Project nr. C

Transcriptie

1 27 september Desguinlei Antwerpen T F IBAN: BE BIC: GKCCBEBB BESTEK - KANDIDATUURSTELLING Kandidaatstelling voor Upgrade module SAP-CRM Project nr. C Onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking Ontvangst kandidaturen : 15 november 2013 voor uur Opdrachthoudende vereniging intergemeentelijk samenwerkingsverband in de zin van het decreet van 6 juli Project nr. C bestek pagina 1 van 18

2 Inhoudsopgave BESTEK - KANDIDATUURSTELLING... 1 Deel 1 administratieve bepalingen Van toepassing zijnde wetgeving Wet van 15 juni Overheidsopdrachten Art.2 Aanbestedende overheid - aanvullend Art.53 Gunningswijze - vervangend Art.73 Werken, leveringen, diensten aanvullend K.B. van 16 juli 2012 K.B. plaatsing speciale sectoren Art.5 Elektronische middelen aanvullend Art.58 Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend Art.63 Selectie kandidaten en inschrijvers wijzigend/aanvullend Algemeen Art.63-1 Kwalitatieve selectie - aanvullend Art.63-3 Kwalitatieve selectie aanvullend Art.65 Administratieve vereenvoudiging aanvullend/wijzigend Art Art.66 Toegangsrecht aanvullend Uitsluiting na toepassing van Art.47 2 van het K.B. van 14 januari Uitsluiting na ongunstige evaluatie Art.67 R.S.Z. aanvullend Art.69 Toegangsverbod aanvullend Art.72 Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers - aanvullend/wijzigend Art.72 Andere entiteiten Art.72 Combinatie van kandidaten/inschrijvers Art.80 Inhoud van de kandidaatstelling wijzigend/aanvullend Art.81 Handtekeningen aanvullend Art.107 Indiening offerte aanvullend/wijzigend K.B. van 14 januari 2013 K.B. algemene uitvoeringsregels Art.39 Controle en toezicht aanvullend Doelstelling evaluatiesysteem Basiscriteria van de evaluatie Beoordelingscriteria dienstverleners Evaluatie Wet van 17 juni 2013 Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten Art Kennisgeving gemotiveerde beslissing Deel 2 technische specificaties Voorwerp van de opdracht Deel 3 Kandidatuurstellingsdossier Algemene inlichtingen Kandidaat Contactgegevens Bijlagen Overzicht Bijlage 1 bij te voegen documenten Administratieve bepalingen Bijlage 2 Selectiecriteria Ervaring Hergebruik van eerdere ervaringen Projectaanpak Actualiteitsgraad interne kennis Kwaliteitsborging Bijlage 3 - Structuur en huidige versies van het SAP-landschap Project nr. C bestek pagina 2 van 18

3 Deel 1 administratieve bepalingen 1 Van toepassing zijnde wetgeving Goedgekeurd door het directiecomité van 7 oktober Op deze opdracht zijn van toepassing: - de Wet van 15 juni 2006 Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. - het Koninklijk Besluit van 16 juli 2012 Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten speciale sectoren, met inbegrip van alle latere wijzigingen. - het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van alle latere wijzigingen. de Wet van 17 juni 2013 Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. de bepalingen van onderhavig bestek. De bepalingen in onderstaand bijzonder bestek zijn - ofwel aanvullingen aan, verduidelijkingen van, aangeven van keuzemogelijkheid binnen (aangeduid met aanvullend) - ofwel wijzigingen van (aangeduid met wijzigend) - of treden in de plaats van (aangeduid met vervangend) bovengenoemde wetgeving. Indien specifieke bepalingen niet van toepassing zijn, worden ze eveneens in dit bijzonder bestek opgenomen. Elke verwijzing in de bovengenoemde wetgeving net als in de teksten van het bestek naar de opdrachtgever of medewerkers daarvan moet worden gelezen als een verwijzing naar Pidpa o.v., haar personeelsleden of gemachtigden. Project nr. C bestek pagina 3 van 18

