Je gaat het pas zien als je het door hebt

Transcriptie

1 Je gaat het pas zien als je het door hebt Werkplan communicatie 2016

2 Er is maar één moment dat je op tijd kunt komen. Ben je er niet, dan ben je óf te vroeg, óf te laat. Maar je gaat het pas zien als je het door hebt. Johan Cruijff 2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Terugblik De Concept Strategische Agenda Analyse van de Vereniging van Griffiers... 6 Algemene doelstellingen en acties... 7 Doelstellingen en acties per doelgroep... 9 Voorstel voor relevante perscommunicatie Contentkalender Werkwijze binnen de commissie communicatie Planning Begroting Bijlage 1: concept perslijst Bijlage 2: manifest raadscommunicatie

4 Inleiding Op 18 september is de commissie communicatie een dag onder begeleiding op de hei gaan zitten. Tijdens deze sessie heeft de commissie door middel van de Factor C methodiek onderzocht wat de doelgroepen zijn van de Vereniging van Griffiers en op welke manier zij met hen zou willen communiceren. Daarnaast is een eerste inventarisatie gedaan van welke acties op basis van deze wensen nodig zouden moeten zijn. Een eerste uitwerking hiervan is op 15 december met het bestuur van de vereniging besproken, waarbij ook de conceptversie van de strategische agenda aan bod is gekomen. Het bestuur heeft tijdens deze bespreking een aantal vragen gesteld en wensen uitgesproken. Ambitie met handreikingen Op basis hiervan is dit uitgewerkte communicatieplan geschreven voor de Vereniging van Griffiers. Een uitgewerkt plan, dat op onderdelen zeker nog verder uitgewerkt dient te worden binnen de commissie. Maar zonder twijfel wel een ambitieus plan en zonder (gezonde) ambitie komt men nergens! Tegelijkertijd moeten we in ogenschouw houden dat de Vereniging van Griffiers voor veel griffiers erbij gedaan wordt en dat er een verschil is in de rolopvatting van griffiers binnen ons vakgebied. Communicatie heeft voor veel griffiers niet een grote prioriteit. De basis van ons werk blijft het dienen van het openbaar bestuur. Maar in tijden van communicatie, dienen we ook (goed) te kunnen communiceren over wat dat is, wat we doen en wat daarin onze meerwaarde is. Ons ambitieniveau komt voort uit onze visie dat de vereniging, maar ook ons vakgebied, een goede communicatiestrategie nodig heeft. Gericht op relatie en op inhoud. Een strategie die belangrijk is en krachtig kan zijn. Wij hopen dat vele griffiers de noodzaak van goede communicatie gaan zien en hun bijdrage hieraan gaan leveren. Wellicht mede ondersteund door het manifest dat door enkele raadscommunicatieadviseurs is geschreven en als bijlage 2 is opgenomen bij dit plan. Borging door ons allen We borgen de doelstellingen van dit plan door de uitvoering primair te beleggen bij de werkgroep communicatie en de ondersteuning van het VvG kantoor. In beginsel liggen de meeste acties die voortvloeien uit dit plan daar al, en worden er slechts enkele nieuwe dingen geïnitieerd in We zoeken daarbij ook actief de samenwerking met het netwerk van raadscommunicatieadviseurs. In dit plan beschrijven we hoe de commissie communicatie haar (nieuwe) werkwijze voor zich ziet. Communicatie blijft echter een verantwoordelijkheid van iedereen binnen de vereniging. Daar kan de commissie communicatie niks aan veranderen. Iedereen moet doordrongen zijn van het feit dat de vereniging het belangrijk vindt om kennis te delen en dat samenwerking voorop staat. Communicatie speelt daarin al een belangrijke rol. Van het bestuur mag daarin, in onze ogen een voortrekkersrol verwacht worden. We zijn een strategisch partner van iedereen die de ontwikkeling van de democratie belangrijk vindt. En daar willen we ons op profileren. Door middel van zichtbaar zijn en het profileren van de vereniging. Ook dat is een taak van ons allen en niet alleen van de werkgroep communicatie. Het in het werkplan communicatie 2015 opgenomen uitgangspunt van de commissie communicatie blijft hierbij staan: de commissie neemt binnen de vereniging de communicatie niet over, maar doet handreikingen om de communicatie goed te laten verlopen. De commissie is faciliterend en adviserend en heeft daarnaast een aantal eigen actiepunten uit te voeren. Namens de commissie communicatie, Erik Lanning, voorzitter commissie communicatie Liesbeth Schreiner, bestuurslid communicatie 4

