Exxellence Exxperience een verhaal over samenwerking. Wilma van Leeuwen Secretaris Gebruikersvereniging

Transcriptie

1 Exxellence Exxperience een verhaal over samenwerking Wilma van Leeuwen Secretaris Gebruikersvereniging

2 Samenwerken met de leverancier

3 Een hedendaags verhaal Elk verhaal kent een zelfde verloop, Elk boek, elke goede film

4 De reis van de held

5 De oproep De Held krijgt een impuls, van binnenuit of buitenaf, die onmiskenbaar oproept tot actie en verandering. Het leven zal nooit meer zo zijn als het was Groeiende ontevredenheid onder deelnemende gemeenten over dienstverlening van Exxellence

6 Knelpunten Ontevredenheid onder deelnemende gemeenten over dienstverlening van Exxellence, in Utrecht het meest nijpend.. Traag ontwikkeltempo nieuwe functionaliteit Leverbetrouwbaarheid Teveel maatwerk Geen indexatie van onderhoudsbedragen Gemeenten hadden geen gezamenlijke prioriteiten

7 Gesprekken hierover Naar aanleiding van een gesprek met de gebruikersvereniging is er gekeken naar de verbetering van werkprocessen binnen Exxellence. Deze werkprocessen moeten leiden tot het verbeteren: 1) Uitleverbetrouwbaarheid 2) Snelheid in ontwikkeling 3) Kwaliteit Exxellence heeft met een aantal keyspelers binnen de organisatie en daarbuiten gekeken naar het verbeteren van bovenstaande punten.

8 Weerstand tegen verandering Doordat iedereen blijft denken vanuit zijn eigen invalshoek, ontstaat een impasse Gemeenten vervullen geen de sturende rol als opdrachtgever Zowel gemeenten als Exxellence waren verslaafd aan maatwerk Exxellence ziet maar een weg naar verbetering; de klant meer laten betalen.

9 Ontmoeting met de mentor Een onafhankelijk bureau onderzocht wat een werkbaar ontwikkelmodel voor het oplossen van de knelpunten.. Vijf interviews met met vijf gemeenten Interview en desk research Exxellence Een neutraal adviesrapport met oplossingsrichtingen

10 De drempel Niets doen was geen optie Verschilende gemeenten ervaren de druk vanuit hun organisatie Exxellence ervaart de druk vanuit de klantgemeenten die teleurgesteld zijn

11 De reis van de held

12 Bevindingen Bevindingen uit het rapport Aanbod - basisvertrouwen in het product, maar dit staat onder druk Vraagorganisatie - zwakke organisatie van de vraag - Lokale belangen houden klanten verdeeld in optreden

13 De ster van de dag Maatregelen door de leverancier Toetsen en committeren bedrijfsplan leverancier Daadwerkelijk maatwerk afbouwen (onder)scheiden rol van productleverancier en consultancy (implementatiepartner) Een door de deelnemende gemeenten (klanten) beheerd fonds voor doorontwikkeling instellen Eigenaars en beheerdersrol binnen de organisatie op juiste niveau verankeren

14 De ster van de dag Maatregelen door de gemeenten Tot stand brengen overeenstemming tussen meerdere klanten onderling en klanten met leverancier tot en met de hoogste niveaus Realistische door ontwikkelagenda opstellen Sturen op de release 2015 (coo rdinerend product owner) Begeleiding terug managen maatwerk Toezicht op voortgang bedrijfsplan leverancier

15 Aarding Concreet maken van de maatregelen Bestuur en structuur van de Gebruikersvereniging hervormen Productowner benoemen Themagroepen bepalen samen functionaliteit Financieel model voor tempoversnelling: Meerwerkopdracht

16 Prioriteren In een tweedaagse Hackathon samen gewerkt aan Overeenstemming over te ontwikkelen functionaliteiten (epics) Samen uitwerken van functionaliteiten, overeenstemming bereiken Prioriteren van de volgorde van ontwikkeling Afspraken maken over vervolgproces

17 Omslag Commitment organiseren voor geld Duurt lang en blijft lang onduidelijk Wie van de leden doet mee? Hoe moet het juridisch worden afgedicht? Een van de leden doet mee, maar onder voorwaarden

18 De reis van de held

19 Dolk Het proces om te komen tot de handtekeningen onder de meewerkopdracht leek te stagneren De suite gaf op dat moment in verschillende gemeenten ook performance problemen Het vertrouwen in deze weg en oplossing ebde weg en het werd stil

20 Terugkeer

21 De reis van de held

22 Wederopstanding en het elixer Na nog wat tegenslag Exxellence levert houdt zich aan de afgesproken planning Gemeenten vormen een nieuw bestuur Gemeenten benoemen een productowner Een nieuwe roadmap na een Exxperience day in november