Plannen en beheersen

Transcriptie

1 Plannen en beheersen

2 Doelstellingen De beschikbare tijd (de uwe en die van uw team) efficiënt en effectief gebruiken zodat u kwaliteitsvol werk kan leveren Efficiënt werken gaat over uw batterij

3 3 keer E Je bewaakt je Energieniveau door effectiviteit en efficiëntie te combineren. Effectiviteit: doe de juiste dingen. Efficiëntie: doe ze op de juiste manier. Je persoonlijke doelstellingen bepalen wat de juiste dingen zijn. TIJD IS ALTIJD EEN BESLISSING Tijd heb je nooit, je maakt altijd tijd

4 Problemen: hoe aanpakken? 1. Wat kan ik zelf veranderen? 2. Hoe kan ik mijn omgeving veranderen?

5 Problemen: hoe aanpakken? 1. Wat kan ik zelf veranderen? 2. Hoe kan ik mijn omgeving veranderen? 3. Stop met je te ergeren.

6 Cirkels van impact controle invloed onmacht

7 Stappen in werkplanning en organisatie 1 2 Observeer uw eigen manier van werken Analyseer deze gegevens om de oorzaken van uw eventueel organisatieprobleem te kennen. 3 Stel planning op 4 5 Voer planning uit Evalueer

8 Tijdverspillers en tijdrovers Wat? Kopiëren, printen,faxen, uitgaande telefoons Tips Groepeer deze opdrachten Dingen, documenten verliezen of zoeken Zorg voor een duidelijk en simpel klassement en goede namen. Regelmatig opruimen en klasseren Slechte communicatie, te weinig assertief, gesprekken die langer duren dan nodig, geen neen durven zeggen Communiceer assertief en doelgericht Denk na voor je ja of neen zegt Onduidelijke afspraken Maak afspraken SMART Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden Onduidelijkheid rond taken, prioriteiten of rollen, organisatie Kaart deze aan op een assertieve manier Moeilijkheden om prioriteiten te stellen Gebruik het Eisenhower-principe om prioriteiten te stellen Gebrek aan planning Denk vooruit maar plan stap voor stap en niet tot in de kleinste details Een zichtbare planning stimuleert

9 Tijdverspillers en tijdrovers Wat? Onderbrekingen Tips Zonder je af wanneer nodig, overleg met je baas en collega s hierover Mails Overdreven neiging naar perfectie Lees je mails 3 tot 4 keer per dag Neem elke mail maar 1 keer vast Zorg voor goede onderwerpregels Zie Pareto Vergaderingen Zorg voor een agenda met een timing en een doelstelling per punt Zorg voor een verslag en opvolging van de actiepunten Technische problemen Objectiveer de overlast en kaart aan Slechte timing (te vroeg of te laat) Pas je timing aan zodat je niet teveel werk moet herbeginnen of aanpassen. Zorg er echter ook voor dat je echt voldoende tijd hebt om kwaliteitsvol werk af te leveren. Uitstellen Bouw voor jezelf deadlines in. Werk in korte blokken van bijvoorbeeld 25 minuten met daarna 5 minuten pauze (Pomodoro systeem)

10 Enkele basisprincipes uit timemanagement Wat? Groeperen Tips Bundel gelijkaardige taken zoals s, telefoons, post lezen Principe van Pareto 20% van de input zorgt voor 80% van het resultaat. Bepaal welke taken 100% in orde moeten zijn. Wet van Parkinson Eén keer vastpakken Opgeruimd bureau, opgeruimd hoofd Maak alle dagen takenlijstje Zorg dat je een klok ziet Pauzeer regelmatig B-taken zijn vergadeingen in je agenda Ken je eigen bioritme en de pieken en dalen op je eigen dienst Plan maximaal 60% van je agenda in Een taak neemt zoveel tijd in beslag als je ervoor plant. Neem post en mails maar 1 keer vast. Een proper bureau zorgt voor ruimte en verplicht je tot klasseren. Prioriteiten veranderen elke dag dus maak elke dag een lijst Formuleer taken met een werkwoord Dit zorgt voor meer tijdsbewustzijn Pauzeren is iets anders doen. Zo verlies je deze niet uit het oog. Weet wanneer je concentratietaken of moeilijker werk best wel of niet plant. 40% onverwachte taken = normaal

11 Prioriteiten - Belangrijk + B Inplannen D Als je eens tijd hebt??? A Zelf doen Onmiddellijk C Groeperen Delegeren Tijd beperken Geen perfectie - Dringend +

12 Analyse logboek 1. Heeft deze activiteit mij dichter bij mijn doel gebracht? 2. Was de tijd die ik eraan gespendeerd heb gerechtvaardigd? 3. Was het nodig dat ik dat deed? 4. Was het het geschikte moment om het te doen?

13 Analyse logboek 1. Hoeveel tijd heb je in neens gestoken? 2. Vertaal dit in % van je tijd.

14 Analyse logboek Meer dan 10 tot 15% van je tijd neens? Stel je dan de volgende vragen: Is dit een éénmalig fenomeen? Zo neen, kan ik er iets aan veranderen? Zo neen, kan ik mijn omgeving veranderen om er iets aan te veranderen?

