Raamovereenkomst voor Minnelijke invordering (binnenland) Project nr. C

Transcriptie

1 23 december Desguinlei Antwerpen T F IBAN: BE BIC: GKCCBEBB BESTEK Raamovereenkomst voor Minnelijke invordering (binnenland) Project nr. C Onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking Ontvangst offertes : maandag 17 maart 2014 om uur Opdrachthoudende vereniging intergemeentelijk samenwerkingsverband in de zin van het decreet van 6 juli Project nr. C bestek pagina 1 van 37

2 Inhoudsopgave BESTEK... 1 Deel 1 administratieve bepalingen Van toepassing zijnde wetgeving Wet van 15 juni Overheidsopdrachten Art.2 Aanbestedende overheid - aanvullend Art.32 Raamovereenkomst - aanvullend Art.41 Technische specificaties Art.42 Sociale en fiscale verplichtingen - aanvullend Art.53 Gunningswijze - vervangend Gunningswijze - vervangend Gunningscriteria Art.73 Werken, leveringen, diensten aanvullend K.B. van 16 juli 2012 K.B. plaatsing speciale sectoren Art.5 Elektronische middelen aanvullend Art.6 Technische specificaties & normen aanvullend Art.9 Varianten - vervangend Vrije variante Art.10 Opties - vervangend Vrije optie(s) Art.12 Onderaannemers aanvullend Worden bedoeld met onderaannemers Algemene bepalingen Facultatief in te zetten onderaannemers Verplicht in te zetten onderaannemers Art. 13 Prijsvaststelling - aanvullend Art.14 Informatie - aanvullend Art.16 Heffingen aanvullend/vervangend Art.19 Zijn inbegrepen in de prijs aanvullend Art. 20 Prijsherziening aanvullend/vervangend Art.21 Prijsonderzoek aanvullend Art Art Art Art.58 Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend Art.62 Verbintenistermijn vervangend/wijzigend Art.63 Selectie kandidaten en inschrijvers wijzigend/aanvullend Project nr. C bestek pagina 2 van 37

3 Algemeen Art Kwalitatieve selectie aanvullend Art.65 Administratieve vereenvoudiging aanvullend/wijzigend Art Art.66 Toegangsrecht aanvullend Uitsluiting na toepassing van Art.47 2 van het K.B. van 14 januari Uitsluiting na ongunstige evaluatie Art.67 R.S.Z. aanvullend Art.72 Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers - aanvullend/wijzigend Art.72 Andere entiteiten Art.72 Combinatie van kandidaten/inschrijvers Art.80 Inhoud van de offerte wijzigend/aanvullend Art.81 Handtekeningen aanvullend Art.83 Inventaris - wijzigend Art.84 Voorrangsvolgorde documenten wijzigend/aanvullend Art.87 Prijsopgave aanvullend/wijzigend Art.105 Zijn eveneens toepasselijk op deze opdracht Art.107 Indiening offerte aanvullend/wijzigend K.B. van 14 januari 2013 K.B. algemene uitvoeringsregels Art.5 - Toepassingsgebied - wijzigend Art.10 Elektronische middelen tijdens de uitvoering aanvullend Art.11 Leidend ambtenaar - aanvullend Medewerker Pidpa als leidend ambtenaar Art.12 Onderaannemers - aanvullend Art.23 Wederzijdse bijstand en waarborg - aanvullend Art.24 Verzekeringen aanvullend Art.25 Borgtocht aanvullend Art.26 Aard van de borgtocht aanvullend Art.30 Rechten van de opdrachtgever op de borgtocht Art.35 Documenten opdracht aanvullend Art.39 Controle en toezicht aanvullend Doelstelling evaluatiesysteem Basiscriteria van de evaluatie Beoordelingscriteria dienstverleners Evaluatie Art.45 Straffen aanvullend Art.48 Overige sancties - aanvullend Project nr. C bestek pagina 3 van 37

4 4.14 Art.67 Voorschotten - vervangend Art.146 Uitvoeringsmodaliteiten aanvullend Art.147 Uitvoeringstermijnen - aanvullend Art.149 Modaliteiten inzake prestaties Art.150 Nazicht van de diensten Art.151 Wijzigingen aan de opdracht Art.154 Vertragingsboetes Art.156 Nazicht van de diensten aanvullend/wijzigend Zonder opmerkingen Met opmerkingen Proces-verbaal Art.158 Vrijgave van de borgtocht Art.160 Betalingen Wet van 17 juni 2013 Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten Art Kennisgeving gemotiveerde beslissing Deel 2 technische specificaties Voorwerp van de opdracht Minimale vereisten voor het op te zetten minnelijke invorderingsproces en de bijbehorende uitvoeringsmodaliteiten Gebruikte definities Minimale vereisten invorderingsproces Uitvoeringsmodaliteiten Overdracht van dossiers Doorstorting van geïnde bedragen Stopzetten van dossiers door opdrachtnemer Kennisgeving wijzigingen in actieve dossiers door Pidpa of opdrachtnemer / stopzetting van dossiers door Pidpa Aan te rekenen prestaties Inningsgraad Facturen ereloon/commissie Rapporten Deel 3 Offertedossier project nr. C Algemene inlichtingen Inschrijver Contactgegevens Inschrijving Overzicht bijlagen overzicht bij te voegen documenten cfr. deel 1 - administratieve bepalingen Project nr. C bestek pagina 4 van 37

5 2.2 overzicht bij te voegen documenten cfr. deel 1 - technische bepalingen Inventaris Antwoord betreffende de prijs (gunningscriterium 1) Kwaliteit van de dienstverlening (gunningscriterium 2) Bereikbaarheid voor klanten Communicatie aan klanten Kennis van medewerkers Kwaliteit van de medewerkers Geleverde diensten (gunningscriterium 3) Communicatie en samenwerking Pidpa (gunningscriterium 4) Project nr. C bestek pagina 5 van 37

