Voor de beoogde contractsperiode.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Behorende bij de Selectieleidraad en de Aankondiging als onderdeel van de niet-openbare aanbestedingsprocedure voor de verwerving van een service management systeem. TenderNed-nummer Deze Nota van Inlichtingen maakt onlosmakelijk deel uit van bovenvermelde aanbestedingsdocumenten. Voor zover in deze nota wijzigingen en/of aanvullingen staan ten opzichte van eerdere documenten, dan prevaleren deze wijzigingen of aanvullingen. Nr. Document / Bijlage Pagina Paragraaf Vragen / Opmerkingen Antwoord 1 Selectieleidraad 10 1 Hier noemt LVNL dat het systeem gerealiseerd, gewijzigd en onderhouden moet worden. Hoe lang zal de contractduur zijn? De beoogde overeenkomst zal initieel worden aangegaan voor de duur van drie (3) jaar met de optie om drie (3) keer met een periode van twee (2) jaar te verlengen onder gelijkblijvende condities. 2 Selectieleidraad 11 1 Wordt-er, voor de correcte uitvoering van availability management, verwacht dat er real-life integratie is met al aanwezige tooling/systemen? 3 Selectieleidraad 11 3 "Het systeem dient flexibel en uitbreidbaar te zijn met custom modules waarbij toekomstige wensen eenvoudig kunnen worden ondersteund." Wordt specifiek maatwerk beschouwd als 'Custom module'? Nee op dit moment niet en niet real life. Een customized module betekent in de optiek van LVNL dat de organisatie in staat is om aanpassingen aan bedrijfsprocessen te laten ondersteuenen door dit systeem. Waarbij deze nieuwe functionaliteit past binnen de ITIL of gerelateerd zijn aan de ITIL processen en toekomstige wijzigingen op ITIL processen. Belangrijk hierbij is dat deze wijzigingen passen in de visie van de leverancier van het nieuwe Service Management Systeem. Maatwerk: Wij verstaan onder maatwerk het aanpassen van de software op een dergelijk niveau waarbij de geboden functionaliteit niet meer gewaarborgd kan worden door de leverancier en dit tot extra kosten gaat leiden bij upgrades van de software. 4 Selectieleidraad 12 1 Applicatie- en technisch beheer is onderdeel van de scope: voor welke tijdsperiode? 5 Selectieleidraad 12 2 Any device enabled. Zou u dit kunnen toelichten of beperken? Graag een lijst van devices en/of Operating systemen. Voor de beoogde contractsperiode. LVNL is op dit moment nog bezig met het ontwikkelen van een visie op Mobile Device Management. Daarom ligt nu nog niet vast welke devices precies ondersteund moeten worden. Wel is LVNL zelf benieuwd wat leveranciers kunnen bieden mbt apps. Bij de gunningsfase zal dit opnieuw worden uitgevraagd (voor informatie doeleindnen). Wel dient de applicatie op alle relevante en laatste versies van de browsers te draaien. 6 Selectieleidraad 12 2 interface mogelijkheden met in-en uitleesmedia: zou u dit nader kunnen specificeren? Bedoelt u hiermee integratie met andere systemen? Of het eenmalig uitlezen van cd-roms of USB-sticks? 7 Selectieleidraad Servicemanagementsyste em vs 1 Het moet mogelijk zijn om dit te integreren met andere systemen zoals barcodescanning of QR codes met smartphones Hoeveel deelnemers zijn uitgenodigd tot inschrijving? Voor de gunningsfase zullen maximaal vijf (5) Gegadigden worden uitgenodigd. Zie Hoofdstuk 6 van de Selectieleidraad voor de criteria voor selectie.

