Jaarverslag 2015 GEMEENTERAAD GRIFFIE

Transcriptie

1 Jaarverslag 2015 GEMEENTERAAD GRIFFIE

2 Voorwoord Voor u ligt het tweede digitale jaarverslag van de gemeenteraad van Schagen. Het jaarverslag over het kalenderjaar Ook dit jaarverslag is kort en bondig en geeft u een kijkje in de keuken van alle gremia van de gemeenteraad. Uiteraard is in dit jaarverslag ook een overzicht met statistische gegevens opgenomen. Het overzicht geeft een duidelijk beeld van alle werkzaamheden, die worden uitgevoerd door en voor de politiek en dus voor alle inwoners van Schagen. De griffie wenst u veel leesplezier en dankt de fracties, het college en de ambtelijke organisatie voor de prettige samenwerking. Schagen, 10 april 2016 De Griffie Els Zwagerman Luud Hooghiemstra Mariëlle Teijema Jeanine Kooij

3 Gemeenteraad De gemeenteraad komt op verschillende momenten en (soms) in wisselende samenstelling bijeen. In 2015 is voor het eerst een 6-wekenschema gehanteerd voor de raads- en commissievergaderingen. Gezien het feit dat de raad in meerderheid voor 2016 besloten heeft dat schema door te zetten, kan voorzichtig gesteld worden dat het traditionele 4-wekenschema tot het verleden behoort. Iedere cyclus bestaat uit een vergadering van de agendacommissie, commissie Ruimte, commissie Samenleving, commissie Bestuur, Presidium en raad. Volgens de planning zouden er 8 vergaderingen zijn. Het werden er uiteindelijk 9. Op 5 november werd een extra vergadering gehouden over de opvang van vluchtelingen in Huis ter Duin te Petten kenmerkt zich ook door het afronden van een aantal dossiers. Er werden besluiten genomen over: - Het Zijper museum - De huishoudelijke hulp - Huisvesting gemeentehuis - Warmenhuizer centrum - Opvang vluchtelingen - Bewegen naar de klant - Reisgids voor ruimtelijke ontwikkelingen - Over de inzamelstructuur van het huisvuil - Uitbreiding Kolksluis - Accommodatiebeleid Wisselingen in de raad Na het zomerreces is in de fractie van de PvdA Jan Schrijver en bij D66 is Frans Bas teruggekeerd. Tijdens hun afwezigheid werden zij respectievelijk vervangen door Vera van Vuuren en Hansje Kalf. De commissies wisselden in keer van samenstelling. Breuk coalitie In november kwam het tot een breuk in de coalitie. Na het vertrek van VVD wethouder André Groot zegden de fracties van het CDA en de PvdA het vertrouwen op in coalitiepartner VVD. In december hebben CDA en PvdA gespreken gevoerd om te komen tot een nieuwe coalitie.

4 Gast van de Raad Ook in 2015 zijn burgers uit de gemeente Schagen uitgenodigd om Gast van de Raad te zijn. Deze avond vindt plaats tijdens een vergadering van de commissie Ruimte. De gasten krijgen op deze avond uitleg van de burgemeester en twee raadsleden wat de gemeente zoal doet, wat de taak is van een lid van de gemeenteraad, brengen ze een kort bezoek aan de commissievergadering en praten, onder het genot van een hapje en drankje, na met elkaar. De reacties op de avonden zijn zeer positief. In 2015 hebben 65 burgers een dergelijke avond bezocht. In 2016 zal dan ook verder worden gegaan met het actief uitnodigen van burgers voor een bezoek als Gast van de Raad. Insprekers bij vergaderingen Bij de commissievergaderingen en de raadsvergadering hebben burgers de mogelijkheid om in te spreken over een geagendeerd onderwerp of een voor hun belangrijk onderwerp. In onderstaande tabel ziet u hoe vaak een burger heeft ingesproken. Gremium Aantal insprekers 2014 Aantal insprekers 2015 Commissie Ruimte Commissie Samenleving Commissie Bestuur 3 7 Raad Raadsinformatiememo s In het kader van de actieve informatieplicht van het college worden regelmatig raadsinformatiememo s bij de griffie aangeleverd. Deze memo s mailen wij naar u door en worden gearchiveerd via Notubox. Zo zijn deze memo s door u altijd te raadplegen. In 2015 zijn er 76 raadsinformatiememo s toegezonden. Artikel 41 vragen De fracties van het CDA, de VVD,, Wens4U, de PvdA, de Seniorenpartij, de SP, JESS en D66 hebben gezamenlijk 15 keer van de mogelijkheid gebruik gemaakt artikel 41 vragen te stellen. De vragen en antwoorden zijn geplaatst op het openbare gedeelte van Notubox en zijn voor raadsleden ook in te zien via de Notubox-app Ingekomen stukken raad Door de burgers, bedrijven, overheidsinstellingen, verenigingen etc. zijn 217 brieven, veelal in afschrift, aan de gemeenteraad gericht. Deze brieven zijn iedere keer