4 2 Wet van 15 juni Overheidsopdrachten 2.1 Art.2 Aanbestedende overheid - aanvullend Pidpa o.v. treedt op als aanbestedende overheid. Inlichtingen kunnen worden verkregen op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen, bij Patrick Vercruyssen, directeur klantenrelaties (03/ ), Kristien Keppens, diensthoofd klantenbeheer (03/ ) of Caroline Schuit, celhoofd contactcenter (03/ ) of via mail naar overheidsopdrachten@pidpa.be. 2.2 Art.53 Gunningswijze - vervangend De voorliggende opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking. 2.3 Art.73 Werken, leveringen, diensten aanvullend De voorliggende opdracht is onderworpen aan de voorschriften van toepassing op diensten categorie 07 Computer & aanverwante diensten - van de Bijlage II van de Wet van 15 juni K.B. van 16 juli 2012 K.B. plaatsing speciale sectoren 3.1 Art.5 Elektronische middelen aanvullend De inschrijver wordt dringend gevraagd, naast de papieren versie, bij zijn offerte eveneens een elektronische versie van volgende documenten te voegen (op CD-rom, USB-stick, ) - het formulier kandidaatstelling (in PDF- en Wordformaat) - Alle gevraagde documenten. De inschrijver maakt in zijn offerte uitdrukkelijk voorbehoud indien de hierboven aangeduide documenten niet in het aangeduide formaat kunnen worden doorgestuurd. De inschrijver dient in zijn offerte het adres mee te geven ifv elektronische uitwisseling van documenten. Het adres van Pidpa voor uitwisseling van elektronische documenten is voor deze opdracht overheidsopdrachten@pidpa.be 3.2 Art.58 Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend De aanvraag tot deelneming / offerte dient in het Nederlands te worden gesteld. Pidpa behoudt zich het recht voor aan de inschrijver de vertaling te vragen van bepaalde documenten die als bijlage aan de aanvraag tot deelneming / offerte werden toegevoegd en niet in het Nederlands werden opgesteld. Pidpa bepaalt de termijn die haar redelijk lijkt voor het opvragen van de vertaling. 3.3 Art.63 Selectie kandidaten en inschrijvers wijzigend/aanvullend Algemeen De kwalitatieve selectiecriteria voor deze opdracht worden niet apart in de aankondiging van opdracht vermeld, vermits deze bij de aankondiging van de opdracht beschikbaar is op de website van Pidpa: Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver op erewoord dat: - Hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit; - Hij voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit Elke wijziging in zijn situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Project nr. C bestek pagina 4 van 18

5 Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art.63-1 Kwalitatieve selectie - aanvullend Uitsluitingscriteria Volgende uitsluitingscriteria zijn van toepassing op deze opdracht: - Minimum één aantoonbare en met goed gevolg beëindigde migratie naar of installatie van CRM 7.x hebben uitgevoerd, die samenwerkt met een ISU-installatie. Van het project dat door u als meest relevant naar voren wordt geschoven dient een korte beschrijving te worden toegevoegd. Voor dit project dient ook een referentiefiche (zie bijlage 2) ingevuld te worden. - Beschikken over een eigen demo- en CRM 7.x-testsysteem Selectiecriteria de kandidaat dient aan te tonen dat er binnen de organisatie een aantoonbare en inzetbare ervaring is in het realiseren van een installatie en/of migratietraject naar CRM 7.x, bij voorkeur in de nutssector. Criteria zijn o.a.: - Het aantal (minstens één - zie uitsluitingscriteria) concrete, met goed gevolg beëindigde, migraties of installaties en de mate van hun relevantie voor project nr. C (20%); - Het aantoonbare hergebruik van deze reeds eerder opgedane ervaringen met CRM in het Pidpa-project (20%) ; - projectaanpak voor dit type van projecten: plan van aanpak, projectstructuur, methodologie, inzetbare tools (20%); - Opleidingscertificaten, attesten van deelnames aan workshops, conferenties e.d., waaruit blijkt de aanbieder op de hoogte is van de meest recente en toekomstige evoluties op het domein van SAP CRM (20%); - Het al dan niet inzetten van een kwaliteitssysteem en de specificaties van het kwaliteitssysteem (20%). Zie bijlage 2 voor de in te vullen documenten Diverse inlichtingen Bij de kandidaatstelling dient verplicht te worden gevoegd: - Een passende bankverklaring waaruit een gezonde financiële toestand blijkt. - Omschrijving van de bedrijfsstructuur en organisatie : jaarrekeningen van de laatste 3 boekjaren, interne organisatie, vestigingen, aantal werknemers, eventuele samenwerkingsverbanden of onderaannemingen, certificaten, Art.63-3 Kwalitatieve selectie aanvullend Het aantal kandidaten waaraan een gedetailleerd bestek zal worden overgemaakt met de vraag om hiervoor een offerte op te maken, zal beperkt worden tot vijf. 3.4 Art.65 Administratieve vereenvoudiging aanvullend/wijzigend Art.65-2 Indien de kandidaat of inschrijver zich beroept op dit artikel om de gevraagde inlichtingen en documenten ivm de selectievoorwaarden niet bij te voegen, dient uitdrukkelijk te worden verwezen naar de voorgaande procedure (projectnr, omschrijving). Project nr. C bestek pagina 5 van 18

