Administratief medewerker sport-jeugd

Transcriptie

1 De gemeente Zwijndrecht organiseert een examen voor: Administratief medewerker sport-jeugd Openstaande vacature Naam functie: Vol-/deeltijds: administratief medewerker sport-jeugd voltijds Vast/tijdelijk: halftijds statutaire benoeming en halftijds contract onbepaalde duur - (werfreserve zowel statutair als contractueel) Niveau: C1-C3 Werken voor Zwijndrecht We willen allemaal graag een goed werkende overheid. Door zelf aan de slag te gaan bij een gemeente of een OCMW kun je daar zelf je steentje toe bijdragen. Je kunt bijvoorbeeld meewerken aan een sterk milieubeleid, aan een breed cultuuraanbod of aan een vakkundig groenonderhoud. Werken bij de overheid, da s werken aan een betere omgeving en ook werken aan je eigen toekomst. We geven je de kans om te blijven bijleren en groeien zodat je een mooie loopbaan kunt uitbouwen. Wie zijn wij? Bij de gemeente Zwijndrecht zijn elke dag zo n 200 medewerkers aan de slag voor de dienstverlening aan meer dan inwoners. We zoeken daarvoor ook regelmatig nieuwe enthousiaste mensen die gedreven zijn om dit mee te helpen waarmaken. De gemeente Zwijndrecht zet zich in voor gelijke kansen op de werkvloer en erkent de meerwaarde van diversiteit. Je kwaliteiten zijn belangrijker dan je leeftijd, afkomst, geslacht of handicap. 1. Taakomschrijving Je zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning bij de sportdienst en de jeugddienst. Je helpt de burgers op een vlotte manier verder in hun zoektocht naar een vrijetijdsbesteding. Je helpt mee aan de ontwikkeling en opvolging van diverse beleidsplannen met betrekking tot sport en jeugd. 2. Profiel Aanwervingsvoorwaarden: Diploma: Je bent minstens in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig. Slagen voor de selectieprocedure Andere: beschikken over een rijbewijs B voor een wagen met handgeschakelde versnellingsbak bereidheid tot het presteren van avond- en weekendwerk

2 Competenties Je houdt van sociaal contact en je bent klantgericht, vriendelijk en beleefd Je bent een administratieve duizendpoot Je kan zowel mondeling als schriftelijk vlot communiceren Je werkt graag in team en overlegt ook met collega s van andere diensten Je bent een out of the box-denker en brengt nieuwe ideeën aan Het uitgebreid functie- en competentieprofiel vind je als bijlage. 3. Algemene aanwervingsvoorwaarden Passend gedrag vertonen aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van maximaal 3 maanden oud Burgerlijke en Politieke rechten genieten Voldoen aan de nationaliteitsvereiste Medisch geschikt zijn Voldoen aan de vereiste taalkennis Slagen voor de selectieprocedure Een uittreksel uit de rechtspositieregeling met de algemene aanwervingsvoorwaarden vind je als bijlage. 4. Selectieprocedure Schriftelijk en praktisch gedeelte: - gevalstudie: Een opdracht over een situatie die verband houdt met de functie en waarover de gegevens tijdens de proef aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving m.b.t. de functie kan hierin verwerkt worden. - praktijkgerichte informaticatest gelinkt aan het functieprofiel. Mondeling gedeelte: - evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. 5. Wij bieden voor deze functie Een afwisselende job Bovenop je loon: maaltijdcheques, fietsvergoeding en/of terugbetaling abonnementskosten openbaar vervoer Een hospitalisatieverzekering Een voordelige verlofregeling (voltijds: 35 dagen vakantieverlof en 14 betaalde feestdagen) Brutoloon: min 1880, max 3450 Bij de berekening van je salaris kunnen we rekening houden met je anciënniteit uit de privésector 6. Indienen van je kandidatuur Ga naar en vul het online sollicitatieformulier in. Of stuur je cv en motivatiebrief naar het college van burgemeester en schepenen, Binnenplein 1 te 2070 Zwijndrecht. Solliciteren is mogelijk tot en met 18 september Tot en met deze datum kun je ze ook afgeven bij de personeelsdienst.

