Accare Manager Bedrijfsondersteuning

Transcriptie

1 Accare Manager Bedrijfsondersteuning Informatie voor belangstellenden september /12

2 Voorwoord Deze notitie is bedoeld om degenen die belangstelling hebben voor de vacature Manager Bedrijfsondersteuning bij Accare inzicht te geven in de organisatie, de functie en het gewenste profiel. De laatste paragraaf geeft praktische informatie en inzicht in de procedure. Een analyse van de situatie is de eerste fase geweest in de aanpak van de werving en selectie van een Manager Bedrijfsondersteuning. Deze notitie is tot stand gekomen na gesprekken met een aantal medewerkers uit de organisatie en het raadplegen van verschillende documenten. Meer informatie over Accare kunt u vinden op Terra Management Groep, Bert Hokken, consultant Dianne Kurvers, search consultant september /12

3 Accare Accare biedt behandeling aan kinderen, jongeren en gezinnen bij psychische problemen en de gevolgen van psychische problemen, zoals schoolverzuim, agressie of opvoedproblemen. Dat doet Accare door behandeling, opleiding en onderzoek. Accare biedt zorg op eigen locaties en in gezondheidscentra, op scholen en bij gezinnen thuis, in sociale wijk- en basisteams en middels e-health. Accare beschikt over 26 ambulante locaties in de provincies Friesland, Groningen, Drenthe, Overijssel en Flevoland. Daarnaast zijn er 2 locaties waar Accare klinische zorg biedt. Naast haar zorgfunctie heeft Accare ook een academische functie. Als universitair centrum heeft Accare expliciet de maatschappelijke opdracht om de zorg voor jeugd verder te ontwikkelen. In het Child Study Center (CSC) zijn alle opleidings- en researchactiviteiten van Accare ondergebracht. In het universitair centrum ontwikkelt Accare nieuwe vormen van zorg en doen ze onderzoek naar de effecten van diverse behandelingen. Behalve praktijkgericht onderzoek betreft het ook meer fundamenteel wetenschappelijk onderzoek, naar de aard, het verloop en de oorzaken van kinderpsychiatrische problemen. Bij Accare werken 800 gedreven professionals (ruim 580 fte). Accare heeft met vrijwel alle gemeenten in Noord-Nederland en delen van Overijssel en Flevoland contracten. Kinderen, jongeren en hun ouders kunnen in die gemeenten bij Accare terecht met een verwijzing van de huisarts of het sociaal wijk- of jeugdteam. Kinderen, jongeren en hun ouders uit ándere gemeenten kunnen ook bij Accare terecht, bijvoorbeeld in geval van complexe intensieve zorgvragen, second opinions en specifieke hulpvragen over problematieken waarover Accare vanuit haar academische achtergrond extra veel kennis in huis heeft. Missie en visie Ieder kind heeft het recht om mee te doen, thuis, op school en met vrienden. Accare helpt daarbij als het nodig is. Met kundige, betrokken en verantwoordelijke medewerkers, die weten wat goed werkt bij problemen in opgroeien en opvoeden. We ontwikkelen die kennis door wetenschappelijk onderzoek te doen en we dragen die kennis over door het verzorgen van opleidingen en trainingen. Voor onze eigen medewerkers, maar ook voor collega s uit andere organisaties en het bredere werkveld. We zijn bij uitstek goed in het verbinden van kennis, opleiding en hulp. Met die expertise willen we bijdragen aan de verdere ontwikkeling van goede jeugdhulp. want ieder kind heeft ook recht op de best mogelijke hulp als meedoen (even) niet lukt. september /12

