Jaarverslag raad en griffie 2016

Transcriptie

1 1 Jaarverslag raad en griffie 2016

2 Inhoud Het raadswerk in De personele bezetting in 2016: raad, steunfractie, griffie... 7 Het budget in Stand van zaken visie op de griffie in Doorkijkje naar Op de voorpagina van dit jaarverslag de eerste raadsvergadering in de nieuwe raadzaal in het stadhuis, 30 november

3 Het raadswerk in 2016 De raad van Wageningen bestaat uit 25 leden. Die waren in 2016 verdeeld over negen fracties: Fractie Aantal zetels D66 5 GroenLinks 5 Stadspartij Wageningen 4 PvdA 3 CDA 2 VVD 2 SP 2 ChristenUnie 1 Hart voor Wageningen 1 Totaal 25 De raad vergadert aan de hand van voorstellen. Bijna altijd komen deze voorstellen van het college, soms van bijvoorbeeld het Presidium of een individueel raadslid (initiatiefvoorstel). Over de voorstellen wordt besloten in de raadsvergadering. Met ingang van 2016 heeft de gemeenteraad besloten de vergaderwijze te veranderen. Voorstellen worden nu doorgaans voorbesproken in rondetafel- en opiniegesprekken. In de rondetafelgesprekken vindt het overleg met de burgers en andere betrokkenen plaats, maar ook met de portefeuillehouder. Debat over de onderwerpen vindt plaats in opiniegesprekken. Over amendementen en moties bij voorstellen wordt in de raadsvergadering gedebatteerd. Met een amendement wijzigt het raadsbesluit (ten opzichte van het door het college voorgestelde besluit). Een motie is bedoeld om de raad een gevoelen uit te laten spreken en het college aan te zetten om een actie uit te voeren. Daarnaast kan een motie ook gaan over een onderwerp dat niet staat geagendeerd. Tussen de (rondetafel- en opinie)gesprekken en de raadsvergadering die allemaal op één avond plaatsvinden, is een pauze gepland. Deze pauze is bedoeld voor informele ontmoeting tussen raads- en steunfractieleden, burgers, vertegenwoordigers van organisatie, collegeleden en ambtenaren. Ook kan een burger of vertegenwoordiger van een organisatie die een onderwerp onder de aandacht van de raadsleden wil brengen dat niet staat geagendeerd, dit in de pauze doen in een zogenaamd statafelgesprek. Voor de pauze, tijdens de Politieke Avonden heeft het college ook de mogelijkheid een presentatie te geven. Hiervan is zes maal gebruik gemaakt. In de raadsvergaderingen kunnen raadsleden ook vragen stellen over onderwerpen die niet staan geagendeerd. Kengetallen Politieke Avonden* in Aantal Politieke Avonden 21 * Voor de vergelijking met vorig jaar zijn hier ook de kengetallen van de raads- en commissievergaderingen van 2015 opgenomen 3

4 Kengetallen Politieke Avonden in Aantal avonden raadsvergaderingen: 1 12 Aantal avonden Raadscommissievergaderingen: 17 Aantal behandelde voorstellen 1 : Waarvan initiatiefvoorstel: 0 0 Aantal ingediende amendementen: waarvan aangenomen: Aantal ingediende moties: waarvan aangenomen: Aantal mondelinge vragen in de raadsvergadering: Aantal rondvragen in de raadscommissievergadering: 24 Aantal deelnemers aan statafelgesprekken: 12 Aantal (mondelinge) insprekers in de raadsvergadering: 23 Aantal deelnemers aan rondetafelgesprekken: 116 Aantal (mondelinge) insprekers in de raadscommissievergadering: 39 1 Dit is exclusief opinienotities 4

