1. Opening. De Voorzitter opent de vergadering en heet eenieder hartelijk welkom.

Transcriptie

1 NOTULEN van de openbare vergadering van de Commissie Bestuur van de gemeente Berkelland, gehouden op 12 juni 2012, na afloop van de Commissie Ruimte bij H.C.R. Prinsen te Haarlo. Aanwezig: de heer M.T.J.M. Bouwmeesters (CDA), voorzitter, de heer J.A. Bannink, raadsgriffier, mevrouw M.M.E. Baarssen (Gemeentebelangen), mevrouw R.P. Hoytink-Roubos (CDA), de heer J.R. Jonk (CDA), de heer S. Nijhuis (GroenLinks), de heer H. Pelle (PvdA), mevrouw J.A. Pot-Klumper (Gemeentebelangen), de heer W.G.J. Roekevisch (VVD), de heer E.M.M. Roosenboom (Ondernemend Berkelland), de heer H.M. Sieben (GroenLinks), de heer A.J. Visser (Ondernemend Berkelland), mevrouw J.A. Wannink (VVD), de heer G.A. Westra (D66), de heer W.J. van Wijck (D66), de heer J.J.W. Zappeij (PvdA). Voorts aanwezig: de heer H.L.M. Bloemen, burgemeester, de heer J.B. Boer, wethouder (D66), de heer L.J.H. Scharenborg, wethouder (CDA), diverse raadsleden, diverse overige belangstellenden. Afwezig: de heer P.T.M. Knuvers (GroenLinks), mevrouw J. Kuipers-Berfelo (D66), de heer D. Meijerink (PvdA). 1. Opening. De Voorzitter opent de vergadering en heet eenieder hartelijk welkom. 2. Spreekgelegenheid voor het publiek. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 3. Vaststellen agenda. De heer Westra en mevrouw Pot verzoeken bij agendapunt 8 enkele opmerkingen te mogen maken. De Voorzitter stemt hiermee in. De agenda wordt overeenkomstig vastgesteld. 4. Vaststelling notulen van de openbare vergadering van 10 mei De notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 5. Toezeggingenlijst. Er worden geen opmerkingen gemaakt. 6. Voorbereiding en rapportage vanuit de gemeenschappelijke regelingen. Er zijn geen mededelingen. 1

2 7. Mededelingen van het college in het kader van de actieve informatieplicht. Burgemeester Bloemen deelt mede dat budget beschikbaar is en afspraken zijn gemaakt voor het maken van een cultuurhistorische beschrijving van de gemeente Berkelland. Het Gelders Genootschap is verzocht hiervoor te zorgen, samen met de historische verenigingen. De beschrijving is gereed en zal volgende week officieel aan spreker worden aangeboden in de Commissie Cultuurhistorie. Hij zou het vervelend vinden wanneer commissie en raad dit in de krant moeten lezen en deelt daarom vast mede, dat dit zal gebeuren. De cultuurhistorische beschrijving is een belangrijke onderlegger voor het culturele beleid en beschrijft de parels, kronen en gouden randen van de mooie gemeente Berkelland. De informatie wordt voor kennisgeving aangenomen. 8. Jaarverslag en jaarrekening De heer Westra uit namens de fractie van D66 de complimenten aan iedereen die heeft meegewerkt aan het tot stand komen van de jaarrekening Hij bedankt ook de accountant voor de inzet. Het is opportuun om aandacht te besteden aan een aantal punten uit de jaarrekening, zoals de heer Jonk al eens naar voren heeft gebracht. Over de kapitaalslasten van ,= ten laste van het resultaat is afgelopen najaar uitgebreid gesproken bij de behandeling van het wijzigingsvoorstel voor de afschrijvingsmethode. Daardoor ontstaat de komende jaren vermindering van de kapitaalslasten. *Spreker vraagt zich af hoe het mogelijk is dat het project Beleef de Berkel met een bedrag van ,= uit de pas is gaan lopen. Dit komt volledig ten laste van het resultaat. Het bedrag valt niet op tussen alle meevallers, maar is aanzienlijk. Hij vraagt welke rol de gebouwen in de toekomst hierin spelen. Structureel is een positief resultaat behaald van ,=, waarvan ,= bestaat uit opbrengst uit de ozb. In