Jaarverslag 2013 Raad en Griffie Gemeente Meppel

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 Raad en Griffie Gemeente Meppel 1 juli 2014 Raadsgriffie Meppel Vastgesteld fractievoorzittersoverleg d.d. 24 september

2 Voorwoord. Voor u ligt het Jaarverslag 2013 van de gemeenteraad en griffie van de gemeente Meppel. Dit jaarverslag van de gemeenteraad en de griffie van Meppel gaat over het jaar Een politiek bestuurlijk jaar waar diverse grote onderwerpen op de raadsagenda stonden, zoals de verdere ontwikkeling van Nieuwveense Landen i.r.t. de grondexploitatie, harmonisatie van de voorschoolse opvang, de structuurvisie, het actualiseren van verschillende bestemmingsplannen en de drank- en horecaverordening. Tevens was de gemeenteraad van Meppel druk met de voorbereidingen op de decentralisaties, het houden van ronde tafelgesprekken, en werden de voorbereidende werkzaamheden gestart voor de gemeenteraadsverkiezingen in Een overzicht van de werkzaamheden, activiteiten en een korte terugblik op het afgelopen jaar vindt u terug in dit jaarverslag. Met dit jaarverslag wordt invulling gegeven aan artikel 2.2 van de Instructie voor de griffier en artikel 9 van de Verordening Werkgeverscommissie. Wij wensen u veel leesplezier. 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Het politieke jaar 2013 in het kort De gemeenteraad Samenstelling van de gemeenteraad Personele wisselingen Raadsvergadering Raadscommissie Auditcommissie Werkvergadering Agendacommissie Fractievoorzittersoverleg Werkgeverscommissie Webcast (live beeld en geluid) De instrumenten van de gemeenteraad Artikel 39 vragen (schriftelijke vragen) Moties Amendementen Initiatiefvoorstellen Interpellatie Kathederstukken Burgerinitiatief Overige activiteiten van de gemeenteraad Werkgroepen Werkbezoeken Opening politiek seizoen Open Dag De Rekenkamercommissie

4 6. De griffie De griffieorganisatie Activiteiten van de griffie Griffieplan Positioneren van de gemeenteraad (intern/ extern) Verbeteren kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad Positioneren van de griffie Digitaliseren werkproces griffie Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen Voortgangsgesprek burgemeester Studie, ontwikkeling en griffieorganisatie

5 1. Het politieke jaar 2013 in het kort. Het politieke jaar 2013 van de gemeenteraad van Meppel stond vooral in het teken van discussie (oordeelsvorming) en besluitvorming over grote projecten en beleidsonderwerpen en de uitvoering daarvan. Zo werd er in de gemeenteraad gesproken over de actualisering van diverse bestemmingsplannen, de harmonisatie voorschoolse voorzieningen, ambtelijke samenwerking met Westerveld, de structuurvisie, decentralisatie jeugdzorg (Regionale Transitie Afspraken, RTA), aanpassing fietstunnel Westerstouwe, het herstelplan reserves, ontwikkelingen Nieuwveense Landen (grondexploitatie) en de drank- en horecaverordening. Dit alles gebeurde in een jaar waarin de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen zich al deed gelden. Politieke partijen gingen in de tweede helft van 2013 aan de slag met verkiezingsprogramma s en het selecteren van kandidaten voor de kandidatenlijsten. Het jaar 2013 kenmerkt zich ook door dat de raad zelf actief aan de slag ging met een aantal onderwerpen. Zo werden er ronde tafelgesprekken gehouden in het kader van de decentralisatie in het sociaal domein en organiseerden een drietal raadsleden een bijeenkomst over regionale samenwerking en gemeenschappelijke regelingen/ verbonden partijen. Ook deed de gemeenteraad mee aan de Open Dag van de gemeente Meppel. 2. De gemeenteraad. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de samenstelling en de commissies van de gemeenteraad. 2.1 Samenstelling van de gemeenteraad. De gemeenteraad van Meppel bestaat uit 23 raadsleden. De 23 raadsleden vormen samen 7 politieke fracties. De leden van de gemeenteraad zijn in 2010 gekozen. Samenstelling van de gemeenteraad: *Sterk Meppel (6 zetels) *VVD (5 zetels) *PvdA (5 zetels) *CDA (3 zetels) *D66 (2 zetels) *ChristenUnie (1 zetel) *GroenLinks (1 zetel) Naast raadsleden kent de gemeenteraad van Meppel ook nog duo-raadsleden. Zij nemen actief deel aan fractievergaderingen en zijn lid van de raadscommissie en/of auditcommissie. De duo-raadsleden nemen niet deel aan de raadsvergaderingen. 5

