HANDLEIDING E-LOKET VOOR ANIMATIEDOSSIERS

Transcriptie

1 / handleiding HANDLEIDING E-LOKET VOOR ANIMATIEDOSSIERS / versie Handleiding e-loket voor animatiedossiers 1/17

2 Inhoudstafel 1 Inleiding 3 2 Toegang tot het e-loket 4 3 Inloggen in het e-loket 4 4 E-loket 6 Startscherm 6 Aanmaken van een animatiedossier 7 Invoer algemene gegevens 7 Gegevens animatoren 8 Invoer uren 9 Verwijderen animatoren/uren 11 Gegevens verzenden 12 Indienen loonstaten 13 Goedkeuren saldoberekening 13 Status animatiedossier 15 Ondersteuning Handleiding e-loket voor animatiedossiers 2/17

3 1 Inleiding Binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin willen we werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen. Een betere informatiedoorstroming moet op termijn ook kunnen leiden tot automatische toekenning van rechten voor zorgbehoevenden en tot authentieke gegevensbronnen. Het e-loket van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, past binnen die doelstellingen. Het wordt een gebruiksvriendelijk elektronisch loket waar op termijn alle zorg- en gezondheidsvoorzieningen online hun dossiers bij het agentschap kunnen indienen. Het e-loket zal het ook mogelijk maken om op elk moment de status en de vooruitgang van deze dossiers te raadplegen. Alle administratieve gegevensuitwisseling zal dus op termijn via het e-loket verlopen. Concreet betekent dat: - dat u als woonzorgcentrum de bewijsvoering voor uw animatiedossier kunt indienen via het e-loket; - dat u de tewerkstellingsgegevens van uw animatoren op elk moment elektronisch kunt nakijken; - dat u op elk moment de status en de vooruitgang van uw dossier kunt nakijken; - dat u ook de subsidieberekening kunnen raadplegen en elektronisch goedkeuren. Het e-loket moet er voor zorgen dat uw dossier sneller, transparanter én efficiënter wordt afgehandeld, met minder administratief werk voor uw voorziening en voor ons agentschap Handleiding e-loket voor animatiedossiers 3/17

4 2 Toegang tot het e-loket Vooraleer uw voorziening kan werken in het e-loket moet het toegangs- en gebruikersbeheer van het e-loket ingesteld worden Volgende stappen moeten doorlopen worden. 1. Een hoofdtoegangsbeheerder aanstellen (vroegere verantwoordelijke toegangen entiteiten ). 2. De hoedanigheid Residentiële zorginstelling activeren. 3. Een toegangsbeheerder (vroegere lokale beheerder ) voor de hoedanigheid Residentiële zorginstelling aanstellen. 4. De subafdeling Residentiële zorginstelling toevoegen. 5. Een toegangsbeheerder voor de subafdeling Residentiële zorginstelling aanstellen. 6. De toegangsbeheerder van de subafdeling kan gebruikers voor deze subafdeling toevoegen. De gebruiker (van deze subafdeling) moet dan inloggen in het e-loket via de subafdeling Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin. Naar vragen of problemen rond het toegangs- en gebruikersbeheer. 3 Inloggen in het e-loket De webtoepassing is bereikbaar via een webbrowser (zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox of Google Chrome) op het volgende URL-adres: U hoeft hiervoor geen specifieke software te installeren op uw computer. Het volstaat dat u die URL ingeeft in de webbrowser waarmee u ook websites bekijkt. Het is wel aan te raden een recente versie van uw browser te installeren. Wanneer u de URL van de webtoepassing van het E-loket ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in de webtoepassing kan op twee manieren gebeuren: met een elektronische identiteitskaart (e-id): stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer (die is soms ook ingebouwd in het toetsenbord), en voer vervolgens uw PIN-code in; met een federaal burgertoken (een kaart met 24 persoonlijke codes): voer uw gebruikersnaam, uw wachtwoord en de gevraagde code van uw federaal token in (opgelet: het is niet mogelijk om in de webtoepassing van het E-loket in te loggen met een ambtenarentoken). Let op dat u bij het inloggen in de keuzelijst Binnen de organisatie kiest voor de subafdeling Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin Handleiding e-loket voor animatiedossiers 4/17

