaten en afgesloten hebben. Sdu Uitgevers november

102 Historie op zaak- en relatiekaart Het historie tabblad op de zaak- en relatiekaart zijn aangepast. Als een regel in het overzicht geselecteerd wordt verschijnt aanvullende informatie van die regel onder de lijst bij Transactie details. Rechtsonder de transactie details is een filter gecreëerd om de weergave van de lijst te filteren en zo een overzichtelijker geheel te krijgen. Met dit filter kunt u aangeven welke regels u wilt zien: 1. Alle: toont alle regels. 2. Openstaand: alle niet betaalde regels. 3. Voldaan: alle betaalde regels. 4. Te Declareren: regels die klaar staan om te factureren. Het opgegeven filter werkt op de aan de linkerkant geselecteerde transacties (Alle, Uren of Financieel). Voorbeeld nieuw historie tabblad op de zaakkaart: Sdu Uitgevers november

103 Afdrukken grootboek regels (Boekhouding) Boekingenscherm Op het boekingenscherm (bv. Dagboeken -> Inkopen algemeen -> boekingen) is het nu mogelijk om de bladzijde af te drukken via de knop Bladzijde afdrukken. Voorbeeld rapportage: Sdu Uitgevers november

104 Journaal afdrukken Vanaf het scherm Boekhouding -> Journaal (F4) of Boekhouding -> Grootboek -> Selectie grootboek is het mogelijk om de journaalposten af te drukken via de knop Journaal afdrukken. Voorbeeld rapportage: Sdu Uitgevers november

105 Boekjaar vermelden op rapportages (Boekhouding) Voor onderstaande boekhoud rapportages is het boekjaar opgenomen in de subtitel indien deze bij de boekhouding is opgegeven. (Bij menu optie Bestand -> Boekhouding -> Andere administraties selecteren, kan in de kolom Jaar het boekjaar opgegeven worden.): Voorbeeld: 1. V&W; 2. Balans; 3. BTW; 4. Grootboek Grootboekkaarten; 5. Grootboek schema; 6. Journaal; 7. Dagboeken; 8. Bladzijden. Toevoegingstekst corr. Eigen bijdrage (Boekhouding) De tekst corr. Eigen bijdrage is in het kantoorinstellingen scherm (tabblad toevoegingen) nu aan te passen naar een eigen tekst. Na het aanpassen van deze tekst dient Legal Eagle opnieuw opgestart te worden. Voor regels wordt deze tekst gebruikt (bestaande regels worden niet aangepast). Na installatie van de update is de standaard tekst gelijk aan tekst zoals deze in eerdere versies was. Sdu Uitgevers november

106 Geschreven uren op dossier zichtbaar op zaakkaart tabblad algemeen Nieuw op de zaakkaart is de stand van het aantal geschreven uren (veld Stand: ). Het veld is zichtbaar op het tabblad algemeen naast het veld Max. uren:. Voorschot saldo op vrije rapporten De velden voorschot saldo bij vrije rapporten zijn aangepast, de omschrijving is aangepast en het saldo is nu gelijk aan het saldo op het tabblad historie op de zaakkaart. Nummering (dossier, archief en cliënt) De schermen Extra -> Dossiernummers en Extra -> Archiefnummers zijn vervangen door één scherm, waar nu ook het cliëntnummer aangepast kan worden. Via Extra -> Nummering kunt u onderstaand scherm oproepen om de nummers aan te passen. Pas het nummer aan in de kolom Nieuw en klik op om te controleren of het nummer niet conflicteert. Klik op om terug te keren naar de originele waarde. Na het aanpassen klikt u op Opslaan om de nieuw ingegeven waarde te bewaren. Sdu Uitgevers november

107 Archiveren Het proces van archiveren is herzien. De nieuwe functionaliteit bestaat oa. uit: 1. Tijdens het archiveren kunt u aangeven welke dossiers wel en niet gearchiveerd moeten worden (selecties op dossiernummer, archiefnummer, dossiereigenaar, financieel, afleg datum of handmatige selectie). 2. Samenvoegen van archieven. Indien u oude archieven wilt samenvoegen dient u deze eerst om te zetten naar de nieuwe structuur. (zie de speciale handleiding archiveren vanaf 2.20) 3. Rechten instellen per archief. 4. Omzetting van oude archieven naar nieuwe archieven. Zie de aparte handleiding voor het archiveren, Legal Eagle archiveren vanaf versie 2.20.pdf. (deze treft u aan in de PDF folder in uw Legal Eagle omgeving). Rapportage uren per zaak met 0-uren Op het rapport Rapporten -> Financieel -> Uren per zaak details werden 0-uren in bepaalde gevallen opgeteld bij de toevoegingsminuten, dit is verholpen. Partner gegevens in XML samenvoegbestanden In de XML samenvoegbestanden zijn nieuwe velden gekomen met partner velden. Deze velden worden gevuld met de waarde van de partner (overige partij met soort Partner ). De velden zijn toegevoegd aan het bestand NU.XML, de nieuwe velden zijn: Kolom Uitleg PartnerVoornaam Voornaam PartnerNaam Naam PartnerGesl Geslacht PartnerGebDatLang Geboorte datum lang PartnerGebDat Geboorte datum PartnerGebPlaats Geboorte plaats PartnerGebLand Geboorte land PartnerNation Nationaliteit PartnerPostAdr Postadres PartnerPostPC Postcode postadres PartnerPostPlaats Plaatsnaam postadres PartnerPostLand Land postadres PartnerTel1 Telefoon 1 PartnerTel2 Telefoon 2 PartnerFax Fax PartnerMail adres PartnerWww Internet site PartnerPasNr Paspoort nummer PartnerRijbewNr Rijbewijs nummer PartnerVerblDoc Verblijfsdocument PartnerBtwNr BTW nummer PartnerVreNr Vreemdelingennummer PartnerBsnNr Burger service nummer PartnerKvkNr Kamer van Koophandel nummer Sdu Uitgevers november

108 PartnerHeerMevr Heer / Mevrouw PartnerTitel Titel PartnerTitelNa Titel na PartnerInit Initialen PartnerBedrDep Bedrijf departement PartnerWoonAdr Huisadres PartnerWoonPC Postcode huisadres PartnerWoonPlaats Plaatsnaam huisadres PartnerWoonLand Land huisadres PartnerRechtNaam Rechtnaam PartnerNaamVol Naam vol PartnerNr Nummer PartnerAanh Aanhef PartnerRekNr Rekeningnummer PartnerVoorschot Voorschot PartnerSaldo Saldo PartnerSoort Soort relatie PartnerRechtNaamGroot Naam groot PartnerNaamVolGroot Volledige naam groot PartnerVrij1 Vrijeveld 1 PartnerVrij2 Vrijeveld 2 PartnerVrij3 Vrijeveld 3 PartnerVrij4 Vrijeveld 4 PartnerVrij5 Vrijeveld 5 PartnerVrij6 Vrijeveld 6 PartnerVrij7 Vrijeveld 7 PartnerVrij8 Vrijeveld 8 PartnerBsnKopie Kopie BSN aanwezig PartnerPasKopie Kopie paspoort aanwezig PartnerVerblDocKopie Kopie verblijfsdocument aanwezig PartnerRijbewKopie Kopie rijbewijs aanwezig PartnerKvkKopie Kopie KvK aanwezig PartnerBtwKopie Kopie BTW aanwezig PartnerVreKopie Kopie vreemdelingnummer aanwezig PartnerVorm Vorm PartnerOrg Organisatie PartnerAlfakey Alfabetisch PartnerBedr Bedrijfsnaam PartnerDep Bedrijfsnaam 2 (afdeling / departement) PartnerTussen Tussenvoegsel PartnerVrij3Code Code vrijeveld 3 PartnerVrij4Code Code vrijeveld 4 PartnerVrij5Code Code vrijeveld 5 PartnerVrij6Code Code vrijeveld 6 PartnerVrij7Code Code vrijeveld 7 PartnerVrij8Code Code vrijeveld 8 PartnerGebPlaatsGroot Geboorteplaats groot PartnerPostPlaatsGroot Plaats postadres groot Sdu Uitgevers november