2 Welke vervolgstappen voorziet u om van 5 Gegadigden tot de leverancier van voorkeur te komen? ,1 Als u uitgaat van de basis van ITIL met een factor 100, welke factor kent u toe aan de huidige inrichting van de applicatie voor het bedrijfspecifieke deel van de diverse processen en modules? Op welke objecten binnen de verschillende organisatieonderdelen hebben de Change- en Release Management betrekking? ,1 In welke mate worden de huidige processen ondersteund door het servicemanagement systeem, cq is er sprake van workaround, oplossingen voor de bedrijfsvoering? Gunning geschiedt op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Bestaande uit knock-out eisen, kwalitatieve aspecten (waaronder een migratieplan) en prijs. Wij achten deze vraag voor de selectiefase niet van belang. Change- en Release Management heeft bij LVNL betrekking op het geïntegreerd wijzigen van de ATM-dienstverlening, waarvoor wijzigingen nodig zijn in: a. technische systemen zoals computers, netwerken, voice communicatie, radar, navigatie, gebouwsystemen c. het trainen van bestaande verkeersleiders voor elke change in een release en het aanpassen van de opleiding van nieuwe verkeersleiders. enz. b. statische informatie en voorschriften voor luchtverkeersleiders en vliegers zoals documenten over systeem gebruik, werkvoorschriften, luchtruimstructuur, routes, procedures voor bijzondere omstandigheden enz. Op dit moment worden de processen gebruikt voor de ITIL processen zoals deze bedoeld zijn voor de operationele omgeving. Voor de afhandeling van wijzigingen op procedures is hetzelfde proces ingericht. Hier is geen maatwerk voor toegepast, alleen extra informatieveld en workflows ,1 Welke nevenaanleidingen zijn er, naaast de End of Life van de Geen huidige toepassing, voor een nieuw servicemanagement omgeving? ,1 Welke bedrijfsspecifieke functionele aanpassingen verwacht u bij de implementatie van de nieuwe Servicemanagement omgeving? Wij achten deze vraag voor de selectiefase niet van belang. Nadere specificatie zal volgen in de gunningsfase ,1 Blijven de genoemde afdelingen gebruikers van de nieuwe omgeving, en/of komen er andere afdelingen bij (bijvoorbeeld Financien, Facilitaire zaken) Is er een indicatie te geven in hoeverre de informatiebehoefte van de niet-ict bedrijfsonderlenen afwijkt van de ICT informatiebehoefte ,1 Is het de ambitie om de Risk Management module en de Ja Compliance module binnen de scope van de opdracht te hebben? De huidige selectie gebruikers zal gebruik blijven maken van het systeem voor zover LVNL nu kan voorzien. Er zijn nu extra informatievelden/tabellen voor niet ICT onderdelen. Dit moet flexibel in te richten zijn. Wij kunnen op dit moment geen indicatie afgeven.

3 ,1 Wordt risk en compliancy management gezien als onderdeel van change management? ,1 Is de specifieke informatiebehoefte proces gerelateerd of betreft het specifieke data uit andere bronnen? ,1 Kunt u meer specifiek toelichten wat wordt bedoeld met 'custom modules'? ,1 is de conclusie gerechtvaardigd dat de huidige processen optimaal zijn ingericht voor de 1e projectfase? ,1 worden de aanvullende benoemde processen bij ICT ook Nee geimplementeerd voor de processen binnen/tussen de afdelingen in de 1e projectfase? ,1 Kunt u specifiek toelichten wat u bedoelt met tijdregistratie: de geplande en bestede tijd aan (deel) processen? Idem projecten? Idem tijdverantwoording van medewerkers ontsluiten aan HR omgeving? Risk management is nu ondergebracht in workorders en heeft betrekking op onderhoud van de operationele systemen. De Compliance module is een registratie van gewijzigde wet en regelgeving en daar komen RfC's uit die gerelateerd worden aan changes. Proces gerelateerd. Een customized module betekent in de optiek van LVNL dat de organisatie in staat is om aanpassingen aan bedrijfsprocessen te laten ondersteuenen door dit systeem. Waarbij deze nieuwe functionaliteit past binnen de ITIL of gerelateerd zijn aan de ITIL processen en toekomstige wijzigingen op ITIL processen. Belangrijk hierbij is dat deze wijzigingen passen in de visie van de leverancier van het nieuwe Service Management Systeem. Maatwerk: Wij verstaan onder maatwerk het aanpassen van de software op een dergelijk niveau waarbij de geboden functionaliteit niet meer gewaarborgd kan worden door de leverancier en dit tot extra kosten gaat leiden bij upgrades van de software. Onze processen zijn naar ons inzicht voldoende ingericht voor de overgang. Er zijn nog wel nieuwe wensen die wij willen meenemen bij de overgang. Hiermee word bedoeld: Tijdnotatie in meerdere tijdszones zoals UTC, AMS (local time). Wij bedoelen geen tijdsregistratie tool systeem.