5 Terugblik Dit werkplan is een vervolg op het werkplan communicatie VvG Daarom is het gepast even terug te kijken naar wat er afgelopen jaren gebeurd is. Nieuwe website In 2015 is de nieuwe website griffiers.nl gelanceerd. Het doel van de nieuwe website was een website te ontwikkelen die een moderne en zakelijke uitstraling heeft, met een uitstekende zoekfunctie, gekoppeld aan de sociale media van de VvG (Twitter, LinkedIn en Facebook), met een activiteitenagenda, een koppeling met een nieuwsbrief en het ledenbestand, die eenvoudig te bedienen zijn door de VvG zelf (bron: communicatieplan VvG 2015). Hoewel we tevreden mogen zijn over de nieuwe website, ziet de commissie communicatie daar ook nog verbeterpunten in. Daarom is in de doelstellingen van dit jaar de website weer als actiepunt opgenomen. Profiel griffiers In 2015 zou op een aantal manieren gewerkt worden aan het extern profileren van de profielen van griffiers. Griffiers zouden actief deelnemen aan discussies in het veld van openbaar bestuur, bijvoorbeeld via actieve deelname in publieke debatten. Ook wilden we actief gebruik maken van media, pers en sociale media. Alle griffiers hadden hierin een taak. Helaas moeten we constateren dat dit niet optimaal is opgepakt. Wij denken dat dit vooral komt door de brede doelgroep ( alle griffiers ). Als iedereen verantwoordelijk is, is eigenlijk niemand verantwoordelijk. Daarom doen we bij de doelstellingen dit jaar daar een concreet voorstel voor. Ook de boegbeelden-academy was hierin een belangrijk onderdeel. Eind vorig jaar is hiertoe in het bestuur een voorstel besproken van de commissie communicatie hoe hier mee om te gaan. Interne communicatie Op het gebied van interne communicatie zijn in het vorige communicatieplan een groot aantal doelstellingen genoemd. De meeste hiervan zijn uitgevoerd en worden ook dit jaar gecontinueerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om de headlines, de vraagbaak en sociale media. Externe communicatie Naast de website wordt in het communicatieplan concreet de samenwerking tussen raadslid.nu en raadsledennieuws.nl genoemd. Raadslid.nu is in dit plan, samen met de VNG als partner aangewezen. Raadsledennieuws.nl verspreid ook nieuwsbrieven. Hier is de afgelopen jaren weinig gebruik van gemaakt. Daarom is in dit plan opgenomen om te kijken of hier komend jaar (weer) gebruik gemaakt van kan worden. De Concept Strategische Agenda In de concept Strategische Agenda is opgenomen dat de twee belangrijkste pijlers waarop het werk en de activiteiten van de vereniging rusten ondersteuning en belangenbehartiging zijn. Dit doet de vereniging door: Het geven van informatie over relevante onderwerpen uit ons dagelijks werk. Professionalisering en kennisverbreding zijn hier de thema s. Het vormen van visie en het geven van meningen over de ontwikkelingen in het openbaar bestuur. De griffiers brengen hun volksvertegenwoordigers, als eerste adviseur, in positie en dragen daarmee in belangrijke mate bij aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. 5

6 Het onderling adviseren en uitwisselen van ervaringen. De vereniging bevordert onderlinge contacten tussen de leden onder meer door het organiseren van congressen en studiebijeenkomsten en het onderhouden van (digitale) media. De leden te vertegenwoordigen zodat het geluid van griffiers wordt gehoord in relevante organen. In zijn algemeenheid is er tevredenheid over de wijze waarop de ondersteuning van Raden en Staten wordt uitgevoerd en wordt de meerwaarde van de functie van griffier onderkend. De werkgeversrol van Raden en Staten vraagt echter nog wel degelijk aandacht. De VvG blijft zich inzetten voor een goede positionering en profilering van de griffiers in het bestuurlijke bestel en zal aanbevelingen blijven doen en waar mogelijk belangen van griffiers blijven behartigen. In grote lijnen blijven de ontwikkelingen en vernieuwingen van de afgelopen jaren nog steeds actueel. We blijven verder werken aan professionalisering en ondersteuning, het steviger positioneren en profileren van het griffiersambt. Ook blijven we deelnemen aan de discussies over de inrichting en werking van het openbaar bestuur, deze blijven de agenda bepalen. De volgende prioriteiten voor , als uitwerking van de programmabegroting zoals vastgesteld in de ALV van 2 oktober jl., zijn voorlopig benoemd: Professionalisering/ register Open data en digitalisering Deelnemen / discussie voeden inrichting lokaal bestuur Ambtsonderzoek delen en implementeren: profileren griffiersambt Samenwerking, netwerken, kennisdeling Aan deze strategische agenda wil de werkgroep communicatie graag een bijdrage leveren. Direct en indirect. Daartoe dient dit communicatieplan. Analyse van de Vereniging van Griffiers Meer dan 400 Griffiers zijn ruim 12,5 jaar verenigd in de VvG, die zich inzet voor belangenbehartiging van de beroepsgroep en versterking van het openbaar bestuur. Een vereniging die bestaat uit betrokken leden uit álle bestuurslagen, die allemaal een passie hebben voor het openbaar bestuur. Een vereniging die met haar activiteiten aansluit op de wensen van haar leden. Tijdens de heidag kwam naar voren dat de vereniging op dit moment te onzichtbaar is en dat er een brede wens is om zichtbaarder te worden. Deze doelstelling is ook in het bestuur omarmd. Daarom is de overall doelstelling van dit communicatieplan als volgt verwoord: De Vereniging van Griffiers beoogt de positie van de griffier en griffiemedewerkers binnen het openbaar bestuur als adviseur, verbinder en gesprekspartner te versterken door belangenbehartiging en deskundigheidsbevordering. Deze doelstelling is eigenlijk gelijk aan de doelstellingen die genoemd zijn in het communicatieplan

