Transcriptie

1

2

3

4

5

6

7 F. Hilhorst Everard Meijsterweg 62a 3817 HG Amersfoort Soest, 21 juni 2016 Onderwerp: Notulen vergadering VvE Everard Meysterweg 60a t/m 66c (even) Geachte heer Hilhorst, Bijgaand treft u de notulen van de vergadering van VvE Everard Meysterweg 60a t/m 66c (even) d.d. 15 juni 2016 aan. Mocht u hier op- of aanmerkingen over hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. De notulen staan ook op de vve website. Met vriendelijke groet, Koen Hooft Gooi en Eemland VvE beheer Bijlage: - Notulen vergadering

8 Notulen vergadering van Eigenaars VvE Everard Meijsterweg 60a t/m 66c Datum: 15 juni 2016 Locatie: Amersfoort, Martuskerk. Voorzitter vergadering: Koen Hooft Notulist: Natasja Stuivenberg Punt 1. Opening en mededelingen Koen Hooft opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. Punt 2. Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen 19 stemmen zijn vertegenwoordigd op de vergadering. Het quorum is hiermee behaald. De vergadering kan plaatsvinden en er mogen besluiten worden genomen. de stemmen zijn voldoende om in deze vergadering beslissingen te nemen. Alle quorumeisen zijn voldaan om zowel besluiten te nemen met normale meerderheid van stemmen als besluiten met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen. Punt 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Punt 4. Vaststellen van de agenda. De agenda wordt vastgesteld. Wim Kortes van de garages is even aanwezig geweest, en als punt aangegeven de bomen en struiken beter te snoeien. Zal met de hovenier worden opgenomen voor de volgende werkzaamheden. Hij wil in overleg met andere garage eigenaren voor eigen kosten de garagemuren gaan voegen aan de tuinkant. Op het moment dat dat een definitieve beslissing word dan graag overleggen met de tuincommissie (Alinda en Natasja), ook voor de toegang in de tuin. Na dit besproken te hebben verlaat de heer Kortes de vergadering. Punt 5. Vaststellen notulen 7 oktober 2015 Notulen worden per pagina doorgelopen, er zijn geen opmerkingen en de notulen worden vastgesteld. Punt 6. Financieel jaarverslag 6.1 Korte toelichting Koen Hooft legt uit dat de VvE een positief resultaat heeft geboekt in 2015 van 2.718,08. Dit is mede vanwege de doorgevoerde waardevermeerdering op de garage (bezit van de appartement eigenaren). Een en ander staat uitgelegd in de samenvatting in het jaarverslag van Verslag kascommissie Verslag kascommissie Natasja en Alinda, de boeken zijn in orde. De kascommissie adviseert de vergadering om het bestuur en de beheerder decharge te verlenen. 6.3 Bestemming van het resultaat De vergadering beslist unaniem om het positieve resultaat aan de reserves toe te voegen. 6.4 Decharge bestuur en beheerder De vergadering neemt het advies van de kascommissie over en verleent unaniem decharge aan het bestuur en de beheerder over het gevoerde beleid in Pagina : 1/5