4 ,1 Voor welke doeleinde wordt het ServiceManagement systeem gebruikt? (welke processen en betreffen dit ondersteunende processen?) Bij LVNL wordt ITIL toegepast op de Air Traffic Management (ATM)-dienstverlening. Deze dienstverlening wordt door intern opgeleide luchtverkeersleiders geleverd waarbij gebruik wordt gemaakt van technische systemen, gebruiksvoorschriften en werkvoorschriften. Bij LVNL zijn er op basis van ITIL generieke bedrijfsprocessen gemodelleerd en ingericht voor Incident-, Problem-, Compliance-, Change- en Release Management gericht op de ATM-dienstverlening. Deze generieke processen vormen de basis voor het service management systeem. In het huidige systeem is alleen in workorders differentiatie aangebracht voor de toepassing in verschillende afdelingen in de vorm van extra gegevensvelden. De registratie van incidents, problems, gewijzigde regelgeving en changes is in het huidige systeem voor de afdelingen gelijk. Het is niet wenselijk dat deze in afdelingsspecifieke modules worden geregistreerd. Wel is het wenselijk dat workorders geschikt zijn voor de specifieke registratie- en informatiebehoefte horende bij verschillende soorten werkzaamheden ,1 Kunt u aangeven welke data-omvang de huidige servicemanagement omgeving van 3e systemen heeft, van zowel de 1e projectfase als ICT? De huidige omgeving betreft de grootte van 3 GB en het 2e systeem voor de 2e fase is 2,5GB ,1 Hoeveel integraties met 3e systemen zijn gewenst? Voor zover wij nu kunnen voorzien is dit met Planon en de NAW (Personeelsgegevens) interface en ons Management Informatie Systeem ,1 Welke eisen stelt LVNL aan de beveiliging van de (opslag van) data die de servicemanagement omgeving gebruikt? Deze eisen zullen kenbaar worden gemaakt in de gunningsfase ,1 Kunt u voorbeelden benoemen van fulfilments en rekent u op optimalisatie mogelijkheden? ,1 Kunt u bij benadering aangeven hoe de verhouding IT gebruikers en eindgebruikers in de gebruikersorganisatie van de 1e projectfase en 2e projectfase? 29 Kunt u aangeven of de ondertekening door de leverancier in deze fase bij volmacht kan plaatsvinden? Dit vanwege de vakantieperiode. 30 Selectiedraaad 35 6 Waar dienen we het opleidingsplan voor onze medewerkers en onze innovativiteit toe te lichten? Bestaat hier een specifiek template document voor of mogen we hier een eigen document voor gebruiken? Fulfilments voorbeelden zijn account aanvragen, wijzigen van accounts, sluiten van accounts voor diverse applicaties en wij blijven en alle tijden optimaliseren. 1e fase: IT gebruikers 350 2e fase: 15 gebruikers en 900 eindgebruikers. Enkel voor de Eigen Verklaring geldt dat deze dient te zijn ondertekend door de vertegenwoordigingsbevoegde van de onderneming volgens het handelsregister. Ondertekening van de Eigen Verklaring bij volmacht is niet toegestaan. Voor de overige documenten (bijvoorbeeld referenties of bijlage 4 cq. 5) is volmacht wel akkoord. Hiervoor geldt geen vast format. U kunt uw eigen document gebruiken.

