TCH/TSC/001 - SENIOR LOGISTICS MANAGER VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING EN VERANTWOORD SPEL

Transcriptie

1 Functiedetail FUNCTIE : TCH/TSC/001 - Senior Logistics Manager FUNCTIEFAMILIE : Technology AFDELING : Technology DATUM LAATSTE AANPASSING: (update mei 2011) FUNCTIETITEL DIRECTE LEIDINGGEVENDE: Director Operations, Procurement & ICT OUDE CODE: 4 Job architecture VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING EN VERANTWOORD SPEL Kwaliteit en Veiligheid: Verantwoordelijk voor implementatie Verantwoord Spel: Verantwoordelijk voor implementatie Deze doelstellingen worden beschreven op de laatste pagina van dit document. DOEL VAN DE FUNCTIE Organiseren en optimaliseren van alle activiteiten binnen de cellen Centraal Distributie Center -CDC- (alle magazijn-en distributieactiviteiten) en het Customer Service Center -CSC- (orderfullfilment en abonnementen) in het respect van de interne procedures qua kwaliteit en veiligheid teneinde de in- en uitgaande goederenstroom optimaal te laten verlopen inzake veiligheid, kost, timing en klantentevredendheid en een geïntegreerde Total Supply Chain te waarborgen voor de organisatie. POSITIONERING HIËRARCHISCH LEIDINGGEVEN FUNCTIONEEL LEIDINGGEVEN 51 tot 200 Geen RESULTAATSGEBIEDEN RESULTAATSGEBIED : Strategy COR/HRM Intern 1/6

2 Voorbereiden van beleidsrichtlijnen, systemen, kwaliteitsnormen en procedures voor het goed functioneren van de verschillende processen binnen de dienst, in lijn met de beleidsrichtlijnen en normen van de organisatie, teineinde uitvoering te geven aan het logistieke beleid van de Nationale Loterij Voorbereiden van het beleidsplan in lijn met de algemene bedrijfsdoestellingen voor de directeur. Implementeren en toezien op de naleving van de beleidslijnen, -systemen, kwaliteit- en veiligheidsnormen en procedures. Afstemmen en optimaliseren van de bestaande processen, systemen en programma's. RESULTAATSGEBIED : Peoplemanagement Leidt en coacht zijn/haar medewerkers teneinde de competenties, vaardigheden en knowhow optimaal te benutten en te ontwikkelen en als een goed functionerende afdeling te werken Staat in voor de supervisie en controle van de werkzaamheden. Begeleidt en informeert de medewerkers en geeft richtlijnen/instructies. Definieert prioriteiten, coördineert de werkzaamheden en projecten, volgt ze op en stuurt bij waar nodig. Stelt procedures op, optimaliseert werkmethodes en zorgt ervoor dat ze gerespecteerd worden. Keurt de vakantieaanvragen goed en doorloopt de PEC en andere HR processen met de medewerkers. RESULTAATSGEBIED : TSC Coördineren en organiseren van de verschillende Total Supply Chain activiteiten van de dienst (CSC, CDC, warehouse, logistiek) in functie van de prioriteiten en competenties en in respect van de interne procedures, teneinde een efficiënte en doeltreffende service te kunnen aanbieden die beantwoordt aan de kwaliteiteisen van de organisatie en dit binnen de vooropgestelde termijnen Opstellen van het jaarlijks budget teneinde de uitvoering van de geplande projecten te kunnen realiseren. Goedkeuring en opvolging van uitgaven. Toezien op het naleven van deadlines en afspraken/verbintenissen. Communiceren en bewaken van de naleving van de beleidslijnen, kwaliteitsnormen, en procedures. Ontwikkelen en beheren van het voorraadsysteem teneinde op elk moment op elke locatie over een optimale voorraad te beschikken. Communicatie van werkinstructie en logistieke procedures aan RK hoofden en Key-accounts. COR/HRM Intern 2/6

3 RESULTAATSGEBIED : Advising TCH/TSC/001 - SENIOR LOGISTICS MANAGER Geven van advies inzake investeringen en structurele verbeteringen/herstructureringen (o.a. het voorraadsysteem) teneinde de productiviteit binnen deze dienst te verhogen Beschrijven en analyseren van de verschillende processen binnen de afdelingen. Uitwerken van structurele verbeteringen en deze adviseren aan de directeur. Uitwerken van investeringsmogelijkheden adhv een kosten-baten analyse. Implementeren van (verbeterings)projecten met de verantwoordelijken van de interne en andere diensten, als spilfiguur. Opstellen van lastenboeken in lijn met de wetgeving op de overheidsopdrachten. Voorbereiden van contracten en onderhandelen met leveranciers. Evalueren van offertes, opstellen en verdedigen van evaluatierapporten bij de director van het department. Opstarten en opvolgen van de implementatie van nieuwe contracten, waaronder het vertalen van de uitgetekende strategie naar de praktische uitvoering. Waken over de fit en integratie van de nieuwe structuur binnen de eigen afdelingen met andere departementen. Regelmatig organiseren van overlegvergaderingen met managers/directeurs van andere departementen. RESULTAATSGEBIED : Cooporation Organiseren van een goede samenwerking met de medewerkers van de afdeling Aankoop, de departementen Retail, Marketing en andere teneinde de efficiëntie van de goederenstroom te optimaliseren Voorbereiden en plannen van overlegvergaderingen. Organiseren van overlegvergaderingen met managers van andere departementen. Zorgen dat de Regionale Kantoorverantwoordelijken op de hoogte zijn van de correcte manier van werken. Tijdig ingrijpen bij problemen tussen de afdeling logistiek en de andere afdelingen. Vertegenwoordigen van de afdeling logistiek naar externe partners (contractanten, audits, etc.). RESULTAATSGEBIED : QA COR/HRM Intern 3/6

