TCH/TSC/002 - MANAGER WAREHOUSE & DISTRIBUTION VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING EN VERANTWOORD SPEL

Transcriptie

1 Functiedetail FUNCTIE : TCH/TSC/002 - Manager Warehouse & Distribution FUNCTIEFAMILIE : Technology AFDELING : Technology FUNCTIETITEL DIRECTE LEIDINGGEVENDE: Senior Logistics Manager OUDE CODE: OPI/DIS/001 Job architecture VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING EN VERANTWOORD SPEL Kwaliteit en Veiligheid: Verantwoordelijk voor implementatie Verantwoord Spel: Verantwoordelijk voor implementatie Deze doelstellingen worden beschreven op de laatste pagina van dit document DOEL VAN DE FUNCTIE Organisatie en optimalisering van alle activiteiten in het Centrale Distributiecentrum van de Nationale Loterij (CDC): opslag en voorbereiding van de bestellingen, en verspreiding van de producten van de Nationale Loterij in de verkooppunten, met naleving van de interne kwaliteits- en veiligheidsprocedures, om aldus een vlotte verhandeling te bewerkstelligen van inkomende en uitgaande goederen op diverse vlakken: veiligheid, kosten, deadlines en klantentevredenheid. POSITIONERING HIËRARCHISCH LEIDINGGEVEN FUNCTIONEEL LEIDINGGEVEN 11 tot 50 Geen RESULTAATSGEBIEDEN RESULTAATSGEBIED : Coordination Logistics Leidt de logistieke/administratieve bedrijvigheid in het hierboven genoemde CDC voor alle types van goederen die in dat CDC zijn opgeslagen. Tevens heeft hij de leiding over de Logistics Officers. Op die manier kan hij een efficiënte en degelijk ondersteunde logistieke structuur op poten zetten. COR/HRM 1/6

2 maakt ieder jaar een beheersplan voor de logistieke activiteiten: projecten, doelstellingen, budgetten, ; coördineert en organiseert de operationele activiteiten d.w.z. Inbound, opslag, Outbond, Retours - en hij zorgt voor de opvolging van die activiteiten via KPI s; coördineert het vervoer van de goederen naar de POS (Logistics Officers en dienstverleners); fungeert als logistieke contactpersoon voor de overige interne diensten en zorgt zowel intern als extern voor een proactieve informatieverspreiding; vereenvoudigt en optimaliseert de bestaande Warehouse-processen, zowel de operationele als de administratieve; schrijft procedures en nota s; beheert het aankoopbudget van het CDC voor verbruiksgoederen en diensten, en suggereert mogelijke kostenbesparingen; controleert de facturen van de aangekochte goederen en van de verstrekte dienstverlening. RESULTAATSGEBIED : People Management Leidt en coacht zijn/haar medewerkers teneinde de competenties, vaardigheden en knowhow optimaal te benutten en te ontwikkelen en als een goed functionerende afdeling/cel te werken. Staat in voor de supervisie en controle van de werkzaamheden. Begeleidt en informeert de medewerkers en geeft richtlijnen/instructies. Plant en verdeelt de werkzaamheden, volgt ze op en stuurt bij waar nodig. Staat de medewerkers bij in het oplossen van problemen. Stelt procedures op, optimaliseert werkmethodes en zorgt ervoor dat ze gerespecteerd worden. Keurt de vakantieaanvragen goed en doorloopt de PEC en andere HR processen met de medewerkers. RESULTAATSGEBIED : Planning Zet de planningen van de Afdelingen Sales, Marketing en Product Development om in een logistieke/operationele planning teneinde op die manier alle producten tijdig in de POS geleverd te krijgen. RESULTAATSGEBIED : Projects Werkt mee aan de vastlegging van projecten en zorgt voor het beheer van die projecten, in samenwerking met de desbetreffende diensten van de Nationale Loterij en eventueel met externe dienstverleners en dat alles om de logistieke aspecten te optimaliseren. COR/HRM 2/6

