PersoneelPunt. Terugkoppeling bevraging Planning en Tijd

Transcriptie

1 PersoneelPunt Terugkoppeling bevraging Planning en Tijd

2 Agenda Inleiding: opzet van vandaag, opzet business analyse, huidig landschap Tijdsregistratie: vaststellingen en conclusies Pauze Planning & prestatie: vaststellingen Planning & prestatie: verdieping bevraging (workshop) Planning & prestatie: nabespreking Verdere aanpak

3 Opzet vandaag Terugkoppeling van de resultaten van de bevraging Planning en Tijd Bijkomende input capteren om een aantal zaken verder uit te diepen Toelichting plan van verdere aanpak

4 Opzet van de business analyse PersoneelPunt: 3 grote vernieuwingen: Upgrade Kern HR Vernieuwing talent modules Vernieuwing loonmotor Daarnaast: business analyse planning & tijd Doelstelling: onderzoek naar alignering: continuum van Uniform proces met gemeenschappelijke standaardtool tot Specifieke tool in beheer van de entiteit Voorstel modelkeuze

5 Aanpak business analyse Bevraging via kanaal van HRBP en HR Specialisten. Vragenlijst uitgestuurd 30/9/2016 Respons op 14/10/2016 van 30 ingestuurde antwoorden Herinnering op 20/10/2016. Bijkomende respons van 10 ingestuurde vragenlijsten Gesprekken werden gevoerd met: MOD s om het end-to-end proces core HR planning te bekijken DCPA om zicht te krijgen op de efficiëntie van de proces Met applicatiebeheer met oog op end to end proces - Vlimpers Met externe specialisten met oog op benchmark en kwaliteitscheck

6 Huidig landschap diversiteit in processen en systemen JA TIJDSREGISTRATIE NEE VAPH FIT AGION AGODI OVAM VLM VMM VREG Inbo Dep. KB AgO ABB VLAIO Ruimte Vlaanderen Dep. FB Kind&Gezin Vlabel VDAB ILVO Dep. CJSM Plantentuin Meise Dep. WVG Jongerenwelzijn Sport Vlaanderen Scheepvaartbegeleiding DAB Vloot DAB Loodswezen AWV NV De Scheepvaart + W&Z NEE JA PLANNING EN PRESTATIE REGISTRATIE

7 Tijdsregistratie

8 Bestaande modellen Geen prikklok Prikklok, geen geautomatiseerd systeem: intekenlijst, geautomatiseerde registratie van uren, geen automatische doorstroom van Personeelssysteem naar prikklok, regularisaties op papier Prikklok, geautomatiseerd systeem: Geautomatiseerde registratie van aanwezigheid (uren) en afwezigheid (verloven), onlineplatform voor regularisaties Geen geautomatiseerd systeem, maar datavoorziening tussen personeelssysteem en prikklok als tijdelijke oplossing 15/12/2016

9 Redenen waarom er wordt geprikt Voedt planningsmodule (prestatieregistratie) Prikrecht Visie van directiecomité Specificiteit van de functie Als basis voor berekening vergoedingen en toelagen Overuren + mogelijk recuperatie (niet vrijwillig) Meten / registratie van aanwezigheid, voor facturatie Historisch gegroeid 15/12/2016

10 Planning

11 Wat is planning en prestatieregistratie? Op basis van de beschikbaarheid van mensen hen op de activiteiten van de business voor de toekomst gaan inzetten > planning Na de feiten gaan registreren wat de mensen hebben gedaan > prestatieregistratie Procesmatig betekent dit: prestatieregistratie vertrekt vanuit de planning en kijkt of de planning in de realiteit is ingevuld

12 Wat is planning en prestatieregistratie? Aspecten hiervan zijn: Specifieke werkroosters Specifieke werkplanning verbonden aan activiteiten Beschikbaarheid Continu Volcontinu Heeft te maken met de kernprocessen van de business en diens specificiteit / opdracht

13 Waarom planning en prestatie? Organisatiegebonden redenen: Planningstool raakt de business, is noodzakelijk voor de ondersteuning van kernprocessen Specificiteit van organisatie/type werknemer vergt maatwerk Facturatie, kostenversleuteling, nacalculatie Automatisatie van processen (boekhouding, logistiek, klachten, ) Registratie aan- en afwezigheden met het oog op de continuïteit van de dienstverlening Werkplanning voor de personeelsleden: vb. welke prestaties of welke plaats verwacht Kennis van de business om planning op te maken

