Voorbeelden van hoe je de gesprekken rond functioneren structureert en vastlegt

Transcriptie

1 Voorbeelden van hoe je de gesprekken rond functioneren structureert en vastlegt Het is fijn om houvast te hebben als je het functioneren van je medewerkers bespreekt en vastlegt. In deze tool vind je een aantal voorbeelden die je kunt gebruiken. Je kunt zelf mixen en matchen om voor jouw bedrijf een passend formulier te maken Geen standaard formulier We hebben er bewust voor gekozen om geen standaardformulier voor je te maken. Ieder bedrijf is anders. Het is goed om je formulier op maat te maken zodat die zaken besproken, beoordeeld en vastgelegd worden, die in jouw bedrijf écht het verschil maken. Als je voor het eerste gesprekken over functioneren gaat voeren, kun je het beste een simpele vorm kiezen. Het gaat uiteraard niet om het formulier, maar de vorm helpt jou bij de structuur van je gesprekken, de onderwerpen die je aan de orde laat komen en biedt je ruimte om het gesprek vast te leggen. In deze tool vind je een paar voorbeelden van formulieren die wij zijn tegen gekomen en die redelijk simpel en overzichtelijk zijn. Ga je shoppen bij de grotere bedrijven, dan kom je uitgebreide versies tegen, waar ook de competenties van een medewerker worden gescoord, de scores worden gewogen en meerdere partijen invloed hebben op de eindbeoordeling (zoals in 360 feedback).

2 Naarmate je langer gesprekken voert, kun je meer onderdelen aan je gesprekken (en het verslag) toevoegen. Maar, we zijn van mening dat er een goede reden moet zijn als je daar als ondernemer mee aan de slag wilt. Alle extra features kosten veel tijd qua organisatie en voorbereiding, en voegen vaak te weinig toe (80% inzet voor maar 20% resultaat ). Belangrijke punten die je zeker moet vastleggen Het is handig om één formulier te hebben dat je gedurende het jaar (of andere periode) gebruikt. Je vult het formulier steeds aan met aanvullende afspraken, of legt aanvullende afspraken apart vast en verwijst daarnaar op je formulier. Zo houd je één overzicht. Wat op je formulier in ieder geval terug moet komen zijn de volgende punten feiten ü naam medewerker ü functie medewerker ü naam leidinggevende ü datum gesprek ü periode waarover wordt beoordeeld ü handtekeningen leidinggevende en medewerker (liefst besproken en akkoord ) ü datum ondertekening afspraken/oordeel ü gemaakte resultaatafspraken (bij voorkeur met deadlines) ü wat je medewerker nodig heeft om de resultaatafspraken te halen ü of de resultaatafspraken zijn behaald ü hoe je medewerker functioneert op onderdelen die in jouw bedrijf belangrijk zijn (denk aan benodigde basiscompetenties in je bedrijf, houding/gedrag) ü hoe je het functioneren van je medewerker in totaal beoordeelt, samengevat (als je jouw medewerkers beoordeeld, maar sowieso belangrijk bij slecht functioneren)

3 Voorbeelden van formulieren Hieronder vind je voorbeelden van formulieren en links naar formulieren op internet. Let op: niet op elk formulier staan alle zaken die wij je adviseren. Leg het formulier dat je uiteindelijk gebruikt dus altijd nog even naast ons bovenstaande checklistje voorbeeld A, biedt ruimte voor resultaatafspraken, functioneringsafspraken en een beoordeling (ontwikkeld voor een klant) voorbeeld B, een rechttoe rechtaan beoordeling aan de hand van resultaatafspraken, ontwikkelafspraken en samenwerken (bron: ondernemen met personeel) voorbeeld C, waarbij de beoordeling is gekoppeld aan de onderdelen van de functieomschrijving (bron onbekend) voorbeeld D, voor een gedetacheerde medewerker, met veel vrije invulruimte (bron: vriensgroep) voorbeeld E, qua lay-out een eigentijdse variant die met alle onderdelen die belangrijk zijn, én ruimte voor gemaakte afspraken (bron: het functioneringsgesprek) voorbeeld F. Al eerder in onze programma s hebben wij verwezen naar Tuxx.nl. Je vindt hier een voorbeeld van een uitgebreid en als voorbeeld ingevuld beoordelingsformulier Tips check je cao (als je die hebt) of er standaardformulieren in staan die jij kunt gebruiken bij de gesprekken met je medewerkers wil je hulp bij het maken van een maatwerkformulier? Laat het ons weten, wij kunnen je helpen!