7 Tijdens de heidag bleek dat het onduidelijk was welke doelgroepen de vereniging allemaal in het oog moest hebben om deze doelstelling te kunnen waarmaken. In het communicatieplan is maar een beperkt aantal doelgroepen genoemd. Daarom is de volgende analyse op hoofdlijnen gemaakt van het ümveld van de vereniging: Instituten die democratie bevorderen als Prodemos Pers (media) Binnenlands Bestuur VGS Genootschap BM VNG Raadslid.nu Overige beroepsverenigingen IPO BZK Parlement Werkgroep Communicatie VvG VvG (leden, bestuur, griffiemedewerkers etc.) Griffierskringen Nieuwe leden Invloedrijke Leden / jubilerende leden Sponsoren / partners IIMC Raadsleden Gemeenteraden Ambtelijke organisatie Dit zijn de doelgroepen van de vereniging en voor al deze doelgroepen zijn doelstellingen en acties geformuleerd die in dit plan verder uitgewerkt zullen worden. Naast doelstellingen en acties per doelgroep zijn er echter ook een aantal meer algemene doelstellingen en acties verwoord. Deze gelden voor alle doelgroepen. Hierbij gelden twee belangrijke kanttekeningen: (1) de doelstellingen zijn vooral op hoofdlijnen beschreven en worden in de planning al wat meer geconcretiseerd. Een aantal doelstellingen moet echter nog verder uitgewerkt worden binnen de commissie communicatie. Daar gaan we de komende periode mee aan de slag. Daarnaast (2) zijn details ook belangrijk: hoe wordt de headlines gelezen, hoe kunnen we deze er aantrekkelijker uit laten zien. Details waar de commissie oog voor heeft, en die ze belangrijk vindt, maar voor nu in onze ogen te ver gaan om in dit strategische plan op te nemen. Deze zult u hier dus niet terug vinden. Algemene doelstellingen en acties Vanuit de werkgroep communicatie is er een aantal algemene doelstellingen benoemd waar aan gewerkt blijft of gaat worden in 2016: 1. De basis brengen we op orde waar nodig en houden we op orde waar zij dat al is Belangrijk voor de vereniging zijn een aantal basis communicatie uitingen, die in eerdere communicatieplannen ook zijn opgenomen: 7

8 De website is vorig jaar vernieuwd, maar blijft een punt van aandacht: welke content wordt er op de website geplaatst? Is de website overzichtelijk? In 2016 zal de opzet van de website daarom waar mogelijk verbeterd worden en in ieder geval de volgende content op de website geplaatst worden: o Het laatste nieuws o Blogs van leden met best practices, voorstellen (ruimbaan), reizende blog o Informatie over bijeenkomsten o Andere inhoudelijke artikelen Vanuit het laatste nieuws wordt elke week een Headlines verstuurd. Deze nieuwsvoorziening brengt het nieuws elke week direct in de inbox van al onze leden en is een belangrijk communicatiekanaal. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om berichten te plaatsen op raadsledennieuws.nl en in hun nieuwsbrief. Jaarlijks organiseert de werkgroep communicatie één of twee inspiratiesessies. Hierbij wordt ingegaan op actuele onderwerpen. Daarnaast levert de commissie communicatie een lid aan de commissie voor het jaarcongres, zodat de communicatie vanuit deze commissie geborgd is. We zetten sociale media strategisch in. Op dit moment hebben veel mensen binnen het bestuur en daarbuiten toegang tot de kanalen van de vereniging. Het is goed om hier keuzes in te maken en een kleine(re) groep mensen de verantwoordelijkheid te geven om te communiceren via onze sociale media kanalen. Wij denken hierbij primair aan de voorzitter, de vice-voorzitter en het bestuurslid communicatie. In dit plan zal een eerste concept contentstrategie worden opgenomen, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke boodschappen we via sociale media willen (gaan) verkondigen. In de basis zullen we drie kanalen als volgt gaan gebruiken: o o o Twitter: actueel nieuws over de vereniging (actuele persberichten / tweets over bijeenkomsten) gericht op externe doelgroepen als pers, beroepsverenigingen, raadsleden en andere volgers (uiteraard ook de griffiers) Facebook: de meer leuke berichten over bijvoorbeeld de geschiedenis van de gemeenteraad (zoals Marcel Baijens vaak post), maar ook de meer informele vragen aan elkaar en beëdigingen en nieuwe griffiers. Doelgroep: intern, dus de griffiers / griffiemedewerkers die lid (mogen!) worden van deze pagina. LinkedIn: op onze LinkedInpagina plaatsen we bijvoorbeeld vacatures. Deze worden (vaak door Jan Pieter Wind) nu op onze Facebookpagina gepost. De vacatures gaan we dus nu (ook) op onze LinkedInpagina posten. Ook kunnen hier wat meer zakelijke vragen gesteld worden. We continueren de juridische vraagbaak en kijken of deze verder kan worden ingebed. Daarnaast zetten we een communicatie vraagbaak op, omdat we denken dat in deze nieuwe tijd veel griffiers ondersteuning kunnen gebruiken op het gebied van communicatie. 2. We werken aan verdere professionalisering van de (uitstraling van de) vereniging De basis is goed, maar op een aantal punten denkt de commissie communicatie dat de uitstraling van de vereniging beter kan. De commissie is van mening dat de huisstijl van de vereniging toe is aan vernieuwing. Na 12,5 jaar heeft de vereniging behoefte aan een nieuw gezicht, een nieuw uitstraling, een basis voor herkenning. Zoals je om de zoveel jaar een nieuw kapsel neemt of een nieuwe bril, of een nieuwe strategie voor een vereniging bepaalt, zo is dat ook met een huisstijl. Tijden veranderen, beelden veranderen, kleuren veranderen, etcetera. Dat betekent niet dat alles helemaal anders moet, 8

