Handleiding profielbeheer voor managers

Transcriptie

1 Handleiding profielbeheer voor managers Liesje De Schryver- trekker Profielbeheer

2 Inhoudsopgave Inleiding Persoonsprofiel bekijken Functieprofiel bekijken Arbeidsplaatsprofiel bekijken en aanpassen Arbeidsplaatsprofiel bekijken Arbeidsplaatsprofiel aanpassen Omschrijving en doel aanpassen Resultaatgebied aanpassen Vaktechnische competenties aanpassen Gedragscompetenties aanpassen Rapportering uit module profielbeheer Overzicht rollen en verantwoordelijkheden in profielbeheer

3 Inleiding Profielbeheer is één van de PeopleSoft Talent modules (zachte HR modules). Enerzijds wordt er in profielbeheer de behoeften en noden van de organisatie op het vlak van verantwoordelijkheden, vaardigheden, kennis, etc. in kaart gebracht tot op het niveau van de arbeidsplaats (= stoel) (competentiemanagement). Dit gebeurt via de functieprofielen en de arbeidsplaatsprofielen (= functiebeschrijvingen; detail van de eigenschappen die verwacht worden van personeelsleden die de functie uitvoeren). Anderzijds wordt in profielbeheer de vaardigheden, kennis, etc. die in de organisatie aanwezig is in kaart gebracht, tot op het niveau van het individuele personeelslid (talentmanagement). Dit gebeurt via het persoonsprofiel (eigenschappen van personeelsleden). Deze structuur van profielen wordt gebruikt in de andere PeopleSoft Talent modules: Performantie Evaluatie, Opleidingsadministratie en Werving & Selectie (module Vacaturemarkt). Hieronder vindt u meer informatie over de profielen. Gebaseerd op de functiestructuur (= samenhang van functies) van de organisatie worden functieprofielen opgezet, die elk aan een bepaalde functiecode zijn gekoppeld. Daarin worden de algemene verantwoordelijkheden en vaardigheden vastgelegd, welke de basis vormen voor de effectieve vereisten op het niveau van een functie. Deze functieprofielen worden opgezet aan de hand van een bepaald functiefamilieniveau. Gebaseerd op de functieprofielen dienen arbeidsplaatsprofielen worden uitgezet. Voor iedere arbeidsplaats (= stoel binnen een organisatie) wordt een profiel aangemaakt, waarin de benodigde competenties en de resultaatgebieden worden gespecifieerd. De zogenaamde functiebeschrijvingen. Dit profiel geeft m.a.w. aan welke taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden voor een bepaalde arbeidsplaats door de organisatie worden verwacht, onafhankelijk van het personeelslid dat de arbeidsplaats bezet. Dit profiel wordt o.a. gebruikt om een geschikt persoon te selecteren/ rekruteren voor een bepaalde arbeidsplaats en om het geselecteerde personeelslid te evalueren (arbeidsplaatsprofiel wordt in de PLOEG planningen ingeladen). 3

4 Persoonsprofielen: Uiteraard worden naast de functieprofielen en arbeidsplaatsprofielen ook persoonlijke profielen bijgehouden. Dit zijn kenmerken en kwalificaties van personeelsleden die de arbeidsplaatsen bezetten in de organisatie. Gap Analyses: Met de gedefinieerde vereisten (per arbeidsplaats) en de persoonsprofielen kan er een matching ( fit-gap analyses) worden uitgevoerd om bijvoorbeeld een geschikt personeelslid te detecteren voor een bepaalde functie/ arbeidsplaats of een ontwikkelplan voor een personeelslid/ organisatie te bepalen. Bijkomend kunnen uiteraard ook specifieke zoekacties en rapporteringen worden uitgevoerd binnen de organisatie. 1. Persoonsprofiel bekijken De leidinggevende dient zich eerst aan te melden in Vlimpers. Selfservice manager > Opleiding en ontwikkeling > Huidig profiel team Leidinggevenden kunnen de persoonsprofielen van hun direct rapporterenden raadplegen. De leidinggevenden kunnen enkel gegevens van het persoonsprofiel consulteren en niet wijzigen (leesmodus). Aangezien de direct rapporterenden over tijd kunnen verschillen geeft de leidinggevende eerst de datum in waarop de gegevens geldig zijn en druk vervolgens op de knop werknemers vernieuwen. Hierna verschijnen alle direct rapporterenden op de specifieke gekozen datum. Selecteer een werknemer door op de knop selecteren te drukken. 4