15 Inzicht krijgen in mijn tijdrovers en tijdwinners 1. Bepaal je 10 belangrijkste tijdrovers en tijdwinners en rangschik ze in volgorde van impact op je werk; 2. Pas de pareto-regel toe: door 20% van mijn probleem aan te pakken, zal ik 80% van mijn probleem oplossen; 3. Zoek een oplossing voor deze 20%; 4. Plan, voer uit, controleer en evalueer.

16 Getting things done (GTD) IN Wat is het? Prullenmand Ja=meerdere acties=een project Vergt het een actie? NEEN Ooit/misschien lijst Archief Projecten:bekijk lijst elke week en definieer gewenste uitkomst en volgende stap Ja=1 actie Bepaal volgende stap Minder dan 2 min. Doe het nu Delegeer Zet op lijst wachten op Plan in je agenda Lijst eerstvolgende acties (/ context). Deze werk je af zodra je tijd hebt.

17 GTD in 3 stappen Stap 1:Verzamelen Zorg dat je alles wat binnenkomt aan taken, info, op 1 plek verzamelt Stap 2: Beslis wat je ermee gaat doen. Doe dit minstens 1 keer per week. Plan deze stap bewust in in je agenda. Deze stap zorgt ervoor dat je losse eindjes in een systeem steekt en dat ze op het juiste moment naar boven komen om gedaan te worden. Stap 3: Organiseer en voer uit. Neem bovendien regelmatig tijd voor reflectie: Bekijk elke dag je agenda en werk je actielijst af wanneer je tijd hebt. Bekijk zeer regelmatig je lijst met projecten en definieer daarbij voor elk project de volgende stap. Overloop een paar keer per jaar je persoonlijke prioriteiten en je ooit/misschien lijst. Overloop elk jaar je persoonlijke doelstellingen op middellange en op lange termijn. Vertrekpunt GTD = het is niet tijd maar losse eindjes in je hoofd die voor stress zorgen

18 Werkontrafelstructuur

19 Gantt grafiek Organisatie teamdag Begin Duur in dagen vergaderverzoek lanceren werkgroep teamdag vergadering werkgroep beslissing datum en verzamel ideeën aankondiging datum aan team 6 1 vergadering beslisisng activiteit en takenverdeling 21 1 organisatie teamdag laatste voorbereiding teamdag teamdag evluatie teamdag 119 1

20 Lean Manufacturing of TPS *: oorsprong jaren 50 bij Toyota in Japan bedrijfsprocessen gericht verbeteren concentreert zich op reduceren van verspilling alleen zaken die waarde toevoegen voor de klant, worden als nuttig beschouwd zeer geschikt voor bedrijven die in een bepaalde stroom stuksgewijs produceren * Toyota Production System

21 Categorieën van verspilling volgens lean manufacturing 1. defecten 2. overproductie 3. transport 4. wachten 5. opslag 6. bewegingen en verplaatsingen 7. overprocessing (meer doen dan nodig is) 8. onbenutte creativiteit en capaciteit

22 Assertiviteit ik zeg mijn idee JA NEEN agressief assertief autoritair feedback manipuleren sub-assertief drogredenen ja zeggen neen denken NIET ik luister naar ideeën van anderen WEL

23 Ruzie of assertief formuleren? Een keuzeschema Ruzie? Ik gebruik dooddoeners, gemeenplaatsen, vooroordelen Ik spreek met Gij-boodschappen Of assertief? Ik gebruik concrete, waarneembare feiten Ik spreek in de Ik-stijl Ik haal schuldbewijzen uit t verleden Ik zoek oplossingen in de toekomst Ik ben zeker van mijn heilige gelijk Ik probeer een dialoog op gang te brengen Ik maak concrete afspraken 23

24 Basistechniek assertiviteit 1. De andere (toon dat je hebt nagedacht over wat dit voor de andere zou kunnen betekenen) 2. Ik (geef duidelijk je eigen grens aan) 3. Doe een voorstel (door hiermee te eindigen, creëer je de kans om oplossingen te bespreken) Jouw aandeel in een probleem is altijd aangeven dat je een probleem hebt. Assertiviteit is echter niet hetzelfde als gelijk krijgen. Je weet echter zeker dat jij in een moeilijke situatie correct en respectvol hebt gecommuniceerd. Wat iemand anders met jouw communicatie doet, heb je nooit in de hand.

25 Sneltoetscombinaties Toesten- Handeling Toesten- Handeling combinatie combinatie CTRL-S Opslaan CTRL-C Kopieer CTRL-Z Ongedaan maken CTRL-X Knippen CTRL-F Zoeken CTRL-V Plakken CTRL-H Vervangen CTRL-P Printen Home Begin regel CTRL-Y Ongedaan maken Ongedaan maken End Einde regel CTRL-B Vet CTRL-Home Begin document CTRL-I Cursief CTRL-End Einde document CTRL-U Onderstrepen Alt-TAB Switchen tussen verschillende Word-documenten CTRL-pijltjestoetsen Verplaats cursor per woord of per alinea

26 Meer info? Leestips Drive Daniel H Pink Slimmer werken met het kantoor in je tas Complete gids voor nomad workers Gerald Essers Getting things done, prettig en efficiënt werken zonder stress en Ready for anything 52 principes voor een productiever leven, David Allen Het 80/20 principe, Richard Koch The One Minute Manager blances work and Life Ken Blanchard We quit mail Kim Spender Off Balance Mathew Kelly Timemanagement volgens Covey Stephen Covey Interessante websites pinterest.com/ampersandt