4 . Voor elke behandeling bij Accare gelden de volgende uitgangspunten: Evidence based practice: er wordt gebruik gemaakt van de best bewezen behandelmethoden. Maatwerk: aansluiting bij de specifieke hulpvraag van het kind en/of de ouders. Stepped care: er wordt begonnen met zo licht mogelijke hulp, zwaardere hulp wordt pas ingezet als lichte hulp niet werkt. Zo kort mogelijk. Het combineren van deze punten vergt grote expertise. Accare heeft die expertise in ruime mate in huis. Externe ontwikkelingen De transitie jeugdzorg heeft de afgelopen jaren veel van de organisatie gevraagd. Er moet meer gedaan worden en er moeten nieuwe dingen gedaan worden met minder middelen. De organisatie heeft zichzelf opnieuw moeten uitvinden want bijna niets was nog vanzelfsprekend. In 2015 is de jggz, net als de (provinciale) jeugdzorg en (AWBZ gefinancierde) jlvb overgegaan naar gemeenten. Dit was zowel voor gemeenten als zorgaanbieders een verandering van ongekende orde. De transitie jeugdzorg was/is echter ook een kans om de kwaliteit van de hele jeugdzorg te versterken. Accare is de transitie jeugdzorg goed doorgekomen. Accare staat er financieel goed voor en is in het nieuwe jeugdhulplandschap een zichtbare en gerespecteerde gesprekspartner. Niet alleen voor opdrachtgevers, maar ook voor collega-aanbieders. Dat heeft Accare te danken aan de manier waarop zij zich heeft opgesteld in de transitie en in de samenwerking: Accare heeft aangepakt, meegedacht en expertise en kennis gedeeld. Dat wordt erg gewaardeerd. Het grootste deel van de activiteiten is in 2016 gefinancierd vanuit de Jeugdwet i.c. vanuit gemeenten, veelal in regio s verenigd. Circa 10% van de omzet betreft jongeren en volwassenen van 18 jaar en ouder. Deze zorg wordt gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet. De jeugdhulp en de visie op jeugdhulp zullen ook de komende jaren nog volop in ontwikkeling zijn. De hulp zal bijvoorbeeld minder gericht zijn op het behandelen van aandoeningen maar meer op het voorkomen van negatieve maatschappelijke gevolgen daarvan. Nieuwe ideeën over gezondheid en de eigen regie en verantwoordelijkheid van burgers geven uitdrukking aan deze ontwikkeling. Instellingen zoals Accare spelen daarop in en denken actief na over hoe ze als sector kunnen investeren in de psychische gezondheid van jeugdigen en hun opvoeders. De komende twee jaar zal Accare haar tijd en energie inzetten op het borgen van de kwaliteit van zorg en het op orde brengen van de ondersteuning die daarvoor nodig is binnen het bedrijf. september /12

5 De organisatie Accare is een behoorlijk platte organisatie. Er is bewust gekozen voor korte lijnen. Accare werd tot 2014 geleid door een tweehoofdige Raad van Bestuur en vervolgens door een eenhoofdige Raad van Bestuur. Gekozen is om de organisatie platter te maken en de directielaag te laten vervallen, gelijktijdig is gekozen om weer met twee bestuurders te gaan werken. In augustus 2017 is een tweede bestuurder benoemd. De bestuurders zijn samen eindverantwoordelijk voor wat Accare bereikt en zij geven leiding aan de Regiomanagers en de Centrale Diensten. De Centrale Diensten zijn, hoewel er een collegiaal bestuur plaatsvindt, primair het aandachtsgebied van de nieuw aangetrokken bestuurder. Accare kent 7 regioclusters: Groningen/UC, Drenthe West, Friesland, Groningen Oost/Drenthe Zuid- Oost, Overijssel-Oost, Overijssel-West en Intensieve zorg. In het regiocluster Intensieve zorg zijn de (resterende) klinische functies, inclusief de hier nauw op aansluitende intensieve ambulante ondersteuning, ondergebracht. De regio s kennen een duale aansturing. De Regiomanagers zijn verantwoordelijk voor hun regio en faciliteren de professionals. De professionals zelf hebben een belangrijke stem in het vormgeven van de zorg. Dat doen ze in het contact met hun cliënten, in samenspraak met hun inhoudelijk manager en via hun bijdrage aan de kennislijnen. De Raad van Bestuur en de Regiomanagers toetsen samen met de Manager Bedrijfsondersteuning of de ontwikkelingen binnen de regio passen binnen de ontwikkelingsrichting van Accare. De regio s opereren met een grote mate van autonomie, om goed te kunnen inspelen op de regionale verschillen in vraag en samenstelling van het werkveld. Ze worden daarin ondersteund door de Centrale Diensten van Accare. De centrale diensten van Accare bestaan uit de dienst bedrijfsondersteuning, HRM-advies, Kwaliteit & Advies, Communicatie en het Child Study Centre. De dienst bedrijfsondersteuning bestaat uit de afdelingen control, administraties, ICT, facilitair en vastgoed. september /12