109 PartnerWoonPlaatsGroot Woonplaats groot Samenvoegen derde Op het Derde selecteren scherm is een extra knop Als derde instellen voor samenvoegbestand opgenomen. Deze knop heeft dezelfde functionaliteit als de knop selecteer en is opgenomen om duidelijk te maken dat het middels deze functionaliteit mogelijk is om een brief samen te voegen voor een derde (overige) partij. Openstaande posten Op het scherm Financieel -> Openstaande posten is de knop Geheel betaald weer aanwezig waarmee de geselecteerde regel voldaan kan worden. Dit scherm is verder geoptimaliseerd zodat de gegevens sneller verwerkt worden. Alle facturen maken Dit scherm is nog beter geoptimaliseerd voor een snellere verwerking van te declareren bedragen. Aanmaken nieuwe administratie (Boekhouding) In de administratie wizard was het mogelijk om in de administratie directory naam een spatie op te geven. Een directory naam met een spatie kan echter in bepaalde gevallen een probleem veroorzaken. In de administratie wizard is het gebruik van spaties in de directory naam niet meer toegestaan. Landen tabel aangepast In de landen tabel zijn onderstaande landen opgenomen: 1. Jersey (832 JE JEY) 2. Guernsey (831 GG GGY) 3. Isle of Man (833 IM IMN) Sdu Uitgevers november

110 Legal Eagle Archiefnummer zichtbaar in zakenoverzicht (eigen zaken) In eerdere versies was de kolom Archiefnummer niet zichtbaar in het zakenoverzicht (menu: Bestand -> zakenoverzicht) voor beeldfilter Eigenzaken (menu: Beeld -> Eigen zaken). Vanaf versie is kolom Archiefnummer zichtbaar. Nieuwe RvR modellen (barcodes) De RvR heeft nieuwe modellen gemaakt waar oa. barcodes op staan. Deze modellen zijn omgezet naar Legal Eagle XML Modellen (folder LeXmlModel\ Formulieren RvR ). De nieuwe modellen zijn niet beschikbaar voor LEModel, indien u nog werkt met de oude modellen is het advies om deze om te zetten naar LeXmlModel. De bestandsnamen van de nieuwe modellen beginnen met 2013_V01_. In de onderstaande tabel is aangegeven voor welke oude modellen nieuwe modellen beschikbaar zijn en welke modellen nieuw zijn. OUD NIEUW Aanvraag en Declaratie Licht Advies 2013_V01_Aanvraag toevoeging LAT 3.0 Toevoeging Aanvraag Inkomensverklaring 2013_V01_Aanvraag Inkomensverklaring 3.0 Aanvraag Toevoeging Asiel 2013_V01_Aanvraag toevoeging Asiel 3.0 Aanvraag Toevoeging Civiel 2013_V01_Aanvraag toevoeging Civiel_Bestuur 3.1 Aanvraag Toevoeging Mediation 2013_V01_Aanvraag Toevoeging Mediation 3.0 Aanvraag Toevoeging Straf 2013_V01_Aanvraag toevoeging Straf _V01_Aanvraag toevoeging AA/VA _V01_Aanvraag toevoeging Extra uren CivielBestuurStraf 2013_V01_Aanvraag Mutatie toevoeging 2013_V01_Aanvraag vergoeding Straf 2013_V01_Aanvraag vergoeding Civiel/Bestuur 2013_V01_Aanvraag vergoeding Asiel Belangrijk Indien u gebruik maakt van de nieuwe RvR modellen dient u het bestand LeXmlModel.dot in uw Word Start directory te vervangen met het bestand in de Legal Eagle folder LeXmlModel. Zie handleiding LegalEagle(XML)Model_Installatie_in_3_stappen.pdf voor installatie LeXmlModel. Update postcode tabel Gezien de recente gemeentelijke herindelingen is de postcode tabel geüpdatet. Deze tabel wordt gebruikt voor de bepaling van de plaatsnaam bij het opvoeren van een (nieuwe) relatie indien de plaatsnaam niet is opgegeven. Invoeren postcode: Sdu Uitgevers november

111 Automatische invoer plaatsnaam: Uren tegen 0% (nul-uren) op declaratie In bepaalde gevallen kwamen nul-uren onterecht op declaraties. Dit is in versie verholpen. Indien u de optie Neem 0 regels op in declaraties aan of uit zet adviseren wij om de optie Extra -> Schoonmaken uit te voeren. Sdu Uitgevers november

112 Legal Eagle Ontbrekende declaratieregels in boekhouding In bepaalde situaties kan het voorkomen dat gefactureerde bedragen zonder BTW code niet in de boekhouding komen. Indien u een declaratie heeft met meerdere regels komen de regels met BTW code wel in de boekhouding. Voorbeeld Een verschot (inkoop factuur) is reeds ingeboekt in Legal Eagle versie U maakt een declaratie met dit verschot. Op het losse factuur scherm is duidelijk te zien dat de kolom BTW leeg is: Update Op de website staat een nieuwe (versie nummer of hoger) waarin tijdens het factureren een controle is op ontbrekende BTW codes. Indien u met een oudere Legal Eagle versie werkt raden wij u met klem aan uw versie te updaten. Corrigeren ontbrekende declaratieregels Indien u er na factureren achter komt dat u de declaratie regel zonder BTW code in de boekhouding ontbreekt kunt u dit herstellen door (indien de factuur nog niet (deels) is voldaan: 1. Update naar de laatste versie van Storneer de declaratie middels Financieel -> Storneren factuur. 3. Maak de factuur opnieuw aan via het scherm Financieel -> Losse factuur maken. 4. Op dit scherm dient u het vinkje bij Gestorneerd nr aan te zetten. 5. Kies het bij punt 2 gestorneerde declaratienummer; 6. Pas de factuurdatum aan zodat deze gelijk is aan de datum van de gestorneerde declaratie; 7. Pas de lege BTW kolom aan. 8. Maak de factuur opnieuw aan. 9. Controleer of de declaratie correct in de boekhouding voorkomt. Sdu Uitgevers november

113 Legal Eagle Legal Eagle en de btw-wijziging per 1 oktober 2012 Per 1 oktober 2012 wijzigt het hoge btw-tarief van 19% naar 21%. Diensten met een hoog btwtarief die voor deze datum zijn verleend moeten, ongeacht of de factuurdatum vanaf 1 oktober 2012 ligt, belast worden tegen 19%. Zijn de diensten verleend vanaf 1 oktober 2012 dan is het btw percentage van 21% van toepassing. Hetzelfde geldt voor voorschotten en verschotten. Om problemen te voorkomen met het verrekenen van voorschotten, dienen alle voorschotten die opgevoerd zijn met een btw percentage van 19% verrekend te worden met uren en/of verschotten met 19% btw. Er mag geen nieuw voorschot met 21% btw worden opgevoerd voordat het saldo van het voorschot dat is opgevoerd met een btw percentage van 19% nul is. Wat betekent dit voor Legal Eagle? Na het installeren van de updates en zijn verrichtingen en verschotten voorzien van de btw-code hoog, zowel met 19% als met 21% te belasten. Het percentage dat Legal Eagle toepast is afhankelijk van verrichtingsdatum en/of ingeboekte verschotdatum: voor 1 oktober 2012 wordt 19% btw berekend en vanaf 1 oktober 2012 wordt 21% btw berekend. Let op! de declaratiedatum/factuurdatum is niet relevant. De standaard btw-code hoog van Legal Eagle is code <1>. Indien u gebruik maakt van deze standaard btw-code dan blijft u deze code vanaf 1 oktober toepassen. Na het installeren van de updates ziet u in het menu Extra bij de functie [Codesysteem] dat per 1 oktober het btwpercentage van 21% van toepassing is. Alle verrichtingen en/of verschotten met een boekingsdatum voor 1 oktober en een btw-code <1> declareert Legal Eagle automatisch met 19%. Boekingen vanaf 1 oktober met btw-code <1> berekent Legal Eagle automatisch met 21%. Sdu Uitgevers november

