Procesafspraken en plan van aanpak vrijwilligersbeheer buurthuizen

Transcriptie

1 Zaaknummer Onderwerp Procesafspraken en plan van aanpak vrijwilligersbeheer buurthuizen Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Op 7 juli 2015 stemde de raad in met de actualisering van het subsidiebeleid. De raad stelde toen onder andere de Notitie uniforme subsidieregeling sociaal-culturele voorzieningen vast. Daarbij vroeg de raad om op de hoogte gehouden te worden van de voortgang van de gesprekken met ContourdeTwern over vrijwilligersbeheer voor de buurthuizen; vooralsnog betreft het De Korf en De Haarstek. Dit werd door wethouder Van der Poel toegezegd. Feitelijke informatie In overleg met ContourdeTwern zijn procesafspraken gemaakt en is een plan van aanpak opgesteld. Afweging Het voorstel is om de procesafspraken en het plan van aanpak vast te stellen en bijgaand memo aan de raadsleden te sturen. Inzet van middelen Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Risico's Dit voorstel heeft geen risico s. Procedure / vervolgstappen Als u volgens dit voorstel besluit, ontvangen de raadsleden het bijgaande memo. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen. 1

2 Zaaknummer Onderwerp Procesafspraken en plan van aanpak vrijwilligersbeheer buurthuizen BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 14 september 2015 besloten: de procesafspraken met ContourdeTwern over vrijwilligersbeheer voor de buurthuizen De Korf en De Haarstek vast te stellen; het gezamenlijke plan van aanpak over vrijwilligersbeheer voor deze buurthuizen vast te stellen; de raadsleden te informeren met bijgaande memo. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 2

3 M E M O R A A D Aan: de leden van de raad Van: college van Heusden Datum: 14 september 2015 Onderwerp: procesafspraken en plan van aanpak vrijwilligersbeheer buurthuizen Doel: ter kennisname/ter informatie Aanleiding: informatie (periodiek) Aard informatie: openbaar Aanleiding Op 7 juli 2015 stemde de raad in met de actualisering van het subsidiebeleid. De raad stelde toen onder andere de Notitie uniforme subsidieregeling sociaal-culturele voorzieningen vast. Hierin wordt onder andere voorgesteld om voor de buurthuizen De Haarstek en De Korf met ContourdeTwern en de gebruikers in gesprek te gaan over vrijwilligersbeheer. De raad vroeg om op de hoogte gehouden te worden van de voortgang van deze gesprekken. Dit werd door wethouder Van der Poel toegezegd. Informatie In overleg met ContourdeTwern zijn procesafspraken gemaakt en is een plan van aanpak vastgesteld. De procesafspraken betreffen de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en ContourdeTwern. ContourdeTwern en de gemeente gaan het proces gezamenlijk doen. De centrale onderzoeksvraag is Wat is nodig om een initiatief tot vrijwilligersbeheer in de buurthuizen mogelijk te maken?. Er zullen verschillende mogelijkheden worden onderzocht, niet alleen overdracht van het beheer aan vrijwilligers (eventueel inclusief het eigendom van het pand), maar ook de mogelijkheid dat ContourdeTwern de verantwoordelijkheid behoudt met volledige inzet van vrijwilligers. Stip op de horizon is dat de rol van ContourdeTwern verdwijnt. Volgens de planning wordt het onderzoek medio 2016 afgerond zodat wij naar verwachting in het najaar van 2016 een besluit kunnen nemen. Het plan van aanpak beschrijft de stappen die gezet worden in het onderzoek naar vrijwilligersbeheer. De onderzoeken voor De Korf en De Haarstek worden gelijktijdig doorlopen. Naar verwachting komen er in oktober van dit jaar informatieavonden voor de huidige gebruikers van de buurthuizen. De procesafspraken en het plan van aanpak treft u bijgaand ter kennisname aan.