5 31 Bijlage 3 Mogen we de structuur van Bijlage 3 gebruiken in een eigen antwoorddocument? Ja. Dat is toegestaan. Let op dat voor LVNL duidelijk is welke referentie voor welke kerncompetentie geldt en dat de referenties volledig zijn. 32 LVNL Selectieleidraad U vraagt hier naar een gecertificeerd kwaliteitsbewakingssysteem. Wij hebben een kwaliteitsbewakingssysteem, echter is deze niet gecertificeerd, Nee. Dit is niet akkoord. Het kwaliteitssysteem dient te zijn gecertificeerd. En de certificerende instantie dient te zijn maar wel afdoende gedocumenteerd. Ziet u dit als gelijkwaardig? aangesloten bij de Raad van Accreditatie. 33 LVNL Selectieleidraad U vraagt hier naar een gecertificeerd kwaliteitsbewakingssysteem. Zoals in de vorige vraag aangegeven hebben wij een (niet gecertificeerd) kwaliteitsbewakingssysteem. Wij staan echter aan de vooravond van certificering en verwachten dat deze certificering op moment van live-gang voor Luchtverkeersleiding geregeld is. Is dit afdoende? 34 Selectieleidraad Dienen de diverse bedrijfsprocessen voor de technische afdelingen, procedures, opleidingen, regionale unit en gebouw & infrastructuur in het nieuw aan te schaffen systeem conform ITIL ingericht te worden? Dit omdat u aangeeft dat de huidige applicatie is aangepast op de specifieke behoeften en hierdoor al afwijkt van ITIL. Is het wenselijk dat bv de technische afdelingen gebruik maken van de module Technisch beheer en Human Factor van een module opleidingen? Nee. Dit is niet akkoord. Het kwaliteitssysteem dient te zijn gecertificeerd. Dit is een eis in de Selectiefase. Bij LVNL wordt ITIL toegepast op de Air Traffic Management (ATM)-dienstverlening. Deze dienstverlening wordt door intern opgeleide luchtverkeersleiders geleverd waarbij gebruik wordt gemaakt van technische systemen, gebruiksvoorschriften en werkvoorschriften. Bij LVNL zijn er op basis van ITIL generieke bedrijfsprocessen gemodelleerd en ingericht voor Incident-, Problem-, Compliance-, Change- en Release Management gericht op de ATM-dienstverlening. Deze generieke processen vormen de basis voor het service management systeem. In het huidige systeem is alleen in workorders differentiatie aangebracht voor de toepassing in verschillende afdelingen in de vorm van extra gegevensvelden. De registratie van incidents, problems, gewijzigde regelgeving en changes is in het huidige systeem voor de afdelingen gelijk. Het is niet wenselijk dat deze in afdelingsspecifieke modules worden geregistreerd. Wel is het wenselijk dat workorders geschikt zijn voor de specifieke registratie- en informatiebehoefte horende bij verschillende soorten werkzaamheden. 35 Selectieleidraad Wat verstaat LVNL onder availability management? Om inzicht te krijgen in beschikbaarheid van systemen en onderdelen. 36 Selectieleidraad Wat verstaat LVNL onder risk management? Inschatting van risico en gevolgen bij uitvoering van (onderhouds)werkzaamheden aan operationele systemen. 37 Selectieleidraad Hoe belangrijk is het voor de LVNL dat het systeem de mogelijkheid heeft om modules aan te passen en uit te breiden met specifieke informatie behoefte? Dit is essentieel en zal als knock-out eis worden opgenomen in de gunningsfase. 38 Selectieleidraad Wat borgt de compliance module voor LVNL? De workflow van nieuwe wet- en regelgeving die kunnen uitvloeien in changes.