6 3.5 Art.66 Toegangsrecht aanvullend Uitsluiting na toepassing van Art.47 2 van het K.B. van 14 januari 2013 Onverminderd de bepalingen van dit artikel zullen bovendien worden uitgesloten van deelname aan de opdracht (zowel als opdrachtnemer, als onderaannemer, als entiteit waarop een kandidaat/inschrijver zich beroept cfr. Art.72, als deelnemer aan een combinatie cfr. Art.72) die aannemers, leveranciers, dienstverleners waarop de ambtshalve maatregelen zoals voorzien in Art.47 2 van het K.B. van 14 januari 2013 werden toegepast, en dit gedurende de laatste vijf jaar (te rekenen vanaf datum opening/ontvangst offertes). De toepassing van de ambtshalve maatregelen kan zowel slaan op zijn hoedanigheid als opdrachtnemer, als onderaannemer of als deelnemer aan een combinatie. Deze bepaling is eveneens van toepassing indien dezelfde ambtshalve maatregelen werden toegepast ihkv Art.20 6 van de Bijlage aan het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten). Deze bepaling geldt onverkort voor alle aannemers, leveranciers, dienstverleners ongeacht of zij al dan niet in rechte de toepassing van de ambtshalve maatregel betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de kandidaturen/offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die ambtshalve maatregel onterecht werd toegepast Uitsluiting na ongunstige evaluatie Zie aanvullingen aan Art.39 K.B. van 14 januari Art.67 R.S.Z. aanvullend De kandidaat/inschrijver dient in zijn offerte de nationaliteit aan te geven van de personeelsleden die hij voor deze opdracht tewerkstelt. Een geldig attest overeenkomstig dit artikel dient bij de offerte gevoegd. 3.7 Art.69 Toegangsverbod aanvullend Indien de kandidaat/inschrijver belast werd met het (voor)onderzoek, de beproeving, studie of ontwikkeling van deze opdracht maar door die prestaties geen voordeel geniet (toestand van belangenvermenging), dient dit gemotiveerd verantwoord te worden bij de aanvraag tot deelneming/offerte. Deze bepaling geldt eveneens voor de kandidaten/inschrijvers die bedoeld worden onder 2. Het niet melden van een mogelijke toestand van belangenvermenging en de bijhorende verantwoording kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. 3.8 Art.72 Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers - aanvullend/wijzigend Art.72 Andere entiteiten Indien de kandidaat/inschrijver zich voor deze opdracht wenst te beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van deze andere entiteit(en); - De (juridische) band tussen de kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en); - De noodzakelijke middelen aangebracht door de andere entiteit waarover de kandidaat/inschrijver zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door alle partijen gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel, tussen kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en). Project nr. C bestek pagina 6 van 18

7 De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat de andere entiteit: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Het is de kandidaat/inschrijver niet toegelaten een beroep te doen op de draagkracht van andere entiteiten wanneer: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben Art.72 Combinatie van kandidaten/inschrijvers Indien de kandidaat/inschrijver bestaat uit een combinatie van kandidaten/inschrijvers, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van elk van de deelnemers aan de combinatie; - De (juridische) band tussen de deelnemers aan de combinatie; - De noodzakelijke middelen aangebracht door elke deelnemer aan de combinatie en waarover de combinatie zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door elke deelnemer aan de combinatie gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel. De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat elke deelnemer aan de combinatie: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Een combinatie van kandidaten/inschrijvers kan worden uitgesloten indien één of meerdere deelnemers aan de combinatie: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. 3.9 Art.80 Inhoud van de kandidaatstelling wijzigend/aanvullend Er dient op gewezen dat het kandidaatstellingsdossier dient samengesteld zoals aangegeven. Elk document dient te verwijzen naar het projectnummer en naar het artikel uit het bestek waarop het betrekking heeft. Project nr. C bestek pagina 7 van 18

