Nieuwe tijden, Nieuwe structuren

Transcriptie

1 Nieuwe tijden, Nieuwe structuren Een servicebureau voor regionale toeristische organisaties Colofon In opdracht van: Bestuur VVV Lauwersland Auteur: Kwartiermaker Frits Schuitemaker Lay-out: VVV Lauwersland Versie: 1 maart 2013

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Taken, diensten en afnemers Wat gaat het servicebureau doen Aan wie gaat het servicebureau haar diensten aanbieden Organisatiestructuur Hoe ziet de structuur van het beoogd servicebureau eruit? Financiële aspecten Welke kosten zijn met een servicebureau gemoeid en wie betaalt dat Werkgebied Wat is het werkgebied? Tijdpad Wanneer kan het servicebureau operationeel zijn? Tot slot

3 1. Inleiding De tijden veranderen, de digitalisering maakt nieuwe vormen van communicatie mogelijk. Steeds meer wordt informatie ingewonnen via internet en steeds minder via gedrukte media of via fysieke infopunten. Er verschijnen apps voor smartphones en route-navigatie heeft de rol van gedrukte kaarten overgenomen. Elke ondernemer heeft tegenwoordig een eigen website en biedt deze aan bij de meest passende marketingformules. Daarnaast zijn er vele websites die het aanbod bundelen zoals een dagje weg, eropuit in Nederland, vakantieverblijf, alle campings of B&B gidsen. Hoewel de VVV formule op digitaal gebied bij de tijd is met o.a. twitter & facebook, zie je ook elders in het land een omslag plaatsvinden van een beperkt aantal informatiepunten naar een bredere mix van manieren om de toeristische informatie over te dragen: info on the spot en anytime you want. Vrije tijdsbesteding vindt immers per definitie niet binnen de gebruikelijke kantooruren plaats. De regio vraagt dus om een nieuwe actuele benadering met meer marktwerking in de ontwikkelde producten, minder fysieke infopunten en meer en frequentere digitale communicatie. Het gegeven dat onze regio, met name het Lauwersmeergebied, in een toeristische stroomversnelling is geraakt, maakt een aanpassing van oude structuren ook gewenst. Na de afsluiting van de Lauwerszee in 1969 was de aandacht primair gericht op landbouw en defensie, in de jaren 90 vonden de eerste toeristische ontwikkelingen plaats en in de 21-ste eeuw kennen we al 2 e generatie bedrijven. Deze nieuwe tijden vragen dus ook om nieuwe structuren. Wij hebben dat vertaald door een nieuwe organisatie voor te stellen waarbij de volgende trefwoorden centraal staan: 3

4 Ofwel met beide benen in het veld, contacten onderhouden, stimuleren van gezamenlijk doel: promotie van de regio, meer en tevreden toeristen. Voor een nieuwe organisatie zijn daarop enkele uitgangspunten geformuleerd: de nieuwe organisatie heeft als kerntaak het verlenen van ondersteuning (direct of indirect) aan verschillende toeristische initiatieven in de regio. samenwerking vindt plaats op basis van gelijkwaardigheid. de nieuwe organisatie moet minder kosten dan de huidige VVV Lauwersland. de (basis)bijdrage van de gemeenten is alleen bestemd voor de kerntaken van de organisatie. Extra activiteiten vereisen extra financiering. de nieuwe organisatie heeft zelf niet een eigen belang bij een product of formule en is derhalve geen automatische voortzetting van het huidige VVV maar zet de in deze VVV organisatie opgebouwde expertise in voor ondersteuning van de verschillende initiatieven. Het resultaat is een servicebureau voor regionale toeristische organisaties. 2. Taken, diensten en afnemers 2.1 Wat gaat het servicebureau doen? Het primaire doel voor het beoogde servicebureau is het ondersteunen van de diverse regionale toeristische organisaties in de regio. Hiermee worden kennis en ervaring gebundeld ingezet en kan een kleinere organisatie toch van de deskundigheid van professionals gebruikmaken. Iedere deelnemer behoudt zijn eigen identiteit maar kan natuurlijk ook samen met andere organisaties besluiten tot gezamenlijke (promotie) acties. Het wordt een nieuwe compacte organisatie met enkele professionele krachten maar vooral ook gestoeld op de samenwerking met andere organisaties en de inzet van anderen waarin de toeristische sector in deze regio de krachten bundelt. Toeristisch-recreatieve ondernemers, VVV, horeca, middenstand en organisaties, vrijwilligers en marktpartijen worden binnen het servicebureau samengebracht en het servicebureau gaat dus uitsluitend in samenwerking met het veld activiteiten en projecten opzetten. Dit alles tegen de achtergelegen missie om toerisme en recreatie verder te ontwikkelen en te professionaliseren door doelgerichte en gezamenlijke promotie en marketing te bieden, een betere afstemming van het evenementenaanbod en een klantgerichte informatievoorziening tot stand te brengen. In de uitwerking betekent dit dat het servicebureau in nauwe samenwerking met een deelnemer; - de promotie verzorgt en bijvoorbeeld de website onderhoudt - de database up-to-date houdt - de communicatie verzorgt middels sociale media, gidsen, nieuwsbrieven e.d. 4