9 maar er moet nagedacht worden over de positionering van de vereniging en daarmee ook de uitstraling die je daarbij wilt hebben. Een huisstijl is meer dan een logo, het is de hele uitstraling van de vereniging in kleur en uitingen. Het staat op alles en zorgt daarmee ook voor herkenbaarheid. Belangenbehartiging kan niet zonder een goed uitgewerkte en doordachte huisstijl, deskundigheidsbevordering hangt samen met een professionele uitstraling en zelfs subsidiewerving werkt beter met een eigentijdse huisstijl. Het huidige logo is niet meer van deze tijd. De kleurstelling is grijs, de vraag is of je als griffiers vereniging een grijze uitstraling wilt hebben, of juist meer van deze tijd een kleurstelling wilt kiezen die beter past bij je imago (of imago dat je wilt uitstralen). Daarnaast is een huisstijl dus niet alleen een logo en dat is wel wat de vereniging nu heeft (alleen een logo). Het jaar 2016 zal worden gebruikt om te investeren in een onderzoek naar de nieuwe huisstijl en het ontwerpen daarvan. De verwachting is dat de investering in daadwerkelijke dragers (folders, website, video, presentatiemateriaal, etcetera) zal beginnen in 2016, maar vooral zal plaatsvinden in De kosten kunnen derhalve over twee jaar verspreid worden. We zoeken daarnaast vernieuwing in onze communicatie. Niet (alleen) omdat het leuk is, maar ook omdat het een doel dient. We onderzoeken bijvoorbeeld de mogelijkheden om filmpjes te laten maken over het werk van de griffier en de VvG, omdat mensen steeds meer naar beeld kijken dan naar teksten. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheden van serious gaming, bijvoorbeeld in het zoeken naar oplossingen om kennisuitwisseling tussen griffiers te verbeteren. Tenslotte zoeken we vernieuwing in de content, bijvoorbeeld door het creëren van Grif & Fiers, naar de strips van Fokke & Sukke. Een aantal hiervan is al gemaakt eind Dit wordt in 2016 doorgezet en vervolgens geëvalueerd. Maar niet alles draait om vernieuwing. Juist ook de traditionele kanalen kunnen verder geprofessionaliseerd worden. De website is al eerder besproken, maar in 2016 zullen we nieuws over de vereniging en het griffiersvak vaker actief gaan communiceren door middel van persberichten en onze andere kanalen. Daar past bij dat we dus ook actief moeten blijven inventariseren welk nieuws er aan zit te komen, dit kan door middel van het bijhouden van een (online) contentkalender. Hiertoe zullen de mogelijkheden in 2016 onderzocht worden. Belangrijk hierbij is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Het moet het werk makkelijker en eenvoudiger maken. Met de professionalisering van onze communicatie kunnen we ons tevens meer gaan concentreren op public affairs: het beïnvloeden van beleid. Door op de juiste momenten aanwezig te zijn met onze communicatie. Dit ligt uiteraard voor een groot deel bij het bestuur, maar de commissie communicatie wil met het bestuur de handdoek oppakken om, in de online contentkalender, ook potentiële momenten van beïnvloeding op te nemen. Dan gaat het er dus niet om dat we zelf iets te communiceren hebben, maar dit zijn wellicht momenten dat er rapporten worden gepubliceerd, andere doelgroepen met een boodschap komen en / of er in de Eerste of Tweede Kamer voor ons belangrijke onderwerpen geagendeerd staan. Op die momenten kan communicatie bijdragen aan de geformuleerde doelstelling. Doelstellingen en acties per doelgroep Per doelgroep hebben we een aantal doelstellingen en acties benoemd: Bovenaan staat dat de commissie communicatie het bestuur en de commissies adviseert in hun communicatiestrategie. Het bestuur is essentieel in het uitdragen van het gedachtegoed van de vereniging. Niet voor niets zijn Renee Wiggers als voorzitter en Menno Huisman de primaire boegbeelden van de vereniging. Bij persvragen treden zij in principe als eerste naar voren. 9