8 Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor het gebruik van een verklarende nota met algemene opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen t.o.v. dit bijzonder bestek. Pidpa behoudt zich het recht voor om, in het kader van de onderhandelingsprocedure, de inhoud van deze verklarende nota geheel of gedeeltelijk te aanvaarden. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten in de juiste vorm kan de niet-selectie van de inschrijver tot gevolg hebben. Er dient vermeld dat noch een kandidaat/inschrijver, noch een combinatie van verschillende kandidaten/inschrijvers, een naam zal aannemen mbt de uit te voeren opdracht en evenmin een inschrijving zal doen in de Kruispuntbank, met/onder een naam die 'Pidpa' omvat of enige verwarring met Pidpa o.v. zou kunnen geven Art.81 Handtekeningen aanvullend Indien de ondertekening gebeurt door een gemachtigde waarvan de bevoegdheid blijkt uit een publicatie in het Belgisch Staatsblad, is een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het B.S. voldoende als bewijs van bevoegdheid. Zo niet dient een afschrift van de volmacht bij de offerte te zijn bijgevoegd Art.107 Indiening offerte aanvullend/wijzigend De kandidaturen/inschrijvingen moeten worden gericht aan Pidpa o.v. (Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen) en moeten in een dubbele omslag gestoken zijn, allebei met de vermelding van - Kandidaatstelling / Offerte voor projectnr. C upgrade module SAP CRM - Datum van de ontvangst van de documenten. De kandidaturen/offertes worden ingewacht op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen op 15 november 2013 vóór 11:00 uur. Project nr. C bestek pagina 8 van 18

9 4 K.B. van 14 januari 2013 K.B. algemene uitvoeringsregels 4.1 Art.39 Controle en toezicht aanvullend Voor de opvolging van haar opdrachtnemers gebruikt Pidpa een evaluatiesysteem Doelstelling evaluatiesysteem Volgende opdrachtnemers die voor Pidpa opdrachten uitvoeren, zullen worden onderworpen aan de hierna beschreven evaluatieprocedure: - Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan EUR per semester zullen halfjaarlijks worden beoordeeld; - Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan EUR per jaar zullen jaarlijks worden beoordeeld; - Bovendien behoudt Pidpa zich het recht voor om dit evaluatiesysteem toe te passen wanneer dit nuttig wordt geacht en dit op elke opdracht voor leveringen/diensten of op elke opdrachtnemer (in afwijking van bovenstaande bepalingen). Wanneer Pidpa het evaluatiesysteem in dit geval wenst toe te passen, zal de opdrachtnemer hiervan, ten laatste bij de sluiting van de opdracht, worden verwittigd. Wanneer de opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van opdrachtnemers, zal het evaluatiesysteem worden toegepast op de combinatie ongeacht welke deelnemer eraan eventueel zou aanleiding geven tot een negatieve evaluatie. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Die opdrachtnemers die twee opeenvolgende ongunstige evaluaties (minder dan 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van deelnemer aan een combinatie die geen gunstige evaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen vanaf de betekening van de 2e evaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een combinatie waarvan een deelnemer zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle opdrachtnemers, ongeacht of zij al dan niet in rechte de evaluatie betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die evaluatie onterecht werd toegepast Basiscriteria van de evaluatie Algemeen wordt aandacht besteed aan zowel een operationele beoordeling (administratieve, product- en leveringskwaliteit of kwaliteit dienstverlening) als een samenwerkingsbeoordeling Deze aandachtspunten zijn onontbeerlijk in een goede relatie met Pidpa Beoordelingscriteria dienstverleners I. OPERATIONELE BEOORDELING ADMINISTRATIEVE KWALITEIT 1 Offertes ("Inschrijvingsbiljet") zijn duidelijk en volledig ingevuld 1 2 Niet correcte facturen (in% van aantal facturen) 2 3 Past dienstverlener maandelijkse facturatie toe? (Y/N) 2 PRODUKT KWALITEIT 4 Heeft dienstverlener een kwaliteitssysteem? 3 5 Kwalitatieve incidenten (aantal) 3 6 Kostprijs ERNSTIGE kwalitatieve incidenten ( ) 3 Project nr. C bestek pagina 9 van 18

