AIOS snel van start!? De optimalisatie van het introductieproces voor artsen in opleiding tot specialist (AIOS)

Transcriptie

1 AIS snel van start!? De optimalisatie van het introductieproces voor artsen in opleiding tot specialist (AIS) EINDRAPPRT Regiofonds R N& 2.0 Naam aanvrager: mw. dr. M. Reenalda rganisatie aanvrager: Medisch Spectrum Twente (MST) ism Ziekenhuis Groep Twente (ZGT) Datum indiening eindrapport: 11 december 2015

2 Inhoud 1. Inleiding Samenvatting van de subsidieaanvraag Samenvatting verloop project Dataverzameling Behaald projectresultaat Eindresultaat project: generieke toolbox Conclusies en aanbevelingen Conclusie Aanbevelingen Financiële verantwoording... 7 Literatuur Bijlage: Generieke toolbox (apart bijgesloten)

3 Tool AIS snel van start 1. Inleiding Voor u ligt het eindrapport van het subsidieproject 'AIS snel van start!? De optimalisatie van het introductieproces voor artsen in opleiding tot specialist (AIS)'. In oktober 2013 is dit project ingediend en op 13 december 2013 geaccordeerd. In dit rapport vindt u een samenvatting van de subsidieaanvraag (2), een samenvatting van het verloop van het project met daarin een beschrijving van de uitgevoerde acties (3), de behaalde projectresultaten (4), conclusies en aanbevelingen (5), de financiële verantwoording (6) en tot slot de generieke toolbox als bijlage. 2. Samenvatting van de subsidieaanvraag De kernvraag van dit project was: op welke wijze moet het introductieproces van de artsen in opleiding tot specialist (AIS) zijn vormgegeven, willen zij optimaal kunnen starten met hun opleiding? Dit project had als doel inzicht te krijgen in de processen (met daaraan gekoppeld de verantwoordelijke actoren) die AIS bij de start van de opleiding moeten doorlopen om efficiënt en effectief te kunnen starten met hun opleiding. Wanneer deze processen bekend zijn, kan een generieke toolbox voor de regio R N& worden ontwikkeld die actoren kan ondersteunen bij het vormgeven van deze processen binnen de eigen context. Deze toolbox, met daarin bijvoorbeeld checklists, is daarmee zowel binnen de verschillende specialistische afdelingen binnen Medisch Spectrum Twente (MST) en Ziekenhuisgroep Twente (ZGT), alsmede binnen de ziekenhuizen in de regio (en daarbuiten) toepasbaar. 3. Samenvatting verloop project In april 2014 is het project van start gegaan. Allereerst is de scope besproken: waar begint en eindigt het introductieproces van de AIS? Er is voor gekozen om de introductie van de AIS te laten beginnen bij het arbeidsvoorwaardengesprek. Het introductieproces eindigt op het moment dat de proefperiode van de AIS is afgelopen, 4 weken na indiensttreding Dataverzameling Gestart is met het verzamelen van data, op basis waarvan advies over het introductieproces van de AIS en de daar bijbehorende generieke toolbox opgesteld kon worden. De wijze van dataverzameling bestond uit een drietal onderdelen: 1. Documentanalyse (fase 1) 2. Afname interviews stakeholders (fase 2) 3. Afname digitale vragenlijst AIS (fase 3) Fase 1 Gestart is met een inventarisatie van documenten/literatuur welke in den lande, alsook in MST en ZGT beschikbaar zijn betreffende de introductie van AIS. De volgende documenten zijn vooraf doorgenomen: - Documenten P&, o.a. betreffende het arbeidsvoorwaardengesprek en huidige programma introductiedag ziekenhuis - Beleidsnotitie introductie nieuwe medewerkers MST - Introductie map MST en ZGT - Inwerkplannen specialisme MST en ZGT 1

4 Tool AIS snel van start - Documenten van ziekenhuizen in de regio R N& - Documenten/artikelen m.b.t. introductie van nieuwe medewerkers - Documenten KNMG (waaronder AIS checklist en opleiderswaaier) - Diverse sites (waaronder Fase 2 m de interviews met de stakeholders ten behoeve van fase 2 te structureren, is een interview- schema ontwikkeld. De output van fase 1 (documentanalyse) vormde hiervoor de basis. Voorafgaand aan de afname van de interviews is vastgesteld welke medische vervolgopleidingen specifiek voor de interviews benaderd zouden worden, om een vergelijking van resultaten mogelijk te maken. Hierbij is in eerste instantie gekeken naar de medische vervolgopleidingen die zowel binnen MST als ZGT aangeboden worden en vervolgens naar de grootte van de opleiding (aantal AIS). De volgende medische vervolgopleidingen zijn uiteindelijk benaderd: - Zowel ZGT als MST: o Heelkunde o Radiologie o Interne Geneeskunde - ZGT: o Anesthesiologie o Urologie o Psychiatrie - MST: o Klinische Fysica o Psychologie o rthopedie Door de afname van interviews met de verschillende stakeholders in het introductieproces (afnameperiode: juni - september 2014) is het proces in kaart gebracht. Hierbij is naast de huidige situatie, ook naar de gewenste situatie gevraagd. De volgende stakeholders zijn in MST en ZGT geïnterviewd: 1. (opleidings) Secretariaten (N=7) 2. P&/HR (N=3) 3. ICT (N=1) 4. Bureau AIS (N=3) 5. (plv.) pleiders (N=9). Na afloop van de interviews zijn de resultaten in een format samengevat 1, waarin de introductieperiode (voorafgaand 1e werkdag, 1e werkweek en week 2-4) wordt afgezet tegen de verschillende onderdelen van het proces, zoals bijvoorbeeld het arbeidsvoorwaardengesprek. Bij het plannen van de interviews met de stakeholders is gebleken dat het, voornamelijk bij de opleiders, geruime tijd duurt voordat er ruimte is in de agenda s. Hierdoor heeft het afronden van fase 2 enige vertraging opgelopen. Fase 3 Nadat de interviews zijn afgenomen en de resultaten zijn vastgelegd en samengevat, is een digitale vragenlijst AIS snel van start ontwikkeld en afgenomen onder alle AIS binnen MST en ZGT. De output van fase 1 en 2 is hiervoor leidend geweest. In deze vragenlijst zijn de AIS gevraagd aan te geven wat de gewenste situatie is binnen het introductieproces met betrekking tot logistieke randvoorwaarden, informatievoorziening, sociale contacten, support en evaluatie. 1 Indien gewenst op te vragen bij de projectleden 2