3 maakt offerte-aanvragen en bestekken; analyseert de ontvangen offertes en doet aanbevelingen met betrekking tot de keuze van de opdrachthouder(s); zorgt voor een vlotte coördinatie van de activiteiten alsook voor de integrale budgettaire opvolging. RESULTAATSGEBIED : OES Is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van het OES-systeem, d.w.z. de configuratie van dat systeem, de interfaces, de Pick- & Pack-infrastructuur en de RF-terminals. beslist wat er moet gebeuren wanneer er zich een probleem voordoet; is de contactpersoon / tussenpersoon ten opzichte van externe firma s, bv. leveranciers; bepaalt wat er dient te worden ondernomen om blokkeringen te vermijden, en hij zorgt ervoor dat er werkprocedures worden ingevoerd; beheert het onderhoud van het OES-systeem en van de CDC-infrastructuur. RESULTAATSGEBIED : Security Zorgt ervoor dat de veiligheids- en kwaliteitsrichtlijnen worden nageleefd en bijgewerkt, in de context van de algemene kwaliteitsborging in het CDC en in de DIS-bedrijvigheid, om op die manier te allen tijde te beschikken over juiste én betrouwbare processen en procedures, waardoor incidenten zo veel mogelijk in de kiem worden gesmoord. controleert voortdurend alle kwaliteits- en veiligheidsprocedures en processen; is verantwoordelijk voor de continuïteit van de bedrijvigheid in alle omstandigheden (BCP); fungeert als back-up-verantwoordelijke voor de veiligheid van de infrastructuur van het CDCgebouw; in die context zorgt hij ervoor dat de veiligheidsregels worden nageleefd; houdt permanent een oogje in het zeil op de correcte toepassing van het kwaliteitsbeleid zo nodig brengt hij de vereiste correcties aan; neemt deel aan de QAS-vergaderingen; neemt de opvolging ter harte van de werken die in het CDC-gebouw worden uitgevoerd. RESULTAATSGEBIED : Teamflexibility Stelt zich flexibel op ter ondersteuning van zijn collega s (bij afwezigheid, ziekte, plotse toename in het werkvolume, ) teneinde de continuïteit en de goede werking van de dienst/departement te verzekeren. COR/HRM 3/6

4 KENNIS EN COMPLEXITEIT DIPLOMA : Bachelor of gelijkwaardig door ervaring. VEREISTE ERVARING : 5 jaar ervaring KENNIS OPMERKINGEN LEVEL Talen Kennis van de 2de landstaal Engels geschreven en gesproken gesproken en geschreven Andere Kennis van de diverse logistieke processen: inbound, opslag, outbound, inventaris, transport / verspreiding; kennis van de vervoerprocessen én van de processen met betrekking tot de geautomatiseerde Pick & Pack-infrastructuur; kennis van de geldende procedures; Specialist Redactievaardigheid voor bestekken, verslagen en budgetten; kennis van People Management en kennis van projectbeheer. pc-kennis en kennis van zowel courante als specifieke software, bv. ERP, OES, enz.; Specialist COMMUNICATIE EN OVERLEG CONTACT ONDERWERP INTERN - EXTERN - BEIDE De verantwoordelijke Repair & Maintenance, Technical Services & Printing Office / De rechtstreekse chef. Informatie-uitwisseling over de dagdagelijkse bedrijvigheid, over de vordering van projecten, enz. COR/HRM 4/6

