FIN MANAGER ACCOUNTANCY. FUNCTIETITEL DIRECTE LEIDINGGEVENDE: Financial Domain Manager (Accountancy & Financial Management)

Transcriptie

1 Functiedetail FUNCTIE : FIN Manager Accountancy FUNCTIEFAMILIE : Resources AFDELING : Resources DATUM LAATSTE AANPASSING: Februari 2010 FUNCTIETITEL DIRECTE LEIDINGGEVENDE: Financial Domain Manager (Accountancy & Financial Management) OUDE CODE: FIN Job architecture VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING EN VERANTWOORD SPEL Kwaliteit en Veiligheid: Ondersteunend Verantwoord Spel : Ondersteunend Deze doelstellingen worden beschreven op de laatste pagina van dit document. DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van diverse boekhoudkundige activiteiten, controleren van financiële rekeningen, opmaken van de financiële situatie, opvolgen van de financiële, leveranciers- en klantenboekhouding, goedkeuren van bankattesten, betalingen en subsidies, opmaken van diverse financiële rapporten en het beheren van de kas teneinde de werking van de eigen dienst te verzekeren en continu te verbeteren waar mogelijk. POSITIONERING HIËRARCHISCH LEIDINGGEVEN Geen FUNCTIONEEL LEIDINGGEVEN Geen RESULTAATSGEBIEDEN RESULTAATSGEBIED : Control Controleert de financiële rekeningen teneinde een correct opgemaakte financiële situatie te verzekeren COR/HRM Intern 1/6

2 Checkt dagdagelijks de bankrekeninguitreksels op o.a. correcte geldvolumes en valutadata en hiermee vermijden van het ontstaan van negatieve intresten. Volgt de financiële beleggingen op aangegaan door de directe chef. Maakt boordtabellen op als basis voor de beslissing rond nieuwe beleggingen en de voorzieningen voor de betaling van de grote winnaars. Verzekert een correcte afsluiting van het grootboek. Is verantwoordelijk voor de kredietbewaking ( credit control') en de opvolging van B2B klanten. RESULTAATSGEBIED : Peoplemanagement Leidt en coacht zijn/haar medewerkers teneinde de competenties, vaardigheden en knowhow optimaal te benutten en te ontwikkelen en als een goed functionerende afdeling/cel te werken Staat in voor de supervisie en controle van de werkzaamheden. Begeleidt en informeert de medewerkers en geeft richtlijnen/instructies. Plant en verdeelt de werkzaamheden, volgt ze op en stuurt bij waar nodig. Staat de medewerkers bij in het oplossen van problemen. Stelt procedures op, optimaliseert werkmethodes en zorgt ervoor dat ze gerespecteerd worden. Keurt de vakantieaanvragen goed en doorloopt de PEC en andere HR processen met de medewerkers. RESULTAATSGEBIED : Accounting Volgt de boekhouding van de financiële verrichtingen, leveranciers en klanten op teneinde in de vlotte werking van de cel te voorzien Boekt bankrekeninguitreksels in SAP rond beleggingen, intercompany, betalingen naar leveranciers toe en ontvangsten van klanten (verkooppunten). Controleert de ingaves van de medewerkers en deze aanpassen indien nodig. Kijkt de betaling van winnaars na via de regionale kantoren en zorgt voor de aanzuivering van hun rekening. Keurt bankattesten, betalingen en subsidies goed. Implementeert en voert de volledige en automatische (manuele) boekhouding uit van de dochterfirma LNL Services in SAP. Zorgt voor de opvolging en de correcte verboeking in SAP via interne orders van de subsidies. COR/HRM Intern 2/6

3 Corrigeert onjuistheden tussen de verscheidene systemen (Infosource - SAP) via het systeem van EndowmentsAccount. Past interne orders aan aan het Koninklijk Besluit ivm de toegekende subsidies. Keurt de wekelijkse SLE-payments repports van Euromillions goed. Is verantwoordelijk voor de Trust en het uitvoeren van de betalingen verbonden aan Euromillions (Royal Bank Of Scotland). RESULTAATSGEBIED : Reporting Maakt diverse financiële rapporten op teneinde ten alle tijde een correcte en volledige rapportering te waarborgen Verwerkt info vanuit databanken voor verschillende doeleinden zoals de rapportage rond de grote winnaars, het binnen een bepaalde tijdspanne ontvangen bedrag aan intresten, het aantal en de types van de lopende of voorbije beleggingen,... Stelt BTW-aangiften op voor buitenlandse verrichtingen. Geeft input en advies aan diverse departementen. RESULTAATSGEBIED : Cashpayment Beheert de kas met baar geld en de rekening van de kantine teneinde een optimaal beheer te verzekeren Betaalt cash kleine courante uitgaven. Maakt wisselkassa's op voor het gebruik bij diverse evenementen. Noteert alle in- en uitgaande geldbewegingen in het kasboek. Vervoert cash geld o.a. verkregen van de drankautomaten, naar de bank (regelmatig) en het controleren van de financiële rekening. RESULTAATSGEBIED : Projects - SAP Speelt een actieve rol in het verlenen van input rond de toepassing van de diverse SAP-processen met betrekking tot de leveranciersboekhouding teneinde de uitgetekende processen continu kritisch te evalueren en verbetervoorstellen te formuleren Volgt dagelijks de activiteiten op van de dienst leveranciersboekhouding in SAP. Detecteert mogelijke problemen of verbeterpunten in het dagelijks gebruik van SAP in de leveranciersboekhouding. COR/HRM Intern 3/6