114 Let op! Past u voor de 19% btw niet de btw-code <1> toe, maar maakt u gebruik van een eigen ingestelde code, dan dient u in [Codesysteem] (menu Extra) zelf het btw percentage van 21% toe te voegen met als ingangsdatum 1 oktober Vooraf Om de btw omzetting correct te laten verlopen raden wij u aan om Legal Eagle vooraf schoon te maken, door middel van [Schoonmaken] (menu Extra). Belangrijk Lees onderstaande punten zorgvuldig door zodat uw voorschot verrekeningen ook vanaf 1 oktober zorgvuldig berekend worden. Zorg ervoor dat op één dossier (zaakkaart) nooit een voorschot tegen 19% btw en een voorschot tegen 21% btw ingevoerd is. Op een zaakkaart van Legal Eagle gaat het verrekenen van een voorschot correct als er sprake is van een voorschot met hetzelfde btw percentage. Is vanaf 1 oktober 2012 voor een dossier sprake van een nieuw voorschot, verreken dan allereerst het bestaande voorschot. Voer daarna het voorschot met 21% btw in. Indien u de voorschotcorrecties nog niet heeft uitgevoerd kunt u in het venster [Alle facturen maken] (menu Financieel) het voorschot niet automatisch verrekenen. Het risico is dat u boekingen van voor 1 oktober en boekingen vanaf 1 oktober tegelijk verrekend waardoor een verkeerde btw berekening ontstaat. Het gebruik van de functie [Eindafrekening] vanaf 1 oktober 2012: Legal Eagle berekent de btw over het te verrekenen voorschotbedrag op het moment dat u op de knop [Eindafrekening] of [Voorschot verrekenen] klikt. Dit betekent dat als u in oktober op de knop [Eindafrekening] of [Voorschot verrekenen] klikt de btw over het te verrekenen bedrag automatisch 21% zou zijn, terwijl u misschien over de periode tot en met september declareert. Om dit te voorkomen dient u de btw-datum ([BTW dd. Voorschot:] een nieuw veld in het venster [Losse factuurdatum]) handmatig om te zetten naar een datum vóór 1 oktober. Op deze manier verrekent Legal Eagle het te verrekenen voorschotbedrag met 19% btw. Wij adviseren u het voorschot alleen met honorarium te verrekenen en niet met verschotten. Voorschotten verrekenen en omzetten naar 21% btw. Deze informatie over voorschotten is alleen van toepassing indien u in Legal Eagle de functie [Voorschotten] (menu Financieel) toepast en waarbij u over het voorschot bedrag btw berekent tegen het hoge tarief van 19%. Let op! Deze informatie is voor u niet van toepassing indien u de functie [Voorschotten] (menu Financieel) toepast zonder dat u over het voorschot btw berekent. De verrekening van deze voorschotten wordt in alle gevallen correct uitgevoerd. Wij adviseren u om per dossier voor bestaande voorschotten die zijn geboekt met een percentage van 19% btw, alle verrichtingen die voor 1 oktober 2012 zijn gedaan te verrekenen. Hiertoe dient u de volgende handelingen te verrichten. Indien u deze handelingen niet verricht ontstaan er Sdu Uitgevers november

115 verschillen tussen de 19% btw en de 21% btw tarieven en dit dient u dan handmatig te corrigeren. Let op! U dient er voor te zorgen dat alle verrichtingen gedaan voor 1 oktober 2012 binnen Legal Eagle staan geregistreerd. De datum waarop u de verrekening uitvoert maakt niet uit, Legal Eagle kijkt naar de datum waarop de verrichting is gedaan. Daarnaast adviseren wij u om voorschotten alleen te verrekenen met honorarium (indien van toepassing incl. kantoorkosten) en niet met verschotten. Werkwijze omzetten voorschot restant naar 21% btw: 1. Genereer het rapport [Voorschotten saldi] (menu Rapporten, Financieel). Dit rapport toont een lijst met dossiernummers. Per dossiernummer verschijnt de restwaarde van een voorschot. Geneer het rapport als volgt: a. Kies in het menu Rapporten -> Financieel het rapport Voorschotten saldi. b. Kies bij zaak voor Alle c. In het rapport ziet u per dossier, voorzien van de naam van de cliënt, het resterende voorschotbedrag. Wij tonen de resterende voorschotbedragen in twee afzonderlijke kolommen, aangezien het in Legal Eagle mogelijk is om een voorschot zowel exclusief als inclusief btw in te boeken. Let op! Werkt u met Legal Eagle Boekhouding dan is het mogelijk dat het resterende voorschot in het rapport van het daadwerkelijke resterende voorschot afwijkt. Dit zou kunnen doordat in de boekhouding van Legal Eagle rechtstreeks boekingen ten aanzien van een voorschot ingevoerd zijn. d. Maak een afdruk van het rapport en sluit het venster. 2. Met de volgende handelingen boekt u de bestaande restwaarde van het voorschot tegen 19% btw af en voert u een nieuw voorschot voor dezelfde restwaarde in, echter nu berekent met 21% btw. I. U dient het volledige bedrag van het voorschot te verrekenen met verrichtingen met een boekingsdatum van vóór 30 september Dit kunt u doen door in het venster [Losse factuur maken] op de knop [Eindafrekening] te klikken. De restwaarde boekt u straks opnieuw in met het juiste btw-percentage van 21%. Krijgt u de melding Geen te factureren posten gevonden ga dan verder met II. Voorbeeld: stel het restbedrag voor de cliënt van een voorschot dat met 19% btw is geboekt bedraagt na verrekening van alle verrichtingen van voor 1 oktober ,00. Sdu Uitgevers november

116 II. Als het venster [Losse Factuur maken] niet is te openen omdat er geen te declareren verrichtingen op het dossier ingevoerd zijn, voer dan de volgende handelingen uit. Indien het venster wel verschijnt kunt u doorlezen bij punt 3. a. Reken vanaf het totaal te verrekenen voorschotbedrag (zie rapport) het nieuwe btw percentage uit. Bijvoorbeeld het restant van een voorschot bedraagt 500,00 (incl. 19% btw) dan dient u een nieuw voorschot voor het dossier in te voeren, t.w. 500,00 gedeeld door 121% bedraagt netto 413,22. De datum van deze boeking dient vanaf 1 oktober te zijn. Boek het voorschot, dat vanaf 1 oktober van toepassing is, via het menu Financieel, functie [Voorschotten]. b. Ga nu naar de functie [Losse factuur maken]. De-selecteer het zojuist ingevoerde voorschot. (selectievakje uitschakelen) c. Klik op de knop [Eindafrekening] om het bestaande voorschotbedrag (met 19% btw.) te declareren. d. Lees verder bij stap Het restbedrag dient u in Legal Eagle opnieuw als voorschot in te boeken, echter nu met het btw-percentage 21%. Dit bereikt u door een boekingsdatum vanaf 1 oktober 2012 in te vullen en van het restbedrag 21% btw af te halen. Voor ons voorbeeld betekent dit het inboeken van een voorschot voor 491,74 ( 595,00 gedeeld door 121%). Dit bedrag inclusief 21% btw bedraagt 595, Maak van de zojuist ingeboekte voorschotregel een definitieve declaratie. Door middel van [Losse Factuur maken] (menu Financieel). Sdu Uitgevers november

