Thamara, Caresse en Maureen

Transcriptie

1 NOTULEN OR-VERGADERING 16 JANUARI 2017 AANWEZIG: Angela (vz),, Sandra, Moniek, Marieke, juf Anja, Fenna, Berend-, Robin, Angelique, Susan, Annemarie (notulen) AFWEZIG: Thamara, Caresse en Maureen KOPIE: MR, directie 1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Angela opent de vergadering. Aan de agenda wordt toegevoegd 3b: Evaluatie kerst. Voorafgaand aan deze vergadering is de kerstviering geëvalueerd met de werkgroep kerst. Er is taart voor alle nieuwe OR-leden (en de overige leden uiteraard). 2. Vaststellen concept notulen OR d.d. 31 oktober 2016 De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. Actiepunten: - Besproken wordt wie de notulen naar de directie stuurt, of eigenlijk wordt er nog iemand gezocht voor Communicatie. Marieke wil wel dit wel doen. - heeft een nieuw lid voor de kascommissie. - De logo s voor de T-shirts zijn aangepast door. Hoeveel T-shirts uiteindelijk erbij gedrukt moeten worden en in welke maten wil Sandra wel uitzoeken. - heeft Berry (discjockey) gevraagd of hij de muziek voor het midzomerfeest wil organiseren. Reactie volgt. Ook filmpje van midzomerfeest 2016 gemaakt met de drone heeft opgevraagd. Genoemd wordt dat dit in 2017 mogelijk niet meer gedaan mag/kan worden i.v.m. veiligheid/regels. - Sandra heeft alle gegevens verzameld en zet de nieuwe adressenlijst op de Google-drive. - Angela heeft, o.a. naar aanleiding van de informatie van de huidige nieuwe ouders in de OR, een brief opgesteld die met andere info van school naar nieuwe ouders kan worden gestuurd. Hierin staat wat meer informatie over de OR, welke vieringen er door het jaar heen zijn e.d. Deze zou nog naar de directie moeten, maar Anja geeft aan dat zij dit al gedaan heeft. stelt voor om met deze informatie ook de automatische incasso voor de ouderbijdrage mee te sturen. Hij stuurt dit formulier naar Angela. - Alleen Marieke zal nog even een stukje over zichzelf schrijven + pasfoto voor Hu t nieuws. - Er wordt gevraagd wie er een nieuwe poster met alle OR-leden kan maken (smoelenposter). Er was er in het verleden ook één die op de locaties hing. Berend- wil dit wel op zich nemen, Angela zorgt dat hij de nodige info krijgt. Angela heeft de website van de Boomhut reeds aangevuld met alle nieuwe leden. 3. Jaarverslag Jaarverslag kascommissie en OR zijn af. Wordt ingezien tijdens de vergadering. Geen opmerkingen en daarmee vastgesteld. 3b. Evaluatie kerst Er was een nieuw team op de Julianalaan. Dat was even zoeken. Iedereen was gedreven en druk bezig. Volgende keer wat meer gezamenlijk starten. Er is geen vaste kerstman. Gelukkig wilde Robin de honneurs dit jaar waarnemen! Mogelijk wil hij dit volgend jaar ook wel weer een keer doen. Overall een hele gezellige avond die goed is verlopen. Opkomst Bernhardlaan viel een beetje tegen. Ideeën worden geopperd om volgend jaar duidelijke zichtbaar te maken dat er iets gezelligs voor de ouders te doen is. Bijvoorbeeld bij de uitgang gaan staan met een blad glühwein. Zo krijgt het feestje (dat zich wat meer op 1