5 Tool AIS snel van start AIS konden aangeven of het genoemde onderdeel wel/niet belangrijk is voor de introductie in het ziekenhuis/de opleiding en indien wel van belang, op welk moment van het introductieproces deze aangeboden moet worden: voorafgaand eerste werkdag, eerste werkweek, week 2-4 (afname- periode: februari - maart 2015). p deze wijze is, na analyse van de data, een overzicht van de gewenste situatie van het introductieproces van AIS ontstaan. In totaal hebben 74 AIS de vragenlijst ingevuld, van de 120 AIS binnen MST en 61 binnen ZGT (respons is 41%). 4. Behaald projectresultaat Dit project richtte zich op: 1. Documentanalyse en het uitvoeren van een nulmeting bij stakeholders, waarin zowel de huidige alsook de gewenste situatie van het introductieproces van AIS bij aanvang van de opleiding in kaart is gebracht - > Fase 1 en 2: samenvatting interviews 2. Kort samenvattend kan worden gesteld dat het introductieproces bij kleine opleidingsgroepen informeler wordt ervaren dan bij grote opleidingsgroepen. Belangrijk om mee te nemen vanuit de interviews is de overload aan informatie voor AIS. Gevraagd wordt om keuzes te maken: wat heeft de AIS echt nodig en op welk moment. Planning: wat doe je en wanneer, wordt ook aangegeven als een aandachtspunt. De verschillende actoren in het proces lijken niet op elkaar ingespeeld. Daarnaast wordt het evalueren van het introductieproces gemist. 2. Het inventariseren van de gewenste situatie van het introductieproces aan de hand van de afname van een digitale vragenlijst onder alle AIS in MST en ZGT - > Fase 3: samenvatting digitale vragenlijst 3. De resultaten laten een aantal opvallende zaken zien. Specifiek op de onderdelen lokaal opleidingsplan, individueel opleidingsplan en het opleidingsschema waren de AIS verdeeld over wanneer deze tijdens het introductieproces aan te bieden (voorafgaand 1e werkdag, 1e werkweek of week 2-4). mdat deze onderdelen deel uitmaken van de modernisering van de medische vervolgopleidingen en daarmee een essentieel onderdeel van de opleiding betreft, geven de resultaten aan dat hieromtrent enige onduidelijkheid bestaat. Wellicht wordt het belang van deze documenten nog niet ingezien of is in de introductieperiode van de ondervraagde AIS hier geen tot beperkte aandacht voor geweest. ok met betrekking tot 'verplichte scholingen' en 'wijze van beoordelen functioneren' (in feite ook onderdeel van het lokaal opleidingsplan) was men niet eenduidig. Daarnaast werd zichtbaar dat AIS bij de start van de opleiding en het werken op de afdeling strenge supervisie wensen, alsook een gedeelde verantwoordelijkheid. Iets wat uit gesprekken met AIS (mede aanleiding projectaanvraag) niet altijd even gebruikelijk blijkt te zijn. 3. p basis van de uitkomsten uit de analyses van fase 1, 2 en 3 is het introductieproces van de AIS beschreven en een generieke toolbox ontwikkeld. Hierin worden handreikingen gegeven ter invulling en vormgeving van het introductieproces, welke voor ziekenhuizen in de regio R N& toepasbaar kunnen zijn (mede afhankelijk van eigen context) - > Fase 4 (generieke toolbox, zie bijlage 1) Eindresultaat project: generieke toolbox m tot de ontwikkeling van de toolbox te kunnen komen, was het noodzakelijk om de resultaten uit fase 1, 2 en 3 met elkaar te vergelijken. p deze wijze is helder geworden wat de verschillende stakeholders en de AIS wanneer wensen. Tevens kon zo een vergelijking gemaakt worden met de 2 Indien gewenst op te vragen bij de projectleden 3 Indien gewenst op te vragen bij de projectleden 3

6 Tool AIS snel van start (landelijke) adviezen/eisen die gelden vanuit MST, ZGT en de KNMG. Dit tezamen heeft geresulteerd in een generieke toolbox (zie bijlage 1), met daarin: a) een beschrijving van het introductieproces en b) generieke tools. Voor de beschrijving van het introductieproces zijn de vijf categorieën zoals aangegeven door Hendricks & Louw- Potgieter (2012), in de tools verwerkt, te weten: logistiek, inhoud, fasering, support en terugkoppeling. Per onderdeel van het introductieproces is aangegeven wie, waarvoor, wanneer en op welke wijze verantwoordelijk is. Beschrijving introductieproces m in één oogopslag te kunnen zien waaruit het introductieproces van AIS bestaat, is een procesbeschrijving opgesteld. Hierin zijn naar de tijdsperiode (voorafgaand 1e werkdag, 1e werkweek en week 2-4), alsook de onderdelen weergegeven. De onderscheiden onderdelen zijn hierbij in tijd opeenvolgend, maar kunnen binnen een tijdsperiode (afhankelijk van de praktijk) afwisselend dan wel parallel doorlopen worden. In de procesbeschrijving zijn de volgende introductieonderdelen weergegeven: - Arbeidsvoorwaardengesprek - Kennismaking opleider - Introductie ziekenhuis - Startgesprek opleider - Introductie afdeling - Evaluatie introductieproces - Proeftijdbeoordeling. Generieke tools In de beschrijving van het introductieproces wordt verwezen naar een aantal tools. De tools dienen ter ondersteuning bij de invulling van het introductieproces. Per tool is aangegeven welke inhoud op hoofdlijnen beschreven is, wie hierbij betrokken is, alsook wie de initiator dient te zijn. De volgende tools zijn ontwikkeld: - Arbeidsvoorwaardengesprek: een format van een uitnodigingsbrief, een check op verplichte diploma's/verklaringen, uitreiking van informatie zoals onder andere het handboek AIS, alsook logistieke zaken. - Handboek AIS: een inhoudsopgave van het handboek, met onder andere algemene informatie voor AIS, beginnen als AIS in het ziekenhuis, instructie voor AIS en toelichting op wetten en interne regelingen. - Kennismakingsgesprek opleider: bespreking van de inwerkperiode, alsook het uitspreken van elkaars verwachtingen. - Programma introductie ziekenhuis: een format van een uitnodigingsbrief, inclusief verplichte scholingen en een voorgestelde inhoud van het introductieprogramma. - Startgesprek opleider met AIS: bespreken van het lokaal opleidingsplan, het opleidingsschema, het IP, het portfolio AIS, het inwerkplan van de afdeling (duur inwerkperiode, werkzaamheden, mate van verantwoordelijkheid AIS en ondersteuning) en de verwachtingen AIS en opleider. Tevens is het aanwijzen van een ondersteuner van de AIS hierin opgenomen. - Introductiemap afdeling: afdelingsspecifieke zaken zoals protocollen en richtlijnen, het dienstrooster, gegevens van afdeling(en) en een verwijzing naar het lokaal opleidingsplan. - Inwerkprogramma afdeling: algemene en logistieke zaken, kennismaking met collega's, rondleiding/werkplek en doornemen van het inwerkplan en de introductiemap van de afdeling. - Evaluatie introductieproces: een format van een evaluatietool voor het evalueren van het introductieproces, af te nemen voor de 12e werkweek van de AIS. De eerste 12 weken bepalen namelijk vaak al of iemand slaagt in een baan of niet en welke effecten het introductieproces daarop heeft gehad (Verhoeven, 2014). 4

