Infosessie: Financiële rapporten & weddebudgetrapportering

Transcriptie

1 Infosessie: Financiële rapporten & weddebudgetrapportering Veerle De Bock Agentschap Overheidspersoneel

2 Situering Alle entiteiten aangesloten op DC PA: behoefte aan een eigen weddebudgetrapportering Erkenning van deze grote nood aan rapportering bij de entiteiten in de huidige besparingscontext sturingsinstrument Voorjaar 2016: oprichting werkgroep weddebudgetrapportering wegens grote behoefte Analyse van de bestaande weddebudgetrapporten Geen uniform systeem over de entiteiten heen Sterk verschillend complex Nood aan standaardisering

3 Aanpak Opvangen van de urgente rapporteringsbehoeften verspreid over de verschillende beleidsdomeinen Proef weddebudgetrapporten aanleveren en verfijnen voor 6 pilootentiteiten Prioritair ontsluiten van een set aan urgente financiële rapporten in de Vlimpers rapportenshop naar de volledige doelgroep Structureel: nieuw generiek weddebudgetrapport met simulatiemogelijkheden Projectvoorstel wordt toegelicht op de werkgroep weddebudgetrapportering van woensdag 8 maart 2017

4 Financiële rapporten

5 Hoe aanmelden Rapportenshop Klik op Rapportenshop U komt in onderstaand scherm terecht Klik volgens op OK Voer gebruikersnaam en wachtwoord in

6 Rapportenshop Pad in de Cognosomgeving Pad in de Cognosomgeving Rechtstreekse link (Favorieten): login/cgibin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts&m_folder =ie3d6aa493d114fb5a60f550f

7 Rapportenshop Structuur Basis HRBP-werkgroepen Leiderschap en ontwikkeling Opleiding Organisatieontwikkeling Prestatiemanagement en loopbaan Rekrutering en selectie Welzijn Extra Financieel (werkgroep weddebudgetrapportering) Security Basis Rondvragen

8 Rapportenshop U krijgt de ondergebrachte rapporten te zien door op de naam van de gewenste map te klikken

9 Rapportenshop

10 Rapportenshop Hoe een rapport uitvoeren Op de naam van het rapport klikken Promptpagina

11 Rapportenshop

12 Rapportenshop Hoe een rapport uitvoeren Via de optiepagina: klik op het blauwe driehoekje aan de rechterkant van het scherm op dezelfde lijn als de titel van het rapport niet op de naam van het rapport!

13 Rapportenshop Optie indeling: in welk formaat zoals Excel, PDF. Optie bezorging: op welke manier zoals .

14 Overzicht financiële rapporten Wat valt op? Bij een aantal rapporten: werkgeverscode 050 en = 12 Vlaamse ministeries, SAR s, VREG, EVA Plantentuin Meise en Agion 096 = eigen vermogen INBO, BLOSO, Syntra Vlaanderen, VAPH, OVAM, VMW, DS, Wenz, VDAB, VLM, VHM, K&G, VMM, UZ, OPZ en VIZO Niet van toepassing voor 001, 040, 245 en

15 Overzicht financiële rapporten Icoon inhoudelijk/technisch gewijzigd 1/01/2017: percentage werkgeversbijdrage voor de ambtenarenpensioenen = 38% i.p.v. 36% = Pool der Parastatalen 24/01/2017: wijziging in de aanwervingskostentabel waarbij het bruto maandloon als basis gebruikt wordt voor de berekening van de patronale bijdrage van de eindejaarstoelage van een statutair personeelslid en NIET meer de bruto eindejaarstoelage

16 Overzicht financiële rapporten Budgetwinst of meerkost berekenen per pln Wanneer te gebruiken: berekenen van budgetwinst bij statutarisering of meerkost bij bevordering Voorwaarde: het personeelslid moet gekend zijn Mogelijkheid meerdere personeelsleden invoeren: indien ze tot eenzelfde rang/schaal behoren Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Resultaat: huidige toestand in combinatie met de nieuwe situatie op basis van de geselecteerde keuzemogelijkheid. Totale kost/winst aan 100% + VTE (12/12)

17 Overzicht financiële rapporten Bevordering: statutair A111 naar statutair A211 Regularisatie: contractueel B111 naar statutair B111

18 Overzicht financiële rapporten Pln in dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetkost raadplegen van de indiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie instroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk aanrekeningscode Resultaat: pro rata kost huidig budgetjaar volgens datum instroom + totale theoretische budgetkost aan 100% en VTE (12/12)

19 Overzicht financiële rapporten

20 Overzicht financiële rapporten Pln met een verwachte einddatum Wanneer te gebruiken: u wenst een zicht te hebben op de contracten die binnen een geselecteerde periode aflopen Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: enkel de contracten van bepaalde duur + de vervangingscontracten => NIET de pensioneringen raadpleegbeer in een ander rapport uitstroom Einddatum in Vlimpers: enkel voor CBD + vervangingscontracten. Niet ingevuld = niet in Cognos

