Procesaanpak. Strategische heroriëntatie Sociaal Cultureel Centrum Myllesweerd Sociaal Culturele Centra vragen beleid op maat

Transcriptie

1 Procesaanpak Strategische heroriëntatie Sociaal Cultureel Centrum Myllesweerd Sociaal Culturele Centra vragen beleid op maat Grip op financiële prestaties van maatschappelijke voorzieningen Stefan Rasing 14 december

2 Inhoudsopgave 01. Aanleiding 02. Inleiding 03. Opdracht 04. Definities 05. stellingen stellingen op korte termijn stellingen op lange termijn 06. Opzet procesaanpak 07. Projectorganisatie 08. De verschillende fases Fase 1: Accordering door het college van de onderhavige Procesaanpak Strategische heroriëntatie Myllesweerd Fase 2: Inventarisatie van gegevens van Grond, Gebouw, Gebruik (3 G s) van SCC Myllesweerd in de omgeving Fase 3: Door de gemeente wordt het gemeentelijk accommodatiebeleidskader bepaald Fase 4: Uitwerken toekomstbestendig meerjaren beheer -en exploitatieplan Myllesweerd Fase 5: Opleveren van een meerjaren beheer - en exploitatieplan en uitvoeringsplan Fase 6: Implementeren en managen van het uitvoeringsplan 2

3 01. Aanleiding In een tijd waarin ontwikkelingen zich voordoen, zoals onzekerheid over de bevolkingsgroei, vergrijzing en ontgroening, onderdrukking van de leefbaarheid van de kleine kernen, individualisering en informalisering, decentralisatie, bezuiniging, inclusief beleid en de overgang van verzorgingsstaat naar participatiestaat, is het van belang om het accommodatiebeleid en in het bijzonder Sociaal Cultureel Centrum Myllesweerd (verder te noemen Myllesweerd) in de gemeente Mill en Sint Hubert onder de loep te nemen en toekomstbestendig* te maken. *toekomstbestendig = zoveel mogelijk permanent financieel rendabel Er zijn een aantal redenen waarom het beheer en exploitatie van Myllesweerd toekomstbestendig dient te worden: Er is leegstand Er dreigt meer leegstand te komen Subsidie afhankelijkheid van enkele huurders In aanvulling op eigen inkomsten, is er ook een substantiële gemeentelijke subsidiebijdrage nodig om het voortbestaan van Myllesweerd te kunnen waarborgen Ontbrekende kaders waarbinnen Myllesweerd moet opereren. 02. Inleiding Het bestuur van Myllesweerd heeft een duidelijk idee van de beweging die nodig is om tot een toekomstbestendig Myllesweerd te komen. Vanzelfsprekend kan niet alles in één keer gerealiseerd worden. Stapsgewijs heeft het bestuur al gewerkt aan doorontwikkeling, met daarbij een voortdurende open blik voor actuele culturele en maatschappelijke ontwikkelingen. Een meebewegende, meedenkende en faciliterende overheid kan de diverse processen ondersteunen om zo een Myllesweerd van en voor iedereen in de gemeente Mill en Sint Hubert te realiseren, dat waarde blijft houden, dan wel meerwaarde toevoegt aan de samenleving! In 2015 zijn er diverse stappen door Myllesweerd ondernomen om te komen tot een meer toekomstbestendig(e) beheer & exploitatie van Myllesweerd: Er is medio september 2015 een S.W.O.T. analyse opgesteld Op basis van de SWOT en de algemene omgevingsontwikkelingen zijn er bouwstenen benoemd voor de visie op langere termijn Er is gesproken over en gezocht naar antwoorden op de vraag wat de strategie van Myllesweerd in 2018 tot 2022 dient te zijn Er is gesproken over de positionering van Myllesweerd Er zijn uitgangspunten besproken aan de hand van typologie beheer Taak/functiebeschrijvingen van bestuursleden zijn opgesteld en bijbehorende benodigde competenties Er is een profiel voor de toekomst van Myllesweerd opgesteld. Er is een ambitie uitgesproken en beschreven. De exploitatie van Myllesweerd zal vanaf heden tot en met april 2018 worden voortgezet, waarbij gebruik gemaakt wordt van de bovengenoemde, besproken en uitgewerkte aspecten. Het doel is dat Myllesweerd een toekomstbestendig meerjaren beheer- en exploitatie plan en een uitvoeringsplan oplevert, waarin de gemeente nadrukkelijker een aantal taken heeft: 3