10 Uiteraard gesteund door de griffiers die op specifieke onderwerpen hun kennis bewezen hebben. Zij blijven, in overleg met de voorzitter, op die onderwerpen het eerste aanspreekpunt. Naast het ondersteunen bij vragen die gesteld worden aan de vereniging vanuit de pers en eventuele andere doelgroepen, ondersteund de commissie communicatie de commissies bij bijvoorbeeld de organisatie van het jaarcongres en andere bijeenkomsten, het ontwikkelen van een opleidingsgids en het verkrijgen van nieuwe sponsors. De nieuwe leden van de vereniging zijn belangrijk. Zij moeten weten wat de vereniging doet en actief uitgenodigd worden om, binnen hun mogelijkheden, hier een bijdrage aan te leveren. Daarom introduceren we in 2016 een introductie / welkom pakket voor nieuwe griffiers. Hierin zal i.i.g. een folder opgenomen worden over de VvG (moet gemaakt worden). Daarnaast verwelkomen we hen actief op de site (maak kennis met ). Met als doel nieuwe griffiers gelijk meer te betrekken bij de vereniging. Naast nieuwe leden, gaan we ook jubilerende leden actief in het zonnetje zetten. Dit doen we met een persoonlijke felicitatie en een kort berichtje op onze website, in de headlines en onze Facebookpagina. In 2016 zoeken we actief samenwerking met de kringen, zodat we beter weten wat er speelt in het land. We plaatsen best practices op website. Belangrijk hierbij is dat de ene kring de andere niet is. De ene kring is actief, maar vooral met elkaar, de andere minder actief en open voor het delen van informatie. Hierin zal een weg gevonden moeten worden, waarbij kennisdelen voorop moet staan. We vertegenwoordigen als vereniging de belangen van onze werkgevers: het bestuursorgaan gemeenteraad of provinciale staten. Er is immers geen andere organisatie die dat expliciet doet. Ook de VNG, het IPO en BZK vermengen immers de belangen van de gemeenteraad met de belangen van de colleges en gemeentesecretarissen. We hebben een aantal specifieke partners in het land. Raadslid.nu is een beroepsvereniging die nabij is, maar de Vereniging van GemeenteSecretarissen (VGS), het Genootschap van Burgemeesters (GvB), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) en het Parlement zijn andere belangrijke partners. Daarnaast zijn er instituten die de democratie beogen te bevorderen, zoals Prodemos. In de praktijk blijken zij op dit moment onvoldoende weet te hebben van wat de vereniging doet en wat de griffiers in het algemeen doen (rol). Juist deze partners kunnen ons helpen in onze belangenbehartiging en daarom is het belangrijk om deze partners te leren kennen. Niet alleen kijken we naar wat wij van hen kunnen leren, maar juist ook naar wat wij hen te bieden hebben. Het ministerie van BZK is immers ook een subsidiepartner, juist omdat wij als vereniging iets te bieden hebben. We gaan in 2016 daarom op zoek naar partners binnen deze partners, met wie we actief informatie delen met als doel als vereniging (eerder) op de hoogte te zijn van actuele ontwikkelingen. Raadslid.nu is daarbij de eerste partner naar wie gekeken wordt, evenals de VNG. Als laatste belangrijke doelgroep hebben we de pers geïdentificeerd en in het bijzonder Binnenlands Bestuur, nog steeds onder ambtenaren het meeste gelezen blad. We hoeven er niet voor te zorgen dat onze voorzitter wekelijks bij De Wereld Draait Door zit, maar er moet in ieder geval inzicht komen in welke pers voor de vereniging interessant is. We willen landelijk meer aandacht genereren voor de vereniging en het beroep van griffier in het algemeen. Dit is echter een secundair doel, want primair is de vereniging er voor de leden. Echter in de vorm van belangenbehartiging kan een goede relatie met de pers goed van pas komen. In bijlage 1 is derhalve een perslijst opgenomen van voor de vereniging relevante perscontacten. De vraag is: welke informatie gaat er naar de pers? Elke nieuwe griffier die wordt benoemd? Hieronder een voorstel: 10