6 Deel 1 administratieve bepalingen 1 Van toepassing zijnde wetgeving Goedgekeurd door het directiecomité van 13 januari Op deze opdracht zijn van toepassing: - de Wet van 15 juni 2006 Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. - het Koninklijk Besluit van 16 juli 2012 Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten speciale sectoren, met inbegrip van alle latere wijzigingen. - het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van alle latere wijzigingen. Volgens bepalingen van Art.9 van dit besluit dient gewezen op de wijzigingen aan Art de Wet van 17 juni 2013 Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. de bepalingen van onderhavig bestek. De bepalingen in onderstaand bijzonder bestek zijn - ofwel aanvullingen aan, verduidelijkingen van, aangeven van keuzemogelijkheid binnen (aangeduid met aanvullend) - ofwel wijzigingen van (aangeduid met wijzigend) - of treden in de plaats van (aangeduid met vervangend) bovengenoemde wetgeving. Indien specifieke bepalingen niet van toepassing zijn, worden ze eveneens in dit bijzonder bestek opgenomen. Elke verwijzing in de bovengenoemde wetgeving net als in de teksten van het bestek naar de opdrachtgever of medewerkers daarvan moet worden gelezen als een verwijzing naar Pidpa o.v., haar personeelsleden of gemachtigden. Project nr. C bestek pagina 6 van 37

7 2 Wet van 15 juni Overheidsopdrachten 2.1 Art.2 Aanbestedende overheid - aanvullend Pidpa o.v. treedt op als aanbestedende overheid. Inlichtingen kunnen worden verkregen op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen (tel. 03/ overheidsopdrachten@pidpa.be ) 2.2 Art.32 Raamovereenkomst - aanvullend De voorliggende opdracht betreft een raamovereenkomst. De uitvoeringstermijn bedraagt in principe 4 jaar. De opdracht is eenzijdig door Pidpa opzegbaar op de jaarlijkse einddatum, dit is een volledig werkingsjaar na de sluiting van de opdracht of de vorige jaarlijkse einddatum. Indien Pidpa de overeenkomst wenst te beëindigen, zal dit gebeuren bij aangetekend schrijven, minstens vier maanden vóór de jaarlijkse einddatum. Pidpa heeft echter de mogelijkheid om, in geval van opzeg of op het einde van de vooropgestelde uitvoeringstermijn, nog dossiers over te dragen gedurende 2 maanden na de einddatum. De lopende dossiers (overgedragen binnen de overeenkomst), worden, tenzij Pidpa anders beslist, nog volledig afgehandeld. De raamovereenkomst wordt in principe afgesloten met 3 opdrachtnemers en dit op basis van de behaalde score bij de gunningscriteria. Er wordt naar gestreefd om, in het kader van de raamovereenkomst, elk van de opdrachtnemers een gelijk aandeel aan opdrachten (zowel naar aantal als naar waarde) toe te vertrouwen. Indien geen opdracht kan afgesloten worden met 3 opdrachtnemers (omwille van onvoldoende inschrijvingen of indien onvoldoende inschrijvers die voldoen aan de uitsluitingscriteria zowel selectie- als gunningscriteria), behoudt Pidpa zich het recht voor om ofwel de volledige opdracht te verdelen onder een minder aantal opdrachtnemers, ofwel voor het geheel of een gedeelte van de opdracht een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten. 2.3 Art.41 Technische specificaties Zie deel twee technische specificaties 2.4 Art.42 Sociale en fiscale verplichtingen - aanvullend Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de opdrachtnemer de bepalingen van dit artikel na te leven en te doen naleven door zijn eigen onderaannemers. 2.5 Art.53 Gunningswijze - vervangend Gunningswijze - vervangend De voorliggende opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking Gunningscriteria Uitsluitingscriteria Offertes welke niet aan de volgende minimum vereisten voldoen worden uitgesloten. - We verwachten van de inschrijver dat hij zich akkoord verklaart met de minimale vereisten voor het op te zetten minnelijke invorderingsproces en de bijbehorende uitvoeringsmodaliteiten die door Pidpa worden vastgelegd in deel twee technische specificaties van het bestek Project nr. C bestek pagina 7 van 37

8 - De inschrijver aanvaardt het door Pidpa opgelegd bonus-malus systeem waarbij een inningsgraad (in EUR) van minimaal 75 % wordt verwacht. Een lagere inningsgraad wordt gecompenseerd door een ristorno uitgedrukt in % op de niet geïnde fractie. Een hogere inningsgraad wordt beloond met een hoger ereloon/commissie op de bijkomende geïnde fractie. Zie 3.6 Art. 13 Prijsvaststelling - aanvullend - De inschrijver haalt minimaal 60% op de gunningscriteria. - De inschrijver mag met onderaannemers werken, maar moet minstens 75% van de activiteiten zelf uitvoeren. Bij zijn offerte voegt de inschrijver een verklarende nota bij met relevante informatie i.v.m. bovenstaande uitsluitingscriteria Gunningscriteria Voor het bepalen van de economisch voordeligste offerte zal rekening worden gehouden met - Prijs (gerelateerd aan een minimale inningsgraad (in EUR) van 75 % op een door Pidpa in het bestek opgegeven type-invorderingspakket ) (50%) - Kwaliteit van de dienstverlening (bereikbaarheid voor klanten, voorbeeldbrieven, op peil houden kennis van medewerkers, bewaken kwaliteit medewerkers) (20%) - Geleverde diensten (pakket aan dienstverlening, uitwerking van het invorderingstraject, bewaking termijnen, ) (15%) - Communicatie en samenwerking met Pidpa (wijze van communicatie, bereikbaarheid (service garanties), informatie-uitwisseling, ) (15%) De inschrijver deelt alle relevante informatie i.v.m. bovenstaande gunningscriteria mee in het offertedossier (deel 3), eventueel aangevuld met bijlage(n). 2.6 Art.73 Werken, leveringen, diensten aanvullend De voorliggende opdracht is onderworpen aan de voorschriften van toepassing op diensten categorie 27 (overige diensten) van de Bijlage II van de Wet van 15 juni Project nr. C bestek pagina 8 van 37