5 Naast mondelinge vragen kunnen raadsleden ook vragen op schrift stellen aan het college. Dit zijn de zogenaamde artikel 39 vragen (geregeld in artikel 39 van het Reglement van Orde) en de schriftelijke rondvragen. Het verschil tussen beide is dat over de antwoorden op artikel 39 vragen door het college wordt besloten, deze antwoorden vergen meer tijd dan de schriftelijke rondvragen waarbij de portefeuillehouder de antwoorden (na overleg met zijn/haar collega s via de mail) geeft. De mogelijkheid van de schriftelijke rondvraag is begin 2016 ingevoerd. Kengetallen schriftelijke vragen Aantal schriftelijke vragen: 16 Aantal artikel 39 vragen: 10 Aantal schriftelijke rondvragen: 13 De raad kent een aantal bijzondere commissies met hun eigen taak: De voorzitters van de negen vertegenwoordigde fracties in de gemeenteraad vormen gezamenlijk het Presidium. Het Presidium gaat vooral over de werkwijze van de raad. De agendacommissie, waarin de voorzitters van de raadsvergadering en van de rondetafel- en opiniegesprekken zitting hebben, stelt de agenda s op voor de vergaderingen van de Politieke Avonden. De raad heeft een aantal jaar geleden ook een auditoverleg ingesteld. In dit overleg bespreken raadsleden (dit kunnen ook steunfractieleden zijn) en de portefeuillehouder Financiën de controle van de jaarstukken met de accountant. In 2016 is dit overleg opgeheven. Het overleg met de accountant wordt voortaan in een rondetafelgesprek gevoerd. De rekenkamer is ingesteld door de raad om onderzoek te doen naar met name de doelmatigheid en de doeltreffendheid van beleid. Hierin hebben drie mensen zitting die niet in de raad zitten. De Rekenkamer maakt zelf een jaarverslag waarin te lezen is welke onderzoeken er in 2016 zijn gedaan. Eind 2014 werd door het Presidium een werkgroep in het leven geroepen, bestaande uit vier raadsleden, de voorzitter van de raad en de griffier die de opdracht kreeg om met concrete voorstellen te komen voor verbetering van de vergaderwijze. In 2016 heeft deze werkgroep de Politieke Avond geëvalueerd en voorstellen gedaan voor verbetering. Kengetallen bijzondere commissies Aantal vergaderingen van het presidium: 5 5 Aantal vergaderingen van de agendacommissie: 19 9 Aantal vergaderingen auditoverleg: 2 3 Aantal vergaderingen rekenkamer: 11 9 Aantal vergaderingen werkgroep vergaderwijze 3 6 Tot half november vonden de Politieke Avonden plaats in Hof van Wageningen. Op 21 november vond de eerste Politieke Avond plaats in het vernieuwde stadhuis. De raad organiseert door het jaar heen nog een aantal activiteiten, zoals wijkbezoeken, themabijeenkomsten en werkbezoeken. Het wijkbezoek werd dit jaar op een nieuwe leest geschoeid en is opgenomen in de buurtsafari in de Benedenbuurt. 5

6 Er werden drie themabijeenkomsten georganiseerd. De volgende onderwerpen werden daarin behandeld: 1. Training Politieke Avonden (15 maart) 2. Welstandsbeleid (24 mei) 3. Omgevingswet (6 december) Op 15 april vond het jaarlijkse bezoek van de gemeenteraad aan Wageningen UR plaats. Kengetallen overige activiteiten Aantal themabijeenkomsten: 3 5 Aantal wijkbezoeken: 1 1 Aantal werkbezoeken: 1 1 De raad probeert inwoners en andere belangstellenden op de hoogte te houden van de behandeling van raadsvoorstellen en besluitvorming in de raad via de informatiepagina Uit de Raad. Meer informatie is doorlopend te vinden op Kengetallen Uit de Raad Aantal uitgaven Uit de raad: De raads- en steunfractieleden worden van hun inkomende post (brieven van burgers, uitnodigingen, brieven van het college en dergelijke) op de hoogte gehouden via een wekelijkse digitale nieuwsbrief, de Raadsflits. Kengetallen Raadsflits Aantal raadsflitsen:

7 De personele bezetting in 2016: raad, steunfractie, griffie De bezetting van de raad heeft in 2016 een wijziging ondergaan. Ingrid Lefeber verliet de raad en voor haar kwam Gjin Ceca in de plaats. De volgende personen maakten eind 2016 deel uit van de raad (de eerstgenoemde bij iedere fractie is de fractievoorzitter): Fractie D66 GroenLinks Stadspartij Wageningen PvdA CDA VVD SP ChristenUnie Hart voor Wageningen Raadsleden Peter Veldman Gjin Ceca Mark Giebels Roeland Janssen Paul Toxopeus Hettie van Nes Erik-Jan Bijleveld Wim Haver Adriana Hulsmann Guido van Vulpen Rien Bor Marike van der Leeden Mark Reijerman Dicky Stijns Mathilde Maijer Petra van Amersfoort Hans Teunisse Martijn Weenink Mirjam Wildekamp Marc Kiel Alexander Udink ten Cate Frank Bos Diederik van der Loo Peter de Haan Harald van Roekel De voorzitter van de raad is Geert van Rumund. De plaatsvervangend voorzitter is Rien Bor. Hans Teunisse is de tweede plaatsvervanger. De fracties kunnen zich, in het eerste gedeelte van de Politieke Avond (de rondetafel- en opiniegesprekken), laten bijstaan door steunfractieleden. Per fractie kunnen dit er maximaal 6 zijn. Aan het einde van 2016 stonden 21 steunfractieleden geregistreerd, als volgt verdeeld over de fracties: Fractie Aantal steunfractieleden D66 4 GroenLinks 0 Stadspartij Wageningen 0 PvdA 5 CDA 3 VVD 3 SP 3 ChristenUnie 3 Hart voor Wageningen 0 Totaal in 2016: 21 In 2015: 26 7

8 Bij de griffie is de bezetting in 2016 niet gewijzigd. De griffie bestaat uit: Suzanne van Dijk (raadsadviseur), Ruud Regtvoort (griffiemedewerker), Ellen Speet (raadsgriffier) en Hanna Verhoeven Suerink (raadsadviseur). 8