3 Algemene aanwervingsvoorwaarden: Om toegang te hebben tot een functie bij een bestuur moeten de kandidaten: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; a) voor een statutaire functie: voldoen aan de nationaliteitsvereiste, zoals vastgesteld in de Europese en Belgische wetgeving ter zake. Dit houdt in onderdaan zijn van een land van één van de volgende EU-lidstaten en/of EER-lidstaten: België, Cyprus, Duitsland, Denemarken, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zweden, Zwitserland; b) Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de vrijwaring van de belangen van het bestuur. Dit gaat om functies van de gemeentesecretaris, financieel beheerder, leden van het managementteam, personeelsleden van niveau A, stedenbouwkundig ambtenaar, de informaticus, milieuambtenaar en de handhavingsambtenaar 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de personeelsleden op het werk, voor die personeelsleden waarvoor volgens de wet van en het KB van een voorafgaandelijk gezondheidsonderzoek verplicht is. Het passende gedrag, vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit de strafregister dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop ongunstige vermeldingen voorkomen, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen die hij samen met het uittreksel aan het bestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerkingen van de sollicitant in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking. 4. voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli De taalvereisten dienen strikt nageleefd te worden. Indien een kandidaat zijn/haar diploma niet in het Nederlandstalig onderwijs heeft behaald, is enkel SELOR (het selectiebureau van de federale overheid) bevoegd om de taalkennis vast te stellen. Voor de functies waarvoor geen diplomavereiste wordt vastgesteld, wordt de taalkennis tijdens de selectieprocedure beoordeeld door het bestuur. 5. slagen voor de selectieprocedure.

4 Functieprofiel Administratief medewerker C05 Identificatiegegevens Graad Functietitel Niveau Dienst Subdienst administratief medewerker administratief medewerker C1-C3 Sport / Jeugd VT Beleidsondersteuning Plaats in de organisatie Rapporteert aan Geeft rechtstreeks leiding aan Klanten jeugdbeleidscoördinator geen burgers, interne klanten Doel van de functie De administratief medewerker staat in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de dienst en voor de dienstverlening aan de burger in functie van een kwaliteitsvolle participatieve vrijetijdsbesteding. Verantwoordelijkheden 1 Zorgen voor een vriendelijk onthaal en ondersteuning om de klant verder te helpen bezoekers ontvangen en hen een eerste aanspreekpunt bieden de klant de juiste informatie bezorgen de klant doorverwijzen naar de juiste dienst of persoon indien nodig telefoons behandelen 2 Administratieve dossierbehandeling om de opdrachten van de dienst vlot uit te voeren collegenota s opmaken subsidiedossiers verwerken en opvolgen vergaderverslagen maken opmaken van contracten registreren en verwerken van gegevens bij inschrijvingen gegevens verzamelen, registreren en controleren

5 verwerken van brieven en s informatie op de gemeentewebsite voorzien en up to date houden bijhouden van databanken met gegevens van verenigingen klasseren en archiveren (administratieve) verbeteringen voorstellen en uitwerken 3 Samenwerken om collega s te ondersteunen en om zelf de nodige input te verzamelen overleggen en samenwerken met andere diensten collega s (logistiek) ondersteunen, o.a. bij (onverwachte) piekmomenten inspringen bij activiteiten actief deelnemen aan het teamoverleg informatie doorgeven en opvragen wanneer dat nodig is 4 Financieel beheer om bij te dragen aan een efficiënt en correct financieel beleid bestelbons en facturen opmaken budget opvolgen offertes aanvragen informatie doorgeven aan en opvragen bij leveranciers en vrijwilligers vrijwilligers ondersteunen bij hun financiële taken 5 Plannen en organiseren om de doelstellingen op efficiënte wijze tegen de gestelde deadlines te behalen je eigen agenda inplannen vergaderingen inplannen taken inplannen, organiseren en opvolgen binnen de afgesproken termijnen voorraadbeheer anderen aanporren om correcte informatie te bekomen om deadlines te halen reservaties inplannen medebeheerstaken in het jeugdcentrum (rondgang klanten, stockbeheer, controles, )