4 VOORBEELD A Periode... Naam medewerker... Functie... Datum in dienst... Naam leidinggevende... Datum functioneringsgesprek Welke gesprekken zijn er in deze periode met medewerker gevoerd: Datum Onderwerp 2. Welke afspraken zijn er voor deze periode gemaakt Datum Afspraak a b c d e 3. Zijn de afspraken voor deze periode nagekomen? Ja/nee Toelichting a b c d e 4. Algemene waardering over genoemde periode: onvoldoende/ goed / uitstekend Houding en inzet Waardering: Vakkennis en kwaliteit van werken Waardering: (Interne) klantgerichtheid Waardering: Samenwerking met collega s Waardering:

5 5. Totale waardering functioneren: 6. Verbeterpunten voor medewerker Verbeterpunten Toelichting 7. Nieuwe afspraken voor de komende periode Afspraak Wie Gereed 8. Randvoorwaarden vanuit medewerker Wat heeft medewerker nodig? Actie wie Wanneer 9. Algemene opmerkingen 10. Ondertekening Besproken op [datum] en akkoord, Naam leidinggevende Naam medewerker

6 VOORBEELD B Naam medewerker: Functie: Afdeling: Naam leidinggevende: Datum: Resultaatafspraken Beoordeling Toelichting: Ontwikkelafspraken Beoordeling Toelichting: Samenwerking met leidinggevende en collega s Beoordeling Toelichting: Totale beoordeling Toelichting:

7 VOORBEELD C Naam medewerker: Functie: Afdeling: Leidinggevende: Datum beoordeling: Tijdvak van de beoordeling: van... tot Beoordeling aan de hand van de functiebeschrijving Functieonderdeel: 1.1.Beschrijving Functieonderdeel a: Oordeel: 1.2. Beschrijving Functieonderdeel b: 1.3. Beschrijving Functieonderdeel c: 1.4. Beschrijving Functieonderdeel d: 1.5. Beschrijving Functieonderdeel e: 2. Beoordeling van kennis, vaardigheden en gedrag (competenties) Kenmerk: Oordeel:

8 Algeheel oordeel 4. Afspraken Afspraak 1: Afspraak 2: Afspraak 3: 5. Reactie van de medewerker op de beoordeling Ondertekening Leidinggevende: Datum: Betekenis waarderingscode: A: onvoldoende functioneren waarbij niet aan de minimale vereisten wordt voldaan B: taakvervulling die verbetering nodig heeft C: voldoende functioneren waarbij aan de eisen wordt voldaan D: functioneren waarbij de taakvervulling boven de gestelde eisen ligt

9 VOORBEELD D Naam werknemer Naam opdrachtgever Naam project Functie werknemer Naam leidinggevende Datum functioneringsgesprek Aanwezigen Datum vorig gesprek 1. Evaluatie afgelopen periode Zijn er omstandigheden (geweest) die van invloed zijn op functioneren? Wat is er in het vorige gesprek afgesproken en hoe is hiermee omgegaan? Hoe heeft de werknemer evt. nieuwe werkzaamheden opgepakt? 2. Werkinhoud Wat vindt de werknemer van zijn werkinhoud? Denk o.a. aan: hoeveelheid werk, variatie / afwisseling, werkdruk, zelfstandigheid, niveau, uitdaging, organisatie van het werk, etc. 3. Functioneren Hoe denkt de werknemer over zijn eigen functioneren en hoe denkt de leidinggevende hierover? Denk o.a. aan: vakbekwaamheid, uitvoering werkzaamheden, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, nakomen afspraken, flexibiliteit, zelfstandigheid, besluitvaardigheid, oplossend vermogen, leidinggeven, initiatievermogen, punctualiteit, inzet/betrokkenheid, werktempo, verantwoordelijkheidsgevoel, etc. (NB voor zover van toepassing op de functie) 4. Samenwerking / communicatie Hoe ervaart de werknemer de samenwerking met collega s, leidinggevende(n)? Denk o.a. aan: informatie uitwisselen, teamprestatie, mate van geraadpleegd worden, sociale contacten, begeleiding, openheid etc. 5. Scholing / ontwikkeling Is de medewerker voldoende op de hoogte van eventuele opleidingsmogelijkheden (opleidingsplan)? Bestaat er bij werknemer momenteel een specifieke scholings- of ontwikkelingsbehoefte? Acht de leidinggevende een opleiding of (bij-)scholing noodzakelijk danwel wenselijk? Zo ja, op welk gebied en

10 op welke wijze in te vullen. 6. Toekomst Wat voor verwachtingen, wensen en ambities heeft werknemer voor de toekomst? Denk aan: huidig project, vervolgprojecten, soort werkzaamheden, leidinggeven, beschikbaarheid, reistijd, werktijd, etc. 7. ARBO/Arbeidsomstandigheden Denk aan: ziekteverzuim, werkplekinrichting, specifieke kleding / beschermingsmiddelen, mogelijkheid tot afwisseling werkhouding, etc. 8. Arbeidsvoorwaarden Denk aan: duidelijkheid/helderheid, salaris, schaalindeling, pensioen, spaarloon, vergoedingen, verlofregeling, etc. 9. Rol van Vriens Groep Denk aan: bereikbaarheid, dienstverlening, communicatie, frequentie van contacten, werkwijze, etc. Handtekening voor akkoord, d.d. Werknemer Leidinggevende