4 Procesafspraken in verband met de realisering van vrijwilligersbeheer voor de buurthuizen De Korf en De Haarstek. Inleiding De gemeenteraad nam op 7 juli 2015 een besluit over een uniforme subsidieregeling voor sociaalculturele voorzieningen. Vanwege dit besluit moet worden onderzocht of het mogelijk is om voor de buurthuizen De Korf en De Haarstek vrijwilligersbeheer te realiseren. Huidige situatie De buurthuizen worden momenteel op professionele basis geëxploiteerd door ContourdeTwern (CdT). Buurthuis De Korf is eigendom van Stichting De Biezen. CdT huurt het buurthuis op basis van een langlopend huurcontract tot De huurprijs bedraagt in CdT is verantwoordelijk voor het groot en klein binnenonderhoud. Buurthuis De Haarstek is eigendom van de gemeente Heusden. CdT huurt het buurthuis op basis van een huurcontract voor onbepaalde tijd. De huurprijs bedraagt in CdT is verantwoordelijk voor het totale onderhoud, dus zowel het groot als het kleine onderhoud zowel aan de binnenkant als de buitenkant. In het verleden is in de subsidie van de voorganger van CdT een extra subsidiebedrag opgenomen als tegemoetkoming in de kosten van groot onderhoud. In 2016 zijn de exploitatiekosten van CdT als volgt: exploitatiekosten De Haarstek, inclusief betaald beheer door CdT exploitatiekosten De Haarstek, exclusief betaald beheer door CdT exploitatiekosten De Korf, inclusief betaald beheer door CdT exploitatiekosten De Korf, exclusief betaald beheer door CdT Centrale onderzoeksvraag Wat is nodig om een initiatief tot vrijwilligersbeheer in de buurthuizen mogelijk te maken? Hoe kunnen de buurthuizen exploitabel gemaakt worden zodat vrijwilligers bereid zijn hiervoor verantwoordelijkheid te nemen? Verschillende alternatieven zullen onderzocht worden, zoals: het volledig overdragen van het beheer van de buurthuizen aan vrijwilligers (eventueel inclusief het eigendom van het pand); behoud van de verantwoordelijkheid door CdT met volledige inzet van vrijwilligers; mogelijkheden om meer vrijwilligers in te zetten in de 3 professioneel beheerde buurthuizen; combinaties met stage-/ werkervaringsplekken en of dagbesteding. In 2016 worden de exploitatiekosten inclusief betaald beheer van De Korf en De Haarstek nog grotendeels gedekt door subsidies (respectievelijk en ). Het restant ( en 6.843) vormt onderdeel van de bezuinigingstaakstelling van ContourdeTwern. In 2017 wordt alleen nog subsidie verstrekt voor de exploitatiekosten exclusief betaald beheer, terwijl in 2018 per buurthuis in de middelgrote kernen nog beschikbaar is. In 2017 zal de subsidieregeling worden geëvalueerd waarbij de resultaten van dit onderzoek zullen worden betrokken Procesafspraken 1. Procesverantwoordelijken zijn bij CdT Ron Koevoets en bij de gemeente Heusden Hans van der Heijden.

5 2. CdT en de gemeente Heusden gaan gezamenlijk gesprekken aan met gebruikers en eventuele andere betrokken burgers. 3. Als er een initiatiefgroep vanuit de gebruikers/burgers ontstaat, wordt deze ondersteund door CdT en de gemeente. De initiatiefgroep met ondersteuning van CdT en de gemeente onderzoekt of het buurthuis exploitabel gemaakt kan worden en hoe de initiatiefgroep in stelling gebracht kan worden om het beheer van het buurthuis over te nemen. 4. Op basis van een gezamenlijk plan van moet helder worden welke extra inzet van CdT wordt gevraagd om de ondersteuning, genoemd bij 3, te bieden. Ondersteuning van vrijwilligers behoort tot de reguliere taak van CdT binnen de opdracht die CdT heeft. Prioriteit ligt daarvoor in Vlijmen-Vliedberg, Drunen en Oudheusden en dus niet in Haarsteeg en Vlijmen-dorp. 5. De initiatiefgroep adviseert voor medio 2016 aan de gemeente: of er een initiatief is dat het beheer van het buurthuis vanaf 2017 wil overnemen en onder welke voorwaarden; dat er een initiatief is, maar dat meer tijd nodig heeft; dat er geen initiatief is gevonden. Dit leidt tot sluiting van het buurthuis of het maken van nieuwe afspraken over voortzetting van het betaald beheer van het buurthuis. 6. Het college van Heusden neemt in het najaar 2016 een besluit op basis van het advies van de initiatiefgroep. 7. De verantwoordelijkheid van CdT voor de exploitatie van De Haarstek en De Korf eindigt op het moment dat vrijwilligers de exploitatie overnemen. Vraagstukken Hieronder wordt aangegeven welke vraagstukken moeten worden opgelost om vrijwilligersbeheer in De Korf en De Haarstek mogelijk te maken: aanpassing huurcontract De Korf; aanpassing verantwoordelijkheden onderhoud De Haarstek; inventarisatie frictiekosten CdT; subsidiebehoefte CdT in 2016 gedurende het proces.