5 onder het agendapunt ingekomen stukken geagendeerd voor de raadsvergadering. Van deze brieven zijn er 17 doorgestuurd naar de betreffende commissie ter bespreking. Themabijeenkomsten Om de raads- en commissieleden goed te informeren over diverse actuele onderwerpen is er met regelmaat een themabijeenkomst georganiseerd. In 2015 zijn er 7 themabijeenkomsten geweest. De onderwerpen die de revue passeerden waren: Welstand, Lokaal woningbouwprogramma, 1 e tussenrapportage, APV, Strategische Visie 2040, begroting en Afval/HVC. Verder zijn er naast de themabijeenkomsten meerdere informatie/overleg bijeenkomsten geweest waarvoor de raad en ook de commissies zijn uitgenodigd. Raadsuitje Op een zon overgoten vrijdagmiddag 5 juni kon je de raadsleden op de fiets tegenkomen. Onderstaande fotocollage geeft een impressie van deze middag. Met dank aan Jan-Pjotr Komen en Sarangi Elavarasan voor de organisatie en Co Wiskerke voor de collage.

6 De raad in cijfers De raad in cijfers Raadsvergaderingen 12 9 Aantal raadsbesluiten Commissievergaderingen Tussentijdse wijzigingen in de gemeenteraad 3 2 Amendementen aangenomen/verworpen/aangehouden 5/8 3/17/4 Moties aangenomen/verworpen/ingetrokken 16/9 7/12/12 Raadsinformatiememo's Schriftelijke vragen Burgerinitiatieven 1 0 Iniatiefvoorstellen 1 0 Interpellatie debat 1 0 Rekenkameronderzoeken 1 1 Insprekers mailverkeer ontvangen/verzonden 6862/ /6707 ingekomen brieven e.d Werkbezoeken/externe orïentaties 2 0 Thema avonden 7 7 Regionale bijeenkomsten 5 2 Gasten van de raad Schriftelijke vragen CDA * 5 2 VVD 1 2 PvdA* 1 2 Senioren partij 1 3 Jess 2 Wens4u DNA 1 2 SP 1 1 D Totaal Eén schriftelijke vraag is gezamenlijk ingediend

7 Overige commissies en werkgroepen Auditcommissie De commissie bestond in 2015 uit de raadsleden mevr. B.J. Glashouwer (CDA en tevens voorzitter), M.A.J. Moussault(PvdA en vice voorzitter), R.A.J. Takes (VVD ) en de commissieleden mevrouw M.C. Verloop(Wens4u, J.G. Horn(VSPS) en M. Puttenaar (Jess vanaf mei). De heer Horn is eind 2015 gestopt. De griffier is secretaris van de commissie. De accountant, het afdelingshoofd Middelen, de teamleider Financiën, de voorzitter van de Rekenkamercommissie en de portefeuillehouder Financiën zijn vaste adviseurs. De commissie adviseert en doet verbetervoorstellen o.a. over de jaarrekening, aanstellen accountant, en ten aanzien van andere onderdelen van de planning & control cyclus. De verordening op de auditcommissie is geëvalueerd en geactualiseerd. Op 15 september 2015 heeft de raad de verordening op de auditcommissie Schagen 2015 vastgesteld De commissie stelt zich apolitiek op. Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN) In 2015 hebben de raden van de gemeenten Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel besloten tot het instellen van een regionale raadscommissie. Voor de werkwijze van deze commissie is een verordening vastgesteld, waarin onder meer is bepaald dat de commissie zich bezig zal houden met de thema s van de Kop Werkt en de gemeenschappelijke regelingen die de vier gemeenten aangaan. De fractievoorzitters zijn lid van de RRN. De agendacommissie voor de RRN wordt gevormd door leden van de raadswerkgroep Slim Samenwerken in de Noordkop (in het vervolg AC RRN). M.A.J. Sanders (CDA) is voorzitter van de AC RRN en J. Th. Kröger (Jess) is lid. Rapporteurs Gemeenschappelijke Regelingen In de raadsvergadering van 25 november 2014 heeft de raad de notitie: Werkwijze Gemeenschappelijke Regelingen vastgesteld. In de werkwijze is op genomen dat het presidium, op voordracht van de fracties, voor de raadsperiode een of meer rapporteurs per GR benoemd. Op 20 januari 2015 zijn de rapporteurs benoemd. De rapporteurs koppelen regelmatig terug in de commissies Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie heeft in 2015 onderzoek gedaan naar de bestuurlijke informatievoorziening aan de gemeenteraad. De Rekenkamercommissie legt in haar jaarverslag verantwoording af. Het jaarverslag staat op de website van de gemeente.