5 - producten ontwikkelt (apps, brochures) - informatiepunten ondersteunt: het streven is een grote spreiding over het gebied, maar ondergebracht bij ondernemers en andere toeristische aanbieders (bijvoorbeeld musea) - collectieven van ondernemers ondersteunt, hetzij inhoudelijk bijvoorbeeld met cursussen, hetzij faciliterend met bijvoorbeeld netwerkbijeenkomsten. Ook zullen arrangementen natuurlijk middels de expertise van het servicebureau opgesteld kunnen worden - de diverse communicatie-uitingen van de deelnemers kan clusteren en daarmee op een centraler(e) digitale wijze toeristen kan informeren over de verblijfsmogelijkheden en vermaakmogelijkheden - de regie heeft op het laten ontwikkelen van nieuwe producten - marktonderzoek, monitoring en effectmeting laat verrichten, oftewel het volgen van ontwikkelingen en het interpreteren van de onderzoeksresultaten. - werkzaamheden verrichten op het gebied van online marketing, oftewel optimalisering en uitvoering van sociale media, inbegrepen het analyseren van bezoek aan de diverse websites, het monitoren van consumentengedrag e.d. - cursussen voor ondernemers, bijvoorbeeld organiseren workshops op het gebied van kwaliteitsimpulsen - innovatieontwikkeling stimuleert Hegebeintum is een goed voorbeeld: een eigen stichting welke het informatiepunt nu laat draaien onder de vlag van de huidige VVV en straks begeleid wordt door het servicebureau. NB wil een dorp of gemeente een klassiek bemand infopunt, dan kan het servicebureau dat inrichten en begeleiden, vanzelfsprekend op basis van aparte financiële afspraken met betreffend dorp of gemeente Een zeer belangrijke functie van het servicebureau is om waar mogelijk de andere toeristische initiatieven tot een zo groot mogelijke afstemming te laten komen in het gebruik van bovengenoemde facilitaire diensten en deze te betrekken van of via het service bureau. 2.2 Aan wie gaat het servicebureau haar diensten aanbieden Bij de partijen/initiatieven die deze hulp en ondersteuning kunnen krijgen denken we aan: - publieke initiatieven als Regiomarketing Dwaande, Top van Groningen, Regio Hoogeland - de in het Lauwersmeer samenwerkende partijen gekoppeld aan het Nationaal Park - private initiatieven als Gastengilde, Markant Friesland, De Bende van Acht - de in de Hoogelandwijzer en Gronings Goed Route samenwerkende ondernemers / toeristische aanbieders - samenwerkingsverbanden rond de thema s Gronings-Fries-Drentse Wouden - de 3 in onze regio aanwezige Nationale Parken en Landschappen - het Wadden Wereld Erfgoed 5

6 Een zeer relevante activiteit van het servicebureau is om de diverse vaak kleine (sub)regionale initiatieven te faciliteren. Dit soort initiatieven moeten worden gesteund vooral ook om de innovatiekracht van de regio te stimuleren. Niet ondersteunen leidt alleen maar tot versnippering, inefficiënte besteding van de middelen en vermindering van de slagkracht van de regio. Deze groepen nemen zelf veel initiatieven en hebben dus een belangrijke positie in het totale werkveld. Kortom het servicebureau gaat met de voormannen en vrouwen van TOOL, Hoogeland op de Kaart, Dwaande, de Bende, enz. afspraken maken over ondersteuning en bundeling van krachten; dit geeft kracht en meerwaarde aan de regio en biedt zicht op kosten besparingen bij de gemeenten! 3. Organisatiestructuur 3.1 Hoe ziet de structuur van het beoogd servicebureau eruit? Servicebureau voor regionale toeristische organisaties Dwaande Hoogeland Gastengilde Bende van Acht Nationale parken en Waddenzee Werelderfgoed landschappen Toeristisch recreatieve ondernemers en aanbieders Recreanten en toeristen In een later stadium zal met de betrokkenen moeten worden onderzocht en besloten welke rechtsvorm hier het meest geëigend voor is; een Stichting, een Vereniging of een Coöperatie. En ten overvloede, dit gaat dus niet over de rechtsvorm van de afzonderlijke deelnemers, die kunnen zelf kiezen of ze een stichting of een werkgroep of een vereniging o.i.d. willen zijn. 6