5 De leidinggevende krijgt vervolgens bovenstaand scherm te zien. Het persoonsprofiel is samengesteld uit volgende componenten: competenties, kwalificaties, opleidingen, eretekens en capelo. Door op de verschillende tabbladen te klikken, kan de leidinggevende navigeren naar de verschillende componenten. In de component competenties worden alle competenties getoond die werden gescoord in een prestatiecyclus. Deze competenties en scores worden automatisch in het persoonsprofiel opgeladen van zodra de PLOEG- evaluatiecyclus werd voltooid. Via deze component en rapportering kan de zogenaamde GAP tussen het nodige competentieniveau (te vinden in het arbeidsplaatsprofiel van de werknemer) en het behaalde competentieniveau bepaald worden, welke relevante informatie geeft voor het ontwikkelplan van de werknemer en het ontwikkelbeleid van de organisatie. 5

6 In de component kwalificaties worden de beheerste taalvaardigheden, de behaalde brevetten en certificaten en testresultaten van de werknemer getoond. Enkel de personeelsdienst van de MOD kan voor deze onderdelen items toevoegen van zodra bewijsstukken worden voorgelegd door de werknemer. Via deze component en rapportering kan opgezocht worden welke werknemer een bepaalde taal beheerst, een bepaald al dan niet verplicht certificaat of brevet heeft behaald. Testresultaten wordt in eerste fase niet gebuikt binnen de VO. Mogelijks kunnen op termijn de resultaten van aanwervingseamens, toelatingseamens, hierin worden beheerd voor de werknemers. 6

7 In de component opleidingen worden de schoolse opleidingen van de werknemer getoond. Enkel de personeelsdienst van de MOD kan opleidingsitems toevoegen van zodra bewijsstukken worden voorgelegd door de werknemer. Via deze component en rapportering kan bijvoorbeeld opgezocht worden welke werknemer een diploma heeft behaald in een bepaalde afstudeerrichting. 7

8 In de component eretekens worden de eretekens getoond die de werknemer heeft ontvangen. Enkel de personeelsdienst van de MOD kan items toevoegen van zodra bewijsstukken worden voorgelegd door de werknemer. 8

9 In de component capelo worden de behaalde diploma s ingevoerd die van belang zijn voor de berekening van het pensioen van de werknemer. Deze informatie stroomt door naar de pensioendienst voor de overheidssector (PDOS- federaal). Enkel de personeelsdienst van de MOD kan items toevoegen van zodra bewijsstukken worden voorgelegd door de werknemer. 9

10 Van het persoonsprofiel is een overzicht in PDF beschikbaar via het printicoontje. Je kan deze pdf opslaan of afprinten. Door op de link Terug naar vorige pagina te klikken krijgt de leidinggevende terug het overzicht van zijn/ haar direct rapporterenden te zien. De knop opslaan heeft voorlopig geen functie in de managersrol. 2. Functieprofiel bekijken De leidinggevende dient zich eerst aan te melden in Vlimpers. Selfservice manager > Opleiding en ontwikkeling > Huidig profiel team Leidinggevenden kunnen de gerelateerde functieprofielen van hun direct rapporterenden raadplegen. De leidinggevenden kunnen gegevens van het functieprofiel enkel consulteren, niet wijzigen (leesmodus). Aangezien de direct rapporterenden over tijd kunnen verschillen geeft de leidinggevende eerst de datum in waarop de gegevens geldig zijn en druk vervolgens op de knop werknemers vernieuwen. Hierna verschijnen alle direct rapporterenden op de specifieke gekozen datum. 10

11 Selecteer een werknemer door op de knop selecteren te drukken. Selecteer bij het veld Profielacties de keuze Gerelateerde functieprofielen en klik op >> 11