7 Tool AIS snel van start - Proeftijdbeoordeling: in de 4e week van het introductieproces wordt geadviseerd om een beoordelingsgesprek met de AIS af te nemen. In het geval van disfunctioneren kan de opleiding van de AIS vroegtijdig worden beëindigd. Delen van de projectresultaten De ontwikkelde generieke toolbox is beschikbaar voor de ziekenhuizen in de regio R N& en wordt gedeeld met de onderwijskundigen/leerhuizen van de ziekenhuizen in deze regio. Tevens worden de resultaten in het regionale CC- overleg, alsook het onderwijskundigenoverleg regio R N& gepresenteerd. 5. Conclusies en aanbevelingen Een inefficiënt introductieproces kan ertoe leiden dat AIS problemen ervaren bij aanvang van de opleiding en belemmert daarmee hun ontwikkeling zowel bij de start van de opleiding, alsmede in het vervolgtraject. Het is daarom van cruciaal belang dat de AIS optimaal wordt voorbereid op zijn/haar opleiding binnen het ziekenhuis en de daaraan gekoppelde werkzaamheden, binnen een gestructureerd introductieprogramma van arbeidsvoorwaardengesprek tot en met de start van de opleiding. Verder komt dit de kwaliteit en doelmatigheid van de opleiding ten goede, wat er mede voor kan zorgen dat de uitval van (talentvolle) AIS wordt beperkt. Meerdere onderzoeken hebben al de voordelen van een gestructureerd introductieprogramma aangetoond (zie ook Hendricks & Louw- Potgieter, 2012). Zo wordt onder andere genoemd: - Reductie van aanpassingstijd van de medewerker - > men kan sneller effectief aan de slag - Betrokken en gemotiveerde medewerkers - > men werkt productiever - Vermindering van uitval van medewerkers door bijvoorbeeld ziekte - Vermindering van stress. Daarnaast blijkt uit onderzoek van Dijkstra (2010) dat de verwachting van beginnende AIS niet overeenkomt met de werkelijke praktijk (gemeten bij startende AIS kindergeneeskunde). Dit komt het leren en de ontwikkeling gedurende de opleiding niet ten goede. Een doordacht introductie- programma kan deze discrepantie ondervangen, met aandacht voor het voorzien van (actuele) informatie over lopende (werk)processen, werkzaamheden en verwachtingen van de AIS op een afdeling. ok de leer- en werkomgeving op een afdeling, welke uit onderzoek als één van de belangrijkste beïnvloedende factoren bij de ontwikkeling van AIS naar voren komt (Dijkstra, Pols, Remmelts & Brand (2015), kan zowel op korte als langere termijn door een gestructureerd introductieprogramma positief worden beïnvloed. Het socialisatieproces, wat onderdeel uitmaakt van een introductieprogramma, kan tevens zorgen voor een optimale en veilige samenwerking tussen collega s (en opleiders) binnen een afdeling en organisatie en komt uiteindelijk de kwaliteit van de opleiding ten goede. ok vanuit de HRM invalshoek krijgt het introductieproces steeds meer aandacht. In deze context wordt ook wel gesproken over onboarding. Deze term omhelst een combinatie van introductieactiviteiten en het leerproces dat een medewerker doormaakt om zijn rol binnen de organisatie effectief in te vullen. Het is een samenspel tussen HRM, lijn en nieuwkomer (Verhoeven, 2014). Het samenspel wat betreft de introductie van de AIS wordt inzichtelijk in de ontwikkelde toolbox. 5