7 4. Financiële aspecten 4.1 Welke kosten zijn met een servicebureau gemoeid en wie betaalt dat De insteek is dat het merendeel van de activiteiten en te ontwikkelen producten door de markt ingevuld zal moeten worden en dus op commerciële basis gerealiseerd wordt; het servicebureau heeft dan een regiefunctie om de kwaliteit en eenduidigheid van het product te bewaken. Natuurlijk zal er hier en daar aanvullende financiering moeten komen voor deze producten. Samen met het servicebureau zal gekeken worden in hoeverre hier fondsen of andere financieringswijzen voor binnen te halen zijn. Voor wat betreft de overhead van het servicebureau stellen wij ons voor dat deze deels gefinancierd kan worden uit een jaarlijkse gemeentelijke subsidie en deels uit projectsubsidies (waarbij het de realiteit is dat ook daar voor een deel een beroep op de deelnemende gemeenten of provincies zal worden gedaan). Het beoogd servicebureau kent 3 formatieplaatsen (3 FTE s)* 1 coördinator medewerker marketing en communicatie 2 x 0,5 projectmedewerkers / aanjagers Huisvesting en bureaukosten ( kantoor,energie, ICT) Totaal * aantallen en bedragen zijn indicatief Het streven is om de vaste jaarlijkse kosten ( ) te financieren middels een jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten van en om de resterende zelf op projectbasis binnen te halen uit de markt en/of via projectsubsidies. 7

8 Daarnaast kunnen op projectbasis extra medewerkers worden ingehuurd maar kan ook structureel worden samengewerkt met andere organisaties zoals het ETFI voor de periodieke onderzoeken, monitoring e.d. De Marrekrite voor de watersport en andere routegebonden activiteiten en Waddenwandelen. Wellicht ten overvloede: de bestaande VVV kantoren en agentschappen zullen worden gesloten tenzij de betreffende gemeente daar een separate financiering voor wil inzetten. Zie ook de paragraaf taken en diensten. Ondernemers kunnen dus geen deelnemer worden van het servicebureau maar zullen zelf kunnen kiezen aan welke marketingformule ze willen deelnemen en daarvoor betalen. De marketingformule huurt het service bureau weer in en betaalt voor de afgenomen diensten. 5. Werkgebied 5.1 Wat is het werkgebied? Het werkgebied is Lauwersland breed oftewel met het Lauwersmeer als kern van het gebied, waaiert het uit naar het westen en het oosten (de regio s NOF en NWG) met daarbij verknopingen met de Wadden en wellicht ook naar het zuiden de Gronings-Friese Wouden. Vanzelfsprekend zullen ook thematische projecten als samenwerking met 3 Nationale Parken, de Nationale Landschappen tot het werkgebied behoren. 8

9 9

10 6. Tijdpad 6.1 Wanneer kan het servicebureau operationeel zijn? Voor u ligt een concept dat mede op basis van diverse interviews met vertegenwoordigers van gemeenten, organisaties, individuele ondernemers en periodieke gesprekken met een groep toeristische ondernemers, de focusgroep, tot stand is gekomen. We zijn er echter nog lang niet. Daarom stellen we voor de komende maanden van 2013 te benutten om met de diverse betrokken partijen waaronder de gemeenten, de regionale en provinciale toeristische organisaties gezamenlijk tot verdere invulling en concretisering van dit model te komen. In 2014 kunnen we dan gaan proefdraaien en eventuele kinderziektes nog bijstellen, waarbij ook een (geleidelijke) afbouw van de huidige VVV en opbouw van de nieuwe organisatie kan plaatsvinden. Met de intentie dat de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 helemaal op eigen benen kan staan en de toerist optimaal bediend gaat worden. 7. Tot slot Het sterkste argument voor de hier beschreven nieuwe organisatie is dat het tegemoet komt aan de regionale verscheidenheid in onze regio. Deze is groot en ondanks dat velen het over Noord Nederland hebben, is het ook geen eenduidig toeristisch merk. Eenieder kent de verschillen tussen de klei, het zand en het veen. Niet alleen in landschappelijke kenmerken maar ook in sociaal-culturele zin. Dit kun en moet je benutten en benadrukken maar de wijze waarop het product wordt verkocht moet wel afgestemd worden op de vraag vanuit de markt en de consument en daarom kan deze service organisatie elke schaalgrootte bedienen. Je kunt een regiomerk apart in de markt zetten maar ook in combinatie met andere merken die dan voor andere doelgroepen weer op een eigen manier geprofileerd worden, de zogeheten Product-Markt-Combinaties. Bovenstaande organisatie kun je ook een faciliteit geven die je kunt omschrijven als cafetariamodel. Elke geïnteresseerde ondernemer, gemeente of dorp kan een product afnemen tegen betaling. Producten kunnen bijvoorbeeld zijn een lokaal info punt (fysiek of digitaal); het servicebureau begeleidt de vrijwilligers, zorgt voor distributie van de brochures, de vulling van het folderrek, etc. Tot slot willen we benadrukken dat het servicebureau wil laten zien dat door de inzet van vrijwilligers, in de vorm van ondernemers die meedenken in werkgroepen, of anderen die voor het opzetten en uitvoeren van regionale activiteiten inzet plegen, er ook anders en vernieuwend kan worden gewerkt. Dit geldt eveneens voor het gebruik maken van studenten uit de diverse toeristische opleidingen maar ook via bijvoorbeeld re-integratietrajecten, werkleer projecten etc. Zonder de inzet van dit soort vormen van vrijwilligerswerk, oftewel niet betaalde uren, zijn de vele toeristische initiatieven denken wij ook niet mogelijk. 10