het coalitie akkoord is een gelijkblijvende ozb afgesproken. Om de nullijn te houden voor 2013 wil zijn fractie genoemde ,= gebruiken voor de dekking van de voorgenomen 1¾% inflatiecorrectie, die hierdoor achterwege kan blijven. Om de begroting 2011 sluitend te krijgen is ,= uit de algemene reserve gehaald. Nu blijkt dat, ondanks een paar extra afschrijvingen, een positief resultaat is behaald van totaal 2,5 miljoen. Dat is een stevige afwijking ten opzichte van de begroting. Voor de komende jaren acht hij het van belang dat de afwijkingen ten opzichte van de begroting zo klein mogelijk worden gehouden. Bij afwijkingen zoals in 2011 wordt besluitvorming voor de raad heel moeilijk, zeker gelet op de bezuinigingen die Berkelland zullen bereiken. Bij behandeling van de najaarsnota zal min of meer duidelijk moeten zijn, hoe het resultaat van het jaar eruit komt te zien. De fractie van D66 is benieuwd hoe het voorliggende resultaat van 2011 uiteindelijk uitwerkt op de meerjarenbegroting. Zijn fractie stemt in met de door het college voorgestelde winstbestemming. Mevrouw Pot stelt dat een prima rapportcijfer is verleend door de accountant in het kader van rechtmatigheid en getrouwheid. Zij uit hiervoor haar complimenten. Commissie en raad zitten er niet alleen om complimenten uit te delen, maar ook om kritisch naar de beleidsstukken te kijken. De aanbevelingen van de accountant leest ze met belangstelling. Eén van de aanbevelingen is, dat al een aantal jaren wordt gesteld dat meer moet worden gewerkt aan interne controles. Er is vooruitgang, maar het kan nog steeds beter. Zij vraagt of dit zal lukken. De organisatie verandert. Er gaan mensen weg en niet alle plekken in de ambtelijke organisatie worden opgevuld. Er zijn dus minder handen om het werk te doen. Spreekster vraagt of er een beleid aan ten grondslag ligt welke taken wel of niet meer uitgevoerd gaan worden, om ook de interne controles te kunnen uitvoeren. 2

3 De heer Boer zegt het betoog ten aanzien van de ,= van de heer Westra te hebben aangehoord. Indien dit voorstellen zal opleveren voor de toekomst, ziet hij deze met belangstelling tegemoet. Met betrekking tot Beleef de Berkel loopt Berkelland wel in de pas. De kosten zijn allemaal betaald, terwijl de opbrengsten achterblijven, omdat de verkoop van een aantal panden nog niet is geeffectueerd. Zodra dit is gebeurd, wordt het verschil vrijwel opgeheven. *In het kader van de managementletter en alle momenten waarop de accountant reageert, worden vaak opmerkingen gemaakt om iets te kunnen opmerken. Er komen steeds strengere eisen op de accountantswereld en accountants dienen zich in te dekken voor risico s. In drie van de vier aanbevelingen van de accountant op de managementletter herkent het college zich niet. Het college is niet bereid deze over te nemen. Het is overigens begrijpelijk dat de opmerkingen gemaakt zijn. De accountant heeft in feite toegegeven dat het standaard is, dat dergelijke opmerkingen worden gemaakt. Ook in het rapport van de Rekenkamercommissie kunnen altijd verschillende aanbevelingen vooraf al worden verwacht. Het verbeteren van de communicatie en meer betrekken van de burger kan altijd. Spreker stelt dat de situatie intern bij de gemeente Berkelland goed is geregeld, ook op het moment dat mensen vertrekken. Dit erkent de accountant en toch wordt de opmerking gemaakt, dat het beter kan. Gesteld is dat de voortgang van de bezuinigingen beter in beeld moet worden gebracht. Hiervoor zijn zelfs staafdiagrammen in kleur toegevoegd in de voorjaarsnota en najaarsnota. Het is een terechte vraag dat altijd alert moet kunnen worden gereageerd, maar het