6 Hieronder het organogram van Accare: september /12

7 De Dienst Bedrijfsondersteuning De dienst bedrijfsondersteuning (totaal 67 medewerkers) van Accare bestaat uit de volgende onderdelen/functies: Manager bedrijfsvoering (1fte) vacant Control (10) Administraties (16) ICT/facilitair (40) Manager control Manager administraties Manager ICT/facilitair 4 controllers 2 BI specialisten 1 sr adviseur AO/IC 1 vastgoedadviseur 2 salarisadministrateurs 3 medewerkers P&O 2 sr medewerkers P&O / functioneel beheer. 4 medewerkers productadministratie 2 medewerkers financiele administratie 2 medewerkers rapportage en beheer 4 functioneel beheer 2 technisch beheer 1 functioneel beheer/ trainer online behandeling Manager ICT/facilitair 1 facilitair adviseur 4 medewerkers servicedesk 4 medewerkers technische dienst 2 medewerkers agrarische dienst 3 huismeesters 18 medewerkers huishoudelijke dienst september /12

8 Grosso modo wordt de dienst Bedrijfsondersteuning door het management van Accare gewaardeerd. Verbeteringen in de dienstverlening zijn echter mogelijk en noodzakelijk. Een grotere pro-activiteit in een sterk veranderende omgeving is daarbij van belang. Speciale aandacht gaat nu uit naar de afdeling Administraties. Na de transitie in 2015 zijn er achterstanden ontstaan, die risicovol genoemd moeten worden. Na het vertrek van de Directeur Bedrijfsondersteuning is een interim directeur aangetrokken om er zorg voor te dragen dat ook de administraties weer op orde komen, zodat eventuele risico s weer overzichtelijk en beheersbaar zijn. Niet verwacht wordt dat de interim directeur met deze opdracht klaar zal zijn, voordat de nieuwe Manager Bedrijfsondersteuning zal aantreden. Van de nieuwe manager wordt hierin een forse bijdrage verwacht. Belangrijke thema s zijn voor de Dienst Bedrijfsondersteuning de komende jaren: Accare is over 1 jaar een organisatie die haar bedrijfsorganisatie zo op orde heeft dat nieuwe regelgeving en andere eisen vanuit de omgeving pro-actief worden opgepakt en altijd tijdig geïmplementeerd. Accare kan niet alleen vanuit inhoud, maar ook vanuit bedrijfsondersteuning flexibel reageren op veranderingen in het speelveld. Dit doen we vanuit kennis die ons een gewaardeerde en meedenkende gesprekspartner maakt in de relatie met externen zoals financiers. Het administratief en financieel beheer rondom productie en opbrengsten is de afgelopen twee jaar steeds complexer geworden. Het is een tour de force om dat op orde te krijgen, te houden en tegelijkertijd proactief mee te denken. Onderwerpen als contractbeheer, informatiemanagement en databeheer, zorgverkoop en de overgang van DBC-registratie (Accare-breed) naar registratie in JOZ-producten (per regio verschillend) zullen goed op orde en geborgd moeten zijn. Ook huisvesting en facilitaire ondersteuning moeten er aan bijdragen dat medewerkers op een flexibele en doelmatige manier kunnen werken. Een belangrijk thema voor de komende jaren is bijvoorbeeld het verder uitwerken van de plannen voor de locatie van de klinische voorzieningen. Daarnaast wordt er hard aan gewerkt om het inmiddels vrij uitgebreide wagenpark steeds groener te maken. Een van de grote uitdagingen is verder om alle professionals op alle plaatsen binnen Accare verbonden te houden met de kennis die er is ontwikkeld. Daarvoor is een goed en goed beheerd kwaliteits- en kennismanagement systeem nodig: waar je ook bent, binnen of buiten Accare, je kunt de meest recente informatie die je nodig hebt (bijv. welke collega expert is op een bepaald gebied of de meest up-to-date versie van een richtlijn) gemakkelijk vinden. De voorbereiding naar de stelselwijziging in 2018 ten aanzien van de DBC s.. september /12