6 11 augustus 2015 Plan van Aanpak in verband met de realisering van vrijwilligersbeheer voor de buurthuizen De Korf en De Haarstek. De onderzoeken voor De Korf en De Haarstek zullen gelijktijdig worden doorlopen. Stap Omschrijving Wie Tijdpad 1. Exploitaties in detail onderzoeken Heden tot en Investeringen/frictiekosten CdT met oktober inventariseren 2015 Lopende contracten inventariseren, CdT zoals Bumarechten etc. 2. Gesprek met Sleutelfiguren Heden tot en Benaderen van enkele sleutelfiguren CdT met oktober 2015 Benaderen van eventuele andere geschikte en bereidwillige personen 3. Informatieavonden Eind oktober Voorbereidend gesprek met de 2015 sleutelfiguren Alle besturen van de huidige gebruikers uitnodigen en overige belangstellenden. Het is een openbare bijeenkomst. Het doel van de avond is om uitleg te geven waarom een onderzoek wordt gestart naar vrijwilligersbeheer. 4. Initiatiefgroep Eind oktober Het doel is ook dat aan het einde van de 2015 avond een initiatiefgroep per buurthuis vanuit de gebruikers gevormd kan worden met ondersteuning vanuit CdT en de gemeente, die het daadwerkelijke onderzoek gaan uitvoeren. 5. Evaluatiemoment Begin Is er bij ieder buurthuis een initiatiefgroep? Zo ja, welke ondersteuning is gevraagd?. Initiatiefgroep m.b.t. ondersteuningsvraag november 2015 Zo nee, wat betekent dit en welke stappen zullen dan moeten worden ondernomen om te komen tot een advies aan het college van de gemeente Heusden in juni 2016? Eventueel bijstellen plan van aanpak. 6. Ontwikkelen plan per buurthuis Initiatiefgroep met ondersteuning van November 2015 tot juni 2016 Voorgestelde activiteiten Initiatiefgroep met Oriënteren bij enkele andere buurthuizen in de gemeente/regio ondersteuning van

7 Uitnodigen van ervaringsdeskundige met vrijwilligersbeheer van buurthuizen Bestuursleden en activiteitenvrijwilligers zoeken Exploitatieopzet maken Uitwerken rechtspersoon (stichting, vereniging of anders) Procesbeschrijvingen opstellen voor buffetexploitatie, schoonmaak, verhuur (vaste, incidentele, gebruiksovereenkomsten), onderhoud inventaris, sleutelbeheer Implementatieplan overdracht verantwoordelijkheid exploitatie buurthuis 7. Advies uitbrengen aan college van de gemeente Heusden Initiatiefgroep, met ondersteuning van Juni 2016 Contactpersonen Hans van der Heijden Beleidsmedewerker arbeid, inkomen, zorg en welzijn POSTADRES Gemeente Heusden, Postbus 41, 5250 AA Vlijmen TELEFOON WEBSITE Ron Koevoets regiodirecteur teams Heusden en Vrijwilligerswerk & Informele Zorg POSTADRES ContourdeTwern, Postbus 3078, 5003 DB Tilburg TELEFOON WEBSITE