5 Figuur 1: Inloggen in het e-loket Handleiding e-loket voor animatiedossiers 5/17

6 4 E-loket STARTSCHERM Na het inloggen komt u op de startpagina terecht. De startpagina bestaat uit drie grote onderdelen. Zijnde: Nieuw dossier, Mijn dossiers en Mijn taken. Figuur 2: Startpagina e-loket Handleiding e-loket voor animatiedossiers 6/17

7 AANMAKEN VAN EEN ANIMATIEDOSSIER Klik op Nieuw Dossier om een animatiedossier voor een bepaald werkingsjaar op te starten. Invoer algemene gegevens Nadat u geklikt hebt op de link om een animatiedossier voor een bepaald werkingsjaar aan te maken, verschijnt volgend scherm: U kan het maximaal aantal uren per VTE wijzigen via de knop Wijzig deze gegevens Handleiding e-loket voor animatiedossiers 7/17

8 Onder Algemene gegevens vult u het algemene adres van de voorziening en het adres van de contactpersoon voor de animatiesubsidiëring binnen de voorziening. Opgelet: Dit zijn verplichte velden! Klik op de knop bewaar. Gegevens animatoren Om de gegevens van de tewerkgestelde animatoren in te voeren, klikt op de knop Voeg nieuwe animator toe zoals te zien op de afbeelding hierboven. Vervolgens verschijnt dit scherm: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 8/17

9 Hier vult u de voornaam, naam, datum indiensttreding en diplomacategorie in. De mogelijke diplomacategorieën zijn 1, 2, 3 of 4 (volgens het ministerieel besluit van 9 december 2009) 1) een diploma secundair onderwijs, uitgereikt in het algemeen secundair onderwijs, het kunstsecundair onderwijs of het technisch secundair onderwijs, of gelijkwaardig; ofwel een diploma van secundair onderwijs, uitgereikt in het zevende specialisatiejaar van het beroepssecundair onderwijs, hetzij in de studierichting "kinderzorg" hetzij in de studierichting "thuis- en bejaardenzorg", of gelijkwaardig; ofwel een certificaat (modulaire opleiding) of een getuigschrift (lineaire opleiding) van de opleiding "begeleider-animator voor bejaarden" behaald in het studiegebied personenzorg in het kader van het volwassenenonderwijs. 2) een diploma uitgereikt door een instelling voor hoger onderwijs in een afdeling van het hoger onderwijs van het korte type met volledig leerplan of met beperkt leerplan; ofwel een diploma van een basisopleiding van één cyclus uitgereikt door een hogeschool conform de bepalingen van het decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap; ofwel vanaf het academiejaar de graad van bachelor 3) overgangsregeling personeelsleden die niet voldoen aan minimale kwalificatievereisten vervat in punt 1) (modulaire opleiding) 4) overgangsregeling gelijkstelling met kwalificatievereisten vervat in punt 2) (vóór 1/1/2004 als animator in een rusthuis werken én voldoen aan de basiskwalificatievereisten en vóór 1/7/2008 beschikken over een certificaat of getuigschrift van de BAB-opleiding, gevolgd in VLOD/VSPW) Tenslotte klikt u op Bewaar deze gegevens. De gegevens voor deze animator worden als volgt opgeslagen: Invoer uren De volgende stap is de invoer van de gepresteerde en gelijkgestelde uren van de betreffende animator. Hiervoor klikt u op de knop. In onderstaand scherm vult u de prestatiegegevens van het personeelslid in: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 9/17

10 Indien u een getal wenst in te geven met een komma, dient u als getalnotatie een komma te gebruiken en geen punt. Na het invullen slaat u de gegevens op door te klikken op klikt u op.. Indien u het invoerde nog wenst te annuleren Na het bewaren van deze lijn kunt u voor eenzelfde animator nog lijnen invoeren. Dit is bv. nodig als iemand in een bepaald jaar meerdere arbeidsregimes heeft gehad: Klik in hetzelfde scherm op de knop Voeg nieuwe animator toe om ook voor andere personeelsleden de gegevens toe te voegen: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 10/17