9 6.5 Kascontrole jaarrekening 2016 In 2017 zullen Andre en Natasja de kascontrole uitvoeren. Overig: Op dit moment zijn er al een aantal weken geen schoonmaakwerkzaamheden verricht in de gezamenlijke vertrekken, door een conflict met Kommer, er is een nieuw schoonmaakbedrijf (Alpha Omega uit Amersfoort). Zij zijn inmiddels begonnen. Punt 7. Energie bespaarregeling / lening. Alle relevante documenten aangaande de energiebespaarlening zijn aan de leden ter beschikking gesteld. - Checklist energiebespaarlening - Rekenvoorbeeld rente en aflossing - Maatregelenlijst - Verklaring aannemers en installateurs - Investeringsreglement energiebespaarlening - Toelichtingen en algemene bepalingen energiebespaarlening - Voorwaarden energiebespaarlening - Voorwaarden correcte besluitvorming vergadering 7.1 Uitleg Koen Hooft legt uit wat de energiebespaarlening is, en door wie deze lening wordt verstrekt en met steun van welke partijen (SVN, Rabobank, ASN Bank en de Rijksoverheid). Het fonds wordt ingezet om particuliere woningeigenaren en Verenigingen van Eigenaren een gunstige Energiebespaarlening te bieden. Het zou een goede optie kunnen zijn voor de VvE om de energiebespaarlening aan te vragen ten aanzien van o.a. de dakrenovatie maar ook de isolatie van de spouwmuren van beide kopgevels. De vervanging van het dak staat in het jaar 2020 gepland, maar vanwege de snellere verslechterende staat van conditie zal dit eerder (lees: zo snel als mogelijk) moeten plaatsvinden. Aangezien er niet genoeg geld voor aanwezig is zou de VvE kunnen opteren om de vervanging/renovatie van het dak te financieren met behulp van de energiebespaarlening. Dus i.p.v. reserveren zoals dat nu gebeurt gaat de VvE aflossen. Om deze lening aan te gaan moeten we een stappenplan procedure doorlopen voor de aanvraag alvorens er een lening verstrekt kan worden. Op basis van die uitkomst word er wel of niet een lening verstrekt. 7.1 Condities Koen Hooft legt kort de condities uit. De VvE Energiebespaarlening in het kort: Fonds: Nationaal Energiebespaarfonds Leenbedrag: minimaal ,- maximaal ,- (met een maximum van ,- per appartementsrecht wat betrekking heeft op een wooneenheid, minimale grootte van de VvE bedraagt 10 wooneenheden) Looptijd: naar keuze 120 of 180 maanden Storting: in bouwkrediet Zekerheid: notariële akte van geldlening Leningsvorm: maandannuïteit Rente: vast % gedurende looptijd (c.a. 2,5 3 %) Aflossing: altijd boetevrij (minimaal 250,-) Verstrekker lening: Het Nationaal Energiebespaarfonds bemiddelt bij de verstrekking van VvE Energiebespaarleningen door het Nationaal Energiebespaarfonds Maatregelen: kijk voor de actuele lijst met maatregelen op ikinvesteerslim.nl/ maatregelenlijst-vveenergiebespaarlening Pagina : 2/5