4 Formuleren van concrete verbeterpunten op vlak van SAP-processen. RESULTAATSGEBIED : Projects - IGS Volgt de geldstromen op in het kader van het IGS-project teneinde de boekhoudkundige verwerking op een efficiënte en correcte manier te garanderen Volgt de geldstromen op de betrokken rekeningen met speeltegoeden op. Voert periodiek een clearing uit op de rekeningen. Controleert of de geldstromen tijdig en correct verlopen. RESULTAATSGEBIED : Teamflexibility Stelt zich flexibel op ter ondersteuning van zijn collega s (bij afwezigheid, ziekte, plotse toename in het werkvolume, ) teneinde de continuïteit en de goede werking van de dienst /departement te verzekeren. Optreden als back-up voor het hoofd van de dienst domiciliëring / ontvangst en uitbetaling van de grote winnaars / facturatie B2B. Participeert in diverse departementsoverkoepelende projecten & steering (sap, subsidies,...). KENNIS EN COMPLEXITEIT DIPLOMA : Bachelor of gelijkwaardig door ervaring. VEREISTE ERVARING : 5 jaar ervaring KENNIS OPMERKINGEN LEVEL Talen Kennis van de 2e landstaal (gesproken en geschreven) Communiceren met interne en externe partners. Engels (gesproken en geschreven) Andere Kennis van de algemene PC-software. Kennis van SAP. Grondige kennis van (algemene) boekhouding. Kennis van BTW- en vennootschapswetgeving. COR/HRM Intern 4/6

5 Grondige kennis van rapportagetechnieken. Kennis van managementtechnieken. Kennis van BCP-procedures. Kennis van IGS. FIN MANAGER ACCOUNTANCY COMMUNICATIE EN OVERLEG CONTACT ONDERWERP INTERN - EXTERN - BEIDE Diverse diensten (financieel, logistiek, juridisch,...) Financiële geldstromen en informatie uitwisseling Intern Medewerkers en directe chef Het aansturen van de eigen afdeling Intern SAP-gebruikers Geven van informatie of uitleg Intern Leveranciers, banken,...winnaars, klanten en verkooppunten (als back-up) Bij vragen of problemen rond facturen, saldi, verrichtingen,...uitbetalingen,... Extern BTW-administratie Bij aangifte van BTW Extern RevisorenSAP-consultants S.L.E. (Euromillions) Boekhoudkundige auditgeven van informatie of uitleg Goedkeuren en coresponderen van de SLE payment repports Euromillions Extern Extern AUTONOMIE - Autonoom inzake de eigen werk- en tijdsindeling, het leiden van de eigen afdeling en de manier van ondersteuning naar de directe chef toe. - Doet beroep op de directe chef of Gedelegeerd Bestuurder voor de controlerende of goedkeurende handtekeningbevoegdheid bij quasi alle financiële beslissingen en rapportages. - Steeds geven van feedback aan de directe chef wat betreft de leveranciers- en klantenboekhouding. - Is gebonden aan de boekhoud- en vennootschapswetgeving, de interne richtlijnen van het bedrijf (ondertekeningsbevoegdheden), vragen en opmerkingen van de auditorganen (o.a. Rekenhof). VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING - Respecteert het Corporate Beleid voor Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoord Spel, de gedragscode en de specifieke procedures i.v.m. de informatiebeveiliging in het kader van zijn/haar activiteiten. - Is een schakel in de ketting van een kwalitatieve dienstverlening als een element van de algemene bedrijfscultuur. COR/HRM Intern 5/6

6 - Is zich bewust van de handelingen die hij/zij verricht en van de rol die hij/zij dag in dag uit speelt om de veiligheid te waarborgen van de assets en de commerciële activiteiten van de onderneming. - Levert de noodzakelijke en ondersteunende middelen om - in het kader van zijn activiteiten - het werken volgens het beheerssysteem voor informatiebeveiliging mogelijk te maken. VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. VERANTWOORD SPEL - Is vertrouwd met de opdracht van de Nationale Loterij en met de hoofdtaak daarvan, namelijk de spelkanalisatie. - Voelt zich betrokken in de strijd tegen spelverslaving. - Is zich bewust van zijn/haar rol van "verantwoord spel-ambassadeur" en vervult die rol ook daadwerkelijk. COR/HRM Intern 6/6