6 39 Selectieleidraad Welke LVNL specifieke workflows en notificaties dient het systeem te ondersteunen? Een voorbeeld hiervan is: Het is nu mogelijk om een RfC te submitten dmv een vinkje naar het CAB. (dit gaat dmv een workflow). Wij willen niet vast zitten aan vastgestelde workflows die niet configureerbaar zijn. 40 Selectieleidraad Wat verstaat LVNL onder custom modules? Een customized module betekent in de optiek van LVNL dat de organisatie in staat is om aanpassingen aan bedrijfsprocessen te laten ondersteuenen door dit systeem. Waarbij deze nieuwe functionaliteit past binnen de ITIL of gerelateerd zijn aan de ITIL processen en toekomstige wijzigingen op ITIL processen. Belangrijk hierbij is dat deze wijzigingen passen in de visie van de leverancier van het nieuwe Service Management Systeem. Maatwerk: Wij verstaan onder maatwerk het aanpassen van de software op een dergelijk niveau waarbij de geboden functionaliteit niet meer gewaarborgd kan worden door de leverancier en dit tot extra kosten gaat leiden bij upgrades van de software. 41 Selectieleidraad Is er vanuit LVNL een voorkeur voor Saas of on-premise? Het nieuwe systeem mag als Saas of als on- Premise worden aangeboden. LVNL heeft geen voorkeur. 42 Selectieleidraad Kunt u een praktijksituatie benoemen die betrekking heeft op de tijdregistratie in meerdere zones? 43 Selectieleidraad Dient de leverancier het applicatie- en technsich beheer op zich te nemen of komt dit te liggen bij de LVNL? 44 Selectieleidraad Met welke in- en uitleesmedia dient een interface gerealiseerd te worden? Hiermee word bedoeld. Tijdnotatie in meerdere tijdszones zoals UTC, AMS (local time). Bijv. calls loggen op UTC tijd ipv tijd van de pc. Ja, voor de beoogde contractperiode. Het moet mogelijk zijn om dit te integreren met andere systemen zoals barcodescanning of QR codes met smartphones. 45 Selectieleidraad Wat verstaat LVNL onder portfolio management? LVNL ICT wil graag de mogelijkheden van Portfolio Management onderzoeken voor om de ICT projecten te managen versus de beschikbare resources en de risico's om zo de juiste besluiten te nemen. 46 Selectieleidraad Mocht de leverancier niet beschikken over een ISO certificering is een intern kwaliteitssysteem waarbinnen de processen geborgd worden dan afdoende? 47 Selectieleidraad Wat wordt onder een "voldoende grote pool van medewerkers" Ja. Dat is voldoende. verstaan? Is 130 medewerkers voldoende? 48 Selectieleidraad Op welke datum gaat het huidige SMS End of Live? medio Selectieleidraad Op welke datum wenst LVNL dat de migratie van het huidige SMS naar de opvolger is afgerond? 2e helft 2015 Nee. Dit is niet akkoord. LVNL vraagt een gecertificeerd kwaliteitssysteem (ISO of gelijkwaardig). Waarbij de certificerende instantie dient te zijn aagesloten bij de Raad van Accreditatie.

7 50 Selectieleidraad ad 2) GVA: ondanks dat wij zeer regelmatig deelnemen aan aanbestedingen in de publieke sector, is dit voor ons de eerste keer om gevraagd te worden om overlegging van een GVA. Uiteraard zijn wij deze nu aan het aanvragen, maar de procedure Zoals is opgenomen in de Selectieleidraad dienen de gevraagde bewijsstukken (waaronder de GVA) uiterlijk vijf (5) werkdagen na bekendmaking van het kan tot 8 weken duren. Staat LVNL open voor gegadigden die pas voorlopig selectiebesluit te worden ingediend. aan het eind van die 8 weken een GVA overleggen? Zo niet, dan Dat is de deadline. zal beantwoording van de Selectieleidraad niet zinvol zijn. 51 Selectieleidraad Wat is het SaaS-beleid van LVNL? Met andere woorden, is er een SaaS-tenzij beleid, of juist een on-premise-tenzij beleid? Zo nee, hoe gaat LVNL kiezen tussen SaaS- en on-premiseoplossingen? 52 Selectieleidraad Is zowel technisch als functioneel applicatiebeheer onderdeel van de scope, en zowel in geval van SaaS als van on-premise? 53 Selectieleidraad In welke mate heeft LVNL haar IT geoutsourced, wat en naar welke partij(en)? En wat zijn hierbij de toekomstplannen? Hoe heeft LVNL de integratie met SMS tooling van de eventuele externe IT dienstverleners nu gerealiseerd, en wat zijn de eisen / wensen na uitvoering van dit project? De aangeboden Saas of on-premise oplossing dient te voldoen aan de door LVNL opgestelde security eisen die in de gunnigsfase zullen worden worden gecommuniceerd. LVNL heeft in beginsel geen voorkeur. Ja. In beide gevallen. Op dit moment heeft alleen ICT haar ICT support als een on-site management service uitgezet en heeft dus geen effect op het gebruik van de applicatie en/of benodigde integraties. Voor het infrastructurele organisatiedeel is nog geen beleid uitgezet. Dit zal medio 2015 opgestart worden. Op dit moment zijn er geen integraties met SDE gerealiseerd door externe IT dienstverleners.