college is er van overtuigd dat de situatie goed voor elkaar is en dat geen extra maatregelen behoeven te worden genomen. De heer Westra stelt dat de wethouder de begroting en werkelijke resultaten niet verduidelijkt. Spreker heeft geïnformeerd naar de mogelijkheden om nauwkeuriger te kunnen plannen en begroten zodat er minder grote afwijkingen ontstaan. Hij vraagt hoe groot het risico is op 2,5 miljoen negatief, in plaats van het huidige positieve resultaat. Ten aanzien van Beleef de Berkel kan de begroting goed zijn, maar deugt de dekking niet, indien wordt uitgegaan van verkochte panden terwijl de verkoop nog niet is gerealiseerd. Mevrouw Pot reageert verbaasd op de reactie van de wethouder naar aanleiding van het accountantsverslag. Het blijkt dat het college de aanbevelingen van de accountant niet serieus neemt. Op welke manier moet de raad dan het accountantsrapport lezen. De heer Roosenboom had al willen interrumperen toen de heer Westra voorstelde de inflatiecorrectie op de ozb niet te willen toepassen. De fractie van Ondernemend Berkelland heeft dit al twee jaar voorgesteld bij behandeling van de voorjaarsnota. Nu draait D66 opeens om en wil de inflatiecorrectie niet doorvoeren. Wellicht is dit een punt van overweging en bezinning voor de behandeling van de voorjaarsnota. De heer Westra interrumpeert met de opmerking dat twee jaar niet tot het afwijzen van de inflatiecorrectie is overgegaan, omdat er onvoldoende dekking was. Nu heeft zijn fractie een structurele dekking gevonden. Daarom is het gewenst de inflatiecorrectie op de ozb te laten vervallen. De heer Roekevisch wijst er op dat sprake is van een incidentele dekking, omdat incidenteel 2,5 miljoen extra inkomsten voor de ozb aanwezig zijn. Dit terwijl er een structureel tekort op de meerjarenbegroting aanwezig is. 3

4 De heer Jonk zal bij behandeling van de voorjaarsnota terugkomen op de bedragen van ,= en de inflatiecorrectie voor de ozb, welke bedragen aardig met elkaar overeen komen. Gezien de economische situatie van Nederland en Berkelland is het geen gek idee om hierin afstemming te creëren. De heer Westra interrumpeert met de opmerking dat hij het bedrag, dat uit de jaarrekening naar voren is gekomen, moest benoemen en in een bepaalde positie wilde sturen. De heer Boer licht toe dat er weinig structurele meevallers te verwachten zijn voor de toekomst. Hij bestrijdt ook dat het bedrag van ,= structureel is, want dit is een incidentele opbrengst. Voor 2013 kan het bedrag worden benut en door de heer Westra is verzocht om de inflatiecorrectie voor 2013 niet toe te passen, dus dat zou daardoor kunnen worden gedekt. De heer Westra merkt op dat hij het absoluut niet eens is met de portefeuillehouder. Er is sprake van een structureel bedrag, omdat het een meeropbrengst betreft die niet in de begroting staat. Het bedrag komt volgend jaar weer terug, want er vindt geen verandering plaats. De heer Boer zegt te bestrijden dat de post niet zou kunnen worden veranderd. Gelet daarop acht hij het bedrag niet structureel. Omdat er weinig structurele meevallers zijn, zullen de uitslagen in de toekomst een verrassingseffect geven. Indien bij Hameland geld terugvloeit, omdat de reorganisatie goedkoper uitvalt dan gepland, dan is er opeens ,= beschikbaar. Zo zijn er meer onzekerheden die positief of negatief kunnen uitvallen. Het is geen beleid om de jaarrekening altijd een overschot te laten hebben van een paar miljoen euro. Getracht wordt de begroting zo nauwkeurig mogelijk samen te stellen, maar het college heeft financieel niet altijd alles in de hand. *De kosten van Beleef de Berkel drukken op de begroting omdat