6 2.2 Personele wisselingen. In 2013 hebben de duo-raadsleden de heer Van Zandbergen (Sterk Meppel) en mevrouw Dorenbos (PvdA) afscheid genomen van de gemeenteraad. Verder hebben zich geen personele wisselingen in de gemeenteraad van Meppel voorgedaan. 2.3 Raadsvergadering. De gemeenteraad van Meppel komt maandelijks bijeen op de donderdagavond 1. In het verslagjaar kwam de gemeenteraad 13 keer bijeen voor een raadsvergadering. Dit is inclusief de raadsvergaderingen over de Perspectiefnota in juni en over de Programmabegroting in november. Tijdens de raadsvergadering vindt er besluitvorming plaats over de voorstellen vanuit het college. In 2013 werden er 98 raadsvoorstellen ter besluitvorming voorgelegd aan de raadsleden. Van de totaal 98 raadsvoorstellen werden er 42 als hamerstuk voorgelegd aan de raad, 53 raadsvoorstellen als bespreekpunt en er waren 3 raadsvoorstellen waarbij de raad een besluit nam over een benoeming. Tijdens de raadsvergadering is er de mogelijkheid voor raadsleden om mondelinge vragen te stellen aan het college van burgemeester en wethouders (B&W). Hiervoor is het vragenhalfuurtje ingesteld. Hierbij gaat het om vragen die betrekking hebben op de actualiteit en die niet op de agenda van de raadsvergadering staan. In 2013 werd er 23 keer gebruik gemaakt van het vragenhalfuurtje door de fracties. 2.4 Raadscommissie. In 2013 heeft de raadscommissie 15 keer vergaderd. Er kwamen 19 insprekers, op diverse onderwerpen. Eenmaal werd een petitie aangeboden. De raadsvergadering 2013 in cijfers: *13 keer een raadsvergadering *98 raadsvoorstellen * 23 vragen tijdens vragenhalfuurtje * Vragen per fractie: - CDA 6 vragen - VVD 6 vragen - PvdA 4 vragen - Sterk Meppel 3 vragen - D66 2 vragen - GroenLinks 1 vraag - ChristenUnie 1 vraag In 2013 heeft de raadscommissie in totaal 6 werkvergaderingen belegd. Aan de orde kwamen Hoofdlijnen structuurvisie, Sociaal Domein, Groen en KOM, Ambtelijke samenwerking Meppel-Westerveld, Grip en sturing Gemeenschappelijke Regeling en Cultuurhistorische inventarisatie en waardenstelling en welstandsnota. In mei heeft de raadscommissie gesproken over de jaarrekeningen en begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen. Op verzoek van de verschillende fracties heeft de raadscommissie 2 keer gesproken over een kathederstuk. Uit deze besprekingen zijn soms vervolgacties voort gekomen. 1 In de maanden juli en augustus heeft de gemeenteraad zomerreces dan vinden er geen vergaderingen plaats. 6