12 De leidinggevende krijgt een overzicht van de gerelateerde profielen van de gekozen werknemer. Meestal zal dit een functieprofiel en een arbeidsplaatsprofiel zijn. Kies in de eerste kolom het functieprofiel dat u wenst te consulteren en druk op de knop doorgaan. 12

13 De leidinggevende krijgt de inhoud van het functieprofiel te zien. Het profiel bestaat uit volgende componenten: activiteitsdomeinen en competenties. Onder de activiteitsdomeinen wordt het doel van het profiel en de resultaatsgebieden getoond. Druk op alles tonen om alle resultaatgebieden te zien. 13

14 Helemaal onderaan de component activiteitsdomeinen kan de leidinggevende de gelegde linken consulteren. Onder link met Functiefamilieniveau wordt aangegeven op basis van welk functiefamilieniveau dit functieprofiel is opgesteld. Onder profielidentiteiten wordt de aangegeven met welke functiecode het functieprofiel is gelinkt. Druk hiervoor op het omgekeerde driehoekje. 14

15 Door op de component competenties te klikken krijgt de leidinggevende de vaktechnische competenties, de brevetten en certificaten en de gedragscompetenties van het functieprofiel te zien. Van het functieprofiel is een overzicht beschikbaar via het printicoontje. Je kan dit opslaan of afprinten. 15

16 Door op de link Terug naar vorige pagina te klikken krijgt de leidinggevende terug het overzicht van de gerelateerde functies van de gekozen werknemer te zien. De knop opslaan heeft voorlopig geen functie in de managersrol. 3. Arbeidsplaatsprofiel bekijken en aanpassen De leidinggevende dient zich eerst aan te melden in Vlimpers. Selfservice manager > Opleiding en ontwikkeling > Huidig profiel team De leidinggevenden kunnen gegevens van het arbeidsplaatsprofiel consulteren en wijzigen. Opmerking: Wijzigen kan, op voorwaarde dat het arbeidsplaatsprofiel is opgebouwd vanuit het functieprofiel via de bewerking importeren. Wanneer hiertoe de bewerking 16

17 publiceren werd gebruikt, zal het arbeidsplaatsprofiel niet door de leidinggevende gewijzigd kunnen worden. Aangezien de direct rapporterenden over tijd kunnen verschillen geeft de leidinggevende eerst de datum in waarop de gegevens geldig zijn en druk vervolgens op de knop werknemers vernieuwen. Hierna verschijnen alle direct rapporterenden op de specifieke gekozen datum. Selecteer een werknemer door op de knop selecteren te drukken. Selecteer bij het veld Profielacties de keuze Gerelateerde functieprofielen en klik op >> 17

18 De leidinggevende krijgt een overzicht van de gerelateerde profielen van de gekozen werknemer. Meestal zal dit een functieprofiel en een arbeidsplaatsprofiel zijn. Kies in de eerste kolom het arbeidsplaatsprofiel dat u wenst te consulteren/ wijzigen en druk op de knop doorgaan. 3.1 Arbeidsplaatsprofiel bekijken De leidinggevende krijgt de inhoud van het arbeidsplaatsprofiel te zien. Het profiel bestaat uit volgende componenten: activiteitsdomeinen en competenties. 18

19 Onder de activiteitsdomeinen wordt het doel van het profiel en de resultaatsgebieden getoond. Druk op alles tonen om alle resultaatgebieden te zien. Helemaal onderaan de component activiteitsdomeinen kan de leidinggevende de gelegde linken consulteren. Onder link met functieprofiel wordt aangegeven op basis van welk functieprofiel dit arbeidsplaatsprofiel is opgesteld. Onder profielidentiteiten wordt aangegeven met welke arbeidsplaats het arbeidsplaatsprofiel is gelinkt. Klik hiervoor op het omgekeerde driehoekje. Doordat een werknemer is gelinkt aan een arbeidsplaats, wordt het juiste arbeidsplaatsprofiel (= functiebeschrijving) ingeladen in de PLOEG planning van deze werknemer. 19