14 Waarom planning en prestatie? HR-gebonden redenen: Berekening vergoedingen & toelagen verbonden aan prestaties (uren, meeruren, overuren), inclusief tellers Meten van prestaties Ingebedde selfservice voor afwezigheden (vb. jaarlijks verlof) Soms bijna geïntegreerd (HR)-systeem: vb. certificaten, berekeningen tellers, maaltijdcheques, advies arbeidsarts

15 Bestaande modellen Gebruikers van Harmony (WVG en Sport Vlaanderen) Gebruikers van een andere planningstool Geen gebruik van een planningstool, maar zou wel in aanmerking kunnen komen

16 diversiteit in processen en systemen JA TIJDSREGISTRATIE NEE VAPH FIT AGION AGODI OVAM VLM VMM VREG Inbo Dep. KB AgO ABB VLAIO Ruimte Vlaanderen Dep. FB Kind&Gezin Vlabel VDAB ILVO Dep. CJSM Plantentuin Meise Dep. WVG Jongerenwelzijn Sport Vlaanderen Scheepvaartbegeleiding DAB Vloot DAB Loodswezen AWV NV De Scheepvaart + W&Z NEE JA PLANNING EN PRESTATIE REGISTRATIE

17 Voorliggende vraag: hoe verenigen we dit qua dienstverlening en systemen met respect voor elkaars doelstellingen? Entiteit bv. 24/24 en 7/7 operationele taken te plannen Korte afstand en snelle schakeling in de planning bij afwezigheden Vaak andere werkschema s nodig Niet enkel werknemers moeten gepland en betaald worden Diversiteit van uurroosters (bv. ook 12 uur shiften). AGO bv. Payroll tijdig en correct Statuut eenheid DMFA details Wettelijk kader VO toepassen en bewaken Rapportering hele VO

18 Genoteerde bezorgdheden van de werkgroep Afwezigheden in de planning (bezettingseisen, planning voldaan?) Verscheidenheid aan uurroosters Nood aan dagdetails: DMFA + diensten Kostenplaatje voor entiteit Loonberekening zelf > brutoberekening gaat naar payroll > prestatiepremies Groepsverzekering van het instructiepersoneel VDAB In planningstool zijn regelovertredingen opgenomen Loonfiches <> prestatiefiches die aangeboden worden aan werknemer Arbeidsongevallen / sociale inspectie Externe werknemer (interims, gedetacheerd, Nederlandse werknemers), 15/12/2016

19 Verdere aanpak na business analyse November 2016 Terugkoppeling vragenlijst Workshop 23/11/2016 Vervolledigen business analyse December /12/2016: voorstel stuurgroep voor project Projectinitiatiedocument (PID) + aanstelling projectleider Onder voorbehoud goedkeuring PID Januari 2017 Onderbouwen van model P&T Aftoetsen stakeholders (o.a. AgO, Aansluitingen) Februari 2017 Modelkeuze laten valideren door stuurgroep Modelkeuze als input voor BC aansluitingen 15/12/2016

20 Te onderzoeken model varianten voor planning, prestatie en tijdsregistratie 1 standaard systeem centraal aangeboden voor alle entiteiten 1 standaard systeem centraal aangeboden + aparte systemen van de verschillende entiteiten maar op een standaard wijze gekoppeld met VLIMPERS geen centraal systeem aanbod, enkel aparte systemen van de verschillende entiteiten maar op een standaard wijze gekoppeld met VLIMPERS standaard standaard + X X Y Y Z Z

21 Projectinitiatie document: inhoud Principes, gesteund door de twee stuurgroepen (dienstverlening en systeem) Taakomschrijving: mogelijke modellen, onderbouwd: Op basis van de principes In kaart brengen van voor- en nadelen Impactanalyse Aftoetsen met stakeholders inclusief: voorstel van beslissing, roadmap voor implementatie en high level design van (gekozen) model Tijdslijn voor de maanden december maart 2017 Resources: Projectmanager: 30% Business analist procesanalist (systeem / dienstverlening): 80% of 2x40% Entreprise architect: OK Kostcalculatie (in functie van business cases): impact as is en nieuwe modelkeuze op vlak van systeem en processen

22 Deliverables / producten Systeemmodel en ruimer: architectuurmodel Dienstverleningsmodel Roadmap met volgende grote mijlpalen Kostcalculatie Impactanalyse (high level en op cruciale items (criteria: zwaarte kans) Advies (model 1 2 3) + voorstel van beslissing