10 KWALITEIT DIENSTVERLENER 7 Flexibiliteit dienstverlener 2 8 Niet tijdige dienstverlening ( in % van voorziene termijn) 3 II. SAMENWERKINGSBEOORDELING Bereid en kundig om te zoeken naar alternatieven of oplossingen en ze aan te bieden 9 (tijdens offertefase, bij problemen, ) 3 10 Premium Client attitude 2 11 Communicatie + communicatieniveau's (juiste contactpersonen) Evaluatie Deze lijst wordt ingevuld door een team van inkopers/gebruikers in samenspraak met het diensthoofd F-AO. Aan elk van de criteria wordt een score van 1 tot 10 gegeven. Hierbij wordt enerzijds gesteund op feiten, anderzijds op vaststellingen door Pidpa waarbij elke evaluatie van kleiner of gelijk aan 6 dient gemotiveerd te worden. Sommige criteria wegen bovendien zwaarder door in de globale beoordeling, afhankelijk van de mate waarin Pidpa belang hecht aan deze criteria. Een positieve evaluatie wordt bekomen wanneer de opdrachtnemer (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer, als van deelnemer aan een combinatie die geëvalueerd wordt) minimum 60% heeft behaald. Elke evaluatie en de behaalde scores zullen met de betrokken opdrachtnemer worden besproken. 5 Wet van 17 juni 2013 Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten 5.1 Art Kennisgeving gemotiveerde beslissing In het kader van de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing zullen alle detailscores per inschrijving (in voorkomend geval) aan elke inschrijver worden meegedeeld tenzij één van de inschrijvers hierover uitdrukkelijk voorbehoud maakt (via een bij de kandidaatstelling gevoegde nota). In dit laatste geval zullen enkel de totaalscores worden meegedeeld én de detailscore van de eigen inschrijving. Project nr. C bestek pagina 10 van 18

11 Deel 2 technische specificaties 1 Voorwerp van de opdracht Voor algemene informatie over Pidpa verwijzen we naar de jaarverslagen op de website Pidpa wenst de bestaande SAP CRM-module van versie 5.0 up te graden naar de versie 7.3, minstens met behoud van de huidige functionaliteit en waar mogelijk gebruikmakend van de bestaande en nieuwe functionaliteiten in CRM 7.3. Bijlage 3: Structuur en huidige versies van het SAP-landschap Hiertoe heeft Pidpa opdracht gegeven aan een consultancy bedrijf dat zowel ervaring heeft met de versie 7.2 (ten tijde van de opdracht was de versie 7.2 de laatste algemene beschikbare versie ) van SAP CRM als met de huidige Pidpa versie 5.0, om een zgn. "fit-gap impact analyse" uit te voeren. De doelstellingen waren: - De impact analyse onderzoekt de gevolgen van een SAP CRM upgrade op de organisatie en andere componenten van het IT landschap. Er wordt nagegaan of de upgrade wijzigingen in procedures en processen zal vereisen. - Daarnaast wordt ook nagegaan welke de impact zal zijn van de upgrade op gekoppelde systemen, integraties, en andere SAP componenten. Deze studie toonde aan dat : - Er heel wat functionele meerwaarde zit in de nieuwe functionaliteiten van CRM 7.2, die een aantal maatwerkoplossingen die bovenop 5.0 werden gemaakt overbodig maken; - Het migratiepad van de versie 5.0 naar de versie 7.2 beheersbaar is en, mits goed voorbereid en uitgevoerd, niet tot verrassingen zal leiden. Bijkomend werd een inschatting gemaakt van de externe inspanningen nodig om deze conversie te kunnen realiseren. Deze oproep tot kandidatuursstelling heeft tot doel om te komen tot een selectie van kandidaten, waaraan het gedetailleerd bestek zal worden overgemaakt met de vraag om hiervoor een offerte op te maken. In het gedetailleerd bestek zullen de resultaten van de fit-gap impact analyse ter beschikking worden gesteld als ondersteunende informatie. De uiteindelijke gunningscriteria zullen eveneens worden opgenomen in het gedetailleerd bestek. Project nr. C bestek pagina 11 van 18