5 Het OPI-Management Team. Alle andere afdelingen van de Nationale Loterij De verantwoordelijke Aankoop en Contractbeheer. Debriefings na de vergaderingen van het Directiecomité en debriefings betreffende de gebruikelijke activiteiten. De infrastructuur, de veiligheid, het onderhoud van het gebouw, de budgetopvolging, het beheer van de Retours of de teruggegeven krasbiljetten, inventarissen, facturen, informatie-uitwisseling over vervoer, leveringen, enz. Aankopen, overheidsopdrachten, verzekeringen, schadedossiers, wagenpark, enz. De Afdeling ICT. De Afdelingen Marketing en Sales. ICT-ondersteuning, onlinegegevens, krasbiljetten, bijzondere projecten, enz. Reclamemateriaal, speciale acties, de verspreiding van krasbiljetten en speelformulieren, de planning van de Altura-vormingscursussen voor de POS, enz. De externe vervoermaatschappijen. De algemene organisatie van het vervoer. Extern Diverse leveranciers. Partners voor IT- / OES-aangelegenheden en voor de CDC-infrastructuur. De vernietiging van teruggegeven krasbiljetten, de levering van speelformulieren, de karton- en papierverwerking, de netheid en het onderhoud van het gebouw kortom: overleg over de diverse taken. Pannes, onderhoudsbeurten, algemene optimaliseringen. Extern Extern Nieuwe leveranciers. Nieuwe projecten. Extern AUTONOMIE -De functie beschikt over een ruime autonomie inzake planning en coördinatie van de diverse diensten die onder de functie ressorteren; een dergelijke zelfstandigheid geldt ook voor het dagelijks beheer van het COR/HRM 5/6

6 personeel, voor de planning van de logistieke bijstand aan de Regionale Kantoren bij ziekte of vakantie, en voor de vervoersplanning. -De functie richt zich tot de directe chef voor strategische beslissingen, voor de goedkeuring van de beheersplannen, voor overheidsopdrachten, voor verzendingsdocumenten, voor personeelsaangelegenheden (evaluatie, aanwerving, enz.), voor interne bestelbonnen en voor facturen. -De functie legt mogelijke operationele én administratieve optimaliseringen voor aan de directe chef; vervolgens wordt er over dergelijke aangelegenheden met de directe chef overleg gepleegd. VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. INFORMATIEBEVEILIGING - Respecteert het Corporate Beleid voor Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoord Spel, de gedragscode en de specifieke procedures i.v.m. de informatiebeveiliging in het kader van zijn/haar activiteiten. - Is een schakel in de ketting van een kwalitatieve dienstverlening als een element van de algemene bedrijfscultuur. - Is zich bewust van de handelingen die hij/zij verricht en van de rol die hij/zij dag in dag uit speelt om de veiligheid te waarborgen van de assets en de commerciële activiteiten van de onderneming. - Levert de noodzakelijke en ondersteunende middelen om - in het kader van zijn activiteiten - het werken volgens het beheerssysteem voor informatiebeveiliging mogelijk te maken. - Is verantwoordelijk voor het implementeren, het behouden en het continu verbeteren van het beheerssysteem voor informatiebeveiliging (ISMS). - Informeert de medewerkers over de genomen beveiligingsmaatregelen en over het belang van de WLA - en ISO-certificatie. - Controleert de uitvoering ervan in alle activiteiten van zijn diensten om de informatiebeveiliging in de dienstverlening te kunnen verzekeren en rapporteert aan de eindverantwoordelijke. VERANTWOORDELIJKHEDEN I.V.M. VERANTWOORD SPEL - Is vertrouwd met de opdracht van de Nationale Loterij en met de hoofdtaak daarvan, namelijk de spelkanalisatie. - Voelt zich betrokken in de strijd tegen spelverslaving. - Is zich bewust van zijn/haar rol van "verantwoord spel-ambassadeur" en vervult die rol ook daadwerkelijk. - Is verantwoordelijk voor de implementatie, het behouden en het continue verbeteren van het managementsysteem op het gebied van het verantwoord spel. - Informeert de medewerkers over en is verantwoordelijk voor de naleving van de ethische speelcode voor het verantwoord spel en benadrukt het belang van de European Lotteries certificatie. COR/HRM 6/6