2 de achtergrond bevindt, op het achterste plein) meer een gezicht bij de deur. De plaats van de borrel op de BL moet weer Ananders, liever laag op het plein zodat de klassen geen overlast hebben. Het vinden van hulpouders blijft ook altijd lastig. M.n. bij opruimen op BL waren de ouders schaars. Angela geeft aan dat als ieder OR-lid ook maar 1 hulp meeneemt (niet verplicht) het al genoeg is. Annemarie heeft voor de JL zelf persoonlijk een aantal ouders gevraagd. Dit bleek goed te werken. Wij als OR-leden kunnen mogelijk zelf dus meer ambassadeur zijn voor het werven van hulpouders. Het idee wordt geopperd om geld te vragen voor de consumpties, dit om de totale kosten wat te drukken. In het verleden werd dit wel gedaan, vertelt Anja. Toch denken de meesten dat dit weinig op zal leveren. Bovendien is het ook niet nodig, gezien het feit dat er voldoende budget is door de ouderbijdragen. Er zijn wat foto s gemaakt door Fenna en Robin. Overzichtsfoto s waar weinig gezichten op te herkennen zijn zouden mogelijk op de website mogen staan? Er is onduidelijkheid hierover. Mogen foto s gemaakt van de ouders buiten nu wel of niet op de website ivm privacy? Anja vraagt na bij de directie of hier een richtlijn voor is. Goed om dit dan ook echt vast te leggen, zodat deze discussie (die vaker gevoerd is) niet elke keer terugkomt, geeft aan. 4. Samenstelling werkgroepen 2017 Zie overzicht later. Werkgroep Avondvierdaagse: Fenna en Edwin(?). Of Edwin wil/kan vraagt na. Draaiboekje avondvierdaagse op Google drive is nog niet gekregen. Schaarsbergen heeft daarnaast een draaiboek elk jaar. Ouders melden zelf aan. Dit vergt enige administratie ivm de betaling die erbij komt kijken. Robin wil wel helpen met het administratieve gedeelte (Excel). Op de avond zelf zijn ook wat mensen nodig die op het grote veld de groepen opvangen met een spandoek/herkenbaar punt. Dit is er al. wil het draaiboek wel opvragen. 5. Voorbereiding Paasviering en Sponsorloop De paascommissie bestaat nu uit Caresse, Berend- en Sandra. De viering houdt in dat er flink wat boodschappen besteld moeten worden die vervolgens in pakketten over de verschillende klassen verdeeld moeten worden. Gaan we eieren verstoppen? Velen vinden dit een goed plan. Vergt wel organisatie! De commissie zal dit verder beslissen. Annemarie wil op de woensdag voor de paasviering wel meehelpen met de pakketten maken. Idee Roprarun voor de sponsorloop is binnen het team van school besproken. Anja geeft aan dat er een ander idee gekozen is / een ander plan doorgang vindt. Hoe en wat vraagt zij nog na. Ook de reden dat Roprarun niet gekozen is. Marieke (die het zou gaan organiseren) vindt het erg jammer en is benieuwd naar de reden. Temeer omdat het idee aanvankelijk met enthousiasme door Rob leek te worden ontvangen. De Julianaschool is ook benaderd en leek mee te willen doen. Marieke zoekt contact met Rob voor een uitleg hierover. Voor een sponsorloop zijn nodig een sponsor, EHBO-post, een route uitzetten. De kinderen vragen zelf sponsors. In de commissie zit nu alleen Marieke (? Wat als Roprarun niet het doel wordt). Fenna geeft aan wel te willen helpen, afhankelijk van wanneer het precies is. 6. Besteding resterend OR-bedrag De kosten van het schoolreisje van dit jaar zijn hoog, ivm de invulling: een pretpark. Er is ééns in de drie jaar een dergelijk duurder uitje, de andere twee jaren is er een educatief en een sportief uitje welke minder duur zijn. De ouderbijdrage voor de schoolreisjes is elk jaar hetzelfde. Met het bedrag wat overblijft in de goedkopere jaren wordt het duurdere schoolreisje betaald. Per saldo is er te weinig geld. Dit wordt/werd vanuit de OR- kas aangevuld. Dit is besproken door Ruud met Rob; volgens Ruud zou Rob dit verder op zich nemen en zou de OR er niks meer aan doen. Maar volgens heeft Rob de kosten niet opgenomen in zijn begroting. Vraag is nu of de OR dit dan op moet nemen en wat we daarvan vinden. Wij hebben immers helemaal geen inspraak in de invulling en kosten van het schoolreisje en het geld van de ouderbijdrage is daar ook niet voor bedoeld. Hetzelfde geldt voor het kamp. en Angela gaan in gesprek hierover met Rob. Wellicht duidelijk communiceren dat OR er verder niks in doet? Ouderbijdrage voor schoolreis en kamp verhogen? Als bijdrage voor het schoolreisje/kamp 2