7 2.5 Auditcommissie. De auditcommissie is in 2013 vijf keer bijeen geweest; in de commissie heeft iedere fractie een lid afgevaardigd. De agendering in de over het jaar verspreide vergaderingen gaat voornamelijk aan de hand van de werkzaamheden van de door de raad aangestelde accountant. Als onderdelen van de controle door de accountant van de jaarstukken komen achtereenvolgens de Raadsbrief interim controle, het Verslag van bevindingen en de Aanwijzingen Accountantscontrole ter opiniërende bespreking aan de orde in deze commissie. Het zogenaamde Afstemmingsoverleg (afstemming over de uit te voeren onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en B&W voor wat betreft de 213aonderzoeken) is in de vergadering van september aan de orde geweest. Naast de reguliere vergaderingen heeft de auditcommissie bijkomend aandacht besteed aan de volgende zaken: Voorbereiding en advisering aanbesteding accountantsdiensten In de vorm van een begeleidingsgroep, bestaande uit alle auditcommissieleden en ambtelijke ondersteuning, is een aanbestedingsdocument opgesteld. Aan de hand hiervan heeft een selectiecommissie, bestaande uit een deel van de auditcommissieleden en medewerkers organisatie, de selectie van de nieuwe accountant gedaan. De raad heeft op 19 december 2013 de accountantsdiensten gegund aan BDO te Emmen. Berekening van de risicoanalyse grondexploitatie Nieuwveense Landen De berekening van de risicoanalyse door adviesbureau Metrum met als uitkomst een bufferreserve van 0,6 miljoen voor Nieuwveense Landen vormde voor de commissie aanleiding om genoemd bureau een uitleg te laten geven op 3 oktober 2013 betreffende de hiervoor gebruikte systematiek. 2.6 Werkvergadering. Naast de reguliere en meer formele gemeenteraadsvergadering en de raads- en auditcommissie, kent de raad van Meppel ook de werkvergadering. De werkvergadering is een vergadering met een informeel karakter. Zowel (duo-) raadsleden als leden van het college van B&W kunnen het verzoek kenbaar maken om een werkvergadering te organiseren. Tijdens een werkvergadering is er ruimte om de (duo-) raadsleden te informeren over een onderwerp of thema. In een werkvergadering worden geen besluiten genomen en er wordt daarom ook geen verslag gemaakt of een besluitenlijst opgesteld. In 2013 zijn er 6 werkvergaderingen gehouden. Tijdens een werkvergadering kunnen er meerdere onderwerpen aan de orde komen. 2.7 Agendacommissie. De agendacommissie zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad. Zo worden de concept agenda s opgesteld van de raads-, commissie-, en de auditcommissievergaderingen. Ook wordt er gekeken naar de besluitrijpheid van raadsvoorstellen. Daarnaast wordt gesproken over 7 Onderwerpen werkvergaderingen Hoofdlijnen structuurvisie Sociaal Domein Groen en KOM Ambtelijke samenwerking Meppel- Westerveld Grip en sturing Gemeenschappelijke Regeling Cultuurhistorische inventarisatie en welstandsnota

8 andere werkzaamheden van de gemeenteraad of raadsbrede activiteiten zoals werkbezoeken. In de agendacommissie zitten de voorzitter van de raad, de voorzitter van de raadscommissie en de plaatsvervangend voorzitters van raad en raadscommissie. De griffier neemt deel als adviseur. In september 2013 heeft de heer Schoemaker aangegeven terug te treden als voorzitter raadscommissie. De gemeenteraad heeft vervolgens besloten om de heer Ten Hulscher te benoemen als voorzitter raadscommissie en mevrouw Grotens-Pleyte te benoemen als plaatsvervangend voorzitter raadscommissie. De agendacommissie is in dit verslagjaar 15 keer bijeen geweest. 2.8 Fractievoorzittersoverleg. Ook de fractievoorzitters uit de gemeenteraad komen regelmatig bijeen in het fractievoorzittersoverleg. In 2013 zijn de fractievoorzitters 3 keer bijeen geweest. In dit overleg wordt gesproken over praktische zaken die de gehele gemeenteraad aangaan en geregeld moeten worden. Het overleg is geen formeel overleg (is niet opgenomen in de Gemeentewet) en politieke besluitvorming vindt hier ook niet plaats. In 2013 is door de fractievoorzitters o.a. gesproken over de fractiebudgetten, de evaluatie papierloos vergaderen, voorbereidingen verkiezingen en de rol van de raad bij de stedenband Most- Meppel. Op 18 december 2013 hebben de fractievoorzitters het reguliere voortgangsgesprek gehouden met de burgemeester. Het fractievoorzittersoverleg wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad en de griffier neemt deel als adviseur. 2.9 Werkgeverscommissie 2. De gemeenteraad van Meppel heeft, om de werkgeversrol ten behoeve van de griffier en de griffiemedewerkers zo goed mogelijk in te vullen, een werkgeverscommissie ingesteld. De werkgeverscommissie is in 2013 druk geweest met het afronden van het functiewaarderingstraject voor de medewerkers op de griffie (met ondersteuning van P&O). Daarnaast heeft een vertegenwoordiging van de werkgeverscommissie het jaarlijkse functioneringsgesprek met de griffier gehouden. 2 Met het opnemen van deze paragraaf in het jaarverslag wordt voldaan aan art. 9 van de Verordening Werkgeverscommissie. 8