9 3 K.B. van 16 juli 2012 K.B. plaatsing speciale sectoren 3.1 Art.5 Elektronische middelen aanvullend De inschrijver dient verplicht, naast de papieren versie, bij zijn offerte eveneens een elektronische versie van volgende documenten te voegen (op CD-rom, USB-stick, ) - het offerteformulier en de bijhorende inventaris; - alle gevraagde documenten en eventuele toe te voegen/toegevoegde bijlagen 3.2 Art.6 Technische specificaties & normen aanvullend De inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat aan de opgesomde technische specificaties (zie deel 2) is voldaan. De eventuele afwijkingen tussen de offerte en de in het bestek opgenomen specificaties dienen hier meegegeven te worden, met uitsluiting van de elementen opgenomen in de uitsluitingscriteria. 3.3 Art.9 Varianten - vervangend Vrije variante Voor deze opdracht worden geen vrije varianten toegestaan. 3.4 Art.10 Opties - vervangend Vrije optie(s) Voor deze opdracht worden geen vrije opties toegestaan. 3.5 Art.12 Onderaannemers aanvullend Worden bedoeld met onderaannemers - Bij diensten: Dienstverleners die in de plaats van de opdrachtnemer diensten uitvoeren Algemene bepalingen Een weigering van een voorgestelde onderaannemer kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot vergoeding of schadeloosstelling, noch tot weigering van uitvoering van de opdracht, noch tot verlenging van de uitvoeringstermijn. De onderaannemers dienen: - Voor leveringen & diensten: in orde zijn met de verplichtingen inzake belastingen en sociale zekerheid ihkv uitvoering overheidsopdrachten. Te bewijzen met een bijgevoegd attest. Pidpa kan, zonder ingebrekestelling, de onmiddellijke stopzetting bevelen van elke opdracht die door een niet door Pidpa goedgekeurde onderaannemer wordt uitgevoerd. In dat geval draagt de opdrachtnemer alle gevolgen van de stopzetting. De opdrachtnemer blijft in alle gevallen alleen aansprakelijk ten opzichte van Pidpa Facultatief in te zetten onderaannemers Vermelding bij offerte De inschrijvers worden verzocht om, in voorkomend geval, in hun offerte te vermelden welk gedeelte van de opdracht zij voornemens zijn aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers worden voorgesteld. Project nr. C bestek pagina 9 van 37

10 Deze vermelding wordt beschouwd als een aanvraag voor het inschakelen van genoemde onderaannemers en kan gebeuren via een volledig ingevuld aanvraagformulier te downloaden via Indien, bij het sluiten van de opdracht, goedkeuring wordt verleend voor het inschakelen van vermelde onderaannemers, dient de aanvraag bij het effectief inschakelen van de onderaannemer niet meer herhaald te worden (tenzij de situatie van betrokken onderaannemer gewijzigd is). De opdrachtgever is niet verplicht de opdracht uit te voeren met de aangegeven/goedgekeurde onderaannemer(s) Niet vermeld bij de offerte Alvorens onderaannemers in te schakelen, zal de opdrachtnemer voorafgaand en schriftelijk de toelating aan Pidpa vragen. De aanvraag voor het inschakelen van onderaannemers dient te gebeuren via een volledig ingevuld formulier (online in te vullen of te downloaden via ) en dit minimum 15d VOOR het inschakelen van de betrokken onderaannemer, tenzij in geval van hoogdringendheid (te motiveren door de opdrachtnemer) Verplicht in te zetten onderaannemers Bij inroepen van draagkracht van de onderaannemer (cfr. Art.72 van dit besluit) De vermelding van welk gedeelte van de opdracht aan één of meerdere onderaannemers zal worden toevertrouwd, is verplichtend, en bij het ontbreken ervan kan de inschrijver en zijn inschrijving uitgesloten worden, indien voor de selectie van de inschrijver de draagkracht van de onderaannemer bepalend is geweest. In dit geval dient de opdracht uitgevoerd te worden met de aangegeven onderaannemer(s). 3.6 Art. 13 Prijsvaststelling - aanvullend Het betreft hier een opdracht tegen speciale prijsvaststelling. De prijzen dienen te worden opgegeven in % ereloon / commissie op de geïnde bedragen. De opdrachtnemer kan een verschillend percentage voorstellen naargelang de hoogte van het overgedragen dossierbedrag. Het dossierbedrag op overdrachtsdatum bepaalt welk % ereloon / commissie zal worden toegepast bij verrekening van de geïnde bedragen in dit dossier, ongeacht de bereikte inningsgraad. Er wordt voorzien in een bonus-malus regeling bij overschrijding of niet behalen van de minimale inningsgraad (in EUR) van 75 %. De behaalde inningsgraad wordt berekend ten vroegste in de vierde maand na elke jaarlijkse einddatum en dit over alle dossiers overgedragen tijdens het voorgaande werkingsjaar. Zie deel twee technische specificaties uitvoeringsmodaliteiten - inningsgraad voor de berekening van de inningsgraad. - Een lagere inningsgraad wordt gepenaliseerd door een ristorno aan Pidpa op de niet geïnde fractie in EUR ter compensatie van de door Pidpa extra verrichtte/te verrichten inspanningen ter invordering: Op de schijf tussen 70% en 75%: 3% ristorno Op de schijf lager dan 70%: 5% ristorno - Een hogere inningsgraad wordt beloond met een bonus op het ereloon/commissie op de bijkomende geïnde fractie: Op de schijf tussen 75% en 80%: 3% bonus Op de schijf hoger dan 80%: 5% bonus 3.7 Art.14 Informatie - aanvullend De bij Pidpa van toepassing zijnde eisen ivm Preventie en bescherming en milieu zijn terug te vinden op : u.pdf Project nr. C bestek pagina 10 van 37

