Notulen ALV vergadering ZTV op 9 maart De vergadering wordt geopend om uur. De voorzitter heet iedereen welkom.

Transcriptie

1 Notulen ALV vergadering ZTV op 9 maart 2017 Aanwezig Volgens presentielijst 33 leden Het voltallige bestuur is aanwezig. Locatie ZTV Kantine PM Winkstraat 1 te Zaltbommel 1 Opening en mededelingen; vaststellen agenda De vergadering wordt geopend om uur. De voorzitter heet iedereen welkom. 2 Ingekomen stukken Er zijn 8 afmeldingen door leden voor de ALV binnengekomen. Bij de uitnodiging voor de ALV is aan de leden gevraagd vooraf vragen in te dienen over de agendastukken en de te behandelen onderwerpen. Er zijn geen vragen binnen gekomen. Paul Burgers merkt op dat hij een vraag heeft aangedragen over verwijdering van asbest van het dak. Dit zal later in de vergadering worden behandeld. In 2016 zijn geen leden overleden, helaas is begin dit jaar Jan Bom overleden. De vergadering houdt een moment stilte. 3 Notulen ALV vergaderingen in februari 2016: Er zijn geen opmerkingen over de notulen. Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de notulist. Ida van der Vaart merkt nog op dat sinds de gemaakte opmerking tijdens de vergadering van 2016 over het tekort aan vrijwilligers, zich nog altijd te weinig mensen actief voor de vereniging inzetten. 4 Jaarverslag 2016 De voorzitter meldt dat de strekking van het jaarverslag vergelijkbaar is als voorgaande jaren, waarbij deze keer wat meer aandacht is gegeven aan het feit dat het moeilijk is om voor een aantal commissies deelnemers te krijgen. Het lukt de toernooicommissies wel om voldoende bezetting te krijgen, echter voor de ondersteunende commissies echter blijft dit lastig. In dit kader noemt de voorzitter de parkcommissie die alleen bestaat uit Henk Nijhof en Piet Gloudemans. Zij verzorgen al jaren trouw het park maar tot nu toe is er, ondanks alle oproepen daartoe, geen aanvulling voor de

2 parkcommissie gekomen waarmee continuïteit voor de toekomst voor het parkonderhoud gewaarborgd zou kunnen worden. Daarnaast is er nog een vacature in het bestuur, welke ook de parkcommissie onder zijn/haar hoede zal nemen. Deze vacature is er al sinds vorig jaar. Het bestuur geeft naar aanleiding van een suggestie van Paul Burgers aan te bekijken op welke wijze het onderhoud van het park opgedeeld kan worden in deeltaken om op deze manier de instandhouding van het park te waarborgen. Er zijn geen verdere vragen over het jaarverslag. 5 Voorstel verhoging leeftijd kantinedienst Werner van Lit licht het voorstel toe: Hij geeft aan dat bij de ZTV we 108 leden hebben in de leeftijdscategorie 65+ die bovendien nog regelmatig op de tennisbaan staan. Het bestuur vindt het een goed teken dat oudere leden op sportief gebied nog zo actief zijn maar concludeert ook dat deze -oudere- leden actief betrokken kunnen worden bij de activiteiten die nodig zijn om onze vereniging draaiende te houden. Daarom wordt voorgesteld de leeftijd voor vrijstelling van de contributie deel 2 te verhogen. Vanaf 2018 zijn leden > 67 jaar vrijgesteld Vanaf 2020 zijn leden > 68 jaar vrijgesteld Vanaf 2022 zijn leden > 69 jaar vrijgesteld Vanaf 2025 zijn leden > 70 jaar vrijgesteld, Als peildatum geldt de leeftijd die iemand op 1 januari van het betreffende contributiejaar heeft. De nieuwe regeling gaat vanaf volgend jaar in. Hierdoor zal geen lid die nu op basis van leeftijd is vrijgesteld alsnog hiertoe verplicht worden. Kantinediensten zijn mogelijk bij:

3 Reguliere bardiensten Lidmaatschap van de parkcommissie of ondersteuning bij het onderhoud aan de banen, de groenvoorziening of het gebouw Assistentie bij toernooien/wedstrijden Het bestuur zal met een voorstel komen waarmee het pakket kantinediensten wordt uitgebreid. Hieraan zal voldoende publiciteit worden gegeven. Werner vraagt namens het bestuur zowel aan de aanwezige leden of er iemand is die bezwaar heeft tegen het voorstel. Geen van de aanwezigen geeft aan bezwaar te hebben. Het voorstel is daarmee aangenomen. 6 Diversen - Technische commissie deelname aan KNLTB competities Dit agendapunt wordt overgeslagen omdat de TC het beleid inzake de organisatie van de KNLTB competitie teams nog niet gereed heeft. Zodra hierover meer bekend is, zal dit gecommuniceerd worden. 7 Verslag kas commissie Ida van der Vaart, Wim van Acquooij en Eelco Gulpen vormen de kascommissie. Eelco kan helaas niet aanwezig zijn. Wim licht het verslag van de kascommissie toe. De vragen die de kascommissie naar aanleiding van de aangeleverde stukken hadden, zijn samen met de penningmeester op 28 februari 2017 in een open en constructieve sfeer besproken. De kascommissie adviseert: Een jaarlijkse evaluatie tussen bestuur en externe administrateur, eventueel samen met de kascommissie Het per omgaande opheffen van de rekening voor de skivakantie op naam van de ZTV Vereenvoudiging van de administratie samen met de administrateur/penningmeester. Het gebruik van kasgeld sterk verminderen door de introductie van elektronisch betalen. De volledige uitbanning van contant geld vormt echter een uitdaging. Het advies van de kascommissie naar aanleiding van alle controles is om decharge te verlenen voor het financiële beleid. De vergadering gaat akkoord. De kascommissie wordt bedankt voor haar inzet. Ten aanzien van het advies voor vereenvoudiging van de administratie zal het bestuur komend