9 2.10 Webcast (live beeld en geluid) Zoals bekend worden sinds 2010 worden de vergaderingen van raad en commissies live uitgezonden via internet. In 2013 is er van 35 vergaderingen beeld- en geluidregistratie gemaakt. In onderstaand overzicht is per vergadering aangegeven hoeveel kijkers (deels) live de vergaderingen hebben gevolgd en hoeveel achteraf de video minimaal 1 minuut hebben geraadpleegd. Onder opmerking is bij hoge cijfers het belangrijkste agendapunt opgenomen. 9

10 Webcast in cijfers: Live: Kijkers: Opmerking 10-jan auditcie jan commissie jan raad jan commissie feb commissie Bezuinigingen Scala 28-feb raad mrt commissie mrt auditcie mrt raad apr auditcie apr commissie apr commissie apr raad mei commissie mei commissie GMR-en 30-mei raad jun auditcie jun commissie jun raad jun commissie jun raad jun raad Perspectiefnota 5-sep auditcie sep commissie sep raad Harmonisatie 10-okt commissie okt commissie okt raad nov raad nov raad Begroting 8-nov raad Begroting 14-nov commissie nov raad dec commissie dec raad Totalen: In vergelijking met 2012 is er een toename van het aantal kijkers per vergadering: Vergelijking Live: Kijkers: Toename % 9% De gemiddelde kijkcijfers bij de raad en commissies zijn als volgt: Gemiddeld 2013 Live* Kijk** auditcie commissie raad

11 Afsluitend kan worden vermeld dat het webcastsysteem in 2013 ook vanuit de griffie is ingezet voor het Model European Parliament (MEP) 2012/2013 CSG Dingstede, de Koninklijke onderscheidingen en een bijeenkomst organisatieontwikkeling. 3. De instrumenten van de gemeenteraad. Een raadslid heeft diverse instrumenten tot zijn of haar beschikking om invulling te geven aan de drie belangrijkste rollen van de gemeenteraad, te weten de volksvertegenwoordigende rol, de kaderstellende rol en de controlerende rol. In dit hoofdstuk komen de instrumenten aanbod en wordt aangegeven hoe de gemeenteraad van Meppel deze instrumenten in 2013 heeft ingezet. 3.1 Artikel 39 vragen (schriftelijke vragen). In 2013 is er 41 keer gebruik gemaakt van de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen aan het college van burgemeester en wethouders. Meestal werden de vragen ingediend vanuit één fractie; in drie gevallen namens meerdere fracties. De schriftelijke vragen 2013 in cijfers: *Vragen per fractie: - Sterk Meppel 14 vragen - GroenLinks 8 vragen - ChristenUnie 7 vragen - CDA 5 vragen - PvdA 3 vragen - D66 3 vragen - VVD 1 vraag 3.2 Moties. In 2013 zijn in totaal 44 moties ingediend, waarvan 6 vreemd aan de orde van de dag 3. Hiervan zijn 27 aangenomen, 7 verworpen en 9 ingetrokken dan wel aangehouden. Met een motie wordt door een raadslid (of meerdere raadsleden) een mening, wens of verzoek uitgesproken. De raad kan daarbij bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders uitnodigen om iets te doen of opdragen iets te doen. Er zijn verschillende vormen van moties, zoals een algemene motie met oproep, een motie van ongenoegen of zwaardere vormen zoals een motie van afkeuring of motie van wantrouwen. 3 Een aparte vorm is een motie Vreemd aan de orde van de dag. Dat is een motie die direct in de raadsvergadering wordt gebracht, vaak op het laatste moment naar aanleiding van een actualiteit. 11

