Organisatievoorstel Routebureau Brabant

Transcriptie

1 Organisatievoorstel Routebureau Brabant versie 31 mei 2012

2 Bestaande situatie Een betere organisatiestructuur voor beheer, onderhoud en vermarkten van recreatieve routes in Noord-Brabant. Recreatieve routes in Brabant zijn belangrijk voor het stimuleren van de economie in de provincie. In de recreatieve routestructuur is de afgelopen decennia aanzienlijk geïnvesteerd door gemeenten en provincie. Onderhoud, onderlinge afstemming tussen verantwoordelijke partijen in de provincie en het vermarkten van de provincie als toeristische bestemming zijn belangrijk om de bestedingen te stimuleren. De partners in Routebureau Brabant willen de samenwerkingsstructuur verbeteren. Dit boekje beschrijft hoe zij dit willen doen. Recreatieve routes in Brabant Onze provincie kent een uitgebreid recreatief routenetwerk. De hele provincie is ontsloten via een aaneengesloten fietsknooppuntennetwerk en wordt doorkruist door landelijke en internationale fietsroutes. Het wandelnetwerk is in veel regio s gerealiseerd. Momenteel worden de laatste zogenaamde witte vlekken in de provincie bewegwijzerd. Maar ook te paard of met de mountainbike zijn er in Brabant bewegwijzerde recreatieve routes waarvan het onderhoud geborgd is. Gewaardeerd product De waardering is groot. Uit recent onderzoek naar de waardering van de fietsroutestructuur in de Nederlandse provincies komt Brabant voor wat betreft de kwaliteit van de bewegwijzering als tweede uit de bus, met een waardering van 7,7. Dezelfde positie en score geldt voor het routeverloop. Op het gebied van wandelroutes scoort Brabant minder hoog, hoewel de aanwezigheid van bezienswaardigheden en horecapunten de waardering positief beïnvloeden. Belangrijk voor de economie Routerecreatie is belangrijk voor de economie. Per wandeltocht wordt gemiddeld 2,65 uitgegeven in Brabant. Samen zijn de recreatieve wandelingen goed voor 59 miljoen in Brabant. Een fietstocht brengt gemiddeld 2,18 aan bestedingen met zich mee, samen goed voor 31 miljoen in de provincie. Het verder ontwikkelen, in stand houden en vermarkten van een goede routestructuur is in het belang van economie en werkgelegenheid. Visie In 2011 heeft Routebureau Brabant haar visie en ambities voor recreatieve routes, de kwaliteit en het gebruik van de routes vastgelegd en gepresenteerd. De ambitie zoals verwoord in deze visie luidt: Routebureau Brabant realiseert en promoot een vernieuwend, onderscheidend en aantrekkelijk routeaanbod dat bekendheid geniet in heel Nederland en de economische impact van routerecreatie in Brabant aantoonbaar vergroot. In de visie is een aantal strategische doelen verwoord: Uniforme bewegwijzering en promotie van het fietsknooppuntennetwerk realiseren; Een provinciedekkend wandelknooppuntennetwerk met uniformiteit in bewegwijzering en promotie realiseren; Het beschikbaar maken van voor mobiel gebruik; Jaarlijks tenminste één innovatief product ontwikkelen, wat voortkomt uit opgedane kennis van toepassingen / initiatieven binnen of buiten Brabant; Actuele routegebonden informatie op de websites van verblijfslocaties in Brabant ontsluiten; Onderhoud en beheer van de grote routenetwerken (fiets / wandel) volledig door gemeenten laten financieren in plaats vanuit de opbrengsten van kaarten; Het volledige bestek van de grote routenetwerken (fiets en wandel) digitaal beschikbaar stellen voor de Routebureau partners