9 Het budget in 2016 De raad beschikt over een aantal eigen budgetten voor het raadswerk. In 2016 is de raad binnen het budget gebleven dat in totaal was begroot. De meest opvallende afwijkingen in het raadsbudget staan hieronder op een rij: In 2016 is het AV-systeem voor de raadzaal aangeschaft. De afschrijving start in Daarom is op deze post geld overgehouden. Vanwege het feit dat wij later starten met de videoverslaglegging (livestream) dan gepland, namelijk pas in 2017, laat ook de post uitbesteding werken derden een positief saldo zien. In aanloop naar de investeringen voor de Notudoc en de livestream is in de begroting gekozen voor een onttrekking uit de reserve voor digitale middelen raad. Per abuis is vergeten deze onttrekking te begroten op het product. 9

10 Stand van zaken visie op de griffie in 2016 Het Presidium heeft eind 2011 een visie op de griffie vastgesteld. Deze is in 2012 aangevuld. Ook het afgelopen jaar is vanuit deze visie gewerkt door de griffie. De stand van zaken rond de verschillende aandachtsvelden die in de visie zijn genoemd is als volgt: Aandachtsvelden Werkzaamheden Stand van zaken Administratieve proces rond vergaderstukken Beoordeling stukken Oplegnotities Advisering en ondersteuning voorzitters Advisering amendementen/moties 1. Gestroomlijnde vergaderingen en vergaderstukken 2. Professionalisering raad Voorstellen verbetering besluitvormingsproces Voorstellen voor trainingen Inwerken (in het geval van nieuwe raad) 3. Communicatie burgers Informatieverstrekking via Uit de Raad en website Stimuleren helder debat Inbreng burgers stimuleren Adviseren over communicatie met burgers Communicatie over vergaderwijze 10 Dit is de kerntaak van de griffie. Verbetering van deze taak is een continue proces. Sinds begin 2016 worden alle vergaderstukken geplaatst op Bbegin 2016 is ook een nieuwe vergaderwijze ingevoerd: de Politieke Avonden. De eerste maanden van 2016 heeft de implementatie van beide veel tijd gekost op de griffie. Wat daarnaast extra werk met zich meebracht op de griffie is de tijdelijke huisvesting stond in het teken van de nieuwe vergaderwijze. Voor de raads- en steunfractieleden is een training georganiseerd met de nieuwe vergaderwijze als onderwerp. Ook is er een werkwijzer verschenen (brochure) voor de raads- en steunfractieleden met een uitleg van de verschillende onderdelen van de politieke Avonden. In 2016 is er veel aandacht besteed aan de communicatie voor de burgers over de Politieke Avonden. Zo kwam er een algemene brochure over hoe de Politieke Avond werkt en een aparte voor mensen die zich melden voor een rondetafel- of statafelgesprek. Ook telefonisch en via de mail zijn er veel contacten geweest rond de Politieke Avonden. Via een bijeenkomst is ook binnen de organisatie nog aandacht besteed aan de Politieke Avonden. Omdat er meer Politieke Avonden worden georganiseerd dan vroeger raadsvergaderingen is de verschijningsfrequentie van de Uit de Raad, de raadsinformatiepagina, verhoogd. De tevredenheid van de mensen die deelgenomen hebben aan gesprekken tijdens de Politieke Avonden is groot, zo is gebleken uit een evaluatie. Om dit te

11 4. Coachende rol organisatie 5. Verbeteringen administratieve organisatie Vraagbaak voor schrijven van voorstellen en het betrekken van de raad in besluitvormingsprocessen Efficiënter werken Digitalisering meten is steeds de dag na de Politieke Avond via de mail een korte vragenlijst gestuurd naar de deelnemers. De griffie staat open voor het vroegtijdig (voordat een raadsvoorstel is opgesteld) sparren over de formulering van beslispunten en voor advisering bij het betrekken van de raad in het proces. Dat gebeurt regelmatig. In 2016 is gestart met een nieuw raadsinformatiesysteem: Notudoc. De raads- en steunfractieleden hebben bovendien de mogelijkheid de stukken op de app Notubox te bekijken, op hun tablet. 6. Externe vertegenwoordiging 7. Communicatie organisaties/bedrijven Overleg in Foodvalleyverband Contactmomenten bedrijven/instellingen Er vindt regelmatig een overleg plaats van de raadsgriffiers in FoodValleyverband, samen met de directeur van het bureau van FoodValley. Daarnaast schuift de griffier (bij toerbeurt met collega s uit de regio) aan bij de vergaderingen van de Regiocommissie Foodvalley. De griffier is daarnaast vertegenwoordigd in de VNGcommissie raadsleden en griffiers. Er vond een werkbezoek plaats aan Wageningen UR. Vanzelfsprekend had de griffie met meer bedrijven en instellingen contact, vaak naar aanleiding van voorstellen die werden behandeld tijdens de Politieke Avond. In 2016 vond de fietsexcursie niet meer plaats, na een besluit van het Presidium hierover. 11

12 Doorkijkje naar is het jaar voor de verkiezingen. Dit betekent dat diverse activiteiten in dat kader zullen worden voorbereid. Zo zullen de politieke partijen zich buigen over de invulling van de Stemwijzer en zullen (waarschijnlijk weer in regionaal verband) door de griffie bijeenkomsten worden gepland voor potentiële nieuwe raadsleden. Griffie/Ellen Speet/januari