4 Het leiden van dit proces Het bepalen van de rol van de gemeente in relatie met het beheren en exploiteren van een toekomstbestendig Myllesweerd Visie van de gemeente op Myllesweerd Het (laten) produceren van een toekomstbestendig meerjaren beheer- en exploitatieplan Myllesweerd dat aansluit op het nog nader te bepalen toekomstbestendig accommodatiebeleid van de gemeente Mill en Sint Hubert. Hiertoe zijn de volgende voorbereidende materialen (documenten) essentieel: - Beheer- en exploitatie-uitgangspunten van de gemeente - Subsidievoorwaarden van de gemeente. 03. Opdracht Om te komen tot een toekomstbestendig Myllesweerd geeft de gemeente opdracht om: A) de huidige beheer - en exploitatieresultaten van Myllesweerd te onderzoeken binnen de huidige gemeentelijke afspraken en nog met elkaar nader vast te stellen toekomstbestendige criteria B) de mogelijkheden onderzoeken om te komen tot een toekomstbestendig beheer en exploitatie van Myllesweerd. Geef hierbij aan of en op welke wijze onderstaand benoemde uitgangspunten inhoud kunnen krijgen. Uitgangspunten: Myllesweerd blijft in de huidige te optimaliseren functie conform gemeentelijke opdracht functioneren Myllesweerd gaat in een aangepaste of geheel andere functie met een aangepaste of andere gemeentelijke opdracht de toekomst in Myllesweerd zal in de toekomst meer eigen inkomsten genereren waardoor de jaarlijkse subsidie van de gemeente afneemt. In het huidige beleid wordt subsidie verstrekt aan Myllesweerd. Met deze subsidie geeft Myllesweerd invulling aan haar beheer en de exploitatie. 04. Definities Om vooraf helder te hebben wat we onder de volgende begrippen verstaan hebben we in deze paragraaf definities opgenomen. Beheer Exploitatie 4

5 Beheer Voor dit onderzoek zal het begrip Beheer als volgt gedefinieerd worden: Met onderscheid tussen eigenaarschap, facilitair beheer en programmering, activiteiten ondernemen die nodig zijn om het gebouw in stand te houden (inclusief onderhoud) en te kunnen blijven gebruiken waarvoor het op korte en op lange termijn bedoeld is. Exploitatie Voor dit onderzoek wordt het begrip Exploitatie als volgt gedefinieerd: Het in beeld brengen van en de verantwoordelijkheid dragen voor kosten, opbrengsten en risico met het doel om een sluitend en of positief nettoresultaat te behalen. Om met de maatschappelijke voorzieningen aan de behoefte van de bevolking te kunnen voldoen is geld nodig. Er is altijd een spanningsveld tussen het inzetten van maatschappelijk beoogde doelen en daarmee gemoeide kosten. Daarom is het nodig dat er een kosten-batenanalyse plaatsvindt. 05. stellingen In deze procesaanpak wordt een aantal doelstellingen beschreven. a. stellingen op langere termijn 1. Het realiseren van een toekomstbestendige exploitatie van Myllesweerd. Het stichtingsbestuur levert een meerjaren beheer- & exploitatieplan Myllesweerd op. Een plan dat over de periode 2018 tot en met 2020 gaat. 2. Gedurende het meerjarenplan een sluitende begroting realiseren, waarbij voldaan wordt aan inhoudelijke uitgangspunten en culturele en maatschappelijke effecten. Aan de hand van dit meerjarenplan maakt de gemeente in overleg met het stichtingsbestuur een meerjarige exploitatieovereenkomst (incl. een door het stichtingsbestuur aan te leveren, sluitende begroting). 3. Het volgens het SMART-principe realiseren en inzichtelijk maken van culturele en maatschappelijke effecten op gebieden zoals: participatiegraad, sociale ontmoetingsplek, inzet van vrijwilligers, inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, leefbaarheid en de mate van tevredenheid van de inwoners binnen en buiten de gemeente. b. stelling op korte termijn Voor 2017 een sluitende begroting te realiseren, die zal zijn afgestemd met het toekomstbestendig beheer- en exploitatiebeleid van gemeente Mill en Sint Hubert. Om dit op continue basis te (blijven) realiseren, wordt in deze procesaanpak als onderdeel van de algehele planning een inventariserend onderzoek voorgesteld, waarvoor in Bijlage I een aantal richtinggevende onderzoeksvragen worden gehanteerd. 06. Opzet van de procesaanpak Deze procesbeschrijving (te produceren door projectleider) geeft op hoofdlijnen inzicht in de stappen die de gemeente Mill en Sint Hubert kan doorlopen om te komen tot een optimale beheer- en exploitatie-wijze van Myllesweerd. Deze procesbeschrijving bestaat uit een aantal algemene rand voorwaardelijke hoofdstukken 5

