HANDLEIDING LOKALE BEHEERDER VLAAMSE OVERHEID (VO GID) GEBRUIKERSBEHEER VLAAMSE OVERHEID (IDM2) / Handleiding IDM2 VO GID

Transcriptie

1 ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// GEBRUIKERSBEHEER VLAAMSE OVERHEID (IDM2) HANDLEIDING LOKALE BEHEERDER VLAAMSE OVERHEID (VO GID) ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1

2 INHOUD 1 Inleiding Hoe zoek ik een gebruiker? Hoe geef ik een gebruiker rechten? Hoe maak ik een werkrelatie aan? Categorie: uitleg mogelijke keuzes Gebruikerstype: uitleg mogelijke keuzes 9 5 Hoe maak ik een nieuwe gebruiker (identiteit) aan? Controleer of het aanmaken van een nieuwe gebruiker nodig is Aanmaken van een groot aantal gebruikers Toevoegen van één of enkele gebruikers 10 6 Hoe pas ik een wachtwoord van een gebruiker aan? Hoe maak ik rapporten van gebruikers? Een rapport van alle gebruikers binnen uw organisatie Een rapport van alle gebruikers per recht 13 2

3 1 INLEIDING Via het Gebruikersbeheer voor de Vlaamse overheid kan: een lokale beheerder de toegang tot gekoppelde toepassingen beheren voor de medewerkers van zijn entiteit en collega s. Op tab Praktisch vindt u een overzicht van de rechten die toegekend kunnen worden in het Gebruikersbeheer met een korte toelichting. je zelf je wachtwoord voor AD- en LDAP-account beheren (bv. om aan te melden op de VO-pc of bij Vlimpers). De toepassing Gebruikersbeheer voor de Vlaamse overheid is bereikbaar op volgende manieren: Om gebruikers en hun rechten te beheren: o van op het VO-netwerk door te surfen naar o van op het internet via de link Om je eigen wachtwoord te beheren: o van op het VO-netwerk door te surfen naar o van op het internet via de link 3

4 TOEPASSING GEBRUIKERSBEHEER VOOR DE LOKALE BEHEERDER Met de toepassing Gebruikersbeheer kan u als lokale beheerder een aantal acties uitvoeren die we verder uitvoeriger beschrijven in deze handleiding: Hoe zoek ik een gebruiker? Via een eenvoudige zoek-interface (Gebruiker>Zoek) kan u nagaan of een gebruiker reeds toegevoegd is. Identiteiten en werkrelaties worden automatisch aangemaakt bij de creatie van een werkrelatie in Vlimpers. Bij het uitdienst treden worden deze werkrelaties weer verwijderd. Hoe geef ik iemand een gebruikersrecht? Om toegang te geven tot bepaalde toepassingen of systemen dient u als lokale beheerder de gebruikers de nodige en juiste rechten toe te kennen. Een gebruikersrecht wordt toegekend binnen een werkrelatie via de knop Ken gebruikersrecht toe. Hoe maak ik een werkrelatie aan? Een persoon (ambtenaar of externe medewerker) is gekoppeld aan een bepaalde entiteit via een werkrelatie. Via Werkrelatie>Voeg toe creëert u een nieuwe werkrelatie voor deze gebruiker als deze nog niet automatisch via Vlimpers werd aangemaakt. Je kan werkrelaties toekennen aan identiteiten die toegevoegd werden aan de gebruikersbeheer- toepassing. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker (identiteit) aan? Naam, voornaam en rijksregisternummer zijn voldoende om een persoon toe te voegen via Gebruiker>voeg toe. Hoe maak ik rapporten van gebruikers of gebruikersrechten? Via het menu Werkrelatie>Genereer rapport en via Gebruikersrechten>Genereer rapport kan u eenvoudig rapporten opmaken over uw gebruikers en hun rechten. 4

5 2 HOE ZOEK IK EEN GEBRUIKER? U kunt gebruikers zoeken via het menu Gebruiker > Zoek aan de hand van reeds gekende gegevens. U kunt zoeken op: naam, voornaam, geslacht, organisatie, geboortedatum (dd/mm/jjjj), status van de gebruiker en gebruikersnaam (login). Afbeelding 2: schermafbeelding met het resultaat van een zoekopdracht. Selecteer de gebruiker in de lijst, door op Detail te klikken om de reeds toegekende werkrelaties te zien. Afbeelding 3: schermafbeelding met detail gebruiker. 5