10 7.2 Consequenties De ledenbijdrage van de VvE zal niet worden verhoogd. Deze is de afgelopen anderhalf jaar al gestegen van 110,00 naar 207,70 per maand om zoveel mogelijk te kunnen reserveren. De reservering zal aangewend worden om aan de lopende condities van de energiebespaarlening te voldoen (aflossen). Alle leden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor hun aandeel in de lening. In geval van wanbetaling door de VvE hoofdelijk aansprakelijk gesteld kan worden voor de restant schuld van de VvE Energiebespaarlening, e.e.a. gemaximeerd tot zijn of haar breukdeel. Er wordt bij de besluitvorming geen rekening gehouden met de individuele financiële situatie van elk afzonderlijk lid van de VvE. Koen Hooft wijst de vergadering er ook op dat: De eigenaars de mogelijkheid hebben om binnen een maand na de dag waarop hij of zij kennis heeft genomen of kennis heeft kunnen nemen van het besluit dat de VvE een lening wenst aan te gaan, tot het inroepen van de vernietiging van het besluit conform 5:130 lid 2 BW. Aanvullend hierop moet in de vergadering van de VvE een afkoelingsperiode (art. 5:130 lid 2 BW) in acht genomen worden. Dit geeft een individuele eigenaar de mogelijkheid, om binnen een maand na de dag waarop hij of zij kennis heeft genomen of kennis heeft kunnen nemen, tot het inroepen van de vernietiging van het besluit. Dit betekent dat een aanvraag voor een VvE Energiebespaarlening pas kan worden toegekend nadat de afkoelingsperiode is verlopen en er geen verzoek tot vernietiging open staat. Zoals gezegd zijn alle documenten en voorwaarden van de energiebespaarlening beschikbaar gesteld voor alle leden ter bestudering. 7.4 Besluitvorming aangaan energiebespaarlening De vergadering besluit om te kiezen voor de energiebespaarlening. Volgens de quorumeisen moet minimaal 2/3 van de stemmen aanwezig zijn, hiervan moet 3/4 voor het voorstel stemmen. Mogelijk aantal stemmen appartementen: 24 2/3 van 24 is: 16 stemmen moeten aanwezig zijn. 3/4 van 16 is: 12 stemmen moeten voor zijn. Het werkelijke aantal stemmen voor is: 16 Rechtsgeldig besluit conform quorumeisen. Gooi & Eemland gaat de aanvraag voor de energiebespaarlening in gang zetten. Het uitgangspunt is om op kort termijn de werkzaamheden te laten plaatsvinden gezien de staat van het dak. Op dit moment is er 1 offerte voor het dak en de spouwmuurisolatie, voor het dak moeten er nog 2 offertes bij komen. Er wordt besloten om voor een hoofdsom te opteren van maximaal waarbij de VvE zelf 10% van het bedrag zal inleggen. Indien uit meerdere offertes blijkt dat dit bedrag naar beneden kan worden bijgesteld, zal dat in de aanvraag worden verwerkt. Punt 8. Onderhoud schilderwerk. De meeste eigenaren zijn al met het schilderen en onderhoud aan hun kozijnen begonnen of al klaar. Er zijn nog een paar eigenaren die het onderhoud nog moeten plegen; Leonie van Heel, Gunther Bommezijn. Olav Bus gaat in juli 2016 kunststof kozijnen plaatsen, Rob Holleman en Josephine Pronk willen ook graag kunststof kozijnen maar zijn nog in onderhandeling of ze het samen collectief Pagina : 3/5

11 kunnen/willen inkopen. De offertes van verschillende aanbieders staan op de inlogsite van Gooi en Eemland. De berging ramen van de privegedeelten moeten door veel eigenaren nog worden uitgevoerd en de overige kozijnen van eigenaren, deze zullen voor oktober 2016 geschilderd en in goede staat moeten zijn. Voor de eigenaren die dit betreft zullen een brief ontvangen. Voor de gezamenlijke kozijnen (portiek en kelderraampjes gezamenlijke fietsstalling) zal worden bekeken of dat dit jaar nog kan plaatsvinden, anders word dat volgend jaar. Leonie gaat de inventarisatie doen voor diegene die nog moeten schilderen voor hun eigen kozijnen en/of berging ramen om het samen te doen, en neemt daarbij de gezamenlijke kozijnen van de fietsenstallingen mee. Je kunt met haar contact opnemen om mee te doen in het gezamenlijk schilderen. De kleur rood is; Ral 3004, purperrood. Er is er door meerdere bewoners geklaagd dat het afval van het gedane schilderwerken bij 66b en 64b & 64c niet word opgeruimd in en om de tuin. In een later stadium zal bekeken worden of de bergingsramen van privegedeelten collectief in de VVE pot komen, dit kan echter alleen als de statuten worden aangepast en de kozijnen moeten vooral in goede staat worden overgedragen. Punt 9. Staat balkons De staat van de balkons zijn zeer slecht, er is betonrot, en er is verzanding van de dekvloer en is daardoor poreus. Dit zal moeten worden hersteld, ook dit is een grote onkostenpost. Voor de noodgevallen zullen en noodreparaties moeten worden uitgevoerd. Voor de goede aanpak zal er waarschijnlijk een nieuwe dekvloer op moeten komen en een coating, en ook zullen de putjes wellicht vervangen moeten worden. Door de slechte staat van de balkons ontstaat er vocht/kou en lekkages in de appartementen (koudebrug). Ten aanzien van de balkons zal nader onderzoek worden uitgevoerd en er zullen offertes worden opgevraagd. Punt 10. Verkoop garage Doordat we een lening aangaan gaat de garage toch worden verkocht. Er zal een passend alternatief voor in de plaats komen in de tuin die afgesloten is en voor dezelfde doeleinden als nu de garage is. Plannen daarvoor worden nog uitgewerkt. Als de vervangende ruimte er is kan de garage worden verkocht. De voorwaarden waaronder de verkoop van de garage geschiedt te gebeuren zijn reeds bepaald middels een besluit in de vorige vergadering. De garage had in 2015 een waarde van , volgens een officiële taxatie. Men denkt zonder bronvermelding dat de huidige waarde ,- zou kunnen zijn. De vergadering is van mening dat de garage op dit moment minimaal ,- moet opbrengen. Het bestuur en de beheerder krijgen een mandaat om de garage te verkopen voor minimaal ,-. Punt 11. Samenstelling bestuur De vergadering benoemd Rob Holleman en Alinda Paul tot bestuursleden. Het nieuwe bestuur zal vanaf nu gaan bestaan uit; Alinda, Michael en Rob. Rob zal als voorzitter van de overdracht van documentatie en de officiële inschrijving bij de Kamer van Koophanden worden in werking gezet. De verder rolverdeling binnen dit nieuwe team wordt binnenkort, na intern overleg, aan de leden gecommuniceerd. Punt 12. Rondvraag. Tuin; omdat er door eigenaren niet veel meer word gedaan in de tuin, is het voor de hovenier te veel werk om in twee dagen per jaar de klus te klaren. Op dit moment is het advies van de hovenier om 3x per jaar te komen voor onderhoud. In de vergadering is besloten om weer de tuindagen in te stellen om te zien of het Pagina : 4/5