12 Aangenomen Verworpen Ingetrokken/ Aangeh. 5 0 Moties Moties in cijfers: Moties 2013 Motie Vreemd aan de orde v/d dag Aangenomen Verworpen Ingetrokken/aangehouden januari februari maart april mei juni september oktober november december Totalen

13 3.3 Amendementen. In totaal zijn er in amendementen ingediend. Hiervan zijn er 20 aangenomen, 6 verworpen en 2 ingetrokken. Met een amendement kan een raadslid (of raadsleden) een voorgenomen besluit (bijv. een raadsvoorstel van het college) wijzigen Aangenomen Verworpen Ingetrokken 0 Amendementen Amendementen in cijfers: Amendementen 2013 Aangenomen Verworpen Ingetrokken januari februari maart april mei juni september oktober november december Totalen

14 3.4 Initiatiefvoorstellen. Door de raadsleden is in dit verslagjaar twee keer gebruik gemaakt van de mogelijkheid om zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing te doen. De leden Bakkenes-van Hese (SteM), Wolvekamp-Bloemert (CDA) en Huisman (PvdA) kwamen met het voorstel De gemeenteraad van Meppel en verbonden partijen en het lid De Vries (SteM) kwam met het initiatiefvoorstel Onderzoek inzet statiegeldglazen bij evenementen. Beide voorstellen werden aangenomen. 3.5 Interpellatie. Van de mogelijkheid om tijdens een raadsvergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen is geen gebruik gemaakt. 3.6 Kathederstukken. Vanaf de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad, zijn 2 stukken voor bespreking in de raadscommissie als bespreekstuk geagendeerd. 3.7 Burgerinitiatief. Het burgerinitiatief is een instrument van de inwoners van Meppel. Via het burgerinitiatief kunnen zij zelf onderwerpen of voorstellen op de agenda plaatsen van de gemeenteraad. In 2013 is hiervan een keer gebruik gemaakt, het burgerinitiatief Stop sloop markthallen. 4. Overige activiteiten van de gemeenteraad. Om zich goed voor te bereiden op nieuwe ontwikkelingen of zich te verdiepen in onderwerpen die voor de gemeente Meppel van belang zijn, kan de gemeenteraad werkgroepen instellen. Dit zijn geen formele overlegorganen van de raad, maar deze worden ad hoc georganiseerd als er een breed draagvlak voor is in de gemeenteraad. In de meeste gevallen ligt het initiatief om een werkgroep te starten bij een of meerdere raadsleden. Om zich goed te laten informeren en om invulling te geven aan de volksvertegenwoordigende rol brengt de gemeenteraad ook met enige regelmaat werkbezoeken. 4.1 Werkgroepen. In 2013 zijn er 2 werkgroepen actief geweest. Naar aanleiding van een motie vreemd heeft de gemeenteraad in 2012 besloten een Voortgangsgroep Transities in te stellen. De raad constateerde dat er grote wijzigingen aanstaande zijn in het sociale domein. Verschillende taken zullen worden overgedragen aan de gemeenten. Om zich hierop goed voor te bereiden en om zo goed mogelijk vorm te geven aan de drie rollen van de gemeenteraad is de voortgangsgroep actief aan de slag gegaan. In 2013 is de voortgangsgroep 9 keer bijeen geweest. In de bijeenkomsten werd overleg gevoerd met beleidsmedewerkers, de kwartiermaker Jeugdzorg ZW-Drenthe en zijn de voorbereidingen opgepakt voor de Ronde Tafelgesprekken. Ook is de voortgangsgroep gastheer geweest voor een delegatie van de gemeenteraad van Almere. Zij waren 14