9 Manager Bedrijfsondersteuning, de functie De Manager Bedrijfsondersteuning geeft leiding aan de afdelingen Control, Administraties en facilitair/ict. Deze afdelingen staan ieder onder leiding van een manager. In totaal werken er 66 medewerkers bij de Dienst Bedrijfsondersteuning. Doelstelling De Manager Bedrijfsondersteuning fungeert als zakelijk business partner voor de Raad van Bestuur en de Regiomanagers. Hij/zij is verantwoordelijk voor het ontwikkelen dan wel vormgeven van het vast te stellen strategisch en tactisch beleid op de gebieden control, administraties, ICT, facilitair en vastgoed. De Manager Bedrijfsondersteuning is erop gericht om (strategische) samenwerking te realiseren. De Manager Bedrijfsondersteuning is een kritische en integere gesprekspartner van bestuur en management en een belangrijk geweten van de organisatie. Om deze rol goed te kunnen vervullen is het noodzakelijk dat de informatie tijdig en volledig transparant wordt verstrekt. De nieuw aan te trekken manager geeft richting en leiding aan de ontwikkeling van de totale bedrijfsondersteuning. Speciale aandacht dient de komende periode worden gegeven aan de inrichting van bedrijfsvoeringsprocessen en het ontwikkelen van een adviescultuur die bijdragen aan de omslag naar een proactieve wijze van bedrijfsondersteuning. Hij/zij voorziet structureel en tijdig de Raad van Bestuur en de Regiomanagers van managementinformatie zodat zowel op centraal als decentraal niveau adequate besluitvorming kan plaatsvinden. De Manager Bedrijfsondersteuning faciliteert het ondernemerschap van de managers, bijvoorbeeld in het opstellen van kostprijsberekeningen, overzichten, raad en advies op de diverse bedrijfsvoering terreinen. De basishouding van de Manager Bedrijfsondersteuning is niet iemand die alleen de problemen signaleert, maar samen met zijn managers met de benodigde oplossingen komt. Resultaatgebieden Informeren, adviseren en ondersteunen van de Raad van Bestuur en Regiomanagers, mede vaststellen van de strategie en bewaken dat het beleid van de ondersteunende diensten op tactisch en operationeel niveau voldoet aan de gemaakte afspraken. Het vooraf signaleren van financiële kwesties, zodat deze daar waar mogelijk door wijzigingen in het beleid voorkomen kunnen worden. Leidinggeven in directe zin aan de managers en in indirecte zin aan alle medewerkers van de Dienst Bedrijfsondersteuning, op dusdanige wijze dat zij in staat zijn hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en daar plezier aan beleven, het creëren van een constant leer- en verbeterklimaat en het efficiënt en effectief inrichten van de organisatieprocessen. Het verder uitbouwen van een cultuur waarbij open wordt gecommuniceerd en verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden neergelegd. september /12

10 De organisatie, vanuit het gegeven van constante organisatieontwikkeling in control houden, waarbij snel en compleet zicht is in de resultaten van het gevoerde beleid en de voortgang. De Raad van Bestuur en Regiomanagers ondersteunen bij de onderhandelingen met verzekeraars/gemeenten/derden en er voor zorgen dat de organisatie maximaal aanvullende financieringsmogelijkheden benut. Het zorgdragen dat de organisatie ICT-technisch en facilitair optimaal ondersteund wordt. Het adequaat voorbereiden van de stelselwijziging in 2018 ten aanzien van DBC s. De Manager Bedrijfsondersteuning ontvangt hiërarchisch leiding van de Raad van Bestuur en is lid van het Algemeen Management Team (AMT). Het AMT komt maandelijks bijeen. Daarnaast woont de manager eens in de twee maanden het Behandelaars Management Team bij. Overwogen wordt om een ander vergaderschema in te stellen. De komende periode zullen de volgende zaken ruime aandacht vragen van de nieuwe manager bedrijfsondersteuning: - Het op orde brengen en borgen van de financieel administratieve processen waardoor er actuele stuurinformatie aanwezig is bij de Raad van Bestuur en de Regiomanagers. - Het versterken van de financiële functie. - Het zorgdragen voor rapportages waardoor eventuele risico s zo snel mogelijk in kaart zijn gebracht. - Verdere inrichting, ontwikkeling en verankering van de planning & control cyclus als verbindende functie in de organisatie. - Ontwikkelen van een meer klantgerichte en adviserende dienstverlening en attitude. september /12