4 jaar de afweging maken of dit bereikt kan worden door de administratie uit te laten voeren door een administrateur die tevens lid is van de vereniging. bij een lid van de vereniging en te bezien welke voor en nadelen hier aan verbinden zijn. Tevens zal het bestuur de andere door de Kascommissie genoemde punten, zoals opschoning van de balans en de betaling van extra vergoedingen aan de vaste krachten opnemen in haar werkpakket. Ida van der Vaart is na 3 jaar aftredend. Diversiteit in de commissie wordt op prijs gesteld. Tijdens de vergadering stelt zich helaas niemand beschikbaar en daarmee is deze functie vacant. 8 Financiën Financieel jaarverslag 2016 Alvorens Jelle Renette het woord neemt, bedankt hij eveneens de kascommissie. Er is een positief resultaat van ten opzichte van de oorspronkelijke prognose van -/ verlies. De hogere opbrengst komt doordat er gedurende het jaar nieuwe leden bijkomen waardoor we meer contributiegelden ontvangen. Daarentegen hebben de leden die opzeggen, hebben hun jaarcontributie (deels) voldaan. Ook de hogere kantineomzet zorgt voor extra marge. Door de beëindiging van abonnementen en een nieuwe energieleverancier hebben we ook wat op de kosten kunnen besparen. De vergadering heeft geen aanvullende vragen. Begroting 2017 Het begroot jaarresultaat is negatief (=verlies), met de opmerking van de penningmeester dat het een voorzichtige inschatting is. Over de verschillende rubrieken wordt de door de penningmeester nog gemeld dat: De lagere contributie ontvangt in 2017 ten opzichte van 2016 wordt verklaard door een wijziging in de structuur van de jeugdcontributie. In 2016 betaalde de jeugd nog hetzelfde contributie bedrag als de senior leden waarna een deel van deze contributie werd besteed aan een subsidie voor de trainingen. Met ingang van 2017 is de jeugdcontributie verlaagd met een bedrag dat gelijk is aan de in 2016 betaalde subsidie. Als daarvoor wordt gecorrigeerd, is de contributieontvangst in 2017 nagenoeg gelijk aan die van voor de jeugdcommissie is begroot waarvan een het grootste deel door de jeugdcommissie is ingevuld en het restant kan worden ingezet om specifieke jeugdactiviteiten met een financiële ondersteuning een extra impuls te geven de rubriek internet, telefoon, televisie en portokosten laat in 2017 een stijging zien ten opzichte van De penningmeester verwijst naar de

5 constatering van de kascommissie op het gebied van rubricering van kosten die in 2016 niet goed verlopen is. Voor 2017 bevat dit onderdeel in ieder geval het Ziggo abonnement waarmee het grootste deel van de kostenpost verklaard wordt de kasstroom blijft voor de komende jaren positief, mede omdat er geen grote investeringsuitgaven worden verwacht Er wordt door Paul Burgers gevraagd of er een reservering voor het verwijderen van asbest van het dak gewenst is. In 2024 moet alle asbest in Nederland verwijderd zijn. Werner noemt dat op de balans een onderhoudsvoorziening staat waaruit deze kosten te zijner tijd gedekt kunnen worden. In dit kader geeft de voorzitter aan dat, mede door het asbest houdende dak, besloten is de plaatsing van zonnepanelen op het dak van de kantine voorlopig uit te stellen. Door de plaatsing van panelen zou het dak vervangen moeten worden. Dit heeft tot gevolg dat de gehele kantine ontruimd moet worden en het systeemplafond verwijderd. Deze kosten zijn in 2024 minder bezwaarlijk omdat dan de renovatie van de kantine grotendeels is afgeschreven. In het verlengde daarvan is ook besloten LED verlichting voorlopig niet te plaatsen. Vanuit de vergadering wordt verzocht tegen de tijd in ieder geval bij meerdere aannemers een offerte op te vragen. De vergadering heeft geen aanvullende vragen over de begroting. Voorstel contributie 2018 Het bestuur stelt voor de contributie voor 2018 niet te veranderen ten opzichte van De contributie bestaat uit twee gecombineerde onderdelen: 1. Contributiedeel waarmee toegang wordt verkregen tot de banen. 2. Contributiedeel dat een bijdrage vormt voor de kantine. Contributie deel 1 o Senior leden: 150. o Junior leden: o 55,00 tot de leeftijd van 13 jaar o 65,00 in de leeftijd van 13 t/m 18 jaar o Studenten: 60 Contributiedeel 2: 100 te betalen door senior leden. Niet spelende leden: 25.