15 nieuwsgierig naar ervaringen van de voortgangsgroep. Ook diverse andere gemeenteraden hebben informatie gevraagd over de werkwijze van de voortgangsgroep in Meppel. Door de griffie is tevens meegewerkt aan congressen en bijeenkomsten over de rol van de gemeenteraad bij de decentralisaties en de ervaringen daarover in Meppel. In oktober 2013 zijn er drie Ronde Tafelgesprekken gevoerd met inwoners, organisaties en instellingen die betrokken zijn bij de decentralisatie van het sociaal domein. De Ronde Tafelgesprekken werden zeer goed bezocht. Op 27 januari 2013 hebben de griffiers van Westerveld, De Wolden en Meppel het congres De raad in stelling georganiseerd. Hiervoor was ook veel belangstelling vanuit de gemeenteraad van Meppel. Het congres heeft een spoorboekje opgeleverd waar de voortgangsgroep zijn voordeel mee heeft gedaan. Op 27 november 2013 is voor alle (duo-) raadsleden een in company cursus aangeboden met als onderwerp Masterclass Decentralisaties. Tenslotte is ook in 2013 de Klankbordgroep Nieuwveense Landen actief geweest. In tegenstelling tot de hiervoor genoemde werkgroep is dit een werkgroep welke op initiatief van de portefeuillehouder is ontstaan. Naast betrokken medewerkers en wethouder, bestaat deze groep uit één vertegenwoordiger per fractie. Via de klankbordgroep wordt de werkgroep geïnformeerd over de ontwikkelingen rond het project Nieuwveense Landen. 4.2 Werkbezoeken. De gemeenteraad is niet alleen maar bezig met vergaderen in het stadhuis. Raadsleden en fracties gaan met regelmaat op pad om te kijken en te luisteren wat er speelt in de gemeente en wat de inwoners van de gemeente bezig houdt. Maar ook de gemeenteraad trekt met enige regelmaat de gemeente in op werkbezoek. In 2013 zijn er werkbezoeken gebracht aan Promens Care, Concordia, Woonconcept en DOS 46 Nijeveen. De gemeenteraad van Meppel is zelf gastheer geweest voor een bezoek van de gemeenteraad van Zwolle in het kader van regionale economische samenwerking. Daarnaast werd de gemeenteraad van Noordenveld ontvangen. Deze brachten een bezoek aan Nijeveen in het kader van welstandsvrij bouwen. 4.3 Opening politiek seizoen. De opening van het politiek seizoen mag inmiddels een traditie worden genoemd. Voor dat de gemeenteraad na het zomerreces weer aan het werk gaat, komen de (duo-) raadsleden samen met hun partners bijeen op een zaterdagmiddag. In 2013 werd het seizoen geopend met een midgetgolf wedstrijd. Vervolgens werden er twee bedrijfsbezoeken gebracht aan Pandriks Bake Off b.v. en aan Waterschap Reest en Wieden. De dag werd afgesloten met een kookworkshop. De voorbereiding voor de opening politiek seizoen was in handen van mevrouw Bakkenes-van Hese (SteM) en mevrouw Booij (ChristenUnie). 15

16 4.4 Open Dag. Op de dag van de democratie, in 2013 op 14 september, werd de Open Dag gehouden van de gemeente Meppel. Ook de gemeenteraad heeft hier aan meegewerkt. Zo konden bezoekers koffie drinken met de raadsleden, was er een workshop Hoe oefen ik invloed uit?, een vragenuurtje voor inwoners en tenslotte was er de bekende Petje op petje af quiz. Ter gelegenheid van de open dag is een informatiefolder opgesteld over de gemeenteraad en is een introductiefilmpje gemaakt welke beide nog steeds gebruikt worden om belangstellenden over de gemeenteraad te informeren. 5. De Rekenkamercommissie. In 2013 is de rekenkamercommissie gestart met een nieuwe bezetting. Na een inwerkperiode heeft de rekenkamercommissie alle fracties bezocht, om zo een goed beeld te krijgen van de wensen en ideeën van de diverse fracties met betrekking tot eventueel rekenkameronderzoek. Aan het eind van het jaar is de onderzoeksopzet voor een quikscan onderzoek naar verbonden partijen gemaakt. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie meegedaan aan het afstemmingsoverleg tijdens de auditcommissievergadering. 6. De griffie. De gemeenteraad beschikt over een eigen ambtelijke ondersteuning: de griffie. De griffier en de medewerkers op de griffie adviseren en ondersteunen de raadsleden. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het adviseren over hoe een motie of amendement te formuleren of het opstellen van een initiatiefvoorstel. In de ondersteuning zorgt de griffie voor de verzameling en verzending van vergaderstukken en het organiseren van de vergaderingen van de gemeenteraad. De gemeenteraad is de werkgever van de griffier en de griffiemedewerkers. 6.1 De griffieorganisatie. Op 31 december 2013 bestond de griffie Meppel uit de volgende personen: G.J. Fokkema, griffier; J. Kemper, plv. griffier; Mevr. R. Zegeling, commissiegriffier en ambtelijk secretaris Rekenkamer In 2013 zijn er geen personele wisselingen geweest op de griffie. In 2013 bestond de griffie uit 2,67 fte. 6.2 Activiteiten van de griffie. Naast de reguliere werkzaamheden op de griffie (voorbereiding vergaderingen, verzamelen vergaderstukken, opstellen besluitenlijst, afhandeling ingekomen stukken, uitzendingen vergaderingen via de website, plaatsen agenda en vergaderstukken op de website, etc.) zijn er een aantal activiteiten geweest in 2013 die extra inzet van de griffie hebben gevraagd. 16