21 Overzicht financiële rapporten Resultaat: rapportlijst met de contracten waarvan de verwachte einddatum in Vlimpers binnen de geselecteerde referentieperiode valt. Totale budgetlast dat vrijkomt aan 100% + VTE (12/12)

22 Overzicht financiële rapporten Pln met sprongen Wanneer te gebruiken: u wenst de sprongen in salarisen/of functionele schaal te kennen binnen een bepaalde geselecteerde periode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Resultaat: een overzicht van de personeelsleden die binnen de gekozen periode een sprong maken. Totale kost van de nieuwe sprong aan 100% en VTE (12/12) + pro rata kost op basis van datum sprong

23 Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid

24 Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit

25 Overzicht financiële rapporten Pln met theoretische budgetlast Duiding: Theoretische budgetlast: er wordt geen rekening gehouden met toelagen, vergoedingen. Werkelijke budgetlast: er wordt wel rekening gehouden met toelagen, vergoedingen. Wanneer te gebruiken: u wenst de theoretische kost te kennen van bijvoorbeeld een pln dat vermoedelijk eind 2017 zal uitstromen Berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries

26 Overzicht financiële rapporten Kost woon-werkverkeer van 660,33 Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Resultaat: totale theoretische kost aan 100% + VTE (12/12)

27 Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid 1 personeelslid

28 Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit

29 Overzicht financiële rapporten Pln met werkelijke budgetlast De reële uitgave: er wordt rekening gehouden met uitbetaalde toelagen, verminderde prestaties Wanneer te gebruiken: Werkelijke budgetlast: uitbetaalde loongegevens van individuele personeelsleden of van een entiteit Vervroegde verplichte uitbetalingen bij uitstroom Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! BRUTO bedragen Werkelijke budgetlast van detacheringen in kader van de terugvorderingsdossiers. Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! Volgende afwezigheidscodes werden opgenomen in het rapport: VO_AT_VOA, VO_AT_VOB, VO_AT_VOH, VO_AT_VOI, VO_AT_VOE, VO_AT_VOF, VO_AT_VOG, VO_AT_VOC, VO_AT_VOD, VO_AT_PV3, VO_AT_PV4 en VO_AT_SYN

30 Overzicht financiële rapporten Resultaat: werkelijk uitbetaalde bedragen Ook raadpleegbaar voor werkgeverscode 001, 040, 096, 245 en 496 Detailgegevens: beschikbaar via het rapport personeelsleden met werkelijke budgetlast detail

31 Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast

32 Overzicht financiële rapporten Vervroegd uitbetaald VAK, EJT en uitbetaalde verbrekingsvergoedingen => Bruto bedragen Keuze 2 NIET mogelijk

33 Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast gedetacheerde personeelsleden Keuze 2 NIET mogelijk

34 Overzicht financiële rapporten Pln nog niet in dienst met theoretische budgetlast Wanneer te gebruiken: u bent van plan om een nieuw pln in dienst te nemen of een nieuwe wervingsprocedure op te starten en wenst de kost hiervan te kennen Bijvoorbeeld: wat is de theoretische kost wanneer er een contractueel pln zou aangeworven worden met 8 jaar anciënniteit in schaal A111 Vertrekpunt: berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries

35 Overzicht financiële rapporten Kost woon-werkverkeer van 660,33 Resultaat: Totale theoretische statutaire kost aan 100% Totale budgetlast aan 100% ambtenaar ,93 Totale theoretische contractuele kost aan 100% Totale budgetlast aan 100% contractueel ,18 De patronale kost bij een contractueel pln is hoger niet van toepassing bij bijvoorbeeld werkgeverscode 096

36 Overzicht financiële rapporten

37 Overzicht financiële rapporten Pln uit dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetwinst raadplegen van de uitdiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie uitstroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk aanrekeningscode Resultaat: pro rata winst huidig budgetjaar volgens datum uitstroom + totale theoretische budgetwinst aan 100% en VTE (12/12)

38 Overzicht financiële rapporten

39 Overzicht financiële rapporten Werkelijk uitbetaalde toelagen en vergoedingen Wanneer te gebruiken: u wenst een overzicht te hebben van de uitbetaalde toelagen en/of vergoedingen. BRUTO bedragen 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Combinatie van één of meerdere toelagen en vergoedingen kunnen opgevraagd worden Opgelet: enkel de vergoedingen die voor uw entiteit via Vlimpers uitbetaald worden NIET Orafin Fietsvergoeding : extra apart tabblad met vermelding van het aantal km s + begin en einddatum