3 De organisatiestructuur zoals nu wordt voorgesteld moet nog beter in staat zijn deze strategische doelen te realiseren. De organisatie nu Routebureau Brabant is op dit moment een afstemmingsoverleg waaraan wordt deelgenomen door Regio West- Brabant, Samenwerkingsverband Regio Eindhoven, Hart van Brabant, VVV Noordoost-Brabant en Vrijetijdshuis Brabant. De regio s zijn verantwoordelijk voor beheer, onderhoud en ontwikkeling van de recreatieve routestructuur. Daarnaast wordt veelal door de regio s zelf het kaartmateriaal ontwikkeld. Financiering van deze activiteiten gebeurt grotendeels vanuit de gemeenten, die over het algemeen een bijdrage per inwoner afdragen aan de regio voor beheer en onderhoud. De hoogte van de bijdragen varieert evenals de daarbij behorende taken. De organisaties die partner zijn in Routebureau Brabant verschillen; twee Gemeenschappelijke Regelingen van gemeenten, één regio zonder stafbureau maar met regionale taken die door deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Voor twee regio s wordt VVV Noordoost- Brabant ingehuurd om de werkzaamheden uit te voeren. Alle regio s werken met vrijwilligers voor het beheer en onderhoud van de recreatieve routestructuren. De provincie financiert via Vrijetijdshuis Brabant de basiskosten voor het secretariaat en (beperkte) marketingactiviteiten van Routebureau Brabant. Financiering van beheer en onderhoud is in Brabant soortgelijk georganiseerd, namelijk bijdrage van gemeenten (bedrag per inwoner). Het beheer en onderhoud wordt door de verschillende partijen in de provincie soortgelijk uitgevoerd. De interne organisatie is per partij verschillend (aansturing, uitvoering). De samenwerking tussen de partijen in de provincie is op basis van collegialiteit georganiseerd. Er zijn geen bindende afspraken over financiering, verantwoordelijkheden en uitvoering van activiteiten op provinciaal niveau tussen de partners van Routebureau Brabant. Andere aanbieders Naast Routebureau Brabant zijn andere partijen actief op het gebied van routes. Vanuit samenwerkingsprojecten voor de reconstructie, gebiedsgericht beleid, Europese projecten en themagericht werken ontstaan initiatieven voor bewegwijzerde routes. Routebureau Brabant speelt niet vanzelfsprekend een rol bij uitwerking en uitvoering van deze initiatieven. Gevolg is dat nieuwe routes niet altijd gekoppeld worden aan bestaande recreatieve routenetwerken. De genoemde initiatieven eindigen vaak na realisatie, waardoor beheer en onderhoud niet geborgd is. Verandering gewenst De samenwerking tussen de partners binnen Routebureau Brabant is collegiaal en vrijblijvend. Daardoor verschilt de werkwijze bij beheer en onderhoud. Bovendien heeft Routebureau Brabant niet de middelen en de positie om haar kennis, kunde en garantie op beheer en onderhoud in te zetten voor andere partijen. Gedane investeringen dreigen zo verloren te gaan. Hierdoor worden (zakelijke) kansen niet benut en dreigt versnippering van het aanbod, onderhoud van recreatieve routenetwerken, kennis en vermarkten van het recreatieve routeaanbod. Op dit moment is Routebureau Brabant niet altijd in staat gewenste investeringen te doen in bijvoorbeeld digitalisering, beheersystemen en innovatie vanwege de collegiale en dus vaak vrijblijvende samenwerking. Eén centrale organisatie voor recreatieve routes in Brabant De partners binnen Routebureau Brabant streven naar één centrale organisatie in de provincie met een duidelijk takenpakket dat leidt tot realisatie van de ambities die in de eerder genoemde, gezamenlijk opgestelde, visie staan beschreven. Uitgangspunt hierbij is dat de huidige financiering voor beheer en onderhoud door gemeenten op een gelijk niveau blijft als nu. 3