11 Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij bij het opstellen van zijn offerte rekening heeft gehouden met de verplichtingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de prestaties worden uitgevoerd. 3.8 Art.16 Heffingen aanvullend/vervangend De eenheidsprijzen dienen te zijn opgegeven excl. B.T.W. 3.9 Art.19 Zijn inbegrepen in de prijs aanvullend Behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten zijn inbegrepen in de eenheidsprijzen en globale prijzen van de opdracht voor diensten, alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, onder andere : - 1 de administratie en het secretariaat; - 2 de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; - 3 de documentatie die met de diensten verband houdt; - 4 de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; - 5 eventuele opleidingskosten en kosten voor kennisoverdracht ; - 6 in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk - 7 alle opzet- en/of operationele kosten om aan de technische vereisten te kunnen voldoen (inrichting computersysteem, opmaak rapportering, periodieke rapportering, ev. toegang tot webportals, ) - 8 noodzakelijke periodieke overlegmomenten 3.10 Art. 20 Prijsherziening aanvullend/vervangend Een herziening van de ereloon% wordt toegepast na het verstrijken van de jaarlijkse einddatum (d.i. 1 of meerdere kalenderjaren na de startdatum vermeld in de sluiting van de opdracht). De nieuwe % zijn dan van toepassing op de prestaties die vanaf die datum worden uitgevoerd en zijn geldig voor de volledige volgende periode van 1 jaar. De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: p = P. (0, ,40) Verklaring symbolen: - p: aangepast ereloon% na herziening, afgerond op twee cijfers na de komma; - P: ereloon% offerte; - GI: de gezondheidsindex van kracht 10 dagen voor de datum van de ontvangst van de offertes; - gi: dezelfde gezondheidsindex van kracht 10 dagen voor de jaarlijkse einddatum Art.21 Prijsonderzoek aanvullend Art.21-1 De inschrijver dient alle in het bestek en in de samenvattende opmeting / inventaris gevraagde inlichtingen om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken, bij zijn offerte te voegen Art.21-2 De opdrachtgever heeft het recht één of meerdere personen aan te wijzen, die de boekhoudkundige stukken verifiëren en ter plaatse onderzoeken uitvoeren om de juistheid van de door de inschrijver verstrekte inlichtingen te onderzoeken Art.21-3 Deze paragraaf is eveneens van toepassing op de onderhandelingsprocedure Art.58 Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend De aanvraag tot deelneming / offerte dient in het Nederlands te worden gesteld. Project nr. C bestek pagina 11 van 37

12 Pidpa behoudt zich het recht voor aan de inschrijver de vertaling te vragen van bepaalde documenten die als bijlage aan de aanvraag tot deelneming / offerte werden toegevoegd en niet in het Nederlands werden opgesteld. Pidpa bepaalt de termijn die haar redelijk lijkt voor het opvragen van de vertaling. Voor alle communicatie aan/met klanten en aan/met Pidpa geldt het Nederlands als voertaal Art.62 Verbintenistermijn vervangend/wijzigend De verbintenistermijn bedraagt voor deze opdracht 90 kalenderdagen Art.63 Selectie kandidaten en inschrijvers wijzigend/aanvullend Algemeen De kwalitatieve selectiecriteria voor deze opdracht worden niet apart in de aankondiging van opdracht vermeld, vermits het bijzonder bestek bij de aankondiging van de opdracht beschikbaar is op de website van Pidpa: Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver op erewoord dat: - Hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit; - Hij voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit Elke wijziging in zijn situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art Kwalitatieve selectie aanvullend Volgende selectiecriteria zijn van toepassing: - de inschrijver beschikt over de nodige capaciteit voor deze opdracht: de inschrijver kan aantonen door middel van minstens één actuele referentie dat dossiers binnen redelijke termijnen kunnen verwerkt worden; - de inschrijver is een volwaardige speler op markt van minnelijke invordering in Vlaanderen met ervaring in de nutssector (minimaal één Nederlandstalige actuele referentie in Vlaanderen) - De inschrijver beschikt over een bewijs van erkenning voor het uitoefenen van een activiteit van minnelijke invordering, door middel van: een inschrijving bij de FOD Economie (KB 17 februari 2005) registratie bij de Orde van Advocaten registratie bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders van België. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art.65 Administratieve vereenvoudiging aanvullend/wijzigend Art.65-2 Indien de kandidaat of inschrijver zich beroept op dit artikel om de gevraagde inlichtingen en documenten ivm de selectievoorwaarden niet bij te voegen, dient uitdrukkelijk te worden verwezen naar de voorgaande procedure (projectnr, omschrijving). Project nr. C bestek pagina 12 van 37