8 Tool AIS snel van start 5.1. Conclusie Uit het onderzoek is gebleken dat de verschillende stakeholders in het introductieproces allen vanuit diens eigen functie/context handelden, zonder daarbij het totale introductieproces te overzien. p deze wijze is een optimale aansluiting van introductieonderdelen een lastige, zo niet onmogelijk. Daarnaast laten de resultaten zien dat AIS op een aantal onderdelen, zoals bijvoorbeeld het bespreken van het lokaal opleidingsplan, geen helder beeld hebben wanneer deze tijdens het proces aangeboden dient te worden. Gezien de verdeeldheid in antwoorden, bestaat het vermoeden dat deze onderdelen nog niet eenduidig en optimaal zijn geïmplementeerd. Het is de AIS in ieder geval vaak niet duidelijk Aanbevelingen De ontwikkelde toolbox dient als handvat voor de verdere opzet, ontwikkeling en implementatie van het introductieproces binnen een ziekenhuis. De verschillende ziekenhuizen in de regio R N& dienen afhankelijk van de eigen context te bekijken hoe het proces aldaar verloopt en welke aanvullingen/wijzigingen wenselijk zijn, waarna het implementeren van de tools volgt op basis van de communicatiestrategie die binnen de instelling van toepassing is. nderstaand een aantal algemene aanbevelingen op basis van de generieke toolbox en literatuur (Verhoeven, 2014): - Maak een centraal plan Als ieder specialisme zijn eigen communicatie en plannen maakt, kost dat veel extra tijd, geld en energie. Een centraal introductieproces, aangepast per specialisme en eventueel gesplitst naar specifieke groepen helpt. - Maak verwachtingen helder Stakeholders in het introductieproces gaan er te vaak vanuit dat de nieuwe AIS wel begrijpen wat de bedoeling is. Dit is niet altijd het geval. Maak de verwachtingen in de verschillende gesprekken in het introductieproces over en weer dan ook zo concreet mogelijk. - Maak een handboek Iemand die weet wie hij waarvoor moet hebben binnen een organisatie, krijgt dingen sneller voor elkaar. Bovendien voelt zo iemand zich veel eerder thuis. Zorg daarom voor een handboek voor elke AIS die kan dienen als wegwijzer binnen de organisatie - Regel een buddy/mentor/ondersteuner Nieuwkomers zoeken hun informatie het liefst bij collega s op gelijk niveau. Wijs een collega AIS aan als buddy en bereid die voor op zijn rol. - Laat techniek voor je werken Kijk hoe online tools je kunnen ondersteunen bij het introductieproces. Denk aan een maatwerk intranetsite met triggermails. f denk aan een introductieapp. - Evalueer het introductieproces Evalueer wat nieuwe AIS vonden van hun eerste 12 weken. Wat hebben ze gemist, wat kan beter? Schets ook hoe je daarmee aan de gang gaat, om nieuwe teleurstelling te voorkomen. Kanttekening Een onderscheid in analyse van de digitale vragenlijst tussen kleine en grote afdelingen (meer dan wel minder dan 5 AIS), alsook een onderscheid tussen MST en ZGT reikte helaas te ver, vanwege de beperkingen van het gebruikte instrument. De bewerking van de digitale gegevens uit de vragenlijst was binnen de looptijd van dit project te tijdrovend en is daarom achterwegen gelaten. Dit heeft echter het opstellen van het eindproduct niet belemmerd. Het advies is om per ziekenhuis de situatie te bekijken en afhankelijk daarvan het proces verder contextspecifiek in te vullen. 6

9 Tool AIS snel van start 6. Financiële verantwoording Mw. dr. M. Reenalda nderwijskunde Mw. drs. I. Methorst nderwijskundige Mw. drs. A. Gruppen Beleidsmedewerker Mw. T. Stopel pleidingsadviseur Tool: digitale vragenlijst Functie Acties Uur/kosten Projectleider MST Inventarisatie/analyse 138 uur introductieproces MST/ontwikkeling toolbox Projectmedewerker Inventarisatie/analyse 377 uur MST introductieproces MST Gestopt per Projectmedewerker ZGT Projectmedewerker ZGT Inventarisatie/analyse introductieproces ZGT/ ontwikkeling toolbox Inventarisatie/analyse introductieproces ZGT/ ontwikkeling toolbox Inventarisatie gewenste situatie introductieproces volgens AIS 228 uur Van 17 april - 24 augustus 2015 zwangerschaps- verlof. 250 uur Gratis Totale projectkosten 993 * 53,- = ,- euro Literatuur: - Dijkstra, I.S. (2010). Learning the ropes: rigins, counterbalances, and consequences for learning of stress among pediatric residents. Scriptie. - Dijkstra, I. S., Pols, J., Remmelts, P., & Brand, P. L. P. (2015). Preparedness for practice: A systematic cross- specialty evaluation of the alignment between postgraduate medical education and independent practice. Medical Teacher, 37(2), / X Hendricks, K., & Louw- Potgieter, J. (2012). A theory evaluation of an induction programme. SA Journal of Human Resource Management/SA Tydskrif vir Menslikehulpbronbestuur, 10(3), Art. #421, 9 pages. - Verhoeven, A. (2014). Welkom aan boord. Werf&Praktijk, nr. 25. Bijlage: Generieke toolbox (apart bijgesloten) 7

10 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Betrokkenen Arbeidsvoorwaardengesprek (voorafgaand 1 e werkdag) Arbeidsvoorwaardengesprek Het arbeidsvoorwaardengesprek heeft ten doel: 1. het afronden van de selectieprocedure 2. het voorbereiden van de aanstelling. Het gesprek met de toekomstige AIS vindt plaats met 4 : P&/HR adviseur Coördinator AIS De acties voortkomend uit het gesprek worden opgepakt door: P&/ HR Coördinator AIS pleider Voorbereiding Wie 1. Uitnodigen AIS voor een arbeidsvoorwaardengesprek, na het ontvangen van de CV P&/HR Voorbeeld uitnodiging: Geachte heer/mevrouw XXX, In vervolg op uw aanstelling in de functie van arts in opleiding tot specialist (AIS), nodigen wij u uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek met XX, coördinator AIS en XX, P&/HR adviseur. Datum: XXX Locatie: XXX Tijdstip: XXX Wij verzoeken u mee te nemen: - uw burgerservicenummer (BSN) - uw bank-/gironummer - kopieën van diploma s - een kopie van uw laatste salarisstrook - een bewijs van bescherming tegen Hepatitis B - (indien van toepassing) een kopie van het registratieformulier Wet BIG - (indien van toepassing) een kopie van uw polis levensloopregeling - een geldig identiteitsbewijs mee te nemen (paspoort of Europese identiteitskaart). Indien uw vorige werkgever onder de CA Ziekenhuizen valt en er overdracht van Persoonlijk Levensfasebudget (PLB) moet plaatsvinden of wanneer u gebruikt maakt van de overgangsregeling PLB, verzoeken wij u een verklaring van uw vorige werkgever mee te nemen. Uit deze verklaring moet blijken wat de waarde is van het over te dragen PLB of dat u gebruik maakt van de overgangsregeling PLB. Bijgaand treft u een aantal formulieren aan. Wij verzoeken u de verschillende formulieren ingevuld mee te nemen naar het arbeidsvoorwaardengesprek en het formulier voorwaarden voor aanstelling risicovormers te ondertekenen, indien u geen bewijs van bescherming tegen Hepatitis B kunt overleggen. Aan de hand van de in het arbeidsvoorwaardengesprek gemaakte afspraken zal een arbeidsovereenkomst worden opgesteld. Bij aankomst in ons ziekenhuis kunt u zich melden bij de centrale receptie. Voor eventuele vragen kunt u contact opnemen met de afdeling P&/HR op telefoonnummer XXX. Zonder tegenbericht rekenen wij op uw komst. Met vriendelijke groet, XXX Contactgegevens personeelsassistent CC secretariaat opleider, coördinator AIS Bijlagen: Voorwaarden voor aanstelling risicovormers 4 Dit gesprek kan eventueel ook opgedeeld worden: AIS heeft eerst een gesprek met de P&/HR adviseur en vervolgens met de coördinator AIS. 8