11 De reeds ingevulde uren van een bepaalde animator kunt u raadplegen door naast de naam van de animator op de knop te klikken. Verwijderen animatoren/uren U kunt ook animatoren of ingevoerde uren voor een bepaalde animator verwijderen door op de knop klikken. te Handleiding e-loket voor animatiedossiers 11/17

12 Gegevens verzenden Eens u voor alle animatoren de vereiste tewerkstellingsgegevens hebt ingevoerd, klikt u op de knop Gegevens verzenden. U krijgt een melding met de vraag als u zeker bent dat u de gegevens wenst te versturen: Indien u OK klikt, worden op dit ogenblik deze gegevens zichtbaar voor de dossierbehandelaar binnen het Agentschap Zorg en Gezondheid en verandert de dossierstatus van Arbeidsgegevens in te dienen naar Arbeidsgegevens ingediend (zie 1.4 Status animatiedossier) Handleiding e-loket voor animatiedossiers 12/17

13 Indienen loonstaten Na het verzenden van de gegevens verschijnt onderstaand scherm met de vraag om alsnog de loonstaten voor de betreffende personeelsleden te bezorgen. Na het indienen van de loonstaten wijzigt de dossierstatus van Arbeidsgegevens ingediend naar Loonstaten ingediend. GOEDKEUREN SALDOBEREKENING Nu u de animatiegegevens heeft verzonden en de loonstaten heeft g d, heeft de dossierbehandelaar binnen het Agentschap Zorg en Gezondheid de nodige gegevens om het saldo op de animatiesubsidie voor uw voorziening te berekenen. Nadat het agentschap het saldo heeft berekend, krijgt u een nieuwe taak toegewezen via Er is een nieuwe taak in het e-loket Zorg en Gezondheid voor uw voorziening. Ga naar en via de navigatie 'Mijn taken' om een overzicht te krijgen van de taken van uw organisatie. Vervolgens kunt u via mijn taken de saldoberekening goedkeuren: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 13/17

14 Om de saldoberekening te bekijken, klikt u op het icoon. Indien u akkoord bent met de berekening, klikt u op Berekening goedkeuren. Indien u niet akkoord bent met de berekening, neemt u contact op met het agentschap en kan de berekening nog aangepast worden. Nadat u de berekeningsfiche heeft goedgekeurd, is de taak uit uw takenlijst verdwenen: In de detailgegevens van het dossier ziet u dat u de saldoberekening heeft goedgekeurd: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 14/17

15 Nadat het agentschap de goedgekeurde saldoberekening ontvangen heeft, kan het saldo uitbetaald worden of kan de terugvordering opgestart worden. STATUS ANIMATIEDOSSIER U kunt op elk moment de status van u animatiedossier raadplegen door in het startscherm van het e-loket op de knop Dossiers te klikken: Vervolgens verschijnt volgend overzicht: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 15/17

16 Door op het Type dossier te klikken, in dit geval Animatie krijgt u een overzicht van de reeds doorlopen en de nog komende stappen in het dossier. De fase waarin het dossier zich op dat ogenblik bevindt is in het groen gemarkeerd: Door op Prestatiegegevens animatoren te klikken ziet u op elk moment een detail van de gegevens die door u werden ingediend. De mogelijke dossierstatussen zijn: Open Dit betekent dat het dossier nog niet afgerond is. Afgesloten Wanneer het saldo doorgestuurd wordt naar de boekhouding voor uitbetaling, wijzigt de status in Afgesloten Handleiding e-loket voor animatiedossiers 16/17

17 ONDERSTEUNING Als u na het doornemen van deze handleiding nog vragen of onduidelijkheden heeft, kan u via dit adres contact opnemen: ouderenzorg@zorg-en-gezondheid.be U kan ook altijd de veelgestelde vragen over het e-loket raadplegen: Voor meer informatie over toegangen en gebruikersbeheer volgt u volgende link: Voor vragen of problemen bij een van de stappen (aanmelden van een toegangsbeheerder, aanstellen van beheerders en gebruikers), kunt u het best rechtstreeks contact opnemen met ehealth. U kan dit doen via onderstaand contactformulier of telefonisch op het nummer en dit van maandag tot vrijdag van 07:00 tot 20: Handleiding e-loket voor animatiedossiers 17/17