117 Let op! Het is mogelijk dat door de btw wijziging een klein afrondingsverschil ontstaat. Van het zojuist ingeboekte voorschot zijn verrichtingen, met een verrichtingsdatum na correct te verrekenen. Verreken na het omzetten van een voorschot met 19% btw in een voorschot met 21% btw, geen verrichtingen met een invoerdatum vóór ! Indien u dit wel doet ontstaat er een btw verschil. Sdu Uitgevers november

118 19% btw vanaf 1 oktober met een voorschot verrekenen: In het venster [Losse Factuur maken] (menu Financieel), ziet u een extra datumveld verschijnen [BTW dd. Voorschot:] als voor de betreffende declaratie een voorschot te verrekenen is. Dit veld is alleen bij een voorschot verrekening zichtbaar. Wenst u vanaf 1 oktober een voorschot tegen 19% btw te verrekenen dan dient u in dit extra datumveld een datum van vóór 1 oktober 2012 in te voeren. Als u deze datum invoert begrijpt Legal Eagle dat het te verrekenen voorschot tegen 19% btw berekent dient te worden. Let op! indien u dit veld vanaf 1 oktober 2012 niet invult zal in alle gevallen de btw van het te verrekenen voorschotbedrag 21% zijn. De btw van de boekingsregel voorschot verrekenen wordt bepaalt door de systeemdatum (huidige datum), niet de datum van de boeking. U kunt vanaf 1 oktober 2012 de btw van het te verrekenen voorschot tegen 19% btw berekenen als u het nieuwe extra veld invult zoals in de vorige paragraaf beschreven. Sdu Uitgevers november

119 Met het omzetten van een voorschot met 19% btw in een voorschot met 21% btw ontstaan in de openstaande postenlijst twee boekingen: het voorschot met 19% negatief en hetzelfde voorschotbedrag met 21% positief. Indien de cliënt heeft betaald dient u deze openstaande posten te verrekenen (al Sdu Uitgevers november

120 Legal Eagle (samenvatting) Algemeen Btw-code omgezet naar het nieuwe codesysteem zodat btw-tarief wijzigingen flexibel verwerkt kunnen worden; Periodieke bedragen (o.a. voor abonnementen/vast bedrag per maand); Kilometervergoeding (standaardtarieven en reisafstanden); Voor afgelegde zaken nog te declareren bedragen afboeken; Meerdere declaraties selecteren en deze met dezelfde betaaldatum als betaald boeken; Mogelijkheid om bij declareren (losse factuur) soort bedragen (uren, verschotten, etc.) te selecteren; Aan te maken scherm heeft nu een mogelijkheid om op cliënt te zoeken; Op rol bewerkscherm alfakey-cliënt en alfakey-wederpartij opgenomen; RVR-codes Z251 en Z252 opgenomen; Gestorneerde declaratienummers kunnen opnieuw gebruikt worden in het scherm losse factuur maken; Mogelijkheid om laatste aanmaning te verwijderen; Veld website advocaat wederpartij opgenomen in XML-samenvoegbestanden; Het scherm aan te manen bewaart laatst toegepaste filter voor iedere gebruiker; Het veld verificatie op de zaakkaart is vervallen (het veld is wel zichtbaar voor oude zaakkaarten indien het veld een waarde heeft); Voorkomen verspringen zaakkaart naar een ander (bepaalde situaties); Aanmaken einddeclaratie bij het afleggen van dossiers; Voor zaken met status afgelegd of einddeclaratie is het niet mogelijk om bedragen in te boeken; Mogelijkheid om uren tegen 0% (nul-uren) op te nemen in de uurspecificatie op declaratie; Zoekscherm bij advocaat wederpartij toont als default nu alleen advocaten; Factuurbedrag opgenomen in het scherm openstaande facturen; Op de zaakkaart is een tabblad documenten aangemaakt (documenten en folder kan middels dubbelklikken geopend worden); Velden op zoekschermen (o.a. zakenoverzicht en relatieoverzicht) kunnen door applicatiebeheerder aangepast worden; Voor dossiers zonder cliënt kunnen geen declaraties aangemaakt worden; Afrondingsverschillen (specifieke situaties) op scherm losse factuur maken zijn verholpen; Uren- en bewerkscherm aangepast zodat het juiste dossier boven aan het scherm altijd correct is; Archiefzaken komen niet meer voor op het dossier zoekscherm; Op het declaratiescherm toevoegingen kunnen nu ook decimalen opgegeven worden; Velden en www (relatiekaart) zijn nu beschikbaar bij vrije rapporten; Menunaam Openstaande facturen aangepast in Openstaande posten ; Het scherm verwijderen voorbeeldzaken is aangepast; Fee-earnertarief niet correct na wijziging van fee-earner; Alle invoervakken voor telefoon- en faxnummers aanvaarden alleen tekens die in telefoonnummers kunnen voorkomen; Afboeken bedragen afgelegde dossiers; Landcodes Curaçao en St. Maarten opgenomen. Bij de persoonlijke instellingen kan opgegeven worden of Word gemaximeerd geopend moet worden. Sdu Uitgevers november

121 Integratie Importeren van verschotten (o.a. vanuit AccountView en Multivers); Exporteren dossiergegevens (voor inboeken verschotten op dossiers in o.a. AccountView en Multivers); Probleem opgelost voor inlezen MT940-bestanden voor rekeningnummer met een voorloopnul. Boekhouding Standaardboekingen (repositorium); Administratiewizard mogelijkheid om nieuw grootboekrekening aan te maken (o.a. resultaat vorig jaar); Nieuwe bladzijden van het dagboeksoort verkopen zijn na aanmaken NIET direct afgesloten; Probleem opgelost voor inlezen MT940-bestanden voor rekeningnummer met een voorloopnul; Kolom saldering voor V&W en balans opgenomen. Rapportages Omzet rapportages nu ook per dossiersoort; Nieuw rapport openstaande saldi voor dossierstatus afgelegde zaken, einddeclaratie verzonden, lopend en geparkeerd; Kantoorkosten kunnen opgenomen worden op omzetrapportages omzet per rubriek naar factuurdatum/schrijfdatum. Bovendien kan er nu gefilterd worden op dossiersoort en betaaltype; Nieuw rapport met cliënten waarvoor gegevens ontbreken; Aanpassing refoca-rapport; Alfakey opgenomen op rapport onderhanden werk; Geschreven minuten op voorstel te declareren rapport opgenomen; Nieuw rapport zaken van relaties; Derdegeld heeft nieuwe optie saldo niet nul en heeft nu mogelijkheid om detaillering aan te geven; Selectiemogelijkheid voor automatische betalingen (alleen beschikbaar voor boekhouding); Nieuw rapport Crediteurboekingen voor boekhouding; Uitvoer naar PDF is nu mogelijk; Declaratievoorstel voorzien van een t/m-filter; Sortering onderhanden werk aangepast; Btw-rapport voorzien van sneldatumselectie per maand (alleen beschikbaar voor boekhouding). Sdu Uitgevers november