11 Tool AIS snel van start Vragenlijst medisch intredeonderzoek Loonbelastingverklaring Inhoud Checklist arbeidsvoorwaardengesprek Personeelsdossier Doorsturen naar 1. Formulier indiensttreding kopie salarisadministratie 2. Kopie Polis levensloopregeling (indien van toepassing) salarisadministratie 3. Loonbelastingverklaring salarisadministratie 4. Kopie Identiteitsbewijs salarisadministratie 5. Aanstellingsonderzoek/vragenlijst infecties infectiepreventie 6. Voorwaarden voor aanstelling risicovormers (indien van toepassing) origineel 7. Kopie bul kopie 8. Reanimatie certificaten (volgens beleid ziekenhuis): ALS ABCDE ATLS FCCS SBMS kopie coördinator AIS 9. Stralingsdiploma (volgens beleid ziekenhuis) kopie coördinator AIS 10. Verklaring inzake waarde over te dragen PLB kopie salarisadministratie 11. Bevestiging inzake gebruik van overgangrecht PLB kopie salarisadministratie 12. BIG registratie en kopie bekwaamheidsverklaringen (indien van toepassing) kopie coördinator AIS 13. Handtekening apotheekkaart origineel 14. Checken of medewerker eerder bij de instelling heeft gewerkt. Zo ja wanneer: kwaliteitsfunctionaris apotheek 15. Informatie uitreiken over 5 (volgens beleid ziekenhuis): Basistraining ICT/digitaal patiënten dossier Aanvraag en gebruik personeelsbadge Handboek AIS (zie toolbox) Verwijzing naar P&/HR site op intranet Verwijzing naar personeelsvereniging i.v.m. eventuele aanmelding Aanvraagformulier Verklaring mtrent Goed gedrag Actie P&/HR Check 1. Aanmaken dossier AIS in personeelssysteem 2. Toevoegen van originelen en kopieën aan het personeelsdossier (zie checklist: 1/6/7/8/9/10/11/12/13) 3. Doorsturen informatie (zie checklist: 1/2/3/4/5/10/11/13) 4. Regelen dat de verhuiskosten en inrichtingsvergoeding over gemaakt worden (indien van toepassing) 5 Deze informatie kan eventueel ook aangeboden worden op USB stick 9

12 Tool AIS snel van start 5. pstellen en versturen van de arbeidsovereenkomst 6. Aanmelden AIS bij Leerhuis voor verplichte cursussen en e-learning (digitale leeromgeving) 7. Uitnodigen AIS voor introductieprogramma ziekenhuis 8. Bewaken procedure aanlevering Verklaring mtrent Goed gedrag Actie coördinator AIS 1. Borgen of benodigde certificaten, registraties en diploma s zijn behaald voor inzet AIS in de dienst (zie checklist:8/ 9/ 12) Actie opleider Check Check 1. Aanvragen ICT account en toegang tot digitale systemen Actie AIS Check 1. Personeelsbadge laten maken (front-office P&/HR) 10

13 Tool AIS snel van start Titel Handboek AIS (voorafgaand 1 e werkdag) Activiteit Het Handboek AIS wordt uitgereikt aan de AIS bij de start in het ziekenhuis Doel Het Handboek AIS is een wegwijzer voor de AIS in de ziekenhuisorganisatie Betrokkenen Coördinator AIS Voorbereiding 1. Uitreiken Handboek AIS bij de start van de AIS in het ziekenhuis (tijdens arbeidsvoorwaardengesprek) Inhoudsopgave Wie Coördinator AIS 1. Inleiding 2. Welkom 3. Algemene informatie 3.1 Ziekenhuis 3.2 pleiding tot medisch specialist 3.3 Plaats A(N)IS in de organisatie 3.4 Belangrijke functionarissen voor A(N)IS 3.5 Arbeidsvoorwaarden 4. Beginnen als A(N)IS in het ziekenhuis 4.1 Gebruik telefoon 4.2 Computer en 4.3 Identificatiekaart 4.4 Personeelsrestaurant/fietsenstalling/parkeerplaats 4.5 Kledinguitgifte 4.6 Piketvoorziening 4.7 Ziek- en herstelmeldingen 4.8 Arts-assistenten vereniging 4.9 Mediatheek en digitale collecties 4.10 Communicatiemiddelen 4.11 Introductieprogramma 4.12 pleidingskosten: Symposia / Cursorisch onderwijs / Congresbezoek 4.13 Aanmelding opleiding voor AIS 4.14 Coassistenten 4.15 Protocollen 4.16 Afspraken tussen opleider en management 4.17 Individuele coaching 5. Instructie voor A(N)IS (Modelinstructie) 5.1 Considerans 5.2 Hoe incidenten te voorkomen 5.3 Instructie Spoedeisende Hulp 5.4 Attitude, omgang met patiënten en andere professionals 5.5 Werkinstructie geneesmiddelen distributiesysteem 5.6 Werkinstructie m.b.t. pers en politie 5.7 Werkinstructie m.b.t. hygiëne 5.8 Werkinstructie bij overlijden patiënt 5.9 rgaandonatie 6. Toelichting op belangrijke wetten en interne regelingen 6.1 WGB 6.2 BIG 6.3 Kwaliteitswet Zorginstellingen 6.4 Privacy 6.5 Claims 6.6 Veilig Incidenten Meldingscommissie (VIM) 6.7 Klachtenopvang 11