13 3.16 Art.66 Toegangsrecht aanvullend Uitsluiting na toepassing van Art.47 2 van het K.B. van 14 januari 2013 Onverminderd de bepalingen van dit artikel zullen bovendien worden uitgesloten van deelname aan de opdracht (zowel als opdrachtnemer, als onderaannemer, als entiteit waarop een kandidaat/inschrijver zich beroept cfr. Art.72, als deelnemer aan een combinatie cfr. Art.72) die aannemers, leveranciers, dienstverleners waarop de ambtshalve maatregelen zoals voorzien in Art.47 2 van het K.B. van 14 januari 2013 werden toegepast, en dit gedurende de laatste vijf jaar (te rekenen vanaf datum opening/ontvangst offertes). De toepassing van de ambtshalve maatregelen kan zowel slaan op zijn hoedanigheid als opdrachtnemer, als onderaannemer of als deelnemer aan een combinatie. Deze bepaling is eveneens van toepassing indien dezelfde ambtshalve maatregelen werden toegepast ihkv Art.20 6 van de Bijlage aan het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten). Deze bepaling geldt onverkort voor alle aannemers, leveranciers, dienstverleners ongeacht of zij al dan niet in rechte de toepassing van de ambtshalve maatregel betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de kandidaturen/offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die ambtshalve maatregel onterecht werd toegepast Uitsluiting na ongunstige evaluatie Zie aanvullingen aan Art.39 K.B. van 14 januari Art.67 R.S.Z. aanvullend De kandidaat/inschrijver dient in zijn offerte de nationaliteit aan te geven van de personeelsleden die hij voor deze opdracht tewerkstelt. Een geldig attest overeenkomstig dit artikel dient bij de offerte gevoegd Art.72 Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers - aanvullend/wijzigend Art.72 Andere entiteiten Indien de kandidaat/inschrijver zich voor deze opdracht wenst te beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van deze andere entiteit(en); - De (juridische) band tussen de kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en); - De noodzakelijke middelen aangebracht door de andere entiteit waarover de kandidaat/inschrijver zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door alle partijen gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel, tussen kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en). De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat de andere entiteit: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Het is de kandidaat/inschrijver niet toegelaten een beroep te doen op de draagkracht van andere entiteiten wanneer: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Project nr. C bestek pagina 13 van 37

14 Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art.72 Combinatie van kandidaten/inschrijvers Indien de kandidaat/inschrijver bestaat uit een combinatie van kandidaten/inschrijvers, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van elk van de deelnemers aan de combinatie; - De (juridische) band tussen de deelnemers aan de combinatie; - De noodzakelijke middelen aangebracht door elke deelnemer aan de combinatie en waarover de combinatie zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door elke deelnemer aan de combinatie gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel. De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat elke deelnemer aan de combinatie: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Een combinatie van kandidaten/inschrijvers kan worden uitgesloten indien één of meerdere deelnemers aan de combinatie: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art.80 Inhoud van de offerte wijzigend/aanvullend Er dient op gewezen dat het offertedossier dient samengesteld zoals aangegeven. Elk document dient te verwijzen naar het projectnummer en naar het artikel uit het bestek waarop het betrekking heeft. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor het gebruik van een verklarende nota met algemene opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen t.o.v. dit bijzonder bestek. Pidpa behoudt zich het recht voor om, in het kader van de onderhandelingsprocedure, de inhoud van deze verklarende nota geheel of gedeeltelijk te aanvaarden. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten in de juiste vorm kan de niet-selectie van de inschrijver tot gevolg hebben. Project nr. C bestek pagina 14 van 37

15 Er dient vermeld dat noch een kandidaat/inschrijver, noch een combinatie van verschillende kandidaten/inschrijvers, een naam zal aannemen mbt de uit te voeren opdracht en evenmin een inschrijving zal doen in de Kruispuntbank, met/onder een naam die 'Pidpa' omvat of enige verwarring met Pidpa o.v. zou kunnen geven Art.81 Handtekeningen aanvullend Indien de ondertekening gebeurt door een gemachtigde waarvan de bevoegdheid blijkt uit een publicatie in het Belgisch Staatsblad, is een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het B.S. voldoende als bewijs van bevoegdheid. Zo niet dient een afschrift van de volmacht bij de offerte te zijn bijgevoegd Art.83 Inventaris - wijzigend De opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en zijn geenszins bindend voor Pidpa. Zij mogen niet verbeterd worden Art.84 Voorrangsvolgorde documenten wijzigend/aanvullend Op deze opdracht zijn volgende documenten en de erin opgenomen verwijzingen van toepassing: - Wijzigingsbevelen, richtlijnen en verduidelijkingen gegeven door de opdrachtgever; - De sluiting van de opdracht en bepaling aanvangsdatum; - In voorkomende geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; - De berichten en rechtzettingen, tijdig en op dezelfde wijze als de bekendmaking van de opdracht aangekondigd; - Onderhavig bestek en samenvattende opmeting/inventaris; - De inschrijving, net als alle latere documenten door de opdrachtnemer opgesteld in zoverre zij werden goedgekeurd door de opdrachtgever. Deze documenten dienen geïnterpreteerd te worden, het ene in functie van het andere. In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende documenten heeft het eerstgenoemde voorrang op het volgende en dit volgens de volgorde van bovenstaande lijst Art.87 Prijsopgave aanvullend/wijzigend Het ereloon% dient opgegeven met maximaal 2 cijfers na de komma. Indien dit niet het geval is zal Pidpa de 3 e en volgende cijfers na de komma als niet geschreven beschouwen Art.105 Zijn eveneens toepasselijk op deze opdracht Volgende artikelen van dit K.B. en aanvullingen in dit bestek worden toepasselijk gemaakt. - Art Volledig hoofdstuk 5 Art = bijkomende bepalingen ivm kwalitatieve selectie - Volledig hoofdstuk 6 met uitzondering van art Art.107 Indiening offerte aanvullend/wijzigend De kandidaturen/inschrijvingen moeten worden gericht aan Pidpa o.v. (Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen) en moeten in een dubbele omslag gestoken zijn, allebei met de vermelding van - Kandidaatstelling / Offerte voor C Minnelijke invordering binnenland - Datum van de ontvangst van de documenten. De kandidaturen/offertes worden ingewacht op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen op maandag 17 maart 2014 om 11:00 uur. Project nr. C bestek pagina 15 van 37