12 Deel 3 Kandidatuurstellingsdossier Project nr. C Upgrade module SAP-CRM 1 Algemene inlichtingen 1.1 Kandidaat De kandidaat (handelsnaam of benaming rechtsvorm, zetel eventueel THV) Vertegenwoordigd door ondergetekende(n) Inschrijving bij de R.S.Z.: nr(s): B.T.W. (alleen in België): nr. 1.2 Contactgegevens Contactgegevens ivm deze kandidaatstelling Naam Telefoon Fax Correspondentie adres Project nr. C bestek pagina 12 van 18

13 Gedaan te, de Naam + handtekening inschrijver, Project nr. C bestek pagina 13 van 18

14 2 Bijlagen 2.1 Overzicht - Bijlage 1: overzicht bij te voegen documenten cfr. deel 1 Administratieve bepalingen - Bijlage 2: overzicht bij te voegen documenten ifv de selectiecriteria - Bijlage 3: Structuur en huidige versies van het SAP-landschap 2.2 Bijlage 1 bij te voegen documenten Administratieve bepalingen Wet / K.B. Art.nr Omschrijving Checklist adres voor ontvangst elektronische middelen 5 Voorbehoud gebruik elektronische middelen Inlichtingen ivm uitsluitingscriteria Inlichtingen ivm selectiecriteria Diverse inlichtingen Nationaliteit van de voor deze opdracht voorziene personeelsleden Geldig attest R.S.Z IN VOORKOMEND GEVAL Verklaring ivm toegangsverbod IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen andere entiteiten IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen combinatie van kandidaten/inschrijvers Formulier kandidaatstelling (op papier & elektronisch) IN VOORKOMEND GEVAL - Verklarende nota met algemene 80 opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen tov het bijzonder bestek verwijzing B.S. bevoegdheid gemachtigde OF afschrift volmacht Kennisgeving gemotiveerde beslissing 2.3 Bijlage 2 Selectiecriteria De inschrijver dient aan te tonen dat er binnen de organisatie een aantoonbare en inzetbare ervaring is in het realiseren van een installatie of migratietraject naar CRM 7.x. Elementen die hiervoor o.a. dienen aangebracht zijn: Ervaring Graag opgave van uw referenties betreffende upgrades naar CRM 7.x. Gebruik onderstaande tabel voor elke referentie. Referentie Contactpersoon van de klant die door ons gecontacteerd mag worden + contactgegevens Uw rol (rechtstreekse contractpartner / onderaannemer vd contractpartner / andere) Startdatum en einddatum project Aantal door u gepresteerde mandagen in dit project Project nr. C bestek pagina 14 van 18

15 Sector Aantal werknemers van de klant die CRM gebruiken Aantal klanten beheerd in CRM CRM-versie bij aanvang project en CRM-versie bij einde project Beschrijf de voornaamste technische kenmerken van de implementatie (vb. Hana, full of lean replicatie) Implementatie bijkomende CRM-onderdelen (vb. complaints, case of marketing management)? Welke? Korte opsomming van het maatwerk dat, als van toepassing, bovenop standaard CRM werd gebouwd in CRM 7.x Werd in dit project ook aan process redesign / verbetering gedaan en zo ja, geef een beknopte beschrijving. Welke integraties tussen CRM 7.x en andere SAP en niet-sap modules werden opgezet? (ISU, PM/PS/MM, FICA, R/3, GIS, mobile, ) Opmerkingen Aanvullende referenties waarbij op een bestaande CRM 7.x één of meerdere van volgende functionele uitbreidingen marketing management case management complaints management andere werden geïmplementeerd. Gebruik onderstaande tabel voor elke referentie. Referentie Contactpersoon van de klant die door ons gecontacteerd mag worden + Project nr. C bestek pagina 15 van 18