12 gaat om meer zelf te doen en de hovenier 2x per jaar te laten komen, werkt het niet dat zal de hovenier toch 3x per jaar moeten komen. Er zal in de portieken een rooster komen te hangen wanneer de tuindagen zijn, met een max. van 4 zaterdagen per jaar, dus 1 zaterdagochtend per kwartaal van uur. Bij de volgende komst van de hovenier zal er in overleg meer gesnoeid worden. De opdrachten van de tuin zijn in overleg met Alinda en Natasja t.a.v. de werkzaamheden voor de hovenier. De hovenier heeft geen eigen bevoegdheid. Wasmachine afvoer via regenpijp: Eigenaren die de afvoer van wasmachines nog op de hemelwaterafvoer hebben zitten worden verzocht dit om te gaan leggen op de eigenlijke afvoer. Dit omdat dit najaar het riool vervangen gaat worden en de gemeente geen vervuild water bij de afvoer van het regenwater wil hebben. Mocht dit wel het geval zijn en er komt een boete uitvoord word die betaald door de eigenaren die de afvoer niet juist hebben zitten. Alinda is bezig met offertes, als je collectief wil meedoen, neem contact met haar op. Bij het opnieuw schilderen van je eigen berging deur wordt de kleur van de deur (nu blauw) bepaald op wit (RAL 9001). Binnenkort worden de schoorstenen en de afvoerkanalen schoongemaakt. Gooi & Eemland gaat dit regelen. Met een inventarisatie voor welke schoorstenen dit geldt. In de begroting is de glasbewassing niet goed meegenomen, dit zal als ze vaker komen worden aangepast. Het zal geen invloed hebben op de ledenbijdrage. Er word een opmerking geplaatst over het uitzagen van je balkon voor een trap naar de tuin bij Frank is dit balkon nu gestut met een paal, bij Rob is het niet gestut met een paal, wat word nu de juiste constructie hiervoor. Frank Hilhorst heeft dit wel moeten doen en Rob Holleman heeft dit niet gedaan. Michael krijgt van de vergadering ook toestemming gekregen om een trap naar de tuin te gaan maken, er moet uitgezocht worden of er dan wel of niet gestut moet worden t.a.v. de constructie. 13. Sluiting Voorzitter sluit de vergadering en bedankt alle aanwezigen. Pagina : 5/5