6 Kerncompetenties Loyaliteit handelen zoals het is afgesproken genomen beslissingen respecteren en ernaar handelen een positieve houding aannemen tegenover de organisatie, tegenover je eigen dienst anderen kunnen op jou als collega rekenen mee werken aan een goede werksfeer handelen in overeenstemming met je eigen principes en deze afstemmen op die van de organisatie Integriteit geen misbruik maken van macht, voorkennis of vertrouwelijke informatie vertrouwelijke informatie respecteren en beschermen, zowel zakelijke informatie als informatie over medewerkers of collega s geen ongeoorloofd gebruik maken van uitrusting of materiaal van het gemeentebestuur voor privédoeleinden volledige relevante informatie geven en geen gegevens of informatie achterhouden anderen behandelen op een eerlijke en respectvolle manier verantwoordelijkheid opnemen voor wat je doet handelen in overeenstemming met regels, wetten, decreten en reglementen die op het gemeentebestuur van toepassing zijn Klantgerichtheid vriendelijk, tijdig en correct reageren op vragen van klanten of burgers beleefd en respectvol blijven bij klachten concrete acties ondernemen om een geschikte oplossing te bieden voor specifieke vragen en problemen van de klant kritisch nagaan op welke punten je de eigen dienstverlening aan de klant kan verbeteren concrete voorstellen formuleren om de dienstverlening te verbeteren en beter aan de behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden Jezelf inleven in de situatie en gevoelswereld van de klant, mee denken met de klant en hier op een gepaste manier op reageren Zelfontwikkeling bereid zijn om bij te leren voor je functie jezelf bijscholen volgens de noden van je functie en je dienst evoluties spontaan opvolgen zelf concrete voorstellen doen om je bij te scholen toepassen wat je geleerd hebt en er feedback over vragen belangrijke nieuwe informatie snel en effectief weten te gebruiken acties ondernemen in functie van je persoonlijke en professionele ontwikkeling actief werken aan de uitbouw van je eigen loopbaan open staan voor ontwikkeling en een kritische houding aannemen ten opzichte van je eigen gedrag en functioneren

7 Functiespecifieke competenties 1 Mondeling, schriftelijk en non-verbaal communiceren duidelijk en verstaanbaar spreken actief luisteren en doorvragen indien nodig aftoetsen of de boodschap begrepen is effectieve en respectvol non-verbaal communiceren heldere en foutloze brieven en s schrijven jezelf opstellen als aanspreekpunt met een luisterend oor je kunnen inleven in een persoon of situatie heldere en foutloze brieven en s schrijven, aangepast aan de doelgroep het meest gepaste communicatiemiddel gebruiken de huisstijl kennen en toepassen 2 kwaliteitsvol werken acties ondernemen om fouten te vermijden nauwkeurig en ordelijk werken afspraken nakomen je eigen werk controleren op fouten en bijsturen indien nodig jezelf aan de afgesproken normen houden op vlak van details en afwerking aandachtig zijn en geconcentreerd werken bijsturen als de kwaliteit onvoldoende is weinig fouten maken hoge eisen stellen aan de kwaliteit van je eigen werk en dat van anderen 3 Flexibiliteit bereid zijn om taken van anderen over te nemen indien nodig langer doorwerken als een taak dringend af moet zijn bereid zijn om af en toe op andere dan de voorziene werkuren aanwezig te zijn als dat nodig is bereid zijn om buiten de normale werkuren te werken bereid zijn om sporadisch weekendwerk te doen zich kunnen aanpassen aan verschillende werkplekken makkelijk van taken kunnen wisselen prioriteiten kunnen stellen in het eigen werk snel kunnen inspelen op veranderde wetgeving snel kunnen inspelen op veranderde omstandigheden inzicht hebben in eigen taken en prioriteiten kunnen stellen takenpakket en de werkplanning aanpassen volgens de prioriteiten

8 4 Nauwgezetheid gemaakte afspraken nakomen aandachtig en geconcentreerd werken aandacht voor details hebben het eigen werk controleren en bijsturen indien nodig met de collega s praten over elkaars werkmethode om inzicht te krijgen hoe ieder het werk controleert en fouten opspoort en om zo samen tot verbeterpunten te komen 5 Samenwerken de anderen helpen het gezamenlijk belang boven het eigen belang stellen overleggen, afspraken maken en afspraken naleven zich positief opstellen respectvol met anderen omgaan vertrouwen aan de collega s geven bijspringen als het nodig is 6 Initiatief nemen uit eigen beweging tot actie komen kansen en problemen signaleren spontaan voorstellen doen om het werk te verbeteren Technische competenties Basiskennis van gemeentedecreet Basiskennis van sociale wetgeving De nodige informatie kunnen opzoeken en interpreteren Uitgebreide kennis van Word en Excel Relevante wetgeving kunnen toepassen In de bestaande wet- en regelgeving een oplossing kunnen zoeken voor een concreet vraagstuk