Voorbeeldcasus aanbesteding Selectie, implementatie en beheer cloudoplossing voor Financiën (financieel pakket)

Transcriptie

1 Voorbeeldcasus aanbesteding Selectie, implementatie en beheer cloudoplossing voor Financiën (financieel pakket)

2 Hoe wordt er geleverd? On premise Clouddienst Public Private Hybride Private clouddienst + hosting On premise (elders) + hosting

3 Keuze van te voren maken?

4 Keuze van te voren maken? Waar moet je aan denken? Beveiligingsaspecten Beheeraspecten Vergelijkbare offertes

5 We kiezen voor een clouddienst Wat hebben we nodig: Scope

6 Wat hebben we nodig? Scope Welke processen Welke diensten van leverancier Looptijd

7 Wat hebben we nodig? Processen: Meestal: debiteuren, crediteuren, grootboek, tijdschrijven Procesbeschrijving en flows, informatiestromen Gevat in een lichtblauwdruk SOLL processen

8 Wat hebben we nodig? Gevraagde diensten: Gebruiksrechten Ontwerp Inrichting Koppelingen Migratie Opleiding Beheer

9 Wat hebben we nodig? Doelstelling

10 Wat hebben we nodig? Doelstelling (voorbeeld) Op flexibele wijze ondersteunen bij implementatie en beheer Partnership: Best practice, maar: Rekening houden met specifieke eigenschappen Altijd beste optie kiezen Voortdurende bijdrage: Aan optimalisatie van processen:» Verdere digitalisering/ data-integratie» Kostenbesparing Klanttevredenheid (let op: wie is de klant?)

11 Wat hebben we nodig? Uitgangspunten/randvoorwaarden Bij implementatie Tijd, plaats en device onafhankelijk Aansluiten op architectuurprincipes Eenmalige opslag, meervoudig gebruik Geen maatwerk Productontwikkeling Landelijke ontwikkelingen, wetgeving Workflow in applicatie sluit aan bij processen Aansluiten bij open standaarden en acteren binnen stelsel van basisregistraties Beheer: SLA

12 Wat hebben we nodig? Fasering/planning

13 Aanbesteden We hebben: Scope Doelstelling Randvoorwaarden/uitgangspunten Fasering We willen: Op basis hiervan functioneel behoeftestellen

14 Aanbesteden We willen: Functionele behoeftestelling toetsen bij marktpartijen Gericht en niet bij de hele wereld proeven met welke leveranciers we te maken krijgen Persoonlijke contacten demo

15 Aanbesteden Wat betekent dit: Functioneel behoeftestellen -> geen PvE Pakketten komen voor 90% overeen Geen eenheidsworst Contractvoorwaarden niet in beton Proeven -> Aanbestedingsprocedure moet dit ondersteunen

16 Aanbesteden Mededingingsprocedure met onderhandeling Inrichten met consultatieronde Onderhandelen contractvoorwaarden levert argument voor keuze

17 Mededingingsprocedure Procesgang Selectieleidraad: 3 partijen selecteren Voorlopig Beschrijvend Document (VBD): consultatie Definitief Beschrijvend Document (DBD): voorlopige gunning Verificatie/concretisering: definitieve gunning

18 Selectieleidraad Minimumvereisten NEN-ISO of ISAE3402, type II Kerncompetenties Selectiecriteria

19 Kerncompetenties Voorbeeld Gegadigde heeft in relatie tot een veiligheidsregio kennis van en ervaring met: 1. De implementatie, inrichting en het gebruiksklaar opleveren van een Cloudvoorziening met daarin de processen crediteuren, debiteuren, grootboek en tijdschrijven. 2. Het realiseren en implementeren van interfaces/koppelingen met een Cloudvoorziening. 3. Het uitvoeren van een migratie vanuit de bestaande applicatie(s) naar Cloudvoorzieningen. Hierbij rekening houdend met verschillende opslagstructuren, verbetering datakwaliteit door validatie, conversie, verrijking en ontdubbeling. 4. Het onderhouden en beheren van een Cloudvoorziening. 5. Het opleiden van medewerkers binnen de klantorganisatie middels opgezette trainingen/opleidingen op basis van workflow (procesbeschrijvingen) inclusief gebruikershandleidingen en andere ondersteunde materialen. 6. Relevantie wetgeving ( BBV, IV3, WKR, VPB en BTW/BCF). Kerncompetenties moeten in referenties worden aangetoond

20 Selectiecriteria Open vragen over organisatie Beschrijf de wijze waarop u gebruikelijk op adeuate wijze de door u geleverde cloudvoorzieningen koppelt met andere cloudvoorzieningen van andere leveranciers. Beschrijf de wijze waarop u in uw organisatie hebt geborgd dat de door u aan te bieden Cloudvoorziening blijvend aan relevante Nederlandse wet- en regelgeving, inclusief hiervoor benodigde audit trails en overige benodigde monitoring en logging voorzieningen voldoet. Benoem in dit kader tevens welke Nederlandse wet- en regelgeving u relevant acht. Beschrijf de mate waarin u in staat bent meerdere projectmethodieken te hanteren, variërend van Agile tot watervalaanpak. Geef hierbij aan op welke wijze u tot een gerichte en bewuste keuze komt. Beschrijf op welke wijze u als sparringpartner voor uw opdrachtgevers fungeert (in de zin van kritisch meedenken). Besteed hierbij aandacht aan het inpassen en/of aanpassen van processen en het vermijden van maatwerk. Beschrijf de mate waarin en de manier waarop uw organisatie gebruikelijk best practices inzet om processen te standaardiseren en de doorlooptijd van implementatietrajecten te verkorten Beschrijf op welke wijze u (bij voorkeur op locatie) bij opdrachtgevers tot inzet van geschikte en passende, breed inzetbare deskundige en Nederlands sprekende professionals komt met een klantgerichte en oplossingsgerichte instelling. Besteed hierbij in ieder geval aandacht aan het kennisniveau van processen die in scope van de Opdracht zijn en de kennis van de Cloudvoorziening die u zult aanbieden. Geef aan op welke wijze u bij implementatieprojecten een adequate kwalitatieve en kwantitatieve inzet van functionarissen borgt indien u voor verschillende opdrachtgevers meerdere implementatieprojecten (die soms meer dan zes maanden duren) in dezelfde periode moeten uitvoeren.