6 waarin algemene proces-uitgangspunten, organisatorische afspraken, onderzoeksvragen en doelstelling beschreven worden. Het proces is in twee hoofdprocessen op te delen: 1. Beschrijving van het toekomstbestendige beheer en exploitatie Myllesweerd. (fase 1 tot en met 6) 2. Implementatie van de gekozen beheer- en exploitatievorm (fase 7, deze fase wordt in deze procesaanpak niet beschreven). Fase 7 is de periode waarin het beleid en beheervorm wordt geïmplementeerd en gerealiseerd. Aan het eind van deze fase is de beheer- en exploitatievorm gerealiseerd. Deze procesaanpak loopt parallel met de procesaanpak om te komen tot toekomstbestendig accommodatiebeleid in gemeente Mill en Sint Hubert. Er is binnen de gemeente een projectgroep toekomstbestendig accommodatiebeleid gemeente Mill en Sint Hubert. De projectleider Stefan Rasing van deze projectgroep levert medio april 2017 een toekomstbestendig accommodatiebeleidsplan gemeente Mill en Sint Hubert op. Deze gemeentelijke projectgroep gaat verantwoording afleggen aan dezelfde stuurgroep waaraan het stichtingsbestuur Myllesweerd verantwoording aflegt. Hieronder worden de fases in het proces aangegeven: Fase 1: Accordering door het College van Burgemeester en Wethouders van de onderhavige Procesaanpak Strategische heroriëntatie Myllesweerd Fase 2: Inventarisatie van gegevens van Grond, Gebouw, Gebruik (3 G s) van Myllesweerd in de omgeving Fase 3: Bepaling van het gemeentelijke accommodatiebeleidskader Fase 4: Uitwerking van toekomstbestendig meerjaren beheer en exploitatieplan Myllesweerd Fase 5: Oplevering van een meerjaren beheer en exploitatieplan en een uitvoeringsplan Fase 6: Implementatie en management van dit uitvoeringsplan Bij voorkeur worden inhoudelijke werkzaamheden in alle fases door de projectleider aangestuurd, en begeleid en op onderdelen door de gemeente en stichtingsbestuur Myllesweerd geleverd. Het stichtingsbestuur levert het meerjaren beheer- en exploitatieplan Myllesweerd op. Om het proces te coördineren en een goede integrale afweging te kunnen maken, wordt er nauw samengewerkt met een stuur- en projectgroep Myllesweerd. Per fase beschrijven we de volgende stappen: Werkwijze Resultaat. 07. Project organisatie Binnen de gemeente is een projectorganisatie opgezet. De organisatie bestaat uit een opdrachtgever, opdrachtnemer en een adviseur toekomstbestendig meerjaren beheer- en exploitatieplan Myllesweerd. Het project Strategische heroriëntatie Myllesweerd maakt onderdeel uit van deze projectorganisatie. De planning van dit proces is op hoofdlijnen identiek aan de planning van het proces toekomstbestendig accommodatiebeleid. We onderscheiden in de projectorganisatie een stuurgroep, een projectgroep Myllesweerd, een opdrachtgever en een opdrachtnemer. 6

7 08. De verschillende fases Fase 1 Deze procesaanpak dient op dinsdag 20 december ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het College van Burgemeester en Wethouders Fase 2 Inventarisatie van gegevens van Grond, Gebouw, Gebruik (3 G s) van Myllesweerd in de omgeving. Een beeld vormen van het algemeen functioneren en de functie(mogelijkheden) van Myllesweerd Fase 3 Door de gemeente wordt het gemeentelijk accommodatiebeleidskader bepaald. Beheer en exploitatie uitgangspunten opleveren met projectgroep toekomstbestendig accommodatiebeleid CGM en projectgroep stichtingsbestuur Myllesweerd. Op onderwerpen zoals: Medio april 2017 wordt het toekomstbestendig accommodatiebeleid door de gemeenteraad vastgesteld Uitwerken toekomstig meerjaren beheer en exploitatieplan Myllesweerd het opleveren van een concept meerjaren beheer- en exploitatieplan het opleveren van concept conclusies en aanbevelingen voor de korte en lange termijn op het gebied van beheer- en exploitatie. aanvullen met een concept uitvoeringsplan (=stappenplan) Opleveren van een meerjaren beheer en exploitatieplan Myllesweerd en een uitvoeringsplan Het opleveren van een meerjaren beheer- en exploitatieplan Myllesweerd en bijbehorend uitvoeringsplan. Werkwijze De projectleider schrijft een advies aan het college en de raad Resultaten Opleveren meerjaren beheer- en exploitatieplan Myllesweerd en uitvoeringsplan 7