14 Tool AIS snel van start Bijlagen 6 : 1. Bereikbaarheid bureau AIS 2. verzicht medische opleidingen, opleiders en stagebegeleiders 3. Procedures piketruimtes 4. Introductieprogramma AIS 5. Afspraken: werving en selectie, arbeidsvoorwaarden AIS 6. Regeling opleidingsbudget AIS 7. Regeling wetenschappelijke promotie 8. Beleidsregel AIS als eerste behandelaar/operateur 9. Modelinstructie AIS 6 Advies is om deze bijlagen aan te bieden via intranet. nderwerpen zijn namelijk continu aan verandering onderhevig. Door de informatie online aan te bieden, heeft de AIS de beschikking over de meest actuele gegevens. 12

15 Tool AIS snel van start Titel Kennismakingsgesprek opleider (voorafgaand 1 e werkdag) Activiteit Doel Betrokkenen pleider Kennismakingsgesprek opleider voorafgaand de 1 e werkdag van de AIS Het kennismakingsgesprek met de opleider heeft als doel de AIS kennis te laten maken met de werkwijze van de afdeling en het bespreken van elkaars verwachtingen Voorbereiding Wie 1. Voorafgaande de start van de AIS een kennismakingsgesprek plannen pleider 2. pleidingsgroep op de hoogte brengen van komst AIS pleider 3. Secretariaat afdeling op de hoogte brengen van komst AIS pleider Inhoud 1. Rooster/diensten 2. Lokaal opleidingsplan 3. Introductieproces Actie opleider Check 1. Globale uitleg afdeling 2. Bespreken verwachtingen 3. Bespreken start 1e werkdag 4. Bespreken rooster/diensten 5. Uitreiken lokaal opleidingsplan 6. Uitreiken informatie over introductieproces 7. Plannen startgesprek opleider 13

16 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Betrokkenen Programma introductie Ziekenhuis (1 e werkweek) Ziekenhuis introductie voor AIS De doelstelling is AIS wegwijs te maken in de voor hen relevante zaken binnen de ziekenhuisorganisatie, alsook hen te scholen wat betreft generieke protocollen en deskundigheidseisen die van toepassing zijn voor alle AIS binnen de instelling. De organisatie ligt in handen van: Bureau AIS P&/HR Binnen het programma hebben de volgende functionarissen een rol: RvB/MSB Functionarissen die voorlichting/scholing verzorgen Voorbereiding 1. Mogelijke betrokkenen op de hoogte brengen van overzicht deelnemers introductie 2. AIS uitnodigen voor introductie Voorbeeld uitnodiging: Wie Coordinator AIS/P&/HR Coordinator AIS/P&/HR Geachte heer/mevrouw XXX, Welkom in ons ziekenhuis! m je welkom te heten en uitgebreid kennis te laten maken met onze kernwaarden, willen we je graag uitnodigen voor de ziekenhuis introductie. Deze introductie bestaat uit XXX (bv. 2 dagen). Het introductieprogramma tref je als bijlage aan. Datum: XXX Locatie: XXX Tijdstip: XXX Verplichte scholing (e-learning) Voordat je als AIS in ons ziekenhuis kunt starten, is het verplicht om een aantal scholingen doorlopen te hebben. Specifiek gaat het om: 1. EVS 2. Medicatieverificatie 3. XXX Bovengenoemde scholingen staan voor je klaar in de digitale leeromgeving: Log in met XXX. Bij problemen kun je contact opnemen met tel. XXX. Bureau AIS informeert jouw opleider over je deelname aan de ziekenhuis introductie, zodat hiermee bij het opstellen van je dienstrooster rekening gehouden wordt. Kun je desondanks niet aanwezig zijn, dan vragen we je dit op te nemen met je opleider en een oplossing te zoeken. Voor eventuele vragen kun je contact opnemen met Bureau AIS op tel. XXX. Tot ziens bij de introductie! Met vriendelijke groet, XXX Contactgegevens Coördinator AIS/P&/HR CC opleider Bijlage: Programma ziekenhuisintroductie Informatie over e-learning 14

17 Tool AIS snel van start Voorbereiding AIS (voorafgaand aan introductie ziekenhuis) 1. Doorlopen verplichte scholingen (Elearning in digitale leeromgeving, conform beleid ziekenhuis) EVS Medicatieverificatie bij ontslag Check Voorgestelde inhoud introductieprogramma ziekenhuis nderdeel Mogelijke betrokkenen Check 1. RvB Lid RvB 2. Kwaliteit en veiligheid Functionaris 3. Leerhuis/Bureau AIS Coördinator AIS/Manager leerhuis/bureau AIS 4. Coöperatie Medisch Specialisten MSB 5. Wetenschapsbureau Wetenschapscoördinator 6. 1e en 2e lijn Projectmedewerker 1e en 2e lijn 7. Juridische zaken Ziekenhuisjurist 8. Infectiepreventie Deskundige infectiepreventie 9. Arts- assistentenvereniging Bestuurslid arts- assistentenvereniging 10. Laboratorium Klinisch chemicus 11. Apotheek, EVS Ziekenhuisapotheker 12. Dossiervoering Medisch specialist 13. ICT- systemen ziekenhuis Trainer ICT 14. rgaan- en weefsel donatie Coördinator orgaan- en weefsel donatie 15. Documentbeheersysteem/protocollen ziekenhuis Medewerker Kwaliteit & Veiligheid 16. Patiëntveiligheidssysteem Medewerker Kwaliteit & Veiligheid 17. Vertrouwenspersoon Vertrouwenspersoon 18. IC en SEH Specialisten IC en SEH 19. Ziekenhuis specifieke verplichtingen ntb 20. Rondleiding ziekenhuis Bureau AIS Actie Bureau AIS Check 1. Na afloop introductie ziekenhuis evalueren pmerking: bovenstaand weergegeven inhoud van de introductie geldt als leidraad. De wijze waarop deze in de introductie terugkomt, is aan de instelling om te bepalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van een app, simulatie, presentatie, korte workshop, praktische training, rollenspellen, etc. De afwisseling van onderdelen is hierin belangrijk, om het geheel attractief te houden. 15