122 Legal Eagle Algemeen (Standaard, Integratie en Boekhouding) Btw-code omgezet naar het nieuwe codesysteem Na installatie van de update dienen de bestaande btw-codes omgezet te worden naar het vernieuwde btw-codesysteem. Dit nieuwe codesysteem maakt het aanpassen van btwpercentages eenvoudiger. Het kan voorkomen dat er functionele vragen komen die door een applicatiebeheerder of iemand met voldoende functionele kennis van Legal Eagle beantwoord moeten worden. Indien u zich hiertoe niet rekent, kunt u deze installatie beter afbreken omdat na installatie de conversie voltooid moet zijn voordat gebruikers met Legal Eagle kunnen werken. Periodieke bedragen (o.a. voor abonnementen/vast bedrag per maand) De functionaliteit Periodieke bedragen is nieuw in Legal Eagle 2.19 met en zonder boekhouding. Het betreft de mogelijkheid periodieke bedragen te definiëren met een begindatum, al of niet een einddatum, een code, een tekst, een bedrag, een btw-tarief en de frequentie. Hier is een aparte handleiding voor gemaakt: Periodieke bedragen. Kilometervergoeding (standaardtarieven en reisafstanden) De functionaliteit Reiskosten is nieuw in Legal Eagle 2.19 met en zonder boekhouding. Het betreft de mogelijkheid het aantal gereisde kilometers apart te declareren volgens een of meerdere kilometertarieven. Het is bovendien mogelijk een aantal veelgebruikte reisafstanden onder te brengen in een door het kantoor zelf bij te houden afstandcodetabel. Voor toevoegingen kunnen op dezelfde manier reisafstanden worden genoteerd. Hiervoor gelden dan de kilometervergoedingen van de Raad voor Rechtsbijstand. Hier is een aparte handleiding voor gemaakt: Reiskosten. Voor afgelegde zaken nog te declareren bedragen afboeken Onder het menu Financieel is een nieuwe optie aangebracht Afboeken bedragen afgelegde dossiers. Na activering verschijnt het volgende dialoogvenster: Sdu Uitgevers november

123 Zolang er geen regels geselecteerd zijn, is de knop Afboeken gedisabled. Na selectie van een of meer afgelegde dossiers regels is deze knop actief. Onder het rooster wordt het totaal af te boeken bedrag van de geselecteerde regels weergegeven. Nadat de knop Afboeken is geactiveerd, verdwijnen de geselecteerde regels uit het grid. Het dialoogvenster blijft open om nog meer afgelegde dossiers te kunnen selecteren. Het scherm is verder voorzien van een knopje om alle regels ineens te selecteren en een knopje om alle regels te deselecteren. Meerdere declaraties selecteren (dezelfde betaaldatum als betaald boeken) In de versies LE en LEI bezit het scherm Openstaande facturen een extra checkbox aan de rechterzijde van het rooster waarmee een post geselecteerd kan worden: Onder de nieuwe kolom staan twee knopjes. Het rechterknopje selecteert alle daarvoor in aanmerking komende regels. Het linkerknopje wist alle vinkjes. Sdu Uitgevers november

124 De nieuwe knop Geselecteerde poste(n) als geheel betaald kenmerken brengt de gewenste veranderingen aan. Na het indrukken van de knop Opslaan worden de wijzigingen definitief. Met de knop Annuleren wordt het scherm gesloten zonder dat er verder iets verandert. Mogelijkheid om bij declareren (losse factuur) soort bedragen te selecteren Op het scherm Losse factuur maken is een container aangebracht waarmee aparte soorten posten geselecteerd en gedeselecteerd kunnen worden: Bij default staat de keuze op Alle posten, maar er zijn zeven soorten posten afzonderlijk te selecteren of te deselecteren: Indien gewenst kan er ook een datum tot en met worden ingesteld: Sdu Uitgevers november

125 Aan te manen scherm heeft nu een mogelijkheid om op cliënt te zoeken Het is nu ook mogelijk op de cliënt te zoeken in het scherm Aan te manen. De alfabetische sleutel is met de hand in te voeren maar het uitklapveld biedt ook een keuze uit alle cliënten die aangemaand kunnen worden. Om alle aan te manen posten van de gezochte cliënt te kunnen zien kan men het beste de regels op de kolom Cliënt sorteren en daarna de zoekopdracht geven. Alle posten zijn dan meteen onder elkaar zichtbaar. Aangezien er meerdere declaraties per cliënt kunnen zijn, wordt bij het vinden van een cliënt de regel niet gelijk aangevinkt zoals bij het zoeken op declaratienummer. Op rol bewerkscherm alfakey-cliënt en alfakey-wederpartij opgenomen Scherm Rol bewerken heeft een nieuwe kolom Alfa-cliënt/Alfa-wederpartij gekregen. Het staat achter het dossiernummer. Het scherm is breder gemaakt om alles goed te tonen. De tekstbox onder het grid bleek niet breed genoeg. Deze is ook aangepast. Het scherm Rol verwerken had al een kolom Zaak met alleen de Alfa-cliënt. Dit is vervangen door Alfa-cliënt/Alfa-wederpartij. Ook hier is het scherm breder gemaakt en de lay-out aangepast. RVR-codes Z251 en Z252 opgenomen De RVR-tabel is uitgebreid met de volgende zaakcodes: Code Z251 Z252 Omschrijving Voorlopige voorziening tijdelijk huisverbod Beroep tijdelijk huisverbod Gestorneerde declaratienummers kunnen opnieuw gebruikt worden Gestorneerde factuurnummers kunnen alleen opnieuw ingezet worden bij het maken van een losse factuur. Als er herbruikbare factuurnummers aanwezig zijn dan ziet het scherm Losse factuur maken er zo uit: Sdu Uitgevers november

126 Er is een checkbox Gestorneerd Nr. zichtbaar. Met het uitklapveld is een van de gestorneerde nummers uit te kiezen: Achter de nummers is de datum en tijd zichtbaar waarop de factuur met dit nummer gestorneerd werd. Indien men liever een nieuw factuurnummer wil gebruiken dan moet men het vinkje in de nieuwe checkbox verwijderen: Het uitklapveld verdwijnt en het factuurnummer wordt op dezelfde manier vastgesteld als in de vorige versies. Bij afwezigheid van herbruikbare nummers zijn de checkbox en het uitklapveld niet zichtbaar. Mogelijkheid om laatste aanmaning te verwijderen Tot nu toe was het niet mogelijk het aantal aanmaningen te verminderen. Het is nu mogelijk steeds de laatste aanmaning te verwijderen in het scherm Aan te manen : Ga op de regel staan waarvan het aantal aanmaningen verminderd moet worden en gebruik de contextmenuoptie Aanmaningen tonen. Het volgende scherm verschijnt: Sdu Uitgevers november

127 Met de nieuwe knop Laatste aanmaning verwijderen is het aantal aanmaningen te verminderen: Na bevestiging wordt de laatste aanmaning uit de lijst verwijderd en het aantal aanmaningen van de zaak met 1 verminderd. Bovendien wordt de aanmaandatum aangepast. Indien gewenst kan dit voor alle aanmaningen herhaald worden. Na het verwijderen van de laatste aanmaning sluit het scherm automatisch. Nieuwe velden in opgenomen in XML-samenvoegbestanden Veld Onderdeel Omschrijving AdvoWpWww NU website advocaat wederpartij. ClientAlfakey NU Veld alfabetisch van cliënt. WpAlfakey NU Veld alfabetisch van wederpartij. AdvoWpNaamVolGroot NU Advocaat wederpartij voluit in hoofdletters. AdvoWpRekNr NU Advocaat wederpartij rekeningnummer. AdvoWpVoornaam NU Advocaat wederpartij voornaam. AdvoWpVrij1 t/m 8 NU Advocaat wederpartij vrij veld 1 t/m 8. ClientBedr NU Client bedrijfsnaam 1. ClientDep NU Client departement (bedrijfsnaam 2) Sdu Uitgevers november