de genoemde panden nog niet zijn verkocht. Zodra tot verkoop kan worden overgegaan wordt het resultaat positiever. In vergelijking tot de bouw van het nieuwe gemeentehuis stelt hij, dat de panden die voor de dekking dienden, nog in de verkoop staan. Toch is het project begrotingstechnisch verwerkt, dus bij verkoop zal op termijn een incidentele meevaller ontstaan. *Spreker heeft getwijfeld voordat hij de opmerking over de accountant maakte. Hij heeft zijn mening toch uitgesproken, omdat hij hier achter staat. Het accountantsrapport moet overigens serieus worden gelezen voor wat betreft de getallen; voor de aanbevelingen kunnen kanttekeningen in acht worden genomen, die hij heeft geuit. *De meevaller van 2,5 miljoen lijkt spectaculair, maar betreft slechts circa 3% van de begroting. De Voorzitter wijst er op dat de accountant voor de raad werkt. In die hoedanigheid is door de accountant toegezegd dat eventuele vragen via mail aan de griffie kunnen worden ingediend, waarna de accountant zo snel mogelijk zal reageren. In het verleden kwam de accountant tijdens een commissievergadering een toelichting geven. Hij constateert dat het voorstel als hamerstuk kan worden geagendeerd voor de aanstaande raadsvergadering. Het voorstel zal als hamerstuk worden geagendeerd voor de aanstaande raadsvergadering. 9. Begroting 2013 Openbaar Lichaam Crematoria Twente. Het voorstel zal als hamerstuk worden geagendeerd voor de aanstaande raadsvergadering. 4

5 10. Uitzenden raads- en commissievergaderingen via internet inclusief digitale archieffunctie. De Voorzitter merkt op dat vanavond gesproken wordt over het principe of commissie en raad willen overgaan op het nieuwe systeem. Het is niet de bedoeling dat allerlei technische vragen en realisering naar voren worden gebracht. De heer Pelle zegt de stukken met belangstelling te hebben gelezen en acht het een goede keuze om tot uitzending van raads- en commissievergaderingen via internet over te gaan. De PvdA fractie stemt dus in principe in met het voorstel. Er zitten veel voordelen aan, maar er zijn ook enkele nadelen, die al in de pers verschenen zijn. De betrokkenheid tussen burger en politiek wordt zeker vergroot. Hij benadrukt dat het nieuwe systeem goed moet functioneren. Bij twijfel en als nog niet alles helemaal in orde is, zal de invoering moeten worden uitgesteld tot alle hobbels zijn opgelost. Spreker stelt voor de situatie na een jaar te evalueren om te beoordelen of teruggegaan moet worden naar het oude systeem. Hij hoopt dat dat niet het geval zal zijn. Mevrouw Baarssen merkt op dat sprake is van een digitaal tijdperk en dat de gemeente Berkelland met haar tijd mee dient te gaan. De vraag is echter of al op dit moment moet worden gekozen voor het uitzenden van raadsen commissievergaderingen via internet. Zonder negatief te zijn over het systeem, wil spreekster een aantal kritische kanttekeningen plaatsen. *Onderschat wordt hoeveel menselijke handelingen nodig zijn om het systeem goed te laten slagen. *Het microfoonsysteem moet probleemloos werken. De afgelopen jaren is dit niet altijd het geval geweest. De ene keer te hard, dan te zacht en een andere keer weer gepiep. *Wat gebeurt er als de techniek Berkelland in de steek laat op een avond? Want dan is er helemaal niets. *Aangegeven is, dat via de zoekmachine op onderwerp kan worden gezocht. Vervolgens moet de hele discussie over het onderwerp worden gevolgd. Bij de papieren versie lees je sneller door het agendapunt heen, van linksboven naar rechtsonder, om te vinden wat iemand zoekt. Of het nieuwe systeem tijdsbesparing oplevert, vraagt zij zich af. *Ze vraagt of onderzoek is