18 Tool AIS snel van start Titel Startgesprek opleider met AIS (1 e werkweek) Activiteit Doel Betrokkenen pleider Startgesprek opleider met AIS in de eerste werkweek Het gesprek met de opleider heeft als doel zowel het leerproces alsook het werkproces gestructureerd op te starten Voorbereiding Wie 1. Een startgesprek (laten) inplannen in de eerste werkweek van de AIS pleider 2. pstellen inwerkplan 7 pleider 3. Aanwijzen ondersteuner inwerkperiode AIS 8 pleider Inhoud 1. Introductiemap afdeling 9 2. Lokaal opleidingsplan 3. Inwerkplan afdeling 4. pleidingsschema 5. IP (individueel opleidingsplan) 6. Portfolio Actie opleider 1. Kort bespreken introductieproces AIS Uitreiken introductiemap afdeling (zie toolbox) 2. Bespreken lokaal opleidingsplan Taken leden opleidingsgroep Leerdoelen Stages Wijze van beoordelen/beoordelingsmomenten Besprekingen Kwaliteitscyclus ziekenhuis Scholingen/D 3. pstellen inwerkplan (zie bijlage): Duur inwerkperiode Doel en resultaat inwerkplan Mate van verantwoordelijkheid AIS Wijze van ondersteuning/supervisieafspraken Taken/activiteiten AIS Locaties Werktijden 4. pleidingsschema doornemen 5. IP opstellen 6. Portfolio: wijze van gebruik 7. Bespreken verwachtingen 8. Plannen proeftijdbeoordelingsgesprek Check 7 Zie de bijlage voor een voorbeeld. 8 Dit kan een collega AIS zijn, een specialist of de opleidingssecretaresse. Door afdeling te bepalen wie, wat, wanneer uitvoert. 9 Zie toolbox 16

19 Tool AIS snel van start 9. Vastleggen voortgangsgesprek 17

20 Tool AIS snel van start Bijlage: voorbeeld inwerkplan Gegevens AIS: XXX Gegevens ondersteuner (secretaresse/mentor/buddy): XXX Duur inwerkperiode: XXX Doel en resultaat inwerkplan: XXX Mate van zelfstandigheid/eigen verantwoordelijkheid: gedeelde verantwoordelijkheid (niet alleen op afdeling) ANW-diensten: tijdens de introductieperiode op de afdeling geen weekend en nachtdiensten. Bespreek-/evaluatiemoment:XXX (momenten integreren in inwerkprogramma) Week 1 Dag/Tijd Activiteit Locatie Maandag 8.30 uur Introductie Ziekenhuis XXX uur Einde introductie ziekenhuis Dinsdag 8.30 uur Introductie Ziekenhuis XXX uur Einde introductie Ziekenhuis Woensdag 8.00 uur Start introductie afdeling (bv aanwezig bij overdracht/kennismaking) MFR 8.30 uur Startgesprek opleider XXX 9.30 uur Afspraak ondersteuner (o.a. bespreken inwerkprogramma en -plan) XXX Donderdag (1 e werkdag) 8.00 uur verdracht MFR 8.30 uur Vrijdag 8.00 uur verdracht MFR 1

21 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Betrokkenen Introductiemap AIS afdeling (1 e werkweek) Introductiemap voor AIS op de afdeling De introductiemap voor AIS heeft als doel AIS vanaf de start van de opleiding wegwijs te maken op de afdeling en zo een houvast te bieden tijdens de inwerkperiode pleider Leden opleidingsgroep Eventuele ondersteuner(s) AIS Voorbereiding Wie 1. Reikt introductiemap opleidingsafdeling uit tijdens startgesprek pleider Inhoud introductiemap Verwijzing naar lokaal opleidingsplan op hoofdonderwerpen: Taken en verantwoordelijkheden opleidingsgroep Te behalen competenties AIS Beoordeling/beoordelingsgesprekken Taken AIS Besprekingen en overlegvormen nderwijs Scholingen/D 2. verzicht samenwerkende disciplines op afdeling: Functies Contactpersonen (actueel houden) Verwijzen naar actuele telefoonnummers 3. verzicht samenwerkende afdelingen (bv. IC, SEH, apotheek, laboratorium, reanimatieteam, etc.): Functies Contactpersonen (actueel houden) Verwijzen naar actuele telefoonnummers 4. Algemene werkafspraken: Werktijden 5. verzicht beleid/protocollen/richtlijnen/formulieren/verwijzing documenten: Digitale systemen Schrijfruimte intern (elektronisch) Patientendossier pname en ontslag Bij overlijden patient Reanimatiebeleid MIP melding VIM VMS 6. Weekindeling / diensten / rooster Achterwacht/supervisie Ziek- en herstelmelding Ruilen van diensten Regelgeving rondom vakantie en feestdagen 7. Afspraken dienstrooster: Verlof Verzuim veruren Registratie uren 8. Beschrijving introductieperiode: Taak- en functiebeschrijving AIS Inwerkplan: inhoud op hoofdlijnen (specifieke beschrijving in inwerkplan AIS) Proeftijdbeoordelingsgesprek (na 4 weken) 9. Verwijzing naar KNMG site: Kaderbesluit RGS (medische vervolgopleidingen) en specifiek besluit specialisme Praktische informatie over medische vervolgopleidingen Check 10 Door opleider door te nemen met AIS tijdens startgesprek 2