128 ClientTussen NU Client tussenvoegsel. DerdeNaam NU Derde naam. DerdeRekNr NU Derde rekeningnummer. DerdeVrij1 t/m 8 NU Derde vrij veld 1 t/m 8. DerdeGebDatumKort NU Derde geboortedatum kort (dd-mm-jjjj). ProcRekNr NU Procureur Rekeningnummer. ProcVoornaam NU Procureur voornaam. ProcVrij1 t/m 8 NU Procureur vrij veld 1/m 8. ProcWww NU website procureur. ProcWpRekNr NU Procureur wederpartij Rekeningnummer. ProcWpVoornaam NU Procureur wederpartij voornaam. ProcWpVrij1 t/m 8 NU Procureur wederpartij vrij veld 1/m 8. ProcWpWww NU website procureur wederpartij. WpRekNr NU Wederpartij Rekeningnummer. WpTussen NU Wederpartij tussenvoegsel. WpVrij1 t/m 8 NU Wederpartij vrij veld 1/m 8. WpBedr NU Wederpartij bedrijfsnaam 1 WpDep NU Wederpartij departement (bedrijfsnaam 2) WpGebLand NU Wederpartij geboorteland. WpNaam NU Wederpartij naam. WpNaamVolGroot NU Wederpartij naam voluit in hoofdletters. WpRechtNaamGroot NU Wederpartij naam (inclusief initialen) voluit in hoofdletters. WpGebDatKort NU Wederpartij geboortedatum kort (dd-mmjjjj). ClientVrij3Code t/m ClientVrij8Code WpVrij3Code t/m WpVrij8Code AdvoWpVrij3Code t/m AdvoWpVrij8Code ProcVrij3Code t/m ProcVrij8Code ProcWpVrij3Code t/m ProcWpVrij8Code DerdeVrij3Code t/m DerdeVrij8Code NU NU NU NU NU NU Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de client. Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de wederpartij. Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de advocaat wederpartij. Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de procureur. Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de procureur wederpartij. Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van derde. ZaakVrij3Code t/m ZaakVrij8Code NU Indien het veld langer is dan 4 tekens zal dit veld leeg zijn, anders bevat dit veld de code van het vrije veld van de zaak. KantWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld KantWoonPlaats maar in Sdu Uitgevers november

129 hoofdletters. KantPcPlaatsGroot NU Gelijk aan veld KantPcPlaats maar plaatsnaam in hoofdletters. KantPlaatsGroot NU Gelijk aan veld KantPlaats maar in hoofdletters ClientGebPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ClientGebPlaats maar n hoofdletters. ClientPostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ClientPostPlaats maar in hoofdletters. ClientWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ClientWoonPlaats maar in hoofdletters. WpGebPlaatsGroot NU Gelijk aan veld WpGebPlaats maar in hoofdletters. WpPostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld WpPostPlaats maar in hoofdletters. WpWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld WpWoonPlaats maar in hoofdletters. AdvoWpPostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld AdvoWpPostPlaats maar in hoofdletters. AdvoWpWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld AdvoWpWoonPlaats maar in hoofdletters. ProcPostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ProcPostPlaats maar in hoofdletters. ProcWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ProcWoonPlaats maar in hoofdletters. ProcWpPostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ProcWpPostPlaats maar in hoofdletters. ProcWpWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld ProcWpWoonPlaats maar in hoofdletters. DerdePostPlaatsGroot NU Gelijk aan veld DerdePostPlaats maar in hoofdletters. DerdeGebPlaatsGroot NU Gelijk aan veld DerdeGebPlaats maar in hoofdletters. DerdeWoonPlaatsGroot NU Gelijk aan veld DerdeWoonPlaats maar in hoofdletters. Het scherm aan te manen bewaart laatst toegepaste filter voor iedere gebruiker De functie Financieel -> Aan te manen bewaart nu het laatst toegepaste filter voor iedere gebruiker en stelt dit opnieuw in als de gebruiker de functie opnieuw oproept. Het veld verificatie op de zaakkaart is vervallen Veld Verif komt te vervallen, het veld bestaat nog wel in de database maar is niet meer zichtbaar op de zaakkaart voor nieuwe zaken. Indien het veld voor reeds bestaande zaken een waarde heeft, is het veld zichtbaar! Sdu Uitgevers november

130 Voorkomen verspringen zaakkaart naar een ander (bepaalde situaties) Na het afsluiten van het ureninboekscherm versprong de zaakkaart regelmatig; dit is aangepast. Aanmaken einddeclaratie bij het afleggen van dossiers Indien de status van een dossier wordt aangepast in afgelegd en er zijn nog te declareren uren en/of bedragen dan verschijnt de vraag wat er met de te declareren regels gedaan moet worden. Aanmaken einddeclaratie Deze keuze opent het scherm Losse factuur maken. Dit scherm kan niet verlaten worden, de gebruiker is verplicht om een factuur te maken (dit is nodig omdat de zaakkaart de status van het dossiers heeft aangepast en dit niet geannuleerd kan worden in het factuurscherm). Nadat de factuur is aangemaakt is de zaakkaart weer actief. Alle openstaande bedragen afboeken Indien de gebruiker voor deze optie kiest, worden alle te declareren regels afgeboekt. Het Sdu Uitgevers november

131 percentage, bedrag, btw-bedrag en totaalbedrag worden 0. Kolom afgeboekt krijgt waarde WAAR. Ongedaan maken Een annuleerknop kan NIET op de schermen opgenomen worden! Het is wel mogelijk om de bedragen weer declarabel te maken door de zaak op lopend te zetten. De vraag verschijnt dan of de afgeboekte bedragen weer declarabel zijn. Het is overigens NIET wenselijk om de status op afgelegd te zetten en dan hierna pas de uren af te boeken! De status afgelegd komt in het proces ná de status einddeclaratie verzonden, de bedragen dienen dan gedeclareerd en afgeboekt te zijn! Voor zaken met status afgelegd of einddeclaratie geen bedragen in te boeken Invoeren van nieuwe uren is niet mogelijk voor afgelegde zaken. Mogelijkheid om uren tegen 0% (nul-uren) op te nemen op declaratie Op het kantoorinstellingenscherm (tabblad financieel) is een nieuwe optie gekomen: Indien de optie Neem 0 regels op in declaratie aanstaat, worden alle declaratieregels meegenomen. Regels met een totaalbedrag van 0 worden ook meegenomen. De regel heeft een percentage van 0% (niet declarabel) of het uurtarief is 0 (denk bv. aan toevoegingszaken). Een declaratie met een totaalbedrag van 0 euro (alle regels hebben een bedrag van 0 euro) is ook mogelijk! Indien de optie uitstaat, worden 0-regels niet meegenomen (functionaliteit is gelijk aan oudere versies van LE), dit is de default (standaard) instelling na het installeren van of updaten naar Let op dat indien deze optie aanstaat voor toevoegingszaken waarvoor uren zijn ingevoerd ook facturen aangemaakt worden. Indien dit niet wenselijk is dient u deze optie uit te zetten. Na installatie staat de optie standaard uit. Sdu Uitgevers november

132 Zoekscherm bij advocaat wederpartij toont als default nu alleen advocaten Factuurbedrag opgenomen in het scherm openstaande facturen Op het scherm is een extra kolom met het totaalbedrag opgenomen (kolom Decl.totaal). Op de zaakkaart tabblad Documenten aangemaakt Op de zaakkaart is een extra tabblad Documenten aangemaakt (dit tabblad is alleen zichtbaar indien bij kantoorinstellingen documentbeheer aan staat). Dit tabblad laat alle aanwezige documenten in de dossierfolder (zie kantoorinstellingen) zien. Ook documenten in subfolders worden getoond. Het document kan eenvoudig geopend worden door dubbel te klikken op de bestandsnaam in de betreffende regel. De folder kan eenvoudig geopend worden door dubbel te klikken op de foldernaam in de betreffende regel. Velden op zoekschermen kunnen door applicatiebeheerder aangepast worden Via het scherm Extra -> Kantoorinstellingen kan de applicatiebeheerder instellen op welke velden een gebruiker kan zoeken. In totaal zijn er vijf zoekschermen: 1. relatiesoverzicht; 2. zakenoverzicht; 3. zoeken zaak; 4. zoeken factuur; 5. zoeken relatie. Sdu Uitgevers november