8 Griffie Samenstelling: wie is wie bij de raadsgriffie In de raadsvergadering van 3 februari 2015 is besloten om met terugwerkende kracht tot 1 oktober 2014 mevr. E. (Els) Zwagerman te benoemen tot raadsgriffier. In januari 2015 is mevr. J.L. (Jeanine) Kooij begonnen als tijdelijke administratieve ondersteuning. In juli heeft zij een aanstelling voor 24 uur gekregen. Per 1 januari 2015 bestaat de raadsgriffie uit 3,34 fte Els Zwagerman griffier: 1 x 36 uur (1fte); Luud Hooghiemstra raadsadviseur/commissiegriffier: 1 x 36 uur (1fte); Marielle Teijema junior raadsadviseur/commissiegriffier: 1 x 24 uur (0,67 fte); Jeanine Kooij griffiemedewerker (administratieve ondersteuning): 1 x 24 uur (o,67 fte). Missie van de griffie Op een professionele wijze ondersteunen wij de raad bij de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. Wij zijn daarbij een klantgerichte, integere en betrouwbare partner voor de raad, de fracties en de individuele raadsleden. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. NotuBiz In 2015 heeft er een grote update van Notubox plaatsgevonden. Voor u als gebruiker betekent dit enkel een wijziging in lay-out en vooral meer gebruikersgemak. Zo kunt u nu alle toezeggingen, ingekomen stukken, moties, amendementen, weekberichten, collegeverslagen en artikel 41 vragen inzien via de app. De vergaderingen van de raad en de commissies worden live uitgezonden en zijn te bekijken via In onderstaand overzicht is weergeven hoeveel personen tijdens de vergaderingen hebben meegekeken. Gremium Kijkcijfers 2014 live Kijkers 2014 later Kijkcijfers 2015 live Kijkers 2015 later Gemeenteraad Commissie Ruimte Commissie Samenleving Commissie Bestuur Overzicht kijkers vergaderingen via NotuRecord.

9 Mailverkeer In het digitale tijdperk vindt communicatie met de griffie vooral plaats via de mail. Er zijn in mailtjes ontvangen en mailtjes verzonden. Gemiddeld 61,28 mailtjes per dag! Financiële verantwoording gemeenteraad en raadsgriffie In het kader van de bezuinigingen is de raad en de griffie een bezuinigingstaakstelling van , - opgelegd. Met ingang van 1 januari 2015 is deze besparing gerealiseerd. De uitgaven van de raad, griffie en rekenkamercommissie zijn in 2015 binnen het daarvoor geraamde budget gebleven. In totaal is een positief resultaat ontstaan van ,29, waarvan ,55, betrekking heeft op niet uitgegeven gelden Rekenkamercommissie, 5.736,97 op de fractievergoedingen en afgerond op vergoedingen aan commissieleden. Externe contacten De griffier maakt deel uit van twee griffierskringen: de kring van de Noordkop griffiers (4 leden) en de kring van griffiers Noord-Holland Noord (15 leden). De Noordkop griffiers komen gemiddeld 1 x per maand bij elkaar. De griffierskring Noord-Holland Noord komt eens per kwartaal bij elkaar. De griffier is teven lid van de proces- en regiegroep samenwerkingen NHN en de werkgroep informatiebehoefte raden m.b.t. tot gemeenschappelijke regelingen. De griffier is lid van de agenda commissie Regionale Raadscommissie Noordkop. Schagen, april 2015 Jeanine, Marielle, Luud en Els