21 Voorlopig Beschrijvend Document Hoofdstuk 0 : consultatievragen (voorbeelden) Vraag. In de lichtblauwdruk is de ontwerpplaat de Soll architectuur opgenomen. Deze plaat bevat de richtinggevende principes en richtlijnen waaraan de VR omgeving dient te voldoen. a. Welke uitdagingen ziet u bij de ontwikkeling, implementatie en beheer? b. Wat is uw algemene opvatting over de richtinggevende principes? c. Kunt u aangeven in hoeverre u de SOLL processen met uw best practices ondersteunt en kunt u daar een percentage voor noemen? d. Waar wijken de beschreven SOLL processen af van uw best practices? Vraag. Het herkennen van mogelijkheden ter zake van het doorvoeren van data-integratie op basis van koppelingen met bronsystemen is als een belangrijke doelstelling geformuleerd. Kunt u aangeven in welke mate en op welke wijze (en waarom) u data-integratie mogelijk acht en welke voor- en nadelen u hierbij ziet? Vraag. Welke suggesties kunt u aanreiken ter verbetering/aanvulling van de aanbestedingsdocumenten, opdat u een goed uitgewerkte Inschrijving kunt aanleveren in de gunningsfase? Vraag. Koppeling met basisregistraties zoals BAG en WOZ. In de lichtblauwdruk wordt aangegeven dat de DOWR Bel/FA gebruik maakt van de gegevens van de BAG en is aangesloten op de LV WOZ. a. Kunt u aangeven of u mogelijkheden ziet om als samenwerking gegevens af te nemen van de LV BAG? b. Kunt u ook aangeven hoe u dit ondersteunt? Vraag. In de lichtblauwdruk DOWR wordt voor de financiële informatievoorziening verwezen naar LIAS enterprise. De DOWR heeft LIAS- Enterprise inmiddels beschikbaar. a. Hoe ziet u het koppelvlak tussen de Cloudvoorziening voor de financiële administratie en LIAS Enterprise? b. Hoe faciliteert u de DOWR Bel/FA bij de ontsluitng van de (financiële) gegevens? Vraag. KOFAX/KTM. In de lichtblauwdruk wordt het gebruik van de factuurherkenningssoftware beschreven a. De mogelijkheid moet bestaan om de stamgegevens crediteuren real time, voorafgaand aan het registreren, te kunnen vastleggen in de Financiële Administratie (interactieve koppeling tussen KOFAX/KTM en applicatie). Kunt u aangeven hoe u dit oplost? b. Indien vanuit KOFAX KTM de aangeleverde factuurgegevens heeft plaats gevonden en de cloudapplicatie kan deze gegevens niet registereren, wat voor oplossingen biedt de cloudapplicatie om de uitval eenvoudig te repareren?

22 Definitief Beschrijvend Document Waar bestaat offerte uit: Risico- en kansendossier (Q= kwaliteit) Scopebeschrijving (Q = kwaliteit) Prijs (P = prijs) Verder: Demo op basis van use case (Q = kwaliteit) Twee interviews (Q = kwaliteit)

23 Verificatie/concretisering Bespreken scopebeschrijving Wat missen we Welke kansen nemen we af Behoort de kans niet tot de scope? Contractonderhandelingen Vaststellen dossier financiële afspraken Opstellen projectplan Met product break down Afhandelen bezwaarperiode

24 Hoeveel tijd kost dit? Voorbeeld: ongeveer 9 maanden Event Voorbereiding (opstellen Selectieleidraad) Periode/ dat um 4-6 weken Aankondiging op TenderNed 29 juni 2016 Uiterste datum stellen vragen selectiefase 29 augustus 2016, Nederlandse tijd Verzending Nota van Inlichtingen, fase 1, 2 september 2016 versie1 Sluitingsdatum indienen Aanmelding 9 september 2016 Selectiebesluit en Verzending Voorlopig Beschrijvend Document Uiterste datum stellen vragen consultatiefase 19 september oktober 2016 Verzending Nota van Inlichtingen, fase 2, 7 oktober 2016 versie 1 Ontvangst consultatieproducten 17 oktober 2016, 19 oktober 2016 Consultatieronden (maximaal twee per leverancier) Verzending Definitief Beschrijvend Document Uiterste datum stellen vragen gunningsfase Verzending Nota van Inlichtingen, fase 3, versie 1 Week november november november 2016 Uiterste datum ontvangst inschrijvingen 2 december 2016 Interviews en beoordeling Weken 50, 51 Voorlopig gunningsbesluit 20 januari 2017 Bezwaartermijn 21 januari februari 2017 Concretiseringsfase Weken 4 t/m Definitieve gunning 24 februari 2017

25 Prettige zwangerschap en fijne bevalling!

26