4 Regionaal bestuurlijke verankering Per regio die deelneemt aan Routebureau Brabant wordt een bestuurder afgevaardigd met een vertegenwoordigende stem van en naar de gemeenten in de eigen regio. Daarmee is en blijft Routebureau Brabant van de partners, en daarmee van de gezamenlijke gemeenten in de provincie. De provincie Noord-Brabant wordt gezien als nieuwe en zeer belangrijke partner. Zij dekt het belang van provinciale afstemming en gelijkvormigheid optimaal af. Bovendien zorgt zij met eigen projecten in deelgebieden en met bijvoorbeeld EU projecten voor route-initiatieven buiten de basisstructuur om. Door bestuurlijk toe te treden gaat de provincie het commitment aan om bij deze routeinitiatieven Routebureau Brabant een rol te laten spelen. Ook zou de deelname van de provincie moeten zorgen voor een goede verankering van provinciale initiatieven in de bestaande structuur van Routebureau Brabant voor beheer en onderhoud. Zo wordt provinciaal geïnvesteerd kapitaal renderend gemaakt. Getrapte financiering Momenteel dragen de gemeenten een bedrag per inwoner (of een afgeleide daarvan) af voor beheer en onderhoud aan een regionale organisatie, al dan niet via een collegagemeente. Deze structuur blijft gehandhaafd in de nieuw voor te stellen structuur. Ook de hoogte van de bijdrage blijft onveranderd. De partnerorganisaties (regio s) zetten dit bedrag door naar Routebureau Brabant. Routebureau Brabant wordt beheerder van de middelen voor beheer en onderhoud en wordt daarmee aannemer voor (recreatieve) routegebonden werkzaamheden. Daarmee wordt deze taak voor de toekomst op provinciaal niveau verzekerd. Variatie per regio blijft mogelijk De bijdrage per gemeente is per regio verschillend. Dit komt door afwijkende ambities, lopende projecten voor verbetering of een uitgebreidere of fijnmazigere routestructuur. De financieringsstructuur moet helder maken dat een regio met een hogere bijdrage naar rato werkzaamheden ook betaald krijgt. De aannemer moet daarop toezien, met behoud van eenheid in de basiswerkzaamheden. De bijdrage per gemeente blijft zoals deze nu is. Bestekken met routes digitale backbone van Routebureau Brabant Routebureau Brabant nieuwe stijl start direct na haar oprichting met het verzamelen, completeren, synchroniseren (digitaliseren) en toegankelijk maken van alle bestekken voor de routes die beheerd worden door de regio s. Hiermee wordt de basis gelegd voor eenduidige aansturing van onderhoud, kwaliteitsbewaking en commercialisering van de routeproducten. Hiermee ontstaat ook de basis voor verkoop van kaartrechten en route-ontwikkelings-trajecten. Rechten op kaartmateriaal centraal beschikbaar Enkele regio s zijn zelf actief met de productie en verkoop van routekaarten, anderen laten dit aan de markt over. De rechten, bestanden en contracten komen centraal beschikbaar voor Routebureau Brabant. In de regio s zijn deze niet meer eigenstandig beschikbaar voor eigen initiatieven of initiatieven van derden met een regio- grensoverschrijdend karakter. Dit geeft Routebureau Brabant de positie om met commerciële uitgevers afspraken te maken over het beschikbaar stellen van actuele gegevens, de digitalisering van de informatievoorziening en de financiële afspraken die daar bij horen. Regio s ingezet als onderaannemer Routebureau Brabant wordt hoofdaannemer. Zij aanvaart de opdracht van de partners van Routebureau Brabant om in de regio s op uniforme wijze beheer en onderhoud uit te voeren. Voor de uitvoering zal zij een beroep doen op De nieuwe situatie

5 dezelfde regio s, die als onderaannemer functioneren. Daarbij is maatwerk nodig. Controle op uitvoering gebeurt op provinciaal niveau. Niet alle regio s beschikken over een eigen apparaat of mankracht en huren die op dit moment in. Anderen hebben hun formatie afgestemd op deze uitvoerende taken. Maatwerk is mogelijk. Doordat de regio s de rol hebben van bestuurlijk opdrachtgever en onderaannemer kunnen belangen worden beschermd zonder de afspraken over eenheid in werkwijze te schaden. Routes voor derden Routebureau Brabant is straks ook centrale speler op provinciaal niveau bij de ontwikkeling, realisatie en het beheer en onderhoud van routes van derden. Partners van Routebureau Brabant zien daarop toe. Zij komen overeen dat bij bewegwijzerende route initiatieven in de regio waarbij zij betrokken worden Routebureau Brabant een centrale rol speelt. Hetzelfde geldt voor regiogrensoverschrijdende cartografie. Routebureau Brabant betrekt de regio s en Vrijetijdshuis Brabant bij de uitvoering. In overleg kunnen ook anderen worden betrokken. Dit zorgt voor afstemming, uniformiteit en verankering van routes in het provinciaal systeem, nu en in de toekomst. Dienstverlenend Routebureau Brabant Routebureau Brabant functioneert ook als servicebureau voor derde commerciële en (semi)-overheidspartijen. Zij is in staat voorstellen en offertes te maken, innovatieprojecten op te starten, voor anderen routes te maken, onderzoek te doen naar gebruik van routes en marketing en informatie op maat te verzorgen. Routebureau Brabant is een dienstverlenende organisatie, deels ook op commerciële basis. Zo verdient Routebureau Brabant (op termijn) voor een deel haar eigen exploitatiekosten terug. financiering, organisatie en handelingsvrijheid. Een coöperatie geeft qua vorm het beste weer wat Routebureau Brabant moet zijn voor de partnerorganisaties: van ons allemaal. Onderzocht wordt welke rechtsvorm het meest geschikt is voor Routebureau Brabant. Bestaande provinciale organisatie levert mankracht Routebureau Brabant wordt eigenaar van een project en beheerder van de middelen die daar bij horen. Het werk wordt elders (veelal in de regio door de partner) verricht. Provinciale en coördinerende taken worden op provinciaal niveau verricht. Het ligt voor de hand Vrijetijdshuis Brabant voor deze taak in te zetten. Vrijetijdshuis Brabant zelf wordt dan niet Routebureau Brabant, maar levert personeel, arbeid, management en administratie ten behoeve van de coördinatie en provinciale taken. Vrijetijdshuis Brabant is het centrale punt waarvandaan de project-organisatie wordt ingericht. Het bestuur bepaalt de voorwaarden waaronder werkzaamheden worden verricht, de verdeling van middelen, de inzet van onderaannemers en de koers van Routebureau Brabant. Regio s en anderen als onderaannemer De regionale partners en Vrijetijdshuis Brabant zullen vaak de onderaannemer zijn voor de uitvoerende werkzaamheden in de regio. Bij partners waar deze uitvoerende taak niet geborgd is in de organisatie, is Routebureau Brabant vrij andere onderaannemers (andere partners, derden) aan te stellen. Juridische organisatie Routebureau Brabant moet een eigen bestuurlijke en juridische organisatie worden, met eigen aansturing, 5