8 eventueel exploitatieovereenkomst beëindigen en een nieuwe opstellen eventueel de huurovereenkomst opzeggen en een nieuwe opstellen Medio april mei 2017 wordt dit plan voorgelegd aan het college en daarna aan de raad Implementeren en managen van het uitvoeringsplan Na vaststelling door de raad van het nieuwe toekomstbestendig beheer en exploitatieplan Myllesweerd en het bijbehorende uitvoeringsplan kan dit plan geïmplementeerd en gerealiseerd worden. De uitvoering kan conform uitvoeringsplan in gang gezet worden. Werkwijze Stapsgewijs uitwerken van het uitvoeringsplan Het nieuwe toekomstbestendig accommodatiebeleid dient (in verband met eventuele gevolgen voor de begroting 2018) in november 2017 door de raad te worden vastgesteld. De begroting voor 2018 zal indien nodig aangepast moeten worden. Dit betekent dan dat er eventueel in november 2017 een begrotingswijziging opgenomen dient te worden. Zijn er voor 2018 urgente onderwerpen met betrekking tot accommodaties die geen uitstel dulden, dan zijn er een aantal opties om raadsvoorstellen in te dienen: November 2017 het aspect wordt in de begrotingscycli meegenomen Voorjaarsnota Mei Resultaten Uitvoeringsplan realiseren en daarmee de in het meerjaren beheer en exploitatieplan vastgestelde resultaten. 8

9 BIJLAGE I: Onderzoeksvragen Hoofd onderzoeksvragen 01. Wat is de functie van Myllesweerd? 02. Wat is de beheervorm van Myllesweerd nu en op welke wijze en met welke beheervorm kan Myllesweerd nog beter effectief en financieel transparant beheerd en geëxploiteerd worden? Deelvragen Exploitatie 03. Hoe doet Myllesweerd het nu? Beheer Myllesweerd 04. Hoe kunnen we Myllesweerd Optimaal beheren en exploiteren? 05. Wat is de uitwerking van die verschillende beheervormen op de overheadkosten van Myllesweerd en de overheadkosten van de andere producten van de gemeentelijke begroting als geheel; 06. Wat zijn de consequenties van de implementatie van de verschillende beheervormen voor Myllesweerd, de gemeentelijke organisatie en het bestuur? Myllesweerd inwoners - gemeente 07. Hoe zien de inwoners de functie van Myllesweerd (wat is onder andere het imago)? 08. Welke boodschap wil Myllesweerd uitstralen op het gebied van maatschappelijk ondernemen (identiteit)? 09. Wat is de verhuurbaarheid van Myllesweerd? (wat is op welke wijze (soort contract) wanneer verhuurd? Wat is er wanneer nog beschikbaar aan ruimten gedurende het jaar? Wat mag worden aangetrokken en wat niet?) 10. Wie zorgt voor de opbrengsten en welke faciliteiten heeft Myllesweerd te bieden die elders in het dorp worden gebruikt? 11. Wat kan er wel en niet qua functies, gebruik in Myllesweerd? Gemeentelijk kader 12. Wat is het gemeentelijk beleidskader m.b.t. Myllesweerd? - Wat mag Myllesweerd op het gebied van maatschappelijk ondernemen? - Wat is de rol van de gemeente? (wel of geen accounthouderschap) - Wat is de rol van stichtingsbestuur? - Wat is de rol van de partijen, inwoners die in Myllesweerd participeren? - Wat is maatschappelijk ondernemen? 13. Wat is de gemeentelijke visie over 4 jaar op Myllesweerd? 14. Wat is de gemeente Myllesweerd waard? Wat wil je als gemeente nog bekostigen? 15. Wat is de benodigde jaarlijkse subsidiebijdrage? Samenwerken 16. Hoe kan Myllesweerd samenwerken met de gemeente en vice versa? 17. Hoe kan Myllesweerd samenwerken met andere partijen? 18. Hoe kan Myllesweerd samenwerken met de andere gemeenschapshuizen? 19. Hoe kan Myllesweerd actief inspelen op de doelstellingen uit het gemeentelijk beleid? 20. Wat is de rol van de provincie geweest en wat is die rol nu? 9