133 Altijd zichtbaar: de kolom is altijd zichtbaar (dit kan de applicatiebeheerder niet aanpassen). Zichtbaar: indien de checkbox aan is, zal de kolom zichtbaar zijn als zoekveld en opgenomen worden in het zoekresultaat. Volgorde: de applicatiebeheerder kan de volgorde van de kolommen hiermee aanpassen. Alle zoekvelden worden gesorteerd op basis van de kolom Volgorde. Zoekresultaatkolommen hebben dezelfde volgorde aangevuld met velden die altijd zichtbaar zijn maar waar niet opgezocht kan worden. Kolom dossierstatus komt altijd na de zoekvelden. Er bestaat geen zoekveld voor deze kolom omdat het beeld filter hiervoor gebruikt moet worden. De kolom status is altijd zichtbaar! Voor dossiers zonder cliënt kunnen geen declaraties aangemaakt worden Het scherm Losse factuur maken geeft voor zaken zonder cliënt onderstaande melding: Er kunnen alleen conceptdeclaraties aangemaakt worden. Het scherm Alle facturen maken geeft voor zaken zonder cliënt onderstaande melding: Sdu Uitgevers november

134 Alle overige declaraties worden aangemaakt. Afrondingsverschillen op scherm losse factuur maken zijn verholpen Het afrondingsverschil kantoorkosten is verholpen. Uren- en bewerkscherm aangepast (dossier boven aan het scherm) De dossiergegevens boven aan het scherm toont nu altijd de gegevens van het dossier voor de geselecteerde regel in het overzicht. Archiefzaken komen niet meer voor op het dossier zoekscherm Het zoekscherm (o.a. via scherm uren schrijven en opgeven onjuist dossiernummer ) toonde ook archiefzaken. Opmerking: er is een fundamenteel verschil tussen de zoekbutton en het opvoeren van een dossiernummer om te zoeken. De zoekbutton past zich aan het beeldfilter aan! Zoeken via de kolom num in het scherm doet dit niet. Dit is correct omdat de zoekbutton een nieuw dossier selecteert; in kolom num kan een dossiernummer staan dat niet voldoet aan het beeldfilter; een gebruiker kan dit dossier dan nooit meer selecteren. Indien de gebruiker dus een dossier wil zoeken dat ook het beeldfilter gebruikt, dient de zoekknop gebruikt te worden! Op het declaratiescherm toevoegingen decimalen opgegeven Op het scherm kunnen nu decimalen opgegeven worden, in vorige versies was dit niet mogelijk. Velden en www (relatiekaart) zijn nu beschikbaar bij vrije rapporten De velden en www kunnen opgenomen worden op een vrij rapport, zie scherm hieronder. Het scherm verwijderen voorbeeldzaken is aangepast Het scherm verwijder voorbeeldzaken is aangepast. Er is een tweede tabblad aangemaakt. Sdu Uitgevers november

135 Tabblad 1 Overzicht van gevonden voorbeeldzaken. Tabblad 2 Overzicht van alle zaken. Fee-earnertarief soms niet correct na wijziging van fee-earner Er kunnen meerder advocaten op deze zaak urenschrijven. Hieronder staan er drie als voorbeeld: AA met tarief 200 BB met tarief 240 CC met tarief 225 Er zijn 10 regels geschreven op AA van ieder 6 minuten met een tarief van 200 dus 200 Er zijn 5 regels geschreven op BB van ieder 6 minuten met een tarief van 240 dus 120 Er zijn 5 regels geschreven op CC van ieder 6 minuten met een tarief van 225 dus 112,50 Achteraf blijkt echter dat de laatste uren van CC niet op CC maar op BB hadden moeten staan. Men gaat dus naar uren bewerken en verandert de initialen in de regels van CC naar BB. Nu wordt er gefactureerd. Echter, de initialen zijn wel van CC naar BB veranderd, maar NIET het tarief. De vijf regels die van CC naar BB zijn aangepast worden nog steeds met het tarief van CC gefactureerd. Indien de klant niet over alle kolommen heen loopt, kan het voorkomen dat het tarief niet aangepast wordt! Dit probleem is opgelost. Telefoon- en faxnummersvelden Alleen de volgende tekens kunnen ingevoerd worden: 0 t/m 9, - [=minteken], +, ( [= haakje openen] en ) [= haakje sluiten]. Landcodes Curaçao en St. Maarten opgenomen Beide landen hebben een ISO-landcode gekregen (ISO ) Sdu Uitgevers november

136 CODE CW SX OMSCHRIJVING Curaçao St. Maarten Open Word gemaximeerd Bij de persoonlijke instellingen (extra -> persoonlijke instellingen) kan op het tabblad Overig opgegeven worden of Word gemaximeerd geopend moet worden. Deze nieuwe optie staat standaard uit. Legal Eagle versies voor opende Word altijd gemaximeerd, dit is niet altijd wenselijk. Indien dit voor u wel wenselijk is kunt u deze optie aanzetten. Integratie Importeren van verschotten (o.a. vanuit AccountView en Multivers) Importeren verschotbestand aangemaakt door AccountView of Multivers. Verschotten worden vaak ingeboekt in de boekhouding. Om dubbele invoer te voorkomen is het mogelijk om ingevoerde verschotten in AccountView en MultiVers te exporteren. Het aangemaakte exportbestand kan ingelezen worden in Legal Eagle. Voor de ingelezen verschotten worden automatisch declaratieregels aangemaakt (in de boekhouding geeft de gebruiker het zaaknummer op zodat de declaratieregels voor het dossier aangemaakt kunnen worden). Exporteren dossiergegevens (inboeken verschotten op dossiers) Om verschotten te kunnen koppelen aan een dossier is het nodig dat de externe boekhouding een lijst heeft met Legal Eagle-dossiers. Sdu Uitgevers november

137 Probleem opgelost rekeningnummers met voorloop-nul inlezen MT940-bestanden Indien een rekeningnummer een voorloop-nul heeft, gaf de import aan dat het rekeningnummer van de grootboekrekening niet overeenkomt met het rekeningnummer in het MT940-bestand. Dit probleem is opgelost. Boekhouding Standaardboekingen (repositorium) In Legal Eagle 2.19 met boekhouding is het mogelijk veelgebruikte boekingen naar een bewaarplaats te kopiëren. Zo n bewaarplaats wordt hier repositorium genoemd. Een boeking die op deze manier bewaard is, kan op een later tijdstip met een eenvoudige handeling opnieuw gedaan worden. De boekingen waarvan men weet dat ze iedere administratieve periode voorkomen, kunnen periodiek gemaakt worden. Dat wil zeggen dat Legal Eagle kan waarschuwen als een periodieke boeking op een bepaalde periode nog niet gedaan is. Ook kan het pakket waarschuwen als een periodieke boeking voor een tweede maal in dezelfde periode geplaatst dreigt te worden. Voor de dagboeken die aan een grootboek zijn gekoppeld, bestaat de standaardboeking uit een enkele regel, maar bij dagboeken van het type memoriaal kan een standaardboeking uit een of meerdere regels bestaan. Het is mogelijk een kopie van een hele bladzijde van een memoriaal dagboek in het repositorium te plaatsen. Opgeslagen regels kunnen naar believen aangepast worden. Het blijven slechts invoerhulpjes. Het valideren van een boeking geschiedt op het moment van opslaan. Dit geldt zowel voor de met de hand ingevoerde regels alsook voor de regels die uit het repositorium zijn gekopieerd. Hiervoor is een speciale handleiding gemaakt: Standaardboekingen. Administratiewizard (aanmaken nieuw grootboekrekening o.a. resultaat vorig jaar) De wizard is te vinden onder Extra -> Administratiewizard. Tijdens het gebruik van de wizard ontdekte men vroeger wel eens dat er nog geen rekening voor het resultaat vorig boekjaar was. Dan zat er niets anders op dan de wizard te sluiten, de grootboekrekening aan te maken, en daarna vervolgens de wizard opnieuw te starten. Sdu Uitgevers november