11 Voorstel voor relevante perscommunicatie Wat is relevante perscommunicatie? Een verhaal dat geen nieuwswaarde heeft, heeft in ieder geval geen relevantie. Daarom kiezen we er voor om alleen dan te communiceren wanneer ons verhaal echt een nieuwsmeerwaarde heeft. Uiteraard kan deze meerwaarde voor een klein deel ook gecreëerd worden. Soms. Belangrijk is in ieder geval dat we bij elk persbericht moeten nadenken: wat is de relevantie van dit bericht? Of: hoe kunnen we dit bericht zo relevant mogelijk maken. Reageren op berichten in Binnenlands Bestuur kunnen daarmee vaak al weinig relevant zijn. Het nieuws is al oud en je gelijk proberen te halen via een persbericht lukt vaak niet. Daarom is het vaak beter om de journalist in kwestie te benaderen en te vragen of je je eigen verhaal mag doen, of een keer geïnterviewd mag worden over een andere meer actueel onderwerp. En tegelijkertijd je eigen verhaal klaar te hebben en snel te publiceren op je website en te verspreiden via je eigen kanalen, zodat het juiste verhaal of het beeld van de vereniging alsnog goed naar voren komt. Belangrijk in al onze communicatie is wel dat we anticiperen op negatieve publiciteit. Negatieve berichten verspreiden zich tegenwoordig als een lopend vuurtje. Ze blijven lang hangen, maar kunnen tegelijkertijd ook de volgende dag weer vergeten zijn. Daarom is het belangrijk hier goed op te anticiperen. Op welk gerucht of bericht reageer je wel en op welk bericht misschien juist even niet. De commissie communicatie wil hier zowel het bestuur als individuele griffiers die daar behoefte aan hebben in ondersteunen door bij te dragen in het uitwerken van scenario s en te ondersteunen in de communicatie. Kunnen we het concreter maken? Niet echt. Nieuws is Nieuws op het moment dat het zich voordoet. Deels kunnen we via de contentkalender kijken welk nieuws er aan komt en per onderwerp kijken voor welke doelgroep (lees: vakbladen) het mogelijk interessant is. Gaan we dan voor een persbericht, of zorgen we voor een interview in het beste vakblad? Dat hangt van het onderwerp af en de relevantie. En het tijdstip, want zowel BinnenlandsBestuur als VNG Magazine als Ibestuur hebben zo hun deadlines. Maar weten we tijdig welke onderwerpen er aan komen, dan kunnen we ook tijdig informeren of er ruimte is voor een mooi interview of betoog of ander soort bericht. Kortom: laten we proberen niet op het laatst te bedenken dat er ook nog een persbericht uit moet, maar tijdig in de gaten houden welk nieuws er aan zit te komen. Hier ligt, volgens de commissie communicatie, vooral een belangrijke rol voor het bestuur. Wij adviseren het bestuur dan ook graag tijdens elke vergadering de contentkalender door te lopen en te kijken over welke berichten zij graag naar buiten zou willen treden. Op basis daarvan kan vanuit de commissie communicatie een strategie (kort en bondig!) opgesteld worden hoe de pers (en welke) benaderd zou kunnen worden. Contentkalender Elke contentkalender is een momentopname. Morgen kan er spontaan nieuwe content verzonnen worden, of andere content achterhaald blijken. De contentkalender hieronder is een eerste aanzet van de vaste onderdelen in onze communicatie. Omdat we bouwen op bewegende grond (de wereld is tenslotte continu in beweging), willen we onderzoeken hoe we deze kalender het beste online kunnen neerzetten, zodat we hem daar actueel kunnen houden en iedereen er eenvoudig en laagdrempelig bij kan. In de commissies vinden immers activiteiten plaats die mogelijk om communicatie gaan vragen (anders dan actuele berichten over de vereniging). Deze kunnen in deze contentkalender opgenomen gaan worden. Een contentkalender is bij voorkeur ook 3D. Op de volgende pagina staan alleen de middelen en de kanalen. Feitelijk zou je hier de dagen aan toe willen voegen, zodat het ook echt een kalender wordt. Dat zal in de verdere uitwerking meegenomen worden. 11

12 Website Headlines Pers Twitter Facebook LinkedIn Partners Actuele berichten over de vereniging X X X X X Vacatures voor griffies X X X Blog griffiers X X (X) X Informatie over bijeenkomsten X X (X) X X X Informatie tijdens bijeenkomsten X Welkom nieuwe griffiers X X X Jubilerende leden X X X Grif & Fiers X X Werkwijze binnen de commissie communicatie Om de werkwijze binnen de commissie te stroomlijnen, is er een drietal aandachtsgebieden geformuleerd. Het (corporate) communicatiebeleid van de VvG gaat over en zorgt voor samenhang tussen deze drie aandachtsgebieden waarin de diverse communicatie-activiteiten van de vereniging zijn ondergebracht: 1. Organisatiecommunicatie (dit betreft het handelen van de vereniging in relatie tot externe doelgroepen) activiteiten: a. Public Relations (pers en media) b. Netwerk Relaties (overheidsorganisaties, collega beroepsorganisaties en maatschappelijke organisaties) c. Sponsoring d. Huisstijl Wie binnen de commissie: Erik, David en Hester 2. Managementcommunicatie (dit betreft het handelen van het bestuur in relatie tot haar interne doelgroepen (leden, verenigingsonderdelen en medewerkers)) activiteiten: a. Interne communicatie b. Commissies c. Kennisdeling & vraagbaak d. Verenigingsraad e. Jaarcongres f. Seminars & workshops g. Cursusaanbod Wie binnen de commissie: Karin, Patrick, Hermie, Jaap en Heleen 3. Beheer en ontwikkeling communicatiemiddelen a. website, sociale media, video, publicaties b. Project- en evenementencommunicatie Wie binnen de commissie: Anouk (mits daarvoor uren beschikbaar komen) Liesbeth Schreiner is bestuurlijk verantwoordelijk. Hester Tjalma is als adviseur betrokken. 12