6 De vergadering stemt in met het contributievoorstel Naar aanleiding van een vraag van Annet Stasse geeft de penningmeester aan dat het contributie niveau voor jeugdleden zich nu zichtbaar op een met andere verenigingen vergelijkbaar niveau bevindt. De specificatie daarvan is gevoegd in de bijlage. 9 Samenstelling bestuur en commissies 2016 De samenstelling van het bestuur is als volgt: Rudolph Kroll, voorzitter en a.i. secretaris Jelle Renette, penningmeester Henry van de Berkt Werner van Lit Arjen van der Wal Vacature secretaris Vacature met aandacht voor parkcommissie Er zijn geen aftredende leden, allen zijn tot februari 2018 benoemd. De vergadering gaat akkoord met de samenstelling van het bestuur. Commissies Naar de samenstelling van de commissies wordt nog eens goed gekeken, aanvullingen/wijzigingen zijn welkom. Vervolgens wordt dit op de website aangepast. 10 Voorstellen ingediend door leden Er zijn geen voorstellen ingediend. 11 Rondvraag Door de vergadering wordt geconstateerd de kwaliteit van baan 6 met name tijdens winterse omstandigheden erg slecht is. De penningmeester geeft aan dat de renovatie van baan 6 gepland is in Stephan van de Pas informeert of het bestuur activiteiten in de richting van de gemeente onderneemt ten aanzien van een verplaatsing van het park. De voorzitter antwoordt dat anderhalf jaar geleden in gezamenlijkheid het besluit genomen om niet naar het sportpark nabij de Watertoren te verhuizen. Het bestuur ziet momenteel geen redenen om alsnog een verhuizing te onderzoeken en onderneemt daarom ook geen actie richting de gemeente. Bij grootschalige investeringen zoals vervanging van baan 6 of de verwijdering van asbest zal altijd in overweging worden genomen of dit gezien de dan geldende vooruitzichten verantwoord is.

7 Om de baanbezetting acceptabel te houden wordt bij ongeveer 540 senior leden een ledenstop gehanteerd. Met het huidige ledenbestand van 632, inclusief de jeugd, is dit niet nog aan de orde. De zes tennisbanen vormen wel een belemmering voor het grote aanbod KNLTB competitie spelers op de vrijdagavond en heeft daarom de aandacht van de TC. Bij de organisatie van toernooien blijkt volgens Stephan van de Pas dat er inzage is in veel persoonsgegevens van de leden en dat door de huidige werkwijze er de kans bestaat dat persoonsgegevens openbaar kunnen worden. De toernooi organisatie krijgt bijvoorbeeld van inschrijvende leden naast het banknummer ook een aantal persoonsgegevens. De PC in de bestuurskamer waar informatie over personen opstaat is niet beveiligd met een wachtwoord. In dit kader wordt uit de vergadering gewezen op de mogelijkheid de toegang tot (delen van) de website alleen toe te staan met een wachtwoord. Geïnformeerd wordt naar de handelwijze van de ZTV om de vertrouwelijkheid van gegevens van leden te waarborgen. De voorzitter geeft aan dat er geen geschrift is waarin in staat hoe de ZTV met dit onderwerp omgaat. Het bestuur hanteert wel het standpunt dat de ledenlijst niet voor commerciële activiteiten gebruikt wordt. Ook bevestigd de voorzitter dat er binnen de ZTV een aantal systemen actief zijn waarin ledeninformatie bewerkt en bewaard wordt. Tijdens de gedachten wisseling die volgt, geven Martin van Dam en Stephan van de Pas aan te onderzoeken op welke wijze aan de vraag vanuit de vergadering tegemoet kan worden gekomen. Het bestuur zal in hun richting een verzoek sturen. Niet alle commissies beschikken over een volledig draaiboek voor de organisatie van een toernooi/wedstrijd. Het doel hiervan is te voorkomen dat er kleine dingen misgaan. Stephan geeft aan voor het Sachem 35+ toernooi deze opstelling te maken en deze niet allen te delen met andere commissies maar ook samen met elkaar te bespreken. Door Wim van de Lagemaat wordt het belang aangegeven om de activiteiten die verricht moeten worden zoveel als mogelijk op te delen in deeltaken. Zeker de TC kan hiervan baat hebben. De verwachting is dat hiermee de betrokkenheid van de leden verhoogd zal worden. Afsluitend meldt Werner aan de aanwezigen dat degene die nog niet de nieuwe ledenpas heeft opgehaald, hiertoe de mogelijkheid bestaat om na afloop van de vergadering deze bij Werner op te halen. 12 Sluiting Om uur sluit de voorzitter de vergadering.

8 Bijlage Zaltbommel 60 Brakel 50 Rossum 55 Ammerzoden 45 Kerkdriel 58 Haaften 74 Den Bosch 58 Den Bosch 62 Den Bosch 80 Den Bosch 54 Rosmalen 56 Vught 40