40 Overzicht financiële rapporten

41 Weddebudgetrapport: hoe begin ik eraan? Concreet voorbeeld a.d.h.v. het sjabloon

42 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 1: bepalen van de referentiemaand Van uitermate belangrijk om te bepalen welke gegevens al dan niet vervat zitten in het referentiebudget Bijvoorbeeld referentiemaand februari: dit betekent dat alles na referentiemaand februari niet omvat is in het referentiebudget maar zal opgenomen worden in de instroom en uitstroomgegevens die enerzijds geregistreerd staan in Vlimpers en anderzijds bijkomend worden meegegeven door de entiteit zelf

43 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 2: invoer van de inkomsten

44 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 3: cijfergegevens tabel A Tabel A: besparingen ten gevolge uitstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal vrijkomen n.a.v. ontslagen en pensioenen 2017 en 2018 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende uitstroom 2017 (= pensioneringen + ontslag) Gekende uitstroom 2018 (= pensioneringen + ontslag) Eventueel loopbaanonderbrekers 2017 Eventueel loopbaanonderbrekers 2018

45 Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2017 en 2018 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden uit dienst op basis van aanrekeningscode Het rapport zal zelf de pro rata budgetwinst gaan berekenen volgens de datum van uitstroom Opgelet: pln die bijvoorbeeld 1 jaar onbetaald verlof hebben gehad en nadien uitstromen => GEEN budgetwinst

46 Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2017 en 2018 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem. Bijvoorbeeld pln x zal vermoedelijk eind 2017 uitstromen Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met theoretische budgetlast

47 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel B Tabel B: meerkost in kader van instroom en/of doorstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal extra belast worden ten gevolge van instroom, doorstroom en endogene groei 2017 en 2018 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende instroom Eventueel loopbaanonderbrekers Doorstroom Geldelijke of functionele sprongen Eventueel bevorderingen + statutariseringen

48 Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2017 en 2018 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden in dienst op basis van aanrekeningscode Het rapport zal zelf de pro rata kost gaan berekenen volgens de datum van instroom Opgelet: omzetting contract bepaalde duur naar onbepaalde duur => GEEN bijkomende budgetkost

49 Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2017 en 2018 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem lopende wervingsprocedures. Bijvoorbeeld op 1 september 2017 zal er vermoedelijk een nieuwe dossierbehandelaar in dienst treden wervingsprocedure net opgestart Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden nog niet in dienst met theoretische budgetlast

50 Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: geldelijke of functionele sprongen 2017 en 2018 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met sprongen Het rapport zal zelf de pro rata kost gaan berekenen volgens de datum van geldelijke en/of functionele sprong

51 Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: eventueel bevorderingen en statutariseringen 2017 en 2018 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Budgetwinst of meerkost berekenen per personeelslid Opgelet: omzetting van contractueel naar statutair = budgetwinst => - bedrag invullen in het sjabloon

52 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel C Tabel C: reeds uitgegeven kredieten op budget 2017 inclusief de REF.maand Bijvoorbeeld REF.maand = februari Reeds uitgegeven kredieten 2017 = januari februari 2017 Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met werkelijke budgetlast Opletten met vervroegd VAK, EJT en verbrekingsvergoedingen in REF.maand Controle Orafin: vergelijking van de werkelijke aanrekening met de Vlimpersgegevens

53 Toelichting voorbeeldsjabloon Vakantiegeld mei 2017 m.b.t. prestaties 2016: Provisie werd geboekt in 2016, moet altijd aangerekend worden in het jaar waar de prestatie heeft plaatsgevonden Het bedrag wordt werkelijk uitbetaald in 2017 Terugdraai van de aangelegde provisie vakantiegeld 2017 m.b.t. prestaties 2016 in 2017 op moment dat de werkelijke uitbetaling heeft plaatsgevonden (betaalmaand mei) Verschil tussen de aangelegde provisie en de uitbetaling (+/-) op te nemen Vakantiegeld mei 2018 m.b.t. prestaties 2017: Provisie moet aangelegd worden in 2017 maar de werkelijke uitbetaling zal gebeuren in 2018 Op te nemen in tabel D Resterende uitgaven in 2017 Boeking provisies vakantiegeld in Orafin = Financiën en Begroting

54 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 5: cijfergegevens tabel D Tabel D: resterende uitgaven in 2017 Bijvoorbeeld REF.maand = februari Resterende uitgaven 2017 = maart december 2017 (inclusief EJT) En surplus mee te nemen bij de resterende uitgaven: Achterstallen eind 2017 Jobstudenten Uitgaven woon-werkverkeer betalingen verlopen via Orafin op het loonartikel Provisie vakantiegeld 2018 m.b.t. prestaties 2017 Eventueel uitgaven ingevolge indexverhogingen 2017

55 Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 6: cijfergegevens tabel E Tabel E: prognose uitgaven begrotingsjaar 2018

56 Vragen?