20 Door op de component competenties te klikken krijgt de leidinggevende de vaktechnische competenties, de brevetten en certificaten en de gedragscompetenties van het arbeidsplaatsprofiel te zien. Van het arbeidsplaatsprofiel is een overzicht beschikbaar via het printicoontje. Je kan dit opslaan of afprinten. 20

21 Door op de link Terug naar vorige pagina te klikken krijgt de leidinggevende terug het overzicht van de gerelateerde functies van de gekozen werknemer te zien. 3.2 Arbeidsplaatsprofiel aanpassen De leidinggevende kan het arbeidsplaatsprofiel ook aanpassen indien gewenst (met uitzondering van onderdeel brevetten en certificaten ). Hierbij dient rekening te worden gehouden met de interne gemaakte afspraken binnen de eigen organisatie. Consulteer hiervoor uw P&O verantwoordelijke. Onder de component activiteitsdomeinen kan de leidinggevende volgende onderdelen wijzigen/ verwijderen/ toevoegen: omschrijving van het profiel, doel en resultaatgebieden. Onder de component competenties kan de leidinggevende volgende onderdelen wijzigen/ verwijderen/ toevoegen: vaktechnische competenties en gedragscompetenties. 21

22 3.2.1 Omschrijving en doel aanpassen De omschrijving van het arbeidsplaatsprofiel kan aangepast worden. Het statusveld wordt door de leidinggevende niet veranderd. Het veld profielacties wordt voorlopig niet gebruikt. Het bestaande doel kan gewijzigd worden via het icoon Het bestaande doel kan verwijderd worden via het icoon Er kan een nieuw doel toegevoegd worden via de link Nieuwe toevoegen Doelen. 22

23 Klik op icoon om de catalogus van de doelen zichtbaar te maken. U kan een bestaand doel uit de functiefamilies kiezen of u kan een vrij doel selecteren in de doelencatalogus. Opgelet: elk doel kan maar éénmaal gekozen worden. 23

24 Bij het selecteren van een doel, wordt de omschrijving van het doel automatisch ingeladen (behalve bij vrij doel). Pas de omschrijving aan indien gewenst. Druk op ok en u merkt dat het doel in het arbeidsplaatsprofiel is toegevoegd. Indien gewenst kan u meerdere doelen toevoegen. Druk op opslaan om de wijzigingen te bewaren. 24

25 3.2.2 Resultaatgebied aanpassen De bestaande resultaatgebieden kunnen gewijzigd worden via het icoon De bestaande resultaatgebieden kunnen verwijderd worden via het icoon Er kan een nieuw resultaatgebied toegevoegd worden via de link Nieuwe toevoegen Resultaatgebieden. 25

26 Klik op icoon om de catalogus van de resultaatgebieden zichtbaar te maken. 26

27 U kan een bestaand resultaatgebied uit de functiefamilies kiezen of u kan een vrij resultaatgebied selecteren in de resultaatgebiedencatalogus. Opgelet: elk resultaatgebied kan maar éénmaal gekozen worden. 27

28 Bij het selecteren van een resultaatgebied, wordt de omschrijving en voorbeelden van activiteiten van het resultaatgebied automatisch ingeladen (behalve bij vrij resultaatgebied). Pas de omschrijving en de voorbeelden aan indien gewenst. Druk op ok en u merkt dat het resultaatgebied in het arbeidsplaatsprofiel is toegevoegd. Druk op opslaan om de wijzigingen te bewaren. 28

29 3.2.3 Vaktechnische competenties aanpassen De inhoud van de bestaande vaktechnische competenties kunnen NIET gewijzigd worden (icoon werkt niet). De bestaande vaktechnische competenties kunnen verwijderd worden via het icoon Er kan een nieuwe vaktechnische competentie toegevoegd worden via de link Nieuwe toevoegen Vaktechnische competenties. Klik op icoon om de catalogus van de vaktechnische competenties zichtbaar te maken. 29