6 Groeimodel Routebureau Brabant is bij de start niet direct op volle sterkte. Er worden investeringen in tijd en geld gevraagd in de centralisatie en digitalisering van routebestekken. Uitgangspunt hierbij is dat de huidige bijdragen van gemeenten aan partners/regio s niet worden verhoogd. De werkwijze voor beheer en onderhoud moet eenduidig gemaakt worden. Het zal ook enige tijd vergen voordat de organisatie eigen middelen uit de markt haalt en daarmee een structurele basis voor extra financiering opbouwt. Hetzelfde geldt voor het maken van afspraken met marktpartijen over route-informatie en routekaarten en het genereren van omzet uit deze werkzaamheden. Voor de kosten die gemoeid gaan met het opstarten wordt gezocht naar externe financiële bijdragen. Organisatiemodel Onderstaand de modellen van nu en straks. In de tabel worden de verschillen duidelijk gemaakt. Vrijblijvende afstemming Regionale partners + Vrijetijdshuis Braabant Bindende afstemming Provincie en partners vormen samen bestuur Uitvoering door partners op provinciaal en regionaal niveau Organisatiemodel STRAKS Organisatiemodel NU Onderwerp: Huidige situatie: Wenselijke situatie: Financiering beheer en onderhoud Financiering provinciale taken Regionale partners innen bijdrage per inwoner en zetten deze in Provincie Noord-Brabant financiert secretariaat Via de regionale partners getrapte financiering met uitvoering op regionaal niveau (bijdrage van gemeenten blijft gelijk aan huidige situatie) Provinciale bijdrage, afbouwend, en inkomsten uit projecten Besluitvorming Decentrale besluitvorming Centrale besluitvorming Afstemming Vrijblijvende beleidsafstemming Bindende beleidsafstemming Centrale taken Regionale taken Rol provincie Noord-Brabant Secretariaat beleidsafstemming Basispromotie (o.a. website) Beheer en onderhoud Verbetering van routestructuur Soms ook cartografie Faciliteert Vrijetijdshuis Brabant voor voeren secretariaat en website Coördinatie Routebureau Brabant Beheer digitaal besteksysteem Beheer kwaliteitssysteem Beheer cartografische rechten Coördinatie werk in opdracht van derden Beheer en onderhoud Regionale inbreng in provinciale projecten Regionale informatievoorziening Bestuurlijke afvaardiging Investeren in besteksysteem en cartografie Investeren in opstartkosten Routebureau Brabant nieuwe stijl Bescheiden doorlopende bijdrage, afbouwend Rol Vrijetijdshuis Brabant Secretariaat en beheer website Coördinatie activiteiten Routebureau Brabant en uitvoering provinciale taken Rol partner-regio s Uitvoering werkzaamheden in eigen regio s Uitvoering regionale taken/werkzaamheden in eigen regio en uitvoeren deelopdrachten van provinciale projecten binnen de eigen regio Werk derden Verankering provinciale routeinitiatieven met bewegwijzering Geen of versnipperde rol Routebureau Brabant In opdracht van provincie en anderen door verschillende organisaties uitgevoerd Routebureau Brabant voert coördinatie en brengt offertes uit, in overleg met partners Coördinerende rol Routebureau Brabant en verankering van uniforme bewegwijzering en cartografie in centraal systeem