6 3 HOE GEEF IK EEN GEBRUIKER RECHTEN? Ga naar Gebruikersrechten > Ken een recht toe. Zoek de gebruiker aan wie u rechten wilt toekennen door zijn/haar gegevens in te typen in het zoekveld (zie vorig punt). Klik op Zoek gebruiker. Selecteer de gebruiker in de lijst, door op Detail te klikken. In het scherm Detail Gebruiker, klikt u in de lijst van werkrelaties van de gebruiker op Ken gebruikersrecht toe. Afbeelding 4: schermafbeelding van het toekennen van een gebruikersrecht. Selecteer het gebruikersrecht dat u wenst toe te kennen. Vul de begin- en einddatum in voor het bepalen van de geldigheidsduur van het recht. Klik op Voeg gebruikersrecht toe. Afbeelding 5: schermafbeelding met het toekennen van een gebruikersrecht. Geef aan dat u hiermee akkoord gaat door op Voeg gebruikersrecht toe te klikken. In het overzicht van de rechten vindt u nu het nieuwe toegekende recht terug. Geldigheidsduur van de toegekende rechten: o minimaal 24 uur, o de maximale geldigheidsduur is voor iedere toepassing verschillend en wordt bepaald door de toepassingseigenaar. Als lokale beheerder kunt u de geldigheidsduur manueel nooit langer instellen dan de maximale duur. Voor elke gebruiker van het GID-netwerk worden er een aantal vaste gebruikersrechten toegekend per type gebruiker. Ambtenaren van de Vlaamse overheid krijgen momenteel standaard allemaal volgende gebruikersrechten, deze lijst kan wijzigen (bijv. op vraag van een toepassingseigenaar): het gebruik van de webmail, het raadplegen van de VOP-entiteiten GUI, het opzoekbaar zijn in de TGV, 6

7 het gebruiken van Vlimpers. De lijst met automatisch toegekende gebruikersrechten kan ook per entiteit aangepast worden. U kunt dus een standaardset van gebruikersrechten laten toekennen aan elke gebruiker van uw entiteit. Neem hiervoor contact op met uw klantenbeheerder van het Facilitair Bedrijf of stuur een mailtje naar gebruikersbeheer@vlaanderen.be. 7

8 4 HOE MAAK IK EEN WERKRELATIE AAN? Een werkrelatie is de registratie dat een gebruiker een functie uitoefent binnen een entiteit. Via een werkrelatie geeft u aan dat een gebruiker een bepaalde functie uitoefent voor uw entiteit. Volg onderstaande stappen om een werkrelatie aan te maken. Ga naar Werkrelatie > Voeg Toe. Zoek de gebruiker aan wie u rechten wilt toekennen door zijn/haar gegevens in te typen in het zoekveld (zie punt 2). Klik op Zoek gebruiker. Selecteer de gebruiker in de lijst, door op Detail te klikken. Er verschijnt een scherm met een overzicht van alle werkrelaties van de gebruiker, klik hier op Voeg werkrelatie toe. Vul de nodige gegevens in voor het bepalen van de werkrelatie: o Organisatie o Categorie (zie onderstaand kader) o Gebruikerstype (zie onderstaand kader) Afbeelding 6: schermafbeelding invullen gegevens voor het bepalen van de werkrelatie Klik op Ga Verder. Er verschijnt een scherm met uitleg over de toegevoegde werkrelatie. Geef aan dat u hiermee akkoord gaat door op Ja te klikken. 4.1 CATEGORIE: UITLEG MOGELIJKE KEUZES Categorie Ambtenaar Vlaamse overheid Een ambtenaar van de Vlaamse overheid is een medewerker van een beleidsdomein van de Vlaamse overheid, gebonden aan het ICT-veiligheidsbeleid voor de Vlaamse overheid. 8

9 Concrete voorbeelden: medewerkers van departementen van de Vlaamse overheid, medewerkers van agentschappen van de Vlaamse overheid, kabinetsmedewerkers die Vlaamse overheidsambtenaar zijn. Zijn geen VO-ambtenaren: leerkrachten, ambtenaren van lokale administraties, personeelsleden van universiteiten, die een (statutair of contractueel) ambtenarenstatuut hebben; sommige medewerkers van kabinetten. Categorie externe medewerker van de Vlaamse overheid (niet-ambtenaar) Met externe medewerker van de Vlaamse overheid (niet-ambtenaar) wordt een medewerker van een dienstverlener bedoeld. Met externe medewerkers bestaan nauwe samenwerkingsverbanden, Een externe medewerker is echter niet gebonden door het ICT-veiligheidsbeleid van de Vlaamse overheid, De externe medewerker is officieel geïdentificeerd door een VO-ambtenaar, De externe medewerker heeft een contractuele of bindende overeenkomst afgesloten als veiligheidsgarantie conform het veiligheidsbeleid van de Vlaamse overheid, Dit statuut geldt exclusief tussen welbepaalde eigen organisaties en de dienstverlener. Het statuut geldt dus niet automatisch voor andere eigen organisaties zoals tussen departement onderwijs en scholen. Concrete voorbeelden: sommige medewerkers van kabinetten die geen ambtenaar zijn bij de Vlaamse overheid, personeelsleden en medewerkers van een ICT-dienstverlener of van subcontractors van een ICT- dienstverlener. Categorie occasionele medewerker van de Vlaamse overheid Hiermee wordt een medewerker bedoeld van een partij waar men slechts occasioneel mee samenwerkt. Met deze partij zijn er geen bindende afspraken op het vlak van ICT-veiligheid. Concrete voorbeelden: burgers, werknemers van privéfirma s waar men geen contractuele of bindende overeenkomst mee heeft afgesloten, docenten, GEBRUIKERSTYPE: UITLEG MOGELIJKE KEUZES Normaal: indien er rechten op toepassingen toegekend moeten worden. Geprivilegieerd: indien er beheersrechten toegekend moeten worden (bijvoorbeeld als u lokale beheerder -rechten wil delegeren). Extra: uitzonderlijk: indien een gebruiker een bijkomende LDAP of AD gebruiker nodig heeft. 9