3 verhoogt wordt, kan de ouderbijdrage voor de OR wellicht omlaag. Dan is alles weer zuiver en hoeven ouders niet onnodig meer te betalen en bouwen we niet zoveel reserve meer op. Anja heeft op school onder de leerkrachten een stemming gedaan welke ideeën van de OR de meeste steun krijgen. Het volgende lijstje kwam daaruit: Speelplaats: meer vertier voor groep 3 (6x): OR vraagt zich af of er geen TSO-budget is. Uitbreiding zanglessen (6x); dit kost 7500 euro. Naast dat we het veel vinden, hebben we dat budget ook niet. Misschien zijn er goedkopere opties via studenten? Entree BL aantrekkelijker maken, ook voor nieuwe ouders (5x) Geluidsinstallatie JL (3x) en BL? Theaterlessen (2x) Judolessen (2x) Voorstellingen op school bevorderen (2x) Leerkracht opleiden voor Rots en water (1x), deze kosten zijn net zo hoog als iemand inhuren, dus kan school zelf betalen Fit en vaardig (1x) Voorstellen vanuit lerarenteam: Teken/schilderlessen Aanvullen schoolreis (ijsje/friet): dit kan door leerkrachten zelf bepaald worden, als ze de kosten naast het budget leggen. Biebkasten BL Deuren verven BL: dit vinden we een taak van school zelf Bekostigen Ict kracht om kinderen te begeleiden Daarnaast had de OR ook wat kleine ideeën: - Sinterklaas: andere of extra schoencadeautje, juffen en meesters ook iets in hun schoen doen. Is al gedaan. - Kerst: nieuwe ballen en slingers zijn al gehaald - Pasen: paaseieren zoeken: zie eerder. Nieuwe computers/laptops (3x) is niet nodig volgens Jelmer. Hier is een apart potje voor. Berend- vraagt wat er met het idee voor een handvaardigheidslokaal is gebeurd? Dit is blijkbaar dit jaar niet opnieuw aangegeven door de leerkrachten of OR. We doen een stemming binnen de vergadering. Uitkomst: de meeste stemmen gaan naar meer vertier voor groep 3, het aanschaffen van een geluidsinstallatie (afhankelijk van de kosten voor elke locatie één) en het verbeteren van de entree van de BL. Er is met name gekozen voor duurzame bestedingen, ook omdat het idee leeft dat zaken als bepaalde extra lessen of zorgen voor meer voorstellingen van kinderen, meer iets is dat de school zelf zou moeten organiseren. Een en ander zullen en Angela met Rob bespreken. 7. Rondvraag en sluiting oppert dat we al kunnen / moeten gaan nadenken over de invulling van het midzomerfeest. Angela mailt hierover. Actiepunten Vastgestelde notulen naar directie, MR en op de site/communicatie Bekijken hoeveel T-shirts nodig zijn en in welke maten om bij te drukken in maart/april Marieke Sandra > 3

4 Navragen draaiboekje avondvierdaagse op Google drive en vragen of Edwin wil helpen met de organisatie Terugkoppeling of Berry muziek wil organiseren voor het midzomerfeest Terugkoppeling ontvangst ja/nee van het filmpje dat met de drone dat is gemaakt midzomerfeest 2016 Terugkoppeling over afwijzing idee Roprarun na overleg Rob Adressenlijst OR op Google Drive Marieke, Anja Sandra Aanpassen smoelenposter OR bij ingangen Berend- Formulier automatische incasso sturen naar Angela Navragen richtlijn privacy foto s website Anja Nadenken over invulling midzomerfeest Allen Terugkoppelen uitkomsten gesprek Rob over schoolreisje/kamp en budget groep-3 plein TSO Angela en Samenstelling werkgroepen 2016/2017 Sinterklaas: Caresse, Moniek en Sandra Kerst: Thamara, Maureen, Robin, Anne Marie, Angelique, Angela, Sandra (later ook Susan) Paasontbijt: Sandra, Caresse, Berend, Annemarie (helpt op woensdag met maken pakketten) Avondvierdaagse: Fenna, Edwin? (Robin helpt met Excel) Midzomerfeest: Iedereen Sponsorloop: Marieke?, Fenna? Divers: Voorzitter: Angela Secretaris en verslagleggen : roulerend (vacature) Gmail: Sandra Communicatie overig: Marieke MR: indien nodig wordt op dat moment besloten wie er gaat 4

5 T-shirts: Fenna (JL) en Sandra (BL) Schoolfotograaf: Volgende vergaderdata: 6 maart april mei juni juli 2017 (zomervakantie vanaf 17 juli) 5