13 Tussen droom en daad staan wetten in de weg en praktische bezwaren (Elsschot) De VvG heeft een erg ambitieus communicatiebeleid afgezet naar de inzetbaarheid van mensen voor wie dit een activiteit naast een functie op een raadsgriffie is. Professionele uitvoerende ondersteuning door het VvG bureau (Anouk) kan het daadwerkelijk bereiken van resultaten enorm bevorderen. Daarnaast willen we de vraag neerleggen bij het netwerk raadscommunicatieadviseurs of daar mensen bereid zijn een bijdrage te leveren aan de communicatie van de VvG, vanuit de commissie, danwel als potentiële invlieger. Planning De planning zoals hieronder beschreven maakt een aantal zaken die in dit plan globaal beschreven zijn concreter. Toch blijven voor nu een aantal zaken op hoofdlijnen. Voor bijvoorbeeld de blogs willen we een nader plan schrijven. Welke blogs zijn er? Hoe vaak willen we die realiseren? Het zijn maar twee van de vragen waar we als commissie de komende periode een antwoord op willen vinden, zodat we met een goed plan aan de slag kunnen gaan, in plaats van zoals nu een beetje het geval is hapsnap af en toe een blog te publiceren. Onderwerp Wanneer Door wie Opmerking Website Continu Anouk/Hester Liesbeth/Patrick/Hester maken afspraak om website door te lopen + VNG checken of ze mee willen kijken Blog griffiers / columns Wekelijks Patrick: PvA blogs Nieuwe / vertrekkende griffiers. = ruim baan = maandelijks Uit de kringen? Headlines Wekelijks (donderdag) Anouk / Liesbeth In website groepje verder inhoud bespreken Inspiratie sessies 1 keer per jaar Karin Samen met netwerk communicatie? Sociale media Continu Liesbeth Nieuwe huisstijl Januari juni Erik / David 2016 Welkomstpakket Januari 2016 Anouk Is er, mag opgeleukt worden Folder VvG Meenemen in huisstijl Samenwerking kringen PvA september Erik / Liesbeth 2016 Juridische vraagbaak Continu Jaap Communicatie vraagbaak Continu David Jaarcongres Oktober Erik Voorstel video Zomer 2016 Erik / David Eventueel combi huisstijl Voorstel serious gaming Zomer 2016 Erik / David Eventueel combi huisstijl (online) contentkalender Eerste kwartaal David / Hester 2016 Contact beroepsverenigingen Continu Liesbeth / Hester Perslijst Februari 2016 David / Hester Via VNG nieuwe lijst gekregen Netwerkorganisaties Continu Liesbeth / Hester / Erik Plan maken 13

14 Begroting Inspiratiesessies (activiteitenbudget) Vernieuwen huisstijl (alternatieve financiering) Welkomstpakket folder VvG Video VvG PM PM Serious Game VvG PM PM Totaal:

15 Bijlage 1: concept perslijst Nog invoegen 15

16 Bijlage 2: manifest raadscommunicatie In verbinding met de samenleving Naar een communicatieve gemeenteraad In de agenda voor de Lokale Democratie wordt opgemerkt dat er een aantal maatschappelijke en politieke ontwikkelingen zijn, die inwerken op het functioneren van de lokale democratie. De bewoner participeert meer, of juist niet meer. De verzuilde, verticaal georganiseerde samenleving heeft plaats gemaakt voor een horizontale netwerksamenleving. Niet de overheid staat op de eerste plek, maar de bewoner. Een belangrijk onderdeel daarbij, voor gemeenteraden, is de verdere ontwikkeling van de informele democratie. Hierin wordt in de agenda als onderdeel ook het versterken van de informatiepositie van de bewoner genoemd. Een goede informatievoorziening over de lokale beleids- en besluitvorming en de prestaties van politici en bestuurders is een randvoorwaarde voor een goed functionerende lokale democratie. Traditioneel zijn de media hierin een belangrijke intermediair, maar ook gemeenten zouden er zorg voor moeten dragen dat hun inwoners goed geïnformeerd worden en er voldoende mogelijkheden zijn om zich te laten informeren. Gemeenten kunnen zelf de informatiepositie van inwoners versterken door actief en veel meer dan nu het geval is informatie beschikbaar te stellen over beleids- en besluitvormingsprocessen. Gemeenten kunnen hierbij ook aangeven op welke momenten en op welke manier inwoners hier een rol in kunnen spelen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het openbaar maken van een participatie agenda of van het stemgedrag van raadsleden, zodat transparant wordt voor kiezers hoe hun vertegenwoordigers in de raad gehandeld hebben. Het is altijd verkiezingstijd Communiceren over politiek is primair een rol die de politieke partijen moeten vervullen. De griffie kan daar geen rol in spelen. Helaas zien we dat, behoudens rond verkiezingstijd, politieke partijen deze rol te weinig vervullen. In onze ogen kunnen gemeenteraden, als bestuursorgaan, meer verbinding maken met de samenleving. Ook buiten verkiezingstijd om. Raadscommunicatie kan daar als geen ander bij ondersteunen. Vanuit de griffie kunnen partijen ondersteund worden in hun zoektocht naar nieuwe vormen van communiceren met de inwoners, bijvoorbeeld door het geven van trainingen op het gebied van nieuwe media. Communiceren vanuit de raadsgriffie Uit onderzoek (Kok, 2015) blijkt dat bij veel griffies in Nederland een communicatieplan of contentstrategie ontbreekt. Personele capaciteit is voor 60% van de respondenten de belangrijkste reden om geen gebruik te maken van nieuwe kanalen als sociale media. Bijna 55% geeft in een vervolgvraag aan minder dan 1FTE voor communicatie te hebben. Hiervan is 40% in dienst van de griffie en 15% in dienst van de ambtelijke organisatie. Ruim een derde geeft aan helemaal geen capaciteit te hebben voor communicatie. Daarbij geeft bijna een kwart van de respondenten aan dat ze niks te melden hebben en bijna een vijfde noemt een gebrek aan kennis een belangrijke drempel bij het communiceren. Natuurlijk heeft de griffie nu ook al een rol in het communiceren van politiek neutrale boodschappen: de agenda van de gemeenteraad, de besluiten die genomen zijn, het publiceren van schriftelijke vragen, het uitleggen hoe bewoners hun invloed kunnen uitoefenen, etcetera. Nieuwe communicatie uitingen, zoals bijvoorbeeld het stemgedrag van raadsleden, zou hier een waardevolle aanvulling op kunnen zijn. De griffie is per definitie neutraal en zal in die hoedanigheid in de nieuwe informele samenleving ook sterker kunnen overkomen met een boodschap dan partij 16