gedaan naar de behoefte om naar de vergaderingen te kijken via internet. In het digitale tijdperk zijn er toch nog mensen die geen internet hebben, of die er niet handig mee zijn. Deze mensen worden benadeeld. De heer Roekevisch interrumpeert met de opmerking dat alleen zou worden gediscussieerd of al dan niet op het nieuwe systeem zal worden overgegaan. Het is niet de bedoeling dat alle technische aspecten naar voren worden gebracht. De Voorzitter sluit zich hierbij aan. Het gaat vanavond om een principe uitspraak, niet om alle toeters en bellen die hieraan verbonden zijn. Daar zal later bij de uitvoering op ingegaan moeten worden. Dat is niet aan de raad. Hij geeft mevrouw Baarssen toestemming om haar betoog af te maken. Mevrouw Baarssen wijst er op dat de voor- en nadelen goed moeten worden afgewogen, om een juiste mening te kunnen geven. De Voorzitter stelt dat een opmerking over probleemloos functioneren van het systeem logisch is. Mevrouw Baarssen vraagt welke oplossing zal worden geboden aan de doven en slechthorenden binnen Berkelland. Zij ondersteunt het verzoek van de heer Pelle om het nieuwe systeem na circa een jaar te evalueren en indien nodig aan te passen. 5

6 De heer Jonk acht het duidelijk dat het nieuwe systeem goed moet functioneren. Zijn fractie gaat in principe akkoord met het uitzenden van raads- en commissievergaderingen via internet. Wel wil hij graag op de één of andere manier gegarandeerd hebben dat de archieffunctie goed loopt. Dat kan logisch zijn, maar is nog niet gebleken. Spreker is slechts een gebruiker en heeft er geen verstand van. Hij wenst als amateurgebruiker van digitale hulpmiddelen het systeem op een eenvoudige manier toegankelijk te zien. Indien dit kan worden gegarandeerd, is de CDA fractie voorstander van het nieuwe systeem. De heer Van Wijck zegt al een technische vraag te hebben gesteld ter verduidelijking. Daar zal hij niet op terug komen. Hij heeft bovendien onderzoek gedaan naar de partij Company Webcast. Deze instantie heeft goede referenties. Grote bedrijven, provincies en gemeenten maken hier gebruik van. Technisch zal het systeem daarom wel gaan functioneren. Het is gebruiksvriendelijk, zo heeft hij ondervonden. De combinatie met het Raads Informatie Systeem (RIS) ziet er goed uit. Beide systemen kunnen worden geïntegreerd. Wel zal er organisatorisch nog het één en ander moeten gebeuren. Het is wellicht handig om de periode dat de uitzendingen op internet staan uit te breiden naar vier jaar. Dit is kostentechnisch acceptabel. Wel moet er duidelijkheid zijn over de wijze waarop alles zal gaan functioneren. Hij zal niet op de stoel van de organisatie plaatsnemen, maar is van mening dat duidelijkheid moet komen over wie het systeem zal bedienen. Dit moet nader uitgewerkt worden, mede gelet op de s en communicatie hierover. Hij verzoekt om uitleg, procedureel en organisatorisch. Op dit moment wordt er genotuleerd en met de nieuwe situatie zal zorgvuldig moeten worden omgegaan. De heer Nijhuis stelt dat het geen vraag zal zijn of Berkelland moet overgaan op het via internet uitzenden en digitaal archiveren van raads- en commissievergaderingen, maar eerder vanaf wanneer. Hij vraagt zich af of veel mensen op internet naar de vergaderingen zullen kijken. Het intern digitaal opslaan is praktisch. Het kost wel geld. Digitaal archiveren is nodig. Nu worden notulen gemaakt en bandopnames bewaard. Hieraan kunnen ook programma s worden gehangen dat de tekst via een printer wordt uitgedraaid, zodat de notulen ook nog gelezen kunnen worden. Spreker refereert aan een opmerking van de heer Te Vaarwerk van de Heerlijkheid Borculo, die