30 U kan een vaktechnische competentie zoeken via omschrijving, item-id of inhoudsgroep op de hoofdlijst. U kan een vaktechnische competentie kiezen in de catalogus. Opgelet: elke competentie kan maar éénmaal gekozen worden. U kan ook een vaktechnische competentie zoeken via geavanceerd zoeken. Hierna de criteria meegeven. Bij het selecteren van een vaktechnische competentie, wordt de omschrijving van de competentie automatisch ingeladen. Deze omschrijving kan niet aangepast worden, daar de inhoud ervan wordt beheerd op Vlaamse Overheidsniveau. 30

31 Druk op ok en u merkt dat de vaktechnische competentie in het arbeidsplaatsprofiel is toegevoegd. Druk op opslaan om de wijzigingen te bewaren Gedragscompetenties aanpassen De inhoud van de bestaande gerdragscompetenties kunnen NIET gewijzigd worden (icoon werkt niet). De bestaande gedragscompetenties kunnen verwijderd worden via het icoon 31

32 Er kan een nieuwe gedragscompetentie toegevoegd worden via de link Nieuwe toevoegen Gedragscompetenties. 32

33 Klik op icoon om de catalogus van de gedragscompetenties zichtbaar te maken. 33

34 U kan een gedragscompetentie kiezen in de catalogus. Opgelet: elke competentie kan maar éénmaal gekozen worden. Bij het selecteren van een gedragscompetentie, wordt de omschrijving van de competentie automatisch ingeladen. Deze omschrijving kan niet aangepast worden, daar de inhoud ervan wordt beheerd op Vlaamse Overheidsniveau. Druk op ok en u merkt dat de gedragscompetentie in het arbeidsplaatsprofiel is toegevoegd. 34

35 Druk op opslaan om de wijzigingen te bewaren. 4. Rapportering uit module profielbeheer Er is een rapport voorzien met gegevens uit de module profielbeheer. Dit rapport is voornamelijk bedoeld om de profielen en de functiestructuur van een organisatie te beheren. In een latere fase zullen er rapporten beschikbaar zijn die o.a. de GAP analyses dienen te ondersteunen. Voor meer informatie over deze rapporten dient u uw MOD te consulteren. 5. Overzicht rollen en verantwoordelijkheden in profielbeheer Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende rollen in de module profielbeheer. MSS= manager self service NPP= niet persoonsprofielen (functieprofielen en arbeidsplaatsprofielen) PP= persoonsprofielen 35

36 Toegang tot Profielbeheer Leidend ambtenaar MSS Afdelingshoofd MSS Leidinggevende(*) MSS Medewerker Centrale beheerder GVDC Decentrale beheerder NPP Functiefamilieprofiel o o o o schrijfrechten + set-up leesrechten o Functiefamilieniveauprofiel o o o o schrijfrechten + set-up leesrechten o Functieprofiel leesrechten leesrechten leesrechten o leesrechten + set-up schrijfrechten o Arbeidsplaatsprofiel schrijfrechten schrijfrechten schrijfrechten o leesrechten + set-up schrijfrechten o Decentrale beheerder PP Persoonsprofiel leesrechten leesrechten leesrechten o leesrechten + set-up leesrechten schrijfrechten (*)Leidinggevende: de standaard eerste evaluator (op basis van het veld 'rapporteert aan' of 'supervisor ID') MSS: schrijfrechten op doel van de functie, resultaatgebieden en competenties MSS: leesrechten op functieprofiel VO-breed; lees- en schrijfrechten op arbeidsplaatsprofiel enkel voor de eigen werknemers Rechten binnen Profielbeheer Doel Resultaatgebieden Gedragscompetenties Functiefamilieprofiel Functiefamilieniveauprofiel centrale beheerder centrale beheerder centrale beheerder centrale beheerder centrale beheerder Vaktechnische competenties centrale beheerder Brevettten en certificaten centrale beheerder Functieprofiel decentrale beheerder NPP decentrale beheerder NPP decentrale beheerder NPP decentrale beheerder NPP decentrale beheerder NPP Arbeidsplaatsprofiel decentrale beheerder NPP + leidinggevende decentrale beheerder NPP + leidinggevende decentrale beheerder NPP + leidinggevende decentrale beheerder NPP + leidinggevende decentrale beheerder NPP Persoonsprofiel nvt nvt decentrale beheerder PP decentrale beheerder PP decentrale beheerder PP 36