16 4 K.B. van 14 januari 2013 K.B. algemene uitvoeringsregels 4.1 Art.5 - Toepassingsgebied - wijzigend In het kader van de administratieve vereenvoudiging en gelijkschakeling van procedures binnen Pidpa is dit K.B. volledig van toepassing op alle opdrachten vanaf EUR. 4.2 Art.10 Elektronische middelen tijdens de uitvoering aanvullend De documenten die in het kader van de uitvoering van deze opdracht elektronisch zullen worden/dienen doorgestuurd (zowel door Pidpa als door de opdrachtnemer), worden vernoemd in deel 2 technische specificaties en dit in het kader van administratieve vereenvoudiging. Het adres van Pidpa naar waar deze documenten dienen verstuurd te worden zal meegedeeld worden bij de start van de opdracht. Bovendien dienen volgende documenten elektronisch te worden doorgestuurd: - Door de opdrachtnemer aan overheidsopdrachten@pidpa.be o Attesten i.h.k.v. verzekeringen (zie ook Art.24 K.B. 14/1/2013) - Door de opdrachtnemer aan fin.leveranciers@pidpa.be o Factuur. Deze kan elektronisch (PDF-formaat) doorgestuurd worden. Een papieren versie is dan niet meer noodzakelijk. (zie ook Art.95 K.B. 14/1/2013) De inschrijver dient in zijn offerte het adres mee te geven ifv elektronische uitwisseling van documenten. 4.3 Art.11 Leidend ambtenaar - aanvullend Medewerker Pidpa als leidend ambtenaar Alle medewerkers van Pidpa kunnen optreden als leidend ambtenaar. De contactpersoon voor deze opdracht zal meegedeeld worden bij de sluiting van de opdracht. De opdrachtnemer richt zich bij voorkeur tot deze persoon in zijn contacten met Pidpa. 4.4 Art.12 Onderaannemers - aanvullend Zie ook Art.12 K.B. van 16 juli 2012 en aanvullende bepalingen in dit bestek 4.5 Art.18 Vertrouwelijkheid gegevens - aanvullend De opdrachtnemer dient er op gewezen dat de gegevens die in het kader van deze opdracht aan hem worden overgemaakt, vertrouwelijke gegevens kunnen bevatten. De opdrachtnemer dient de nodige maatregelen te voorzien dat deze informatie - slechts wordt gebruikt voor de uitvoering van deze opdracht; - niet aan derden wordt meegedeeld die er geen kennis mogen van nemen. Bij zijn offerte voegt de inschrijver een verklarende nota bij met de maatregelen die worden voorzien in het kader van de vertrouwelijkheid van gegevens. 4.6 Art.23 Wederzijdse bijstand en waarborg - aanvullend Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver dat hij de nodige schikkingen en/of formaliteiten heeft getroffen ivm het vrijwaren van de rechten van de opdrachtgever tov een derde. Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dienen de schikkingen en/of formaliteiten te worden toegelicht. 4.7 Art.24 Verzekeringen aanvullend Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij voldaan heeft aan de bepalingen van dit artikel, en dit op het vlak van de aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van deze opdracht. Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dienen de verzekeringsattesten te worden overgemaakt.. Project nr. C bestek pagina 16 van 37

17 4.8 Art.25 Borgtocht aanvullend De borgtocht voor deze opdracht bedraagt 5% van de totale waarde van het toegewezen bedrag voor één jaar. De borgtocht moet worden gesteld op naam van Pidpa o.v. en het bewijs ervan moet verstuurd worden aan het adres van de opdrachtgever. 4.9 Art.26 Aard van de borgtocht aanvullend Indien, in het bewijs van de gestelde borgtocht, afwijkingen tov de bepalingen van dit bestek omtrent het stellen of vrijgeven van de borgtocht, zijn opgenomen, zullen deze als niet geschreven worden beschouwd. De bepalingen van Art.29 van dit besluit zijn aldus onverminderd van toepassing Art.30 Rechten van de opdrachtgever op de borgtocht Vermits de gestelde borgtocht als waarborg voor een niet correcte, of een niet volledige uitvoering werd gesteld, houdt de opdrachtgever in eerste instantie de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen van de op de opdracht verschuldigde bedragen af. Bij ontstentenis van op de opdracht verschuldigde bedragen zal de opdrachtgever de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen afhouden van de borgtocht Art.35 Documenten opdracht aanvullend Bij de sluiting van de opdracht zal aan de opdrachtnemer worden overgemaakt (in één exemplaar): - Brief sluiting opdracht; - De opdrachtdocumenten; - In voorkomende geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; - Bestelbonnummer 4.12 Art.39 Controle en toezicht aanvullend Voor de opvolging van haar opdrachtnemers gebruikt Pidpa een evaluatiesysteem Doelstelling evaluatiesysteem De opdrachtnemers die voor Pidpa werken uitvoeren, zullen worden onderworpen aan het hierna beschreven evaluatiesysteem. Wanneer de opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van opdrachtnemers, zal het evaluatiesysteem worden toegepast op de combinatie ongeacht welke deelnemer eraan eventueel zou aanleiding geven tot een negatieve evaluatie. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Die opdrachtnemers die twee opeenvolgende ongunstige evaluaties (minder dan 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van deelnemer aan een combinatie die geen gunstige evaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen vanaf de betekening van de 2e evaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een combinatie waarvan een deelnemer zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle opdrachtnemers, ongeacht of zij al dan niet in rechte de evaluatie betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die evaluatie onterecht werd toegepast Basiscriteria van de evaluatie Algemeen wordt aandacht besteed aan zowel een operationele beoordeling (administratieve, product- en leveringskwaliteit of kwaliteit dienstverlening) als een samenwerkingsbeoordeling. Deze aandachtspunten zijn onontbeerlijk in een goede relatie met Pidpa. Project nr. C bestek pagina 17 van 37