op zijn weblog stelt dat over 100 jaar het gezicht, stemgeluid en de emotie van mensen weer naar voren kunnen worden gehaald. Dat is nu vanaf papier niet mogelijk. Gelet daarop zou sprake zijn van een vooruitgang. De notulen uit 1912 zijn nog beschikbaar, dus gaat hij ervan uit dat de geluidsopnames van vanavond ook over 100 jaar nog wel aanwezig zullen zijn. Uiteraard voldoet het nieuwe systeem aan de archiefwet, maar het is ook gewenst om de opnames goed te bewaren voor het nageslacht, omdat digitaal archiveren in deze tijd van veel digitale bestanden niet altijd eenvoudig is. Hij gaat er van uit dat hiervoor aandacht zal bestaan en wetgeving aanwezig is, waardoor de uitzendingen na de wettelijke periode in het regionaal archief zullen belanden. De heer Roosenboom merkt op dat de fractie van Ondernemend Berkelland er zich prima in kan vinden gebruik te gaan maken van de moderne communicatiemiddelen en de mogelijkheden die internet en de techniek bieden. Of het gelijk zonder slag of stoot zal gaan werken, vraagt hij zich af. Graag hoort hij van de andere fracties, of het een idee is om de huidige notulen een tijd te handhaven, eventueel in een meer beknopte en zakelijke weergave, zodat na een jaar kan worden geëvalueerd of zonder de geschreven notulen kan worden gewerkt. 6

7 Hij heeft een technische vraag gesteld, waaruit blijkt dat uitgebreide notulen ,= per jaar kosten. De heer Nijhuis interrumpeert dat in het voorstel wordt gesproken over het vervangen van het woordelijke verslag door een besluitenlijst, na succesvolle invoering. Er zal dus in ieder geval worden genotuleerd tot het systeem goed werkt. Of dit na één of twee jaar is, zal moeten blijken uit de evaluatie. De heer Roosenbom pleit er voor om in ieder geval een jaar door te gaan met het vervaardigen van notulen en daarna te evalueren hoe alles werkt. Wellicht kan worden volstaan met een meer beknopte versie van de notulen, in plaats van een woordelijk verslag, waardoor misschien de helft van de kosten nodig zijn. Daardoor kan in ieder geval ,= worden bespaard. De Voorzitter merkt op dat de invoering aan de raad is. Namens het college zal toch een reactie worden gegeven. Omdat de heer Mulkens niet aanwezig is als portefeuillehouder, zal de heer Boer hem waarnemen. De heer Boer beaamt dat dit aan de raad is. Het college heeft de opdracht gekregen om te kijken wat er technisch mogelijk is. Daaraan is op een goede wijze invulling gegeven. Hij concludeert dat de gehele commissie voornemens is in te stemmen met het nieuwe systeem. De archieffunctie zou langer dan een jaar kunnen worden opgevraagd. Dit is mogelijk voor meerkosten van 300,= per jaar. Er zijn dus relatief weinig meerkosten. Het eerste jaar gaat het om ontsluiten via internet, zodat kan worden gezocht en naar de tekst kan worden gegaan. In de jaren erna wordt meer gesproken over de opslagfunctie. Om de verslagen actief te kunnen raadplegen, zullen ze online moeten worden geplaatst. Die uitwerking staat echter los van het principebesluit. Spreker zegt toe dat invoering van het systeem zo goed mogelijk handen en voeten zal worden gegeven, wanneer het besluit in de raad hierover definitief wordt genomen. De Voorzitter concludeert dat het voorstel als hamerstuk kan worden geagendeerd voor de aanstaande vergadering. Het voorstel zal als hamerstuk worden geagendeerd voor de aanstaande raadsvergadering. 11. Rondvraag. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 12. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de Voorzitter om uur de vergadering. Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 augustus 2012 de griffier, de voorzitter, 7