17 6.2.1 Griffieplan. In 2013 heeft de gemeenteraad kennis genomen van het griffieplan Meppel goed bestuur(d), welke door de werkgeverscommissie is vastgesteld. De vijf doelstellingen voor 2013 waren: - Positioneren van de gemeenteraad (intern/ extern) - Verbeteren kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad - Positioneren van de griffie - Digitaliseren werkproces griffie - Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen Positioneren van de gemeenteraad (intern/ extern). Om de gemeenteraad beter te positioneren in de organisatie, voert de griffier reguliere overleggen met de MT-leden. Naast het delen van ervaringen wordt ook gesproken over de relatie gemeenteraad/ griffie en ambtelijke organisatie. Ook is er met enige regelmaat via intranet gecommuniceerd over het werk van de raad en de griffie. De interne positionering zal in 2014 verder vorm worden gegeven. Als het gaat om de externe positionering van de gemeenteraad is er in 2013 ingezet op het verhogen van de werkbezoeken van de raad. Doelstelling was om vier werkbezoeken in 2013 af te leggen. Zoals in paragraaf 4.2 is beschreven is deze doelstelling gerealiseerd. In de communicatie over de gemeenteraad is er rond de behandeling van de Perspectiefnota en de Programmabegroting in de raad op de gemeentepagina in de Nieuwe Meppeler extra aandacht geweest over deze twee belangrijke documenten van de raad. Ook is hierbij gewezen op de mogelijkheden voor inwoners om in contact te komen met de raad. Daarnaast is de gemeenteraad van Meppel in gestart met een eigen Bij de open dag is het introductiefilmpje over de raad in première gegaan. Deze wordt nog steeds gebruikt op de website. Om een verbeterslag te maken rond de communicatie over de gemeenteraad is een stag opdracht uitgezet bij diverse Hbo-instellingen. Dit heeft geresulteerd in een onderzoeksopdracht welke in de eerste helft van 2014 is uitgevoerd. Tot slot is er gekeken naar de mogelijkheden om het project Iedereen telt mee voor basisschool leerlingen te herhalen. Het project heeft tot doel om leerlingen kennis te laten maken met gemeentepolitiek. Dit is helaas niet gelukt. Wel is er in 2013 voor de eerste keer door de gemeenteraad en diverse raadsleden meegewerkt aan het MEP-debat, door Vwo-leerlingen van Dingstede, welke in de raadzaal is gehouden Verbeteren kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. Voor het verbeteren van de kaderstellende rol, is een belangrijke rol weggelegd voor de Lange Termijn Agenda (LTA) van de gemeenteraad. Op die manier weet de raad welke onderwerpen aanstaande zijn, zodat de raad de afweging kan maken hoe en wanneer de kaderstellende rol kan worden opgepakt. De ervaring leert dat de LTA tot nu toe vooral wordt gebruikt om termijnen te bewaken. Het inzetten van de LTA om de kaderstellende rol beter vorm te geven is in 2013 nog niet gelukt. 17