138 Dit is nu niet meer nodig. Als men op het tabblad Mutaties ziet dat de rekening ontbreekt dan kan hij op hetzelfde tabblad aangemaakt worden met de nieuwe checkbox Nieuwe rekening gebruiken : Als men het vinkje aanbrengt, kan men een nieuwe rekening opgeven: De naam van de rekening is al ingevuld. Er vindt een controle plaats op uniciteit van het nieuwe nummer en de lengte moet gelijk zijn aan de lengte van de overige rekeningnummers. De werking van de wizard is voor het overige gelijk gebleven aan voorgaande versies. Nieuwe bladzijden van het dagboeksoort verkopen Nieuwe dagboekregels staan nu niet meteen op Afgesloten. De verwijderfunctie werkt nu correct. Probleem opgelost rekeningnummers met voorloop-nul inlezen MT940-bestanden Indien een rekeningnummer een voorloop-nul heeft, gaf de import aan dat het rekeningnummer van de grootboekrekening niet overeenkomt met het rekeningnummer in het MT940-bestand. Dit Sdu Uitgevers november

139 probleem is opgelost. Kolom saldering voor V&W en balans opgenomen Kolom met saldo (saldering) opgenomen. Sdu Uitgevers november

140 Rapportages Nieuw rapport openstaande Nieuw rapport openstaande saldi voor dossierstatus afgelegde zaken, einddeclaratie verzonden, lopend en geparkeerd. Onder rapportmenu Financieel is een nieuwe optie gemaakt: Openstaande saldi afgelegde dossiers. Er kunnen vier verschillende dossierstatussen geselecteerd worden. Bij de status Afgelegd is een datumbereik voor de aflegdatum op te geven. Bij de overige statussen is dit niet mogelijk. Sdu Uitgevers november

141 Kantoorkosten op omzet Kantoorkosten kunnen opgenomen worden op omzetrapportages omzet per rubriek naar factuurdatum/schrijfdatum. Bovendien kan er nu gefilterd worden op zaaksoort en betaaltype. Sdu Uitgevers november

142 Nieuw rapport met cliënten waarvoor gegevens ontbreken Dit rapport is te vinden onder Zaken -> Ontbrekende cliëntgegevens Het is de bedoeling dat de cliënten van een te selecteren hoeveelheid dossiers kunnen worden gecontroleerd op gegevens die van belang zijn voor de wetten Wid en Mot en latere wetten. Het betreft gegevens waarmee een cliënt eenduidig geïdentificeerd kan worden. De dossiers kunnen worden geselecteerd op intakedatum, zaaksoort en dossierstatus. Er is verschil of de cliënt een organisatie of privépersoon is. Privépersonen worden weer onderscheiden in personen met en zonder burgerservicenummer (BSN). Zie onderstaande tabel: Soort Cliënt Organisatie Privépersoon met BSN r Privépersoon zonder BSN Minimaal verplichte gegevens Btw-nummer en KVK-nummer Paspoort of rijbewijs Vreemdelingnummer of verblijfsdocument Sdu Uitgevers november

143 Aanpassing refoca-rapport Het bestaande rapportdialoogvenster is voorzien van een checkbox om een gedetailleerde versie van het rapport te krijgen: Bij het gedetailleerde rapport worden de regels van de geselecteerde periode weergegeven. Geschreven minuten op voorstel te declareren rapport opgenomen Bij te declareren diensten wordt nu ook het aantal minuten vermeld en in een aparte regel getotaliseerd. Deze uitbreiding is aangebracht in de rapporten Te declareren voorstel per dossiereigenaar en Te declareren voorstel per fee-earner Sdu Uitgevers november

144 Nieuw rapport zaken van relaties Er is een rapport gemaakt dat de zaken per relatie in iedere hoedanigheid kan weergeven. De menuoptie is te vinden onder Rapporten -> Zaken -> Zaken van relaties: Het scherm opent met de keuze 1 relatie. Er is alleen een keuze mogelijk uit relaties die een of andere hoedanigheid in een dossier hebben; als partner, expert, et cetera. Als de actuele relatie een hoedanigheid in een zaak heeft, dan is deze reeds ingevuld. Anders begint het scherm met de eerste relatie die aan een zaak verbonden is. In het rooster staan alle hoedanigheden. Met de checkboxen kan men bepalen welke hoedanigheden in het rapport moeten komen. Bij afzonderlijke relaties zijn bij aanvang alle hoedanigheden reeds aangevinkt. Bij de keuzemogelijkheid Alle relaties toont het rooster alle voorkomende hoedanigheden maar daar zijn ze bij aanvang allemaal gewist. Met de knoppen Alles selecteren en Alles wissen worden alle vinkjes gezet respectievelijk gewist. Derdegeld heeft nieuwe optie saldo niet nul (detaillering) Derdegeld heeft een nieuwe optie saldo niet nul en heeft nu de mogelijkheid om detaillering aan te geven. Er zijn twee rapportfuncties gewijzigd: 1. Menuoptie Rapporten -> Relaties -> Saldo derdengeld Er is een checkbox Saldo niet nul aangebracht waarmee dossiers waarvan het derdengeldsaldo nul bedraagt, niet in het rapport terechtkomen. De defaultinstelling is Uit (dit komt overeen met de oude situatie). 2. Menuoptie Rapporten -> Financieel -> Derdengeld per zaak Sdu Uitgevers november

145 Er is niet alleen een checkbox Saldo niet nul aangebracht maar ook een optiegroep voor de detaillering: per cliënt, per dossier of gedetailleerd. In dit dialoogvenster staat de checkbox Saldo niet nul aangevinkt omdat dit zo overeenkomt met de situatie in voorgaande releases. Selectiemogelijkheid voor automatische betalingen Het rapport onder Rapporten -> Boekhouding -> Automatische betalingen is voorzien van een selectiemogelijkheid. Er zijn de volgende keuzes: 1. Alle aangemaakte betalingen. 2. Alle nog te maken betalingen. 3. Beide. De default is 3. Beide. Zo werkte dit rapport in de voorgaande versies. Nieuw rapport Crediteurboekingen voor boekhouding Er is een rapport Crediteurboekingen gemaakt dat te vinden is onder: Rapporten -> Boekhouding -> Crediteurboekingen Het rapport kan worden afgedrukt voor alle crediteuren of er kan één crediteur geselecteerd worden. Het uitklapveld biedt alleen een keuze uit relaties die in de actuele administratie als crediteur gefungeerd hebben. Er is een checkbox waarmee men kan aangeven of alle nota s worden afgedrukt of alleen de nota s die nog niet zijn voldaan. Dit laatste is de defaultinstelling. Sdu Uitgevers november

146 Uitvoer naar PDF is nu mogelijk In het standaardrapportdialoog is op het tweede tabblad een tiende optie bijgekomen om het rapport als PDF-bestand uit te voeren: Declaratievoorstel voorzien van een t/m-filter De rapporten Te declareren voorstel per dossiereigenaar en Te declareren voorstel per feeeaner hebben een datumbereikselectie gekregen. Sdu Uitgevers november