4 Toezien op het goed onderhoud en de naleving van de veiligheids- en kwaliteitsinstructies in het kader van Quality Assurance binnen de Nationale Loterij in de gebouwen aan de Tentoonstellingslaan 269 te Jette teneinde steeds een degelijke en veilige infrastructuur te behouden en incidenten te voorkomen Opvolgen van de processen en procedures met betrekking tot quality assurance. Continu waken over de correcte toepassing van het beleid inzake quality assurance en bijsturen indien nodig (trainen van medewerkers,..) Bijwonen van de vergaderingen van de Security Function. Opmaken, communiceren en controleren van veiligheidsprocedures en instructies. Opvolgen van werken aan het gebouw. Continu oproepbaar zijn voor alarmmeldingen binnen het gebouw. Zorgen van de continuïteit van de activiteiten (BCP). RESULTAATSGEBIED : Knowledgemanagement Zichzelf continu op de hoogte houden van de evoluties en ontwikkelingen op het gebied logistiek, de kennis up-to-date houden in functie van de evoluties teneinde zijn/haar geloofwaardigheid te verstevigen door een dienst aan te bieden die continu gebaseerd is op geactualiseerde kennis. KENNIS EN COMPLEXITEIT DIPLOMA : Master (toegepaste economische wetenschappen, handelswetenschapen) of gelijkwaardig door ervaring VEREISTE ERVARING : 8 jaar ervaring KENNIS OPMERKINGEN LEVEL Talen Kennis van de 2de landstaal (gesproken en geschreven) People management en onderhandelen Ervaren Andere Ervaring in Supply Chain verbonden aan het gebruik van logistieke systemen (WMS, DRP, TPS, enz.). Kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten. Kennis van de structuur en de organisatie van de onderneming en contracten met haar belangrijkste externe relaties. Specialist Basis Ervaren COR/HRM Intern 4/6

5 Kennis van courante systemen en software. Ervaren COMMUNICATIE EN OVERLEG CONTACT ONDERWERP INTERN - EXTERN - BEIDE Managementteam Debriefings, beslisssingen, steering meetings, etc. Intern Regionale kantoorverantwoordelijken Organisatorische werking Intern Directeurs en managers andere departementen Uitwerking projecten en nieuwe procedures Intern Collega's Beurzen, infosessies, bedrijfsbezoeken Intern Leveranciers Partners Opvolging bestellingen, onderhandelingen (software/hardware magazijn) Opvolging van contracten, uitvoering van contracten, enz. Extern Extern AUTONOMIE - Autonoom voor de organisatie van alle activiteiten binnen de dienst en voor de uitvoering van goedgekeurde projecten. - Is gebonden aan de beslissingen van het Directiecomité; is gehouden aan de wet op de overheidsopdrachten. - Doet beroep op de hierarchië voor beslissingen betreffende nieuwe projecten en investeringen en voor problemen met andere departementen die niet opgelost geraken. VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING Respecteert het Corporate Beleid voor Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoord Spel, de gedragscode en de specifieke procedures i.v.m. de informatiebeveiliging in het kader van zijn/haar activiteiten. Is een schakel in de ketting van een kwalitatieve dienstverlening als een element van de algemene bedrijfscultuur. Is zich bewust van de handelingen die hij/zij verricht en van de rol die hij/zij dag in dag uit speelt om de veiligheid te waarborgen van de assets en de commerciële activiteiten van de onderneming. Levert de noodzakelijke en ondersteunende middelen om - in het kader van zijn activiteiten - het werken volgens het beheerssysteem voor informatiebeveiliging mogelijk te maken. Is verantwoordelijk voor het implementeren, het behouden en het continu verbeteren van het beheerssysteem voor informatiebeveiliging (ISMS). Informeert de medewerkers over de genomen beveiligingsmaatregelen en over het belang van de WLA - en ISO-certificatie. COR/HRM Intern 5/6

6 Controleert de uitvoering ervan in alle activiteiten van zijn diensten om de informatiebeveiliging in de dienstverlening te kunnen verzekeren en rapporteert aan de eindverantwoordelijke. VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. VERANTWOORD SPEL Is vertrouwd met de opdracht van de Nationale Loterij en met de hoofdtaak daarvan, namelijk de spelkanalisatie. Voelt zich betrokken in de strijd tegen spelverslaving. Is zich bewust van zijn/haar rol van "verantwoord spel-ambassadeur" en vervult die rol ook daadwerkelijk. Is verantwoordelijk voor de implementatie, het behouden en het continue verbeteren van het managementsysteem op het gebied van het verantwoord spel. Informeert de medewerkers over en is verantwoordelijk voor de naleving van de ethische speelcode voor het verantwoord spel en benadrukt het belang van de European Lotteries certificatie. COR/HRM Intern 6/6