16 contactgegevens Uw rol (rechtstreekse contractpartner / onderaannemer vd contractpartner / andere) Startdatum en einddatum project Aantal door u gepresteerde mandagen in dit project Scope van het project Sector Geïmplementeerde functionaliteiten op CRM 7.x Opmerkingen Hergebruik van eerdere ervaringen Kan de aanbieder putten uit de eerdere ervaringen om de upgrade en implementatie van CRM 7.x bij Pidpa efficiënter te laten verlopen. Beschikt de aanbieder m.a.w. over herbruikbare templates, handleidingen, opleidingen, tools, en zo ja, welke, en met welke impact op het project (reductie in doorlooptijd, kostprijs, mandagen; verhogen van kwaliteit; ). Kwantificeer waar mogelijk de impact Projectaanpak Beschrijving van de standaard projectaanpak voor dit type van projecten: Beschrijf uw plan van aanpak Beschrijf uw methodologie Beschrijf een voorbeeldprojectstructuur Beschrijf uw eigen demo- en CRM 7.xtestsysteem Beschrijf de wijze waarop omgegaan wordt met afwijkingen van de oorspronkelijke projectbeschrijving Project nr. C bestek pagina 16 van 18

17 Beschrijf de manier waarop de interne kennisen ervaringsdeling geborgd wordt binnen uw organisatie. Is er kennisoverdracht voorzien naar een opdrachtgever, en zo ja, beschrijf welke kennis en de wijze waarop overdracht wordt voorzien. Opmerkingen Actualiteitsgraad interne kennis Toon aan d.m.v. vb. opleidingscertificaten, attesten van deelnames aan workshops, conferenties e.d. dat uw organisatie op de hoogte is van de meest recente en toekomstige evoluties op het domein van SAP CRM Kwaliteitsborging Beschrijving van het kwaliteitssysteem dat zal gebruikt worden om de kwaliteit van de migratie en de implementatie van eventuele bijkomende delen te borgen. Wordt een kwaliteitssysteem ingezet voor dit type van projecten? Voor welke fase(n) in het project? Naam kwaliteitssysteem Is het kwaliteitssysteem gecertifieerd? Zo ja, welke certificatie? Voeg certificaat toe als van toepassing. Datum laatste externe audit van uw kwaliteitssysteem? Wordt binnen de kwaliteitsborging voor dit type van projecten een interne audit van het project voorzien? Wordt binnen de kwaliteitsborging voor dit type van projecten een externe audit voorzien? Volgens welke criteria wordt de kwaliteit van dit type van projecten beoordeeld? Opmerkingen Project nr. C bestek pagina 17 van 18

18 2.4 Bijlage 3 - Structuur en huidige versies van het SAP-landschap Pidpa heeft voor SAP gekozen als ERP-systeem ter ondersteuning van de logistieke-, financiële-, commerciëleen HR-processen. Volgende SAP-modules werden geïmplementeerd : PM, PS, MM, WM, SD, FI/CO, AA, FM, IS/U, CRM, MI, HR, BW. Het is vanzelfsprekend dat de aangeboden oplossing naadloos moet geïntegreerd worden in de aanwezige installatie. Schematisch beschikt Pidpa momenteel over volgende SAP-componenten : Pidpa SAP CRM SD IS-U SAP BW FI/CO PS/PM/MM HR SAP ECC SAP Workflow SAP ArchiveLink SAP Spool Inkomende documenten Scanning Fax DM (Doc.Archief) Covus (EPS) Uitgaande documenten Hierna volgt schematisch de huidge SAP-architectuur. Het is een klassieke 3-lagen architectuur, waarbij de ontwikkelingen via het DEV-systeem (development), langs een QAS-systeem (quality-assurance) naar het operationeel PRD-systeem (Productie) worden getransporteerd. ECC 6.0 DEV CRM 5.0 DC1 BW 7.0 DB1 Portal 7.0 DP1 WAS-MI 7.0 DM1 Solution manager 4.0 QAS QC1 QB1 QP1 QM1 PRD PC1 PB1 PP1 PM1 PS1 Voor dit project zijn het de ECC- en de CRM-omgevingen waarin de nodige aanpassingen zullen moeten aangebracht worden. Huidige versies zijn : SAP ECC 6.0 EHP5 SPS 9 SAP CRM 5.0 SPS 18 Binnen deze omgevingen zijn het de financiële en commerciële modules die de nodige aanpassingen zullen moeten ondergaan. Een belangrijk aandachtspunt is de integratie tussen CRM en IS/U via replicatie. Project nr. C bestek pagina 18 van 18