17 politieke boodschappen. Daarin kan juist de griffie dus een meerwaarde zijn voor de gemeenteraad als het gaat om het communiceren van de partij neutrale informatie rondom de gemeenteraad. In verbinding met de samenleving De griffie kan de raad ondersteunen in het zoeken naar de verbinding met de samenleving. Door de verbinding te zoeken met maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, bewonersgroepen en belangenverenigingen. Door de stadsagenda te verbinden met de raadsagenda : problemen uit de stad op de politieke agenda plaatsen. De griffie is de verbinder en brengt raad met de samenleving in contact. Communicatie is verbinden. Door de stad te informeren over besluiten, de weg te wijzen in de besluitvorming, te stimuleren mee te doen in het besluitvormingsproces en door signalen op te halen uit de samenleving. De griffie kan deze verbindingen stimuleren door nieuwe werkvormen te ontwikkelen. Een ondersteunende griffie Er zijn vele manieren waarop een griffie de raad kan ondersteunen in het communiceren naar de stad. Hierbij kan aan de volgende onderwerpen gedacht worden: Gebruik een goede monitoringstool en maak daarmee goede analyses / rapportages van online activiteiten voor de gemeenteraad. Indien hiervoor geen capaciteit is bij de griffie, kijk dan of er ambtelijk capaciteit beschikbaar is. Faciliteer bijeenkomsten elders dan de raadzaal, zodat de raad meer in de stad is. Ondersteun en adviseer inwoners actief bij het indienen van ideeën bij de gemeenteraad Geef duidelijke kaders aan inwoners op welke momenten zij kunnen meepraten en zoek daarbij naar nieuwe vormen Zorg vooral dat het proces van de gemeenteraad duidelijk is: wat gebeurt er op welk moment. De griffie speelt hierbij meestal een rol op het gebied van de techniek, niet op inhoud. De griffie moet vooral faciliteren, maar speelt wel een rol als het gaat om de ondersteuning in de communicatie raadsbreed, als bestuursorgaan. Maar geen ondersteuning aan fracties. Griffiers/griffie moeten onafhankelijk zijn. Met een goede informatievoorziening De griffie is, richting raad, bewoners, college en ambtelijke organisatie verantwoordelijk voor een goede informatievoorziening. Daarbij is het belangrijk dat we de oude instrumenten niet vergeten. Deze werken nog prima! Communicatie moet passen bij de gemeentelijke infrastructuur en architectuur, maar in de netwerksamenleving is snelheid wel een belangrijk uitgangspunt. Daarnaast gaat communicatie niet meer uit van zenden, maar van wederzijds ontvangen en actief vragen naar: wat wil de samenleving weten, wat is relevant? 17

18 Naar een communicatieve gemeenteraad Communiceren is een vak. En communiceren kost tijd. We leven in een communicatie tijdperk. Is het niet digitaal, dan is het analoog. Is het niet via de krant, dan wel via Twitter of Facebook. We leven in een tijdperk waarin de bewoner geïnformeerd wil en moet worden. We leven in een tijdperk waarbij bewoners steeds minder gaan stemmen, omdat ze niet weten aan wie ze hun stem (lokaal) zouden moeten geven. Juist door middel van (nieuwe) communicatie(vormen) kunnen de verschillen tussen partijen beter zichtbaar gemaakt worden. Kan aan bewoners duidelijk gemaakt worden waarom het belangrijk is om te stemmen. Wat er in hun achtertuin gebeurt en welke partij daar voor is en wie tegen. De griffie kan hierin de gemeenteraad ondersteunen, en ook een belangrijk deel van de verbindende communicatie verzorgen. Maar hiervoor is wel de juiste capaciteit en kennis nodig. Daarvoor willen wij, met dit manifest, aandacht vragen. In de context van alle veranderingen In verbinding komen met de samenleving. 18