11 Manager Bedrijfsondersteuning, het profiel Geschikte kandidaten herkennen zich in het volgende profiel: Academisch werk- en denkniveau; een afgeronde opleiding bedrijfseconomie of bedrijfskunde met sterk financiële inslag Minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring in aansturing van teams en bedrijfsprocessen; Aantoonbaar succesvol in verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering en het managen van organisatiekundige/verandervraagstukken; Aantoonbare ervaring met het financieel in control houden van een organisatie werkzaam in de gezondheidszorg; Visie op de aandachtsgebieden van control, administraties, ICT, facilitair en vastgoed; Uitstekende communicatievaardigheden op verschillende niveaus; Kennis van financiering/wet- en regelgeving gericht op de gezondheidszorg/ggz kan een pré zijn. Verder wordt hij/zij gekenmerkt door: Goed analytisch vermogen en abstractieniveau. Groot gevoel van verantwoordelijkheid. Zelfstandigheid en ondernemerschap. Inspirerend leiderschap dat beweegt tot ontwikkeling en zelf organiseren. Affiniteit met de gezondheidszorg. Wij zoeken kandidaten die op basis van vakmanschap gezagvol kunnen handelen. Hij/zij is ondernemend en proactief waar het gaat om mee- en bedenken van nieuwe diensten en samenwerkingsverbanden. Is een innovator met een dienstverlenende instelling. Naar derde partijen is de kandidaat een degelijke gesprekspartner en representatief. Als leidinggevende is de Manager Bedrijfsondersteuning besluitvaardig en toegankelijk, met een prettige, menselijke en zakelijke stijl die gericht is op ontwikkeling van managers en medewerkers. Hij/zij schuwt de confrontatie niet en weet medewerkers en teams te inspireren tot vernieuwing en samenwerking. Werkt vanuit vertrouwen en staat tussen de medewerkers. Is aanspreekbaar en draagt bij aan het algemeen beleid; ook buiten de eigen portefeuille. Implementatiekracht en kunnen afmaken zijn belangrijke kwaliteiten die zullen bijdragen om deze positie succesvol in te kunnen vullen. Uiteraard onderschrijft de geschikte kandidaat de doelstellingen en waarden van de organisatie. september /12

12 Praktische informatie en de procedure De omvang van het arbeidscontract is 36 uur per week. De standplaats voor de functie is Assen. Er wordt een jaarcontract geboden met uitzicht op een vast contract bij gebleken geschiktheid. Accare past de CAO GGZ toe. De functie is ingeschaald in FWG 75. Terra Management Groep werft en selecteert kandidaten en zal een voorstel van geschikte en gemotiveerde kandidaten aan Accare voorleggen in de vorm van een presentatie van curricula vitae. De selectie- en benoemingsprocedure die daarop bij Accare volgt, wordt door Terra begeleid. Wanneer u geïnteresseerd bent in deze interessante functie, ontvangt Terra Management Groep uiterlijk 22 oktober a.s. uw curriculum vitae met daarin per functie een korte beschrijving van uw gerealiseerde resultaten van uw bijdrage aan de doelstellingen van de desbetreffende organisatie(s) alsmede een motivatiebrief. U kunt uw sollicitatie uploaden middels een link bij de vacature op onze site. Wanneer uw profiel voldoende aanknopingspunten biedt, nodigen wij u uit voor een kennismakingsgesprek met een consultant van Terra Management Groep. Deze gesprekken vinden in beginsel plaats in de weken 43 en 44. Op 8 november a.s. zal Terra haar presentatie doen aan Accare. De twee gespreksrondes met de sollicitatiecommissie van Accare zijn gepland op 16 november en 22 november. Het arbeidsvoorwaardengesprek is gepland op 27 november. Het is de bedoeling de procedure vóór 1 december a.s. af te ronden. Wilt u ons laten weten of u in deze periode beschikbaar bent voor gesprekken? En hoe u anders eventueel wel bereikbaar bent. Wilt u bij uw sollicitatie vermelden op welke plek u de vacature heeft gezien? Voor resterende vragen kunt u ons bellen of en. Dianne Kurvers, Search Consultant Terra Management Groep Telefoon terra@terragroep.nl september /12