18 Beoordelingscriteria dienstverleners I. OPERATIONELE BEOORDELING ADMINISTRATIEVE KWALITEIT 1 Correcte en tijdige doorstortingen 3 2 Correcte en tijdige facturen 1 3 Correcte en tijdige rapporten 2 4 Correcte en tijdige s over dossiers ( volgens afgesproken structuur) 3 KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING 5 Kwaliteit van het invorderingstraject (uitvoeren van afgesproken fases en termijnen) 2 6 Respecteren van de maximale doorlooptijd (2 resp. 3 maanden) 3 7 Correct en tijdig verwerking van nieuwe dossiers en wijzigingen in dossiers 2 8 Omgaan met afbetalingsregelingen en uitstel van betaling 1 KWALITEIT OPDRACHTNEMER 9 Zelfstandigheid in de informatieverstrekking naar de debiteur 1 Kennis van de manier van werken bij Pidpa (overname, tussentijdse factuur, 10 eindfactuur, AWVRbis, BWVR..) 2 11 Klachten / incidenten over de opdrachtnemer 3 II. SAMENWERKINGSBEOORDELING Adviesfunctie rond minnelijke invordering (verbetersuggesties, aanbieden van 12 oplossingen, ) 1 Flexibiliteit en snelheid bij wijzigingen (Bv. aanpassingen rapporten, 13 wetswijzigingen, ) 1 14 Communicatie + communicatieniveau's (juiste contactpersonen) Evaluatie Deze lijst wordt per kwartaal ingevuld door een team gebruikers in samenspraak met het diensthoofd F-AO. Aan elk van de criteria wordt een score van 1 tot 10 gegeven. Hierbij wordt enerzijds gesteund op feiten, anderzijds op vaststellingen door Pidpa waarbij elke evaluatie van kleiner of gelijk aan 6 dient gemotiveerd te worden. Sommige criteria wegen bovendien zwaarder door in de globale beoordeling, afhankelijk van de mate waarin Pidpa belang hecht aan deze criteria. Een positieve evaluatie wordt bekomen wanneer de opdrachtnemer (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer, als van deelnemer aan een combinatie die geëvalueerd wordt) minimum 60% heeft behaald. De behaalde scores zullen jaarlijks met de betrokken opdrachtnemer worden besproken Art.45 Straffen aanvullend Vermits een correcte uitvoering van de opdracht absoluut noodzakelijk is voor een vlotte werking van de diensten van Pidpa, worden volgende straffen voorzien: - Indien de opdrachtnemer minder dan 60% behaalt op een periodieke evaluatie (per kwartaal), kan een boete opgelegd worden van 1500 EUR Art.48 Overige sancties - aanvullend Zie de aanvullingen bij Art.66 van het K.B. van 16 juli 2012 Project nr. C bestek pagina 18 van 37

19 4.15 Art.67 Voorschotten - vervangend Voor deze opdracht kunnen geen voorschotten aan de opdrachtnemer worden toegestaan Art.146 Uitvoeringsmodaliteiten aanvullend De bestelling wordt d.m.v. een bestelbon aan de opdrachtnemer overgemaakt voor de globale opdracht. Het BESTELBONNUMMER is het refertenummer dat op alle briefwisseling en ook op de factuur moet worden vermeld (zie ook Art.160 K.B. van 14 januari 2013) Art.147 Uitvoeringstermijnen - aanvullend De startdatum van de overeenkomst wordt voorzien op 1 juni De overeenkomst heeft een looptijd van 4 jaar en eindigt op 31 mei Zie ook Art.32 Wet van 15 juni 2006 Raamovereenkomst aanvullend Art.149 Modaliteiten inzake prestaties De prestaties dienen geleverd te worden in: - De opdracht betreft minnelijke invordering in België Art.150 Nazicht van de diensten Zie evaluatiesysteem en periodieke overlegmomenten waarbinnen de uitvoeringsmodaliteiten zullen worden besproken (bv. Inningsgraad, ) 4.20 Art.151 Wijzigingen aan de opdracht De opdracht is te beschouwen als een raamovereenkomst. Het bepaalde in dit artikel op het vlak van de verhoging of verlaging van de prijs van de opdracht of op het stuk van de verhoging of verlaging van de vermoedelijke hoeveelheden per post is niet van toepassing Art.154 Vertragingsboetes Vermits de uitvoeringstermijn (zie deel 3 offertedossier inventaris geleverde diensten) een gunningscriterium is wordt de maximum vertragingsboete op 10% gezet van de waarde van de diensten met dezelfde vertraging. Aangezien de herziening van de oorspronkelijke eenheidsprijzen de waarde van de te laat geleverde prestaties mee bepalen, zijn eveneens de herzieningen zoals toegepast cfr. Art.20 K.B. 16 juli 2012, inbegrepen voor de berekening van de eventuele vertragingsboete Art.156 Nazicht van de diensten aanvullend/wijzigend Zonder opmerkingen Indien binnen de verificatietermijn zoals vastgesteld in dit artikel geen opmerkingen worden overgemaakt aan de opdrachtnemer, wordt de deelopdracht stilzwijgend beschouwd als voorlopig opgeleverd zonder opmerkingen Met opmerkingen Indien er wel opmerkingen worden geformuleerd, worden deze elektronisch meegedeeld cfr. Art.5 van het K.B. van 16 juli De verificatietermijn (en daarmee samenhangend de voorlopige oplevering) cfr. dit besluit wordt opgeschort en begint opnieuw te lopen vanaf het ogenblik van aanvaarden van de oplossing van de opmerkingen Proces-verbaal Noch voor het aanvaarden zonder opmerkingen, noch voor het niet-aanvaarden van de prestaties wordt een proces-verbaal opgemaakt door de opdrachtgever. Project nr. C bestek pagina 19 van 37