7 Vragen aan de regio s Voorgesteld wordt de taken op het terrein van beheer, onderhoud, ontwikkeling en marketing van routes centraal aan te gaan sturen in Routebureau Brabant. De regionale partners van Routebureau Brabant zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor Routebureau Brabant. De regionale partners functioneren bij voorkeur als onderaannemer voor die, veelal uitvoerende beheer en onderhouds-, taken in de regio voor zover de regionale partnerorganisatie hiervoor is ingericht. De middelen die gemeenten nu bijdragen blijven gelijk. Deze middelen worden dan via de regionale partner ingebracht in Routebureau Brabant. Vrijetijdshuis Brabant wordt ingezet als provinciale uitvoerende en coördinerende organisatie. De regionale partners wordt gevraagd hiermee in te stemmen. Vragen aan de provincie De Provincie Noord-Brabant zet in haar concept Vrijetijdsagenda hoog in op groei van de toeristische sector. Recreatieve routes zijn daarbij een belangrijke productonderdeel voor Noord-Brabant. Recreatieve routestructuren waarin geïnvesteerd is, moeten naar de toekomst toe (met rendement) in stand worden gehouden. Nieuw te ontwikkelen recreatieve routeproducten moeten eveneens verankerd worden in een goed functionerend systeem van beheer en onderhoud. Routebureau Brabant is daarvoor de juiste partner. Aan Provincie Noord-Brabant wordt gevraagd: 1. Initiatieven op het gebied van recreatieve routes in de provincie waarbij zij betrokken zijn / die zij initiëren, onder te brengen in Routebureau Brabant (ontwikkeling, beheer en onderhoud, vermarkten). 2. Bestuurlijk zitting te nemen in Routebureau Brabant of hiervoor een organisatie af te vaardigden. 3. Vrijetijdshuis Brabant in staat te stellen de provinciale routetaken en coördinatie van Routebureau Brabant op zich te nemen. 4. Middelen ter beschikking te stellen voor investeringen en de organisatorische opstartfase van Routebureau Brabant. 5. Het leveren van een structurele bijdrage ten behoeve van kwaliteitsbewaking, marketing en coördinatie. Hiermee de versterking van Routebureau Brabant mogelijk te maken, om gezamenlijk toe te werken naar een zelfstandige en professionele organisatie die door een bredere inzet en door efficiency voordelen in de toekomst meer en meer op eigen middelen haar werk kan doen. 7

8 Werkwijze om te komen tot voorstel Colofon De partners in Routebureau Brabant zijn voor de formulering van dit voorstel in een viertal werkbijeenkomsten samengekomen. Daarbij is op basis van een analyse, een verkenning van alternatieven en een eerste gespreksnotitie met uitgangspunten en voorstellen geformuleerd. In een bijeenkomst met regionale bestuurders is het draagvlak getoetst en zijn aanscherpingen besproken. Het resultaat zoals nu voorligt is een breed gedragen voorstel door de partners van Routebureau Brabant. Het veranderen van een organisatiestructuur gaat niet alleen over bestuurlijke verankering in de regio en kwaliteit van werkzaamheden, maar ook over belangen van bestaande organisaties en hun medewerkers. Het organisatievoorstel zoals nu voorligt houdt daarmee zo goed als mogelijk rekening, door uit te gaan van bestuurlijke verankering in bestaande organisaties en uitvoerende werkzaamheden door deze organisaties. Bij de verdere doorontwikkeling van Routebureau Brabant is het belangrijk ook deze belangen goed in beeld te houden. Partners in Routebureau Brabant: Regio West-Brabant Hart van Brabant gemeenten VVV Noordoost-Brabant Samenwerkingsverband Regio Eindhoven Vrijetijdshuis Brabant Begeleiding en redactie: Vormgeving: Oplage: Rob Vrolijks Spicks & Specks, Breda 250 stuks