18 De gemeenteraad heeft wel door middel van de Rondetafelgesprekken Sociaal Domein op een andere manier vorm gegeven aan de kaderstellende rol. In oktober 2013 werden er drie Rondetafelgesprekken gehouden over respectievelijk; Jeugdzorg, Participatiewet en Awbz-WMO. De (duo-) raadsleden hebben gebruik kunnen maken van de daar verkregen input bij de verdere kaderstelling in het sociaal domein. Ter voorbereiding op de gemeenteraadsverkiezingen is in het fractievoorzittersoverleg gesproken over de wenselijkheid een cursus Politieke participatie aan te bieden aan de inwoners. Geconcludeerd werd dat dit meer een zaak was van de afzonderlijke politieke partijen dan voor de gemeenteraad van Meppel. In 2013 is verder geen vorm gegeven aan een notitie kaderstelling of een cursus kaderstelling door/ voor de raad Positioneren van de griffie. Dit onderdeel is reeds meegenomen bij paragraaf Besloten is dit te combineren bij het positioneren van de gemeenteraad Digitaliseren werkproces griffie. Hoewel er kleine stappen zijn gezet rond het verder digitaliseren van het werkproces van de griffie, blijkt dit in de praktijk toch een lastig proces. In september 2013 werd de aankondiging gedaan om vanuit de ambtelijke organisatie over te stappen naar het digitale vergadersysteem Notubox. Echter tot op heden is dit nog niet in uitvoering genomen. Omdat de griffie eind 2013 tegen de grenzen van dropbox is aangelopen en er geen alternatief is (geen plan B), wordt er, in overleg met de fractievoorzitters, gekeken naar alternatieve oplossingen. Gevolg van deze vertragingen is wel dat het digitaliseren van het werkproces van de griffie nagenoeg niet veel verbeteringen laat zien Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen Ter voorbereiding op de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014 heeft de griffie een plan van aanpak opgesteld. Hierbij lag de focus vooral op de activiteiten na 19 maart Zo is er een inwerkprogramma opgesteld voor de nieuwe raad, is gewerkt aan de bijzondere raadsvergaderingen zoals het afscheid van de oude raad en de installatie van de nieuwe raad en is vanuit de griffie ondersteuning geweest bij een aantal verkiezingsdebatten. Er zijn tevens twee overdrachtsdocumenten opgesteld. Een overdrachtsdocument van de oude gemeenteraad ten behoeve van de nieuwe gemeenteraad en een overdrachtsdocument vanuit de Voortgangsgroep Transities Voortgangsgesprek burgemeester. De griffier heeft in 2013 ondersteuning geboden aan de fractievoorzitters bij de voorbereiding en het jaarlijkse voortgangsgesprek met de burgemeester. 18

19 6.2.8 Studie, ontwikkeling en griffieorganisatie. Door de medewerkers van de griffie is in 2013 gewerkt aan het verbreden van kennis. Zo is deelgenomen aan de bijeenkomst De Raad op zaterdag van de VNG te Zwolle en diverse bijeenkomsten van de Vereniging van Griffiers (VvG) in het kader van de verkiezingen en de decentralisaties sociaal domein. In het kader van de talentenregio is er gebruik gemaakt van het aanbod om een kijkje te nemen in de keuken van andere gemeenten. Zo werd een dag meegelopen in de gemeente Deventer en Zwolle, waarbij de thema s financiën en communicatie centraal stonden. Voorts zijn er door de medewerkers op de griffie de volgende cursussen gevolgd; debatteren, algemeen en bijzonder bestuursrecht voor griffie medewerkers, actualiteitencollege gemeentewet en financiën en control voor griffiers. In het griffieplan 2013 zijn voor de griffie als organisatie nog enkele prioriteiten opgenomen, te weten; Afronding functiewaarderingstraject i.s.m. P&O; Alle medewerkers op de griffie hebben een functioneringsgesprek gehad; Het ziekteverzuim in 2013 is gelijk of lager dan het ziekteverzuim in 2012; De medewerkers van de griffie hebben minimaal een training, cursus of congres gevolgd of bijgewoond in Door de werkgeverscommissie in 2013 het functiewaarderingstraject voor de griffie afgerond. In de raadsvergadering van 23 januari 2014 heeft hierover besluitvorming plaatsgevonden. Tevens hebben in 2013 alle medewerkers op de griffie hun jaarlijkse functioneringsgesprek gehad. Het ziekteverzuim op de griffie was 1,32% in 2013 (3,36% in 2012). Zoals hiervoor al is aangegeven hebben de medewerkers van de griffie diverse trainingen en cursussen gevolgd. 19