20 4.23 Art.158 Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na voorlopige oplevering van de laatste diensten en dit na aftrek van de sommen die de opdrachtnemer eventueel aan de opdrachtgever verschuldigd is Art.160 Betalingen De betaling gebeurt binnen de 30 dagen na ontvangst factuur voor zover de prestaties zonder opmerking werden uitgevoerd. Indien er, in het kader van het nazicht van de diensten (cfr. Art.150 van dit K.B.) opmerkingen werden geformuleerd, wordt de betaling van de volledige factuur waarin de betrokken prestaties zijn opgenomen, geblokkeerd tot aan de opmerkingen werd voldaan. In Deel 2 Technische specificaties wordt beschreven aan welke voorwaarden de facturen voor geleverde diensten moeten voldoen. De factuur wordt maandelijks opgemaakt voor de geleverde diensten in de voorafgaande maand en dient minimum volgende gegevens te vermelden: o Bestelbonnummer. o Periode van de geleverde prestaties o Totaalbedrag geïnde bedragen in de betrokken periode o Totaalbedrag aan geïnd schadebeding in de betrokken periode o Totaalbedrag commissie/ereloon over de betrokken periode o Bedrag commissie/ereloon per staffel over de betrokken periode Bij de factuur wordt een bijlage gevoegd zoals beschreven in deel 2 technische specificaties uitvoeringsmodaliteiten - rapporten. Zonder vermelding hiervan wordt de factuur als niet-regelmatig opgesteld beschouwd en Pidpa kan deze weigeren. 5 Wet van 17 juni 2013 Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten 5.1 Art Kennisgeving gemotiveerde beslissing In het kader van de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing zullen alle detailscores per inschrijving (in voorkomend geval) aan elke inschrijver worden meegedeeld tenzij één van de inschrijvers hierover uitdrukkelijk voorbehoud maakt (via een bij de offerte gevoegde nota). In dit laatste geval zullen enkel de totaalscores worden meegedeeld én de detailscore van de eigen inschrijving. Project nr. C bestek pagina 20 van 37

21 Deel 2 technische specificaties 1 Voorwerp van de opdracht Pidpa stuurt facturen aan iets meer dan drinkwaterklanten en bijna 7000 private waterwinners. Drinkwaterklanten ontvangen in principe één jaarlijkse verbruiksfactuur en 3 tussentijdse facturen. Private waterwinners ontvangen jaarlijkse of driemaandelijkse facturen. Daarnaast kunnen aan deze klanten ook diverse facturen opgemaakt worden voor geleverde prestaties (plaatsbezoeken, keuringen, aftakkingen, ). Bij ontbreken van (volledige) betaling voor deze facturen wordt het invorderingstraject opgestart. Pidpa hanteert een invorderingstraject dat bestaat uit volgende fases (voor een globaal overzicht zie bijlage docnr Hoofdproces Betalingsopvolging): Stap 1: Aanmaningstraject Deze wordt door Pidpa zelf uitgevoerd en bestaat uit een eerste herinneringsbrief, een laatste herinneringsbrief en een aangetekende ingebrekestelling. Zie bijlage docnr Aanmaanproces voor meer informatie. Stap 2: Minnelijke invorderingsfase De opdracht heeft betrekking op deze minnelijke invorderingsfase met beperking tot facturen/dossiers met inning in België. Zowel de hoofdsom als de gemaakte kosten (aanmaankosten en schadebeding) maken deel uit van de te vorderen bedragen binnen deze opdracht. Het aantal in te vorderen dossiers wordt ingeschat op per jaar. Pidpa wenst 3 opdrachtnemers te selecteren waarbij elke opdrachtnemer een gelijkwaardig aandeel van het totaalpakket zal toegewezen krijgen. Op basis van de voorgaande jaren kan Pidpa volgende inschatting meegeven over de jaarlijks te vorderen dossiers: Project nr. C bestek pagina 21 van 37

22 Stap 3: Afsluittraject. Indien geen betaling wordt bekomen in het minnelijk traject, zal Pidpa overgaan tot het afsluiten van de watertoevoer waar mogelijk. Uitzonderingen hierop zijn bvb. invordering van slotfacturen, schadegevallen en invordering van private waterwinningsfacturen. Bij huishoudelijke klanten met gedomicilieerde personen dient Pidpa toestemming voor afsluiting te bekomen via een LAC (Lokale AdviesCommissie). Deze vergaderingen worden periodiek georganiseerd per gemeente op vraag van Pidpa. Voor meer achtergrondinformatie over dit traject, zie website VMM en/of Pidpa Stap 4: Gerechtelijke invorderingsfase De laatste fase in het invorderingstraject is de gerechtelijke invordering. Pidpa werkt hiervoor samen met advocaten en deurwaarders, dit maakt geen onderdeel uit van de huidige opdracht. 2 Minimale vereisten voor het op te zetten minnelijke invorderingsproces Hieronder wordt beschreven op welke wijze Pidpa het minnelijke invorderingsproces wenst te organiseren in samenwerking met de opdrachtnemer. Pidpa houdt zich het recht voor om gedurende de samenwerking wijzigingen en/of aanvullingen hierin door te voeren met het oog op efficiëntieverbeteringen, wegens wetswijzigingen of beleidsbeslissingen. 2.1 Gebruikte definities Zakenpartner = klant gekend onder éénzelfde zakenpartnernummer bij Pidpa Hoofdsom = overgedragen factuur ter invordering, afgekort HS Aanmaankosten = kosten aangerekend door Pidpa gedurende het aanmaningstraject voor aanmaanbrieven en aangetekende zendingen. Schadebeding = kost aangerekend door Pidpa omwille van het overdragen van het dossier naar de minnelijke invorderingsfase. Kosten = aanmaankosten + schadebeding Dossier = alle op éénzelfde overdrachtsdatum overgedragen hoofdsommen en kosten voor één zakenpartner Dossierbundel = bundeling van actieve dossiers voor dezelfde zakenpartner. Een nieuw overgedragen dossier dient NIET gebundeld te worden met een eerder stopgezet dossier (niet-actief dossier) voor dezelfde zakenpartner. De notie dossierbundel heeft enkel belang bij de uitvoering (één gebundeld beeld voor de klant) Huishoudelijke klant = klant zonder gekend ondernemingsnummer bij Pidpa Niet-huishoudelijke klant = klant met gekend ondernemingsnummer bij Pidpa Klacht door klant = elke uiting van ongenoegen van de klant over de dienstverlening van Pidpa of opdrachtnemer 2.2 Minimale vereisten invorderingsproces De opdrachtnemer biedt minimaal volgende inningsmethoden aan: Project nr. C bestek pagina 22 van 37