10 5 HOE MAAK IK EEN NIEUWE GEBRUIKER (IDENTITEIT) AAN? 5.1 CONTROLEER OF HET AANMAKEN VAN EEN NIEUWE GEBRUIKER NODIG IS Elke ambtenaar die in het personeelssysteem Vlimpers een actieve werkrelatie heeft, wordt automatisch toegevoegd aan het gebruikersbeheerplatform van de Vlaamse overheid en dient dus niet eigenhandig te worden toegevoegd. Koppelingen met andere personeelssystemen worden onderzocht. Indien u geïnteresseerd bent: contacteer uw e-ib relatiebeheerder. 5.2 AANMAKEN VAN EEN GROOT AANTAL GEBRUIKERS Indien u een groot aantal gebruikers wenst toe te voegen, neem dan contact op met de entiteit e- government en ICT-Beheer via volgend adres: gebruikersbeheer@vlaanderen.be 5.3 TOEVOEGEN VAN ÉÉN OF ENKELE GEBRUIKERS Ga naar Gebruiker > Voeg toe. Vul het rijksregisternummer (persoonsnummer) in. Wanneer de gebruiker nog niet gekend is, dient u nog de naam en voornaam in te vullen. Initialen zijn optioneel. Klik op Voeg gebruiker toe. U krijgt de melding dat de gebruiker is toegevoegd. Wanneer u een gebruiker toevoegt die al in het systeem aanwezig is, krijgt u de detailgegevens van deze gebruiker te zien. Om een eigenhandig toegevoegde gebruiker als medewerker van uw entiteit ook een LDAP/windows gebruikersnaam en wachtwoord te bezorgen dient u ook een werkrelatie aan te maken en het gebruikersrecht VO netwerk accounts toe te kennen. Het gebruikersbeheersysteem zal dan een LDAP/AD gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. 10

11 6 HOE PAS IK EEN WACHTWOORD VAN EEN GEBRUIKER AAN? Met opmerkingen [KS1]: controleren Als lokale beheerder kan u het wachtwoord van medewerkers van uw entiteit aanpassen. Klik in het linkermenu op Reset wachtwoord andere gebruiker in de rubriek wachtwoord andere gebruiker. Zoek de gebruiker van wie u het wachtwoord wil aanpassen via het zoekscherm op. Selecteer de gebruiker in de lijst door op Reset wachtwoord te klikken naast zijn naam. Afbeelding 7: schermafbeelding zoek gebruiker om wachtwoord aan te passen. Klik op de knop Reset wachtwoorden voor alle accounts om zowel het windows als het LDAP wachtwoord aan te passen. U kan ook opteren om één van de twee wachtwoorden apart aan te passen (enkel voor gevorderde gebruikers). Afbeelding 8: schermafbeelding aanpassen wachtwoord gebruiker. 11

12 Het systeem maakt automatisch een nieuw wachtwoord aan dat u te zien krijgt in een volgend scherm. Dit wachtwoord kan u communiceren aan de eindgebruiker. De gebruiker krijgt ook een mail dat zijn wachtwoord aangepast is door de lokale beheerder. Het aanpassen of herinstellen van wachtwoorden blijft naast ook mogelijk via de servicedesk op of servicedesk@vlaanderen.be 12

13 7 HOE MAAK IK RAPPORTEN VAN GEBRUIKERS? 7.1 EEN RAPPORT VAN ALLE GEBRUIKERS BINNEN UW ORGANISATIE Ga naar Werkrelatie > Genereer rapport. Selecteer categorie, gebruikerstype en/of organisatie en klik op Zoek werkrelatie. Afbeelding 9: schermafbeelding voor het aanmaken van een rapport volgens werkrelatie Categorie: uitleg keuzemogelijkheden: zie punt 4 Gebruikerstype: uitleg keuzemogelijkheden: zie punt EEN RAPPORT VAN ALLE GEBRUIKERS PER RECHT Ga naar Gebruikersrechten > Genereer rapport. Volgend scherm verschijnt: Maak een gebruikersrapport volgens gebruikersrechten. Vul de nodige gegevens in en klik op Zoek Gebruikersrecht.

14 Afbeelding 10: schermafbeelding voor het aanmaken van een rapport volgens gebruikersrechten. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// //////////////////////////////////// Gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid pagina 14 van 14