22 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Betrokkenen Inwerkprogramma afdeling (1 e werkweek) Uitvoering inwerkplan voor AIS die starten op de afdeling Het inwerkprogramma heeft als doel AIS wegwijs te maken in het leer/werkproces van de afdeling, alsook een houvast te bieden tijdens het inwerken (de introductieperiode) ndersteuner(s) AIS 11 pleider Leden opleidingsgroep Voorbereiding 2. Reeds uitgevoerde acties tijdens startgesprek opleider: Aanwijzen ondersteuner inwerkperiode AIS (secretaresse/mentor/buddy) Uitreiking introductiemap afdeling aan AIS Vaststellen inwerkplan AIS 3. Uitreiking definitief inwerkplan aan ondersteuner a. pleidingsgroep tevens op de hoogte brengen Wie pleider pleider 4. Doornemen inwerkprogramma en -plan AIS ndersteuner Inhoud 1. Introductiemap afdeling (zie toolbox) 2. Inwerkplan Doel en resultaat inwerkplan Duur inwerkperiode Taken AIS Locaties Werktijden Wijze van ondersteuning/supervisieafspraken Mate van verantwoordelijkheid AIS 3. Rondleiding en kennismaking afdeling 4. Logistieke zaken Actie ondersteuner Check 1. Doornemen introductiemap afdeling 2. Doornemen inwerkplan AIS 3. Rondleiding afdeling/werkplek 4. Kennismaking afdelingscollega s 5. Tonen actueel dienstrooster 6. Uitreiking sleutels 7. Uitreiking telefoon 8. Kleding: Uitreiking kledingpas Gebruik kleding Kledingvoorschriften omkleedruimte 9. Toekenning postvak 10. Gebruik badge Actie einde inwerkperiode Check 11 Dit kan een collega AIS zijn, een specialist of de opleidingssecretaresse. Door afdeling te bepalen wie, wat, wanneer uitvoert. 3

23 Tool AIS snel van start 1. Evaluatie inwerkprogramma en -plan (door opleider, ondersteuner en AIS) 4

24 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Evaluatie introductieproces (2 e tot en met 4 e werkweek) Evaluatie introductie proces Het evalueren van het gehele introductieproces (binnen uiterlijk 12 werkweken) Betrokkenen Bureau AIS Voorbereiding 1. Digitaal toesturen van de evaluerende vragenlijst aan de AIS (binnen uiterlijk 12 werkweken). Wie Bureau AIS Inhoud Evaluerende vragenlijst introductieproces AIS Antwoordschaal Vraag 1. De logistieke randvoorwaarden om mijn werk uit te kunnen voeren, zijn geregeld voor aanvang van mijn eerste werkdag (o.a. badge, ICT voorzieningen, telefoon en kleding) Volledig oneens neens Neutraal Eens Volledig eens 2. Ik ben op de hoogte van de missie en visie van het ziekenhuis 3. Ik ben voldoende geïnformeerd over de arbeidsvoorwaarden 4. Ik ben voldoende geïnformeerd over ziekenhuis protocollen en richtlijnen (o.a. documentbeheer systeem, Infectie preventie, patiëntveiligheidssysteem, orgaandonatie) 5. Ik ben voldoende geïnformeerd over afdelingsspecifieke zaken (o.a. dienstlijst/ procedures/ telefoonnummers) 6. Ik ben voldoende geïnformeerd over de opleidingszaken (o.a. lokaal opleidingsplan, opleidingsschema, IP) 7. Ik ken de juiste mensen om mijn werk uit te voeren 8. Ik ben op de hoogte van de arts-assistenten vereniging 9. Ik weet wat mijn opleider van mij verwacht (o.a. ondersteuning, beoordeling) 10. Ik ben voldoende ondersteund tijdens mijn inwerkperiode (o.a. door supervisie, afspraken m.b.t. verantwoordelijkheid) 11. Ik heb voldoende tijd gekregen om in te werken 12. Er is mij een ondersteuner (mentor/buddy) toegewezen 5

25 Tool AIS snel van start 13. Is er iets wat je gemist hebt tijdens de introductieperiode? 14. Welke werkomstandigheden hebben het introductieprogramma en het inwerken beïnvloed? En kun je aangeven of deze positief of negatief zijn? 15. Welke punten zijn voor verbetering vatbaar? Heb je hiervoor ook suggesties? Actie bureau AIS Check 9. Verwerken ingevulde vragenlijsten 10. Terugkoppelen feedback uit vragenlijsten aan de verschillende betrokkenen en afspraken maken m.b.t. verbetering 6

26 Tool AIS snel van start Titel Activiteit Doel Betrokkenen Proeftijdbeoordeling (einde proeftijdperiode) Proeftijdbeoordeling Aan het einde van de proeftijd wordt (op de dag die tijdens het startgesprek is afgesproken) het gesprek gehouden, waarin wordt nagegaan of de verwachtingen van de opleider en de AIS zijn uitgekomen. Kortom: doorgaan of uit elkaar gaan. pleider P&/HR Voorbereiding 1. N.a.v. het startgesprek (laten) plannen van proeftijdbeoordelingsgesprek tussen opleider en AIS aan het eind van de proeftijd (N.B.: let er op dat het gesprek nog wel binnen de proeftijd valt, zodat de optie tot ontbinding nog mogelijk is) Wie pleider 2. Informatie inwinnen binnen opleidersgroep wat betreft functioneren AIS in de proeftijd pleider 3. Versturen proeftijdbeoordelingsformulier aan opleider P&/HR Inhoud Proeftijdbeoordelingsformulier Vraag nvoldoende Voldoende Goed n.v.t. 1. Hoe is de kwaliteit van het werk 2. Hoe ligt het tempo 3. Heeft verantwoordelijkheidsgevoel in de functie 4. Hoe is de houding t.o.v. patiënten/klanten 5. Hoe is de houding t.o.v. collega s en leiding 6. Hoe beoordeelt u gebruik en hanteren van materialen en hulpmiddelen 7. Heeft beoordeelde voldoende inzicht in het werk 8. Bestaat er behoefte aan een vervolggesprek met de opleider a. Zo ja, welke punten dienen aan de orde te komen m ja m nee m omstandigheden binnen de organisatie die van invloed zijn op functioneren m opleiding m taakstelling komend jaar b. Binnen welke termijn dient het vervolggesprek plaats te vinden 9. Zijn alle verplichte scholingen/ registraties en cursussen behaald? XX m ja m nee m n.v.t. 10. Acht u het juist het dienstverband voort te zetten m ja m nee verige opmerkingen Actie opleider Check 1. Na invullen formulier laten ondertekenen door beoordeelde AIS en betrokken P&/HR adviseur 2. Verslag uploaden in personeelsdossier (doorsturen naar coördinator AIS) 3. Indien dienstverband niet voortgezet wordt, verder afhandeling in samenspraak met P&/HR en coördinator AIS (volgens beleid ziekenhuis) 7